Strasburgu, 7 ta' Lulju 2005

Għażiż B.,

Fil-31 ta' Awwissu 2004, inti ressaqt ilment, f'isem l-Université des sciences et technologies de Lille, lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kummissjoni Ewropea dwar id-deċiżjoni tagħha li tirkupra EUR 34 289 minn għotja totali ta' EUR 38 099 mogħtija fil-qafas tal-programm Leonardo da Vinci (F/97/2/00015/PL/II.1.2.b/FPC).

Fit-30 ta' Settembru 2004, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fis-6 ta' Jannar 2005. Għaddejtlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fil-25 ta' Marzu 2005.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti jistgħu jinġabru fil-qosor kif ġej:

L-ilmentatur huwa l-President tal-Université des sciences et technologies de Lille u jressaq dan l-ilment f’ismu.

Fl-14 ta' Novembru 1997, l-Università ta' Lille ngħatat, fil-qafas tal-programm Leonardo da Vinci (1), sussidju (EUR 38 099) biex tiffinanzja proġett imsejjaħ MOBILITE VAP (F/97/2/00015/PL/II.1.2.b/FPC). Il-proġett ittratta l-validazzjoni tal-ħiliet professjonali u personali. L-għan tagħha kien li tħeġġeġ l-iskambji bejn l-universitajiet, il-maniġers tar-riżorsi umani u s-sħab soċjali ta’ diversi pajjiżi Ewropej biex jiġi ffaċilitat l-iskambju tal-esperjenza u tal-għarfien espert.

Saru diskussjonijiet bejn l-ilmentatur u l-Uffiċċju għall-Assistenza Teknika (2) (TAO) biex tiġi abbozzata l-konvenzjoni finanzjarja. Fit-18 ta’ Frar 1998, it-TAO talab kjarifiki mingħand l-ilmentatur dwar il-kollokament tal-parteċipanti u l-baġit. Fl-4 ta’ Marzu 1998, l-ilmentatur ipprovda spjegazzjonijiet, li jindikaw li kien impossibbli għas-sħab tal-proġett li jqattgħu ġimagħtejn f’post wieħed u li kien mifhum li kull sieħeb kien se jkun involut għal total ta’ ġimagħtejn. Fil-11 ta’ Marzu 1998, it-TAO għamel aktar kummenti dwar il-kollokament tal-parteċipanti u dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-organizzazzjoni. Fis-16 ta’ Marzu 1998, l-ilmentatur bagħat aktar spjegazzjonijiet.

Fit-8 ta' April 1998, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li dalwaqt kien se jirċievi kuntratt.

Fl-20 ta’ Mejju 1998, ġie ffirmat il-kuntratt. Il-proġett intemm fil-31 ta’ Mejju 1999 u, fil-15 ta’ Lulju 1999, il-kwerelant bagħat ir-rapport finali tiegħu lill-Kummissjoni.

Fid-9 ta’ Awwissu 2000, il-Kummissjoni talbet dokumenti ta’ sostenn (dikjarazzjonijiet bankarji li juru t-trasferiment ta’ fondi lill-benefiċjarji) bil-ħsieb li tipproċedi bl-evalwazzjoni finanzjarja tal-proġett u bil-ħlas tal-bilanċ fi żmien debitu.

Fis-7 ta’ Novembru 2003, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li, fid-dawl tal-evalwazzjoni tar-rapport finali, l-università kellha tirrimborża parti mill-ammont riċevut (EUR 34 289), flimkien mal-imgħax (EUR 1 376.05).

Fl-24 ta’ Novembru 2003, il-kwerelant kiteb lill-Kummissjoni, fejn ikkontesta d-deċiżjoni tiegħu u talab eżami mill-ġdid tal-fajl tiegħu.

Fit-30 ta’ Jannar 2004, il-Kummissjoni kkonfermat id-deċiżjoni tagħha billi indikat li kull imsieħeb ipparteċipa għal tmint ijiem, li l-ispejjeż tal-organizzazzjoni u tal-ivvjaġġar kienu ogħla minn dawk previsti, u li la l-kuntratti u lanqas ir-rapporti tal-istudenti ma ġew ippreżentati. Hija informat lill-kuntrattur li t-talba għall-ħlas tal-interessi setgħet tiġi mmodifikata jekk huwa seta’ jagħti prova li l-kont li fih huwa kien żamm l-allokazzjoni ma kienx jiġġenera interessi.

Fit-18 ta' Frar 2004, il-kwerelant reġa' kkontesta d-deċiżjoni tal-Kummissjoni. Huwa kkonferma li l-kollokamenti ma damux 20 jum (jiġifieri 4 darbiet 5 ijiem) kif ippjanat minħabba li s-sħab talbu inqas jiem tax-xogħol u jiem tax-xogħol aktar intensi u li sieħeb wieħed ma ħa sehem xejn fil-proġett. Fir-rigward tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-organizzazzjoni, l-ammont totali kien ogħla mit-total ippjanat, li kien ifisser li kien ġie ddikjarat ammont addizzjonali ta’ EUR 3 436.02. L-ilmentatur iddikjara li ma ġie pprovdut l-ebda rapport tal-istudenti. Fl-aħħar nett huwa indika li l-Università bħala korp pubbliku ma setgħetx takkumula interess fuq l-allokazzjoni u pprovdiet prova tal-istatus tal-università.

Fis-26 ta’ Marzu 2004, il-Kummissjoni kkonfermat id-deċiżjoni tagħha billi indikat li diversi artikoli tal-kuntratt ma kinux ġew osservati.

Fis-16 ta’ April 2004, il-kwerelant ikkuntattja lill-Kummissjoni, fejn talab li l-ammont tas-sussidju jiġi kkalkulat skont il-parteċipazzjoni attwali ta’ kull benefiċjarju. L-ilmentatur indika li, fid-9 ta’ Awwissu 2000, kien irċieva talba biex jissottometti rendikonti bankarji għat-trasferiment ta’ fondi lill-benefiċjarji u li ma fehemx għaliex ma kienet saret l-ebda talba oħra għal informazzjoni addizzjonali. Huwa ddikjara li ma ġie ffirmat l-ebda kuntratt mal-benefiċjarji minħabba li l-kuntratt standard tqies mhux xieraq għall-maniġers ta’ livell għoli. L-ilmentatur inkluda dokumenti li jattestaw li l-benefiċjarji kienu pparteċipaw fis-seminars. Huwa hemeż ukoll dokument dwar il-qafas legali li jirregola l-funzjonament tal-università.

Fis-26 ta’ Mejju 2004, il-Kummissjoni kkonfermat id-deċiżjoni tagħha billi indikat li la l-kuntratt u lanqas il-manwal finanzjarju u amministrattiv ma kienu jipprevedu l-kalkolu mill-ġdid tas-sussidju skont il-parteċipazzjoni effettiva. Hija ddikjarat ukoll li ma kien ġie pprovdut l-ebda rapport tal-istudenti, kuntratt jew trasferiment bankarju. Il-Kummissjoni talbet ukoll dokument iffirmat mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-organizzazzjoni kontraenti biex tipprova li l-organizzazzjoni kontraenti ma setgħetx tqiegħed fondi f’kont bl-imgħax.

Fit-22 ta' Ġunju 2004, l-ilmentatur reġa' kkontesta d-deċiżjoni tal-Kummissjoni.

Fis-16 ta’ Awwissu 2004, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li hija aċċettat id-dokumenti li juru li l-kwerelant ma setax ikollu kont bl-imgħax u indikat li dalwaqt kien se jirċievi nota ta’ debitu għal ammont totali ta’ EUR 34 289.

Fil-31 ta' Awissu 2004, l-ilmentatur ħa nota tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni u indika li kien iddeċieda li jieħu l-kwistjoni quddiem l-Ombudsman Ewropew.

Il-konformità mal-manwal finanzjarju u amministrattiv

Il-proġett twettaq kif ippjanat fil-bidu, jiġifieri l-kollokament tal-parteċipanti ġie organizzat f’diversi pajjiżi (erbgħa oriġinarjament, tlieta fl-aħħar). Mill-bidu nett, kien ġie ppjanat u miftiehem li jiġu organizzati kollokamenti f’diversi pajjiżi. Skont il-manwal finanzjarju u amministrattiv, it-tqegħid għandu jdum 20 jum fl-istess post. L-ilmentatur ippropona 20 jum f’postijiet differenti. Fit-8 ta' April 1998, huwa rċieva l-ftehim mill-Kummissjoni Ewropea. L-ilmentatur jirrikonoxxi li, fuq talba tal-parteċipanti, il-kollokamenti tqassru u li wieħed minnhom ma setax jiġi organizzat. Dan jispjega għaliex ma ntużawx il-fondi kollha.

Ma ntbagħat l-ebda rapport tal-istudenti lill-Kummissjoni peress li l-benefiċjarji qiesu li x-xogħol kollettiv tagħhom kien prova suffiċjenti tax-xogħol li sar.

Barra minn hekk, ma ġie ffirmat l-ebda kuntratt ma’ kull benefiċjarju; minħabba l-profil ta’ livell għoli tagħhom, deher li ma kienx adegwat li jiġu ffirmati l-kuntratti standard.

L-ilmentatur jaqbel li jirrifondi l-parti tal-għotja li ma ntużatx (EUR 3 435), iżda jqis li l-ħlas lura tal-fondi kollha mhuwiex ġustifikat fid-dawl tar-riżultati miksuba.

Id-dewmien fit-trattament tal-fajl

Fil-15 ta’ Lulju 1999, il-kwerelant bagħat ir-rapport finali lill-Kummissjoni. Fid-9 ta' Awwissu 2000, huwa rċieva l-ewwel talba għal dokumenti ta' sostenn addizzjonali dwar dan ir-rapport. Dawn id-dokumenti ntbagħtu, iżda apparentement qatt ma waslu għand il-Kummissjoni. Fis-7 ta' Novembru 2003, il-kwerelant irċieva r-riżultati ta' l-evalwazzjoni finanzjarja tal-proġett. L-ilmentatur jargumenta li aktar minn erba’ snin wara t-tmiem tal-proġett huwa diffiċli li jiġu kkuntattjati l-benefiċjarji preċedenti u li jintalbu dokumenti ta’ sostenn. Huwa jqis li l-Kummissjoni tabbuża mis-setgħa tagħha fid-dawl tal-iskadenzi biex tittratta l-każ.

Fil-qosor, l-ilmentatur jallega li, fid-dawl tar-riżultati miksuba permezz tal-proġett, il-Kummissjoni ma hijiex intitolata tirkupra l-ammont sħiħ li hija tallega. L-ilmentatur huwa lest li jħallas lura lill-Kummissjoni l-parti mhux użata tal-għotja, jiġifieri EUR 3 435. L-ilmentatur jallega wkoll abbuż ta’ poter mill-Kummissjoni minħabba d-dewmien fit-trattament tagħha tal-każ.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

L-opinjoni tal-Kummissjoni tista' titqassar kif ġej:

1. L-istorja tal-fajl

Il-proġett F/97/2/00015/PL/II.1.2.b/FPC intgħażel fl-ewwel fażi tal-programm Leonardo da Vinci fis-sejħa għall-proposti għall-1997.

