Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Fit-22 ta’ Marzu 2022, l-ilmentatur, ċittadin Pollakk, talab “informazzjoni pubblika” dwar lista ta’ dokumenti skambjati bejn il-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Kummissjoni li jittrattaw ix-xiri ta’ vaċċini kontra l-COVID-19 [1] u l-gvern Pollakk; lista ta' persuni li jikkomunikaw ma' dan il-Kumitat f'isem dan il-gvern; lista ta’ persuni li jirrappreżentaw lil dan il-gvern fi ħdan dan il-Kumitat (inklużi l-affiljazzjonijiet tagħhom ma’ korpi nazzjonali speċifiċi); u lista tad-dati tal-laqgħat tal-Kumitat. 

2. Fis-17 ta’ Awwissu 2022, jiġifieri ħames xhur wara, l-ilmentatur fakkar lill-Kummissjoni dwar il-mistoqsija tiegħu u lmenta dwar id-dewmien biex tinkiseb tweġiba.

3. Fl-istess jum, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li l-mistoqsija tiegħu kienet se tiġi ttrasferita lis-servizz responsabbli.

4. Wara li ma rċieva l-ebda tweġiba, fl-24 ta’ Ottubru 2022, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

5. F’Novembru 2022, l-Ombudsman fetħet inkjesta u talbet lill-Kummissjoni twieġeb għall-mistoqsija tal-ilmentatur malajr kemm jista’ jkun u, fi kwalunkwe każ, mhux aktar tard mid-9 ta’ Diċembru 2022.

6. Fl-14 ta’ Diċembru 2022, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li ma setgħetx tipprovdi tweġiba sal-iskadenza. L-iskadenza l-ġdida ġiet stabbilita għas-16 ta’ Jannar 2023.

7. Wara tfakkira mill-Ombudsman, fl-20 ta’ Jannar 2023, il-Kummissjoni qalet li t-tweġiba kienet kważi ffinalizzata u li x’aktarx se tintbagħat sas-27 ta’ Jannar 2023.

8. Wara tfakkira oħra, fid-9 ta’ Frar 2023, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienu ntbagħtu tfakkiriet lis-servizzi li jittrattaw il-kwistjoni.

9. Fl-20 ta’ Frar 2023, il-Kummissjoni stabbiliet skadenza oħra tal-15 ta’ Marzu 2023 biex twieġeb lill-ilmentatur.

10. Fid-29 ta’ Marzu 2023, l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni jew twieġeb lill-ilmentatur jew tipprovdi lill-Ombudsman, mhux aktar tard mill-14 ta’ April 2023, rendikont dettaljat ta’ kif din it-talba kienet ġiet ittrattata sal-lum.

11. Fit-13 ta’ April 2023, il-Kummissjoni pprovdiet ir-rendikont dettaljat mitlub dwar kif it-talba kienet ġiet ittrattata sal-lum.

12. Fl-4 ta’ Mejju 2023, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman kellu laqgħa mar-rappreżentanti tal-Kummissjoni biex jiddiskuti r-raġunijiet għad-dewmien sinifikanti fit-trattament ta’ dan il-każ.

13. Fit-22 ta’ Mejju 2023, il-Kummissjoni pprovdiet it-tweġiba lill-ilmentatur.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

14. Fit-tweġiba bil-miktub tagħha u matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni spjegat li, fiż-żmien meta l-ilmentatur għamel it-talba, kien hemm żieda mill-ġdid fl-infezzjonijiet tal-COVID-19. Il-Kummissjoni kellha tinnegozja mill-ġdid il-kuntratti mal-manifatturi għall-forniment ta’ vaċċini adattati. Kien qed jirċievi wkoll ammont sinifikanti ta’ talbiet għal aċċess dwar il-kwistjoni. Għalhekk, is-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni kienu qed jitħabtu ma’ ammont ta’ xogħol eċċezzjonalment għoli.

15. Fid-dawl ta’ dan, il-Kummissjoni setgħet tibda tipproċessa t-talba tal-ilmentatur biss b’dewmien. F’dak l-istadju, il-Kummissjoni ma sabitx li kien xieraq li tipproponi lill-ilmentatur biex inaqqas il-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tiegħu.

