Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, ġurnalist investigattiv, għamel talba għal aċċess pubbliku[1] għad-dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni Ewropea relatati mat-“tħejjija,l-implimentazzjoni u l-evalwazzjoni tal-kampanja [tar-relazzjonijietpubbliċi] “You are EU” li l-Kummissjoni tal-UE qed topera bħalissa.” L-ilmentatur għamilha ċara li t-talba tiegħu kopriet dokumenti li jikkonċernaw il-proċeduri ta’ offerti u ta’ għoti għall-kumpaniji involuti fil-kampanja, u kwalunkwe dokument relatat – messaġġi testwali u emails inklużi – miżmum mill-Kabinett tal-President tal-Kummissjoni Ewropea jew mill-President innifsu.

2. Il-Kummissjoni identifikat 32 dokument bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tal-ilmentatur. Hija tat aċċess sħiħ għal seba’ dokumenti u aċċess parzjali għall-bqija. Il-Kummissjoni argumentat li ċerti partijiet tad-dokumenti kellhom jiġu redatti sabiex tiġi protetta l-privatezza tal-persuni msemmija fid-dokumenti u l-interessi kummerċjali ta’ xi kuntratturi.

3. L-ilmentatur ikkontesta d-deċiżjoni tal-Kummissjoni billi għamel “applikazzjoni konfermatorja”. Huwa argumenta li l-Kummissjoni missha identifikat aktar dokumenti li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tiegħu, b’mod partikolari dokumenti relatati mad-deċiżjoni meħuda mill-Kummissjoni li tniedi l-kampanja “You are EU”.

4. Wara dewmien,[2] il-Kummissjoni wieġbet għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur. Huwa identifika sett addizzjonali ta’ tmien dokumenti dwar proċedura nnegozjata għall-għoti ta’ servizzi ta’ komunikazzjoni dwar ir-rispons tal-UE għall-gwerra fl-Ukrajna. Hija tat aċċess sħiħ għal dokument wieħed u aċċess parzjali għall-bqija. Il-Kummissjoni pprovdiet ukoll informazzjoni addizzjonali dwar il-kuntest li fih tnediet il-kampanja.

5. Peress li ma kienx sodisfatt bil-mod kif il-Kummissjoni kienet ittrattat it-talba tiegħu, speċifikament l-għadd ta’ dokumenti identifikati, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Lulju 2024.

L-inkjesta

6. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar it-trattament mill-Kummissjoni tat-talba għal aċċess pubbliku tal-ilmentatur. Peress li l-ilmentatur għamilha ċara li l-ilment tiegħu kien li l-Kummissjoni kellha tidentifika aktar dokumenti, l-investigazzjoni tal-Ombudsman ittrattat esklużivament l-identifikazzjoni ta’ dokumenti, u mhux il-livell ta’ aċċess mogħti għal dawk id-dokumenti li l-Kummissjoni kienet identifikat.

7. Matul l-inkjesta, it-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman iltaqa' ma' rappreżentanti tal-Kummissjoni biex jirċievi spjegazzjonijiet addizzjonali dwar kif il-Kummissjoni kienet wettqet it-tfittxija tagħha għad-dokumenti mitluba.[3] L-Ombudsman sussegwentement irċieva l-kummenti tal-ilmentatur dwar ir-rapport tal-laqgħa.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

8. L-ilmentatur qal, fl-applikazzjoni konfermatorja tiegħu lill-Kummissjoni, li huwa ma qiesx li kien plawżibbli li l-Kummissjoni kienet ippreżentatlu sett komplut ta’ dokumenti li jaqgħu fl-ambitu tat-talba tiegħu. Filwaqt li t-32 dokument identifikati mill-Kummissjoni tawh ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri kuntrattwali u/jew tal-offerti segwiti mill-Kummissjoni fil-kuntest tal-kampanja “You are EU”, huma naqsu milli jidentifikaw kwalunkwe dokument relatat mad-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tniedi kampanja ta’ komunikazzjoni bħal din. Huwa rrefera pereżempju għal rapporti tal-midja dwar il-Kummissjoni li twettaq riċerka tas-suq u intervisti ma’ diversi kumpaniji tal-komunikazzjoni qabel ma ddeċieda li jagħti l-kuntratt lil żewġ ditti tal-komunikazzjoni Ġermaniżi. L-ebda wieħed mid-dokumenti identifikati ma kopra tali attivitajiet preparatorji, qal l-ilmentatur. 

9. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur argumenta li s-sett addizzjonali ta’ tmien dokumenti identifikati mill-Kummissjoni wara l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu xorta ma kienx ikopri d-deċiżjoni tal-Kummissjoni, u lanqas kwalunkwe kunsiderazzjoni legali jew finanzjarja potenzjali, li tniedi s-sejħa speċifika għall-offerti li rriżultat fl-għoti ta’ kuntratti lid-ditti tal-komunikazzjoni magħżula. Huwa ma kienx jemmen li l-Kummissjoni setgħet nediet din il-kampanja“kompletament barra mill-blu”.

