Kif naħdmu
L-Ombudsman Ewropew jgħin lin-nies, lin-negozji u lill-organizzazzjonijiet li jkunu qed jiffaċċjaw problemi bl-amministrazzjoni tal-UE billi jittratta l-ilmenti li jressqu, kif ukoll billi jfittex li jippromwovi prattiki amministrattivi tajbin billi jidentifika b’mod proattiv kwistjonijiet sistemiċi usa’ fi ħdan l-istituzzjonijiet tal-UE u juża setgħat fuq inizjattiva proprja. L-Ombudsman jista' jiftaħ investigazzjoni biss fuq ilmenti li jaqgħu taħt il-mandat tiegħu u li jkunu ssodisfaw il-“kriterji ta' ammissibbiltà” meħtieġa, bħall-fatt li l-ilmentatur ikun preċedentement ipprova jsolvi l-kwistjoni direttament mal-istituzzjoni involuta.
It-trattament tal-ilmenti u tal-investigazzjonijiet
Ilment irċevut. Mur fuq “Il-persunal tal-investigazzjonijiet tal-Ombudsman jivvaluta”.
Il-persunal tal-investigazzjonijiet tal-Ombudsman jivvaluta jekk tistax tinfetaħ investigazzjoni
- Jekk iva, mur fuq “Investigazzjoni miftuħa”
- Jekk le, “L-ebda Investigazzjoni” tista’ sseħħ għal tliet raġunijiet:
- Ma taqax taħt il-mandat tal-Ombudsman (pereżempju minħabba li ma tikkonċernax korp tal-UE jew taqa’ taħt ir-responsabbiltà politika ta’ korp tal-UE).
- L-ilment mhuwiex ammissibbli (pereżempju, minħabba li l-ilmentatur l-ewwel ma ppruvax isolvi l-kwistjoni direttament mal-korp tal-UE, il-kwistjoni ilha aktar minn sentejn jew qiegħda quddiem qorti, jew l-ilmentatur mhuwiex ċittadin tal-UE).
- Ma hemm l-ebda raġuni biex tinfetaħ investigazzjoni (pereżempju, minħabba li t-tweġiba tal-korp tal-UE hija raġonevoli jew korp ieħor jinsab f’pożizzjoni aħjar biex jittratta l-kwistjoni).
Investigazzjoni miftuħa
L-ilmentatur jiġi infurmat. Mur fuq “Investigazzjoni”.
Investigazzjoni
L-Ombudsman jivvaluta l-ilment u jista’:
- jitlob lill-korp tal-UE biex iwieġeb jew jipprovdi aktar informazzjoni;
- jorganizza laqgħa ma’ u/jew iwettaq spezzjoni tad-dokumenti miżmuma mill-korp tal-UE;
- jitlob lill-ilmentatur biex jipprovdilu informazzjoni jew kummenti.
Imbagħad, hemm erbgħa każijiet possibbli:
- L-ilment jista’ jiġi riżolt malajr, l-Ombudsman jagħmel proposta ta’ soluzzjoni. Mur fuq “Tweġiba tal-Korp tal-UE”
- Amministrazzjoni ħażina possibbli: f’każijiet rari, l-Ombudsman jistabbilixxi sejbiet preliminari. Mur fuq “Tweġiba tal-Korp tal-UE”
- L-Ombudsman isib amministrazzjoni ħażina. Mur fuq “L-Ombudsman isib amministrazzjoni ħażina”
- L-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina. Mur fuq “Deċiżjoni tal-għeluq”
Tweġiba tal-Korp tal-UE
- Il-korp tal-UE jaċċetta, il-kwistjoni hija solvuta. Mur fuq “Deċiżjoni tal-għeluq”
- Il-korp tal-UE jirrifjuta. Mur fuq “L-Ombudsman issib amministrazzjoni ħażina”
L-Ombudsman isib amministrazzjoni ħażina
- L-Ombudsman jagħmel rakkomandazzjonijiet biex jindirizza l-amministrazzjoni ħażina. L-istituzzjoni tagħti opinjoni fi żmien 3 xhur. L-ilmentatur jista’ jibgħat kummenti. Mur fuq “Deċiżjoni tal-għeluq”
- L-ebda rakkomandazzjoni mhija possibbli jew fattibbli. Mur fuq “Deċiżjoni tal-għeluq”
Deċiżjoni tal-għeluq
Tistabbilixxi konklużjonijiet definittivi:
- Ebda amministrazzjoni ħażina
- Ebda investigazzjoni oħra ġġustifikata
- Rakkomandazzjoni/soluzzjoni aċċettata - każ solvut
- Amministrazzjoni ħażina kkonfermata
L-Ombudsman jista’ jagħmel suġġerimenti għal titjib
(tmiem tad-dijagramma sekwenzjali)
Investigazzjonijiet fuq inizjattiva proprja u setgħat oħra
Investigazzjonijiet fuq inizjattiva proprja
L-Ombudsman Ewropew għandu s-setgħa li jwettaq investigazzjonijiet fuq inizjattiva proprja.
(i) “Investigazzjonijiet strateġiċi”: Fejn l-Ombudsman jidentifika kwistjonijiet importanti ta’ amministrazzjoni ħażina potenzjali b’rilevanza sistemika f’korp wieħed jew aktar tal-UE, jista’ jiddeċiedi li jiftaħ investigazzjoni fuq inizjattiva proprja.
(ii) Abbażi ta’ ilment: Meta l-ilmentatur ma jissodisfax il-“kriterji ta’ ammissibbiltà” biex ikun eliġibbli biex jissottometti lment (pereżempju, ikun ċittadin mhux tal-UE jew residenti mhux tal-UE), iżda fejn ikun hemm raġunijiet biex tiġi suspettata amministrazzjoni ħażina potenzjali, l-Ombudsman jista’ jiddeċiedi li jiftaħ investigazzjoni. Dawn l-investigazzjonijiet imbagħad isegwu l-proċedura standard għal investigazzjonijiet ibbażati fuq ilmenti.
Dawn l-investigazzjonijiet isegwu proċedura simili għal investigazzjonijiet ibbażati fuq ilmenti, fejn tkun ittieħdet deċiżjoni biex tinfetaħ investigazzjoni. Madankollu, l-Ombudsman jista’ jieħu passi ta’ investigazzjoni addizzjonali bħat-twettiq ta’ “investigazzjonijiet paralleli” dwar il-kwistjoni mal-uffiċċji nazzjonali tal-ombudsman fl-Istati Membri tal-UE jew it-twettiq ta’ “konsultazzjonijiet” mal-partijiet ikkonċernati milquta mill-kwistjoni jew li jkunu qed isegwu l-kwistjoni.
Inizjattivi mhux ibbażati fuq investigazzjoni
“Inizjattivi strateġiċi”: Meta l-Ombudsman jidentifika kwistjonijiet importanti ta’ rilevanza sistemika potenzjali f’istituzzjoni waħda jew aktar tal-UE, iżda fejn iqis li l-kwistjoni ma teħtieġx il-ftuħ ta’ investigazzjoni skont il-proċedura standard ta’ investigazzjoni, huwa jista’ jiddeċiedi li jagħti bidu għal inizjattiva strateġika.
Inizjattiva bħal din tista’ tieħu l-forma ta’ ittra lill-korp tal-UE kkonċernat, li tistabbilixxi l-osservazzjonijiet tal-Ombudsman dwar il-kwistjoni. Skont it-tweġiba tal-korp tal-UE, l-inizjattiva tingħalaq b’nota ta’ għeluq. F’xi każijiet, l-Ombudsman jista’ jiddeċiedi li jiftaħ investigazzjoni strateġika, abbażi tas-sejbiet ta’ inizjattiva strateġika.
Konsultazzjonijiet pubbliċi/mal-partijiet ikkonċernati
Meta l-Ombudsman ikun jixtieq jiġbor aktar informazzjoni dwar kwistjoni sistemika li tikkonċerna l-amministrazzjoni tal-UE, qabel kwalunkwe investigazzjoni jew passi ta’ inizjattiva, huwa jista’ jwettaq konsultazzjonijiet mal-partijiet ikkonċernati rilevanti jew mal-pubbliku ġenerali. Tali konsultazzjonijiet jistgħu jwasslu lill-Ombudsman biex jieħu miżuri ulterjuri. Kif imsemmi hawn fuq, l-Ombudsman jista’ wkoll jorganizza konsultazzjonijiet fil-kuntest tal-investigazzjonijiet.