16. Il-Kummissjoni nnotat ukoll li t-trattament tat-talba tal-ilmentatur immobilizza diversi membri tal-persunal. Id-dokumenti rilevanti ma setgħux jiġu identifikati faċilment permezz ta’ bażi tad-data jew mod ieħor. Il-qalba tat-talba tal-ilmentatur kienet relatata mal-interazzjoni bejn il-Kumitat u l-awtoritajiet Pollakki. Il-Kummissjoni kellha bżonn twettaq rieżami komprensiv ta’ dawn l-interazzjonijiet, inkluż tiftix permezz ta’ kaxxa postali funzjonali, biex tiżgura li l-ebda dokument rilevanti ma jiġi injorat. Il-kaxxa postali funzjonali kienet tinkludi eluf ta’ oġġetti. Id-dokumenti ewlenin biss ġew irreġistrati fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni f’konformità mar-regoli interni tagħha dwar ir-reġistrazzjoni tad-dokumenti. Il-Kummissjoni ddeċidiet li tħejji l-lista ta’ dawn l-iskambji anke fid-dawl ta’ talbiet futuri potenzjali għal aċċess pubbliku għal dawn id-dokumenti minn dan l-ilmentatur jew applikanti oħra. Għalhekk, il-mod kif il-Kummissjoni ttrattat din it-talba kien motivat mill-intenzjoni tagħha li żżid it-trasparenza ġenerali tal-azzjonijiet tagħha f’dan il-qasam.

17. Il-Kummissjoni spjegat li hija ttrattat il-mistoqsija tal-ilmentatur bħala talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti - aktar milli talba għal informazzjoni - minkejja li kellha toħloq id-dokumenti mitluba, jiġifieri l-listi ta’ skambji bejn il-Kumitat u l-gvern Pollakk, il-lista ta’ ismijiet ta’ rappreżentanti Pollakki u l-lista ta’ dati tal-laqgħat.[2] Il-Kummissjoni spjegat li d-deċiżjoni tagħha kienet motivata mill-impenn partikolari tagħha għat-trasparenza fil-qasam tan-negozjar tax-xiri tal-vaċċini kontra l-COVID-19. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ddeċidiet li tqis il-boroż eżistenti minħabba li antiċipat li ftit wara li tirċievi l-listi tad-dokumenti, l-ilmentatur kien se japplika għal aċċess pubbliku għal dokumenti speċifiċi.

18. Il-Kummissjoni żiedet li t-trattament ta’ din il-mistoqsija bħala talba għal informazzjoni ma kienx iħaffef il-proċess tat-tħejjija ta’ tweġiba. Barra minn hekk, l-elementi differenti tad-domanda dehru li kienu intrinsikament marbuta ma’ xulxin, li ġġustifikaw it-trattament tagħhom bħala talba waħda għal aċċess pubbliku għal dokumenti.

19. Fid-dawl tal-ġurisprudenza [3], il-Kummissjoni qalet li ma setgħetx tipprovdi tweġiba mqassma f'lottijiet, minkejja li t-tweġibiet għal xi mistoqsijiet kienu disponibbli aktar kmieni minn oħrajn.

20. L-ilmentatur ma pprovdiex kummenti dwar l-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

21. Dan il-każ jikkonċerna dewmien sinifikanti mġarrab mill-Kummissjoni fit-tweġiba għall-mistoqsija tal-ilmentatur. Huwa relatat ukoll ma’ kif l-amministrazzjoni tal-UE għandha tfittex li żżid it-trasparenza tal-azzjonijiet tagħha mingħajr ma ddgħajjef id-dritt tal-individwi li jirċievu tweġibiet fil-pront.

22. Il-Kummissjoni ddeċidiet li tittratta l-mistoqsija tal-ilmentatur bħala talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

23. Skont il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE għandhom iwieġbu għat-talbiet għall-aċċess fi żmien ħmistax u, f’każijiet eċċezzjonali, mhux aktar tard minn tletin jum ta’ xogħol. L-ilmentatur irċieva t-tweġiba erbatax-il xahar wara li ppreżenta t-talba tiegħu. Fil-fatt, jidher li ma sema' xejn għall-ewwel ħames xhur.

