Għażiż Sur S.,

Fl-14 ta' Novembru 2000, inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew f'isem id-ditta ta' konsulenza, "National Economic Research Associates" (NERA), kontra l-Kummissjoni Ewropea. L-ilment tiegħek kien jikkonċerna r-rifjut tal-Ministeru tal-Finanzi Ċek li jħallas 104,000 € għal parti mill-kompiti li l-kumpanija tiegħek wettqet għal kuntratt Phare, allegatament wara struzzjonijiet mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-implimentazzjoni tal-programm Phare fir-Repubblika Ċeka (Phare Praga), għar-raġuni li ċerti emendi għall-kuntratt oriġinali ma kinux ġew innotifikati kif suppost.

Fid-29 ta' Novembru 2000, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni Ewropea. Irċevejt l-opinjoni tal-Kummissjoni fit-2 ta' Marzu 2001. Jien bgħattha lilek bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet. Fil-25 ta' April 2001, irċevejt l-osservazzjonijiet tiegħek dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni. Int ktibtli fit-2 ta' Novembru 2001 u tlabt informazzjoni dwar l-inkjesta tal-Ombudsman. Fl-14 ta’ Novembru 2001, tlabt aktar informazzjoni mill-Kummissjoni. Irċevejt it-tieni opinjoni mill-istituzzjoni fl-10 ta’ Jannar 2002, li jiena bgħattlek, flimkien ma’ stedina oħra biex nagħmel osservazzjonijiet. Fit-13 ta' Frar 2002, inti bgħattli l-osservazzjonijiet tiegħek.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultat tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti kienu kif ġej:

L-ilmentatur jaħdem bħala Konsulent Anzjan fin-National Economic Research Associates Inc (NERA), konsulenza ekonomika internazzjonali speċjalizzata fi kwistjonijiet regolatorji u ta’ kompetizzjoni. Fl-4 ta’ Settembru 1998, NERA ngħatat kuntratt għall-iżvilupp ta’ leġiżlazzjoni ġdida fil-qasam tar-regolamentazzjoni tal-enerġija fir-Repubblika Ċeka (kuntratt Nru CZ9703/0102/0301/0008) li għandu jiġi ffinanzjat mill-programm Phare, permezz tal-Ministeru tal-Finanzi Ċek (MoF). Il-kuntratt ġie stabbilit fit-2 ta’ Novembru 1998 bejn NERA u MoF, bħala Kuntrattur u Awtorità Kontraenti, rispettivament, għall-benefiċċju tal-Ministeru Ċek tal-Industrija u l-Kummerċ (MIT).

Kif stabbilit fil-kuntratt, NERA kellha tipprovdi s-servizzi deskritti fit-Termini ta’ Referenza (l-Anness A), bl-użu tal-persunal elenkat fit-Tqassim tal-Prezzijiet (l-Anness D). L-ammont totali li kellu jitħallas ma kellux jaqbeż it-484,892 ECU. Il-ħlasijiet isiru mill-MoF, bl-użu tal-fondi mogħtija mill-Phare Praga, sakemm is-servizzi jkunu twettqu għas-sodisfazzjon tal-MIT. L-implimentazzjoni xierqa tal-proġett kellha tiġi mmonitorjata permezz ta’ grupp ta’ rieżami jew kumitat ta’ tmexxija magħmul minn rappreżentanti minn NERA u l-gvern Ċek (MIT, MoF). L-ilmentatur kien meħtieġ iħejji u jissottometti lill-partijiet kollha kkonċernati rapport ta’ progress ta’ kull xahar biex jiddeskrivi l-iżviluppi tax-xogħol.

Lejn l-aħħar tal-1998, l-MIT appoġġjat mir-rappreżentanti tal-Phare Praga, is-Sinjuri Stephen Collins u l-Gadea Rumana, esprima t-tħassib tiegħu dwar l-istruttura inadegwata tal-proġett. F'laqgħa tal-grupp ta' reviżjoni tal-proġett f'Novembru 1998, intalab li jiġi impjegat proporzjon ogħla ta' esperti legali lokali. Fir-Rebbiegħa ta' l-1999, u bħala riżultat tal-bidliet mitluba mill-awtoritajiet Ċeki dwar il-format u l-kontenut tal-proġett (abbozz tat-tip VZZ)(1), il-kwerelant irrapporta lill-Grupp ta' Reviżjoni tas-27 ta' Jannar 1999 li kienet tidher meħtieġa allokazzjoni mill-ġdid tar-riżorsi. Il-MIT u l-Phare Praga approvaw dawn il-bidliet proposti. Is-sitwazzjoni ġiet rikonoxxuta mill-ilmentatur f’ittra tat-22 ta’ Marzu 1999 kemm lill-MIT kif ukoll lil Phare Praga, u implikat riallokazzjoni tal-kompiti, inkluża żieda fl-għarfien espert lokali u tnaqqis parallel tal-kompiti inizjalment assenjati lil NERA. Madankollu, dawn ma kienu jinvolvu l-ebda spiża żejda lil hinn mill-prezz miftiehem fil-kuntratt.

Fil-fehma tal-ilmentatur, ir-riallokazzjoni tal-inputs tal-persunal u t-tlestija tal-kompiti twettqu bil-fehim li t-talbiet mill-MIT u l-Phare Praga kienu ħolqu obbligu legali reċiproku bejn il-klijent u l-aġenzija ta’ finanzjament. Minkejja li l-Artikolu 15 (3) tal-kuntratt kien jeħtieġ li l-emendi għalih jiġu miftiehma bil-miktub biss, ma kienx hemm żmien biżżejjed biex kwalunkwe addendum bħal dan jitħejja u jiġi approvat qabel ma kellha titwettaq ħidma ulterjuri.

L-ilmentatur spjega li kienet l-intenzjoni tal-partijiet li tali addendum jiġi abbozzat ladarba jkun intlaħaq il-proġett finali. Matul laqgħa fis-27 ta’ Lulju 1999, u bil-proġett li kien diġà tlesta, l-ilmentatur indika li l-MIT kien qabel li għandu jiġi ppreżentat addendum għall-kuntratt, sabiex il-bidliet fl-allokazzjoni tax-xogħol għall-proġett ikunu jistgħu jiġu riflessi. L-addendum propost ġie sussegwentement ippreżentat lill-awtoritajiet Ċeki u lil Phare Praga fis-26 ta' Awwissu, u fid-9 ta' Settembru 1999. L-addendum ma qabiżx il-baġit speċifikat iżda sempliċiment emenda s-sigħat imqattgħin minn diversi membri tal-persunal.

Fil-15 ta' Settembru 1999, l-addendum tal-kuntratt propost mill-kwerelant ġie miċħud mill-Phare Praga allegatament għar-raġuni li ma kienx jikkorrispondi mar-regoli tal-Phare. L-ilmentatur indika li, dak iż-żmien, ma kinux konxji tal-kontenut tar-regoli li Phare kienet qed tirreferi għalihom.

Fit-28 ta’ Settembru 1999, MoF esprima l-istess opinjoni. Huwa ssuġġerixxa, madankollu, soluzzjoni alternattiva fejn l-Awtorità Kontraenti tissottometti addendum ieħor għal Phare Praga f'isem NERA, flimkien ma' nota ta' spjegazzjoni. Il-MoF stabbilixxa l-addendum fl-14 ta' Ottubru 1999. Din l-inizjattiva ġiet irrifjutata minn Phare Praga fl-aħħar ta' Diċembru 1999 fuq il-bażi li kienet tinvolvi l-approvazzjoni ta' bidliet retroattivi għall-kuntratt oriġinali.

Bħala riżultat ta’ din is-sitwazzjoni, il-fattura tal-ilmentatur għall-aħħar segment tal-proġett (fattura Nru L1276) għal ammont ta’ EUR 104,000 ġiet irrifjutata mill-Kummissjoni u għadha pendenti.

Fil-qosor, l-ilmentatur allega li Phare Praga,

1) naqas milli jinfurmah li kwalunkwe bidla fil-kuntratt kellha ssir permezz ta' addendum għall-kuntratt, li kellu jiġi approvat minn qabel mill-Ministeru tal-Finanzi Ċek.

2) naqas milli jinkludi kwalunkwe referenza għal kwalunkwe bidla possibbli tal-kuntratt jew fil-kuntratt tas-Servizz innifsu jew fil-kundizzjonijiet ġenerali tal-Phare.

3) aġixxa b'mod inġust u b'abbuż ta' poter billi dderieġa lill-Ministeru tal-Finanzi Ċek biex jirrifjuta l-ħlas ta' servizzi pprovduti mill-kumpanija tiegħu lill-Ministeru Ċek tal-Industrija u l-Kummerċ.

Għaldaqstant, l-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tawtorizza l-ħlas tal-EUR 104,000 li jifdal, kif ukoll l-interessi fuq dik is-somma, u l-ispejjeż legali li jirriżultaw minn din it-tilwima.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni l-ewwel tat xi informazzjoni ta' sfond dwar l-operat tal-programm Phare, u r-rwol tal-atturi differenti tiegħu. L-istituzzjoni spjegat li l-programm huwa implimentat fuq bażi deċentralizzata, li jfisser li l-awtoritajiet Ċeki kienu responsabbli għas-sejħiet għall-offerti, l-ikkuntrattar u l-pagamenti, filwaqt li d-Delegazzjoni tal-Kummissjoni baqgħet responsabbli biss għas-superviżjoni tal-proċess, u kellha tapprova kwalunkwe dossier ta’ aktar minn EUR 50 000 qabel l-implimentazzjoni tiegħu.

L-istituzzjoni spjegat li l-Unità Ċentrali ta’ Finanzjament u Kuntrattar (CFCU) biss, ibbażata fil-Ministeru tal-Finanzi Ċek (MoF), u l-ilmentatur kienu partijiet għall-kuntratt. Id-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Praga għalhekk ma kinitx parti minnha.

Fir-rigward tal-ilmentaturi l-ewwel u t-tieni allegazzjonijiet, il-Kummissjoni indikat li l-Artikolu 15 tal-kuntratt kien jistipula b’mod ċar li kwalunkwe bidla kellha tiġi kkonfermata bil-miktub. Dan l-obbligu kien konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 46 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-kuntratt (Anness E), li kien parti integrali mill-kuntratt oriġinali. Fir-rigward tat-tielet allegazzjoni tal-ilmentatur, il-Kummissjoni esprimiet it-twemmin tagħha li d-Delegazzjoni tagħha fi Praga ma kinitx aġixxiet b’mod inġust u lanqas ma kienet abbużat mis-setgħa tagħha. Għall-kuntrarju, hija aġixxiet skont it-termini tal-kuntratt.

Il-Kummissjoni ddikjarat li kwalunkwe modifika potenzjali ta’ kuntratt kellha tiġi ppreżentata għall-approvazzjoni minn qabel (qabel l-implimentazzjoni) lid-Delegazzjoni, permezz tas-CFCU, bil-miktub bħala ittra ta’ akkumpanjament u/jew addendum skont is-sinifikat tagħhom. Hija ddikjarat ukoll li fil-każ ta’ addendum, ma setgħet issir l-ebda azzjoni marbuta mal-aġġustamenti proposti qabel ma ngħatat l-approvazzjoni bil-miktub u ffirmata mid-Delegazzjoni. Kwalunkwe approvazzjoni retrospettiva kienet strettament ipprojbita. Il-Kummissjoni rrimarkat li anki jekk ir-rappreżentanti tad-Delegazzjoni kienu ġew infurmati bil-fomm dwar il-bidliet proposti matul laqgħa jew mod ieħor, kwalunkwe bidla fil-kuntratt rilevanti kellha tiġi formalizzata permezz ta’ approvazzjoni uffiċjali bil-miktub mill-partijiet ikkonċernati qabel ma kellu jitwettaq ix-xogħol.

Il-Kummissjoni spjegat li fil-passat u fi ftit każijiet eċċezzjonali biss, setgħet aċċettat addenda b’modifiki żgħar sottomessi ġimgħa jew tnejn tard. Madankollu, l-eżistenza ta’ tali eċċezzjonijiet ma setgħetx tiġġustifika li NERA ma ssegwix ir-regoli. Hija indikat li filwaqt li seta’ kien hemm xi flessibbiltà żgħira fil-passat, qatt ma kien fuq l-iskala li NERA talbet: l-addendum inkwistjoni kien ġie ppreżentat aktar minn tliet xhur tard u kien jinvolvi bidliet li jiswew ammont sostanzjali ta’ flus.

Il-Kummissjoni indikat li d-Delegazzjoni tagħha kienet konxja li NERA pproponiet li talloka mill-ġdid il-baġit. Madankollu, hija stenniet talba bil-miktub għal emenda, kif kien previst fir-regoli. Madankollu, hija ma kinitx taf li l-bidliet kienu fil-fatt twettqu qabel ma rċeviet l-addendum effettiv, diversi xhur wara li ġiet informata bil-proposta. B’kuntrast ma’ dan, l-MIT Ċek ċertament kellu għarfien f’waqtu tal-bidliet, iżda apparentement naqas milli jinsisti fuq l-adozzjoni ta’ addendum qabel ma beda x-xogħol.

Il-Kummissjoni kkonkludiet billi ddikjarat li l-MIT kienet biss l-istituzzjoni benefiċjarja u li l-aċċettazzjoni u l-apprezzament tagħhom tax-xogħol ta’ NERA ma kellhom l-ebda effett fuq il-kliem tar-regoli tal-Phare dwar l-ikkuntrattar. MoF kienet tal-fehma li ma setgħetx tħallas l-ammont ta’ EUR 104 000 minħabba li kien jinvolvi xogħol li ma kienx inkluż fil-kuntratt rilevanti u l-ebda varjazzjoni korrispondenti għall-kuntratt ma kienet ġiet legalizzata.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur tenna l-argumenti mressqa fl-ilment tiegħu, u kkontesta xi wħud mid-dikjarazzjonijiet magħmula mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha.

Huwa qabel li l-partijiet għall-kuntratt kienu NERA u l-MoF Ċek, għalkemm indika li Phare Praga kienet involuta bir-reqqa fl-amministrazzjoni tal-proġett f'kull ħin.

NERA ammettiet li l-Artikolu 15 (3) tal-Kuntratt ta' Servizz kien jeħtieġ li l-bidliet kollha fil-kuntratt isiru bil-miktub u jiġu ffirmati mill-partijiet. Madankollu, huwa ssottolinja li ma kienx hemm biżżejjed żmien biex jitħejja addendum għall-kuntratt minħabba l-iskadenza imposta minn Phare Praga u MIT. L-ilmentatur insista li matul il-laqgħa tat-8 ta’ April 1999, Phare Praga kienet talbet ir-riallokazzjoni tar-riżorsi tal-persunal, iżda ma indikax li kien se jkun meħtieġ addendum għall-kuntratt ta’ servizz qabel ma jkun jista’ jsir kwalunkwe xogħol.

Huwa kkonkluda billi ddikjara li NERA kienet aġixxiet, il-ħin kollu, in bona fide. Fuq talba ta’ Phare Praga, huwa ddikjara li r-riżorsi għall-proġett kienu ġew riallokati minkejja l-fatt li din il-bidla rriżultat f’telf ta’ dħul għan-NERA. Ix-xogħol kien tlesta fl-iskeda stretta stabbilita minn Phare Praga u MIT li kienet tfisser li NERA ma setgħetx tipproduċi l-addendum tal-kuntratt meħtieġ. L-ilmentatur jemmen li Phare Praga kienet qed tfittex li sserraħ fuq din il-formalità biex tevita li tħallaslu l-miżati għax-xogħol imwettaq fuq talba ta' Phare.

Informazzjoni oħra

Fid-dawl tal-informazzjoni disponibbli, l-Ombudsman talbet aktar dettalji mill-Kummissjoni dwar l-allegazzjonijiet magħmula mill-ilmentatur. F'ittra bid-data tad-29 ta' Novembru 2001, l-Ombudsman talab l-informazzjoni li ġejja:

1 Il-Phare Praga talab fi kwalunkwe ħin il-modifika tal-proġett imwettaq minn NERA? Issuġġeriet li r-riżorsi tal-persunal ta' NERA li jaħdmu fil-proġett jiġu riallokati?

2 Jekk iva, x'kien iż-żmien previst minn Phare Praga biex dawn il-bidliet jidħlu fis-seħħ?

3 In-NERA infurmat lil Phare Praga bil-miktub dwar il-bidliet proposti li kellha l-ħsieb li tintroduċi fost il-persunal tagħha li jaħdem fil-proġett?

4 Jekk iva, x'kien is-segwitu mogħti mis-servizzi tal-Kummissjoni għal tali komunikazzjoni bil-miktub?

It-tieni opinjoni tal-Kummissjoni

Fit-tieni opinjoni tagħha, il-Kummissjoni kkonfermat id-dikjarazzjonijiet preċedenti tagħha, u wieġbet għall-mistoqsijiet magħmula mill-Ombudsman.

1. Talba minn Phare Praga: Il-Kummissjoni enfasizzat li Phare Praga ma kinitx talbet il-modifika tal-proġett imwettaq minn NERA. Id-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Praga qatt ma kienet issuġġeriet la l-modifika għall-kuntratt u lanqas li l-fondi jiġu riallokati. Madankollu, l-istituzzjoni spjegat li d-Delegazzjoni tagħha kienet lesta teżamina talba formali minn NERA għal addendum għall-kuntratt inizjali u setgħet tapprovah, jekk l-addendum ġustifikat kif xieraq kien ġie ppreżentat fil-ħin u skont ir-regoli tal-Phare.

2. Żmien għall-implimentazzjoni tal-bidliet: Id-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Praga stenniet li, jekk xi bidliet kellhom ikunu meħtieġa u approvati mill-benefiċjarju, l-ewwel ikollhom jiġu formalizzati, skont il-kuntratt u r-regoli tal-Phare. F’dak ir-rigward, il-Kummissjoni żiedet li ma kienet prevista l-ebda skeda ta’ żmien speċifika.

3. Informazzjoni mogħtija lill-Kummissjoni: Il-Kummissjoni rrimarkat li f’Settembru 1999 NERA kienet informat b’mod informali lis-servizzi tagħha bil-bidliet proposti, permezz ta’ kopja tal-ittra indirizzata lill-benefiċjarju Ċek. Sa mis-Sajf tal-1999, id-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Praga kienet ġiet infurmata indirettament dwar l-intenzjoni tal-ilmentatur li jipproponi xi bidliet fil-kuntratt, iżda kien biss f’Settembru 1999 li NERA talbet formalment tali bidliet.

Il-Kummissjoni ddeskriviet il-katina ta’ avvenimenti li segwew it-talba tal-ilmentatur. Għalhekk, fid-9 ta’ Settembru 1999, NERA għamlet din it-talba kemm lis-CFCU Ċeka kif ukoll lill-MIT b’kopja lid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni. Fil-15 ta’ Settembru, l-MIT irrifjuta din il-proposta u fit-28 ta’ Settembru 1999, is-CFCU Ċeka għamlet tweġiba teknika ċara ħafna għall-proposta ta’ NERA, li tindika l-proċedura eżatta li għandha tiġi segwita. L-ittra ta' hawn fuq tas-CFCU enfasizzat l-interpretazzjoni żbaljata li saret minn NERA dwar il-possibbiltà li jiġu riallokati r-riżorsi mingħajr awtorizzazzjoni minn qabel, u wissiet li ma setgħet tiġi aċċettata l-ebda modifika retroattiva tal-kuntratt.

Proposta ġdida ntbagħtet mill-kwerelant fil-11 ta' Ottubru 1999 u ntbagħtet lid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Praga għal kummenti u/jew approvazzjoni fl-14 ta' Ottubru 1999. Il-Kummissjoni spjegat li, sadanittant, il-bidliet proposti kienu apparentement twettqu qabel ma nkisbet l-approvazzjoni tagħha tal-addendum.

4. Segwitu: Id-Delegazzjoni tal-Kummissjoni pprovdiet tweġiba dettaljata lis-CFCU Ċeka fit-28 ta' Diċembru 1999, fejn talbet elementi addizzjonali ta' kjarifika u xi bidliet għall-proposta ta' NERA. L-ilmentatur bagħat ittra lis-CFCU fit-12 ta’ Jannar 2000 li ssodisfat biss parzjalment ir-rekwiżiti ta’ hawn fuq, kif kien indikat fi tweġiba bil-miktub mid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Praga tal-20 ta’ Jannar 2000.

Minkejja li, il-Kummissjoni wieġbet biss lejn l-aħħar ta' Diċembru 1999 għall-ewwel proposta ta' addendum magħmula minn NERA, is-CFCU Ċeka, fl-ittra tagħha tat-28 ta' Settembru, kienet diġà wissiet lil NERA li l-approvazzjoni ta' dan l-addendum ma setgħetx tkun mistennija qabel Novembru. Il-Kummissjoni ddispjaċiha għad-dewmien fit-tweġiba, iżda esprimiet li dan id-dewmien ma kienx fl-oriġini tal-problema mal-ilmentatur.

L-ilmentatur jippreżenta osservazzjonijiet dwar it-tieni opinjoni tal-Kummissjoni

F'ittra datata t-13 ta' Frar 2002, il-kwerelant esprima n-nuqqas ta' qbil tiegħu ma' l-argumenti mressqa mill-Kummissjoni f'kull waħda mill-kwistjonijiet imqajma mill-Ombudsman.

1. Talba minn Phare Praga: L-ilmentatur saħaq li, għall-kuntrarju ta’ dak li sostniet il-Kummissjoni, Phare Praga kienet talbet speċifikament ir-riallokazzjoni tar-riżorsi fil-laqgħa li saret fit-8 ta’ April 1999. Din it-talba kienet riflessa fit-termini tal-ittra tas-Sur Brychtaís tal-20 ta' April 1999, li kienet ġiet ikkupjata lis-Sinjuri Collins u Gardea ta' Phare Praga. Il-Kummissjoni naqset milli tindirizza d-diskussjonijiet fil-laqgħa tat-8 ta’ April, u l-komunikazzjonijiet relatati kollha.

Il-Kummissjoni rreferiet għall-ittra tas-Sur Collins tad-29 ta' Marzu 1999 bħala evidenza li Phare Praga ma talbitx il-modifika tal-kuntratt. Madankollu, is-Sur Collinsí ittra nnota biss li Phare Praga ma kinitx lesta li żżid il-baġit allokat. NERA ma ddikjaratx li hija intitolata għal aktar mill-baġit allokat.

2. Żmien għall-implimentazzjoni tal-bidliet: Fid-dawl tal-kwerelant, Phare Praga kienet talbet li l-kuntratt jinbidel, peress li kien ċar għal NERA mill-partijiet kollha involuti qabel, matul u wara l-laqgħa tat-8 ta' April 1999. Phare Praga wasslet ukoll l-idea li dawn il-bidliet kienu estremament urġenti, u għalhekk kellhom jitwettqu qabel it-30 ta' Ġunju 1999, li kienet id-data ta' skadenza għall-produzzjoni tal-abbozz ta' "VZZ". Dan l-aspett kien ġie rikonoxxut fl-ittra tas-Sur Collins tad-29 ta' Marzu 1999.

Għall-ilmentatur, kien ċar għall-partijiet kollha kkonċernati, inkluża Phare Praga, li r-riallokazzjoni kienet se sseħħ immedjatament, sabiex il-proġett ikun jista’ jitlesta fil-ħin. Dan kien ċar mill-ittra tas-Sur Francisí lis-Sur Brychta fit-23 ta’ April 1999, li spjegat fid-dettall ir-riallokazzjonijiet rilevanti kollha tal-persunal. Is-Sur Brychta kien Direttur tad-Dipartiment tal-Politika tal-Enerġija fl-Unità tal-Ġestjoni tal-Phare fl-MIT. L-ilmentatur jemmen li kellu jkun f'kuntatt regolari ma' Phare Praga.

3. Informazzjoni mogħtija lill-Kummissjoni: L-ilmentatur ikkontesta l-fehma tal-Kummissjoni li kienet ġiet infurmata biss bil-bidliet introdotti fil-kuntratt f’Settembru 1999. Huwa rrefera għal għadd ta’ każijiet li fihom il-Kummissjoni kienet irċeviet indikazzjonijiet tar-riallokazzjoni proposta tar-riżorsi, jiġifieri:

- il-laqgħa tal-bidu fit-23 ta' Novembru 1998;

- ir-Rapporti ta' Progress ta' Kull Xahar ta' Jannar, Marzu u April 1999;

- l-ittra mill-ilmentatur lis-Sur Kacvinsky tal-MIT fit-22 ta’ Marzu 1999 ikkupjat lis-Sur Gardea ta’ Phare Praga. Phare Praga kienet wieġbet għal din l-ittra fid-29 ta’ Marzu 1999, minkejja li ma għamlet l-ebda referenza għall-allokazzjoni mill-ġdid tar-riżorsi, jew għall-ħtieġa ta’ addendum preċedenti għall-kuntratt oriġinali;

- il-laqgħa li saret fit-8 ta' April 1999;

- l-iskambju bejn is-Sur Brychta ta' MIT (ittra tal-20 ta' April 1999) u NERA (23 ta' April 1999).

4. Segwitu: L-ilmentatur spjega li minkejja l-indikazzjonijiet kollha msemmija hawn fuq, Phare Praga la kkummentat u lanqas ma oġġezzjonat għal din il-korrispondenza u d-dokumentazzjoni. Wara li rċeviet l-addendum tal-kuntratt sottomess mill-ilmentatur, it-tweġiba tal-istituzzjoni tat-28 ta’ Diċembru 1999 ma ddikjaratx li l-addendum kien ksur tar-regoli tal-Phare jew tal-Kuntratt, iżda sempliċement talbet kjarifika ulterjuri. Fir-rigward tat-twissijiet bikrija u r-rakkomandazzjonijiet amikevoli magħmula mill-Kummissjoni, l-ilmentatur indika li dawn id-dikjarazzjonijiet ma kinux appoġġati mid-dokumentazzjoni. Huwa indika li wara l-laqgħa tat-8 ta’ April, ma kien hemm l-ebda ittra, faks, posta elettronika, telefonata jew komunikazzjoni oħra minn Phare Praga fir-rigward ta’ addendum ta’ kuntratt sal-ħarifa tal-1999.

Id-Deċiżjoni

1 Informazzjoni dwar il-formalitajiet biex jinbidel il-kuntratt, referenzi li għandhom jiġu inklużi fil-kuntratt tas-Servizz jew fil-kundizzjonijiet ġenerali tal-Phare

1.1 L-ilmentatur jallega li Phare Praga naqset milli tinfurmah li kwalunkwe bidla fil-kuntratt kellha ssir permezz ta' addendum għall-kuntratt, li kellu jiġi approvat preċedentement mill-Ministeru tal-Finanzi Ċek (MoF). Huwa ddikjara wkoll li l-Phare Praga ma kellha l-ebda referenza għall-bidliet possibbli fil-kuntratt inklużi jew fil-kuntratt tas-Servizz innifsu jew fil-kundizzjonijiet tal-Phare Ġenerali.

1.2 Il-Kummissjoni rrimarkat li l-kuntratt kien jistipula b'mod ċar fl-Artikolu 15 tiegħu li kwalunkwe bidla fih kellha tiġi kkonfermata bil-miktub. Dan l-obbligu kien konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 46 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali (Anness E), li kien parti integrali mill-kuntratt oriġinali. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li l-partijiet għall-kuntratt kienu l-Unità Ċentrali ta’ Kuntrattar u Finanzjament (CFCU), ibbażata fil-Ministeru tal-Finanzi Ċek (MoF), u l-ilmentatur (NERA). Għalhekk, il-Kummissjoni ma kinitx parti kontraenti, minkejja li baqgħet responsabbli għas-superviżjoni tal-proċess.

1.3 L-ilmentatur hemeż mal-ilment oriġinali tiegħu fajl estensiv b'diversi dokumenti. It-Taqsima 3 tal-fajl kienet tinkludi l-Kuntratt ta' Servizz tal-Phare iffirmat mill-kwerelant fit-2 ta' Novembru 1998 (2), kif ukoll sitt annessi differenti. Il-kuntratt ġie stabbilit bejn il-gvern tar-Repubblika Ċeka, irrappreżentat mill-Ministeru tal-Finanzi tiegħu (MoF / CFCU) bħala l-Awtorità Kontraenti, u l-ilmentatur (NERA) bħala l-Kuntrattur.

Il-kuntratt kellu jkun magħmul mill-kuntratt ta’ servizz u sitt annessi, li kienu jiffurmaw parti integrali minnu, kif stabbilit fl-Artikolu 15(1). L-Anness A kien fih it-Termini ta’ Referenza. L-Anness E kien jinkludi l-Kundizzjonijiet Ġenerali għall-Kuntratti ta’ Servizz iffinanzjati mill-fondi Phare/Tacis. L-Anness D irrefera għat-Tqassim tal-prezzijiet, u inkluda t-tariffi u l-allowances li għandhom jitħallsu lill-partijiet u lis-sottokuntratturi differenti tal-kuntratt abbażi tal-involviment stmat tagħhom fiż-żmien fil-proġett.

L-Artikolu 15 (3) tal-kuntratt ta' servizz jgħid:

"Kwalunkwe emenda għal dan il-Kuntratt trid tiġi miftiehma bil-miktub".

L-Artikolu 46 tal-Anness E tal-Kuntratt (Kundizzjonijiet Ġenerali għall-Kuntratti ta’ Servizz iffinanzjati mill-fondi Phare/Tacis) jiddikjara li:

"Id-dispożizzjonijiet tal-Kuntratt u l-annessi tiegħu jistgħu jiġu emendati jew issupplimentati biss permezz ta' ftehim supplimentari ffirmat minn kull waħda mill-partijiet jew mir-rappreżentanti debitament awtorizzati tagħhom. Il-komunikazzjonijiet kollha relatati mal-Kuntratt għandhom ikunu bil-miktub".

1.4 L-Ombudsman jinnota li, kif stabbilit fl-Artikolu 1(1) tal-kuntratt ta' servizz,

"[...] il-Kuntrattur għandu jwettaq il-kompiti deskritti fit-Termini ta' Referenza (Anness A) [...] skont it-termini ta' dan il-Kuntratt u l-Annessi tiegħu".

It-termini tal-kuntratt u l-annessi tiegħu ddikjaraw b’mod ċar u mhux ambigwu l-formalitajiet li kienu meħtieġa qabel ma setgħet tidħol fis-seħħ kwalunkwe emenda għas-servizz tal-kuntratt oriġinali. Għalhekk, l-ilmentatur kellu jkun jaf dwar dawn ir-rekwiżiti formali u l-implikazzjonijiet tagħhom, mingħajr ma jkollu għalfejn jiġi mfakkar dwar il-kontenut tagħhom mill-parti l-oħra fil-kuntratt, jew mis-servizzi tal-Kummissjoni.

L-Ombudsman għalhekk iqis li ma jidher li hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

2 Ir-rifjut tal-Kummissjoni li taċċetta l-ħlas ta' parti mix-xogħol imwettaq mill-ilmentatur

2.1 L-ilmentatur sostna li huwa mmodifika l-allokazzjoni tar-riżorsi tal-persunal inklużi fl-Anness D tal-kuntratt ta' servizz, wara t-talba li saret minn Phare Praga matul laqgħa li saret fit-8 ta' April 1999. Minħabba l-urġenza tax-xogħol li għandu jitwettaq, l-ilmentatur afferma li ma setax jissottometti addendum tal-kuntratt u jistenna l-approvazzjoni tal-Kummissjoni. Fil-fehma tiegħu, Phare Praga qed iserraħ fuq kwistjoni formali biex jevita li jħallas għax-xogħol li wettaq fuq talba ta' Phare.

