Għażiż President,

Irċevejt ilment kontra l-Kummissjoni Ewropea u ddeċidejt li niftaħ inkjesta.

L-ilment huwa dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li tfassal minuti ta’ laqgħat ta’ livell għoli ma’ rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess. B’mod speċifiku, l-ilmentatur huwa mħasseb li l-Kummissjoni mhux dejjem tiddokumenta dak li l-Kummissarji (u/jew il-membri tal-Kabinetti tagħhom) u d-Diretturi Ġenerali tagħha jiddiskutu mar-rappreżentanti tal-industrija jew tas-soċjetà ċivili meta jiltaqgħu.

L-ilmentatur sar konxju ta’ dan fil-kuntest ta’ tmien talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti li għamel (ara t-tabella fl-anness). It-talbiet għall-aċċess kienu jikkonċernaw id-dokumentazzjoni kollha, inklużi l-minuti, ta’ għadd ta’ laqgħat ta’ livell għoli rreġistrati fir-Reġistru tat-Trasparenza. Fir-rigward ta’ 15-il laqgħa, il-Kummissjoni ma identifikat l-ebda minuta jew rekord ieħor tad-diskussjonijiet. Għalhekk, l-ilmentatur għamel applikazzjonijiet konfermatorji fit-tmien każijiet kollha, u kkontesta l-pożizzjoni tal-Kummissjoni li ma kien jeżisti l-ebda minuta tal-laqgħat rilevanti. Fl-applikazzjonijiet konfermatorji tiegħu, l-ilmentatur argumenta li huwa assuma li l-minuti kienu tfasslu minħabba li l-laqgħat rilevanti kienu attendew għalihom “membri ta’ grad għoli tal-Kummissjoni” u li l-Kummissjoni trid tirreġistra tali rekords fl-arkivji tagħha.

Fit-tweġibiet konfermatorji tagħha, il-Kummissjoni sabet li l-argumenti tal-ilmentatur ma kinux tali li jirribattu l-preżunzjoni legali li ma kien jeżisti l-ebda minuta (għalkemm hija reġgħet fittxet l-arkivji tagħha li taw xi riżultati [1]). Hija kkonfermat li ma kien hemm l-ebda minuti jew rekords simili fir-rigward ta’ 12-il laqgħa.

L-ilmentatur isostni li n-nuqqas ta’ rekords ta’ skambji matul laqgħat ta’ livell għoli ma’ rappreżentant ta’ grupp ta’ interess jagħmilha impossibbli li wieħed jifhem x’ġie diskuss u kif dan (jista’ jkun) influwenza t-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Huwa jqis li n-nuqqas ta' minuti jikkostitwixxi ksur tal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba u tal-politika ta' trasparenza tal-Kummissjoni.

Tabilħaqq, filwaqt li d-Deċiżjonijiet tal-Kummissjoni tal-2014 [2] dwar il-pubblikazzjoni ta' informazzjoni dwar laqgħat ma' rappreżentanti ta' gruppi ta' interess ma jipprevedux obbligu li jitfasslu minuti tal-laqgħat, minn dak iż-żmien 'l hawn il-Kummissjoni ċċarat li l-Membri tagħha (u l-Kabinetti tagħhom) huma meħtieġa jfasslu rekords sinifikanti tal-laqgħat ma' rappreżentanti ta' gruppi ta' interess. Tali rekords għandhom jinkludu mhux biss id-data, il-post, il-parteċipanti u s-suġġett ta’ laqgħa, iżda wkoll il-punti ewlenin imqajma, il-konklużjonijiet possibbli u l-passi possibbli li jmiss. F'nota tal-2021 [3] li tistabbilixxi l-politika ta' trasparenza tagħha, il-Kummissjoni qalet:

“Hemm interess pubbliku akbar fir-relazzjonijiet mar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess u skrutinju tagħhom. Għalhekk, huwa konformi mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni pubblika tajba li jiġu abbozzati minuti konċiżi ta’ dawn il-laqgħat. Il-minuti għandhom jiddikjaraw id-data, il-post u l-iskop tal-laqgħa kif ukoll il-punti ewlenin imqajma, kwalunkwe konklużjoni u l-passi li jmiss, jekk applikabbli. Il-minuti jeħtieġ li jiġu rreġistrati fl-ARES peress li dawn il-minuti jistgħu jkunu s-suġġett ta’ talbiet għal aċċess għad-dokumenti.”

Kif sibt f’inkjesta strateġika reċenti [4] dwar l-interazzjonijiet mar-rappreżentanti tal-industrija tat-tabakk, “iż-żamma ta’ rekords diffiċli hija prekundizzjoni għat-trasparenza. Jekk l-istituzzjonijiet tal-UE jridu jkunu responsabbli għall-azzjonijiet tagħhom, l-ewwel iridu jżommu rekords ta’ dawk l-azzjonijiet. Huwa biss b’dan il-mod li tali informazzjoni tista’ tiġi rieżaminata aktar tard minn individwi jew organizzazzjonijiet li jistgħu jfittxu li jżommu lill-istituzzjonijiet responsabbli”.

Dan l-ilment jissuġġerixxi li l-Kummissjoni ma tiddokumentax b’mod sistematiku skambji ta’ livell għoli ma’ rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess. Filwaqt li l-Kummissjoni għandha regoli rilevanti fis-seħħ li jistgħu jindirizzaw dan, dawn ma jidhrux li huma implimentati kif suppost, jew tal-inqas mhux fid-dipartimenti kollha tagħha, u mhuwiex ċar jekk u, jekk iva, kif il-Kummissjoni timmonitorja l-konformità ma’ dawn ir-regoli.

Bħala l-ewwel pass f’din l-inkjesta, inqis li jkun utli li nirċievi tweġiba bil-miktub mill-Kummissjoni dwar l-ilment.

Inkun grat jekk, fir-risposta tagħha, il-Kummissjoni tkun tista’ tipprovdi wkoll informazzjoni dwar jekk u, jekk iva, kif timmonitorja l-konformità mar-regoli interni tagħha dwar it-trasparenza u, b’mod partikolari, ir-rekwiżit li jitfasslu minuti sinifikanti tal-laqgħat mar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess.

Jekk jogħġbok innota li x'aktarx nibgħat it-tweġiba tiegħek u l-annessi relatati lill-ilmentatur għall-kummenti.^[5] Nistgħu niddeċiedu wkoll li nippubblikaw it-tweġiba tiegħek.

Inkun grat jekk nirċievi t-tweġiba tal-Kummissjoni sal-15 ta’ Mejju 2024.

L-uffiċjal responsabbli għall-inkjesti huwa s-Sinjura Michaela Gehring.

Dejjem tiegħek,

Emily O'Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 16/02/2024

Għeluq:

· Anness (lista tal-laqgħat rilevanti inkwistjoni fit-talbiet għal aċċess tal-ilmentatur)

Anness: Lista ta' laqgħat li għalihom ma jeżistu l-ebda minuti

[1] Il-Kummissjoni identifikat “rapport fjammi” wieħed (EASE 2023/4861) u “qari” wieħed (EASE 2023/4992) li għalihom tat aċċess wiesa’.

[2] Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar laqgħat li jsiru bejn Membri tal-Kummissjoni u organizzazzjonijiet jew individwi li jaħdmu għal rashom: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014D0839 u d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar laqgħat li saru bejn id-Diretturi Ġenerali tal-Kummissjoni u organizzazzjonijiet jew individwi li jaħdmu għal rashom: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014D0838 (Diretturi Ġenerali).

[3] Nota għall-attenzjoni tal-Kapijiet tal-Kabinett: - handling of access to documents requests and other transparency related obligations datata s-26 ta' Jannar 2021 (Politika ta' trasparenza li tittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti u obbligi oħra relatati mat-trasparenza).

[4] Inkjesta strateġika dwar it-trasparenza tal-interazzjonijiet tal-Kummissjoni Ewropea mar-rappreżentanti tal-industrija tat-tabakk (każ OI/6/2021/KR): https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60425.

[5] Jekk tixtieq tissottometti dokumenti jew informazzjoni li tqis li huma kunfidenzjali, u li ma għandhomx jiġu żvelati lill-ilmentatur, jekk jogħġbok immarkahom bħala “Kunfidenzjali”. L-emails kriptati jistgħu jintbagħtu fil-kaxxa postali apposta tagħna. L-informazzjoni u d-dokumenti ta’ dan it-tip se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman Ewropew ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta.