Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur ħadem fl-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali (EUSPA) għal perjodu ta’ tliet xhur matul is-sena ta’ referenza permezz ta’ kuntrattur estern. Huma pprovdew servizzi ta’ appoġġ amministrattiv taħt is-superviżjoni ta’ maniġer tal-EUSPA.

2. Wara li telaq mill-EUSPA, l-ilmentatur issottometta lment lill-EUSPA fejn allega mġiba mhux xierqa mis-superviżur tiegħu. Huma argumentaw li tqajjem tħassib simili minn individwi oħra li kienu ħadmu taħt l-istess maniġer.

3. Wara valutazzjoni preliminari, l-EUSPA ddeċidiet li tiftaħ inkjesta amministrattiva “ex officio” dwar l-allegazzjonijiet, minħabba li l-ilmentatur ma kienx kopert mir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE u għalhekk ma kellu l-ebda dritt li jitlob assistenza skont dawk ir-regoli.

4. Matul l-inkjesta amministrattiva, l-ilmentatur u diversi xhieda oħra ġew intervistati. Wara l-inkjesta, l-EUSPA kkonkludiet li l-evidenza miġbura ma stabbilietx imġiba li tammonta għal fastidju psikoloġiku u ddeċidiet li tagħlaq l-inkjesta mingħajr azzjoni ulterjuri. L-EUSPA infurmat lill-ilmentatur bid-deċiżjoni tagħha iżda ma spjegatx ir-raġunijiet għall-għeluq tal-inkjesta.

5. L-ilmentatur talab aċċess għad-dokumenti ta’ inkjesta u sussegwentement fittex li jikkontesta d-deċiżjoni li tingħalaq l-inkjesta. L-EUSPA informathom li l-proċedura ta’ lment skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal ma kinitx disponibbli għal persuni mhux koperti minn dawk ir-regoli.

L-inkjesta

7. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-aspetti li ġejjin tal-ilment:

• jekk l-EUSPA ttrattatx l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur b’mod xieraq u f’konformità mar-regoli applikabbli;
• jekk l-EUSPA eżaminatx b’mod adegwat l-allegazzjonijiet ta’ fastidju;
• jekk l-ilmentatur ingħatax salvagwardji proċedurali xierqa fit-trattament tal-ilment ta’ fastidju inkwistjoni.

8. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċeviet it-tweġiba tal-EUSPA għall-ilment u spezzjonat il-fajl tal-EUSPA dwar il-kwistjoni. Sussegwentement, l-ilmentatur bagħat kummenti dwar it-tweġiba tal-EUSPA.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Mill-ilmentatur

9. L-ilmentatur argumenta li l-EUSPA naqset milli twettaq eżami adegwat u ġust tal-allegazzjonijiet ta’ fastidju tagħhom. Fil-fehma tal-ilmentatur, l-EUSPA ma kinitx qieset biżżejjed il-fatt li diversi individwi kienu qajmu tħassib dwar l-istess superviżur.

10. L-ilmentatur sostna li l-EUSPA ma kinitx ipprovdiet biżżejjed trasparenza fir-rigward tal-inkjesta u li kienet kisbet aċċess biss għal partijiet tal-fajl wara li għamlet talba speċifika.

11. L-ilmentatur argumenta wkoll li, peress li ġew impjegati permezz ta’ kuntrattur estern, ma kellhom l-ebda mezz effettiv biex jikkontestaw l-eżitu tal-inkjesta. L-ilmentatur ikkunsidra dan bħala lakuna strutturali fil-protezzjoni mogħtija lill-persunal tal-EUSPA mhux kopert mir-Regolamenti tal-Persunal.

Mill-EUSPA

12. L-EUSPA qalet li l-politika tagħha kontra l-fastidju tippermetti lill-persuni kollha li jaħdmu fl-EUSPA, inkluż il-persunal impjegat permezz ta’ kuntratturi, jaċċessaw il-“proċedura informali”[1]. Filwaqt li huma biss il-persuni koperti mir-Regolamenti tal-Persunal li jistgħu jibdew il-“proċedura formali”, l-informazzjoni pprovduta minn persuni oħra tista’ madankollu twassal għall-ftuħ ta’ inkjesta amministrattiva.

13. Għalkemm l-ilmentatur ma kienx kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, id-Direttur Eżekuttiv iddeċieda li jiftaħ inkjesta amministrattiva “ex officio”. Skont l-EUSPA, din id-deċiżjoni qieset il-fatt li t-tħassib rigward is-superviżur ikkonċernat kien tqajjem ukoll minn persuni oħra.

14. L-EUSPA ddikjarat li t-tim ta’ inkjesta tagħha intervista lill-persuni rilevanti kollha u kkonkludiet li l-evidenza disponibbli ma stabbilietx imġiba li tissodisfa d-definizzjoni ta’ fastidju psikoloġiku skont il-politika applikabbli.

15. L-EUSPA qieset li n-nuqqas ta’ qbil tal-ilmentatur mal-eżitu kien essenzjalment relatat mal-valutazzjoni tal-evidenza aktar milli ma’ kwalunkwe nuqqas proċedurali fl-inkjesta.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

16. L-Ombudsman fetħet inkjesta minħabba li ma kienx ċar mid-deċiżjoni kkomunikata lill-ilmentatur kif l-EUSPA waslet għall-konklużjoni tagħha, u lanqas kif kien ġie applikat il-qafas legali applikabbli għal kuntratturi esterni.

17. L-ewwel nett, jeħtieġ li jiġi stabbilit il-qafas legali li kien japplika għas-sitwazzjoni tal-ilmentatur.

18. L-ilmentatur ħadem fl-EUSPA permezz ta’ kuntrattur estern u għalhekk ma kienx impjegat skont ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE. Il-qafas tal-EUSPA kontra l-fastidju jiddistingwi bejn persuni koperti mir-Regolamenti tal-Persunal u persuni li jaħdmu għalih taħt kuntratti rregolati mil-liġi nazzjonali [2].

19. Filwaqt li huwa biss il-persunal kopert mir-Regolamenti tal-Persunal li jista’ jibda l-proċedura formali f’każ ta’ allegat fastidju, ir-regoli tal-EUSPA jipprovdu wkoll mekkaniżmu li permezz tiegħu jistgħu jiġu eżaminati l-allegazzjonijiet ta’ fastidju mqajma mill-kuntratturi. Jekk tinġieb informazzjoni serja biżżejjed għall-attenzjoni tad-Dipartiment tar-Riżorsi Umani tal-EUSPA, l-EUSPA tista’ tiftaħ inkjesta amministrattiva [3].

20. F’dan il-każ, l-EUSPA eżaminat l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur, wettqet valutazzjoni preliminari u sussegwentement fetħet inkjesta amministrattiva, li tikkostitwixxi proċedura formali ta’ ġbir ta’ informazzjoni skont ir-regoli interni tal-EUSPA. L-inkjesta amministrattiva dwar l-imġiba tas-superviżur twettqet skont il-qafas proċedurali applikabbli għall-inkjesti amministrattivi iżda ma nbdietx mill-proċedura ta' assistenza formali disponibbli skont ir-Regolamenti tal-Persunal [4].

21. B’riżultat ta’ dan, l-ilmentatur ma bbenefikax minn ċerti drittijiet proċedurali disponibbli għall-persuni li jibdew proċedura ta’ assistenza formali skont ir-Regolamenti tal-Persunal, inkluża l-possibbiltà li jfittxu rieżami intern tad-deċiżjoni permezz tal-proċedura ta’ lment skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal [5].

22. Madankollu, il-fatt li l-kwistjoni ma kinitx taqa’ taħt il-proċedura formali kontra l-fastidju ma għandux iċaħħad lil ilmentatur mill-protezzjoni mogħtija mill-prinċipji ġenerali tad-dritt amministrattiv tal-UE. L-EUSPA baqgħet marbuta bil-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba, inkluż id-dmir li teżamina l-allegazzjonijiet b'mod diliġenti, taġixxi b'mod ġust u tipprovdi informazzjoni xierqa dwar l-eżitu tal-proċedura [6].

23. F’dan il-każ, ir-rwol tal-Ombudsman ma huwiex li jiddetermina jekk seħħx fastidju psikoloġiku. Minflok, il-valutazzjoni tal-Ombudsman tiffoka fuq jekk l-EUSPA applikatx b'mod korrett il-qafas proċedurali fis-seħħ u kkonformatx mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba meta ttrattat l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur, inkluż jekk hemmx indikazzjoni ta' żball manifest ta' valutazzjoni.

24. L-Ombudsman tinnota li f’dan il-każ, l-EUSPA eżaminat l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur, wettqet valutazzjoni preliminari u ddeċidiet li l-allegazzjonijiet kienu jiġġustifikaw il-ftuħ ta’ inkjesta amministrattiva. Dan juri l-impenn tal-EUSPA li tiżgura li t-tħassib dwar fastidju possibbli jista’ jiġi eżaminat ukoll meta jitqajjem minn persuni li mhumiex koperti mill-qafas formali stabbilit mir-Regolamenti tal-Persunal.

25. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-EUSPA ħatret tim ta’ inkjesta u adottat mandat ta’ inkjesta formali. Min-naħa tiegħu, it-tim tal-inkjesta intervista lill-ilmentatur u lil diversi xhieda oħra u pproduċa rapport finali tal-inkjesta. Abbażi ta' dak ir-rapport, id-Direttur Eżekuttiv ħa deċiżjoni dwar il-kwistjoni. Għalhekk, l-EUSPA applikat b’mod korrett l-istess qafas proċedurali bħal dak fis-seħħ skont ir-Regolamenti tal-Persunal.

26. Madankollu, l-ilmentatur iqis li l-EUSPA naqset milli tivvaluta kif xieraq is-sinifikat kumulattiv ta’ diversi lmenti li jikkonċernaw l-istess superviżur. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman jinnota li l-EUSPA ħadet espressament inkunsiderazzjoni t-tħassib imqajjem minn individwi oħra meta ddeċidiet li tiftaħ l-investigazzjoni. Fl-ispezzjoni tal-fajl rilevanti u fil-valutazzjoni tat-tweġiba tal-EUSPA, l-Ombudsman ma identifikatx evidenza li tissuġġerixxi li l-EUSPA injorat informazzjoni rilevanti jew naqset milli tinvestiga l-allegazzjonijiet miġjuba għall-attenzjoni tagħha.

27. L-Ombudsman tifhem li l-ilmentatur ma jaqbilx mal-konklużjonijiet milħuqa mill-inkjesta tal-EUSPA. Madankollu, l-Ombudsman ma sab l-ebda indikazzjoni li l-EUSPA wettqet żball manifest fl-evalwazzjoni tagħha tal-provi miġbura matul l-investigazzjoni tagħha.

28. Fir-rigward tas-salvagwardji proċedurali, l-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur ġie intervistat matul l-inkjesta u li l-inkjesta tlestiet fil-perjodu ta' żmien previst fir-regoli ta' implimentazzjoni tal-EUSPA.

29. L-Ombudsman tinnota li, għalkemm l-ilmentatur ma kienx intitolat għall-garanziji proċedurali assoċjati mal-proċedura formali kontra l-fastidju, huwa gawda mid-dritt għal amministrazzjoni tajba skont l-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea, li jinkludi l-obbligu li jiġu ddikjarati r-raġunijiet għad-deċiżjonijiet li jaffettwaw l-interessi ta' persuna.

30. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman jinnota li d-deċiżjoni kkomunikata lill-ilmentatur sempliċiment infurmathom li l-inkjesta amministrattiva kienet tlestiet u li ma kienet se tittieħed l-ebda azzjoni ulterjuri. Hija ma spjegatx ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata din il-konklużjoni. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li l-EUSPA sussegwentement tat lill-ilmentatur aċċess għal verżjoni redatta tas-sejbiet tal-inkjesta u dokumenti rilevanti oħra wara t-talba tal-ilmentatur. Dawn id-dokumenti ppermettew lil-lanjant jifhem il-bażi fattwali u probatorja tad-deċiżjoni inkwistjoni.

31. Madankollu, l-Ombudsman iqis li, bħala kwistjoni ta’ prattika amministrattiva tajba, meta l-allegazzjonijiet ta’ fastidju mqajma minn kuntrattur jew minn persunal ieħor mhux kopert mir-Regolamenti tal-Persunal iwasslu għal inkjesta amministrattiva, kwalunkwe tali persuna jenħtieġ li tirċievi informazzjoni ċara dwar il-proċedura segwita, u d-drittijiet u s-salvagwardji disponibbli għaliha. Bl-istess mod, meta tingħalaq tali inkjesta amministrattiva, l-għoti ta’ spjegazzjoni motivata tal-eżitu u tal-kopji ta’ dawk il-partijiet tal-fajl li jikkonċernaw direttament lil tali persuni, bħal rekords tax-xhieda tagħhom stess, jista’ jgħin biex jiżgura li l-allegazzjonijiet tagħhom ikunu ġew eżaminati bir-reqqa, u b’hekk it-talbiet sussegwenti għal aċċess għal dokumenti ma jkunux meħtieġa.

