Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa kumpanija Belġjana li toffri appartamenti bis-servizz, prinċipalment fi Brussell. Fit-8 ta’ Settembru 2023, rappreżentanta tad-Delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea għall-Unjoni Afrikana (“id-delegazzjoni tal-UE”) infurmat lill-ilmentatur li riedet tirriżerva kamra għal sitt iljieli f’isem kollega, li jiġi Brussell fuq vjaġġ ta’ negozju. Fl-istess jum, l-ilmentatur wieġeb, u indika li kien hemm kmamar disponibbli għall-perjodu mitlub.

2. Fid-9 ta’ Settembru 2023, il-persuna li kienet għaddejja minn vjaġġ ta’ negozju kitbet lill-ilmentatur biex tikkonferma r-riżervazzjoni ta’ kamra għal seba’ ljieli. Huwa indika li ma setax jipprovdi numru tal-karta ta’ kreditu biex jikkonferma l-prenotazzjoni. 

3. Fil-11 ta’ Settembru 2023, l-ilmentatur bagħat ittra ta’ konferma tal-prenotazzjoni permezz ta’ email lir-rappreżentant tad-delegazzjoni tal-UE li l-ewwel ikkuntattjaha, li tikkonferma l-prenotazzjoni ta’ kamra għal sebat iljieli, li tibda fit-30 ta’ Settembru 2023.

4. Fit-2 ta’ Ottubru 2023, minħabba li l-persuna li suppost kellha tibqa’ fil-kamra ma kinitx waslet, l-ilmentatur bagħat email lilu. L-ilmentatur innota li, jekk ma jibqax ikollu l-ħsieb li jibqa’ fil-lukanda, ikun hemm tariffa “no-show” ekwivalenti għal soġġorn ta’ żewġt iljieli.

5. Fl-4 ta’ Ottubru 2023, l-ilmentatur u d-delegazzjoni tal-UE skambjaw diversi emails dwar it-talba għall-pagament magħmula mill-ilmentatur.

6. Fil-5 ta’ Ottubru 2023, l-ilmentatur offra li jillimita t-tariffa għall-ekwivalenti ta’ soġġorn ta’ lejl wieħed.

7. Fis-6 ta’ Ottubru 2023, l-ilmentatur ħeġġeġ lid-delegazzjoni tal-UE tħallas, sal-10 ta’ Ottubru 2023, fattura ta’ no-show limitata għal lejl wieħed biss. Inkella, l-ilmentatur jippreżenta lment lill-Ombudsman Ewropew fejn jitlob il-ħlas tal-ammont sħiħ tar-riżerva.

8. Fl-10 ta’ Ottubru 2023, wara li ma rċeviex tweġiba mid-delegazzjoni tal-UE, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Fuq l-investigazzjoni

9. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE)[1] ittratta t-tħassib tal-ilmentatur dwar in-nuqqas ta’ ħlas ta’ tariffa ta’ kanċellazzjoni, wara li l-membru tal-persunal tad-delegazzjoni tal-UE naqas milli jidher. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman stiednet lis-SEAE jikkunsidra li jħallas l-ammont sħiħ tar-riżerva, f’konformità mar-regoli standard ta’ no-show applikati mill-ilmentatur. 

10. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċeviet it-tweġiba tas-SEAE għall-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tas-SEAE.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

11. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur ma kkontestax il-fatt li bagħat l-ittra ta’ konferma tal-prenotazzjoni permezz ta’ email lir-rappreżentant tad-delegazzjoni tal-UE li l-ewwel ikkuntattjaha dwar il-possibbiltà li jirriżerva kamra, u mhux lill-persuna li suppost kellha tibqa’ fil-kamra. Madankollu, l-ilmentatur sostna li ma setax jinżamm responsabbli għal problema ta’ komunikazzjoni bejn żewġ membri tal-persunal tad-delegazzjoni tal-UE. L-ilmentatur sostna wkoll li, skont ir-regoli standard tiegħu dwar in-no-show, is-SEAE għandu jħallas l-ammont sħiħ tar-riżerva.

12. Fit-tweġiba tiegħu lill-Ombudsman, is-SEAE sostna li kemm l-ilmentatur kif ukoll id-delegazzjoni tal-UE kienu parzjalment responsabbli għall-komunikazzjoni ħażina u n-nuqqas ta’ fehim rigward il-prenotazzjoni. L-ilmentatur bagħat l-ittra ta’ konferma tal-prenotazzjoni lil rappreżentant tad-delegazzjoni tal-UE, li dak iż-żmien kien fuq liv annwali. Is-SEAE sostna li l-ilmentatur kellu jirċievi tweġiba awtomatika barra mill-kariga. Madankollu, sabiex tinżamm relazzjoni tajba mal-ilmentatur, is-SEAE qal li jkun lest li jħallas EUR 296 (l-ammont ekwivalenti għal waqfa ta' żewġt iljieli). Din is-somma ta’ flus kienet tikkorrispondi għat-tariffa li l-lanjant kien talab inizjalment.

13. Fil-kummenti tiegħu bi tweġiba għat-tweġiba tas-SEAE, l-ilmentatur aċċetta l-proposta magħmula mis-SEAE.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

14. L-Ombudsman ifaħħar l-isforzi li għamlu ż-żewġ partijiet biex isibu kompromess.

15. Għalhekk, l-Ombudsman tqis li s-SEAE solva l-kwistjoni.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja [2]:

Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna solva l-kwistjoni.

L-ilmentatur u s-SEAE ser jiġu infurmati b'din id-deċiżjoni.

Tina Nilsson
Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 07/02/2024

[1] L-UE hija rrappreżentata f’pajjiżi mhux tal-UE madwar id-dinja minn “delegazzjonijiet”. Dawn id-delegazzjonijiet, li huma r-responsabbiltà tas-SEAE, jimmaniġġjaw ir-relazzjonijiet bejn l-UE u l-pajjiż ospitanti.

[2] Dan l-ilment ġie ttrattat skont it-trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni