Strasburgu, 7 ta' Mejju 2004

Għażiża Sinjura P.,

Fl-20 ta' Ottubru 2003, inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew dwar l-esklużjoni tiegħek mill-kompetizzjoni ġenerali EPSO/A/2/03 organizzata mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal.

Fl-4 ta’ Novembru 2003, għaddejt l-ilment lid-Direttur tal-EPSO. L-EPSO bagħat l-opinjoni tiegħu fis-6 ta’ Frar 2004. Jien bgħattha lilek bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt. L-ebda osservazzjoni ma tidher li waslet mingħandek.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti kienu kif ġej:

L-ilmentatur huwa ċittadin Ċek u applika għall-kompetizzjoni ġenerali EPSO/A/2/03 (Amministraturi assistenti A8 taċ-ċittadinanza Ċeka, Qasam 1 "Amministrazzjoni pubblika Ewropea")(1). Hija użat il-faċilità ta’ reġistrazzjoni online li ġiet offruta. Il-Gwida għall-Applikanti indikat li huwa possibbli li n-network jiġi megħlub minn għadd kbir ta’ applikanti u li għalhekk tentattiv ta’ konnessjoni jista’ jfalli. F’dak il-każ, il-Gwida għall-Applikanti indikat li huwa meħtieġ li jiġi ripetut il-proċess ta’ reġistrazzjoni.

L-ilmentatur tabilħaqq iltaqgħet ma’ diversi problemi meta riedet tittrażmetti l-applikazzjoni online tagħha għall-kompetizzjoni, għall-qasam “Amministrazzjoni pubblika Ewropea”. Minħabba n-nuqqas ta’ konferma tal-aċċettazzjoni tal-applikazzjoni tagħha, hija ddeċidiet li timla formola ta’ applikazzjoni oħra, u sabiex tiġi evitata reġistrazzjoni doppja għal qasam wieħed, hija ddeċidiet li tirreġistra għall-qasam “Ekonomija”. Il-problemi bil-konnessjoni komplew, forsi minħabba li, dak iż-żmien, il-kwerelant kien qed jgħix fl-Istati Uniti. Meta l-ilmentatur aċċessa l-profil tal-EPSO tagħha xi jiem wara, hija sabet li l-applikazzjoni tagħha għall-qasam “Amministrazzjoni pubblika Ewropea” kienet ġiet aċċettata u ġiet irreġistrata b’mod korrett taħt in-Nru 9768. L-ilmentatur għalhekk assuma li l-applikazzjoni l-oħra titħassar awtomatikament mis-sistema. Dan kien nuqqas ta’ fehim minħabba n-nuqqas ta’ esperjenza tagħha fir-reġistrazzjoni online għall-kompetizzjonijiet tal-UE, iżda wkoll minħabba d-deskrizzjoni mhux ċara pprovduta mill-EPSO tal-fażijiet tar-reġistrazzjoni. Fl-aħħar deher li l-applikazzjoni l-oħra kienet ġiet irreġistrata wkoll. Fl-1 ta’ Awwissu 2003, il-persuna li ressqet l-ilment ġiet infurmata permezz tal-profil EPSO tagħha li l-applikazzjoni tagħha kienet ġiet miċħuda minħabba l-applikazzjoni doppja.

Il-kwerelant kiteb lill-Bord ta' l-Għażla fl-4 ta' Settembru 2003 biex jitlob għal konsiderazzjoni mill-ġdid ta' l-esklużjoni tagħha mill-kompetizzjoni. Il-Bord ta' l-Għażla ċaħad it-talba fis-7 ta' Ottubru 2003, billi sostna li l-kwerelant ma kienx segwa r-regoli ta' l-avviż tal-kompetizzjoni ppubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali. L-ittra ddikjarat li l-persuna li ressqet l-ilment kellha erba’ ġimgħat bejn is-sottomissjoni tal-applikazzjoni doppja tagħha u d-data tal-għeluq tal-kompetizzjoni biex tinforma lill-EPSO li hija kienet esperjenzat diffikultajiet bir-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni tagħha.

L-ilmentatur isostni li hija ma kellhiex l-intenzjoni li tapplika darbtejn u li r-rifjut tagħha kien dovut għall-problemi bis-sistema ta’ applikazzjoni online.

Fl-20 ta' Ottubru 2003, il-kwerelant ressaq dan l-ilment lill-Ombudsman. L-ilmentatur isostni li l-esklużjoni tiegħu mill-kompetizzjoni ġenerali EPSO/A/2/03 għandha tiġi riveduta abbażi tal-argumenti fl-ilment tiegħu.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-EPSO

Fil-qosor, l-opinjoni tal-EPSO kienet kif ġej:

L-għan tal-kompetizzjoni EPSO/A/2/03 kien li tikkostitwixxi lista ta’ riżerva ta’ assistenti amministraturi (A/8) ta’ nazzjonalità Ċeka. L-avviż tal-kompetizzjoni (ĠU C 120 A tat-22 ta’ Mejju 2003) ġie ppubblikat fl-istess żmien tal-avviżi tal-kompetizzjonijiet ġenerali għall-assistenti amministraturi għaċ-ċittadini tad-disa’ Stati Membri futuri l-oħra. L-avviż tal-kompetizzjoni ppreveda 4 oqsma: 1) l-amministrazzjoni pubblika Ewropea, 2) il-liġi, 3) l-ekonomija u 4) l-awditjar.

Il-kandidati kellhom japplikaw permezz tal-internet billi jmorru fuq is-sit web tal-EPSO u jsegwu l-istruzzjonijiet hemmhekk. Skont id-dispożizzjonijiet tal-avviż tal-kompetizzjoni, il-kandidati jistgħu japplikaw għal kompetizzjoni waħda biss, u għal qasam wieħed biss, taħt piena ta’ skwalifika. L-iskadenza għar-reġistrazzjoni kienet l-24 ta’ Ġunju 2003 f’12.00 ħin ta’ Brussell. Kif imsemmi fil-punt II.1 tal-“Gwida għall-Applikanti”, struzzjonijiet dettaljati dwar kif tapplika kienu disponibbli fil-Manwal tal-Għajnuna fuq is-sit web tal-EPSO.

L-ilmentatur iddikjara li ltaqgħet ma’ diversi problemi ta’ reġistrazzjoni meta riedet tirreġistra elettronikament għall-qasam 1. Peress li ma rċevietx konferma tal-applikazzjoni tagħha, hija ddeċidiet li timla formola oħra għall-kompetizzjoni ġenerali, iżda għażlet qasam ieħor, jiġifieri l-qasam 3) “ekonomija”, sabiex tevita li tagħmel it-tieni applikazzjoni għall-qasam 1). L-ilmentatur jiddikjara li meta għamlet dan, hija kkonformat mal-istruzzjonijiet fil-“Gwida għall-Applikanti” li skonthom, f’każ ta’ problemi ta’ konnessjoni ta’ ħsara fil-kompjuter, il-proċedura ta’ reġistrazzjoni elettronika trid tiġi ripetuta. L-ilmentatur assuma li, kieku l-ewwel applikazzjoni kienet fil-fatt ġiet irreġistrata, it-tieni waħda tiġi kkanċellata awtomatikament.

Il-Manwal tal-Għajnuna jiddeskrivi l-proċess ta’ reġistrazzjoni b’mod preċiż ħafna, stadju wara l-ieħor. L-ewwel stadju jikkonsisti fil-ħolqien ta' indirizz elettroniku u password. L-ilmentatur imbagħad jiġi ridirett awtomatikament lejn skrin riżervat għall-formola ta’ reġistrazzjoni elettronika għall-kompetizzjoni magħżula. Skont l-istruzzjonijiet, wara li tkun imliet il-formola, l-informazzjoni għandha tkun "issejvjata" sabiex ikun possibbli li jiġi ċċekkjat fuq l-iskrin li l-kaxxi kollha jkunu mtlew. F’dak il-punt, l-applikanti huma avżati ħafna biex jistampaw il-formola u, jekk ikun għad hemm korrezzjonijiet li jridu jsiru, iridu jużaw il-funzjoni “editja” biex jagħmluhom. L-istadju li jmiss jikkonsisti fil-validazzjoni tal-formola. Huwa possibbli biss li wieħed jgħaddi għal dan l-istadju jekk is-sistema tkun ivverifikat li l-formola tkun imtliet b’mod korrett u jrid jiġi enfasizzat li, jekk il-kuntrarju jkun il-każ, il-buttuna “reġistru” ma tkunx attivata fuq l-iskrin.

Ladarba l-formola tiġi rreġistrata, ma jistgħux isiru aktar korrezzjonijiet fir-rigward tad-data li tkun diġà ddaħħlet fil-formola ta’ reġistrazzjoni elettronika. Madankollu, sakemm ir-reġistrazzjoni ssir qabel l-iskadenza, huwa dejjem possibbli li tiġi kkanċellata reġistrazzjoni u li terġa’ tibda b’waħda ġdida. Ladarba l-formola tiġi rreġistrata, l-applikant jirċievi messaġġ li jikkonferma r-reġistrazzjoni tiegħu u li jagħti n-numru tar-reġistrazzjoni. L-applikanti li jiltaqgħu ma’ diffikultajiet tekniċi jistgħu jikkuntattjaw lit-“Task Force” stabbilita fil-qafas ta’ dawn il-kompetizzjonijiet, jew bit-telefown fuq is-“Servizz ta’ Risposta tal-EPSO” miftuħ mit-Tnejn sal-Ġimgħa (mid-9 a.m. sas-6 p.m.), jew bil-posta elettronika, kif indikat fil-Manwal tal-Għajnuna.

Skont l-informazzjoni pprovduta mill-iskema ta' reġistrazzjoni kompjuterizzata, il-kwerelant ippreżenta l-ewwel applikazzjoni tiegħu fis-27 ta' Mejju 2003 fejn ta indirizz elettroniku "yahoo.com" u t-tieni fit-28 ta' Mejju 2003 ta indirizz elettroniku "atlas.cz". L-ilmentatur għalhekk kellu biżżejjed żmien (l-iskadenza kienet l-24 ta’ Ġunju 2003) biex jivverifika, skont l-istruzzjonijiet u l-informazzjoni stabbiliti fil-“Gwida għall-Applikanti” u l-“Manwal ta’ Għajnuna”, jekk l-ewwel applikazzjoni tagħha kinitx fil-fatt ġiet irreġistrata u jekk kienx ġie allokat numru ta’ reġistrazzjoni lilha. Matul dan il-perjodu ta’ erba’ ġimgħat hija setgħet tikkuntattja wkoll lis-servizzi tal-EPSO bil-ħsieb li tindika l-problemi tal-kompjuter li ltaqgħet magħhom u biex tinfurmahom bid-dubji tagħha dwar ir-reġistrazzjoni attwali tal-applikazzjonijiet tagħha. Jekk ikun meħtieġ, hija setgħet titlob, bil-posta elettronika, bil-faks jew bit-telefon, li waħda mir-reġistrazzjonijiet tiġi kkanċellata.

Skont il-“Manwal tal-Għajnuna”, applikant li jirreġistra b’suċċess il-formola jara fuq l-iskrin numru ta’ referenza li huwa uniku u personali. Jekk dan ma jidhirx, l-applikant għandu jaċċessa l-profil tal-EPSO sabiex jiċċekkja l-formola. L-ilmentatur ma wettaqx dan il-kontroll qabel l-iskadenza għall-preżentazzjoni tal-applikazzjonijiet, għalkemm hija tiddikjara b’mod ċar li ma kinitx ċerta li ma kinitx għamlet aktar minn applikazzjoni waħda.

Is-sistema għar-reġistrazzjoni tal-applikazzjonijiet tfasslet b’tali mod li tagħmilha impossibbli li jiġu introdotti aktar minn applikazzjoni waħda bl-użu tal-istess indirizz elettroniku. L-applikazzjonijiet tal-ilmentatur ma ġewx irrifjutati awtomatikament mis-sistema minħabba li l-indirizzi elettroniċi użati minnha fil-"profil tal-EPSO" tagħha kienu differenti.

Sabiex jiġi rrispettat il-prinċipju ta’ trattament ugwali tal-applikanti, l-EPSO applika l-istess regola stabbilita fl-avviż tal-kompetizzjoni għall-eluf ta’ applikanti għal dawn il-kompetizzjonijiet miftuħa. L-applikanti li ppreżentaw aktar minn applikazzjoni waħda għall-istess kompetizzjoni, jew li għażlu aktar minn qasam wieħed f’din il-kompetizzjoni, kollha ġew miċħuda, skont id-dispożizzjonijiet tal-avviż tal-kompetizzjoni.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Ma waslet l-ebda osservazzjoni mingħand l-ilmentatur.

Id-Deċiżjoni

1 Fuq it-talba għal eżami mill-ġdid tal-esklużjoni tal-persuna li ressqet l-ilment mill-kompetizzjoni

1.1 Il-persuna li ressqet l-ilment ġiet eskluża mill-kompetizzjoni ġenerali EPSO/A/2/03 minħabba li għażlet aktar minn qasam wieħed fil-kompetizzjoni. Hija ssostni li l-esklużjoni tagħha għandha tiġi riveduta abbażi tal-argumenti fl-ilment tagħha. Skont l-ilmentatur, fis-27 ta' Mejju 2003 applikat għall-qasam 1 "Amministrazzjoni pubblika Ewropea" tal-kompetizzjoni, iżda ltaqgħet ma' problemi ta' reġistrazzjoni. Filwaqt li ħaseb li dan kien minħabba li n-netwerk kien megħlub minn - possibbiltà li ssemmiet fl-avviż tal-kompetizzjoni -, l-ilmentatur iddeċieda li jerġa 'jirreġistra, din id-darba għall-qasam 3 "Ekonomija" sabiex jevita reġistrazzjoni doppja. Meta l-ilmentatur aċċessa l-profil tal-EPSO tagħha xi jiem wara, hija sabet li l-applikazzjoni tagħha għall-qasam “Amministrazzjoni pubblika Ewropea” kienet fil-fatt ġiet aċċettata u ġiet irreġistrata b’mod korrett taħt in-Nru 9768. Fl-1 ta’ Awwissu 2003, il-persuna li ressqet l-ilment ġiet informata li l-applikazzjoni tagħha kienet ġiet miċħuda mis-sistema kompjuterizzata minħabba l-applikazzjoni doppja tagħha. L-ilmentatur jargumenta li hija ma kellhiex l-intenzjoni li tapplika darbtejn u li r-rifjut tagħha kien dovut għal problemi bis-sistema ta’ applikazzjoni online u d-deskrizzjoni mhux ċara pprovduta mill-EPSO tal-fażijiet tar-reġistrazzjoni.

