Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-Aġenzija Ewropea għas-Sistemi Globali ta’ Navigazzjoni bis-Satellita (GSA) kienet l-aġenzija tal-UE responsabbli għall-programmi Ewropej ta’ navigazzjoni bis-satellita. F'Mejju 2021, il-GSA ġiet sostitwita mill-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali (EUSPA).^[1]

2. Qabel din il-bidla, f'Lulju 2020, il-GSA organizzat kompetizzjoni għad-disinn ta' logo għall-EUSPA, li twettqet fil-forma ta' proċedura ta' akkwist.^[2] Skont l-avviż ta' stedina, il-proġetti ta' disinn sottomessi jiġu evalwati minn ġurija, u jintgħażlu ħames proġetti biex jipproċedu għall-istadju li jmiss. Mill-offerti kuntrattwali proposti minn dawn il-ħames kandidati, il-GSA tagħżel wieħed biex tagħti kuntratt għad-disinn tal-logo. Il-proġetti ta’ disinn kellhom jiġu sottomessi f’indirizz tal-posta elettronika speċifiku. Il-fajls tal-proġett kellhom jiġu protetti b’password. Il-password kellha tintbagħat fl-istess indirizz elettroniku biss wara l-iskadenza għas-sottomissjoni tal-proġetti ta’ disinn, jiġifieri, wara l-14 ta’ Awwissu 2020.

3. L-ilmentatur issottometta l-proġett ta’ disinn tiegħu fit-13 ta’ Awwissu 2020 u bagħat il-password fil-15 ta’ Awwissu 2020. Fl-4 ta’ Settembru 2020, il-GSA talbet lill-ilmentatur il-password, li huwa reġa’ bagħat fil-5 ta’ Settembru 2020. Fit-2 ta’ Ottubru 2020, il-GSA infurmat lill-ilmentatur li “wara verifika interna tal-uploads”, deher li ma kienx tella’ l-proposta tiegħu “fil-forma tal-email oriġinali bid-dokument(i) mehmuż(a) oriġinali” fuq server online. Huwa kellu bżonn jagħmel dan sas-7 ta’ Ottubru 2020 u mbagħad jerġa’ jibgħat il-password permezz tal-posta elettronika. L-ilmentatur ikkonforma mat-talba sal-iskadenza stabbilita.

4. Fl-4 ta' Diċembru 2020, il-GSA infurmat lill-ilmentatur li l-proposta tiegħu kienet ġiet miċħuda fl-“istadju tal-ftuħ”^[3] minħabba li ma setgħetx tiftaħ il-fajls inklużi fl-email tiegħu.

5. L-ilmentatur talab spjegazzjonijiet. Huwa ma kienx sodisfatt bil-fatt li, għalkemm issottometta l-applikazzjoni tiegħu fil-ħin u kien segwa l-passi kollha stabbiliti mill-GSA, il-proġett ta’ disinn tiegħu ġie miċħud mingħajr ma ġie vvalutat.

6. Il-GSA qalet lill-ilmentatur li ma setgħetx tiftaħ il-fajl mibgħut permezz ta’ email fit-13 ta’ Awwissu 2020. Għalhekk, hija talbet lill-ilmentatur jissottometti mill-ġdid il-fajl billi jtellgħu fuq server online. Madankollu, minkejja l-aħjar sforzi tat-tim tal-IT tagħha, il-GSA xorta ma setgħetx tiftaħ il-fajl u għalhekk ċaħdet il-proġett tal-ilmentatur bħala inammissibbli.

7. Peress li ma kienx sodisfatt b'din it-tweġiba, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

8. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif il-GSA ttrattat is-sottomissjoni tal-ilmentatur għall-kompetizzjoni tad-disinn.

9. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba tal-GSA dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tal-GSA.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Mill-GSA

10. Il-GSA qalet li rċeviet 637 sottomissjoni. Biex tiffaċilita l-ipproċessar tal-proġetti, hija kienet talbet lill-kandidati kollha li kienu ssottomettew il-proġetti tagħhom bil-posta elettronika sal-iskadenza stabbilita biex itellgħu l-istess fajl eżatt fuq server intern tal-FTP ^[4]. Din it-talba saret permezz ta' email lill-kandidati kollha, inkluż l-ilmentatur.

11. Il-GSA rrikonoxxiet li l-ilmentatur kien segwa l-istruzzjonijiet kollha. Madankollu, ma setax jiftaħ il-fajl tal-proġett tiegħu.