10. Huwa lanqas ma sabha kredibbli li l-Kabinett tal-President tal-Kummissjoni, jew il-President innifsu, ma kien se jkollu l-ebda posta elettronika jew messaġġ testwali relatati ma’ din il-kampanja.

11. Il-Kummissjoni, fid-deċiżjoni konfermatorja tagħha, ipprovdiet xi informazzjoni ta’ sfond dwar il-kampanja. Hija spjegat li, f’April 2022, minħabba l-urġenza kkawżata minn avvenimenti imprevedibbli, il-Kummissjoni nediet proċedura nnegozjata[4] għall-għoti ta’ servizzi ta’ komunikazzjoni dwar ir-rispons tal-UE għall-effetti tal-gwerra fl-Ukrajna. Hija identifikat tliet aġenziji tal-komunikazzjoni u tar-reklamar b’esperjenza ppruvata u, wara evalwazzjoni, iddeċidiet li tagħti l-kuntratt lil konsorzju ta’ żewġ kumpaniji Ġermaniżi. L-offerent rebbieħ nieda l-kampanja “You are EU” f’Settembru 2022. L-għan tal-kampanja kien li tqajjem kuxjenza dwar l-azzjonijiet tal-UE biex tiġi żgurata enerġija nadifa, rinnovabbli u “magħmula fl-Ewropa” u turi liċ-ċittadini tal-UE kemm il-valuri tal-UE tad-demokrazija, il-libertà u s-solidarjetà huma marbuta mill-qrib mal-indipendenza enerġetika tal-UE mill-fjuwils fossili Russi.

12. Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw li l-ilmentatur kien talab speċifikament dokumenti dwar il-kampanja “You are EU” “lil-Kummissjoni bħalissa qed topera” (enfasi miżjuda). Peress li l-kampanja hija maqsuma fi tliet fażijiet differenti, il-Kummissjoni kienet tal-fehma li t-talba inizjali kienet tikkonċerna biss id-dokumenti li kienu relatati mat-tielet fażi tal-kampanja (dik li għaddejja bħalissa). Bħala tali, ċerti dokumenti preparatorji tqiesu li huma barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba.

13. Wara l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur, il-Kummissjoni fehmet li l-kamp ta’ applikazzjoni jista’ jkun usa’, li jirriżulta fl-identifikazzjoni ta’ dokumenti addizzjonali. Il-Kummissjoni rrimarkat li wieħed mid-dokumenti identifikati fl-istadju konfermatorju[5] pprovda informazzjoni ewlenija dwar ir-raġunament wara d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tagħżel proċedura nnegozjata, liema bażi legali ntużat u kif twettqet l-analiżi preliminari tas-suq.

14. Il-Kummissjoni kkonfermat ukoll li ma jeżisti l-ebda dokument ieħor relatat mad-deċiżjoni tal-Kummissjoni li twettaq il-kampanja ta’ komunikazzjoni. Għall-kuntrarju tal-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-kampanja tnediet “kompletamentbarra mill-blu”,id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tibda l-proċedura kienet ibbażata fuq strateġija ġenerali ta’ komunikazzjoni tal-Kummissjoni għall-perjodu 2021-2023 [6],li tgħid li s-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni jistgħu jiġbru flimkien ir-riżorsi sabiex iwettqu kampanji ta’ komunikazzjoni pan-Ewropej.

15. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qablu li, jekk jitqies meħtieġ, il-Kummissjoni tista’ tivvaluta mill-ġdid id-deċiżjoni tagħha u twettaq tfittxija ġdida għad-dokumenti.

16. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni pprovdew ukoll kjarifiki dwar kif is-servizzi rilevanti kienu fittxew dokumenti miżmuma mill-President tal-Kummissjoni jew mill-Kabinett tagħha. Huma spjegaw li t-tfittxija kienet inkludiet verifika, fl-istadju inizjali, ma’ Direttur fid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar jekk kellhomx xi skambju ta’ posta elettronika jew ta’ messaġġ testwali mal-President jew mal-Kabinett tagħha (id-Direttur ikkonferma li l-ebda wieħed ma kien ġie skambjat).

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

17. Skont il-ġurisprudenza tal-UE, jekk istituzzjoni tiddikjara li dokument ma jeżistix, din id-dikjarazzjoni hija preżunta li hija vera.^[7] Madankollu, min jagħmel it-talba jista' jfittex li jirribatti din il-preżunzjoni, pereżempju, billi jindika li proċedura partikolari normalment tinvolvi l-ħolqien ta' ċertu tip ta' dokument.

18. F'dan il-każ, l-Ombudsman qieset li l-ilmentatur kien ressaq argumenti kredibbli li l-Kummissjoni kellha tidentifika aktar dokumenti. L-Ombudsman ibbażat id-deċiżjoni tagħha li tiftaħ inkjesta dwar dan il-każ b’mod partikolari fuq il-fatt li d-deċiżjoni konfermatorja tal-Kummissjoni ma tindirizzax l-argumenti mressqa mill-ilmentatur dwar għaliex xi dokumenti ma kinux ġew identifikati.