1.2 L-EPSO ddeskriva fid-dettall il-proċess ta' reġistrazzjoni elettronika. Hija indikat li l-ilmentatur kellu biżżejjed żmien biex jivverifika, f’konformità mal-istruzzjonijiet u l-informazzjoni stabbiliti fil-“Gwida għall-Applikanti” u l-“Manwal ta’ Għajnuna”, jekk l-ewwel applikazzjoni tagħha kinitx fil-fatt ġiet irreġistrata u jekk kienx ġie allokat numru ta’ reġistrazzjoni lilha. Matul il-perijodu ta’ erba’ ġimgħat bejn ir-reġistrazzjonijiet tagħha u l-iskadenza, hija setgħet tikkuntattja wkoll lis-servizzi tal-EPSO bil-għan li tindika l-problemi tal-kompjuter li ltaqgħu magħhom u tinformahom bid-dubji tagħha dwar ir-reġistrazzjoni attwali tal-applikazzjonijiet tagħha. Jekk ikun meħtieġ, hija setgħet titlob, bil-posta elettronika, bil-faks jew bit-telefon, li waħda mir-reġistrazzjonijiet tiġi kkanċellata. L-applikanti li ppreżentaw aktar minn applikazzjoni waħda għall-istess kompetizzjoni jew għażlu aktar minn qasam wieħed f’din il-kompetizzjoni kollha ġew miċħuda, skont id-dispożizzjonijiet tal-avviż tal-kompetizzjoni.

1.3 L-Ombudsman eżaminat bir-reqqa d-dokumenti rilevanti u tinnota li l-proċess ta' reġistrazzjoni elettronika għall-kompetizzjoni huwa deskritt fl-avviż tal-kompetizzjoni (2) kif ukoll fil-Manwal tal-Għajnuna li jinsab fuq is-sit web tal-EPSO (3). Il-Manwal tal-Għajnuna fuq is-sit web tal-EPSO jiddeskrivi fid-dettall il-proċess ta’ reġistrazzjoni, u jindika li “tista’ tikkuntattja wkoll “Inforecruitment” jekk ikollok diffikultà li ma tistax issolvi. "Inforecruitment huwa miftuħ mid-9 a.m. sal-4 p.m. mit-Tnejn sal-Ġimgħa (il-Ħamis sas-6 p.m.). Jistgħu jiġu kkuntattjati fl-email Inforecruitment jew bit-telefown +32 2 299.31.31". L-Ombudsman jinnota wkoll li, skont il-punt A tal-avviż tal-kompetizzjoni "tista' tapplika għal kompetizzjoni waħda biss, u qasam wieħed biss f'dik il-kompetizzjoni - li japplika għal aktar minn waħda minn dawn il-kompetizzjonijiet ikun jinvolvi skwalifika minn kulħadd."

1.4 F'dan il-każ, ma hemm xejn fil-fajl li juri li l-persuna li ressqet l-ilment, li kellha dubji fir-rigward tar-reġistrazzjoni tagħha għall-kompetizzjoni, ippruvat tuża l-possibbiltà msemmija fil-Manwal tal-Għajnuna biex tikkuntattja l-"Info-recruitment" tal-EPSO qabel l-iskadenza tal-24 ta' Ġunju 2003 sabiex tiċċara s-sitwazzjoni tagħha u/jew titlob il-kanċellazzjoni tat-tieni reġistrazzjoni eventwali.

1.5 Fuq il-bażi ta' dan ta' hawn fuq, jidher li l-EPSO ta spjegazzjoni raġonevoli lill-Ombudsman għad-deċiżjoni tiegħu li jeskludi lill-ilmentatur mill-kompetizzjoni minħabba l-applikazzjoni doppja tiegħu. Għalhekk ma nstab l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina.

2 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Id-Direttur tal-EPSO se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) ĠU 2003 C 120 A.

(2) ĠU 2003 C 120 A/24, taħt it-taqsima C "Kif tapplika", 1 "Stadju 1: formola ta' reġistrazzjoni elettronika u testijiet ta' preselezzjoni".

(3) http://europa.eu/epso/on-line-applications/manual_en.htm