12. Il-GSA argumentat li għamlet sforzi raġonevoli biex tiftaħ il-fajl tal-ilmentatur, minħabba ċ-ċirkostanzi. Hija qalet li t-tentattiv li jiġu solvuti kwistjonijiet tekniċi individwali jew l-involviment individwali ma’ kull kandidat ikun sproporzjonat u jmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, filwaqt li jitqies l-għadd totali ta’ applikazzjonijiet sottomessi u l-valur tal-kuntratt. Il-GSA fetħet il-fajls kollha tal-proġetti bl-istess mezzi, u b’hekk osservat il-prinċipju ta’ trattament ugwali. Kellha tiżgura wkoll l-awtentiċità tal-proposti oriġinali ppreżentati sal-iskadenza. Li l-ilmentatur jitħalla jissottometti mill-ġdid il-proġett tiegħu kien jagħtih il-possibbiltà li jissottometti disinn maħluq wara l-iskadenza għas-sottomissjoni, li jirriżulta fi trattament mhux ugwali tal-kandidati.

13. Il-GSA qalet li, meta ttrattat il-proposta tal-ilmentatur, hija applikat il-proċedura standard għat-trattament ta’ kwistjonijiet tekniċi, li kienet tinvolvi l-persunal tal-IT tal-GSA.

Mill-ilmentatur

14. L-ilmentatur ikkunsidra li t-tweġiba tal-GSA lill-Ombudsman kienet inkonsistenti mal-informazzjoni mogħtija qabel. Il-GSA kienet qaltlu li l-fajl tal-proġett tiegħu ma setax jinfetaħ u li għalhekk kellu jtellgħu fuq server. Madankollu, fit-tweġiba lill-Ombudsman, il-GSA qalet li kienet talbet lill-parteċipanti kollha biex itellgħu l-fajls tal-proġetti tagħhom fuq is-server.

15. Billi ma offrietlux soluzzjoni, il-GSA ċaħħditu minn trattament ugwali. Peress li l-GSA kienet f’pożizzjoni li tivverifika l-awtentiċità tal-proġetti mtellgħin fuq is-server, hija kellha wkoll tkun f’pożizzjoni li tivverifika l-awtentiċità tal-proġett tiegħu kieku kellu jitħalla jippreżentah mill-ġdid.

16. Fil-fehma tal-ilmentatur, il-GSA naqset milli tħejji l-kompetizzjoni tal-logo b’mod adegwat peress li ma kellha l-ebda protokoll fis-seħħ biex issolvi kwistjonijiet tekniċi. Huwa argumenta li s-sistema tal-GSA kkawżat il-kwistjoni teknika, u l-GSA ma għamlitx sforz biex issolviha.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

17. L-Ombudsman ma għandu l-ebda raġuni biex jiddubita li l-mezzi ta’ sottomissjoni magħżula mill-GSA kienu nondiskriminatorji, ġeneralment disponibbli, interoperabbli u ma jirrestrinġux l-aċċess tal-parteċipanti għall-parteċipazzjoni.^[5] Madankollu, il-kwistjoni hija jekk il-GSA kkonformatx mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba meta ltaqgħet ma’ problemi fil-ftuħ tas-sottomissjoni tal-ilmentatur.

18. Il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jinkludu mhux biss il-prinċipji ta’ proporzjonalità, ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, u ta’ trattament ugwali iżda wkoll il-prinċipju ta’ diliġenza dovuta li jimplika b’mod partikolari li l-amministrazzjoni trid tieħu l-azzjoni meħtieġa biex tindirizza kwistjoni b’mod xieraq u biex tissalvagwardja d-drittijiet taċ-ċittadini. Il-fatt li jista’ jkun diffiċli li tiġi indirizzata kwistjoni ma jeżonerax lill-amministrazzjoni mid-dmir tagħha li tindirizza l-kwistjoni b’mod xieraq. Il-fatt li ċ-ċittadini kollha għandhom jirċievu l-istess trattament ma jeskludix li sitwazzjonijiet fattwali jistgħu jkunu differenti u għalhekk għandhom jiġu ttrattati b’mod differenti. Il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jirrikjedu wkoll li l-amministrazzjoni tikkomunika b’mod ċar maċ-ċittadini.

19. F’dan il-każ, l-ilmentatur ikkonforma mal-arranġamenti kollha għas-sottomissjoni tal-proġetti. Il-proġett tiegħu ġie ppreżentat fil-ħin u b'mod korrett. Huwa kien qed jistenna li l-proġett tiegħu jiġi evalwat.

20. Il-proġett ta’ disinn tal-ilmentatur ma ġiex ivvalutat minħabba l-problema li l-GSA ltaqgħet magħha meta fetħitu. Il-GSA ma infurmatx lill-ilmentatur dwar dik il-problema qabel ma saret l-għażla. Il-GSA ma pprovdietx lill-Ombudsman b’rekord tad-dettalji tal-problema li nqalgħet u s-soluzzjonijiet li esplorat. Qabel ma l-GSA kkonkludiet li l-prinċipju ta’ ugwaljanza fit-trattament ipprekludaha milli tfittex soluzzjoni għall-problema, hija setgħet tesplora, fil-fatt, is-soluzzjonijiet possibbli u mbagħad tieħu pożizzjoni dwar jekk kienx ikun hemm problema bil-prinċipju ta’ ugwaljanza fit-trattament.

21. Il-GSA pprovdiet informazzjoni inkonsistenti, u possibbilment mhux f’waqtha, lill-ilmentatur dwar il-mezzi għat-trażmissjoni tal-proġetti ta’ disinn. L-avviż ta’ stedina għall-konkors iddikjara li l-proġetti għandhom jiġu sottomessi f’indirizz tal-posta elettronika ddedikat biss. Il-GSA mbagħad informat lill-ilmentatur li kellu jtella’ l-proġett tiegħu fuq server online. Fil-kuntatt dirett tagħha mal-ilmentatur, il-GSA qalet li għamlet dan biex issolvi l-kwistjoni teknika. Madankollu, fit-tweġiba tagħha lill-Ombudsman, il-GSA qalet li kienet talbet lill-kandidati kollha biex itellgħu l-proġetti tagħhom fuq is-server. Jidher li l-ilmentatur ma rċeviex l-ewwel email li l-GSA qalet li bagħtet lill-kandidati kollha, iżda biss tfakkira. L-ilmentatur għalhekk sar jaf b’dan ir-rekwiżit biss fi stadju aktar tard.

22. F’dan l-isfond, l-Ombudsman hija tal-fehma li l-GSA kellha tittratta l-kwistjoni b’mod differenti u f’konformità mal-istandards li ċ-ċittadini huma intitolati li jistennew mill-amministrazzjoni tal-UE.  Madankollu, peress li l-proċedura ta' kontestazzjoni issa ntemmet, l-Ombudsman iqis li inkjesti ulterjuri f'dan il-każ mhumiex ġustifikati.  

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja ^[6]:

Il-GSA kellha tittratta l-kwistjoni b’mod differenti u f’konformità mal-istandards li ċ-ċittadini huma intitolati li jistennew mill-amministrazzjoni tal-UE. Hija kellha wkoll tikkomunika b’mod aktar konsistenti u f’waqtu mal-ilmentatur dwar il-problema teknika. Madankollu, peress li l-proċedura ta' kontestazzjoni issa ntemmet, l-Ombudsman iqis li inkjesti ulterjuri f'dan il-każ mhumiex ġustifikati.

L-ilmentatur u l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Tina Nilsson
Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 03/03/2022

[1] Ir-Regolament (UE) 2021/696 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-28 ta’ April 2021 li jistabbilixxi l-Programm Spazjali tal-Unjoni u l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali u li jħassar ir-Regolamenti (UE) Nru 912/2010, (UE) Nru 1285/2013, (UE) Nru 377/2014 u d-Deċiżjoni 541/2014/UE, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/696/oj.

[2] Proċedura ta’ akkwist: Logo ġdid għall-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Programm Spazjali (EUSPA). Referenza: GSA/NP/14/20. Id-dokumenti relatati huma disponibbli fuq: https://www.euspa.europa.eu/new-logo-european-union-aġenzija-space-programme-euspa.

[3] Il-proċeduri ta’ akkwist għandhom fażi ta’ ftuħ u fażi ta’ evalwazzjoni tal-proġetti sottomessi.

[4] Is-servers tal-FTP huma soluzzjonijiet użati biex jiffaċilitaw it-trasferimenti tal-fajls fuq l-internet.

[5] Kif meħtieġ mir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tar-Regolament Finanzjarju tal-Unjoni -, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32018R1046. Ara b’mod partikolari l-Artikolu 149.

[6] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni