Strasburgu, 29 ta' Ġunju 2005

Għażiż Sur G.,

Fil-11 ta' Frar 2004, f'isem il-Federazzjoni Ewropea għall-Agrikoltura tal-Konservazzjoni, inti ssottomettejtli lment kontra l-Kummissjoni Ewropea dwar il-proġett LIFE 99-ENV/E/308.

Fit-18 ta’ Frar 2004, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni Ewropea. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fid-19 ta' April 2004. Jiena bgħattha lilek fid-29 ta' April 2004 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fil-25 ta' Mejju 2004.

Fit-13 ta’ Settembru 2004, tlabt lill-Kummissjoni biex tipprovdi aktar informazzjoni fir-rigward tal-każ tiegħek u biex tibgħatli opinjoni supplimentari dwar it-talba għad-danni li kont qajjimt fl-osservazzjonijiet tiegħek. Il-Kummissjoni bagħtet ir-risposta tagħha fis-26 ta' Ottubru 2004. Jiena bgħattha lilek fil-11 ta' Novembru 2004 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fid-29 ta' Diċembru 2004.

Fl-1 ta' Frar 2005, tlabt lill-Kummissjoni biex tipprovdi aktar informazzjoni fir-rigward tal-każ tiegħek. Infurmajt ukoll lill-Kummissjoni li ħassejt li kien meħtieġ li nieħu x-xhieda ta’ tliet uffiċjali tal-Kummissjoni.

Fl-4 u l-5 ta’ April 2005, is-servizzi tiegħi ħadu x-xhieda tat-tliet uffiċjali kkonċernati.

Fil-5 ta’ April 2005, il-Kummissjoni wieġbet għat-talba tiegħi għal iktar informazzjoni tal-1 ta’ Frar 2005.

Kopji ta' din it-tweġiba u tat-traskrizzjonijiet tas-smigħ tat-tliet xhieda ntbagħtulek fl-4 ta' Mejju 2005 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li inti bgħatt fit-13 ta' Ġunju 2005.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur, il-Federazzjoni Ewropea għall-Agrikoltura tal-Konservazzjoni, assoċjazzjoni, kien il-benefiċjarju ta’ assistenza finanzjarja pprovduta mill-UE taħt il-proġett LIFE 99/ENV/E/308. Skont l-ilmentatur, l-objettivi kollha tal-proġett kienu ġew issodisfati.

Il-proġett kien jinkludi kontribuzzjonijiet in natura minn universitajiet, istituti ta’ riċerka u sħab oħra. Skont l-ilmentatur, ħafna mix-xogħol u l-attivitajiet involuti fil-proġett kienu twettqu mill-membri tal-bord tiegħu, mill-persunal ta’ diversi universitajiet, minn istituti ta’ riċerka u minn sħab oħra. Kontribuzzjonijiet in natura oħra kienu jikkonsistu fl-użu ta’ faċilitajiet (uffiċċji, laboratorji) u/jew persunal segretarjali ta’ organizzazzjonijiet sħab.

Skont l-ilmentatur, tali kontribuzzjonijiet kienu ġew aċċettati fil-kuntest tal-proġett LIFE preċedenti li kien wettaq (il-proġett LIFE 96 ENV/E/338). L-ilmentatur innota li d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-28 ta’ Lulju 1999 li tawtorizza l-proġett preżenti ma kinitx speċifika dwar dak il-punt. Hija sostniet ukoll li fl-ewwel laqgħa tal-parteċipanti fil-15 ta’ Frar 2000, il-Kummissjoni kienet qablet li dan il-proġett seta’ jiġi ttrattat bl-istess mod bħal dak preċedenti.

Skont l-ilmentatur, kien biss fl-okkażjoni ta’ żjara minn diversi uffiċjali mill-unità LIFE tal-Kummissjoni fit-30 ta’ Settembru u fl-1 ta’ Ottubru 2002 li kienet ġiet infurmata bil-fomm li l-ispejjeż rilevanti ma kinux eliġibbli. Il-Kummissjoni kienet ikkonfermat l-opinjoni tagħha f’ittra datata l-10 ta’ Ottubru 2002.

L-ilmentatur issottometta li l-Kummissjoni kienet introduċiet standards kontabilistiċi ġodda fi stadju tard tal-proġett. Skont l-ilmentatur, in-nefqa kollha kienet iġġustifikata u d-dokumenti u l-kontijiet rilevanti kienu ġew riveduti mill-awdituri. Madankollu, il-Kummissjoni kienet talbet aktar dettalji dwar din in-nefqa.

L-ilmentatur sostna li kien inġust ħafna li jinbidlu l-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-ispejjeż u li jiġu introdotti standards kontabilistiċi ġodda fi stadju tard tal-proġett, kważi tliet snin wara l-bidu tiegħu.

Skont l-ilmentatur, l-istess kriterji ta’ eliġibbiltà u standards kontabilistiċi li kien segwa f’dan il-każ kienu ntużaw fil-proġett LIFE 96 ENV/E/338. Is-Sur J.B., uffiċjal tal-Kummissjoni li kien ħadem fl-unità LIFE tal-Kummissjoni, seta' jikkonferma dan.

L-ilmentatur allega wkoll li kien hemm dewmien inaċċettabbli fir-rigward tal-pagament interim (li jammonta għal 40 % tal-ammont totali tal-finanzjament tal-UE). Skont l-ilmentatur, id-dokumentazzjoni rilevanti kienet ġiet ippreżentata lill-Kummissjoni f’Diċembru 2001. Għalkemm kienu ngħataw assigurazzjonijiet orali ripetuti fuq it-telefon li l-ħlas kellu jsir fi "ftit ġimgħat", il-Kummissjoni kienet imbagħad talbet għal aktar informazzjoni fit-28 ta' Mejju 2002 (1) li kienet intbagħtet fis-26 ta' Ġunju 2002. Aktar informazzjoni ntalbet mill-Kummissjoni fl-10 ta’ Ottubru u ġiet ipprovduta fil-15 ta’ Ottubru 2002. Il-pagament interim kien finalment riċevut f’Novembru 2002.

L-ilmentatur allega wkoll li l-pagament finali kien iddewwem b’mod sistematiku. Skont il-kwerelant, id-dokumentazzjoni rilevanti kienet ġiet sottomessa lill-Kummissjoni fit-28 ta' Awwissu 2003. Il-Kummissjoni kienet imbagħad talbet għal aktar informazzjoni fil-25 ta’ Novembru 2003 li kienet ġiet ipprovduta f’Diċembru 2003. Is-somma rilevanti (EUR 140 000) kienet għadha ma tħallsitx.

L-ilmentatur indika li l-imġiba tal-Kummissjoni kienet ikkawżat ħsara serja kemm lilha nnifisha kif ukoll lil sebgħa mill-assoċjazzjonijiet nazzjonali tagħha li kienu sħab fil-proġett rilevanti.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman ippreżentat fi Frar 2004, il-kwerelant għalhekk għamel fis-sustanza l-allegazzjonijiet li ġejjin:

1. Kien inġust ħafna għall-Kummissjoni li tbiddel il-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-ispejjeż u tintroduċi standards ġodda tal-kontabbiltà fi stadju tard tal-proġett;
2. Kien hemm dewmien inaċċettabbli fir-rigward tal-pagament interim; u
3. Il-Kummissjoni sistematikament ittardjat il-pagament finali dovut skont il-kuntratt.

L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tħallas immedjatament l-ammont finali dovut skont il-kuntratt.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Introduzzjoni

Permezz tad-Deċiżjoni tagħha tat-28 ta’ Lulju 1999, il-Kummissjoni kienet tat appoġġ finanzjarju għall-proġett LIFE 99/ENV/E/308 relatat mal-“Koordinazzjoni tal-attivitajiet u t-trasferiment tat-teknoloġija biex jitnaqqsu l-erożjoni tal-ħamrija, il-kontaminazzjoni tal-ilma u l-emissjonijiet tas-CO2 minn art agrikola fl-Ewropa”, immexxi mill-ilmentatur fi sħubija ma’ assoċjazzjonijiet Ewropej oħra fid-Danimarka, Franza, il-Ġermanja, l-Italja, il-Portugall, Spanja u r-Renju Unit. Id-Deċiżjoni u l-Klawsola Addizzjonali approvati fis-16 ta' Mejju 2002 kienu ffissaw il-kontribuzzjoni massima tal-Komunità għal EUR 1 394 448 (2), li tikkorrispondi għal 50 % tal-baġit totali.

Is-sieħeb Spanjol tal-ilmentatur, Asociación Española de Agricultura de Conservación, Suelos Vivos, kien qed jaġixxi bħala mexxej/koordinatur tal-proġett. Din l-assoċjazzjoni kienet ibbenefikat minn għotja LIFE oħra (il-proġett LIFE 96 ENV/E/338) li ssemmiet fl-ilment. Il-perjodu ta’ eżekuzzjoni taż-żewġ proġetti kien kkoinċida b’madwar erba’ xhur (mill-1 ta’ Diċembru 1999 sal-20 ta’ Marzu 2000).

Matul l-eżami tagħha tal-ġestjoni tal-Istrument Finanzjarju għall-Ambjent (LIFE), il-Qorti tal-Awdituri kienet ivverifikat il-kontijiet taż-żewġ proġetti f’Settembru 2001 u kienet qajmet tħassib dwar l-ilmentatur u s-sieħeb Spanjol tiegħu. Il-Qorti ta' l-Awdituri kienet ipprovdiet ir-rapport tagħha lill-Kummissjoni fid-19 ta' Marzu 2002.

Fir-rigward tal-allegata bidla fil-kriterji ta’ eliġibbiltà u fl-istandards kontabilistiċi

Id-Deċiżjoni li tippermetti l-għotja kienet stipulat b’mod ċar li kienu biss l-ispejjeż li fil-fatt iġġarrbu mill-benefiċjarju li tqiesu eliġibbli (l-Anness II, l-Artikolu 3.3). Matul iż-żjara f’Settembru 2002, il-Kummissjoni kienet skopriet li l-ilmentatur kellu l-intenzjoni li jitlob lill-proġett LIFE xi spejjeż imġarrba minn partijiet terzi, mhux previsti fil-proposta, kif ukoll stimi tal-ispejjeż li ma kienu jinvolvu l-ebda fluss ta’ flus mill-ilmentatur jew mill-imsieħba tiegħu. Il-Kummissjoni kienet wissiet minnufih lill-ilmentatur li tali prattika ma kinitx konformi mal-Artikolu 3 tal-Anness II tad-Deċiżjoni.

Kellu jiġi enfasizzat li din il-prattika ma kinitx ġiet skoperta mill-Kummissjoni qabel il-verifika fuq il-post. Barra minn hekk, la l-evidenza mill-ilmentatur u lanqas id-dokumentazzjoni fil-fajl ma nstabu li juru li l-Kummissjoni kienet approvat l-imsemmija kontribuzzjoni in natura bħala spiża eliġibbli. Fid-dawl ta’ dan, ma setax jintwera li kien sar xi suġġeriment li l-Kummissjoni taċċetta kontribuzzjoni in natura bħala spiża eliġibbli fi stadju aktar tard.

Għalhekk, il-Kummissjoni kienet applikat b’mod konsistenti l-istess kriterji ta’ eliġibbiltà stabbiliti fid-dispożizzjonijiet amministrattivi standard li kienu magħrufa u miftiehma mill-ilmentatur fil-bidu tal-proġett.

Ir-rapport tal-Qorti tal-Awdituri kien enfasizza r-riskju għoli ta' finanzjament doppju b'diversi proġetti li kienu jeżistu fin-nuqqas ta' sistema kontabilistika speċifika. Il-Qorti kienet issuspettat li l-ilmentatur kien għamel dikjarazzjoni tal-ispejjeż irregolari sabiex jikseb l-ammont massimu tal-kontribuzzjoni.

L-objettiv ewlieni taż-żjara tal-Kummissjoni f'Settembru 2002 kien li jiġi żgurat li l-kwerelant kellu sistema ta' kontabilità adegwata, immirata biex iżżomm kont ta' kull spiża individwali ddebitata lill-proġett sabiex tneħħi kwalunkwe dubju li kien fadal qabel ma sar kwalunkwe pagament ulterjuri. Iż-żjara kienet ikkonfermat is-sejbiet tal-Qorti tal-Awdituri u wasslet għall-konklużjoni li s-sistema kontabilistika tal-ilmentatur ma kinitx adegwata. Sussegwentement, l-ilmentatur kien qabel li jikkonforma mal-istandards kontabilistiċi meħtieġa.

Għalhekk, il-Kummissjoni ma kinitx introduċiet standards ġodda tal-kontabbiltà iżda sempliċiment talbet li l-ilmentatur jikkonforma mal-istandards tal-kontabbiltà meħtieġa biex jiġu ssodisfati r-rekwiżiti tad-dispożizzjonijiet amministrattivi standard.

Fir-rigward tal-allegat dewmien dwar il-ħlas interim

L-ilmentatur kien talab il-ħlas interim fis-7 ta’ Diċembru 2001. Diversi kwistjonijiet kumplessi kienu ġew identifikati mill-Kummissjoni (3), u r-rapport tal-Qorti tal-Awdituri tad-19 ta' Marzu 2002 kien qajjem ukoll diversi problemi (4). Fuq din il-bażi, il-Kummissjoni kienet imblukkat il-pagament interim permezz ta’ ittra tat-3 ta’ Ġunju 2002.

It-tweġiba ta' l-ilmentatur tas-26 ta' Ġunju 2002 ma kinitx ippermettiet lill-Kummissjoni tirrilaxxa l-pagament. Għalhekk, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur bl-intenzjoni tagħha li żżur il-proġett. Din iż-żjara kienet saret fit-30 ta' Settembru 2002, u s-sejbiet tagħha kienu ġew ikkomunikati lill-kwerelant permezz ta' ittra ta' l-10 ta' Ottubru 2002. L-ilmentatur kien intalab jistabbilixxi sistema kontabilistika ġdida qabel ma seta’ jiġi rilaxxat il-pagament.

Permezz ta' ittra tas-17 ta' Ottubru 2002, il-kwerelant kien bagħat impenn sod biex itejjeb is-sistema ta' kontabilità tiegħu. Il-pagament interim kien sussegwentement ġie rilaxxat. Madankollu, l-ilmentatur kien ġie mwissi permezz ta’ ittra tal-11 ta’ Novembru 2002 li d-dikjarazzjoni interim tan-nefqa ma setgħetx tiġi approvata b’mod definittiv qabel ma jinħareġ il-pagament finali.

Il-Kummissjoni ddispjaċiha għall-fatt li l-ilmentatur ma kienx ġie infurmat kif xieraq fuq perjodu ta’ ħames xhur u nofs, mid-data tat-talba tiegħu f’Diċembru 2001 sad-data tal-ittra li tissospendi l-ħlas. Madankollu, ma kienx probabbli li l-ilmentatur ma kienx konxju mit-tħassib imqajjem mill-Qorti tal-Awdituri.

Is-servizzi tal-Kummissjoni kienu aġixxew bil-prudenza li kienet meħtieġa qabel ir-rilaxx tal-pagament. Id-dewmien fil-pagamenti ma kienx anormali meta wieħed iqis il-kumplessità tal-fajl, l-intervent tal-Qorti tal-Awdituri u l-ġestjoni finanzjarja inadegwata tal-benefiċjarju.

Fir-rigward tal-allegat dewmien dwar il-ħlas finali

It-talba ta' min għamel l-ilment għall-ħlas finali kienet waslet fl-4 ta' Settembru 2003. Fi tmiem il-proċess ta' evalwazzjoni tal-Kummissjoni, ittra li tissospendi l-ħlas kienet intbagħtet lill-kwerelant fil-25 ta' Novembru 2003. Din l-ittra kienet semmiet diversi nuqqasijiet u talbet informazzjoni addizzjonali.

Fit-22 ta’ Diċembru 2003, il-kwerelant kien bagħat talba ġdida għall-ħlas, inklużi tweġibiet għal uħud mill-mistoqsijiet imqajma mill-Kummissjoni. Madankollu, l-ilmentatur kien għadu ma bagħatx informazzjoni importanti oħra (rigward il-pjan ta’ finanzjament b’identifikazzjoni tal-kofundaturi u dettalji ta’ spjegazzjoni dwar id-dħul, is-sussidji u sorsi oħra ta’ introjtu, l-ispjegazzjoni tal-bidliet introdotti bejn il-pagament interim u t-talba għall-pagament finali, u r-riklassifikazzjoni ta’ ċerti spejjeż) u kien għadu ma kkoreġax jew ma indirizzax kwistjonijiet oħra li kienu tqajmu mill-Kummissjoni.

Fl-ittra tiegħu tat-22 ta' Diċembru 2003, il-kwerelant kien ħabbar li xi dokumenti importanti kienu se jiġu trasmessi dalwaqt. Fit-2 ta' Marzu 2004, il-Kummissjoni kitbet lill-kwerelant biex tfakkaru dwar id-dokumenti neqsin u tinfurmah dwar il-problemi pendenti.

Skont l-Artikolu 3.3 tal-Anness II tad-Deċiżjoni, il-bilanċ tal-għotja seta’ jitħallas biss wara li l-Kummissjoni kienet irċeviet u aċċettat ir-rapport finali akkumpanjat mid-dikjarazzjoni finali tan-nefqa.

It-talba għall-pagament interim kienet ġiet aċċettata bil-kundizzjoni stretta li kwalunkwe kwistjoni finanzjarja mqajma f’dan l-istadju tiġi solvuta b’mod definittiv fir-rapport finali/fid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż. Peress li dan ma kienx il-każ b’mod ċar, minħabba li diversi kwistjonijiet baqgħu mhux ċari, il-Kummissjoni kienet għadha mhix f’pożizzjoni li tipproċedi bit-talba għal pagament finali.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u għamel il-kummenti ulterjuri li ġejjin:

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni kienet injorat dokumenti ewlenin li wrew li l-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-ispejjeż u l-istandards kontabilistiċi kienu nbidlu b’mod inġust u ġew applikati b’mod retroattiv.

Id-dokumenti ppreżentati mill-ilmentatur lill-Kummissjoni fil-kuntest tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338 (5) urew li l-kontribuzzjonijiet in natura kienu ġew inklużi u aċċettati f'dan il-proġett. Dawn il-kontribuzzjonijiet in natura kienu ġew issuġġeriti u approvati b’mod espliċitu mill-unità LIFE tal-Kummissjoni. Dawn kienu ġew ikkunsidrati bħala “spejjeż li fil-fatt iġġarrbu” skont it-tifsira tal-Artikolu 3 tal-Anness II tad-Deċiżjoni.

Kontribuzzjonijiet in natura simili kienu ġew issuġġeriti b’mod miftuħ lill-ilmentatur mill-uffiċjal tal-Kummissjoni inkarigat u l-assistent estern (is-Sur J.P.) matul kważi tliet snin tal-proġett preżenti, saż-żjara li kienet saret fit-30 ta’ Settembru/1 ta’ Ottubru 2002. Għandu jiġi nnotat li x-xahar ta’ Ottubru 2002 kien l-34 minn 36 xahar, peress li l-proġett kien inizjalment skedat li jdum mill-1 ta’ Diċembru 1999 sal-1 ta’ Diċembru 2002. L-allegazzjoni tal-Kummissjoni li qabel ma kinitx sabet li l-ilmentatur kien inkluda tali kontribuzzjonijiet in natura fil-proġett kienet kompletament falza. Saru diversi laqgħat għal reviżjoni teknika u finanzjarja fil-bini tal-ilmentatur f'Cordoba. F’laqgħa tat-28 ta’ Novembru 2001, pereżempju, li għaliha attendew is-Sur J.B. u l-assistent estern, id-dokumenti relatati mal-kontribuzzjonijiet in natura mis-sieħeb Portugiż fil-proġett kienu ġew riveduti u aċċettati bis-sħiħ. Għandu jiġi enfasizzat li dak iż-żmien, u għal kważi tliet snin, is-Sur J.B. kien is-superviżur ewlieni u uniku tal-proġett. Fi tmiem iż-żmien tiegħu fl-unità LIFE, is-Sur J.B. kien (fl-okkażjoni taż-żjara tat-30 ta’ Settembru/1 ta’ Ottubru 2002) ammetta b’mod miftuħ li r-regoli kienu nbidlu. Uffiċjali oħra tal-unità LIFE (is-Sur I.M. u s-Sur J.-N.B.) kienu preżenti għal din il-laqgħa.

Ma kienx minnu li l-ilmentatur u s-sħab tiegħu ma kellhomx sistema kontabilistika xierqa. Is-sistemi ta' kontabilità kienu disponibbli għall-uffiċjali mill-unità LIFE tal-Kummissjoni u għall-assistent estern fl-okkażjoni taż-żjarat kollha qabel Ottubru 2002, u qatt ma kien sar xi suġġeriment għal xi tibdil.

L-Artikolu 3.4 tal-Anness II tad-Deċiżjoni ppreveda li l-pagamenti kellhom isiru fi żmien 60 jum u li setgħu jiġu posposti biss wara li jkun ingħata avviż minn qabel lill-benefiċjarju. Dan ma kienx il-każ f’din il-kawża.

Il-Kummissjoni kienet talbet għal aktar informazzjoni fit-3 ta' Ġunju 2004, kważi xahar wara laqgħa mal-kwerelant. Din l-informazzjoni ntbagħtet fit-30 ta' Lulju 2004. Permezz ta’ ittra tat-30 ta’ Settembru 2004, il-Kummissjoni kienet ipproponiet verifika. Dan l-awditu ma kienx ġustifikat għalkollox.

Ir-rekwiżiti addizzjonali imposti mill-Kummissjoni kienu kkawżaw żieda tremenda fix-xogħol tekniku u amministrattiv u għalhekk fl-ispejjeż. Huma kienu kkawżaw ukoll ħsara morali għolja lill-ilmentatur u lis-sħab tiegħu u ressqu lil xi wħud minnhom qrib il-falliment. L-ammont minimu tat-telf ekonomiku kkawżat lill-ilmentatur mill-Kummissjoni kien stmat għal EUR 931 009,05. L-Ombudsman għandu jikkunsidra dan it-telf u jobbliga lill-Kummissjoni tħallashom.

Aktar inkjesti

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti.

Talba għal aktar informazzjoni

Fit-13 ta' Settembru 2004, l-Ombudsman għalhekk talab lill-Kummissjoni (1) biex tikkummenta dwar l-argument tal-kwerelant li l-kriterji ta' eliġibbiltà u l-istandards ta' kontabilità li għalihom il-Kummissjoni għamlet eċċezzjoni f'dan il-każ (relatati mal-proġett LIFE 99/ENV/E/308) kienu ġew aċċettati minnu fil-kuntest tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338 u għalhekk għandhom ikunu aċċettabbli wkoll f'dan il-każ, (2) biex tikkummenta dwar l-informazzjoni preċiża li l-kwerelant kien issottometta biex jipprova l-argument tiegħu li l-Kummissjoni kienet taf bil-fatt li l-proġett kien jinkludi kontribuzzjonijiet in natura jew saħansitra ħeġġet lill-kwerelant biex juża tali kontribuzzjonijiet in natura u (3) biex tinformah jekk l-uffiċjali li kienu ssemmew mill-kwerelant kinux għadhom qed jaħdmu għall-Kummissjoni jew għal istituzzjoni oħra tal-UE u jekk is-Sur J.P. kienx qed jaħdem għall-Kummissjoni jew għal istituzzjoni oħra tal-UE.

L-ewwel talba għal opinjoni supplimentari

Fl-istess ittra tat-13 ta' Settembru 2004, l-Ombudsman talab ukoll lill-Kummissjoni biex tipprovdi opinjoni dwar it-talba għad-danni li l-kwerelant kien issottometta fl-osservazzjonijiet tiegħu.

It-tweġiba tal-Kummissjoni

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Fir-rigward tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338, il-Kummissjoni ma setgħetx teskludi li spejjeż ineliġibbli, bħal kontribuzzjonijiet in natura, kienu ġew rimborżati peress li dan il-proġett ma kienx ġie awditjat mis-servizzi tal-Kummissjoni peress li l-proġett LIFE 99/ENV/308 kien sar. Madankollu, l-evalwazzjoni tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż imġarrba kienet ibbażata fuq id-dokumenti sottomessi mill-benefiċjarju. Id-dikjarazzjoni tan-nefqa li kienet ġiet sottomessa fit-12 ta’ Awwissu 1998 fir-rigward tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338 kienet indikat għall-kostijiet kollha d-data u n-numru tal-fattura, u d-deskrizzjoni tal-kostijiet imġarrba kienet tali li ma setgħux jiġu identifikati bħala kontribuzzjonijiet in natura. Barra minn hekk, il-benefiċjarju kien iċċertifika li l-ispejjeż kollha kienu ġġarrbu u tħallsu minnu ("Certificamos que los costes incluidos en el presente 'estado de costes' correspondingen a gastos reales (...)"). Għalhekk, abbażi tal-elementi fil-pussess tagħha f’dak iż-żmien u in bona fide, il-Kummissjoni kellha tassumi li dawn l-ispejjeż kienu reali. Madankollu kien evidenti li kontribuzzjonijiet in natura li ma jinvolvu l-ebda fluss ta’ flus ma setgħux possibbilment jitqiesu bħala kostijiet effettivament involuti.

Fir-rigward tal-proġett LIFE 99/ENV/308, kien biss fl-okkażjoni taż-żjara fit-30 ta’ Settembru u fl-1 ta’ Ottubru 2002 li l-Kummissjoni kienet skopriet li l-benefiċjarju kellu l-intenzjoni li jitlob lill-proġett LIFE xi spejjeż imġarrba minn partijiet terzi kif ukoll xi stimi tal-ispejjeż li ma kienu jinvolvu l-ebda fluss ta’ flus mill-benefiċjarju jew mill-imsieħba tiegħu. Il-Kummissjoni kienet immedjatament wissiet lill-benefiċjarju, kemm bil-fomm matul iż-żjara kif ukoll permezz ta’ ittra tal-10 ta’ Ottubru 2002, li tali prattika ma kinitx aċċettabbli. Fl-ittra tiegħu tas-17 ta' Ottubru 2002, il-kwerelant kien irrikonoxxa dan. Madankollu, fl-aħħar dikjarazzjoni tan-nefqa tiegħu, l-ilmentatur xorta waħda kien issottometta spejjeż ineliġibbli.

Ma kien hemm l-ebda evidenza li tissostanzja l-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet approvat il-kontribuzzjonijiet in natura ddikjarati bħala kostijiet eliġibbli. Barra minn hekk, it-tliet uffiċjali involuti kollha kkonfermaw li qatt ma kienu ssuġġerew li l-Kummissjoni taċċetta kontribuzzjoni in natura bħala spiża eliġibbli fi stadju aktar tard.

Fir-rigward tat-talba għad-danni, il-Kummissjoni ħasset li l-ilmentatur ma kien intitolat għall-ebda dannu peress li r-regoli applikabbli skont id-Deċiżjoni kienu ġew implimentati bis-sħiħ mill-Kummissjoni.

Il-kummenti li l-Kummissjoni kienet irċeviet mill-Qorti tal-Awdituri kienu wkoll relatati mal-proġett LIFE 99/ENV/308. Dan l-awditu u d-dokumenti relatati kollha kienu għad-dispożizzjoni tal-Ombudsman fil-bini tal-Kummissjoni.

Kien għadu mhux possibbli li tiġi pproċessata t-talba għall-ħlas finali peress li l-Kummissjoni kienet għadha ma rċevietx, minkejja laqgħa mal-kwerelant li saret fl-10 ta’ Mejju 2004, tweġiba sħiħa u sodisfaċenti għat-talba tagħha għal informazzjoni addizzjonali. Ir-raba' ittra li titlob l-informazzjoni nieqsa li kien fadal kienet għalhekk intbagħtet lill-kwerelant fit-30 ta' Settembru 2004.

Instabu l-iżbalji kbar ta’ ġestjoni u l-inkonsistenzi li ġejjin fir-rappurtar finanzjarju dwar il-proġett LIFE 99/ENV/308:

- Għal xi spejjeż, ma kien hemm l-ebda tqabbil bejn it-tabelli tal-ispejjeż u r-rendikonti bankarji.

- Ir-rapport tal-awditjar ipprovdut mill-ilmentatur kopra biss parzjalment l-ispejjeż tal-proġett u ma kienx jinkludi dikjarazzjoni ta’ indipendenza.

- Kien hemm diskrepanzi importanti bejn il-formoli finanzjarji inizjali u d-dikjarazzjoni finanzjarja riveduta.

- Għal xi sħab Taljani, l-ilmentatur kien qies li kien diffiċli ħafna li jiġu pprovduti dettalji tal-kontabbiltà u minflok stieden lill-Kummissjoni biex “żżur il-bini tagħhom” jekk tkun meħtieġa evidenza.

- L-ilmentatur kien inkluda f’diversi forom finanzjarji “varios” (“varji”), mingħajr aktar dettalji dwar l-ispejjeż.

- L-ispejjeż ġew iddebitati għal ħames organizzazzjonijiet li ma kinux inklużi fis-sħubija fid-Deċiżjoni.

Sabiex issolvi din is-sitwazzjoni, il-Kummissjoni se tivverifika l-proġett LIFE 99/ENV/308 fl-aħħar ta' Novembru 2004.

Il-Kummissjoni pprovdiet ukoll informazzjoni dwar jekk il-persuni msemmija mill-Ombudsman kinux għadhom qed jaħdmu għaliha jew għal istituzzjonijiet Komunitarji oħra.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u għamel il-kummenti ulterjuri li ġejjin:

Fir-rigward tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338, il-ġustifikazzjonijiet kollha għall-ispejjeż kienu saru strettament kif issuġġerit mill-uffiċjali inkarigati fl-unità LIFE tal-Kummissjoni f'dak iż-żmien u kienu ġew awditjati minn kumpanija tal-awditjar f'kuntatt mill-qrib mal-istruzzjonijiet riċevuti mill-unità LIFE u f'konformità magħhom. Id-dokumenti rilevanti kollha kienu ntwerew u ġew sottomessi lill-unità LIFE. L-ispejjeż iddikjarati fir-rigward tal-kontribuzzjonijiet in natura kienu tabilħaqq spejjeż reali, għalkemm ma kien sar l-ebda pagament.