24. Filwaqt li l-Ombudsman jirrikonoxxi d-diffikultajiet kbar li ffaċċjat il-Kummissjoni fiż-żmien meta l-ilmentatur għamel il-mistoqsija tiegħu, kif ukoll it-tentattivi tagħha biex tiżgura trasparenza usa' f'dan il-qasam u l-isforz tagħha biex tipproduċi l-listi mitluba, "l-aċċess imdewwem huwa miċħud". [4] Id-dokumenti u l-informazzjoni mitluba minn min jagħmel it-talba spiss ikunu sensittivi għall-ħin u jistgħu jitilfu r-rilevanza għal min jagħmel it-talba jekk ikun hemm dewmien. Jista’ jkun hemm ukoll effett dissważiv peress li dawk li jagħmlu t-talba jagħżlu li ma jeżerċitawx id-dritt fundamentali tagħhom ta’ aċċess għad-dokumenti bl-għarfien li dan jieħu wisq żmien. Għalhekk, it-talbiet għal aċċess pubbliku għandhom jiġu ttrattati fil-pront u, tal-inqas, fil-limiti ta’ żmien applikabbli. In-nuqqas ta’ konformità mal-limiti ta’ żmien stabbiliti mil-leġiżlatur ma jistax ikun prattika amministrattiva tajba.

25. Minħabba ż-żmien u l-isforz konsiderevoli meħtieġ mill-persunal tal-Kummissjoni biex jipproduċi d-dokumenti mitluba, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-Kummissjoni missha kkuntattjat lill-ilmentatur biex tiċċara l-ambitu tat-talba tiegħu u/jew biex tagħmel proposta għal soluzzjoni amikevoli. B’dan il-mod, il-Kummissjoni setgħet tiżgura li d-dokumenti prodotti tabilħaqq ikun fihom informazzjoni utli għall-ilmentatur. Sabiex jiġi żgurat użu raġonevoli tar-riżorsi limitati tagħha, speċjalment matul żmien eċċezzjonalment impenjat, kien ikun raġonevoli għall-Kummissjoni li tikkomunika mal-ilmentatur, minkejja li kien tard li nediet il-proċess tat-trattament tal-mistoqsija tiegħu. Il-Kummissjoni setgħet tikkuntattja lill-ilmentatur anke wara li l-Ombudsman kienet nediet l-inkjesta tagħha.

26. Irrispettivament minn kif din it-talba tal-ilmentatur kienet tiġi ttrattata wara li kiseb il-kjarifiki jew il-kunsens tiegħu għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni setgħet kompliet tevalwa d-dokumenti rilevanti biex tiżgura trasparenza akbar tal-azzjonijiet tagħha fil-futur. Fi kliem ieħor, iż-żewġ proċessi kellhom jitwettqu b’mod parallel.

27. Minbarra d-dewmien fit-tweġiba għat-talba tal-ilmentatur, jidher ukoll li l-Kummissjoni ma żammitx lill-ilmentatur infurmat kif xieraq dwar kif it-talba tiegħu ġiet ipproċessata fuq ħafna xhur. Il-Kummissjoni pposponiet l-iskadenza għat-tweġiba ftit drabi matul din l-inkjesta, minkejja l-assigurazzjonijiet preċedenti li t-tweġiba kienet kważi lesta. L-informazzjoni pprovduta lill-ilmentatur f’dan ir-rigward kienet ta’ konfużjoni kbira.

28. B’mod ġenerali, l-Ombudsman issib li l-mod kif il-Kummissjoni ttrattat it-talba tal-ilmentatur jammonta għal amministrazzjoni ħażina.

29. Madankollu, peress li sadanittant il-Kummissjoni pprovdiet lill-ilmentatur bi tweġiba għall-mistoqsija tiegħu, l-Ombudsman iqis li l-fatt li ssir rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni, f'dan l-istadju, ma jservi l-ebda skop utli. L-Ombudsman huwa fiduċjuż li, fil-futur, il-Kummissjoni mhux se tinjora d-dritt tal-ilmentatur li jirċievi aċċess fil-pront għad-dokumenti mitluba.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Il-mod kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat it-talba kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 07/07/2023

[1] Aktar informazzjoni dwar dan il-Kumitat tista’ tinstab hawnhekk: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/QANDA_21_48.

[2] Ir-regoli tal-UE jkopru d-dritt ta’ aċċess pubbliku għal dokumenti eżistenti. Ara l-Kawża C-491/15 P, Typke vs il-Kummissjoni, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=186682&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1681303, il-paragrafi 30-32 u 37.

[3] Il-Kawża T-727/19, Basaglia vs Il-Kummissjoni, https://curia.europa.eu/juris/document.jsf;jsessionid=DE85A92920F14BD37EC146BE06A42AA7?text=&docid=231522&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1677758, il-paragrafu 38.

[4] Rakkomandazzjoni dwar iż-żmien li tieħu l-Kummissjoni Ewropea biex tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti (inkjesta strateġika OI/2/2022/OAM), https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.