L-ilmentatur għalhekk jallega li l-Kummissjoni aġixxiet b'mod inġust u b'abbuż ta' poter billi dderieġiet lill-Ministeru tal-Finanzi Ċek (MoF) biex jirrifjuta l-ħlas ta' servizzi pprovduti mid-ditta tal-ilmentatur lill-Ministeru Ċek tal-Industrija u l-Kummerċ (MIT). Għaldaqstant, huwa jitlob li l-Kummissjoni tawtorizza l-ħlas tal-EUR 104,000 li jifdal, kif ukoll l-interessi fuq din is-somma, u l-ispejjeż legali li jirriżultaw mit-tilwima.

2.2 Il-Kummissjoni esprimiet it-twemmin tagħha li d-Delegazzjoni tagħha fi Praga aġixxiet biss skont it-termini tal-kuntratt. Huwa ddikjara li kwalunkwe modifika potenzjali li taffettwa t-termini tal-kuntratt kellha tiġi ppreżentata bil-miktub lid-Delegazzjoni għall-approvazzjoni, qabel l-implimentazzjoni. L-istituzzjoni żiedet li kwalunkwe approvazzjoni retrospettiva kienet strettament ipprojbita.

Il-Kummissjoni ċaħdet li Phare Praga ssuġġeriet jew ir-raġuni għal modifika fil-kuntratt jew li l-fondi jiġu riallokati. Hija indikat li jekk, matul laqgħa jew mod ieħor, ir-rappreżentanti tad-Delegazzjoni kienu ġew infurmati bil-fomm dwar il-bidliet proposti, dawn il-bidliet kellhom jiġu formalizzati minn qabel bil-miktub.

2.3 Skond l-Artikolu 195 tat-Trattat KE, l-Ombudsman Ewropew għandu s-setgħa li jirċievi lmenti "dwar każijiet ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet ta' l-istituzzjonijiet jew il-korpi Komunitarji". L-Ombudsman iqis li amministrazzjoni ħażina sseħħ meta korp pubbliku jonqos milli jaġixxi f'konformità ma' regola jew prinċipju vinkolanti għalih (3). Għalhekk, amministrazzjoni ħażina tista’ tinstab ukoll meta jkun ikkonċernat it-twettiq ta’ obbligi li jirriżultaw minn kuntratti konklużi mill-istituzzjonijiet jew mill-korpi tal-Komunitajiet.

2.4 Madankollu, l-Ombudsman iqis li l-ambitu tar-reviżjoni li jista' jwettaq f'każijiet bħal dawn huwa neċessarjament limitat. L-Ombudsman huwa tal-fehma li ma għandux ifittex li jiddetermina jekk kienx hemm ksur tal-kuntratt minn xi waħda mill-partijiet, jekk il-kwistjoni tkun qed tiġi kkontestata. Din il-kwistjoni tista’ tiġi ttrattata b’mod effettiv biss minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti, li jkollha l-possibbiltà li tisma’ l-argumenti tal-partijiet dwar il-liġi nazzjonali rilevanti u li tevalwa evidenza konfliġġenti dwar kwalunkwe kwistjoni ta’ fatt ikkontestata.

2.5 Għalhekk, l-Ombudsman huwa tal-fehma li f'każijiet li jikkonċernaw tilwim kuntrattwali huwa ġġustifikat li l-inkjesta tiegħu tiġi limitata għall-eżami dwar jekk l-istituzzjoni jew il-korp tal-Komunità pprovdewlux rendikont koerenti u raġonevoli tal-bażi legali għall-azzjonijiet tiegħu u għaliex jemmen li l-fehma tiegħu dwar il-pożizzjoni kuntrattwali hija ġġustifikata. Jekk dan ikun il-każ, l-Ombudsman jikkonkludi li l-inkjesta tiegħu ma żvelatx każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Din il-konklużjoni ma taffettwax id-dritt tal-partijiet li t-tilwima kuntrattwali tagħhom tiġi eżaminata u solvuta b’mod awtorevoli minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti.

2.6 F'dan il-każ, il-kwistjoni fattwali pendenti tikkonċerna jekk is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-implimentazzjoni tal-programm Phare fir-Repubblika Ċeka (Phare Praga), talbux formalment li l-kwerelant jimmodifika t-termini ta' referenza tal-kuntratt oriġinali, u jekk iva, jekk il-pożizzjoni legali meħuda mill-Kummissjoni biex ma tħallasx għal parti mill-kompiti tidhirx ġustifikata.

Il-Kummissjoni insistiet li ma talbitx jew ma ssuġġerietx il-modifika tal-proġett. Il-kwerelant, għall-kuntrarju, isostni li Phare Praga talbet speċifikament għal allokazzjoni mill-ġdid tar-riżorsi fil-laqgħa li saret fit-8 ta' April 1999. Huwa indika li t-talba kienet riflessa fit-termini ta’ ittra mis-Sur Brychta tal-MIT Ċek datata l-20 ta’ April 1999, li kienet ġiet ikkupjata lis-Sinjuri Collins u Gardea ta’ Phare Praga. Huwa rrefera wkoll għal għadd ta’ dokumenti addizzjonali li minnhom jista’ jinftiehem li l-Kummissjoni kienet taf dwar il-bidliet li ġejjin fil-kuntratt.