Is-Sur J.B. kien issuġġerixxa u approva kontribuzzjonijiet in natura. Is-Sur I.M. u s-Sur J.-N.B. kienu perfettament konxji tal-bidliet fir-rigward tal-kriterji ta’ eliġibbiltà u l-istandards tal-kontabbiltà li kienu ġew imposti fuq l-ilmentatur fi stadju tard ħafna tal-proġett. Is-Sur J.P. ser ikun ukoll xhud eċċellenti.

Fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li t-tliet uffiċjali involuti kollha kkonfermaw li qatt ma kienu ssuġġerew li l-Kummissjoni taċċetta kontribuzzjoni in natura bħala spiża eliġibbli fi stadju aktar tard, għandha tingħata attenzjoni partikolari lill-kliem "fi stadju aktar tard". Għalhekk kien ċar li s-sitwazzjoni kienet differenti qabel.

L-ilmentatur ipprovda wkoll kummenti dwar l-allegati irregolaritajiet li l-Kummissjoni kienet irreferiet għalihom fl-aħħar ittra tagħha lill-Ombudsman. Hija ppreżentat kopja tal-ittra tagħha tat-8 ta' Ottubru 2004 li permezz tagħha hija kienet wieġbet għall-ittra tal-Kummissjoni tat-30 ta' Settembru 2004. Barra minn hekk, l-ilmentatur innota li l-verifika (li huwa qies li kienet kompletament mhux ġustifikata) kienet saret bejn id-29 ta’ Novembru u t-2 ta’ Diċembru 2004.

L-evalwazzjoni u l-approċċ tal-Ombudsman

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tat-tweġiba tal-Kummissjoni għat-talba tiegħu għal aktar informazzjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, l-Ombudsman qies li kienu meħtieġa aktar inkjesti.

Permezz ta’ ittra tal-1 ta’ Frar 2005, l-Ombudsman għalhekk informa lill-Kummissjoni li xtaq jieħu x-xhieda tas-Sur J.B., tas-Sur I.M. u tas-Sur J.-N.B. Fl-istess ittra, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni sabiex tinformah jekk kinitx diġà rċeviet il-konklużjonijiet tal-verifika li kienet twettqet u kif hija pproponiet li tkompli tipproċedi f’din il-kwistjoni. L-Ombudsman innota wkoll li fl-ittra tagħha tas-26 ta' Ottubru 2004, il-Kummissjoni kienet sostniet li d-dokumenti ppreżentati fil-kuntest tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338 kienu kollha rreferew għal "numru tal-fattura". Mal-ewwel daqqa t’għajn, madankollu, dan deher li kien il-każ biss fir-rigward tal-kera tal-uffiċċju (“alquiler oficinas”) iżda mhux fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal (“gastos de personal”) . Għalhekk, l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni tiċċara dan il-punt.

Ix-xhieda tat-tliet xhieda
J.B.

Meta ġie mistoqsi dwar l-affermazzjoni tal-ilmentatur li, fil-laqgħa tal-15 ta' Frar 2000, huwa kien qal lill-ilmentatur li seta' jipproċedi bil-proġett rilevanti fuq l-istess bażi bħal dak li kien intuża għall-proġett LIFE 96 ENV/E/338, is-Sur J.B. qal li ma jiftakarx li għamel tali rimarka. Ix-xhud saħaq li ma kienx korrett li jingħad li f'dawn il-laqgħat l-infiq li kien sar kien ippreżentat abbażi ta' dokumenti. Skont is-Sur J.B., l-ilmentatur ippreżenta ħarsa ġenerali globali tan-nefqa iżda qatt ma kellu l-okkażjoni li jikkunsidra l-evidenza, minħabba li dan ma kienx l-impjieg tiegħu. Fir-rigward tad-dokumenti li l-ilmentatur allega li għadda fil-laqgħa tal-20 ta’ Novembru 2001, is-Sur J.B. issottometta li ma setax jiftakar li rahom. Is-Sur J.B. ċaħad ukoll li “issuġġerixxa b’mod miftuħ” lill-ilmentatur li jista’ juża kontribuzzjonijiet in natura. Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-ilmentatur li huwa kien qal, fil-laqgħa tat-30 ta' Settembru u l-1 ta' Ottubru 2002, li l-kriterji jew ir-regoli kienu nbidlu, is-Sur J.B. sostna li seta' kien hemm interpretazzjoni ħażina. Ix-xhud qal li kien ipprova jispjega lill-ilmentatur li l-kontrolli kienu ġew imsaħħa u li l-ilmentatur kien ġie mwissi li se tintalab aktar dokumentazzjoni u li jistgħu jitwettqu aktar awditi. Skont is-Sur J.B., l-ilmentatur seta’ fehem “regoli” fejn “metodi” kienu maħsuba.

Is-Sur J.-N.B.

Meta ġie mistoqsi dwar ir-rimarka li s-Sur J.B. kien għamel, skont il-kwerelant, fl-okkażjoni tal-laqgħa tat-30 ta’ Settembru u l-1 ta’ Ottubru 2002 (skont liema r-regoli kienu nbidlu), is-Sur J.-N.B. qal li sa fejn kien jaf hu din ir-rimarka ma kinitx saret. Skont ix-xhud, is-Sur J.B. kien sempliċement ġibed l-attenzjoni tal-ilmentatur għar-regoli eżistenti. Ix-xhud iddikjara li qabel ma kienx jaf li l-ilmentatur kellu l-intenzjoni li jinkludi kontribuzzjonijiet in natura u li kien biss fl-okkażjoni tal-imsemmija laqgħa li l-Kummissjoni kienet sabet. Is-Sur J.-N.B. sostna li kien diffiċli ħafna li jiġu identifikati kontribuzzjonijiet in natura, b’mod partikolari fid-dawl tal-eluf ta’ dokumenti li l-proġett rilevanti kien involva. Fil-fehma tiegħu, il-kwistjoni kienet sempliċement jekk il-Kummissjoni għandhiex tkun obbligata tirrimborsa l-ispejjeż li ma kinux jeżistu. Ix-xhud żied jgħid li r-risposta għal din id-domanda dejjem kienet negattiva. Meta ntalab jikkummenta dwar id-dokumenti li l-ilmentatur iddikjara li kienu ġew ippreżentati lill-Kummissjoni fl-2001, ix-xhud iddikjara li ma kienx evidenti minnhom li l-partita rilevanti kienet kontribuzzjoni in natura u spjega l-kundizzjonijiet li kellhom jiġu ssodisfati sabiex tali spejjeż jitqiesu eliġibbli. Is-Sur J.-N.B. spjega li fir-rapport tagħha dwar il-proġett LIFE 96 ENV/E/338 ,, il-Qorti tal-Awdituri kienet tal-fehma li kienet meħtieġa wkoll awtorizzazzjoni tal-istituzzjoni kkonċernata (li tippermetti lill-persuna rilevanti taħdem fuq il-proġett). Huwa żied jgħid li minħabba n-natura ġenerali tagħha, din ir-rimarka kellha titqies ukoll għall-proġett LIFE 99/ENV/E/308. Ix-xhud saħaq li r-regoli ma nbidlux. Huwa żied jgħid, madankollu, li kien hemm żieda fl-għarfien ("une prise de conscience") min-naħa tal-Kummissjoni fir-rigward tal-kontroll tal-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarji.

Is-Sur I.M.

Fix-xhieda tiegħu, is-Sur I.M. qal li ma kellu l-ebda tifkira tal-konverżazzjoni bejn ir-rappreżentanti tal-ilmentatur u r-rappreżentanti tal-Kummissjoni fl-okkażjoni taż-żjara tat-30 ta’ Settembru u l-1 ta’ Ottubru 2002.

It-tweġiba tal-Kummissjoni għat-tieni talba għal aktar informazzjoni

Fit-tweġiba tagħha għat-tieni talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Il-konklużjonijiet tal-verifika fil-proġett preżenti fl-aħħar ippermettew lill-Kummissjoni tipproċessa l-pagament finali. Għandu jiġi mfakkar li minkejja indikazzjonijiet ċari mogħtija mill-Kummissjoni, ir-rapport finanzjarju finali li wasal fl-4 ta' Settembru 2003 ma kienx issodisfa l-istandards tal-Kummissjoni u r-regoli fis-seħħ għalhekk ma kinux ippermettew il-ħlas f'ċirkostanzi bħal dawn. Wara diversi tentattivi bla frott mill-Kummissjoni biex tikseb l-informazzjoni kollha li kienet meħtieġa, kellha titwettaq verifika fuq il-post. B’riżultat ta’ dan, il-pagament finali kien ġie kkalkulat, iżda ftit spejjeż (ammont totali ta’ EUR 89 757,53) kienu għadhom tqiesu inaċċettabbli. Il-pagament finali kien ġie vvalidat fit-30 ta' Diċembru 2004, u ittra bid-dettalji tal-kalkolu tal-pagament finali kienet intbagħtet lill-kwerelant fit-28 ta' Jannar 2005 (6).

Fit-tweġiba tagħha għall-ewwel talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni kienet tabilħaqq semmiet li d-dikjarazzjoni tan-nefqa għall-proġett LIFE 96/ENV/338 indikat numru tal-fattura għall-ispejjeż kollha mġarrba, li kien żball. In-natura speċifika tal-ispejjeż tal-persunal spiss ma kinitx tinvolvi l-fatturazzjoni bħala tali, u filwaqt li kien eżatt li għall-proġett LIFE 96/ENV/338 l-ispejjeż tal-persunal ma kinux irreferew għal “numru tal-fattura”, dawn l-ispejjeż kienu madankollu ġew identifikati b’mod ċar f’forom finanzjarji u ċċertifikati flimkien mal-ispejjeż l-oħra kollha kif imġarrba u mħallsa mill-benefiċjarju. Għalhekk, abbażi tal-elementi fil-pussess tagħha f’dak iż-żmien u in bona fide, il-Kummissjoni ma setgħetx ħlief tassumi li dawn l-ispejjeż kienu reali.

