Data: Il-Ħamis, 22 ta' Frar 2024

Laqgħa mill-bogħod (Webex)

Preżenti : 

Kummissjoni Ewropea (Segretarjat Ġenerali)

Deputat Kap tal-Unità - Trasparenza, Ġestjoni tad-Dokumenti u Aċċess għad-Dokumenti

- Koordinatur Espert Anzjan għar-relazzjonijiet interistituzzjonali - relazzjonijiet mal-EO

L-Uffiċjal Legali u tal-Politika - Aċċess għad-Dokumenti

L-Uffiċjal Legali u tal-Politika - Aċċess għad-Dokumenti

Koordinatur tal-Protezzjoni tad-Data

Il-Kummissjoni Ewropea (DĠ FISMA)

Kap tal-Unità - Finanzi Diġitali

Deputat Kap tal-Unità - Politika Makroprudenzjali

Uffiċjal Legali - Koordinatur tal-Protezzjoni tad-Data

Assistent Legali

Ombudsman Ewropew (Direttorat tal-Inkjesti)

Jennifer King, Espert Legali

Michaela Gehring, Uffiċjal tal-Inkjesti

Nicholas Hernanz, Uffiċjal tal-Inkjesti

Ella de Jonge, Inkjesti Trainee

Sfond

Il-każ jikkonċerna żewġ talbiet għal aċċess pubbliku għal skambji possibbli bejn il-Kummissjoni Ewropea u r-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess. Fir-rigward tal-ewwel talba għal aċċess (EASE 2023/7024), il-Kummissjoni identifikat email li kienet irċeviet minn organizzazzjoni u tat aċċess wiesa’, filwaqt li ħbiet id-data personali. It-tieni talba għal aċċess (EASE 2023/5804) tikkonċerna skambji possibbli li l-Kummissjoni seta’ kellha ma’ individwu identifikat.[1] Fid-deċiżjoni inizjali tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li ma setgħetx tipproċessa t-talba minħabba r-regoli applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data. Fid-deċiżjoni konfermattiva tagħha, il-Kummissjoni indikat li hija la setgħet tikkonferma u lanqas tiċħad l-eżistenza ta’ dokumenti.

L-għan tal-laqgħa

L-għan tal-laqgħa kien li t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman jikseb fehim aħjar ta’ kif il-Kummissjoni pproċessat it-talbiet tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għad-dokumenti, inkluż jekk u, jekk iva, kif kienet fittxet dokumenti li setgħu jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talbiet.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

It-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman introduċa lilu nnifsu, irringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni talli ltaqgħu magħhom u stipula l-għan tal-laqgħa. Huma ddeskrivew il-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mill-Kummissjoni bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tal-Kummissjoni ^[2].

It-tim ta’ inkjesta spjega li se jfassal abbozz ta’ rapport dwar il-laqgħa li għandu jintbagħat lill-Kummissjoni biex jiġi żgurat li l-kontenut ikun fattwalment preċiż u komplut. Ir-rapport tal-laqgħa mbagħad jiġi ffinalizzat, inkluż fil-fajl u jiġi pprovdut lill-ilmentatur. L-ebda informazzjoni kunfidenzjali ma tiġi inkluża fir-rapport jew inkella tiġi pprovduta lill-ilmentatur jew lil kwalunkwe parti terza.

Informazzjoni miksuba

It-talba tal-ilmentatur għal aċċess għal skambji possibbli ma’ individwu identifikat (EASE 2023/5804)

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni kienu tal-fehma li t-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għad-dokumenti kienet tikkonċerna data personali ta’ individwu identifikat. Għalhekk, huma qalu li, meta kienu qed jipproċessaw din it-talba għal aċċess, kienu segwew il-linji gwida interni tal-Kummissjoni dwar l-ipproċessar ta’ talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti dwar persuna fiżika identifikata jew identifikabbli (stabbiliti fid-dokument “Fiche 24”[3]), f’konformità mal-prattika ġenerali tal-Kummissjoni għal każijiet bħal dawn.

Skont dawn il-linji gwida, il-Kummissjoni tista’ tieħu approċċ aktar miftuħ jekk it-talba għal aċċess inkwistjoni tikkonċerna l-ismijiet u l-funzjonijiet tal-Kummissarji, tal-persunal tal-maniġment superjuri (Direttur jew ogħla) jew ta’ personalitajiet pubbliċi li jaġixxu fil-kapaċità pubblika tagħhom (pereżempju, persuni li għandhom mandat pubbliku). Dan ifisser li, f’każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni hija aktar probabbli li tiddivulga data personali (bħall-isem u l-funzjoni tal-persuna kkonċernata), peress li ġeneralment tqis li dan huwa proporzjonat, f’konformità mar-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data, b’mod partikolari l-Artikolu 9(1)(b) tar-Regolament 2018/1725.[4] Jekk l-individwu kkonċernat ma jaqbilx ma’ xi waħda minn dawn il-kategoriji, il-Kummissjoni se tivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk hemmx bżonn ta’ divulgazzjoni fl-interess pubbliku, jekk l-iżvelar jimminax l-interessi leġittimi tas-suġġett tad-data u, jekk iva, jekk l-iżvelar ikunx madankollu proporzjonat.

Jekk, abbażi ta’ din il-valutazzjoni, jiġi konkluż li d-data personali inkwistjoni ma tistax tiġi żvelata, il-Kummissjoni tikkunsidra possibbiltajiet oħra ta’ pproċessar tat-talba. Pereżempju, il-Kummissjoni tista’ titlob lill-applikant tat-talba għal aċċess biex jifformula mill-ġdid it-talba tiegħu billi jimmodifika l-kamp ta’ applikazzjoni tiegħu sabiex jirreferi għal entità ġuridika minflok persuna fiżika. Jekk ma jkun hemm l-ebda soluzzjoni alternattiva, il-Kummissjoni twettaq valutazzjoni każ b’każ.