2.7 Wara li rreveda l-evidenza kollha disponibbli, l-Ombudsman ma ġie ppreżentat l-ebda evidenza bil-miktub li turi li l-Kummissjoni talbet bidla fit-termini tal-Kuntratt ta' Servizz oriġinali.

Mill-bosta skambji bejn l-ilmentatur, l-awtoritajiet Ċeki u l-Kummissjoni, kien hemm ftehim ġenerali li l-allokazzjoni tar-riżorsi umani stabbilita fil-kuntratt oriġinali kellha tiġi mmodifikata jekk il-proġett kellu jitlesta fil-ħin (4). Madankollu, l-ebda referenza għal talba tal-Kummissjoni għal bidla fil-kuntratt ma tidher mill-evidenza disponibbli. Minkejja d-dipendenza tal-ilmentatur fuq it-termini tal-ittra tal-20 ta' April 1999 tas-Sur Brychta mill-MIT Ċek, li ddeskriviet il-kontenut ta' laqgħa ppreseduta mill-Kummissjoni fit-8 ta' April 1999, il-formulazzjoni tad-dokument ma tidhirx li turi li kienet saret talba mill-Kummissjoni għal bidliet kuntrattwali (5).

2.8 Fin-nuqqas ta' evidenza aktar konklużiva, l-Ombudsman iqis għalhekk li l-ilmentatur ma weriex li l-Kummissjoni ma kinitx intitolata tieħu l-pożizzjoni li għamlet fir-rigward tal-aspetti kuntrattwali tal-allegazzjoni tal-ilmentatur. Għalhekk, l-Ombudsman jikkonkludi li l-inkjesta ma żvelatx każ ta' amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

Din il-konklużjoni ma taffettwax id-dritt tal-ilmentatur li jibda proċedimenti legali quddiem qorti ta’ ġuriżdizzjoni kompetenti. Qorti bħal din tista' tiddetermina b'mod awtorevoli, bl-applikazzjoni tal-liġi nazzjonali rilevanti, it-talbiet kuntrattwali tal-kwerelant u jekk ir-rifjut tal-Kummissjoni li tħallas għal xogħol li l-kwerelant wettaq jistax jirriżulta fl-arrikkiment inġust tal-Komunità.

3 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman Ewropew dwar dan l-ilment, jidher li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni Ewropea se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Vecoy Zamer Zakona ("VZZ"): deskrizzjoni ġenerali tal-leġiżlazzjoni Ċeka li hija artikolata bis-sħiħ b’ġustifikazzjonijiet għat-taqsimiet ewlenin tagħha.

(2) Nru tal-Kuntratt CZ9703/0102/0301/0008 - IB: Fondazzjoni tal-Istituzzjoni(jiet) Regolatorja(i) tas-Settur tal-Enerġija.

(3) Ara r-Rapport Annwali 1997, paġni 22 et ss.

(4) Ara, il-Minuti tal-laqgħa tal-bidu tat-23 ta’ Novembru 1998, par. 4, in fine: "Is-Sur Poucet ippreżenta bil-qawwa rekwiżit tal-Grupp ta' Tmexxija dwar l-iżgurar ta' proporzjon ogħla ta' esperti leġislattivi lokali"; Rapport ta' Progress ta' kull xahar sa l-aħħar ta' Diċembru 1998, p. 2, par. 7: "Il-Grupp ta' Reviżjoni esprima l-opinjoni li r-riżorsi fuq il-proġett jista' jkollhom jiġu bbilanċjati mill-ġdid biex jiġi żgurat għarfien espert legali lokali adegwat"; Rapport ta' Progress ta' kull xahar Jannar 1999, p. 1, taqsima dwar "Riallokazzjoni ta' riżorsi fit-Tim tal-Proġett"; Rapport ta' Progress ta' kull xahar Marzu 1999, p. 1, par. 3: "biddilna l-approċċ tagħna għall-proġett, kif mitlub mill-MPO [MIT]. B'mod partikolari, aħna qsamna x-xogħol [...] li l-biċċa l-kbira minnu ġie allokat lis-sottokuntratturi Ċeki tagħna"; Rapport ta' Progress ta' kull xahar April 1999, p.1, in fine: "Ilħaqna ftehim proviżorju ma' bosta mis-sottokuntratturi tagħna dwar ir-riallokazzjoni ta' xi wħud mill-baġit minn NERA għalihom. Se nkunu qed nissottomettu talba formali biex nibdlu l-kuntratt biex nirriflettu dan fil-futur qrib".

(5) "Talba għal dokumenti oħra (korrispondenza tal-kumpanija NERA mas-sħab lokali) kienet motivata minn tħassib għal progress b'suċċess tal-proġett, speċjalment mill-perspettiva tal-involviment tal-esperti Ċeki. Dan it-tħassib wera li kien ġustifikat matul in-negozjati komuni tagħna fit-8 ta' April 1999, u int stess issottomettejt fin-negozjati msemmija bidliet kbar fis-soluzzjoni tal-proġett b'involviment imsaħħaħ tal-esperti Ċeki"; ittra mis-Sur Pavel Brychta, Direttur tad-Dipartiment tal-Politika ta' l-Enerġija lis-Sur S., NERA, bid-data ta' l-20 ta' April 1999, għal kopja lis-Sinjuri Collins u Garden minn Phare Praga.