Fl-14 ta’ Novembru 1997, it-TAO informa lill-ilmentatur li l-proposta tiegħu kienet intgħażlet. Fit-12 ta’ Diċembru 1997, l-ilmentatur irritorna l-formola li tipprovdi informazzjoni għall-kuntratt, li fiha ddikjara li kien se jagħmel 40 kollokament ta’ parteċipanti li kull wieħed minnhom kellu tul ta’ ġimagħtejn.

Fit-18 ta’ Frar 1998, it-TAO bagħat faks lil min għamel l-ilment fejn iddikjara: "Il est impossibbli dans l'état de définir votre programme en terme quantitatif. 20 échanges d'une semaine ou 40 échanges deux semaines ? Nous vous rappelons que la durée minimale de tout échange est deux semaines"(3).

Il-kuntrattur futur wieġeb permezz ta’ faks datata l-4 ta’ Marzu 1998 u ittra datata d-9 ta’ Marzu 1998 li tiddikjara li 20 persuna kienu involuti fiż-żjarat, kull persuna tieħu sehem f’mill-inqas żewġ kollokamenti li jfisser li t-total ikun ta’ 40 fluss. Il-kuntrattur iddikjara wkoll li, jekk it-tul minimu ta’ ġimagħtejn kien ifisser li l-parteċipanti kellhom jibqgħu f’post wieħed għal minimu ta’ ġimagħtejn, huwa kien ikollu jirtira l-proġett tiegħu minħabba li l-benefiċjarji kienu maniġers tar-riżorsi umani ta’ livell għoli u għalhekk ma setgħux ikunu ’l bogħod mix-xogħol għal aktar minn ftit jiem. Il-kuntrattur kien interpreta r-regola ta’ durata minima ta’ ġimagħtejn bħala li tapplika għat-total ta’ diversi skambji iżgħar, li flimkien jagħmlu total ta’ ġimagħtejn, li ġie aċċettat mit-TAO.

Fil-11 ta’ Marzu 1998, it-TAO talab lill-kuntrattur biex jikkoreġi l-iskeda finanzjarja tiegħu dwar il-baġit tal-proġett u biex jindika li n-numru ta’ flussi jkun ta’ 20 u t-tul ta’ żmien ta’ 40 ġimgħa. Fis-16 ta’ Marzu 1998, il-kuntrattur ipprovda d-dokumenti mitluba. Fil-25 ta’ Marzu 1998, it-TAO aċċetta l-formola ta’ kuntrattazzjoni.

Ittra bid-data tat-8 ta' April 1998 intbagħtet lill-kuntrattur mill-Kummissjoni li tgħid li l-kuntrattur dalwaqt se jirċievi kuntratt li għandu jiġi ffirmat minnu.

Kuntratt

Fl-20 ta’ Mejju 1998, il-kuntrattur irritorna l-kuntratt, li kien ikopri l-perijodu mit-8 ta’ Diċembru 1997 sas-7 ta’ Diċembru 1998. Il-kontribuzzjoni massima tal-Kummissjoni kienet tammonta għal EUR 38 099. Peress li l-kuntratt intbagħat lill-kuntrattur tard, il-Kummissjoni pproponiet estensjoni ta’ erba’ xhur (sas-7 ta’ April 1999) biex jitwettqu l-kollokamenti.

Ħlasijiet

Fis-6 ta’ Diċembru 1998, tħallas l-ewwel ħlas bil-quddiem ta’ EUR 34 289.

Eżekuzzjoni u evalwazzjoni tal-proġett

B’ittra tal-5 ta’ Marzu 1999, il-kuntrattur talab estensjoni tal-perjodu kuntrattwali sal-31 ta’ Mejju 1999. Il-Kummissjoni aċċettat it-talba u, fit-22 ta’ Marzu 1999, informat lill-kuntrattur b’dan. Minflok ma rċeviet ir-rapport finali xahar wara t-tmiem tal-perjodu kuntrattwali, il-Kummissjoni rċevietu fit-22 ta’ Settembru 1999.

Il-kontenut u l-evalwazzjonijiet finanzjarji twettqu abbażi tal-informazzjoni pprovduta fir-rapport finali. L-evalwazzjoni tal-kontenut iddikjarat li l-kuntrattur ma kienx irrispetta r-regola li kull benefiċjarju għandu jieħu sehem f’kollokament ta’ tul minimu ta’ ġimagħtejn. It-tul massimu ta’ kull kollokament kien ta’ tmint ijiem skont ir-rapport finali. L-evalwatur tal-kontenut ippropona rimborż totali tal-avvanzi diġà mħallsa minħabba n-nuqqas ta’ rispett tar-regoli. Barra minn hekk, ma ġie pprovdut l-ebda kuntratt bejn il-kuntrattur u l-benefiċjarji, u lanqas l-ebda rapport tal-istudenti, li kien imur kontra d-dispożizzjonijiet tal-kuntratt. Minkejja t-talba li saret fid-9 ta’ Awwissu 2000, il-Kummissjoni ma rċeviet l-ebda rendikont bankarju li juri t-trasferiment ta’ fondi lil kull benefiċjarju.

L-evalwazzjoni finanzjarja twettqet abbażi tar-rapport finanzjarju fir-rapport finali u l-proposta tal-evalwazzjoni tal-kontenut. L-evalwazzjoni finanzjarja pproponiet rimborż totali ta’ EUR 34 289 li kien jikkorrispondi għall-ewwel ħlas bil-quddiem tal-allokazzjoni. L-evalwazzjonijiet finanzjarji u tal-kontenut ġew iffinalizzati fil-11 ta’ Mejju 2001. Tħejjiet ittra li tinforma lill-kuntrattur dwar l-irkupru. Din l-ittra ntbagħtet lid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit (DĠ BUDG) biex takkumpanja n-nota ta’ debitu li kienet se tintbagħat lill-kuntrattur mid-DĠ BUDG fi Frar 2002. Permezz ta’ ittra tas-7 ta’ Novembru 2003, il-Kummissjoni informat lill-kuntrattur bil-bilanċ finali u bl-interessi li kellhom jiġu rkuprati kif indikat fil-kuntratt.

Rappreżentazzjonijiet mill-ilmentatur

Permezz ta' ittri tal-24 ta' Novembru 2003, tat-18 ta' Frar 2004, tas-16 ta' April 2004 u tat-22 ta' Ġunju 2004, il-kuntrattur ikkontesta d-deċiżjoni tal-Kummissjoni.

Fit-30 ta’ Jannar 2004, fis-26 ta’ Marzu 2004, fis-26 ta’ Mejju 2004 u fis-16 ta’ Awwissu 2004 rispettivament, il-Kummissjoni wieġbet lill-kwerelant.

Il-Kummissjoni rċeviet ittra bid-data tal-31 ta' Awwissu 2004 mill-kuntrattur li fiha huwa ddikjara li kien se jissottometti l-każ tiegħu lill-Ombudsman Ewropew. Il-Kummissjoni infurmat lill-kuntrattur permezz ta’ ittra datata s-6 ta’ Ottubru 2004 li ma kien ipprovda l-ebda informazzjoni addizzjonali li tiġġustifika li l-irkupru jiġi sospiż. Għalhekk, tinħareġ nota ta’ debitu għall-avvanzi diġà mħallsa ta’ EUR 34 289 u tintbagħat lill-kuntrattur.

2. Il-kummenti tal-Kummissjoni dwar l-argumenti tal-ilmentatur

Il-Kummissjoni mhijiex f’pożizzjoni li tbiddel id-deċiżjoni tagħha li tirkupra l-avvanzi kollha li diġà tħallsu. Il-kuntrattur indika b’mod ċar li kien interpreta r-regola ta’ tul minimu ta’ ġimagħtejn bħala li tapplika għat-tul totali tal-kollokamenti għal kull benefiċjarju. Il-Kummissjoni aċċettat li l-kollokamenti jitwettqu f’diversi partijiet iżda li t-totalità tal-kollokamenti differenti ta’ kull benefiċjarju jammontaw għal minimu ta’ ġimagħtejn (10 ijiem ta’ xogħol). Dan huwa obbligu u prekundizzjoni ddikjarati fid-deċiżjoni tal-Kunsill u fil-kuntratt. Il-kuntrattur kien konxju ta’ dan kif iddikjarat fl-ittra tiegħu datata t-18 ta’ Frar 2004. Madankollu, ir-rapport finali tiegħu jindika li t-totalità tal-kollokamenti ta' kull benefiċjarju żdiedu sa massimu ta' tmint ijiem, xi wħud saħansitra ma ħadux aktar minn jumejn jew tlett ijiem. Ma ġie pprovdut l-ebda rapport tal-istudenti jew kuntratt bejn il-benefiċjarji u l-kuntrattur biex jiġi ppruvat mod ieħor. Ir-rekwiżiti għas-sottomissjoni ta’ kuntratt bejn kull benefiċjarju u l-kuntrattur u għas-sottomissjoni ta’ rapport tal-istudenti huma ddikjarati fil-kuntratt. Il-kuntrattur qatt ma talab informazzjoni dwar l-obbligi tiegħu. Huwa qatt ma informa lit-TAO jew lill-Kummissjoni li jista’ jkollu problemi b’dawn ir-rekwiżiti. Id-dokumenti mibgħuta mill-ilmentatur kienu aġendi tas-seminars u korrispondenza mal-benefiċjarji. Il-maġġoranza ta' dawn id-dokumenti ma ġewx iffirmati. Il-kuntrattur ipprovda wkoll dokument verbali mhux iffirmat, li fih ġew spjegati l-ġestjoni tal-fondi u s-sistema kontabilistika tal-organizzazzjoni kontraenti.

Rigward id-dewmien, il-Kummissjoni jiddispjaċiha dwar iż-żmien li għadda bejn meta rċeviet ir-rapport finali u l-ittra tagħha tas-7 ta' Novembru 2003 lill-kwerelant u skużat ruħha. Madankollu, għandu jiġi nnutat li l-Kummissjoni ffaċċjat diffikultajiet kbar fit-tmexxija tal-programm Leonardo da Vinci bejn l-1999 u l-2000. Il-Kummissjoni kellha tieħu d-deċiżjoni li ma ġġeddidx il-kuntratt tagħha mat-TAO li kien qed jassisti lill-Kummissjoni fl-implimentazzjoni tal-programm. Dan tal-aħħar kellu, fi żmien qasir ħafna, jiġi ġestit internament mill-Kummissjoni filwaqt li l-fajls oriġinali tal-proġett ġew issiġillati mill-awtorità ġudizzjarja Belġjana (is-siġilli finalment tneħħew fi tmiem l-1999). F’dawn iċ-ċirkostanzi diffiċli, il-Kummissjoni ddeċidiet li tagħti prijorità lill-valutazzjoni u l-ħlas ta’ proġetti antiki (1995, 1996) u proġetti magħżula fi tmiem l-1999. Fl-istess ħin, il-Kummissjoni nediet it-tieni fażi tal-programm Leonardo da Vinci. Għandu jiġi nnutat ukoll li bejn l-2003 u l-lum il-proġett ma setax jingħalaq minħabba l-ilmenti li waslu mingħand il-kuntrattur.

Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni ma tistax tmur kontra r-regoli stipulati fid-Deċiżjoni tal-Kunsill 94/819/KE li tistabbilixxi l-programm Leonardo da Vinci u lanqas kontra dawk tal-kuntratt. Id-deċiżjoni tal-Kunsill u l-kuntratt jipprevedu l-istess rekwiżiti għall-proġetti kollha u ma tista’ ssir l-ebda eċċezzjoni li tikkostitwixxi żvantaġġ għal proġetti oħra. Peress li ma ġie pprovdut l-ebda rendikont bankarju tal-fondi mħallsa lill-benefiċjarji, l-ebda kuntratt u l-ebda rapport mill-benefiċjarji, ma hemm l-ebda prova li l-allokazzjoni tħallset lill-benefiċjarji. Il-Kummissjoni żżomm id-deċiżjoni tagħha li tirkupra l-avvanzi kollha li diġà tħallsu.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur jistgħu jinġabru fil-qosor kif ġej:

L-ilmentatur qatt ma rċieva l-ittra tal-Kummissjoni li fiha l-proposta tal-evalwatur u li titlob ir-rimborż tal-allokazzjoni (4). L-ilmentatur jinnota li d-dokumenti li bagħat ma ġewx ikkunsidrati mill-Kummissjoni peress li tiddikjara li ma rċeviet l-ebda prova għat-trasferiment tal-fondi lill-benefiċjarji. Huwa jinnota wkoll li l-Kummissjoni qatt ma infurmatu li d-dokumenti li bagħat ma kinux adegwati.

L-ilmentatur jispjega li kien miftuħ mal-Kummissjoni u jemmen li l-ammont finali jiġi adattat skont it-tul attwali tat-tqegħid. Huwa jemmen ukoll li l-kwalità tar-riżultati miksuba permezz ta’ din il-kooperazzjoni u l-impatt tagħhom jistgħu jitqiesu u jikkumpensaw għan-nuqqas fil-jiem ta’ kollokament (fil-fatt, id-dokumenti prodotti jimplikaw aktar minn ġimagħtejn ta’ xogħol għas-sħab kollha). Barra minn hekk, ix-xogħol li sar kien preliminari.

L-ilmentatur jirrikonoxxi li ma pprovda l-ebda rapport tal-istudenti minħabba li x-xogħol ma setax jitqabbel ma’ programm ta’ traineeship u minħabba li d-dokumenti standard ma setgħux iwasslu r-realtà tax-xogħol. Huwa jqis li d-dokumenti pprovduti mill-benefiċjarji huma provi aktar tanġibbli tax-xogħol li sar. Li kieku l-fajl ġie ttrattat fil-ħin u li kieku fehem li l-finanzjament tal-proġett kien mhedded, l-ilmentatur seta’ jikkonforma ma’ dan ir-rekwiżit. Id-dokumenti mitluba setgħu ġew prodotti, iżda huwa diffiċli li l-benefiċjarji jiġu kkuntattjati issa u li jintalbu jagħmlu xogħol biex jikkonformaw mar-rekwiżiti. Il-Kummissjoni qatt ma rrikonoxxiet li d-dewmien fit-trattament tal-fajl kellu konsegwenzi negattivi għall-ilmentatur. Huwa tal-fehma li saru żbalji fuq iż-żewġ naħat u li għandha tinstab soluzzjoni negozjata.

Ir-rifinanzjament tal-Kummissjoni huwa piż kbir għall-ilmentatur, peress li l-ispejjeż kollha tal-benefiċjarji tħallsu, u huwa wkoll inġust, peress li nkisbu riżultati.

Id-Deċiżjoni

1 Ordni ta' rkupru allegatament skorretta

1.1 L-ilment jitressaq mill-President tal-Università ta' Lille f'isimha. Fil-qafas tal-programm Leonardo da Vinci, l-Università ngħatat sussidju (EUR 38 099) biex tiffinanzja proġett imsejjaħ MOBILITE VAP. Fl-20 ta’ Mejju 1998, ġie ffirmat il-kuntratt. Fis-6 ta' Diċembru 1998, l-ewwel ħlas bil-quddiem ta' EUR 34 289 tħallas lill-kwerelant. Fil-31 ta’ Mejju 1999, il-proġett intemm u, fil-15 ta’ Lulju 1999, il-kwerelant bagħat ir-rapport finali tiegħu lill-Kummissjoni. Fis-7 ta’ Novembru 2003, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li, wara eżami tar-rapport finali, l-Università kellha tirrimborża l-ammont riċevut (EUR 34 289), flimkien mal-imgħax (EUR 1 376.05).

L-ilmentatur jallega li, fid-dawl tar-riżultati miksuba permezz tal-proġett, il-Kummissjoni mhijiex intitolata tirkupra l-ammont kollu li hija tiddikjara. L-ilmentatur huwa lest li jħallas lura lill-Kummissjoni l-parti mhux użata tal-għotja, jiġifieri EUR 3 435.