Fil-każ li l-eżitu ta’ din il-valutazzjoni jkun negattiv (jiġifieri l-Kummissjoni tikkonkludi li l-aċċess pubbliku għad-data personali tal-persuna kkonċernata jrid jiġi rrifjutat), il-Kummissjoni tinforma lill-applikant li la tista’ tikkonferma u lanqas tiċħad jekk għandhiex l-informazzjoni mitluba, kif għamlet bi tweġiba għat-talba għal aċċess tal-ilmentatur. Din it-tweġiba tingħata irrispettivament minn jekk fil-fatt jinżammux xi dokumenti jew le. Dan għaliex l-iżvelar tal-informazzjoni pura dwar jekk jeżistux xi dokumenti bid-data personali tal-persuna kkonċernata fil-Kummissjoni jkun ipproċessar mhux awtorizzat ta’ data personali.

B’mod partikolari, l-ilmentatur ried ikun jaf jekk il-Kummissjoni kellhiex xi skambji ma’ individwu identifikat (fil-kapaċità tiegħu bħala lobbyist). Il-Kummissjoni ma identifikat l-ebda dokument rilevanti fit-tweġiba tagħha lill-ilmentatur (hija qalet li la setgħet tikkonferma u lanqas tiċħad l-eżistenza ta’ kwalunkwe dokument).

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw li, skont il-linji gwida msemmija hawn fuq, huma kienu wettqu tfittxija għal dokumenti fil-bażijiet tad-data rilevanti kollha. Dan kien jinkludi l-EASE (il-portal ta’ aċċess tagħha), Ares (is-sistema ewlenija tagħha ta’ ġestjoni tad-dokumenti), u l-EMT (l-Għodda għall-Ġestjoni tal-Avvenimenti).

Fir-rigward tat-tweġiba konfermatorja, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw li l-approċċ li la jikkonferma u lanqas jiċħad l-eżistenza ta’ dokumenti jirrifletti l-prattika standard tal-Kummissjoni. Dan l-approċċ huwa ġġustifikat f’każijiet bħal dak inkwistjoni peress li l-konferma li l-Kummissjoni għandha dokumenti li fihom informazzjoni speċifika dwar individwu identifikat, jew li ma tagħmilx dan, tikkostitwixxi żvelar ta’ data personali tal-individwu kkonċernat.

It-talba tal-ilmentatur għal aċċess għal skambji possibbli ma’ organizzazzjoni (EASE 2023/7024)

L-ilmentatur ried ikun jaf ukoll jekk il-Kummissjoni kellhiex xi skambji ma’ organizzazzjoni speċifika li hija elenkata fir-Reġistru ta’ Trasparenza tal-UE. Bi tweġiba għal din it-talba għal aċċess, il-Kummissjoni ddivulgat partijiet minn email li kienet irċeviet mingħand l-organizzazzjoni kkonċernata, u staqsiet jekk il-Kummissjoni tixtieqx tikkontribwixxi għal rapport dwar il-finanzi diġitali. Ir-rapport bħala tali ma ġiex ipprovdut minħabba li ġie ppubblikat wara d-data rilevanti (id-data tas-sottomissjoni tat-talba għal aċċess). (Fih kontribuzzjoni ta' 2 paġni mill-Kummissjoni.)

Fir-rigward tar-redazzjonijiet li saru, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni ddikjaraw li l-email fiha ismijiet u dettalji ta’ kuntatt ta’ persunal mhux anzjan u ta’ rappreżentanti minn diversi organizzazzjonijiet li ma jistgħux jitqiesu bħala figuri pubbliċi. F’każijiet bħal dawn, l-iżvelar possibbli ta’ data personali jiġi vvalutat f’konformità mar-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data, b’mod partikolari l-Artikolu 9(1)(b) tar-Regolament 2018/1725. Peress li l-ilmentatur ma kienx ressaq biżżejjed argumenti biex jistabbilixxi neċessità għall-iżvelar ta’ din l-informazzjoni speċifika, l-aċċess għaliha kellu jiġi rrifjutat.

Fir-rigward tal-fatt li l-ebda dokument ieħor ma kien ġie identifikat bħala li jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qalu li dan kien dovut għall-kamp ta’ applikazzjoni temporali tat-talba. B’mod speċifiku, huma qalu li l-Kummissjoni kienet wieġbet għall-posta elettronika inkwistjoni wara li kienet irċeviet it-talba għal aċċess tal-ilmentatur.

Konklużjoni tal-laqgħa

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni skambjaw informazzjoni addizzjonali mat-tim tal-inkjesta dwar il-każ, li hija kunfidenzjali. Għalhekk, din l-informazzjoni ġiet irreġistrata f’anness kunfidenzjali għal dan ir-rapport tal-laqgħa.

It-tim ta’ inkjesta rringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti, u l-laqgħa ntemmet.

Brussell, 26/04/2024

Jennifer King

Espert Legali

Michaela Gehring

Uffiċjal tal-Inkjesta

[1] Din it-talba għall-aċċess kienet tikkonċerna wkoll skambji possibbli ma’ organizzazzjoni oħra. Il-Kummissjoni qalet li ma kellha l-ebda dokument rilevanti u l-ilmentatur ma kkontestax dan.

[2] L-Artikolu 4.8 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.

[3] Disponibbli fuq: https://ec.europa.eu/transparency/documents-request/search/document-details/7285.

[4] Ir-Regolament (UE) 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.