Bejn il-wasla tat-talba għall-ħlas intermedju u l-ewwel ittra li titlob informazzjoni addizzjonali, kien hemm skadenza ta' 5 xhur ½. Meta jitqies li l-Kummissjoni għandha 60 jum biex tirreaġixxi għal talba mill-benefiċjarju, il-Kummissjoni tista' tinżamm responsabbli għal dewmien ta' 3 xhur ta' ½. Il-bqija taż-żmien imsemmi mill-ilmentatur kien fil-biċċa l-kbira imputabbli għall-ħtieġa li tinkiseb aktar informazzjoni mill-ilmentatur u li tiġi eżaminata din l-informazzjoni. L-imgħax fuq is-self bankarju li l-benefiċjarju kellu jieħu kien inkluż fil-pagament finali (imgħax għall-perjodu kollu bejn it-talba għal pagament interim u l-pagament attwali u mhux biss għad-dewmien ta' 3 ½ xhur li għalih il-Kummissjoni setgħet terfa' xi responsabbiltà).

Il-Kummissjoni għamlet ukoll għadd ta’ kummenti addizzjonali.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Kopji tat-tweġiba tal-Kummissjoni għat-tieni talba għal aktar informazzjoni u tat-traskrizzjonijiet tas-smigħ tat-tliet xhieda ntbagħtu lill-ilmentatur. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel il-kummenti li ġejjin:

Il-Kummissjoni u l-uffiċjali tagħha kienu qed jippruvaw jaħbu s-sitwazzjoni reali fir-rigward tas-superviżjoni tal-proġetti LIFE mill-1997 sas-sajf tal-2002.

Il-Proġett 99/ENV/308 kien teknikament ingħalaq sal-31 ta’ Mejju 2003 u l-ispejjeż kienu ġew iġġustifikati bis-sħiħ sal-31 ta’ Awwissu 2003. Il-verifika sussegwenti u t-talbiet għal aktar dokumenti ma kinux meħtieġa. L-awditu li twettaq kien biss skuża biex jintemm il-proġett, taħt il-pressjoni tal-kuntatti tal-ilmentatur mal-Ombudsman. Fil-fatt, 90 % tal-pagament finali mitlub kien tħallas. Id-dewmien kbir fir-rigward tal-pagament finali (madwar 15-il xahar) għalhekk ukoll ma kienx ġustifikat.

Is-Sur J.B. u s-Sur J.P. kienu pprovdew gwida amministrattiva għall-ġustifikazzjoni tal-ispejjeż. Dawn iż-żewġ persuni u l-awditur tal-ilmentatur issorveljaw il-ġustifikazzjoni tal-ispejjeż intermedji u finali. Ovvjament, it-tlieta li huma kienu jafu u approvaw il-kontribuzzjonijiet in natura.

Id-dewmien fir-rigward tal-ħlas intermedju kien ta’ kważi sena, mill-aħħar ta’ Novembru 2001 sa nofs Novembru 2002.

Id-dikjarazzjonijiet tax-xhieda kienu żbaljati, konfużi jew urew memorja ħażina. Mid-dikjarazzjoni tas-Sur J.-N.B. kien ċar li l-interpretazzjoni tar-regoli kienet inbidlet.

Għandu jittieħed inkunsiderazzjoni r-Rapport Speċjali Nru 11/2003 tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-Istrument Finanzjarju għall-Ambjent (LIFE), flimkien mar-risposti tal-Kummissjoni (ĠU 2003, C 292, p. 1):

- Paġna 17, punt 60: "(...) id-dispożizzjonijiet amministrattivi għal LIFE II ma jimponux obbligu fuq il-benefiċjarju li jżomm kontijiet separati għall-proġett." Għalhekk, il-Kummissjoni kienet ġiegħlet lill-ilmentatur jagħmel xi ħaġa li ma kinitx legalment meħtieġa.

- Paġna 18, punt 69: “Minħabba l-proċeduri differenti segwiti mit-tliet unitajiet li ġestew it-tliet fergħat ta’ LIFE, l-[Uffiċċji ta’ Assistenza Teknika] ma applikawx metodi ta’ ħidma uniformi.” Għalhekk kien ovvju li l-Kummissjoni ma kellhiex regoli ċari.

- Paġna 20, punt 85: "Mill-2001, fil-kuntest tar-riorganizzazzjoni tad-dipartimenti tad-Direttorat Ġenerali, sar sforz kbir biex jiġu indirizzati n-nuqqasijiet fil-ġestjoni tal-programm LIFE (...)". Dan wera li r-regoli nbidlu.

- Paġna 20, l-aħħar paragrafu: “Id-Dispożizzjonijiet Amministrattivi Standard għandhom jagħtu definizzjoni aktar preċiża tal-ispejjeż eliġibbli sabiex jiġu evitati differenzi fl-interpretazzjoni.” Dan wera li sad-data tar-rakkomandazzjoni, id-Dispożizzjonijiet Amministrattivi Standard jistgħu jiġu interpretati b’modi differenti.

L-ilmentatur għalhekk tenna t-talba tiegħu għal kumpens.

Id-Deċiżjoni

1 Allegatament bidla inġusta fil-kriterji ta' eliġibbiltà u fl-istandards kontabilistiċi

1.1 Permezz tad-Deċiżjoni tagħha tat-28 ta' Lulju 1999, il-Kummissjoni tat appoġġ finanzjarju għall-proġett LIFE 99/ENV/E/308 relatat mal-"Koordinazzjoni tal-attivitajiet u t-trasferiment tat-teknoloġija biex jitnaqqsu l-erożjoni tal-ħamrija, il-kontaminazzjoni tal-ilma u l-emissjonijiet tas-CO2 mill-art agrikola fl-Ewropa", immexxi mill-ilmentatur (assoċjazzjoni) fi sħubija ma' assoċjazzjonijiet Ewropej oħra fid-Danimarka, Franza, il-Ġermanja, l-Italja, il-Portugall, Spanja u r-Renju Unit. Il-kontribuzzjoni massima tal-Komunità ġiet stabbilita għal EUR 1 394 448, li tikkorrispondi għal 50 % tal-baġit totali. Skont l-ilmentatur, ħafna mix-xogħol u l-attivitajiet involuti fil-proġett twettqu mill-membri tal-bord tiegħu, mill-persunal ta’ diversi universitajiet, minn istituti ta’ riċerka u minn sħab oħra. Kontribuzzjonijiet in natura oħra kienu jikkonsistu fl-użu ta’ faċilitajiet (uffiċċji, laboratorji) u/jew persunal segretarjali ta’ organizzazzjonijiet sħab.

Skont l-ilmentatur, tali kontribuzzjonijiet kienu ġew aċċettati fil-kuntest tal-proġett LIFE preċedenti li kien wettaq (il-proġett LIFE 96 ENV/E/338). L-ilmentatur issottometta wkoll li d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-28 ta’ Lulju 1999 li tawtorizza l-proġett preżenti ma kinitx speċifika dwar dak il-punt u li l-Kummissjoni kienet qablet, fl-ewwel laqgħa tal-parteċipanti fil-15 ta’ Frar 2000, li l-proġett preżenti seta’ jiġi ttrattat bl-istess mod bħal dak preċedenti.

Skont l-ilmentatur, kien biss fl-okkażjoni ta’ żjara minn diversi uffiċjali mill-unità LIFE tal-Kummissjoni fit-30 ta’ Settembru u fl-1 ta’ Ottubru 2002 li kienet ġiet infurmata bil-fomm li l-ispejjeż rilevanti ma kinux eliġibbli. Il-Kummissjoni kienet ikkonfermat l-opinjoni tagħha f’ittra datata l-10 ta’ Ottubru 2002.

L-ilmentatur issottometta wkoll li l-Kummissjoni kienet introduċiet standards kontabilistiċi ġodda fi stadju tard tal-proġett. Skont l-ilmentatur, in-nefqa kollha kienet iġġustifikata u d-dokumenti u l-kontijiet rilevanti kienu ġew riveduti mill-awdituri. Madankollu, il-Kummissjoni kienet talbet aktar dettalji dwar din in-nefqa.

L-ilmentatur allega li kien inġust ħafna li jinbidlu l-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-ispejjeż u li jiġu introdotti standards kontabilistiċi ġodda fi stadju tard tal-proġett, kważi tliet snin wara l-bidu tiegħu.

1.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni indikat li d-Deċiżjoni tagħha li tippermetti l-għotja kienet stipulat b'mod ċar li l-ispejjeż effettivament imġarrba mill-benefiċjarju biss kienu kkunsidrati eliġibbli (Anness II, Artikolu 3.3). Skont il-Kummissjoni, hija kienet skopriet, fl-okkażjoni taż-żjara tagħha fit-30 ta’ Settembru/1 ta’ Ottubru 2002, li l-ilmentatur kellu l-intenzjoni li jitlob lill-proġett LIFE xi spejjeż imġarrba minn partijiet terzi, mhux previsti fil-proposta, kif ukoll stimi tal-ispejjeż li ma kienu jinvolvu l-ebda fluss ta’ flus mill-ilmentatur jew mill-imsieħba tiegħu. Il-Kummissjoni sostniet li hija kienet wissiet minnufih lill-ilmentatur li tali prattika ma kinitx konformi mal-Artikolu 3 tal-Anness II tad-Deċiżjoni. Skont il-Kummissjoni, din il-prattika ma kinitx ġiet skoperta mill-Kummissjoni qabel il-verifika fuq il-post. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li la l-evidenza mill-ilmentatur u lanqas id-dokumentazzjoni fil-fajl ma nstabu li juru li l-Kummissjoni kienet approvat l-imsemmija kontribuzzjonijiet in natura bħala kost eliġibbli. Fil-fehma tal-Kummissjoni, hija kienet applikat b'mod konsistenti l-istess kriterji ta' eliġibbiltà stabbiliti fid-dispożizzjonijiet amministrattivi standard li kienu magħrufa u maqbula mill-ilmentatur fil-bidu tal-proġett.

Il-Kummissjoni sostniet ukoll li ma kinitx introduċiet standards ġodda tal-kontabbiltà iżda sempliċiment talbet li l-ilmentatur għandu jikkonforma mal-istandards tal-kontabbiltà meħtieġa biex jiġu ssodisfati r-rekwiżiti tad-dispożizzjonijiet amministrattivi standard. Skont il-Kummissjoni, iż-żjara tagħha f’Settembru/Ottubru 2002 kienet wasslitha għall-konklużjoni li s-sistema kontabilistika tal-ilmentatur ma kinitx adegwata. Sussegwentement, l-ilmentatur kien qabel li jikkonforma mal-istandards kontabilistiċi meħtieġa.