1.2 Il-Kummissjoni tiddikjara li mhijiex f'pożizzjoni li tbiddel id-deċiżjoni tagħha li tirkupra l-ħlasijiet bil-quddiem kollha li diġà tħallsu. Il-kuntrattur indika b’mod ċar li kien interpreta r-regola ta’ tul minimu ta’ ġimagħtejn bħala li tapplika għat-tul totali tal-kollokamenti għal kull benefiċjarju. Il-Kummissjoni aċċettat li l-kollokamenti jitwettqu f’diversi partijiet iżda li t-totalità tal-kollokamenti differenti ta’ kull benefiċjarju jammontaw għal minimu ta’ ġimagħtejn (10 ijiem ta’ xogħol). Dan huwa obbligu u prekundizzjoni ddikjarati fid-deċiżjoni tal-Kunsill u fil-kuntratt. Il-kuntrattur kien konxju ta’ dan kif iddikjarat fl-ittra tiegħu datata t-18 ta’ Frar 2004. Madankollu, ir-rapport finali tiegħu jindika li t-totalità tal-kollokamenti ta' kull benefiċjarju żdiedu sa massimu ta' tmint ijiem, xi wħud saħansitra ma ħadux aktar minn jumejn jew tlett ijiem.

Ma ġie pprovdut l-ebda rapport tal-istudenti jew kuntratt bejn il-benefiċjarji u l-kuntrattur biex jiġi ppruvat mod ieħor. Ir-rekwiżiti għas-sottomissjoni ta’ kuntratt bejn kull benefiċjarju u l-kuntrattur u għas-sottomissjoni ta’ rapport tal-istudenti huma ddikjarati fil-kuntratt. Il-kuntrattur qatt ma talab informazzjoni dwar l-obbligi tiegħu fir-rigward tal-kuntratti bejn il-benefiċjarji u l-kuntrattur jew ir-rapporti tal-istudenti. Huwa qatt ma informa lit-TAO jew lill-Kummissjoni li jista’ jkollu problemi b’dawn ir-rekwiżiti.

1.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur jispjega li huwa jemmen li l-kwalità tar-riżultati miksuba permezz tal-kooperazzjoni u l-impatt tagħhom jistgħu jikkumpensaw għan-nuqqas ta' jiem ta' kollokament.

1.4 Fir-rigward tal-kollokamenti, l-Ombudsman jinnota li, skont il-punt II.1.2 tal-Anness tad-Deċiżjoni tal-Kunsill tas-6 ta' Diċembru 1994 li tistabbilixxi programm ta' azzjoni għall-implimentazzjoni ta' politika ta' taħriġ vokazzjonali tal-Komunità Ewropea (5), "dawn l-iskambji normalment idumu ġimagħtejn, u mhux aktar minn 12-il ġimgħa." Huwa jinnota wkoll li, skont il-paragrafu II.B.2 tal-Anness III tal-kuntratt, "l-ebda kollokament ma jista' jdum inqas minn ġimagħtejn".

L-Ombudsman josserva li t-TAO talab kjarifiki mingħand l-ilmentatur dwar il-kwistjoni tat-tqegħid fl-ittri tiegħu tat-18 ta’ Frar 1998 u tal-11 ta’ Marzu 1998 u aċċetta li t-tqegħid isir f’postijiet differenti.

Huwa jinnota wkoll li, fl-ittra tiegħu tat-18 ta’ Frar 2004, l-ilmentatur irrikonoxxa li l-kollokamenti ma damux 20 jum kif ippjanat minħabba li s-sħab talbu inqas jiem ta’ xogħol u jiem ta’ xogħol aktar intensi u li sieħeb wieħed ma ħa sehem xejn fil-proġett. Huwa jinnota li l-ilmentatur iddikjara fl-ilment tiegħu li l-kollokamenti kienu iqsar fuq talba mill-parteċipanti u li wieħed minnhom ma setax jiġi organizzat. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-ilmentatur ma jidhirx li qajjem dubji dwar l-informazzjoni mressqa fl-opinjoni tal-Kummissjoni li, skont ir-rapport finali tal-ilmentatur, il-kollokamenti tal-benefiċjarji damu mhux aktar minn tmint ijiem u li xi wħud lanqas biss ħadu aktar minn jumejn jew tlett ijiem.

1.5 L-Ombudsman jirrimarka li, skont l-Artikolu 7.2 tal-kuntratt, l-ilmentatur kellu jinforma lit-TAO dwar kull bidla fundamentali fl-organizzazzjoni u l-implimentazzjoni tal-kollokamenti. Minn eżami tal-fajl, l-Ombudsman jiddeduċi li tali informazzjoni ma ġietx ipprovduta mill-ilmentatur.

Huwa jinnota wkoll li, skont l-Artikolu II.B.2 tal-Anness III tal-kuntratt, jekk it-tqegħid idum inqas minn ġimagħtejn, it-TAO jitħalla jitlob ir-rimborż ta’ parti mill-fondi mogħtija jew tal-fondi kollha mogħtija. Dan huwa ddikjarat mill-ġdid fl-Artikoli II.D.2 u II.D.6. tal-istess Anness.

