Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa kumpanija Ċeka li pparteċipat fi proġett iffinanzjat mill-UE dwar is-servizzi tas-saħħa elettronika transfruntiera (il-“proġett”).^[1]

2. Wara awditu estern fi tmiem il-proġett, il-Kummissjoni Ewropea kkonkludiet li kważi l-ispejjeż kollha tal-persunal iddikjarati mill-ilmentatur matul il-proġett kienu ineliġibbli.

3. L-ilmentatur ikkontesta l-konklużjonijiet tal-Kummissjoni. L-ilmentatur kien tal-fehma li kien konformi mal-ftehim ta’ għotja. Il-kritika tal-awditur dwar l-ispejjeż tal-persunal ma rriżultatx mill-ftehim ta’ għotja iżda pjuttost irriżultat mill-“Gwida għal Kwistjonijiet Finanzjarji relatati mal-Ftehimiet ta’ Għotja tal-ICT PSP”(il-“Gwida Finanzjarja”), li qatt ma nġiebet għall-attenzjoni tal-ilmentatur, u li, għalhekk, ma kellhiex tintuża.

4. Il-Kummissjoni żammet il-konklużjoni tagħha li, abbażi tal-awditu, l-ilmentatur kien naqas milli jikkonforma mal-ftehim ta’ għotja. Il-Gwida Finanzjarja sempliċiment għenet lis-sħab tal-proġett u lill-awditur jifhmu aħjar id-dispożizzjonijiet tal-ftehim ta’ għotja. Għalhekk, il-Kummissjoni ħarġet nota ta’ debitu lill-ilmentatur li tammonta għal EUR 861 263 li tkopri l-kostijiet ineliġibbli li għalihom l-ilmentatur kien irċieva finanzjament.  

5. Fil-5 ta' Diċembru 2018, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Il-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni

6. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirkupra kważi l-ispejjeż kollha tal-persunal tal-ilmentatur, li tqiesu ineliġibbli mill-awditur. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba tal-Kummissjoni´s dwar l-ilment u l-kummenti tal-ilmentatur´s dwar dik it-tweġiba. Wara li eżamina bir-reqqa l-informazzjoni pprovduta, l-Ombudsman ippropona soluzzjoni ^[2] lill-Kummissjoni fl-14 ta' Mejju 2020.

7. L-Ombudsman sabet b’mod raġonevoli l-pożizzjoni tal-Kummissjoni li l-pagamenti ta’ bonus tal-ilmentatur kienu ineliġibbli minħabba li ma kinux konformi mal-ftehim ta’ għotja. L-Ombudsman sabet ukoll li, għalkemm il-Kummissjoni kienet naqset milli tikkomunika l-Gwida Finanzjarja kif suppost, sejba ta’ amministrazzjoni ħażina ma kinitx iġġustifikata peress li l-awditur irrikonoxxa li l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol ma kinux l-uniku mezz aċċettabbli biex jiġu ġġustifikati l-ispejjeż. Madankollu, l-Ombudsman għamlet suġġeriment għal titjib li “[i]l-Kummissjoni għandha tirreferi [...] il-Gwida [Finanzjarja] lid-detenturi tal-għotjiet fil-ftehim ta’ għotja nnifsu, fejn għandha tagħmilha ċara wkoll li l-Gwida tista’ tiġi aġġornata.”

8. Fir-rigward tas-sistema taż-żamma tal-ħin tal-ilmentatur, l-Ombudsman ikkonkludiet li l-Kummissjoni imponiet fuq l-ilmentatur standard ta’ prova fir-rigward tal-kostijiet tal-persunal tiegħu li kien ħafna aktar eżiġenti minn dak previst fir-regoli applikabbli. L-Ombudsman għalhekk ippropona ^[3] li “[i]l-Kummissjoni għandha tikkunsidra li tirrinunzja t-talba tagħha għal rimborż fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal tal-kumpanija li kienet ibbażata fuq is-sejba li s-sistema taż-żamma tal-ħin tagħha ma kinitx konformi mal-ftehim ta’ għotja.”

It-tweġiba tal-Kummissjoni

9. Fit-tweġiba tagħha għall-proposta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni sostniet li kienet ittrattat lill-ilmentatur b’mod ġust u f’konformità sħiħa mar-regoli. Il-Kummissjoni fakkret li sistema ta’ żamma tal-ħin li tiffunzjona, jew evidenza alternattiva li tikkostitwixxi bażi affidabbli għad-determinazzjoni tas-sigħat reali maħduma, hija essenzjali għall-eliġibbiltà tal-kostijiet tal-persunal.

10. Il-Kummissjoni qalet li d-deċiżjoni ta’ rkupru ma kinitx ibbażata fuq il-Gwida Finanzjarja iżda fuq id-dispożizzjonijiet tal-ftehim ta’ għotja.^[4] L-iskedi tal-ħinijiet ma kinux obbligatorji bħala mezz ta’ prova u l-ispreadsheets proposti mill-awdituri – u sussegwentement ippreżentati mill-ilmentatur – setgħu kienu biżżejjed jekk akkumpanjati b’evidenza li tappoġġa l-plawżibbiltà tas-sigħat iddikjarati. Madankollu, l-ilmentatur ma kellux sistema xierqa ta’ reġistrazzjoni tal-ħin u naqas milli jipprovdi evidenza alternattiva suffiċjenti u xierqa biex jappoġġa l-kostijiet iddikjarati.

11. Il-Kummissjoni qieset li r-rekwiżiti fir-Regolament Finanzjarju ^[5] għar-rinunzja tal-irkupru mhumiex issodisfati f'dan il-każ. Hija argumentat ukoll li l-irkupru ma jkunx inkonsistenti mal-prinċipju tal-proporzjonalità. In-nuqqas ta’ sistema xierqa ta’ żamma tal-ħin u n-nuqqas ta’ mezzi oħra biex jiġu ssostanzjati l-ispejjeż ikklejmjati huwa ksur tal-obbligi kuntrattwali li jindika nuqqas ta’ diliġenza. Il-Kummissjoni hija għalhekk meħtieġa bil-liġi li tirkupra l-ispejjeż iddikjarati [6].

12. Bi tweġiba għas-suġġeriment tal-Ombudsman għal titjib, il-Kummissjoni insistiet li l-Gwida Finanzjarja inkwistjoni ġiet ippubblikata kif xieraq fuq is-sit web tal-programm u li għalhekk kienet disponibbli għall-ilmentatur. Il-Kummissjoni qed timxi lejn sistema elettronika unika għall-implimentazzjoni tal-għotjiet kollha, li jfisser li l-komunikazzjoni mal-applikanti se ssir permezz ta' portal fejn il-gwidi applikabbli kollha se jkunu disponibbli, viżibbli u faċilment aċċessibbli. Fil-fehma tal-Kummissjoni, dan jissodisfa l-objettiv tal-Ombudsman li jtejjeb it-trasparenza dwar l-interpretazzjoni tal-Kummissjoni tad-dispożizzjonijiet fil-ftehimiet ta’ għotja.

Il-kummenti tal-ilmentatur

13. L-ilmentatur laqa’ l-proposta ta’ soluzzjoni tal-Ombudsman u sostna li kellha fis-seħħ sistema robusta ta’ żamma tal-ħin matul il-proġett, li tissodisfa r-rekwiżiti tal-ftehim ta’ għotja.

14. Fir-rigward tal-pagamenti ta’ bonus, l-ilmentatur ma qabilx mal-valutazzjoni tal-Ombudsman. L-ilmentatur argumenta li rkupru tal-pagamenti tal-bonus ikun proporzjonat biss fir-rigward tal-livell tas-suq tar-remunerazzjoni lill-maniġers tal-proġetti. L-ilmentatur ipprovda opinjoni esperta dwar x’inhi remunerazzjoni ta’ livell standard għal pożizzjonijiet simili f’kumpaniji kbar fis-settur tal-IT fir-Repubblika Ċeka matul il-perjodu ta’ żmien rilevanti. L-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni għandha tirrikonoxxi l-eliġibbiltà tal-pagamenti tal-bonus sa dak il-livell.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-proposta għal soluzzjoni

15. L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma qablitx mal-proposta tagħha għal soluzzjoni.

16. L-Ombudsman tirrikonoxxi li l-Kummissjoni jeħtiġilha tiżgura li l-fondi tal-UE jintefqu f’konformità mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba. Il-Kummissjoni hija korretta meta tiddikjara li huwa d-dmir ta’ dawk li jirċievu fondi tal-UE li jżommu l-evidenza rilevanti kollha li turi li huma kkonformaw mal-kundizzjonijiet applikabbli. Dan ġie kkonfermat b'mod konsistenti mill-Qrati tal-UE [7] ^Madankollu, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni għandha tqis ukoll prinċipju ġenerali ta' ġustizzja.

17. F’dan il-każ, hija l-fehma tal-Ombudsman li l-Kummissjoni naqset milli timpenja ruħha b’mod kostruttiv mal-ilmentatur fir-rigward tal-funzjonament tas-sistema taż-żamma tal-ħin tiegħu, u b’hekk ħadet pożizzjoni formalistika żżejjed fir-rigward ta’ kif tissostanzja l-ħin tax-xogħol. L-Ombudsman diġà spjegat fil-proposta ta' soluzzjoni tagħha ^[8] kif iċ-ċirkostanzi f'dan il-każ kienu partikolarment inġusti.

