Għażiż Sur X,

Fis-26 ta' Marzu 2001, inti ressaqt ilment kontra l-Kummissjoni Ewropea dwar il-parteċipazzjoni tiegħek fil-kompetizzjoni COM/A/11/98 organizzata mill-istituzzjoni u ppubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali C 97 tal-31 ta' Marzu 1998.

Fl-14 ta’ Mejju 2001, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fit-12 ta' Lulju 2001. Bgħattlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fis-27 ta' Settembru 2001.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

X ipparteċipat fil-kompetizzjoni COM/A/11/98 organizzata mill-Kummissjoni Ewropea u X għaddietha. Madankollu, X ma kienx fost l-aħjar 80 kandidat inklużi fil-lista ta’ riżerva.

Id-deċiżjoni tal-Bord tas-Selezzjoni ġiet innotifikata lil X fis-17 ta’ April 2000. Fl-10 ta’ Mejju 2000, X kiteb lill-President tal-Bord tal-Għażla. X esprima xi tħassib dwar l-iżvilupp tat-test tal-eżami orali u l-marka pjuttost fqira miksuba, jiġifieri 26/50 meta l-minimu li jgħaddi mit-test kien 25/50, meta mqabbel mal-marka għolja miksuba fil-preselezzjoni u fit-testijiet bil-miktub. X irrimarka wkoll li, għalkemm X ipparteċipa f’kompetizzjoni għall-assistenti amministraturi (kategorija A 8) li għaliha ma kienet meħtieġa l-ebda esperjenza professjonali, X kellu curriculum vitae eċċellenti. X ipprovda kemm esperjenza professjonali kif ukoll akkademika, jiġifieri fil-qasam tal-politika reġjonali u l-fondi strutturali. X argumenta li matul l-eżami orali ma saret l-ebda referenza mill-Bord tas-Selezzjoni għal dawn il-kwistjonijiet filwaqt li, skont X, kandidati oħra ġew mistoqsija mistoqsijiet relatati mal-esperjenza u l-ħiliet tal-passat tagħhom. Barra minn hekk, l-għarfien li X għandu tal-lingwa Portugiża ma ġiex ittestjat.

X għalhekk talbet lill-Bord tas-Selezzjoni (i) biex jipprovdi lil X bil-kriterji u l-parametri użati matul il-proċedura ta’ eżami; (ii) jekk il-Bord tas-Selezzjoni jkun għamel valutazzjoni komparattiva tal-kandidati kollha; (iii) li jipprovdu lil X il-lista ta’ dawk il-kandidati li kienu ġew ammessi għall-eżami orali u l-ismijiet u n-nazzjonalitajiet tal-kandidati li kienu ġew inklużi fil-lista ta’ riżerva.

Permezz ta’ ittra tas-6 ta’ Ġunju 2000, il-Kummissjoni indikat li l-persuna li għamlet l-ilment kienet debitament informata bir-riżultati tal-ittra tal-14 ta’ April 2000. Il-Kummissjoni enfasizzat ukoll li l-Bord tas-Selezzjoni kkonforma mad-dispożizzjonijiet kollha stabbiliti fl-avviż tal-kompetizzjoni. Fir-rigward tat-talba magħmula mill-ilmentatur biex jingħataw il-kriterji u l-parametri użati matul il-proċeduri ta’ eżami u l-lista ta’ kandidati li kienu ġew ammessi għall-eżami orali, il-Kummissjoni rrifjutat li tipprovdi tali informazzjoni abbażi tal-kunfidenzjalità tax-xogħlijiet tal-Bord tas-Selezzjoni. Barra minn hekk, l-istituzzjoni infurmat lill-ilmentatur li l-lista ta’ riżerva kienet se tiġi ppubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali.

Fis-7 ta’ Lulju, fl-4 ta’ Awwissu, fid-29 ta’ Settembru u fid-9 ta’ Novembru 2000, kien hemm skambju ieħor ta’ korrispondenza bejn il-kwerelant u l-Kummissjoni. Fl-ittra tagħha tal-4 ta’ Awwissu 2000, il-Kummissjoni rreferiet għal dik tas-6 ta’ Ġunju 2000, li fiha l-informazzjoni kollha li ma kinitx tikser il-prinċipju ta’ kunfidenzjalità kienet ġiet ikkomunikata lil-lanjant. Huwa enfasizza wkoll li l-lista ta' riżerva li tinkludi l-aħjar 80 kandidat ġiet finalment ippubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali C 175 tal-24 ta' Ġunju 2000. Fit-tweġiba tad-29 ta' Settembru 2000, il-kwerelant talab li jkollu aċċess għall-minuti ta' l-eżami orali tal-kwerelant u l-klassifikazzjoni tal-kandidati ammessi għall-eżami orali. Peress li X ma qabilx mal-pożizzjoni tal-Kummissjoni, X ilmenta mal-Ombudsman.

L-ilmentatur allega li l-Bord tas-Selezzjoni ma wettaqx it-test orali kif suppost minħabba li ma għamilx mistoqsijiet X dwar l-esperjenza preċedenti ta’ X, u lanqas ma ttestja l-għarfien ta’ X dwar il-Portugiż. L-ilmentatur sostna wkoll li X għandu jiġi infurmat dwar il-kriterji użati mill-Bord tas-Selezzjoni u li X għandu jingħata aċċess għall-minuti tal-eżami orali ta’ X.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha dwar l-ilment, il-Kummissjoni għamlet fil-qosor il-kummenti li ġejjin:

Qabel ma jqabbel il-merti tal-kandidati ammessi għal test orali, il-Bord tas-Selezzjoni jaqbel dwar il-kriterji ta’ valutazzjoni li se japplikaw. Il-Bord tas-Selezzjoni wettaq il-proċedura tal-għażla f’konformità mal-avviż tal-kompetizzjoni li fil-punt C(g) jipprevedi li l-eżami orali kien jikkonsisti f’intervista mal-Bord tas-Selezzjoni biex ikun jista’ jlesti l-valutazzjoni tiegħu tal-adegwatezza tal-kandidat biex iwettaq id-dmirijiet deskritti fil-punt II f’ambjent multikulturali. L-intervista se tiffoka wkoll fuq l-għarfien tal-kandidat dwar l-istituzzjonijiet u l-politiki tal-Unjoni Ewropea u fuq l-għarfien tal-lingwi tiegħu/tagħha.

Fir-rigward tat-talba tal-ilmentatur biex ikollu aċċess għall-minuti tal-eżami orali ta’ X, il-Kummissjoni indikat li r-rifjut tiegħu kien iġġustifikat abbażi tal-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal, li skontu l-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti biex jiggarantixxu l-indipendenza sħiħa tal-Bord tas-Selezzjoni meta jivvaluta l-kandidati. La d-deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tat-8 ta' Frar 1994, u lanqas il-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba (1) ma jipprevalu fuq id-dispożizzjonijiet tar-Regolamenti tal-Persunal, li jistgħu jiġu modifikati biss wara l-proċedura prevista mit-Trattat għar-reviżjoni tiegħu.

Il-Kummissjoni rrimarkat li l-iskeda ta’ evalwazzjoni individwali tal-eżami orali hija koperta mis-sigriet li jirregola l-ħidma tal-Bord tas-Selezzjoni u għalhekk ma kienx possibbli li tiġi żvelata lill-ilmentatur. Madankollu, il-Kummissjoni bagħtet ir-rapport tal-Bord tas-Selezzjoni dwar l-eżami orali tal-ilmentatur bħala dokument kunfidenzjali għall-informazzjoni tal-Ombudsman.

Il-Kummissjoni mbagħad tat xi informazzjoni statistika dwar il-kompetizzjoni miftuħa. Dan sar bl-hekk imsejjaħ "système de cascade". Intgħażlu 320 kandidat wara t-test ta’ preselezzjoni, 160 ġew mistiedna jagħmlu t-test orali u 80 kandidat finalment tqiegħdu fil-lista ta’ riżerva. L-ilmentatur irnexxielu jagħmel it-testijiet kollha iżda l-marka totali tal-ilmentatur ma ppermettietx li X ikun fost l-aħjar 80 kandidat li tqiegħdu fil-lista ta’ riżerva.

