Għażiża Sinjura X, 

Dan l-aħħar ippreżentajt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kunsill tal-Unjoni Ewropea dwar il-kwistjoni msemmija hawn fuq.

Fl-ilment tiegħek, inti ddikjarajt li, wara li applikajt għall-programm ta' traineeship tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, ġejt magħżul u mistieden tippreżenta dokumenti ta' sostenn u tikkonferma l-interess tiegħek fit-traineeship permezz ta' email. Madankollu, aktar tard tgħallimt li, meta weġibt lill-Kunsill, l-email tiegħek kienet fi kwarantina minħabba li kien fiha hyperlinks (għal LinkedIn u Linktree) li l-portal tal-email tal-Kunsill kien identifika bħala potenzjalment malizzjuż. B’riżultat ta’ dan, l-email ma ntbagħtitx lis-servizz ta’ kiri, u minkejja li ġejt magħżul, ma ġejtx mistieden għal intervista.

L-Uffiċċju tiegħi fetaħ inkjesta dwar il-kwistjoni u, bħala l-ewwel pass, it-tim ta’ inkjesta tiegħi kellu laqgħa fl-10 ta’ Marzu 2026 mas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea (SĠK) biex jikseb informazzjoni fir-rigward tal-każ u biex jesplora x’passi s-SĠK ippreveda li jieħu biex jipprevjeni li jinqalgħu sitwazzjonijiet simili fil-futur. Fil-laqgħa, it-tim ta' inkjesta tiegħi staqsa lis-SĠK jekk jikkunsidrax li jistiednek mill-ġdid għal intervista fil-kuntest tal-proċedura ta' traineeship li jmiss, sabiex isolvi l-ilment.

Is-SĠK spjega li l-kandidati għal traineeship jirċievu konferma awtomatika tar-riċevuta meta jippreżentaw l-applikazzjoni tagħhom. Il-kandidati magħżula mbagħad jiġu kkuntattjati bl-email, u jintalbu jikkonfermaw mill-ġdid l-interess tagħhom fit-traineeship u jipprovdu prova tan-nazzjonalità. Huma mitluba jwieġbu fi żmien tlieta sa ħamest ijiem. Is-SĠK qal li dan il-limitu ta' żmien mhuwiex applikat b'mod strett, dment li l-kandidat iwieġeb fi żmien raġonevoli. Malli tasal it-tweġiba tal-kandidat, id-dettalji ta’ kuntatt tiegħu jiġu kkomunikati lis-servizz ta’ reklutaġġ rilevanti, li mbagħad jaqbel mal-kandidat fid-data tal-intervista. Il-komunikazzjonijiet kollha mal-kandidati jsiru esklussivament permezz tal-email, u normalment ma tintbagħat l-ebda tfakkira lill-kandidati li ma jkunux wieġbu għall-email tal-lista mqassra.

Fir-rigward tal-kwistjoni teknika li seħħet f'dan il-każ, is-SĠK ikkonferma li, wara li vverifika mat-tim tal-IT, iperlinks speċifiċi li jinsabu fl-email kienu ġew immarkati bħala perikolużi mis-sistema ta' sigurtà u l-email kienet awtomatikament fi kwarantina. L-emails kwantifikati jitħassru wara 30 jum, skont il-politika tal-Kunsill. Meta dan iseħħ, ma tintbagħat l-ebda notifika lill-mittent jew lir-riċevitur. Għal din ir-raġuni, is-SĠK ġie mgħarraf bil-kwistjoni biss meta kkuntattjajthom u qajjem it-tħassib tiegħek dwar in-nuqqas ta' segwitu għat-tweġiba tiegħek.

Fid-dawl tal-ispjegazzjonijiet ta’ hawn fuq, it-tim ta’ inkjesta tiegħi ddiskuta l-possibbiltà ta’ soluzzjoni għas-sitwazzjoni tiegħek. Is-SĠK ikkonferma li kien ikkunsidra li jistiednek mill-ġdid għal intervista fis-sessjoni ta' traineeship li jmiss, dment li tkun issottomettejt l-applikazzjoni tiegħek sal-iskadenza rilevanti u tkun issodisfajt ir-rekwiżiti ta' eliġibbiltà. Huma qablu wkoll li jagħtuk aċċess għall-applikazzjoni preċedenti tiegħek sabiex tkun tista’ taġġornaha kif xieraq. Wara l-laqgħa, is-SĠK informa lill-Uffiċċju tal-Ombudsman li kkuntattjak u li inti kkonfermajt l-interess tiegħek li terġa' tapplika għat-traineeship. Inti kkonfermajt ukoll li ssottomettejt applikazzjoni ġdida għas-sessjoni ta' traineeship li jmiss.

Barra minn hekk, bil-ħsieb li jiġi evitat li jinqalgħu kwistjonijiet simili fil-futur, is-SĠK impenja ruħu li jinkludi dikjarazzjoni ta' ċaħda ta' responsabbiltà fil-mudell tal-email mibgħut lill-kandidati għat-traineeship wara li jintgħażlu minn qabel għall-intervista. Id-dikjarazzjoni ta' ċaħda ta' responsabbiltà tagħti parir lill-kandidati biex jikkuntattjaw lis-SĠK bil-posta elettronika jew bit-telefown, jekk ma jirċevux konferma tar-riċevuta fi żmien skadenza speċifika. Wara l-laqgħa, is-SĠK ipprovda lill-Uffiċċju tal-Ombudsman kopja tal-mudell rivedut tal-email.

Wara li rċevejt kopja tar-rapport tal-laqgħa, inti weġibt lill-Ombudsman għall-ħidma li saret fuq il-każ u nnotat it-titjib tas-SĠK fil-komunikazzjoni tiegħu mal-kandidati għat-traineeships.

Abbażi tal-inkjesta, għalhekk iddeċidejt li nagħlaq il-każ bil-konklużjoni li dan ġie solvut mill-Kunsill.

Dejjem tiegħek, 

Teresa Anjinho

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 22/07/2026