32. Għalhekk, l-Ombudsman tħeġġeġ lill-EUSPA tikkunsidra l-iżvilupp ta’ metodi aħjar ta’ komunikazzjoni għal każijiet bħal dawn, sabiex tiżgura li l-persuni li mhumiex koperti mir-Regolamenti tal-Persunal jirċievu informazzjoni ċara u konsistenti matul il-proċedura, inkluż raġunament xieraq meta tingħalaq il-proċedura.

33. L-Ombudsman tqis li dan il-każ juri l-importanza li jiġi żgurat li l-persuni kollha li jaħdmu fi ħdan il-korpi tal-UE jkollhom mezzi effettivi biex jirrapportaw tħassib dwar fastidju. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman ifakkar fir-rakkomandazzjonijiet tal-aħjar prattika maħruġa wara l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman dwar il-politiki kontra l-fastidju fl-amministrazzjoni tal-UE, li jħeġġu lill-korpi tal-UE jagħmlu l-proċeduri formali tal-ilmenti disponibbli għall-kategoriji kollha tal-persunal li jaħdem fil-bini tagħhom [7].

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bis-sejba li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali fil-mod kif ittrattat l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur.

L-ilmentatur u l-EUSPA se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Suġġeriment għal titjib

L-Ombudsman tissuġġerixxi li l-EUSPA tiżviluppa metodi aħjar ta’ komunikazzjoni fir-rigward tal-ilmenti ta’ fastidju li jinvolvu membri tal-persunal mhux koperti mir-Regolamenti tal-Persunal, sabiex jiġi żgurat li jirċievu informazzjoni ċara u konsistenti matul il-proċedura, inkluż raġunament xieraq meta tingħalaq il-proċedura.

Teresa Anjinho Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 07/08/2026

[1] Skont il-proċedura informali tal-EUSPA, persuna li tqis lilha nnifisha bħala vittma ta’ fastidju tista’ tikkuntattja konsulent kunfidenzjali tal-għażla tagħha. Il-konsulent kunfidenzjali jista’, bil-qbil minn qabel tal-vittma, jisma’ lill-persuna l-oħra u jipprova jirranġa soluzzjoni bonarja. 

[2] Il-Politika Kontra l-Fastidju tal-EUSPA, it-Taqsimiet 6.5 u 7.3; Regoli ta’ Inkjesta Amministrattiva tal-EUSPA, l-Artikolu 2(1).

[3] Skont it-Taqsima 6.5 tal-Politika Kontra l-Fastidju tal-EUSPA, il-persuni li jaħdmu taħt kuntratti rregolati mil-liġi nazzjonali jistgħu jressqu allegazzjonijiet ta’ fastidju għall-attenzjoni tar-Riżorsi Umani. Jekk l-informazzjoni titqies serja biżżejjed, tista’ tinfetaħ inkjesta amministrattiva.

[4] Regoli ta’ Inkjesta Amministrattiva tal-EUSPA, l-Artikoli 10 u 11. Ir-regoli jipprevedu li d-dispożizzjonijiet dwar il-valutazzjonijiet preliminari u l-inkjesti amministrattivi japplikaw b’analoġija għall-persuni impjegati skont kuntratti tad-dritt privat li jaħdmu fil-bini tal-EUSPA u għat-trainees (l-Artikolu 2(1)).

[5] Il-proċedura formali kontra l-fastidju hija marbuta mad-drittijiet previsti fl-Artikoli 12a, 24 u 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal. Skont l-Artikolu 2(4) tar-Regoli ta’ Inkjesta Amministrattiva tal-EUSPA, “allegata vittma” hija persuna li ressqet allegazzjonijiet ta’ fastidju permezz ta’ proċedura formali.

[6] l-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea; L-Artikolu 18 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

[7] Rapport tal-Ombudsman Ewropew dwar id-dinjità fuq il-post tax-xogħol fl-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-UE: SI/2/2018/AMF

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/107799