Barra minn hekk, l-istituzzjoni indikat li l-ebda informazzjoni dwar il-kandidati mistiedna għall-eżami orali ma setgħet tiġi żvelata, peress li huma parti mill-ħidma tal-Bord tas-Selezzjoni u għalhekk għandhom jibqgħu sigrieti, kif previst mill-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. Barra minn hekk, il-Kummissjoni enfasizzat li jekk il-kandidati jkunu intitolati li jkunu jafu r-riżultati tagħhom stess, ma jitħallewx jirċievu informazzjoni dwar il-prestazzjonijiet ta’ kandidati oħra. Id-divulgazzjoni ta’ tali informazzjoni tkun f’kuntrast mal-prinċipji ġenerali tal-protezzjoni tad-data personali.

Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni indikat li l-lista tar-rebbieħa tal-kompetizzjoni ġiet ippubblikata fil-ĠU C 175 tal-24 ta’ Ġunju 2000.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Bħala rimarka preliminari, l-ilmentatur indika li kien impossibbli għal X li jikkummenta kif xieraq dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, peress li X ma kienx fil-pussess tad-dokumenti rilevanti li l-Kummissjoni bagħtet lill-Ombudsman u mmarkat kunfidenzjali.

Madankollu, l-ilmentatur għamel fil-qosor l-osservazzjonijiet li ġejjin:

Minn perspettiva formali, X ikkritika l-fatt li l-opinjoni tal-Kummissjoni la semmiet id-destinatarju tagħha u lanqas l-awtur tagħha.

Minn perspettiva sostanzjali, l-ilmentatur indika li jekk, minn naħa, l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal jipproteġi s-segretezza tax-xogħol tal-Bord tal-Għażla, min-naħa l-oħra, dan ma jipprevjenix lil dawk il-kandidati li huma interessati li jkollhom aċċess għall-minuti tal-eżamijiet tagħhom.

Il-Kummissjoni aċċettat li tipprovdi lill-kandidati li pparteċipaw f'kompetizzjonijiet ta' reklutaġġ ippubblikati mill-1 ta' Lulju 2000 'il quddiem b'kopja tal-minuti tat-testijiet tagħhom (verbali delle prove effettuate nell'ambito di un concorso), fuq talba. B’dan il-mod, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li kienet qed taġixxi b’mod żbaljat fil-konfront ta’ kandidati ta’ kompetizzjonijiet preċedenti. Għalhekk ma hemm l-ebda raġuni, skont l-ilmentatur, biex ir-regoli l-ġodda ma jiġux applikati wkoll għall-kompetizzjonijiet ippubblikati qabel l-1 ta’ Lulju 2000.

Barra minn hekk, l-ilmentatur enfasizza li l-Bord tas-Selezzjoni ma għamel l-ebda referenza għall-kwistjonijiet li X ittratta qabel (kuntrarjament għal dak li sar ma’ kandidati oħra) u li l-għarfien ta’ X tal-lingwa Portugiża ma ġiex ittestjat. L-ilmentatur sostna li peress li X kaptani Portugiżi bħala lingwa materna, il-fatt li l-Bord tas-Selezzjoni ma ttestjax l-għarfien ta’ X żvantaġġja lil X u seta’ kien deċiżiv għall-esklużjoni ta’ X mill-grupp ta’ kandidati inklużi fil-lista ta’ riżerva.

L-ilmentatur qies li kien assolutament meħtieġ li jkollu aċċess għall-minuti tal-Bord tas-Selezzjoni sabiex ikun jaf il-kriterji applikati mill-Bord tas-Selezzjoni u, billi jkun jaf kif il-Bord tas-Selezzjoni ġġudika l-eżami tiegħu, biex itejjeb it-tħejjija fid-dawl tal-parteċipazzjoni possibbli f’kompetizzjonijiet futuri.

Aktar informazzjoni

Mehmuż mal-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni bagħtet dokument kunfidenzjali għall-informazzjoni tal-Ombudsman. Għalhekk ma ntbagħtitx lill-ilmentatur għall-osservazzjonijiet. Madankollu, l-Ombudsman informa lill-ilmentatur li kien se jispezzjona d-dokument biex jivverifika l-preċiżjoni tal-informazzjoni li l-Kummissjoni kienet ipprovdiet fl-opinjoni tagħha.

Wara li eżamina d-dokumenti, l-Ombudsman iqis li ma hemm l-ebda element ta' diskrepanza bejn il-kontenut tad-dokument u l-informazzjoni mogħtija mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha.

Id-Deċiżjoni

1 L-eżami orali mwettaq mill-Bord tas-Selezzjoni

1.1 L-ilmentatur ipparteċipa fl-eżami orali tal-kompetizzjoni COM/A/11/98. Għalkemm X irnexxielu, X ma kienx fost l-aħjar 80 kandidat inklużi fil-lista ta’ riżerva. Xallega li l-Bord tas-Selezzjoni ma wettaqx it-test orali kif suppost minħabba li ma għamilx mistoqsijiet dwar l-esperjenza preċedenti ta’ X, u lanqas ma ttestja l-għarfien ta’ X dwar il-Portugiż.

1.2 Il-Kummissjoni indikat li l-Bord tas-Selezzjoni wettaq ix-xogħlijiet tiegħu skont l-avviż tal-kompetizzjoni li fil-punt C(g) stabbilixxa li l-eżami orali kien jikkonsisti f'intervista mal-Bord tas-Selezzjoni biex ikun jista' jlesti l-valutazzjoni tiegħu tal-idoneità tal-kandidat biex iwettaq id-dmirijiet deskritti fil-punt II f'ambjent multikulturali. L-intervista se tiffoka wkoll fuq l-għarfien tal-kandidat dwar l-istituzzjonijiet u l-politiki tal-Unjoni Ewropea u fuq l-għarfien tal-lingwi tiegħu/tagħha.

1.3 Kif ġie deċiż b'mod konsistenti mill-Qrati Komunitarji, "(...) il-Bord ta' l-Għażla għandu diskrezzjoni konsiderevoli fir-rigward ta' l-arranġamenti u l-kontenut dettaljat tat-testijiet previsti fil-qafas ta' kompetizzjoni. (...) Mhuwiex kompitu tal-Qorti li tirrevedi l-kontenut dettaljat ta' test, sakemm dak il-kontenut ma jkunx limitat fil-limiti stabbiliti fl-avviż tal-kompetizzjoni jew ma jkunx konformi mal-għanijiet tat-test jew tal-kompetizzjoni (2).

1.4 Għalhekk jidher li l-Bord tal-Għażla ma eċċediex is-setgħa diskrezzjonali tiegħu jew mar lil hinn mil-limiti legali tal-awtorità tiegħu kif stabbilit mill-avviż tal-kompetizzjoni.

1.5 L-Ombudsman iqis li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

2. Id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li X's għandu jiġi infurmat dwar il-kriterji użati mill-Bord tas-Selezzjoni

2.1 L-ilmentatur iddikjara li l-Bord tas-Selezzjoni għandu jipprovdi lil X bil-kriterji użati matul l-eżami orali.

2.2 Il-Kummissjoni indikat li meta jivvaluta l-merti komparattivi tal-kandidati li ġew mistiedna għal test orali, il-Bord tas-Selezzjoni jistabbilixxi l-kriterji ta' evalwazzjoni li ser japplikaw għall-kandidati kollha. L-avviż tal-kompetizzjoni COM/A/11/98 ippreveda li l-eżami orali jkun jikkonsisti f’intervista mal-Bord tas-Selezzjoni biex ikun jista’ jlesti l-valutazzjoni tiegħu tal-idoneità tal-kandidat biex iwettaq id-dmirijiet deskritti fih. L-intervista tiffoka wkoll fuq l-għarfien tal-kandidat dwar l-istituzzjonijiet u l-politiki tal-Unjoni Ewropea u fuq l-għarfien lingwistiku tiegħu/tagħha.

Il-Bord tas-Selezzjoni jistabbilixxi l-kriterji rilevanti skont il-kontenut tal-avviż tal-kompetizzjoni.

2.3 Kif intqal fil-ġurisprudenza tal-qrati Komunitarji, is-segretezza inerenti fil-proċedimenti tal-Bord tipprekludi l-komunikazzjoni tal-kriterji għall-immarkar tat-testijiet tal-kompetizzjoni, li jiffurmaw parti integrali mill-valutazzjoni komparattiva magħmula mill-ġurija tal-merti rispettivi tal-kandidati (3).

Il-komunikazzjoni tal-marki dettaljati miksuba mill-kandidati fid-diversi testijiet tifforma dikjarazzjoni suffiċjenti tar-raġunijiet li fuqhom il-Bord tas-Selezzjoni bbaża l-ġudizzju tal-valur tiegħu (4).

2.4 L-Ombudsman jinnota li f'dan il-każ, fl-ittra tagħha tas-17 ta' April 2000, il-Kummissjoni kkomunikat il-marki li l-kwerelant kiseb f'kull test. Barra minn hekk, fl-opinjoni tagħha, l-istituzzjoni tat iktar informazzjoni dwar l-iżvolġiment tal-proċedura tal-kompetizzjoni. Hija spjegat li l-kompetizzjoni saret bl-hekk imsejħa "système de cascade". Intgħażlu 320 kandidat wara t-test ta’ preselezzjoni, 160 ġew mistiedna jagħmlu t-test orali u 80 kandidat finalment tqiegħdu fil-lista ta’ riżerva.

2.5 Għalhekk jidher li ma kienx hemm amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

3. L-ilmentatur isostni li għandu jingħata aċċess għall-minuti tal-eżami orali tiegħu

3.1 L-ilmentatur sostna li għandu jingħata aċċess għall-minuti tat-test orali ta' X.

3.2 Il-Kummissjoni ġġustifikat ir-rifjut tagħha abbażi tas-segretezza tax-xogħlijiet tal-Bord tas-Selezzjoni, kif previst mill-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal.

3.3 Fl-osservazzjonijiet, il-kwerelant argumenta li billi aċċettat li tipprovdi lill-kandidati li pparteċipaw f'kompetizzjonijiet ta' reklutaġġ ippubblikati mill-1 ta' Lulju 2000 'il quddiem b'kopja tal-minuti tal-eżamijiet tagħhom, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li kienet qed taġixxi ħażin vis-à-vis kandidati ta' kompetizzjonijiet preċedenti. Għalhekk, fil-fehma tal-ilmentatur, ma hemm l-ebda raġuni għaliex ir-regoli l-ġodda ma jiġux applikati wkoll għall-kompetizzjonijiet ippubblikati qabel l-1 ta' Lulju 2000.

3.4 Id-deċiżjoni tal-Kummissjoni msemmija hawn fuq fil-fatt tikkostitwixxi l-aċċettazzjoni mill-istituzzjoni tal-abbozz ta' rakkomandazzjoni wara l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman dwar is-segretezza tal-proċedura ta' reklutaġġ tal-Kummissjoni li rriżultat f'rapport speċjali lill-Parlament Ewropew. Meta l-Kummissjoni indikat li kienet se tapplika r-regoli l-ġodda mill-1 ta' Lulju 2000, l-Ombudsman aċċetta l-impenn tal-istituzzjoni.

Barra minn hekk, għandu jiġi enfasizzat li fl-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu lill-Kummissjoni, l-Ombudsman irrakkomanda lill-istituzzjoni biex tagħti lill-kandidati aċċess għall-kitbiet tal-eżami mmarkati tagħhom stess. Għalhekk, dan ma jikkonċernax il-minuti tat-testijiet orali tal-Bord tas-Selezzjoni.

3.5 L-Ombudsman iqis li l-fehma tal-Kummissjoni li l-karta ta' evalwazzjoni li tistabbilixxi l-valutazzjoni ġenerali u l-osservazzjonijiet tal-Bord tas-Selezzjoni għandha titqies bħala koperta mid-dmir li l-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni jinżammu kunfidenzjali, kif stabbilit fl-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal, hija fondata.

3.6 Jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

4 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman Ewropew dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni Ewropea. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-fajl.

Il-paġna ta’ quddiem tal-opinjoni tal-Kummissjoni hija mehmuża ma’ din id-deċiżjoni għall-informazzjoni tal-ilmentatur.

Il-President tal-Kummissjoni Ewropea se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Ippubblikata fil-Ġ.U. L 267 tal-20.10.2000

(2) Ara l-każ T - 132/89 Gallone v. il-Kunsill tal-Komunitajiet Ewropej

(3) Ara l-Kawża C - 254/95 P Il-Parlament Ewropew vs Innamorati, [1996] ĠabraSP I-3423

(4) Ara l-każ T - 291/94 Pimley-Smith v. il-Kummissjoni [1995] ECR-SC II-637