1.6 Fir-rigward tal-kuntratti bejn l-ilmentatur u l-benefiċjarji, l-Ombudsman jinnota li, skont l-Artikoli 2.3 u 2.4 tal-kuntratt, il-kuntrattur għandu jabbozza kuntratti individwali ma' kull imsieħeb u benefiċjarju tal-programm. L-Ombudsman josserva wkoll li, fl-ittra tiegħu tas-16 ta' April 2004, il-kwerelant jirrikonoxxi li ma ġie ffirmat l-ebda kuntratt individwali.

1.7 Fir-rigward tar-rapporti tal-istudenti, l-Ombudsman jinnota li, skont l-Artikolu 6.4 tal-kuntratt, ir-rapporti tal-istudenti għandhom jiġu pprovduti mill-kuntrattur mar-rapport finali. L-Ombudsman jinnota wkoll li, fl-ittra tiegħu tat-18 ta' Frar 2004, l-ilmentatur irrikonoxxa li ma ġie pprovdut l-ebda rapport tal-istudenti. L-argumenti tal-ilmentatur fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar id-dewmien fit-trattament tal-każ mill-Kummissjoni fir-rigward ta’ dan il-punt huma ttrattati fil-Parti 2 ta’ din id-deċiżjoni hawn taħt.

1.8 Fuq il-bażi tal-evidenza disponibbli, l-Ombudsman huwa tal-fehma li d-dispożizzjonijiet kuntrattwali invokati mill-Kummissjoni ġew stabbiliti b'mod espliċitu fil-kuntratt u jqis li l-evalwazzjoni tal-Kummissjoni tal-prestazzjoni tal-ilmentatur u l-konklużjoni tagħha li hija intitolata li tirkupra l-ammont li hija ssostni jidhru raġonevoli. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward ta' dan l-aspett tal-ilment.

2 Allegat abbuż ta' poter u inġustizzja

2.1 L-ilmentatur jallega wkoll abbuż ta' poter minħabba d-dewmien fit-trattament tal-każ mill-Kummissjoni.

2.2 Il-Kummissjoni jiddispjaċiha dwar iż-żmien li għadda bejn meta rċeviet ir-rapport finali u l-ittra tagħha tas-7 ta' Novembru 2003 lill-kwerelant u skużat ruħha għad-dewmien. Il-Kummissjoni tispjega li hija ffaċċjat diffikultajiet kbar fit-tmexxija tal-programm Leonardo da Vinci bejn l-1999 u l-2000. Il-Kummissjoni kellha tieħu d-deċiżjoni li ma ġġeddidx il-kuntratt tagħha mat-TAO li kien qed jassisti lill-Kummissjoni fl-implimentazzjoni tal-programm. Dan tal-aħħar kellu, fi żmien qasir ħafna, jiġi ġestit internament mill-Kummissjoni filwaqt li l-fajls oriġinali tal-proġett ġew issiġillati mill-awtorità ġudizzjarja Belġjana (is-siġilli tneħħew fi tmiem l-1999). F’dawn iċ-ċirkostanzi diffiċli, il-Kummissjoni ddeċidiet li tagħti prijorità lill-valutazzjoni u l-ħlas ta’ proġetti antiki (1995, 1996) u proġetti magħżula fi tmiem l-1999. Għandu jiġi nnutat ukoll li bejn l-2003 u l-lum il-proġett ma setax jingħalaq minħabba l-ilmenti li waslu mingħand il-kuntrattur.

2.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur jargumenta li kieku l-Kummissjoni ttrattat il-fajl fil-ħin, huwa seta' jikkonforma mar-rekwiżit li jipprovdi rapporti tal-istudenti, iżda li huwa diffiċli li wieħed jikkuntattja lill-benefiċjarji issa u jitlobhom jagħmlu xogħol biex jikkonformaw mar-rekwiżiti. L-ilmentatur jargumenta wkoll li r-rimborż lill-Kummissjoni huwa piż kbir, peress li l-ispejjeż kollha tal-benefiċjarji tħallsu, u huwa wkoll inġust, peress li nkisbu riżultati.

2.4 L-Ombudsman ifakkar li, skont l-Artikolu 7 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba dwar l-abbuż ta' poter, "is-setgħat għandhom jiġu eżerċitati biss għall-finijiet li għalihom ikunu ngħataw mid-dispożizzjonijiet rilevanti. L-uffiċjal għandu b'mod partikolari jevita li juża dawk is-setgħat għal finijiet li m'għandhom l-ebda bażi fil-liġi jew li mhumiex motivati minn xi interess pubbliku". Huwa jfakkar ukoll li l-Artikolu 11 tal-Kodiċi jirrikjedi wkoll li l-amministrazzjoni taġixxi b’mod ġust.

2.5 L-Ombudsman jinnota li, fl-opinjoni tiegħu, il-Kummissjoni skużat ruħha għaż-żmien bejn meta rċeviet ir-rapport finali tal-kwerelant (22 ta' Settembru 1999 (6)) u l-ittra tagħha tas-7 ta' Novembru 2003 lill-kwerelant u spjegat id-diffikultajiet li kienet esperjenzat fil-ġestjoni tal-programm Leonardo da Vinci.

2.6 L-Ombudsman eżamina bir-reqqa l-ittra li, skond il-Kummissjoni, kellha l-għan li tinforma lill-kwerelant fi Frar 2002 dwar l-irkupru. Din l-ittra ġiet annessa mal-opinjoni tal-Kummissjoni lill-Ombudsman. Skont il-Kummissjoni, l-ittra ntbagħtet lid-Direttorat Ġenerali tal-Baġit biex takkumpanja n-nota ta’ debitu li kellha tintbagħat lill-ilmentatur fi Frar 2002. L-Ombudsman jinnota li l-ittra inkwistjoni hija ffirmata iżda ma fiha l-ebda data u l-ebda numru ta' referenza. L-Ombudsman tinnota li l-opinjoni tal-Kummissjoni ma tipprovdi l-ebda informazzjoni dwar x’ġara mill-ittra wara li ntbagħtet lid-DĠ Baġit. L-Ombudsman iqis li, peress li l-ilmentatur jiddikjara espressament fl-osservazzjonijiet tiegħu li qatt ma rċieva l-ittra, jidher probabbli li fil-fatt din qatt ma ntbagħtet mill-Kummissjoni.

2.7 L-Ombudsman huwa tal-fehma li d-dewmien ta' aktar minn erba' snin bejn ir-rapport finali u t-trażmissjoni ta' informazzjoni lill-ilmentatur dwar l-irkupru tal-flus huwa deplorevoli u jilqa' l-fatt li l-Kummissjoni skużat ruħha mal-ilmentatur f'dan ir-rigward. Madankollu, l-Ombudsman iqis li, anki jekk l-ilmentatur għandu raġun jargumenta li r-rapporti tal-istudenti setgħu ġew prodotti li kieku ma kien hemm l-ebda dewmien mill-Kummissjoni, dan ma kienx jippermetti lill-ilmentatur juri l-eliġibbiltà tan-nefqa inkwistjoni, peress li l-ilmentatur ma kkontestax li l-kollokamenti mwettqa kienu qosra wisq. L-Ombudsman jinnota wkoll li, skont l-Artikolu 7.5 tal-kuntratt, il-kuntrattur għandu jieħu l-arranġamenti kollha meħtieġa biex jippermetti kontrolli mill-Kummissjoni u mill-Qorti tal-Awdituri u li d-dokumenti ta' sostenn għandhom jinżammu matul ħames snin wara l-aħħar pagament u wara l-għeluq tal-proġett.

2.8 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman ma jqisx li d-dewmien fit-trattament tal-każ mill-Kummissjoni jagħmilha inġusta għall-Kummissjoni li toħroġ ordni ta' rkupru. L-Ombudsman lanqas ma jqis li hemm xi evidenza ta' abbuż ta' poter mill-Kummissjoni. Għalhekk, l-Ombudsman tqis li ma hemm l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-allegazzjonijiet tal-ilmentatur ta’ abbuż ta’ poter u ta’ inġustizzja.

2.9 Fid-dawl ta' dawn is-sejbiet, l-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li d-deċiżjoni tiegħu dwar dan l-ilment tiġi ttardjata sabiex jiġi mistoqsi aktar dwar in-nuqqas possibbli mill-Kummissjoni li tibgħat l-ittra ffirmata lill-kwerelant fi Frar 2002. L-Ombudsman jirrimarka li l-ilmentatur jista' jfittex kjarifika direttament mill-Kummissjoni fir-rigward ta' din il-kwistjoni jekk iqis li jkun utli li jagħmel dan u jagħmel ilment ulterjuri lill-Ombudsman jekk ikun meħtieġ.

3 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-allegazzjonijiet tal-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Fis-6 ta' Diċembru 1994, il-Kunsill tal-Ministri ta' l-Unjoni Ewropea adotta l-programm Leonardo da Vinci għall-implimentazzjoni ta' politika Komunitarja ta' taħriġ vokazzjonali. Dan il-programm, adottat għal perjodu ta’ ħames snin (1995-1999), kellu l-għan ewlieni li jappoġġa l-iżvilupp ta’ politiki u azzjoni innovattiva fl-Istati Membri, billi jippromwovi proġetti fil-kuntest ta’ sħubijiet transnazzjonali li jinvolvu organizzazzjonijiet differenti b’interess fit-taħriġ.

(2) Il-programm Leonardo da Vinci kien ġestit mill-Kummissjoni (DĠ Edukazzjoni, Taħriġ u Żgħażagħ). Peress li s-segwitu kuntrattwali tal-biċċa l-kbira tal-proġetti kellu jiġi ġestit f'livell ċentralizzat, il-politika tal-Kummissjoni kienet li testernalizza ċerti funzjonijiet ta' assistenza teknika. Wara sejħa għall-offerti, il-Kummissjoni għażlet kumpanija privata biex taġixxi bħala Uffiċċju għall-Assistenza Teknika (TAO). Kmieni fl-1999, il-Kummissjoni ddeċidiet li ma ġġeddidx il-kuntratt minħabba ġestjoni, organizzazzjoni u kontroll mhux sodisfaċenti fi ħdan it-TAO.

(3) "Fl-istat preżenti, huwa impossibbli li tiddefinixxi l-proġett tiegħek f'termini kwantitattivi. Qed torganizza 20 skambju ta’ ġimgħa jew 40 skambju ta’ ġimagħtejn? Infakkruk li t-tul minimu ta’ kull skambju huwa ta’ ġimagħtejn.”

(4) L-Ombudsman jifhem li l-ilmentatur jirreferi għall-ittra li tinforma lill-ilmentatur dwar l-irkupru, li l-Kummissjoni tiddikjara li kienet “mibgħuta lid-Direttorat Ġenerali tal-Baġit biex jakkumpanja n-nota ta’ debitu li kellha tintbagħat fi Frar 2002.”

(5) ĠU L 340, 29.12.1994.

(6) L-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur iddikjara li kien bagħat ir-rapport finali tiegħu lill-Kummissjoni fil-15 ta' Lulju 1999.