Strasburgu, 13/06/2017

Re: Implimentazzjoni tal-Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE

Għażiż Sur Buttarelli,

Kif forsi taf, f’dawn l-aħħar snin staqsejt dwar it-trattament mill-Kummissjoni Ewropea ta’ sitwazzjonijiet fejn il-persunal jitlaq biex jaħdem għas-settur privat u fejn il-persunal jingħaqad mal-Kummissjoni wara li jkun ħadem fis-settur privat (l-hekk imsejjaħ “revolving door”). L-inkjesta tiegħi wasslitni biex nippubblika suġġerimenti u linji gwida biex insaħħaħ il-proċeduri tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet rilevanti tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE [1].

Dan l-aħħar nedejt inkjesta ta' segwitu [2] biex nagħti lill-Kummissjoni l-opportunità li tinfurmani dwar l-azzjonijiet meħuda b'reazzjoni għas-suġġerimenti u l-linji gwida tiegħi.

Fost id-dispożizzjonijiet li jirregolaw sitwazzjonijiet ta’ “revolving door”, l-Artikolu 16(3) tar-Regolamenti tal-Persunal jipprevedi li l-awtorità tal-ħatra għandha, fil-prinċipju, tipprojbixxi lil ex uffiċjali għolja, matul it-12-il xahar wara li jitilqu mis-servizz, milli jinvolvu ruħhom f’lobbying jew promozzjoni fil-konfront tal-persunal tal-istituzzjoni preċedenti tagħhom għan-negozju, il-klijenti jew l-impjegaturi tagħhom dwar kwistjonijiet li għalihom kienu responsabbli matul l-aħħar tliet snin tagħhom fis-servizz. L-Artikolu 16(4) jirrikjedi li kull istituzzjoni tippubblika kull sena informazzjoni dwar l-implimentazzjoni ta’ dan l-obbligu, inkluża lista tal-każijiet ivvalutati.

Għaddew aktar minn tliet snin minn meta daħlu fis-seħħ ir-Regolamenti tal-Persunal riveduti maqbula mil-leġiżlaturi. Ir-Regolamenti riveduti jinkludu l-obbligu l-ġdid fuq l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE li jinfurzaw projbizzjoni ta’ sena ta’ lobbying/promozzjoni għall-persunal anzjan tal-UE li jkun telaq mis-servizz ċivili tal-UE u li jippubblikaw kull sena informazzjoni dwar il-każijiet ivvalutati għal dan il-għan. Nemmen li dan huwa mument tajjeb biex nevalwaw il-prattiki rispettivi tagħna fil-konformità ma’ dawn l-obbligi.

Sal-lum, l-Uffiċċju tiegħi ppubblika tliet rapporti [3] dwar l-implimentazzjoni tagħna tal-Artikolu 16(3) tar-Regolamenti tal-Persunal. Matul l-inkjesta tiegħi dwar kif il-Kummissjoni ttrattat sitwazzjonijiet fejn il-persunal telaq biex jaħdem għas-settur privat u viċi versa, il-Kummissjoni ppubblikat l-ewwel rapport tagħha għas-sena 2014. Sadanittant, il-Kummissjoni ppubblikat it-tieni rapport. Filwaqt li lqajt bħala progress ulterjuri l-ewwel pubblikazzjoni tal-Kummissjoni ta’ informazzjoni dwar l-attivitajiet okkupazzjonali ta’ persunal anzjan li telaq mis-servizz tagħha, żammejt is-suġġeriment tiegħi li l-Kummissjoni għandha tippubblika d-deċiżjonijiet kollha malajr kemm jista’ jkun, b’aktar dettall, u li għandha tinkludi fil-lista l-każijiet kollha vvalutati, mhux biss dawk l-applikazzjonijiet li hija qieset li jistgħu jwasslu għal lobbying jew promozzjoni. Issuġġerejt ukoll li l-Kummissjoni għandha tinfurmani dwar kull każ fejn raġunijiet eċċezzjonali u konvinċenti ta’ privatezza jipprevjenu l-pubblikazzjoni ta’ deċiżjoni individwali.

Bħala Ombudsman Ewropew, irrid nassisti lill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE fl-iżvilupp tal-ogħla standards ta’ responsabbiltà u trasparenza u nappoġġa l-isforzi tagħhom billi ngħin fl-identifikazzjoni tal-aħjar prattiki. Għalhekk qed nikteb ukoll lill-istituzzjonijiet u lill-korpi tal-UE għajr il-Kummissjoni li japplikaw ir-Regolamenti tal-Persunal, u li huma rrappreżentati fil-Kumitat Preparatorju għal Kwistjonijiet relatati mar-Regolamenti tal-Persunal (“CPQS”)[4], kif ukoll lil għadd ta’ aġenziji deċentralizzati tal-UE [5], bil-għan li tinġabar informazzjoni dwar il-prattiki attwali u l-isfidi potenzjali relatati mal-implimentazzjoni tal-Artikolu 16(3) u (4) tar-Regolamenti tal-Persunal.

Sabiex ngħinni niddetermina x’inhuma l-prattiki attwali, napprezza jekk twieġeb il-mistoqsijiet li ġejjin:

(i) L-istituzzjoni tiegħek diġà tippubblika, jew biħsiebha tippubblika, l-informazzjoni annwali meħtieġa mill-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal? Jekk iva, tista’ jekk jogħġbok tagħtini kopja tal-aħħar rapport jew abbozz preliminari? Tista’ tagħtini l-indirizz tal-internet tar-rapport?

(ii) X’inhu l-format, l-ambitu u l-kontenut attwali jew proposti ta’ din l-informazzjoni? B’mod partikolari, il-lista tinkludi, jew se tinkludi, il-każijiet kollha vvalutati, jew dawk il-każijiet biss li l-istituzzjoni tiegħek ikkunsidrat li jistgħu jinvolvu lobbying jew promozzjoni?

(iii) L-istituzzjoni tiegħek kif tiddefinixxi, jew biħsiebha tiddefinixxi, “uffiċjali anzjani”?  L-istituzzjoni tiegħek issemmi, jew biħsiebha ssemmi, l-ismijiet tal-uffiċjali inkwistjoni fir-rapport disponibbli għall-pubbliku?

(iv) Meta u kif l-istituzzjoni tiegħek tivvaluta, jew biħsiebha tivvaluta, il-kunċetti ta’ “lobbying” u “promozzjoni”?

(v) X’inhuma d-dettalji u ż-żmien tal-pubblikazzjoni meħtieġa? Kien hemm xi każijiet fejn raġunijiet eċċezzjonali u konvinċenti ta’ privatezza ma ppermettewx il-pubblikazzjoni ta’ deċiżjoni individwali?

Napprezza jekk tagħtini t-tweġiba tiegħek fi żmien tliet xhur mid-data ta’ din l-ittra. Jekk jogħġbok toqgħodx lura milli ssemmi eżempji tal-aħjar prattika fit-tweġiba tiegħek. Jekk jogħġbok innota li nista’ nqis li jkun utli li t-tweġiba tiegħek tkun disponibbli fuq is-sit web tiegħi.

Wara li nirċievi u nanalizza t-tweġibiet kollha, se nikkuntattja lill-istituzzjonijiet kollha kkonċernati, kif ukoll lin-Network tal-Aġenziji tal-UE, biex naqsam ir-riżultati tal-ħidma tiegħi.

Nistenna bil-ħerqa li ninvolvi ruħi b’mod kostruttiv magħkom dwar din il-kwistjoni. Jekk il-persunal tiegħek jeħtieġ aktar informazzjoni jew kjarifiki, jista’ jikkuntattja lis-Sa Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) fl-Uffiċċju tiegħi.

Dejjem tiegħek,

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

[1] Deċiżjoni li tagħlaq l-inkjesta bbażata fuq l-ilmenti 2077/2012/TN u 1853/2013/TN dwar it-trattament mill-Kummissjoni Ewropea tal-fenomenu tar-“revolving doors”. Disponibbli fuq:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] L-ittra tiegħi lill-Kummissjoni li tiftaħ l-inkjesta ta’ segwitu hija disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] Ir-rapporti għall-2014, l-2015 u l-2016 huma disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ethics_and_conduct/home.faces

[4] Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-UE, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE, il-Qorti Ewropea tal-Awdituri, is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, il-Kumitat tar-Reġjuni u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

[5] L-EMA, l-EFSA, l-ECHA, l-EASA, l-ESMA, l-EBA u l-EIOPA. Dawn l-aġenziji ntgħażlu skont id-daqs tagħhom u/jew ir-rwol regolatorju tagħhom.