19. L-ispjegazzjonijiet ipprovduti mir-rappreżentanti tal-Kummissjoni matul il-laqgħa huma ta’ għajnuna kbira f’dan ir-rigward. L-Ombudsman tqis li, filwaqt li l-Kummissjoni interpretat il-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba b’mod ristrett (b’enfasi fuq il-kliem “qedtaħdem bħalissa”),ma kienx manifestament żbaljat li tagħmel dan. Il-Kummissjoni wessgħet l-ambitu tat-talba wara li rċeviet l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur u identifikat dokumenti addizzjonali.

20. Il-Kummissjoni qablet ukoll, matul il-laqgħa, li hija tista’ twettaq tfittxija mġedda għad-dokumenti. L-Ombudsman iqis li din il-proposta ssolvi l-ilment. L-ilmentatur huwa sodisfatt b’dan l-approċċ. L-Ombudsman għandu fiduċja li l-Kummissjoni se tikkuntattja lill-ilmentatur dwar dan l-aspett mingħajr dewmien.

21. Il-Kummissjoni pprovdiet ukoll spjegazzjonijiet raġonevoli dwar kif wettqet it-tfittxija tagħha għal dokumenti miżmuma mill-President tal-Kummissjoni jew mill-membri tal-Kabinett tagħha. It-tfittxija kienet tinkludi talba lil maniġer anzjan fid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni jekk kienx skambja xi emails jew messaġġi testwali mal-Kabinett. Peress li din il-persuna kienet ukoll l-awtorità kontraenti, jiġifieri l-persuna awtorizzata tiffirma kuntratti f’isem il-Kummissjoni, kien raġonevoli li jiġi preżunt li kull skambju, li kieku seħħ, kien ikun magħha.

22. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li l-ilmentatur kien ikkontesta b'mod ċar il-mod kif il-Kummissjoni fittxet dokumenti fl-applikazzjoni konfermatorja tiegħu. Il-Kummissjoni ma indirizzatx l-argumenti tiegħu fid-deċiżjoni konfermatorja, u minflok għamlet referenza għas-sett addizzjonali ta’ dokumenti identifikati. Kien biss wara li l-Ombudsman fetaħ inkjesta li l-Kummissjoni spjegat kif wettqet it-tfittxija għad-dokumenti. L-Ombudsman huwa fiduċjuż li, fil-futur, u f’konformità mal-prattika amministrattiva tajba, il-Kummissjoni se tispjega f’aktar dettall fid-deċiżjonijiet konfermatorji tagħha kif titwettaq it-tfittxija għad-dokumenti, inkluż f’każijiet fejn ma jiġi identifikat l-ebda dokument.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja[8]:

Billi qablet li twettaq tfittxija mġedda għad-dokumenti, il-Kummissjoni solviet l-ilment.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 20/11/2024

[1] Skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolament 1049/2001: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] Suġġett ta' inkjesta oħra tal-Ombudsman: 1077/2024/NH.

[3] Ir-rapport tal-laqgħa huwa disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/195788

[4] “Proċedura nnegozjata” hija metodu ta’ akkwist pubbliku li permezz tiegħu l-awtorità kontraenti tkun tista’ tinnegozja ma’ offerenti prekwalifikati. Fil-prattika, kulħadd jista’ jitlob li jipparteċipa, iżda dawk biss li jintgħażlu minn qabel se jiġu mistiedna jissottomettu offerti inizjali u jinnegozjaw. Fil-livell tal-UE, il-proċeduri nnegozjati jistgħu jitnedew mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż ta’ kuntratt (ara l-Artikolu 164(1)(d) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046).

[5]“Notadwar proċedura nnegozjata għall-għoti ta’ servizzi ta’ komunikazzjoni dwar ir-rispons tal-UE għall-effetti tal-gwerra fl-Ukrajna - COMM-2022-NP-000329”, Ref. Ares(2022)3066266, datata s-7 ta’ April 2022. Il-Kummissjoni tat aċċess parzjali wiesa’ għal dan id-dokument, billi ħbiet biss ċerta data personali u l-ismijiet tal-offerenti li ma ntgħażlux.

[6] Il-Komunikazzjoni dwar Azzjoni ta’ komunikazzjoni korporattiva fl-2021-2023 taħt il-Qafas Finanzjarju Pluriennali 2021-2027, “NikkomunikawUnjoni li tirsisti għal aktar”,disponibbli fuq: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2020)9390&lang=en

[7] Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tad-19 ta’ Jannar 2010 fil-Kawżi Magħquda T‐355/04 u T‐446/04, Co-Frutta Soc. coop. vs Il-Kummissjoni Ewropea, il-paragrafu 155, disponibbli fuq: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-355/04

[8] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en