Strasburgu, 26/05/2016

Inkjesta strateġika OI/6/2016/AB dwar ir-regoli u l-prattiki tal-Kummissjoni Ewropea għall-prevenzjoni ta’ kunflitti ta’ interess possibbli ta’ Konsulenti Speċjali

Għażiż Sur President,

Fit-twettiq tal-ħidma tagħha, il-Kummissjoni Ewropea ġustament tfittex li tikseb l-aħjar parir disponibbli, kemm minn ġewwa l-Kummissjoni kif ukoll, jekk ikun meħtieġ, minn barra. Parir espert estern jista’ jieħu l-forma ta’ “Konsulenti Speċjali”, li jipprovdu assistenza diretta lill-Kummissarji abbażi tal-kwalifiki eċċezzjonali tagħhom u/jew ir-rilevanza, il-kwalità u l-livell tal-esperjenza professjonali u l-għarfien espert tagħhom [1].

Il-Konsulenti Speċjali għandhom aċċess privileġġat għal dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni fl-ogħla livelli u potenzjalment għal informazzjoni kunfidenzjali. Barra minn hekk, minħabba l-esperjenza u l-ħiliet ta’ livell għoli tagħhom, il-pariri tagħhom lil dawn il-persuni li jieħdu d-deċiżjonijiet jistgħu jingħataw aktar piż minn pariri minn sorsi oħra.

Ħafna individwi huma impjegati għal perjodu qasir ta’ żmien biss, ħafna drabi għal għadd ta’ jiem biss fis-sena; xi wħud mhumiex imħallsa, xi wħud huma rtirati iżda ħafna jaħdmu wkoll barra mill-Kummissjoni matul iż-żmien tagħhom bħala Konsulenti Speċjali. Filwaqt li dan fih innifsu mhuwiex ostaklu biex ikun hemm Konsulent Speċjali, dan jimplika li jiġu stabbiliti r-regoli u l-proċeduri meħtieġa biex jiġi evitat li l-Konsulenti Speċjali jintużaw biex jeżerċitaw influwenza mhux xierqa fuq il-Kummissjoni favur interessi personali. Barra minn hekk, jekk jintgħażel Konsulent Speċjali biex jagħti parir espert indipendenti, il-Kummissjoni għandha tiżgura li l-Konsulent Speċjali jipprovdi tali parir b'indipendenza sħiħa ta' kwalunkwe rwol estern li jista' jkollu. Għalhekk, għandha tiġi stabbilita sistema robusta biex jiġi vverifikat kwalunkwe kunflitt ta’ interess.

L-ilmenti sottomessi lill-uffiċċju tiegħi qajmu mistoqsijiet dwar il-mekkaniżmi li l-Kummissjoni għandha fis-seħħ biex tivvaluta l-kunflitti ta’ interess meta taħtar Konsulenti Speċjali u diġà staqsejt dwar din il-kwistjoni fil-passat. Għalhekk, u meta jitqiesu l-kunsiderazzjonijiet deskritti hawn taħt, inqis li hemm raġunijiet għall-ftuħ ta’ inkjesta sistemika. L-inkjesta tiegħi se teżamina kif il-Kummissjoni qed tapplika r-regoli attwali tagħha kif ukoll il-kwistjoni dwar jekk ikunx rakkomandabbli li l-Kummissjoni temenda r-regoli u l-prattiki attwali tagħha, f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. F’dan il-kuntest, hija l-fehma tiegħi li l-istituzzjonijiet tal-UE mhux biss għandhom ikomplu jaħdmu lejn il-prevenzjoni tal-kunflitti ta’ interess, iżda wkoll lejn id-dehra ta’ kunflitti ta’ interess, u għandhom ikomplu jkunu proattivi fl-identifikazzjoni u l-ġestjoni tar-riskji f’dan il-qasam. Dan se jservi mhux biss ir-reputazzjoni tal-istituzzjonijiet tal-UE iżda, fil-kuntest attwali, ir-reputazzjonijiet tal-Konsulenti Speċjali nfushom, spiss individwi ta’ kredenzjali impekkabbli u tal-ogħla pożizzjoni.

Nixtieq nenfasizza li din l-inkjesta ma tikkonċernax l-imġiba ta’ kwalunkwe individwu, iżda minflok tiffoka fuq il-kwistjonijiet amministrattivi sistemiċi li ġejjin.

L-ewwel nett, tqajjem tħassib dwar il-firxa tal-eżami tal-Kummissjoni mwettaq qabel ma jinħatru Konsulenti Speċjali. Kif indika l-predeċessur tiegħi, “hija r-responsabbiltà tal-Kummissjoni, mhux tal-Konsulent Speċjali prospettiv, li tiddetermina jekk hemmx kunflitt ta’ interess li għandu jipprevjeni lil dan tal-aħħar milli jinħatar”[2]. Ikun utli li l-pubbliku jiġi assigurat li l-Kummissjoni tikseb l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-mandat prospettiv tal-Konsulent Speċjali u l-attivitajiet esterni tiegħu/tagħha qabel ma ssir il-ħatra.

Fil-każ ta’ Konsulenti Speċjali, li l-mandat tagħhom jista’ jkun wiesa’ ħafna, sovrappożizzjoni bejn il-kompiti tagħhom u l-attivitajiet esterni ma għandhiex għalfejn tipprevjeni awtomatikament il-ħatra tagħhom. Madankollu, it-trikkib possibbli, filwaqt li ma jimplikax awtomatikament kunflitt ta’ interess, għandu jiġi indirizzat b’mod adegwat.

It-tieni, peress li l-Konsulenti Speċjali huma liberi li jkomplu u/jew jassumu rwoli ġodda fis-settur privat matul il-mandat tagħhom, il-valutazzjoni tal-kunflitt ta’ interess għandha tkun proċess kontinwu. Hija prattika amministrattiva tajba li jiġi żgurat li Konsulent Speċjali jinforma lill-Kummissjoni dwar bidliet sostanzjali fl-attivitajiet tiegħu/tagħha u li mbagħad issir valutazzjoni ġdida tal-kunflitt ta’ interess. Għalkemm il-Kummissjoni kienet qablet li tagħmel dan [3], din il-kwistjoni reġgħet tqajmet f’ilment li ġie ppreżentat reċentement lill-uffiċċju tiegħi. Għalhekk, din l-inkjesta se tippermetti lill-Kummissjoni tistabbilixxi r-regoli li issa japplikaw meta jkun hemm xi bidla fl-attivitajiet esterni ta’ Konsulent Speċjali wara li jkun inħatar.

Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni tipprovdi ammont sostanzjali ta’ informazzjoni dwar il-Konsulenti Speċjali tagħha, inklużi s-CVs tagħhom, fuq is-sit web tagħha. Dan diġà huwa livell għoli ta’ trasparenza. Madankollu, biex jiġi evitat kwalunkwe suġġeriment ta’ kunflitt ta’ interess fejn ma jkun hemm xejn, nitlob lill-Kummissjoni tikkunsidra li tippubblika b’mod proattiv informazzjoni addizzjonali, b’mod partikolari dwar il-valutazzjoni tagħha tal-kunflitt ta’ interess. Il-kwistjonijiet tal-protezzjoni tad-data jistgħu jiġu indirizzati billi l-Konsulenti Speċjali prospettivi jintalbu jagħtu l-kunsens tagħhom għall-iżvelar.

Bħala l-ewwel pass f'din l-inkjesta, napprezza jekk tkun tista 'tirranġa għas-servizzi tiegħi biex tispezzjona l-fajls tal-Konsulenti Speċjali kollha maħtura fl-2015 u l-2016. Jekk jogħġbok kun żgur li l-ispezzjoni tal-Ombudsman ma twassalx biex partijiet terzi jew kwalunkwe persuna oħra jiksbu aċċess għal kwalunkwe dokument li l-Kummissjoni tidentifika bħala kunfidenzjali matul l-ispezzjoni, jew għal kwalunkwe informazzjoni li tinsab f'tali dokumenti.

Il-laqgħa għandha tipprovdi wkoll l-opportunità għal skambju ta' fehmiet u kjarifiki f'dan l-istadju bikri. Skont id-disponibbiltà tal-Kummissjoni, nipprevedi li l-ispezzjoni ssir fl-aħħar ta’ Ġunju. Se niddetermina l-pass li jmiss f’din l-inkjesta fuq il-bażi tal-informazzjoni miksuba waqt l-ispezzjoni. Għalhekk, f’dan l-istadju, ma nitlobx lill-Kummissjoni tagħti opinjoni dwar il-kwistjoni.

Inkun grat jekk is-servizzi tiegħek ikunu jistgħu jikkuntattjaw lis-Sa Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01), Uffiċjal tal-Inkjesti Strateġiċi, responsabbli għal din l-inkjesta, sabiex jaqblu dwar data konvenjenti għall-ispezzjoni tad-dokumenti.

Dejjem tiegħek,

Emily O'Reilly

[1] L-Artikolu 5 tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (CEOS).

[2] Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 476/2010/ANA

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10719/html.bookmark

[3] Fit-tweġiba tiegħu għad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 476/2010/ANA.