18. Fi sforz biex tiġi promossa soluzzjoni ġusta, l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni tikkunsidra mill-ġdid l-irkupru tagħha fir-rigward ta' dan l-aspett tal-ispejjeż tal-persunal. Il-Kummissjoni ma qablitx mas-soluzzjoni proposta. L-Ombudsman huwa tal-fehma li inkjesti ulterjuri mhux se jirriżultaw f'eżitu differenti u għalhekk jagħlaq l-inkjesta ^[9].

19. L-Ombudsman tilqa’ l-impenn tal-Kummissjoni li ttejjeb it-trasparenza dwar l-interpretazzjoni tagħha tad-dispożizzjonijiet fil-ftehimiet ta’ għotja, permezz tal-pjattaforma ċentrali deskritta għall-komunikazzjoni mar-riċevituri tal-għotjiet.  

20. Id-dokumentazzjoni addizzjonali pprovduta mill-ilmentatur rigward il-pagamenti ta’ bonus ma tbiddilx is-sejba tal-Ombudsman kif stabbilit fil-proposta għal soluzzjoni. L-ammont tal-bonusijiet fir-rigward tal-livell tas-suq kien biss waħda mir-raġunijiet għaliex il-Kummissjoni ċaħdet il-bonusijiet bħala spejjeż ineliġibbli. Peress li l-kundizzjonijiet fil-ftehim ta’ għotja għall-aċċettazzjoni tal-ispejjeż tal-persunal ma ġewx issodisfati għall-pagamenti ta’ bonus, l-Ombudsman ma jsib l-ebda raġuni biex jiddubita l-konklużjoni tal-Kummissjoni li l-pagamenti ta’ bonus huma spejjeż ineliġibbli. L-Ombudsman għalhekk issostni s-sejba tagħha li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni rigward dan l-aspett tal-każ.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Minħabba l-prospetti improbabbli li jinkiseb riżultat aktar sodisfaċenti, l-Ombudsman jagħlaq l-inkjesta mingħajr aktar inkjesti.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni Ewropea se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 17/05/2021

[1] Il-proġett “Smart Open Services - Open eHealth Initiative for a European Large Scale Pilot of Patient Summary and Electronic Prescription” (Ftehim ta’ Għotja 224991), kofinanzjat taħt il-Programm ta’ Appoġġ għall-Politika tal-ICT tal-UE, li kien parti mill-Programm Qafas għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni: https://ec.europa.eu/cip/. Is-servizzi tas-saħħa elettronika transfruntiera huma “infrastruttura li tiżgura l-kontinwità tal-kura għaċ-ċittadini Ewropej waqt li jkunu qed jivvjaġġaw barra minn pajjiżhom fl-UE. Dan jagħti lill-pajjiżi tal-UE l-possibbiltà li jiskambjaw data dwar is-saħħa b’mod sigur, effiċjenti u interoperabbli”: https://ec.europa.eu/health/ehealth/electronic_crossborder_healthservices_en

[2] It-test sħiħ tal-proposta għal soluzzjoni huwa disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/141884.

[3] Ir-referenza għar-regoli finanzjarji applikati mill-istituzzjonijiet tal-UE, ara l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju (ir-Regolament 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1581944455684&uri=CELEX:32018R1046)

[4] Ara l-Artikolu II.20(1), l-Artikoli II.20(1) u (2a), u l-Artikolu II.23 tal-Ftehim tal-Għotja.

[5] L-Artikolu 101(2)-(4) tar-Regolament Finanzjarju.

[6] Is-Sentenza tal-Qorti tal-Prim’Istanza tat-22 ta’ Mejju 2007, Il-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej vs IIC Informations-Industrie Consulting GmbH, il-kawża T-500/04, il-paragrafu 94. Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tas-27 ta’ April 2016, ANKO AE Antiprosopeion, Emporiou kai Viomichanias vs il-Kummissjoni Ewropea, il-Kawża T-154/14, il-paragrafu 140. Is-Sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja tat-28 ta’ Frar 2019, Alfamicro vs Il-Kummissjoni Ewropea, C-14/18 P, il-paragrafi 66 et seq.

[7] Il-Kawżi C-14/18 P Alfamicro vs il-Kummissjoni, is-Sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja tat-28 ta’ Frar 2019, il-paragrafi 64-71, u C-584/17 P ADR Center SpA vs Il-Kummissjoni, is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tas-16 ta’ Lulju 2020, il-paragrafi 99-109.

[8] Proposta għal soluzzjoni tal-Ombudsman Ewropew fil-każ 2110/2018/DDJ, ara n-nota 2 f’qiegħ il-paġna hawn fuq, il-paragrafi 14-20.

[9] Ara wkoll id-deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew fil-każijiet 646/2017/JAP, 306/2018/JAS.