1.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur enfasizza li d-dokumenti ppreżentati minnu lill-Kummissjoni fil-kuntest tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338 urew li l-kontribuzzjonijiet in natura kienu ġew inklużi u aċċettati f'dan il-proġett. Skont l-ilmentatur, dawn il-kontribuzzjonijiet in natura kienu ġew issuġġeriti u approvati b'mod espliċitu mill-unità LIFE tal-Kummissjoni u kienu tqiesu bħala "spejjeż effettivament imġarrba" skont it-tifsira tal-Artikolu 3 tal-Anness II tad-Deċiżjoni.

L-ilmentatur issottometta li kontribuzzjonijiet in natura simili kienu ġew issuġġeriti b’mod miftuħ lill-ilmentatur mill-uffiċjal tal-Kummissjoni inkarigat (is-Sur J.B.) u l-assistent estern (is-Sur J.P.) matul kważi tliet snin tal-proġett preżenti, sakemm saret iż-żjara li saret fit-30 ta’ Settembru/1 ta’ Ottubru 2002. Skont l-ilmentatur, l-allegazzjoni tal-Kummissjoni li qabel ma kinitx sabet li tali kontribuzzjonijiet in natura kienu inklużi fil-proġett kienet kompletament falza. L-ilmentatur issottometta li f’laqgħa fit-28 ta’ Novembru 2001, li għaliha attendew is-Sur J.B. u l-assistent estern, id-dokumenti relatati mal-kontribuzzjonijiet in natura mis-sieħeb tal-proġett Portugiż kienu ġew rieżaminati u aċċettati bis-sħiħ. L-ilmentatur argumenta wkoll li s-Sur J.B. kien, fl-okkażjoni taż-żjara tat-30 ta' Settembru/1 ta' Ottubru 2002, ammetta apertament li r-regoli kienu nbidlu. Skont l-ilmentatur, uffiċjali oħra tal-unità LIFE (is-Sur I.M. u s-Sur J.-N.B.) kienu preżenti għal din il-laqgħa.

L-ilmentatur kien tal-fehma wkoll li ma kienx minnu li huwa u s-sħab tiegħu ma kellhomx sistema kontabilistika xierqa. L-ilmentatur issottometta li s-sistemi kontabilistiċi kienu disponibbli għall-uffiċjali mill-unità LIFE tal-Kummissjoni u għall-assistent estern fl-okkażjoni taż-żjarat kollha qabel Ottubru 2002, u li qatt ma kien sar suġġeriment għal xi tibdil.

1.4 Fid-dawl ta' dawn l-argumenti, l-Ombudsman qies li kienu meħtieġa aktar inkjesti. Għalhekk huwa indirizza talba għal aktar informazzjoni lill-Kummissjoni, fejn talab lill-Kummissjoni inter alia biex tipprovdi informazzjoni fir-rigward tal-uffiċjali li kienu ttrattaw il-każ.

1.5 Fir-risposta tagħha, il-Kummissjoni aċċettat li ma setgħetx teskludi li spejjeż ineliġibbli, bħal kontribuzzjonijiet in natura, kienu ġew rimborżati fir-rigward tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338. Madankollu, hija enfasizzat li l-evalwazzjoni tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż imġarrba kienet ibbażata fuq id-dokumenti ppreżentati mill-benefiċjarju u li d-deskrizzjoni tal-ispejjeż imġarrba kienet tali li ma setgħux jiġu identifikati bħala kontribuzzjonijiet in natura. Skont il-Kummissjoni, hija kellha għalhekk tassumi, abbażi tal-elementi li kellha f’dak iż-żmien u in bona fide, li dawn l-ispejjeż kienu reali. Madankollu kien evidenti li kontribuzzjonijiet in natura li ma jinvolvu l-ebda fluss ta’ flus ma setgħux possibbilment jitqiesu bħala kostijiet effettivament involuti. Il-Kummissjoni tenniet l-affermazzjoni tagħha li fir-rigward tal-proġett LIFE 99/ENV/308, kien biss fl-okkażjoni taż-żjara fit-30 ta’ Settembru u fl-1 ta’ Ottubru 2002 li hija kienet skopriet li l-benefiċjarju kellu l-intenzjoni li jimponi fuq il-proġett LIFE xi spejjeż imġarrba minn partijiet terzi kif ukoll xi stimi tal-ispejjeż li ma kienu jinvolvu l-ebda fluss ta’ flus mill-benefiċjarju jew mis-sħab tiegħu.

Il-Kummissjoni sostniet li ma kien hemm l-ebda evidenza li tissostanzja l-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet approvat il-kontribuzzjonijiet in natura ddikjarati bħala kostijiet eliġibbli. Hija nnotat ukoll li t-tliet uffiċjali involuti kollha kkonfermaw li huma qatt ma kienu għamlu xi suġġeriment li l-Kummissjoni taċċetta kontribuzzjoni in natura bħala spiża eliġibbli fi stadju aktar tard.

1.6 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li l-ġustifikazzjonijiet kollha għall-ispejjeż kienu saru strettament kif issuġġerit mill-uffiċjali inkarigati fl-unità LIFE tal-Kummissjoni f'dak iż-żmien u li l-ispejjeż iddikjarati fir-rigward tal-kontribuzzjonijiet in natura kienu tabilħaqq spejjeż reali, għalkemm ma kien sar l-ebda pagament.

1.7 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman qies li kien meħtieġ li jieħu x-xhieda tat-tliet uffiċjali tal-Kummissjoni involuti. Ix-xhieda nstemgħu fl-4 u fil-5 ta’ April 2005.

1.8 Kopji tat-traskrizzjonijiet tad-dikjarazzjonijiet magħmula mix-xhieda ntbagħtu lill-ilmentatur. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li dawn id-dikjarazzjonijiet kienu żbaljati, konfużi jew urew li l-uffiċjali kkonċernati kellhom memorja ħażina. Skont l-ilmentatur, il-persunal tal-Kummissjoni kien jaf u approva l-kontribuzzjonijiet in natura. L-ilmentatur sostna wkoll li kien ċar mid-dikjarazzjoni tas-Sur J.-N.B. li l-interpretazzjoni tar-regoli kienet inbidlet.

L-ilmentatur innota li l-Proġett 99/ENV/308 kien teknikament ingħalaq sal-31 ta’ Mejju 2003 u li l-ispejjeż kienu ġew iġġustifikati bis-sħiħ sal-31 ta’ Awwissu 2003. Fil-fehma tal-ilmentatur, il-verifika sussegwenti u t-talbiet għal aktar dokumenti ma kinux meħtieġa. L-ilmentatur issottometta li l-verifika tal-proġett li kienet twettqet fi tmiem l-2004 kienet għadha kif kienet skuża biex jintemm il-proġett.

Min-naħa l-oħra, l-ilmentatur qies li kellu jiġi kkunsidrat ir-Rapport Speċjali Nru 11/2003 tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-Istrument Finanzjarju għall-Ambjent (LIFE), flimkien mar-risposti tal-Kummissjoni (ĠU 2003, C 292, p. 1).

1.9 L-Ombudsman tinnota li l-kundizzjonijiet applikabbli għall-finanzjament tal-UE f'dan il-każ stipulaw li l-ispejjeż effettivament imġarrba mill-benefiċjarju biss kienu kkunsidrati eliġibbli (Anness II, Artikolu 3.3). Fid-dawl ta' din id-dispożizzjoni, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-Kummissjoni kienet intitolata tqis li l-istimi tal-kostijiet li ma kienu jinvolvu l-ebda fluss ta' flus mill-ilmentatur jew mis-sħab tiegħu ma kinux jikkostitwixxu kostijiet eliġibbli.

1.10 L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur jargumenta li l-Kummissjoni adottat approċċ aktar laxk fir-rigward tal-kontribuzzjonijiet in natura fir-rigward ta' proġett preċedenti mwettaq mill-ilmentatur, il-proġett LIFE 96 ENV/E/338. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ammettiet li ma setgħetx teskludi l-possibbiltà li n-nefqa li ma tinvolvi l-ebda fluss ta’ flus kienet ġiet aċċettata bħala eliġibbli għall-finijiet ta’ dan il-proġett preċedenti. L-ilmentatur għalhekk jidher li jargumenta li kien intitolat li jistenna li l-Kummissjoni tadotta l-istess approċċ għall-proġett preżenti.

Madankollu, għandu jiġi nnotat li mill-ġurisprudenza tal-qrati Komunitarji jirriżulta li għandhom jiġu sodisfatti numru ta’ kundizzjonijiet sabiex applikant ikun jista’ jinvoka aspettattivi leġittimi (7). L-ewwel waħda minn dawn il-kundizzjonijiet hija li assigurazzjonijiet ċari, inkondizzjonati u konsistenti jridu jkunu ngħataw mill-amministrazzjoni. F’dan il-każ, l-ilmentatur argumenta li l-kontribuzzjonijiet in natura rilevanti kienu ġew issuġġeriti u approvati b’mod espliċitu mill-unità LIFE tal-Kummissjoni. Madankollu, id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Ombudsman ma turix li ngħataw assigurazzjonijiet bħal dawn. Għandu jiġi nnotat b'mod partikolari li d-dokumenti relatati mal-proġett preċedenti - LIFE proġett 96 ENV/E/338 - ma jidhrux li huma konklużivi f'dan ir-rigward. Il-fatt li l-Kummissjoni setgħet aċċettat elementi li ma jinvolvux fluss ta’ flus fil-kuntest ta’ dan il-proġett ma huwiex biżżejjed sabiex jiġi pprovat li l-Kummissjoni ssuġġeriet li jintuża l-istess approċċ fil-proġett ikkonċernat minn dan l-ilment.

1.11 Sabiex jipprova jiċċara l-kwistjoni, l-Ombudsman ħa x-xhieda tal-uffiċjali tal-Kummissjoni li kienu ssemmew mill-ilmentatur bħala responsabbli għall-każ tiegħu. L-Ombudsman jinnota li l-ebda wieħed mill-uffiċjali kkonċernati ma seta' jikkonferma li d-dikjarazzjonijiet allegati mill-ilmentatur kienu saru. Fir-rigward tad-dikjarazzjoni tas-Sur J.-N.B., huwa minnu li dan ix-xhud indika li kien hemm għarfien akbar ("une prise de conscience") min-naħa tal-Kummissjoni fir-rigward tal-kontroll tal-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarji. Madankollu, ta’ min jinnota li din ix-xhieda enfasizzat ukoll li r-regoli nfushom ma kinux inbidlu. Jekk din id-dikjarazzjoni (u d-dikjarazzjoni tas-Sur J.B.) tista’ tinftiehem bħala li timplika li l-Kummissjoni setgħet għamlet aħjar fir-rigward tal-kontroll tal-ispejjeż fil-passat, hija ma turix li l-Kummissjoni applikat regoli ġodda jew kienet tat assigurazzjonijiet lill-ilmentatur li huwa seta’ u għandu jipproċedi bħal fil-passat.

Jidher utli li jiżdied, madankollu, li s-setgħat ta' inkjesta tal-Ombudsman huma limitati, peress li l-Ombudsman jista' biss jieħu x-xhieda ta' uffiċjali tal-UE (iżda mhux ta' persuni oħra, bħas-Sur J.P., l-assistent estern). L-ilmentatur jibqa’ liberu li jindirizza lilu nnifsu lejn ġuriżdizzjoni kompetenti li tista’ tiddisponi minn setgħat ta’ inkjesta aktar estensivi.

1.12 L-Ombudsman iqis li fin-nuqqas ta' aspettattiva leġittima (li l-Kummissjoni tadotta l-istess approċċ għall-proġett preżenti kif kellha fir-rigward tal-proġett LIFE 96 ENV/E/338) ma jistax jiġi argumentat li l-imġiba tal-Kummissjoni kienet inġusta għall-aħħar. F'dan il-kuntest, għandu jiġi kkunsidrat il-fatt li l-każ preżenti jikkonċerna l-mod li bih jintużaw il-fondi pubbliċi li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni. Fil-fehma tal-Ombudsman, hija prattika amministrattiva tajba li jiġu applikati standards stretti meta jiġi aċċertat jekk dawn il-fondi ntefqux skont ir-regoli stabbiliti għal dan il-għan. L-Ombudsman iqis li l-fatt li l-Kummissjoni setgħet applikat standards inqas stretti fil-passat ma jagħmilx l-approċċ tagħha f'dan il-każ jidher li huwa inġust għall-aħħar kif allegat mill-ilmentatur.

1.13 Fir-rigward tal-kwistjoni tal-istandards tal-kontabilità, l-Ombudsman iqis li mid-dokumenti ppreżentati lilu jirriżulta li l-Kummissjoni kienet, f'diversi okkażjonijiet, talbet lil-lanjant jipprovdi aktar informazzjoni u informazzjoni aħjar u li, fl-aħħar mill-aħħar, hija kienet iddeċidiet li twettaq verifika tal-proġett rilevanti. L-Ombudsman jifhem li l-approċċ tal-Kummissjoni kkawża ħafna xogħol supplimentari lill-ilmentatur. Madankollu, huwa ma jistax jaċċetta l-argument tal-ilmentatur li dawn it-talbiet addizzjonali għal informazzjoni u kontrolli ma kinux meħtieġa u li l-informazzjoni kollha kienet diġà disponibbli fl-2003. Għandu jiġi nnutat li mill-ittra tal-Kummissjoni lill-kwerelant tat-28 ta' Jannar 2005 jirriżulta li l-ispejjeż li jammontaw għal kważi EUR 90 000 ġew iddikjarati ineliġibbli. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li ma ntweriex li l-kontrolli addizzjonali mwettqa mill-Kummissjoni kienu żejda.

1.14 Fuq il-bażi ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-ilmentatur ma setax jissostanzja l-ewwel allegazzjoni tiegħu.

2 Allegatament dewmien inaċċettabbli fir-rigward tal-pagament interim

2.1 L-ilmentatur allega li kien hemm dewmien inaċċettabbli fir-rigward tal-pagament interim (li jammonta għal 40 % tal-ammont totali tal-finanzjament tal-UE). Skont l-ilmentatur, id-dokumentazzjoni rilevanti kienet ġiet ippreżentata lill-Kummissjoni f’Diċembru 2001. Xorta waħda, skont l-ilmentatur, ingħataw assigurazzjonijiet orali ripetuti fuq it-telefon li l-pagament kien se jsir fi “ftit ġimgħat”. Madankollu, il-Kummissjoni kienet imbagħad talbet iktar informazzjoni fit-3 ta’ Ġunju 2002, li kienet intbagħtet fis-26 ta’ Ġunju 2002. Aktar informazzjoni ntalbet mill-Kummissjoni fl-10 ta’ Ottubru u ġiet ipprovduta fil-15 ta’ Ottubru 2002. Il-pagament interim kien finalment riċevut f’Novembru 2002.

2.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni nnutat li l-kwerelant kien talab il-ħlas interim fis-7 ta' Diċembru 2001. Il-Kummissjoni ddispjaċiha għall-fatt li l-kwerelant ma kienx ġie infurmat kif suppost fuq perjodu ta' ħames xhur u nofs, mid-data tat-talba tiegħu f'Diċembru 2001 sad-data ta' l-ittra tat-3 ta' Ġunju 2002 li tissospendi l-ħlas.

2.3 Fit-tweġiba tagħha għat-tieni talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni nnotat li bejn il-wasla tat-talba għall-pagament intermedju u l-ewwel ittra li titlob informazzjoni addizzjonali, kien hemm skadenza ta' 5 xhur ta' ½. Fid-dawl tal-fatt li kellha 60 jum biex tirreaġixxi għal talba mill-benefiċjarju, il-Kummissjoni qieset li setgħet tinżamm responsabbli għal dewmien ta' 3 xhur ta' ½. Il-Kummissjoni żiedet li l-imgħax fuq is-self bankarju li l-benefiċjarju kellu jieħu kien inkluż fil-pagament finali. Huwa enfasizza li l-imgħax kien ġie kkalkulat għall-perjodu kollu bejn it-talba għal pagament interim u l-pagament attwali, u mhux biss għad-dewmien ta' 3 xhur ta' ½ li għalih il-Kummissjoni setgħet terfa' xi responsabbiltà.

2.4 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar din it-tweġiba, il-kwerelant enfasizza li d-dewmien fir-rigward tal-ħlas intermedju kien ta' kważi sena, mill-aħħar ta' Novembru 2001 sa nofs Novembru 2002.

2.5 Hija prattika amministrattiva tajba li jsiru pagamenti li huma dovuti mill-aktar fis possibbli u mill-inqas fil-perjodi previsti għal dan il-għan fir-regoli rilevanti. L-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni taċċetta li kien hemm dewmien fir-rigward tat-trattament tagħha tat-talba għal pagament interim. Minħabba (1) li l-Kummissjoni tiddisponi minn perjodu ta' 60 jum biex tagħmel il-pagamenti u (2) li l-Kummissjoni tidher li aġixxiet bid-diliġenza dovuta wara l-ittra tagħha tat-3 ta' Ġunju 2002, l-Ombudsman iqis li d-dewmien jidher li huwa ta' 3 ½ xhur minflok kważi sena (kif sostna l-ilmentatur). Għandu jiġi nnotat, madankollu, li l-Kummissjoni fi kwalunkwe każ tidher li ħallset l-interessi minħabba d-dewmien lill-ilmentatur għall-perjodu sħiħ bejn it-talba għal ħlas interim u d-data li fiha sar il-ħlas.

2.6 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li m'hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti dwar dan l-aspett tal-ilment.

3 Allegatament dewmien sistematiku tal-pagament finali

3.1 L-ilmentatur allega li l-pagament finali kien iddewwem b'mod sistematiku. Skont il-kwerelant, id-dokumentazzjoni rilevanti kienet ġiet sottomessa lill-Kummissjoni fit-28 ta' Awwissu 2003.

3.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni spjegat li t-talba ta' min għamel l-ilment għall-ħlas finali kienet waslet fl-4 ta' Settembru 2003. Fi tmiem il-proċess ta' evalwazzjoni tal-Kummissjoni, ittra li tissospendi l-ħlas kienet intbagħtet lill-kwerelant fil-25 ta' Novembru 2003. Skont il-Kummissjoni, din l-ittra kienet semmiet diversi nuqqasijiet u talbet informazzjoni addizzjonali. Fit-22 ta’ Diċembru 2003, il-kwerelant kien bagħat talba ġdida għall-ħlas, inklużi tweġibiet għal uħud mill-mistoqsijiet imqajma mill-Kummissjoni. Madankollu, skont il-Kummissjoni, l-ilmentatur kien għadu ma ttrażmettiex informazzjoni importanti u kien għadu ma kkoreġax jew ma indirizzax kwistjonijiet oħra li kienu tqajmu mill-Kummissjoni. Fl-ittra tiegħu tat-22 ta' Diċembru 2003, il-kwerelant kien ħabbar li xi dokumenti importanti kienu se jiġu trasmessi dalwaqt. Fit-2 ta' Marzu 2004, il-Kummissjoni kitbet lill-kwerelant biex tfakkaru dwar id-dokumenti neqsin u tinfurmah dwar il-problemi pendenti.

Il-Kummissjoni sostniet li t-talba għall-pagament interim kienet ġiet aċċettata bil-kundizzjoni stretta li kwalunkwe kwistjoni finanzjarja mqajma f’dan l-istadju tiġi solvuta b’mod definittiv fir-rapport finali/fid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż. Skont il-Kummissjoni, huwa ċar li dan ma kienx il-każ, peress li diversi kwistjonijiet baqgħu mhux ċari. Għalhekk, il-Kummissjoni kienet għadha mhijiex f’pożizzjoni li tipproċedi bit-talba għal pagament finali.

3.3 Fit-tweġiba tagħha għall-ewwel talba għal informazzjoni ta' l-Ombudsman, il-Kummissjoni indikat li kien għadu mhux possibbli li tiġi pproċessata t-talba għal ħlas finali peress li l-Kummissjoni kienet għadha ma rċevietx, minkejja laqgħa ma' l-ilmentatur li saret fl-10 ta' Mejju 2004, tweġiba sħiħa u sodisfaċenti għat-talba tagħha għal informazzjoni addizzjonali. Ir-raba' ittra li titlob l-informazzjoni nieqsa li kien fadal kienet għalhekk intbagħtet lill-kwerelant fit-30 ta' Settembru 2004. Il-Kummissjoni elenkat l-irregolaritajiet li fil-fehma tagħha kien għad iridu jiġu indirizzati mill-ilmentatur.

