Strasburgu, 27 ta' Ottubru 2003

Għażiż Sur R.,

Fit-18 ta’ Diċembru 2001, inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni Ewropea li tħallas lil Samar Daoud flejjes li din tal-aħħar tqis dovuti lilha fir-rigward tal-produzzjoni ta’ film għall-Kummissjoni.

Fis-7 ta' Frar 2002, l-Ombudsman bagħat l-ilment lill-President tal-Kummissjoni Ewropea.

Fil-25 ta' Frar 2002, inti bgħatt aktar informazzjoni dwar l-ilment tiegħek li l-Ombudsman bagħat lill-Kummissjoni fil-11 ta' Marzu 2002.

Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fid-29 ta' Mejju 2002. L-Ombudsman bagħathielek fit-13 ta' Ġunju 2002 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li inti bgħatt fis-26 ta' Lulju 2002.

Fl-10 ta’ Diċembru 2002, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni tippreżenta kopji ta’ żewġ dokumenti. Dawn il-kopji kellhom jiġu pprovduti sa mhux aktar tard mill-31 ta' Jannar 2003. Int ġejt infurmat b’dan f’ittra mibgħuta fl-istess jum.

Fis-7 ta’ Frar 2003, u fin-nuqqas ta’ tweġiba għal din it-talba għal informazzjoni, l-Ombudsman informa lill-Kummissjoni li huwa kien iqis neċessarju li jispezzjona l-fajl tal-Kummissjoni. Int ġejt infurmat b’dan f’ittra mibgħuta fl-istess jum. L-ispezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni saret fit-13 ta’ Frar 2003. Fl-20 ta' Frar 2003, l-Ombudsman bagħat kopja tar-rapport dwar l-ispezzjoni lill-Kummissjoni. Intbagħtitlek ukoll kopja fl-istess jum għall-informazzjoni tiegħek.

Fit-18 ta' Marzu 2003, l-Ombudsman issottometta proposta għal soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni, fejn talab tweġiba sal-31 ta' Mejju 2003. Fl-ittra tagħha tat-2 ta' Ġunju 2003, il-Kummissjoni talbet estensjoni ta' din l-iskadenza. Fil-5 ta’ Ġunju 2003, ktibt lill-Kummissjoni sabiex tinformaha li ddeċidejt li nagħti estensjoni sat-30 ta’ Ġunju 2003.

Il-Kummissjoni bagħtet il-verżjoni Franċiża ta' l-opinjoni tagħha dwar il-proposta għal soluzzjoni amikevoli fl-1 ta' Lulju 2003, u bgħattha lilek fis-7 ta' Lulju 2003 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet. It-traduzzjoni bl-Ingliż ta’ l-opinjoni tal-Kummissjoni waslet fil-11 ta’ Lulju 2003 u ntbagħtitlek fil-21 ta’ Lulju 2003. Fil-15 ta’ Settembru 2003, inti bgħattli l-osservazzjonijiet tiegħek dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni.

Fil-25 ta’ Settembru 2003, jiena infurmajt lill-Kummissjoni li ħassejt li kien meħtieġ li nerġa’ nispezzjona l-fajl tal-Kummissjoni. Int ġejt infurmat b’dan f’ittra mibgħuta fl-istess jum. L-ispezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni saret fid-9 ta’ Ottubru 2003. Fis-16 ta' Ottubru 2003, l-Ombudsman bagħat kopja tar-rapport dwar l-ispezzjoni lill-Kummissjoni. Intbagħtitlek ukoll kopja fl-istess jum għall-informazzjoni tiegħek.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilment imressaq minn barrister Brittaniku jikkonċerna tilwima bejn D., produttur tal-films Palestinjan, u l-Kummissjoni Ewropea.

Permezz ta’ ittra ta’ ingaġġ (Nru 10/CCM/07/97) li ġiet iffirmata fl-14 ta’ Mejju 1997, is-Sinjura D. ġiet ingaġġata mis-CEPT, kuntrattur qafas tal-Kummissjoni Ewropea, biex tipproduċi film dokumentarju intitolat “Għajnuna tal-Unjoni Ewropea lill-Palestinjani 1987-1997” għall-Kummissjoni Ewropea. Skont dan il-kuntratt, l-ilmentatur kellu jitħallas somma ta’ 38 062 Ecu (pagabbli f’pagamenti parzjali ta’ 15 225 Ecu, 7 612 Ecu u 15 225 Ecu) u somma oħra sa 4 673 Ecu minħabba kontinġenzi mal-approvazzjoni tal-Kummissjoni. Dawn iċ-ċifri kienu bbażati fuq il-proposta tal-ispejjeż tas-Sinjura D. (li kienet annessa mal-kuntratt) li skontha l-iffilmjar kellu jdum 8 ijiem u l-produttur u d-direttur ikunu meħtieġa għal 20 jum. It-termini ta’ referenza pprevedew li l-film għandu jipprovdi informazzjoni dwar l-attivitajiet tal-UE fix-Xatt tal-Punent u l-Istrixxa ta’ Gaża u li għandu jkopri l-oqsma kollha tal-attività tal-UE (l-edukazzjoni, l-agrikoltura, is-saħħa, l-akkomodazzjoni, eċċ.). Kien previst fit-termini ta’ referenza li l-kuntrattur li għandu jintgħażel għandu jibda xogħlu “malajr kemm jista’ jkun (jekk possibbli f’Diċembru)” u li l-film għandu jiġi prodott fi żmien xahar jew xahrejn. Jidher, madankollu, li l-produzzjoni tal-film setgħet tibda biss lejn l-aħħar ta’ Lulju 1997.

Skont l-ilmentatur, kien ġie miftiehem li l-film għandu jdum 15-il minuta. L-ilmentatur sostna li l-proġett kien inbidel ħafna fuq l-ordnijiet diretti tal-Uffiċċju Rappreżentattiv tal-Kummissjoni tal-UE fix-Xatt tal-Punent u f’Gaża (ECRO) u li, bħala riżultat tal-intervent tal-ECRO, is-Sa D. kienet ġarrbet kostijiet addizzjonali sostanzjali li l-kuntratt oriġinali ma kienx ikopri.

Skont l-ilmentatur, is-Sinjura D. kienet fittxet kuntatt immedjat mal-Kummissjoni wara li ffirmat il-kuntratt iżda kienet ingħatat struzzjonijiet biex tistenna l-wasla tas-Sinjura K., li dak iż-żmien kienet l-Attaché Kulturali u tal-Istampa tal-ECRO. L-ilmentatur issottometta li meta ltaqgħet mas-Sinjura K. fl-aħħar ta’ Lulju 1997, is-Sinjura D. kienet intalbet tfassal proposta emendata rigward il-proġett li kien jinvolvi ħafna aktar xogħol milli kien ġie miftiehem oriġinarjament. Skont l-ilmentatur, kienu ntalbu wkoll bidliet mis-Sur B., dak li dak iż-żmien kien il-Kap tal-ECRO, u minn diversi membri oħra tal-persunal tal-ECRO (is-Sur H., is-Sinjura M., is-Sur M., is-Sur N. u s-Sur C.). Dan kollu sar bil-fomm. L-ilmentatur issottometta li s-Sa D. kienet għamlet lill-ECRO kompletament konxja li tali bidliet jirriżultaw f’ħin żejjed minfuq u għalhekk spejjeż żejda. Xorta waħda, skont l-ilmentatur, l-ECRO qatt ma kien irreġistra formalment dawn il-bidliet mas-CEPT iżda kien assigura lis-Sa D. li l-ispejjeż żejda kienu se jitħallsu. L-ilmentatur allega li s-Sa D. kienet fl-istadji kollha infurmat lis-CEPT dwar bidliet fil-proġett permezz ta’ rapporti.

Skont l-ilmentatur, il-film li finalment ġie prodott u ppreżentat fil-bidu tal-1998 kellu tul ta’ 45 minuta. L-ilmentatur sostna li kien ħa 22 jum għall-film u li l-ispejjeż totali ammontaw għal $ 155 598. Skont l-ilmentatur, l-ECRO kienet ikkonfermat li x-xogħol imwettaq mis-Sinjura D. kien aktar minn sodisfaċenti.

L-ilmentatur issottometta kopja ta’ dikjarazzjoni mis-Sinjura K. li kienet datata l-11 ta’ Awwissu 2001. F’din id-dikjarazzjoni, is-Sinjura K. iddikjarat li l-film kien ġie prodott skont ix-xewqat tal-Kummissjoni u f’kooperazzjoni mill-qrib mas-servizzi ta’ din tal-aħħar. Is-Sinjura K. kompliet tgħid: ‘Un dépassement budgétaire pour le retard de la production avait été pris en charge par [Is-Sinjura D.] en attendant que Bruxelles après, l’accord de [il-Kap tal-ECRO], prenne en charge ce dépassement’ (qabża fil-baġit minħabba dewmien fil-produzzjoni ttieħdet ħsiebha [mill-persuna li ressqet l-ilment] sakemm Brussell, wara li [l-Kap tal-ECRO] kien qabel, tieħu f’idejha din il-qabża fil-baġit’). Hija żiedet li l-Kap tal-ECRO “kien sorpriża kbira ħafna” (b’sorpriża kbira għalina) ċaħad lis-Sa D. id-drittijiet tagħha. Is-Sinjura K. ikkonkludiet billi qalet li hija appoġġat il-passi meħuda mis-Sinjura D. bil-għan li tirkupra d-drittijiet materjali tagħha u d-dinjità tagħha.

L-ilmentatur issottometta aktar dokumenti biex juri li l-Kummissjoni kienet sodisfatta bil-film u argumenta li kieku l-proġett ma ġiex estiż fuq talba tal-ECRO u bl-għarfien tas-CEPT, kienu juru xi kritika jew jirriżervaw it-tifħir tagħhom. Huwa ssottometta wkoll kopja ta’ ittra lill-Kap tal-ECRO ta’ dak iż-żmien tat-8 ta’ Diċembru 1998 li fiha CEPT kienet offriet li tkopri x-xogħol addizzjonali mwettaq minn D. Sabiex tagħmel dan, CEPT kienet stiednet lill-Kap tal-ECRO jibgħat ittra lill-Kummissjoni li fiha huwa kellu jispjega li x-xogħol kollu mwettaq minn D. kien twettaq fuq l-istruzzjonijiet tal-ECRO. Madankollu, il-Kap tal-ECRO ma aċċettax dan is-suġġeriment.

Skont l-ilmentatur, fl-okkażjoni ta’ laqgħa mal-uffiċjali tal-Kummissjoni fit-30 ta’ Jannar 2001, wieħed mill-assistenti tiegħu ġie mgħarraf li saru żbalji fl-ECRO u li d-deċiżjonijiet kienu ttieħdu hemmhekk mingħajr kunsiderazzjoni xierqa għall-proċedura. Dejjem skont l-ilmentatur, dan l-assistent kien ġie infurmat li d-Direttorat Ġenerali (DĠ) għar-Relazzjonijiet Esterni tal-Kummissjoni kien irrakkomanda li l-ilmentatur jitħallas. L-ilmentatur indika li hu u l-assistent tiegħu kienu waslu biex jemmnu li s-servizzi tal-Kummissjoni rrikonoxxew li huma kienu awtorizzaw l-estensjonijiet għall-proġett u li l-flus żejda kienu se jitħallsu.

Wara dawn id-diskussjonijiet u korrispondenza oħra, l-ilmentatur kiteb lill-Kummissjoni fil-31 ta’ Awwissu 2001, inkluża inter alia kopja tad-dikjarazzjoni mis-Sinjura K. Fir-risposta tiegħu tal-24 ta’ Ottubru 2001, l-Uffiċċju ta’ Kooperazzjoni tal-EuropeAid tal-Kummissjoni spjega li wara analiżi ta’ din l-ittra u l-fajl tiegħu stess kien wasal għall-konklużjoni li ma kien hemm l-ebda element materjali li juri li s-servizzi tal-Kummissjoni kienu taw struzzjonijiet biex tiġi mmodifikata l-produzzjoni tal-film prevista fil-kuntratt bejnu u bejn is-CEPT. L-ilmentatur wieġeb bil-faks tas-26 ta’ Ottubru 2001, u talab tweġiba għal diversi mistoqsijiet. Huwa talab ukoll aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni, b’mod partikolari l-ittra mid-DĠ Relazzjonijiet Esterni li tirrakkomanda li l-ilmentatur jitħallas u opinjoni mis-Servizz Legali li tikkonferma li l-ħlas kien dovut. L-ilmentatur indika wkoll li f’kull punt biex isegwi din il-kwistjoni s’issa kien iltaqa’ ma’ dewmien bla bżonn u nuqqas ta’ rieda li jsolvi l-kwistjoni f’konformità mal-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba tal-Kummissjoni għall-Persunal tal-Kummissjoni Ewropea fir-Relazzjonijiet tagħhom mal-Pubbliku. Bħala eżempju, l-ilmentatur semma l-fatt li l-iskadenza ta’ 15-il jum ta’ xogħol biex iwieġeb għall-ittra tiegħu tal-31 ta’ Awwissu 2001 kienet inqabżet sew. Fis-7 ta’ Novembru 2001, il-Kummissjoni kkonfermat li rċeviet l-ittra tal-kwerelant tas-26 ta’ Ottubru 2001 u spjegat li kienet qed titħejja tweġiba dettaljata li kellha tintbagħat fi żmien xahar. Fl-aħħar mill-aħħar, ir-risposta ntbagħtet fis-6 ta’ Diċembru 2001. F’din it-tweġiba, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li wara li kkonsultat lis-Servizz Legali tagħha u lis-servizz ta’ Kontroll Finanzjarju tagħha, kienet tal-opinjoni li ma kien hemm “l-ebda element materjali li skontu s-Servizzi tal-Kummissjoni taw struzzjonijiet lis-CEPT biex timmodifika r-realizzazzjoni tal-film”. Il-Kummissjoni kkonkludiet li għalhekk ma setgħetx taċċetta t-talba ta’ D. għal pagamenti ulterjuri.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li s-Sa D. sa issa kienet tħallset biss 22 837 Ecu u li kien għad trid titħallas somma ta' USD 129 687.73.

L-ilmentatur għamel fis-sustanza l-allegazzjonijiet li ġejjin:

(1) L-uffiċjali tal-Kummissjoni naqsu milli jsegwu proċeduri interni biex jiksbu awtorizzazzjoni għall-bidliet li saru li ma kinux koperti taħt il-kuntratt oriġinali,

(2) Il-Kummissjoni naqset milli tagħti aċċess għall-fajl tal-ilmentatur,

(3) Il-Kummissjoni naqset milli twieġeb lill-ilmentatur fil-ħin.

L-ilmentatur talab (1) li l-Kummissjoni għandha tħallas lil D. spejjeż addizzjonali fl-ammont ta’ USD 129 687.73 imġarrba biex isir il-film, (2) li għandha tħallas l-interessi minħabba ħlas tardiv, (3) li għandha tħallas lura l-miżati tal-konsulent legali ta’ D. u (4) li għandha tagħti aċċess għall-fajl.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Sfond

Ir-riżultat tax-xogħol ta’ D. kien film ta’ 45 minuta li kien ġie ppreżentat lis-CEPT fi Frar 1998. Fil-31 ta’ Awwissu 1998, is-CEPT kienet kitbet lill-Kap tal-ECRO, u pproponiet estensjoni retroattiva tal-attivitajiet imwettqa mill-ilmentatur skont il-kuntratt inizjali u inkludiet ittra mingħand is-Sa D. lis-CEPT bid-data tat-18 ta’ Diċembru 1997 li kienet talbet ir-rimborż ta’ spejjeż addizzjonali “[a]s skont l-istruzzjoni tal-uffiċċju tal-Kummissjoni Ewropea f’Ġerusalemm”. Din l-ittra kienet ippreżentat fattura li marret ferm lil hinn mill-ispejjeż stmati (baġit addizzjonali ta’ 94 477 Ecu); ma kien fiha l-ebda evidenza tat-talba għal aktar xogħol.

Bi tweġiba għall-ittra tas-CEPT, il-Kap tal-ECRO kien indika li s-servizzi tiegħu la kienu rċevew xi talba biex jemendaw id-dispożizzjonijiet finanzjarji tal-kuntratt u lanqas ma taw xi struzzjoni lis-CEPT għal dak il-għan. Għalhekk huwa rrifjuta li jaċċetta l-proposta tas-CEPT. Fin-nuqqas ta’ elementi ġodda, il-Kap tal-ECRO kien ċaħad ukoll it-talbiet ta’ CEPT għall-istess għan li kienu ġew ippreżentati fit-23 ta’ Ottubru u fit-8 ta’ Diċembru 1998. Dan ir-rifjut kien ġie kkomunikat lill-Kummissjoni fi Brussell permezz ta’ nota datata l-24 ta’ Jannar 1999.

Ilment

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur kien talab il-ħlas ta’ $ 114 028.73 u talab aċċess għad-dokumenti fil-fajl tal-Kummissjoni.

Peress li l-Kummissjoni ma kinitx parti fil-kuntratt, ma kien hemm l-ebda raġuni għal tilwima bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni. Minkejja din il-pożizzjoni, il-Kummissjoni kienet analizzat bir-reqqa l-ilment u waslet għall-konklużjoni li ma kien fih l-ebda element ġdid fir-rigward tal-fajl.

L-ittra ta’ impenn kienet iddikjarat b’mod ċar li “l-iskeda ta’ żmien miftiehma tista’ tinbidel biss fuq talba bil-miktub mill-Kummissjoni tal-KE”. Minkejja diversi talbiet, l-ilmentatur qatt ma kien kapaċi jipprovdi informazzjoni bil-miktub li tixhed l-allegata modifika għall-ftehim inizjali. Id-dikjarazzjoni tas-Sinjura K. ma setgħetx tiġi interpretata bħala referenza għall-istruzzjonijiet biex jiżdied it-tul jew l-ambitu tal-film. Għandu jiġi mfakkar li l-prezz totali tar-riżultat finali kien kważi tliet darbiet ogħla mill-prezz ikkuntrattat. Fi kwalunkwe każ, is-Sinjura K. ma kellha l-ebda awtorità li taċċetta jew timmodifika kuntratt.

Barra minn hekk, il-Kummissjoni kienet ħadet inkunsiderazzjoni diversi elementi oħra. Primarjament, is-Sinjura D., meta ppreżentat l-iskript tal-film tagħha lill-ECRO f’isem CEPT fl-14 ta’ Settembru 1997, enfasizzat “li l-ispejjeż kollha ġew ikkalkulati mill-baġit tal-film”. Imbagħad, l-ex Kap tal-ECRO kien issottometta dikjarazzjoni datata s-26 ta’ Ottubru 2001 (li kopja tagħha kienet mehmuża mal-opinjoni tal-Kummissjoni) li skontha huwa la kien ta struzzjonijiet lil-lanjant f’isem is-CEPT biex imur lil hinn mit-termini tal-kuntratt tagħha u lanqas ma kien ġie infurmat minnha f’isem is-CEPT (jew mill-kollaboraturi tiegħu) li r-realizzazzjoni tal-film kienet se taqbeż il-baġit previst.

Dawn l-elementi kollha (nuqqas ta’ rikkieb għall-kuntratt inizjali, nuqqas ta’ struzzjonijiet bil-miktub minn uffiċjal jew impjegat tal-Kummissjoni intitolat li jagħmel dan, dikjarazzjoni tal-Kap tal-ECRO) għamlu l-affermazzjoni tal-ilmentatur, minn perspettiva legali u finanzjarja, totalment mhux ġustifikata.

Fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti, l-ilmentatur ma kienx segwa l-proċedura prevista fir-regoli rilevanti. Fir-rigward tas-sustanza, l-ewwel dokument mitlub kien opinjoni legali mis-Servizz Legali tal-Kummissjoni li kienet taqa’ taħt l-eċċezzjoni prevista mill-Artikolu 4(2), il-punt 2 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni.(1) It-tieni dokument kien nota interna li fiha opinjoni għall-użu intern, li l-iżvelar tagħha jimmina serjament il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Għal din ir-raġuni, id-dokument kien jaqa’ taħt l-eċċezzjoni stabbilita fl-Artikolu 4(3), il-punt 2.

Il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għaż-żmien li ħadu s-servizzi tagħha biex iwieġbu għal xi wħud mill-korrispondenza, minħabba l-investigazzjonijiet bir-reqqa tal-fajl kif ukoll il-kuntatti interni meħtieġa bejn is-servizzi tal-Kummissjoni involuti li kienu naqqsu r-ritmu tal-proċess.

Konklużjoni

Il-Kummissjoni dejjem uriet ir-rieda tagħha li tikseb riżultat sodisfaċenti għall-partijiet kollha involuti iżda kontinwament tenniet ukoll li ma setgħetx tegħleb ir-regoli legali u finanzjarji tagħha biex tipproponi soluzzjoni finanzjarja ta’ din it-tilwima. Fin-nuqqas ta’ elementi fattwali jew evidenza ġodda, l-affermazzjonijiet imqajma mill-ilmentatur ma setgħux jiġu ssodisfati.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u għamel il-kummenti li ġejjin:

Filwaqt li l-Kap tal-ECRO ta’ dak iż-żmien fid-dikjarazzjoni tiegħu ċaħad kategorikament li kien awtorizza personalment kwalunkwe modifika għall-kuntratt, huwa ma eskludiex il-possibbiltà li wieħed mill-kollegi tiegħu kien għamel dan. Fil-fatt, il-punt ta’ kuntatt tas-Sinjura D. ma kienx dak li dak iż-żmien kien il-Kap tal-ECRO, iżda s-Sinjura K. li għalhekk kellha tingħata l-kredibbiltà tax-xhieda bil-miktub tagħha. Is-Sinjura K. kienet ikkonfermat li l-ilmentatur kien ingħata permess għal estensjoni għall-baġit oriġinali.

Skont it-termini ta' referenza, ix-xogħol fuq il-film kellu jibda malajr kemm jista' jkun, jekk possibbli f'Diċembru, li preżumibbilment kien ifisser Diċembru 1996. Madankollu, D. kellha tistenna l-wasla ta’ K. u x-xogħol beda biss fl-aħħar tax-xahar ta’ Lulju 1997. Skont id-dikjarazzjoni tal-ex Kap tal-ECRO, dan kien ifisser li tali varjazzjoni tal-kuntratt kellha twassal għal varjazzjoni formali tiegħu.

B’mod mill-aktar sorprendenti, il-Kummissjoni naqset milli tirreferi għal-laqgħa tat-30 ta’ Jannar 2001 għalkemm deher li f’dik l-okkażjoni kien intlaħaq ftehim biex tissolva l-problema tal-kwerelant.

L-ittra tal-Kummissjoni lill-ilmentatur tal-24 ta’ Ottubru 2001 irreferiet għall-informazzjoni mogħtija mill-eks Kap tal-ECRO. Madankollu, id-dikjarazzjoni ta’ dan tal-aħħar kienet datata s-26 ta’ Ottubru 2001, jiġifieri wara li ntbagħtet l-imsemmija ittra. Barra minn hekk, din id-dikjarazzjoni ma kinitx taqbel mal-ittra tal-24 ta’ Ottubru 2001 li skontha la l-Kap tal-ECRO ta’ dak iż-żmien u lanqas is-servizzi tiegħu qatt ma kienu taw struzzjonijiet lill-ilmentatur biex imur lil hinn mit-termini tal-kuntratt. Dawn iż-żewġ punti ewlenin meħuda flimkien imminaw kompletament id-deċiżjoni tal-Kummissjoni.

Ir-risposta li l-Kummissjoni kienet finalment bagħtet fis-6 ta’ Diċembru 2001 għall-ittra tar-rappreżentant legali tal-persuna li għamlet l-ilment tas-26 ta’ Ottubru 2001 bl-ebda mod ma rrispondiet għall-punti li kienu tqajmu.

Ma kienet teżisti l-ebda prova bil-miktub li turi varjazzjoni miftiehma tal-kuntratt peress li kien hemm biss ftehim orali.

Kien sorprendenti li l-Kummissjoni kienet lesta li tibbaża ruħha fuq dokument mill-ilmentatur miktub f'Novembru 1997 (2), iżda mhux fuq l-ittra tagħha tat-18 ta' Diċembru 1997 li fiha kienet fittxet żieda fil-baġit. Barra minn hekk, it-terminu “spejjeż” użat f’dak id-dokument jenħtieġ li jitqies li jkopri l-punti stabbiliti fil-Klawżola 4 tal-Anness 1 tal-ittra ta’ ingaġġ, jiġifieri titjiriet u kostijiet oħra tat-trasport.

L-aħħar parti tal-flus oriġinali dovuti lill-kwerelant kienet tħallset biss f'Novembru 1999, 20 xahar wara li l-film kien ġie kkunsinnat.

Fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti, l-eċċezzjonijiet kollha għad-drittijiet li jirriżultaw mid-dritt tal-Unjoni kellhom jiġu interpretati b’mod restrittiv. Anki jekk l-ilmentatur ma għandux ikun intitolat li jara d-dokumentazzjoni rilevanti, ma kien hemm l-ebda raġuni għaliex ma għandux jintbagħat lill-Ombudsman. Fiċ-ċirkostanzi, u minħabba d-dewmien terribbli li kien ikkawżat mill-Kummissjoni, l-Ombudsman għalhekk intalab jitlob aċċess għad-dokumenti inkwistjoni.

Aktar inkjesti

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti. B’ittra ta’ l-10 ta’ Diċembru 2002, l-Ombudsman għalhekk talab lill-Kummissjoni sabiex tipprovdilu kopji tad-dokumenti li jinsabu fil-fajl tiegħu li għalih kien irrefera l-lanjant. Il-Kummissjoni ntalbet tipprovdi dawn il-kopji sa mhux aktar tard mill-31 ta' Jannar 2003.

Fin-nuqqas ta’ tweġiba sad-data magħżula u bil-ħsieb li jitħaffu l-proċeduri, l-Ombudsman kiteb lill-Kummissjoni fis-7 ta’ Frar 2003 sabiex jitlob aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni. Fit-13 ta’ Frar 2003, is-servizzi ta’ l-Ombudsman spezzjonaw il-fajl tal-Kummissjoni.

L-osservazzjonijiet ta' l-OMBUDSMAN biex tinkiseb soluzzjoni favorevoli

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni u l-osservazzjonijiet u r-riżultati tal-inkjesti ulterjuri tiegħu, l-Ombudsman ma kienx sodisfatt li l-Kummissjoni kienet wieġbet b'mod adegwat għall-allegazzjonijiet kollha tal-ilmentatur.

Il-proposta għal soluzzjoni amikevoli

L-Artikolu 3 (5) tal-Istatut tal-Ombudsman (3) jordna lill-Ombudsman ifittex, sa fejn ikun possibbli, soluzzjoni mal-istituzzjoni kkonċernata biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa l-ilment.

Fit-18 ta' Marzu 2003, l-Ombudsman għalhekk għamel il-proposta li ġejja għal soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni:

Il-Kummissjoni Ewropea għandha tikkunsidra li tikkumpensa lis-Sinjura D. għall-ispejjeż żejda li ġarrbet biex għamlet il-film li ntuża mill-Kummissjoni.

Din il-proposta kienet ibbażata fuq il-kunsiderazzjonijiet li ġejjin:

1 L-ewwel nett, il-film li ġie prodott kien tliet darbiet itwal u tliet darbiet ogħla milli kien previst mill-kuntratt iffirmat f’Mejju 1997. Għalhekk kien estremament improbabbli li D. kellha tagħmel dawn il-bidliet minn jeddha mingħajr ma tkun irċeviet struzzjonijiet jew awtorizzazzjoni mill-persunal tal-ECRO biex tagħmel dan.

2 It-tieni nett, id-dikjarazzjoni ta’ K. li kienet ġiet ippreżentata mil-lanjant dehret li ssostni l-każ tal-lanjant.

3 It-tielet nett, l-evidenza ppreżentata lill-Ombudsman dehret li timplika li l-Kummissjoni qieset li ż-żmien miftiehem seta' jinbidel b'mod informali u mingħajr il-ħtieġa ta' talba bil-miktub. Fil-fehma tal-Ombudsman, dan ta aktar kredibbiltà lill-argument tal-ilmentatur li tali approċċ “informali” ġie adottat ukoll mill-persunal tal-ECRO fir-rigward tat-tul u l-kontenut tal-film.

4 Ir-raba’ nett, it-termini ta’ referenza annessi mal-kuntratt kienu ta’ natura qasira u ġenerali ħafna, billi jipprevedu li l-film għandu jipprovdi informazzjoni dwar l-attivitajiet tal-Unjoni fix-Xatt tal-Punent u fl-Istrixxa ta’ Gaża u li għandu jkopri l-oqsma kollha tal-attività tal-Unjoni. L-Ombudsman iqis li f’dawn iċ-ċirkostanzi l-produzzjoni tal-film kienet teħtieġ kooperazzjoni mill-qrib bejn is-Sinjura D. u l-persunal tal-ECRO. Għaldaqstant, dawn l-uffiċjali kellhom ikunu jafu bil-fatt li l-film prodott minn D. kien jeċċedi sostanzjalment dak li kien previst fil-kuntratt.

5 Fl-aħħar nett, l-Ombudsman irrileva li l-Kummissjoni qatt ma kienet qajmet oġġezzjonijiet dwar it-tul jew il-kwalità tal-film prodott.

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienet identifikat elementi ġodda li jikkonċernaw il-każ u għamlet il-kummenti li ġejjin:

Fir-rigward tat-tul tal-film, il-Kummissjoni s’issa la kkonfermat u lanqas ikkontestat id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li l-film kien ippjanat li jdum 15-il minuta u li r-riżultat finali kien ta’ 45 minuta. L-ewwel raġuni għal dan kienet li l-ebda dokument magħruf fil-fajl ma kien ipprovda xi bażi għal tweġiba. La l-ittra ta’ ingaġġ u lanqas it-termini ta’ referenza ma kien fihom xi informazzjoni dwar it-tul tal-film. Madankollu, kien hemm żewġ dokumenti li wasslu lill-Kummissjoni sabiex tiddikjara li, sa mill-bidu nett, il-pjan kien li jiġi prodott film ta’ iktar minn 15-il minuta. F’ittra lill-Uffiċċju għall-Assistenza Teknika tal-Kummissjoni Ewropea (“ECTAO”) f’Ġerusalemm datata l-5 ta’ Settembru 1996, is-Sa D. kienet ipproponiet “li tipproduċi film ta’ 30 sa 40 minuta li jesponi x-xogħol kollu tal-UE qabel Oslo u wara”. Nota interna tal-ECTAO tat-28 ta’ Ottubru 1996 kien fiha kummenti dwar it-termini ta’ referenza għall-produzzjoni tal-film, li jindikaw b’mod ċar it-tul ippjanat tal-film: “produzzjoni ta’ film ta’ 43 minuta (tul minimu)” u “produzzjoni ta’ film, twil mill-inqas 43 minuta”. It-tieni raġuni kienet li l-ittra ta’ reklutaġġ kienet teħtieġ li D. tissodisfa l-obbligi kuntrattwali tagħha għal somma f’daqqa globali. In-natura tal-kuntratt kienet timplika obbligu li jiġi prodott ir-riżultat mixtieq, b’tali mod li D. kienet obbligata tipprovdi l-film, irrispettivament mir-riżorsi li hija kienet irrikorriet għalihom sabiex tikseb ir-riżultat finali stipulat. Fi kliem ieħor, il-kuntratt bl-ebda mod ma rabat il-prezz tal-film mat-tul tiegħu, iżda ma’ standard minimu ta’ kwalità meħtieġ.

F’tentattiv biex tistabbilixxi l-fatti bl-aktar mod preċiż possibbli, il-Kummissjoni kienet wettqet inkjesti fost il-persunal tal-ECRO (u fost il-persunal li qabel kien impjegat mill-ECRO), iżda ma setgħetx tikkuntattja lill-persuni msemmija minn D. li kienet telqet mill-Kummissjoni. Xhieda ta’ persuni li ġew ikkuntattjati ma taw l-ebda element ta’ prova sabiex isostnu l-affermazzjonijiet ta’ D. L-ebda wieħed minnhom ma kien xhieda diretti għal skambji verbali dwar dan il-punt bejn is-Sinjura D., is-Sinjura K. u/jew il-Kap tad-Delegazzjoni.

Fid-dawl ta’ dan, il-Kummissjoni kienet ikkuntattjat lis-Sinjura K. biex titlobha tiċċara d-dikjarazzjoni tagħha u jekk possibbli tagħti x-xhieda tagħha dwar il-każ. K. kienet għalhekk bagħtet posta elettronika tal-24 ta’ Ġunju 2003 li fiha hija kkontestat l-użu li kien sar mid-dikjarazzjoni tagħha u ddikjarat: “(…) Meta mbagħad rajt [is-Sa D.] sentejn wara, hija kienet għadha ma rkupratx l-ammont li kien fadal pagabbli taħt il-baġit inizjali għall-film, u kien biex tgħinha tirkupra dawn il-flus (il-bqija tal-baġit inizjali) li ktibt dik l-ittra. (…) Jien impenjajt ruħi li nappoġġaha biss biex tirkupra l-ammont li l-imsieħba kuntrattwali kienu ftiehmu dwaru u li kien kopert mill-kuntratt bejniethom." Fir-rigward tal-kwistjoni tal-eċċess tal-baġit, is-Sinjura K. żiedet tgħid: “Jien kont fil-fatt wissiet [lis-Sa D.] li kwalunkwe ammont li jaqbeż il-baġit ma kienx ittieħed inkunsiderazzjoni u li, peress li kienet diġà qabżet il-baġit inizjali, hija għandha tirreferi lura lill-Kummissjoni fi Brussell jew lis-[Sur B.], ir-rappreżentant tagħha f’Ġerusalemm. (…) Jien ukoll għedtilha meta kont fil-kariga f'Ġerusalemm li l-baġit żejjed kien kwistjoni għaliha waħedha u li kienet responsabbli għaliha. Għal raġunijiet amministrattivi u kuntrattwali, aħna ma konna fl-ebda pożizzjoni li nħallsu għal dan l-eċċess. Biex nagħmlu dan, kien ikollna bżonn il-qbil tal-Kummissjoni Ewropea u tas-[Sur B.]."(4)

Minn din ix-xhieda kien evidenti li s-Sinjura K. ma kienet talbet mingħand is-Sinjura D. l-ebda bidla li kienet ikkawżat l-eċċess tal-baġit, u lanqas ma kienet aċċettat tali eċċess. F’dawn iċ-ċirkustanzi, ma kien hemm l-ebda element li jsostni l-allegazzjonijiet ta’ D.

Il-ħtieġa għal emenda għall-kuntratt skont il-punt 2 tal-Anness 1 tal-ittra ta’ ingaġġ, li ddikjarat li “l-iskeda taż-żmien miftiehma tista’ tinbidel biss fuq talba bil-miktub mill-KE”, ma koprietx id-data tal-bidu tal-proġett iżda sempliċiment irregolat bidliet fir-reġim ta’ pagament previst f’din l-ittra. Min-naħa l-oħra, it-termini ta’ referenza kienu stipulaw li l-proġett għandu jibda “malajr kemm jista’ jkun”, u b’hekk introduċa element ta’ flessibbiltà li għamel superfluwa kwalunkwe talba għal emenda tal-kuntratt fil-każ ta’ ċirkostanzi li jdewmu l-bidu.

Il-Kummissjoni kkonkludiet li għalhekk ma jkunx legalment ġustifikat li tiġi aċċettata l-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u għamel il-kummenti ulterjuri li ġejjin:

Fir-rigward tat-tul tal-film, il-punt kritiku kien li ż-żewġ dokumenti li rreferiet għalihom il-Kummissjoni kienu jinkludu proposti li evidentement ma kinux ġew adottati fil-kuntratt eventwali. Minflok, fil-kuntratt attwali l-partijiet kienu qablu li l-iffilmjar għandu jieħu tmint ijiem. Ma jistax jiġi kkontestat li l-iffilmjar ħa kważi tliet darbiet sakemm kien miftiehem oriġinarjament. D. ma qablitx bil-qawwa mal-fehma tal-Kummissjoni li n-natura tal-kuntratt kienet timplika obbligu li jiġi prodott ir-riżultat mixtieq, li jfisser li D. kienet meħtieġa tipprovdi l-film, irrispettivament mir-riżorsi li hija kellha tuża biex tikseb ir-riżultat finali stipulat. Madankollu, anki li kieku dan il-punt kien korrett, dan ma kienx jittratta l-punt ewlieni tal-każ ta’ D. li kien li kien hemm modifika miftiehma tal-ftehim, fuq l-insistenza tal-uffiċjali rilevanti tal-Kummissjoni.

F’ittra indirizzata lis-Sinjura K., ta’ l-14 ta’ Settembru 1997, is-Sinjura D. kienet indikat: “Huma mehmuża, jekk jogħġbok sib kopja tas-sinopsi emendata li tinkludi lista modifikata ta’ proġetti u persuni li għandhom jiġu intervistati u rrakkomandati mill-uffiċċju tiegħek. Mil-lista approvata, se jiġu ffilmjati l-aktar proġetti impressjonanti (…) u se jintgħażlu l-aħjar persuni għal [intervista].” Dan wera b’mod ċar li l-modifika tal-proġett saret fuq talba tal-ECRO. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-offerta tal-modifika flimkien mal-aċċettazzjoni tagħha kienu jikkostitwixxu modifika vinkolanti tal-ftehim oriġinali.

Fir-rigward tal-posta elettronika tas-Sinjura K. tal-24 ta’ Ġunju 2003, la l-Ombudsman u lanqas l-ilmentatur ma kienu raw traskrizzjoni tal-konverżazzjoni telefonika li ppreċediet dan il-messaġġ. Din il-lakuna fl-evidenza kienet importanti, peress li r-risposta li rriżultat mis-Sinjura K. dehret li tikkontradixxi l-evidenza preċedenti tagħha. Il-kontenut tal-posta elettronika tal-24 ta’ Ġunju 2003 ma kkonfermax l-opinjoni tal-Kummissjoni li minnha jirriżulta li K. ma kinitx eżiġiet mingħand D. xi tibdil li kien ikkawża l-qbiż tal-baġit. L-aħħar posta elettronika tas-Sinjura K. ma kinitx tikkontradixxi l-argument li l-ECRO kienet marbuta mill-qrib mal-proġett tal-films u li l-uffiċjali tagħha kienu responsabbli għat-titwil tal-proġett. Barra minn hekk, D. ma aċċettatx il-posta elettronika ta’ K. sa fejn din kellha l-għan li tindika li l-eċċess baġitarju kien jirrigwarda biss l-indirizz ta’ D.

D. kien iltaqa’ mas-Sur B., il-kap attwali tal-ECRO, fis-26 ta’ Awwissu 2003 li kien infurmaha li kien intalab jibgħat id-dokumenti rilevanti kollha dwar il-kwistjoni lil Brussell. Dawn kienu jinkludu ittra mingħand E., dak iż-żmien deputat kap tal-ECRO, li fiha huwa appoġġja l-każ ta’ D., u nota ta’ B. innifsu li fiha huwa ddikjara li fl-opinjoni tiegħu kien hemm mertu fit-talba ta’ D. L-Ombudsman għandu jfittex li jara dawn id-dokumenti.

L-evalwazzjoni tal-Ombudsman

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ikkonkluda li l-ebda soluzzjoni amikevoli ma kienet possibbli f'dan il-każ.

Informazzjoni oħra

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur rigward il-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti. B’ittra tad-29 ta’ Settembru 2003, l-Ombudsman għalhekk talab lill-Kummissjoni aċċess għall-fajl tiegħu. Din it-tieni spezzjoni twettqet fid-9 ta’ Ottubru 2003.

Fl-okkażjoni ta' dawn iż-żewġ spezzjonijiet, l-Ombudsman spezzjona b'mod partikolari d-dokumenti li ġejjin: 1) Opinjoni mis-Servizz Legali tal-Kummissjoni tat-30 ta' Novembru 2000; 2) messaġġ bil-posta elettronika mibgħut fit-30 ta’ Mejju 2000 mis-Sur E. mid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni f’Ġerusalemm; 3) nota mid-DĠ Relazzjonijiet Esterni tad-29 ta' Jannar 2001; 4) nota tat-28 ta' Settembru 2001 mis-Sur B, il-Kap tad-Delegazzjoni tal-Kummissjoni f'Ġerusalemm; 5) e-mail mis-Servizz Legali tal-Kummissjoni tas-6 ta' Diċembru 2001 u 6) e-mail mis-Sinjura K. tal-25 ta' Ġunju 2003.

Id-Deċiżjoni

1 Allegat nuqqas mill-uffiċjali tal-Kummissjoni li jsegwu proċeduri interni biex jiksbu awtorizzazzjoni għal bidliet fil-kuntratt oriġinali

1.1 Permezz ta' ittra ta' ingaġġ iffirmata fl-14 ta' Mejju 1997, is-Sinjura D., produttur tal-films Palestinjana, ġiet ingaġġata mis-CEPT (kuntrattur qafas tal-Kummissjoni Ewropea) biex tipproduċi film dokumentarju intitolat "European Union Aid to the Palestinians 1987-1997" (Għajnuna tal-Unjoni Ewropea lill-Palestinjani 1987-1997) għall-Kummissjoni Ewropea. Skont dan il-kuntratt, l-ilmentatur kellu jitħallas somma ta’ 38 062 Ecu għas-servizzi tiegħu. L-ilmentatur, l-avukat tas-Sinjura D., allega li l-proġett kien inbidel ħafna fuq l-ordnijiet diretti tal-Uffiċċju Rappreżentattiv tal-Kummissjoni tal-UE fix-Xatt tal-Punent u f’Gaża (ECRO) u li bħala riżultat tal-intervent tal-ECRO, is-Sinjura D. kienet ġarrbet spejjeż żejda sostanzjali li l-kuntratt oriġinali ma kienx ikopri. Skont l-ilmentatur, l-ispiża totali tal-film ammontat għal $ 155 598. Fil-fehma tal-ilmentatur, l-uffiċjali tal-Kummissjoni kkonċernati naqsu milli jsegwu proċeduri interni biex jiksbu awtorizzazzjoni għall-bidliet li saru li ma kinux koperti mill-kuntratt oriġinali.

1.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni bażikament kienet tal-fehma li ma kien hemm l-ebda evidenza li tappoġġja l-allegazzjoni tal-ilmentatur.

1.3 L-Ombudsman eżamina bir-reqqa l-argumenti kollha u l-provi li ġew ippreżentati lilu. Huwa għamel ukoll spezzjoni tal-fajl. Dawn l-inkjesti wassluh għall-konklużjoni preliminari li jista' jkun hemm amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni u biex jippreżenta proposta għal soluzzjoni amikevoli. Il-fehma tal-Ombudsman kienet ibbażata fuq ħames kunsiderazzjonijiet. Minn dawn il-kunsiderazzjonijiet, l-ewwel tnejn kienu ta’ importanza partikolari. L-Ombudsman iqis li l-aħħar tlieta mill-kunsiderazzjonijiet tiegħu, meħuda waħedhom jew flimkien, ma jkunux biżżejjed biex jappoġġjaw il-każ tal-ilmentatur.

1.4 L-ewwel kunsiderazzjoni kienet ibbażata fuq is-suppożizzjoni li l-film li fil-fatt ġie prodott kien tliet darbiet itwal u tliet darbiet ogħla milli kien previst mill-kuntratt iffirmat f'Mejju 1997. L-Ombudsman għalhekk ikkunsidra li huwa estremament improbabbli li s-Sinjura D. kellha tagħmel dawn il-bidliet minn jeddha, mingħajr ma tkun irċeviet struzzjonijiet jew awtorizzazzjoni mill-persunal tal-ECRO biex tagħmel dan. Madankollu, fit-tweġiba tagħha għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni ppreżentat evidenza dokumentarja biex turi li, sa mill-bidu nett, il-pjan kien li jiġi prodott film ta’ aktar minn 15-il minuta. Il-Kummissjoni enfasizzat ukoll li n-natura tal-kuntratt kienet timplika obbligu li jiġi prodott ir-riżultat mixtieq, b’tali mod li D. kienet obbligata tipprovdi l-film, irrispettivament mir-riżorsi li hija kienet irrikorriet għalihom sabiex tikseb ir-riżultat finali previst. Fi kliem ieħor, il-kuntratt bl-ebda mod ma rabat il-prezz tal-film mat-tul tiegħu, iżda ma’ standard minimu ta’ kwalità meħtieġ.

1.5 L-Ombudsman iqis li l-argumenti tal-Kummissjoni huma pertinenti u li l-ilmentatur ma setax jirrifjutahom b'evidenza dokumentarja.

1.6 It-tieni kunsiderazzjoni li bbaża ruħu fuqha l-Ombudsman meta ppreżenta l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli kienet dikjarazzjoni tas-Sinjura K. li kienet ġiet ippreżentata mill-ilmentatur li dehret li tappoġġja l-każ tal-ilmentatur. Din id-dikjarazzjoni kienet ta’ rilevanza partikolari peress li s-Sinjura K. dehret li kienet l-iktar persuna ta’ kuntatt importanti għas-Sinjura D. fost il-persunal tal-Kummissjoni f’Ġerusalemm fir-rigward tal-produzzjoni tal-film. Madankollu, fit-tweġiba tagħha għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni ppreżentat dikjarazzjoni ġdida mis-Sinjura K. (tal-24 ta’ Ġunju 2003) li kienet kisbet.

1.7 Fil-fehma tal-Ombudsman, din id-dikjarazzjoni l-ġdida tas-Sinjura K. tneħħi l-parti l-kbira tal-valur probatorju li d-dikjarazzjoni preċedenti tas-Sinjura K. seta’ kellha għall-każ tal-persuna li ressqet l-ilment. Il-persuna li ressqet l-ilment ġustament tenfasizza li l-posta elettronika tas-Sinjura K. ta’ l-24 ta’ Ġunju 2003 ma tindikax li s-Sinjura K. ma kienet talbet mingħand is-Sinjura D l-ebda tibdil li kien ikkawża l-qbiż tal-baġit. Madankollu, l-ilmentatur kien ibbaża ruħu fuq il-messaġġ preċedenti tas-Sinjura K. sabiex jistabbilixxi l-każ tas-Sinjura D. Kien f’idejn l-ilmentatur li jipprova li s-Sinjura K. kienet talbet mingħand is-Sinjura D. kwalunkwe bidla li kienet ikkawżat l-eċċess tal-baġit, u mhux f’idejn il-Kummissjoni li tipprova li dan ma kienx il-każ. Fi kwalunkwe każ, xi dubji dwar il-pożizzjoni tas-Sinjura K. huma fil-fehma tal-Ombudsman mxerrda permezz ta’ posta elettronika oħra li hija bagħtet lill-Kummissjoni fil-25 ta’ Ġunju 2003. F’dan id-dokument, li s-servizzi tal-Ombudsman eżaminaw fl-okkażjoni tal-ispezzjoni tal-fajl, is-Sinjura K. teskludi kategorikament li kwalunkwe aġent tal-Kummissjoni seta’ ġġiegħel lis-Sinjura D. iġġarrab spejjeż supplimentari.

1.8 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar il-proposta għal soluzzjoni amikevoli, il-kwerelant irrefera għal żewġ dokumenti abbozzati minn żewġ uffiċjali tal-Kummissjoni li fil-fehma tiegħu appoġġjaw il-każ tas-Sinjura D. u talab lill-Ombudsman biex jikkunsidra dawn id-dokumenti. Wara dan, l-Ombudsman ipproċeda għat-tieni spezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni li fiha deher li d-dokumenti li għalihom kien irrefera l-lanjant setgħu jkunu l-messaġġ elettroniku mibgħut fit-30 ta’ Mejju 2000 mis-Sur E. mid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni f’Ġerusalemm u n-nota tat-28 ta’ Settembru 2001 mis-Sur B, il-Kap tad-Delegazzjoni tal-Kummissjoni f’Ġerusalemm. Jidher li dawn id-dokumenti (u għadd ta’ dokumenti oħra fil-fajl tal-Kummissjoni li ġew eżaminati mis-servizzi tal-Ombudsman) jikkostitwixxu espressjoni tal-fehmiet tal-uffiċjali tal-Kummissjoni li huma stess ma jidhrux li kienu involuti direttament fil-proġett li ta lok għal dan l-ilment, iżda mhux evidenza diretta. Fil-fehma tal-Ombudsman, dawn id-dokumenti għalhekk juru biss li xi uffiċjali jew servizzi tal-Kummissjoni jissimpatizzaw mal-allegazzjonijiet ta’ D. iżda ma jurux li l-allegazzjoni ta’ D. kienet fondata.

1.9 L-Ombudsman jinnota, madankollu, li l-messaġġ elettroniku tas-Sur E. tat-30 ta' Mejju 2000 jirreferi għal u jikkwota minn nota li skontu ġiet iffirmata minn membru tal-persunal lokali tal-Kummissjoni. Skont il-kwotazzjoni ta’ din in-nota fil-posta elettronika tas-Sur E., l-imsemmija nota tista’ tikkostitwixxi evidenza li ssostni l-każ tas-Sinjura D.(5) Għalhekk huwa sorprendenti li dan id-dokument ma kienx fil-fajl tal-Kummissjoni spezzjonat mill-Ombudsman.(6) Madankollu, anki jekk dan id-dokument kellu jiġi abbozzat minn uffiċjal tal-Kummissjoni li kien familjari mal-proġett u jekk kellu tabilħaqq jikkostitwixxi evidenza li ssostni l-każ tas-Sinjura D.(7), kwalunkwe evidenza bħal din tkun kontradetta mid-dikjarazzjonijiet magħmula mis-Sinjura K. f’Ġunju 2003.

1.10 F'dawn iċ-ċirkustanzi, l-istabbiliment tal-verità tal-kwistjoni jkun jeħtieġ li jinstemgħu mill-inqas dawn iż-żewġ persuni bħala xhieda. Madankollu, fil-fehma tal-Ombudsman, tali eżami jista’ jsir biss minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti. Għandu jiġi nnutat li l-Artikolu 3 (2) ta' l-Istatut ta' l-Ombudsman jipprovdi li uffiċjali u impjegati oħra tal-Komunitajiet għandhom jixhdu fuq talba ta' l-Ombudsman. L-Ombudsman ma ngħatax is-setgħa li jisma' xhieda oħra.

1.11 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li m'hemm l-ebda raġuni biex ikompli l-inkjesta tiegħu dwar l-ewwel allegazzjoni mressqa mill-ilmentatur.

2 Nuqqas ta’ aċċess għall-fajl

2.1 L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli tagħtih aċċess għall-fajl tiegħu.

2.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni kienet tal-fehma li din l-allegazzjoni kienet tikkonċerna żewġ dokumenti. Skont il-Kummissjoni, l-ewwel dokument kien opinjoni legali mis-Servizz Legali tal-Kummissjoni li kienet taqa' taħt l-eċċezzjoni prevista mill-Artikolu 4(2), il-punt 2 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (8). It-tieni dokument kien nota interna li fiha opinjoni għall-użu intern, li l-iżvelar tagħha jimmina serjament il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Għal din ir-raġuni, id-dokument kien jaqa’ taħt l-eċċezzjoni stabbilita fl-Artikolu 4(3), il-punt 2.

2.3 L-Ombudsman wettaq spezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni f'żewġ okkażjonijiet. Deher li l-ewwel dokument imsemmi hawn fuq huwa opinjoni mis-Servizz Legali tal-Kummissjoni bid-data tat-30 ta' Novembru 2000. Minħabba li dan id-dokument kien fih parir legali dwar it-tilwima bejn il-Kummissjoni u l-ilmentatur, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni kienet intitolata tirrifjuta li tagħti aċċess għalih skont l-Artikolu 4(2), il-punt 2 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001. It-tieni dokument jidher li huwa nota mid-DĠ Relazzjonijiet Esterni tad-29 ta' Jannar 2001. Wara li spezzjona dan id-dokument, l-Ombudsman huwa tal-fehma li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma tagħtix aċċess għal dan id-dokument skont l-Artikolu 4(3), il-punt 2 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 ma tidhirx li hija irraġonevoli.

2.4 F'dawn iċ-ċirkustanzi, ma jidhirx li hemm amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni f'dak li għandu x'jaqsam mat-tieni allegazzjoni tal-kwerelant.

3 Nuqqas ta’ tweġiba fil-ħin lill-ilmentatur

3.1 L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli twieġeb l-ittri tiegħu fil-ħin.

3.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għaż-żmien li ħadu s-servizzi tagħha biex iwieġbu għal xi wħud mill-korrispondenza.

3.3 L-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni fil-fatt tidher li naqset milli twieġeb xi wħud mill-ittri tal-ilmentatur f'perjodu ta' żmien raġonevoli. Madankollu, peress li l-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għal dan id-dewmien u li dan l-aspett tal-każ jidher li huwa ta’ importanza sekondarja, l-Ombudsman iqis li ma hemm l-ebda ħtieġa għalih li jkompli l-inkjesta tiegħu dwar it-tielet allegazzjoni tal-ilmentatur.

4 Fuq l-allegazzjonijiet tal-persuna li ressqet l-ilment

4.1 Fl-ilment tagħha, il-persuna li ressqet l-ilment sostniet (1) li l-Kummissjoni għandha tħallas lil D. spejjeż addizzjonali fl-ammont ta’ USD 129 687.73 imġarrba għall-produzzjoni tal-film, (2) li hija għandha tħallas l-interessi minħabba ħlas tardiv, (3) li hija għandha tirrimborsa l-ispejjeż tal-konsulent legali ta’ D. u (4) li hija għandha tagħti aċċess għall-fajl.

4.2 Fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet ta' hawn fuq, m'hemm l-ebda raġuni oħra biex jiġu kkunsidrati dawn l-allegazzjonijiet.

5 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma hemm l-ebda raġuni biex l-Ombudsman ikompli l-inkjesta tiegħu dwar l-ewwel u t-tielet allegazzjonijiet ippreżentati mill-ilmentatur. Jidher ukoll li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea fir-rigward tat-tieni allegazzjoni. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) ĠU 2001 L 145, p. 43.

(2) Jidher li l-ilmentatur hawnhekk jirreferi għad-dokument li skont il-Kummissjoni huwa datat l-14 ta’ Settembru 1997.

(3) Deċiżjoni 94/262 tal-Parlament Ewropew, tad-9 ta’ Marzu 1994, dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li Jirregolaw it-Twettiq tad-Dmirijiet tal-Ombudsman, ĠU L 113, p. 15.

(4) It-traduzzjoni tal-oriġinal Franċiż mill-Kummissjoni.

(5) L-Artikolu 4(1) tal-Istatut tal-Ombudsman jipprevedi li l-Ombudsman u l-persunal tiegħu “għandhom ikunu meħtieġa li ma jiżvelawx informazzjoni jew dokumenti li jiksbu matul l-inkjesti tagħhom”. Fid-dawl ta’ din id-dispożizzjoni, u fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet stabbiliti fil-punt 1.10 tad-deċiżjoni, l-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li tiġi kkwotata s-silta rilevanti tal-email tas-Sur E. f’din id-deċiżjoni.

(6) E. kien indika fil-posta elettronika tiegħu tat-30 ta’ Mejju 2000 li d-dokument rilevanti kien ser jintbagħat lill-Kummissjoni fi Brussell permezz ta’ posta separata.

(7) Il-posta elettronika ta’ E. tat-30 ta’ Mejju 2000 la tindika l-isem tal-uffiċjal u lanqas id-data tad-dokument.

(8) ĠU 2001 L 145, p. 43.