3.4 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar din it-tweġiba, l-ilmentatur ipprovda kummenti dwar l-allegati irregolaritajiet li l-Kummissjoni kienet irreferiet għalihom fl-aħħar ittra tagħha lill-Ombudsman. Barra minn hekk, l-ilmentatur innota li l-verifika (li huwa qies li kienet kompletament mhux ġustifikata) kienet saret bejn id-29 ta’ Novembru u t-2 ta’ Diċembru 2004.

3.5 Fit-tweġiba tagħha għat-tieni talba għal informazzjoni tal-Ombudsman, il-Kummissjoni indikat li l-konklużjonijiet tal-verifika dwar dan il-proġett fl-aħħar ippermettewlha tipproċessa l-ħlas finali. Il-Kummissjoni enfasizzat li wara diversi tentattivi bla frott biex tinkiseb l-informazzjoni kollha li kienet meħtieġa, kellha titwettaq verifika fuq il-post. B’riżultat ta’ dan, il-pagament finali kien ġie kkalkulat, iżda ftit spejjeż (ammont totali ta’ EUR 89 757,53) kienu għadhom tqiesu inaċċettabbli. Skont il-Kummissjoni, il-pagament finali kien ġie vvalidat fit-30 ta’ Diċembru 2004, u ittra li tagħti dettalji dwar il-kalkolu tal-pagament finali kienet intbagħtet lill-ilmentatur fit-28 ta’ Jannar 2005.

3.6 L-Ombudsman jinnota li għadda perjodu konsiderevoli ta' żmien bejn id-data li fiha l-Kummissjoni rċeviet it-talba għall-ħlas finali (4 ta' Settembru 2003) u d-data meta sar dan il-ħlas (f'Diċembru 2004 jew f'Jannar 2005). Għalhekk jeħtieġ li jiġi eżaminat jekk hemmx evidenza li turi li tabilħaqq kien hemm dewmien sistematiku kif allegat mill-ilmentatur. Sabiex isir dan, jeħtieġ li jiġu kkunsidrati d-diversi passi li l-Kummissjoni ħadet matul din il-proċedura.

L-Ombudsman jinnota li ittra li twieġeb għat-talba ta' min għamel l-ilment (u li tissospendi l-ħlas) intbagħtet lil min għamel l-ilment fil-25 ta' Novembru 2003. Il-perjodu ta' żmien li l-Kummissjoni kellha bżonn biex tittratta t-talba għall-ħlas (ftit aktar minn 2 xhur ½) ma jidhirx li huwa eċċessiv bħala tali.

L-Ombudsman jinnota wkoll li l-Kummissjoni ssottomettiet li l-ittra tagħha tal-25 ta' Novembru 2003 kienet tirreferi għal ċerti nuqqasijiet u li l-kwerelant imbagħad ippreżenta talba ġdida għall-ħlas fit-22 ta' Diċembru 2003. Skont il-Kummissjoni, l-ittra tal-kwerelant tat-22 ta' Diċembru 2003 kienet ħabbret li xi dokumenti importanti kienu se jintbagħtu dalwaqt u li fit-2 ta' Marzu 2004, il-Kummissjoni kienet kitbet lill-kwerelant biex tfakkaru dwar id-dokumenti neqsin u tinfurmah dwar il-problemi pendenti. L-ilmentatur ma jidhirx li jikkontesta dan ir-rendikont tal-avvenimenti mill-Kummissjoni. Fl-10 ta' Mejju 2004, saret laqgħa bejn is-servizzi tal-Kummissjoni u l-Kummissjoni. Fit-3 ta' Ġunju 2004 (u għalhekk inqas minn xahar wara din il-laqgħa), il-Kummissjoni indirizzat talba għal aktar informazzjoni lill-kwerelant. Fil-fehma tal-Ombudsman, din is-sekwenza ta' avvenimenti ma turix li kien hemm dewmien sistematiku kif allegat mill-ilmentatur.

L-ilmentatur wieġeb għat-talba għal aktar informazzjoni fit-30 ta’ Lulju 2004. Fit-30 ta' Settembru 2004, il-Kummissjoni pproponiet verifika f'din il-kwistjoni. Meta wieħed iżomm f'moħħu l-fatt li t-tweġiba tal-ilmentatur waslet għand il-Kummissjoni fil-perjodu tal-vaganzi, l-Ombudsman iqis li ma kien hemm l-ebda dewmien eċċessiv fir-rigward tar-reazzjoni tal-Kummissjoni għaliha.

Il-verifika twettqet fl-aħħar ta' Novembru u fil-bidu ta' Diċembru 2004. Il-ħlas finali sar fl-aħħar ta’ Diċembru jew f’Jannar 2005.

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-kronoloġija tal-avvenimenti ma tissuġġerixxix li kien hemm dewmien sistematiku min-naħa tal-Kummissjoni fir-rigward tat-trattament tal-pagament finali.

3.7 L-Ombudsman jaċċetta li s-sempliċi fatt li l-Kummissjoni talbet aktar informazzjoni jew iddeċidiet li twettaq awditu ma jeskludix il-possibbiltà li kien hemm dewmien sistematiku kif iddikjarat mill-ilmentatur. Dan id-dewmien kien iseħħ kieku l-Kummissjoni kompliet l-investigazzjoni tagħha minkejja li kienet diġà neħħiet l-informazzjoni kollha li kellha bżonn. Għandu jiġi nnutat li l-kwerelant isostni li l-informazzjoni kollha meħtieġa kienet diġà disponibbli fl-2003. Madankollu, u kif indikat hawn fuq (ara l-punt 1.12), għandu jitqies il-fatt li, fid-deċiżjoni finali tiegħu dwar it-talba tal-ilmentatur għall-pagament finali, l-ispejjeż li jammontaw għal kważi EUR 90 000 ġew iddikjarati ineliġibbli. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li ma ntweriex li l-kontrolli addizzjonali mwettqa mill-Kummissjoni kienu żejda.

3.8 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li ma tista' tinstab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tat-tielet allegazzjoni tal-ilmentatur.

4 Talba għad-danni

4.1 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur sostna li r-rekwiżiti addizzjonali tal-kontabilità imposti mill-Kummissjoni kienu kkawżaw żieda enormi fix-xogħol tekniku u amministrattiv u b'hekk fl-ispejjeż. Skont l-ilmentatur, huma kienu kkawżaw ukoll ħsara morali għolja lilha nnifisha u lis-sħab tagħha u ġabu lil xi wħud minnhom qrib il-falliment. L-ilmentatur kien tal-fehma li l-ammont minimu tat-telf ekonomiku kkawżat lilu mill-Kummissjoni kien stmat għal EUR 931 009,05. Skont l-ilmentatur, l-Ombudsman għandu jikkunsidra dan it-telf u jobbliga lill-Kummissjoni tħallashom.

4.2 L-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni tipprovdi opinjoni supplimentari dwar din l-affermazzjoni ulterjuri. F’din l-opinjoni, il-Kummissjoni sostniet li l-ilmentatur ma kien intitolat għall-ebda dannu peress li r-regoli applikabbli skont id-Deċiżjoni kienu ġew implimentati bis-sħiħ mill-Kummissjoni.

4.3 Fid-dawl tal-konklużjonijiet tiegħu fir-rigward tal-allegazzjonijiet tal-ilmentatur, l-Ombudsman iqis li talba għad-danni tista' tkun ibbażata biss fuq id-dewmien tal-Kummissjoni fir-rigward tat-trattament tat-talba għall-ħlas interim. Madankollu, u kif innotat hawn fuq (ara l-punt 2.5), il-Kummissjoni diġà tidher li ħallset l-imgħax minħabba dan id-dewmien lill-ilmentatur. Għalhekk, il-Kummissjoni tidher li kkumpensat lill-ilmentatur għall-amministrazzjoni ħażina li kienet seħħet fir-rigward tat-trattament tat-talba għall-pagament interim.

4.4 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li m'hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti dwar dan l-aspett tal-ilment.

5 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea fir-rigward tal-ewwel u t-tielet allegazzjoni. Fir-rigward tat-tieni allegazzjoni u tat-talba, ma jidhirx li hemm lok li jsiru iktar inkjesti. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni Ewropea se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) L-ittra tal-kwerelant tas-26 ta' Ġunju 2002 (li kopja tagħha ġiet ipprovduta mill-Kummissjoni flimkien ma' l-opinjoni tagħha) tirreferi għal ittra mibgħuta mill-Kummissjoni fit-3 ta' Ġunju 2002 (li kopja tagħha ġiet ipprovduta wkoll mill-Kummissjoni). L-Ombudsman għalhekk jassumi li r-referenza tal-kwerelant għat-"28 ta' Mejju 2002" hija żbaljata.

(2) Il-kwerelant innifsu rrefera, f'ittra tas-26 ta' Ġunju 2002, għal kontribuzzjoni ta' EUR 1 394 107,68. Madankollu, din id-differenza żgħira tidher li hija irrilevanti għall-finijiet ta’ din l-investigazzjoni.

(3) Skont l-opinjoni tal-Kummissjoni, dawn l-irregolaritajiet kienu nstabu mill-Qorti tal-Awdituri. Madankollu, fit-tweġiba tagħha għall-ewwel talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni nnotat li l-opinjoni tagħha setgħet kienet qarrieqa f'dan ir-rigward u li kienet il-Kummissjoni nnifisha, imwissija mill-Qorti tal-Awdituri, li kienet identifikat l-irregolaritajiet.

(4) Dawn il-kwistjonijiet huma elenkati fl-opinjoni tal-Kummissjoni.

(5) L-ilmentatur issottometta kopji ta' dawn id-dokumenti lill-Ombudsman.

(6) Minn din l-ittra jirriżulta li l-ammont totali tal-kontribuzzjoni tal-UE kien ta’ EUR 1 366 436,84.

(7) Ara pereżempju s-sentenza tal-Qorti tal-Prim’Istanza tal-4 ta’ Mejju 2005 fil-Kawża T-398/03 Castets vs il-Kummissjoni (għadha ma ġietx irrapportata), il-paragrafu 34.