Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Fi Frar 2020, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni Ewropea ^[1] biex tagħti aċċess pubbliku għal dokumenti li fihom informazzjoni dwar vjaġġ uffiċjali minn direttur fl-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF). B’mod partikolari, l-ilmentatur xtaq jikseb aċċess għal dokumenti li fihom a) il-post tal-oriġini u tad-destinazzjoni u l-ammont minfuq fuq l-ivvjaġġar u t-trasport, b) id-dati eżatti u t-tul tal-vjaġġ, c) l-ammont minfuq fuq l-akkomodazzjoni, d) l-ammont minfuq fuq is-sussistenza u e) informazzjoni oħra, inklużi spejjeż mixxellanji. Hija speċifikat li, jekk l-ivvjaġġar kien bit-taxi tal-ajru u jekk grupp ta’ persuni ħa sehem fiż-żjara, hija xtaqet ukoll tikseb dokumenti li fihom dettalji dwar il-vjaġġaturi l-oħra, inklużi isimhom u t-titoli tal-impjieg tagħhom.

2. F’Mejju 2020, il-Kummissjoni ħadet deċiżjoni, li rrifjutat li tagħti aċċess. Hija indikat li kienet identifikat ħames dokumenti bħala li jaqgħu taħt il-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba, sommarju tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u erba’ dokumenti ta’ sostenn li jikkorrispondu għall-ispejjeż sostnuti. Madankollu, hija invokat eċċezzjoni skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, bl-argument li l-iżvelar jista’ jimmina l-privatezza u l-integrità tad-direttur ikkonċernat ^[2].

3. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-Kummissjoni, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman fi Frar 2021.

Fuq l-investigazzjoni

4. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni li tagħti aċċess pubbliku għad-dokumenti li fihom dettalji dwar il-vjaġġ uffiċjali. Matul l-investigazzjoni, it-tim ta’ investigazzjoni tal-Ombudsman spezzjona d-dokumenti identifikati mill-Kummissjoni.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Argumenti ppreżentati mill-ilmentatur

5. L-ilmentatur argumenta essenzjalment li:

• Jenħtieġ li l-Kummissjoni tagħti aċċess għad-dettalji dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, li huma ffinanzjati bi flus pubbliċi. Filwaqt li tali nefqa hija soġġetta għal awditi, huwa ċar ukoll li hemm interess pubbliku li jipprovdi trasparenza dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, u għalhekk il-korpi pubbliċi jistgħu jinżammu responsabbli.
• In-“Nota ta’ Gwida dwar l-aċċess għall-ismijiet u l-funzjonijiet tal-persunal tal-Kummissjoni” tal-Kummissjoni timplika li l-Kummissjoni għandha tiddivulga l-ismijiet tad-diretturi tagħha sakemm ma japplikawx ċirkostanzi speċifiċi ħafna ^[3].
• Id-dokumenti mitluba ma jikkostitwixxux, fl-intier tagħhom, “data personali”. Id-destinazzjoni tal-ivvjaġġar, id-dati tal-ivvjaġġar, il-modi tat-trasport, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, l-akkomodazzjoni, l-allowances ta’ kuljum u l-ispejjeż mixxellanji mhumiex data personali. Peress li l-Kummissjoni x’aktarx daħħlet id-data kollha fis-“Sistema tal-Ipproċessar tal-Missjonijiet” (MiPS) tagħha, jenħtieġ li jkun possibbli li d-data tiġi estratta f’format ieħor, minbarra d-data personali (l-ismijiet).
• Fi kwalunkwe każ, l-iżvelar tad-data personali tad-direttur ikun konformi mar-regoli applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data. Bħala l-ewwel pass, ir-regoli jirrikjedu li jkun hemm il-ħtieġa li tiġi żvelata d-data. Id-dibattitu u l-iskrutinju pubbliku tan-nefqa jikkostitwixxu neċessità bħal din. Il-Kummissjoni ma għandhiex tiddependi ħafna fuq il-ġurisprudenza qabel ir-regoli attwali dwar il-protezzjoni tad-data, biex tikkontesta l-ħtieġa. Ladarba tiġi stabbilita n-neċessità, ir-regoli jeħtieġu, bħala t-tieni pass, li l-iżvelar ma għandux jippreġudika l-interessi tal-persuna kkonċernata. Il-Kummissjoni naqset milli turi preġudizzju għall-interessi leġittimi tad-direttur.
• Mill-inqas, il-Kummissjoni għandha tagħti aċċess għal partijiet tad-dokumenti, bid-data personali mħassra.

Argumenti ppreżentati mill-Kummissjoni

6. Il-Kummissjoni essenzjalment argumentat li:

• Il-membri tal-persunal tal-Kummissjoni jeħtiġilhom iwettqu vjaġġi uffiċjali f’konformità mar-“regoli interni dwar l-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-UE” u l-“gwida għall-missjonijiet” tagħha. L-ispejjeż huma mmonitorjati mill-qrib. Il-Kummissjoni tippubblika b’mod proattiv informazzjoni dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tal-Kummissarji, iżda ma jeżistux regoli bħal dawn għad-diretturi.
• Trasparenza akbar dwar l-ismijiet tal-maniġment superjuri, kif definit fin-“Nota ta’ Gwida” tiegħu, ma timplikax li data personali oħra għandha dejjem tiġi żvelata. Fi kwalunkwe każ, dawk li jfittxu aċċess għad-dokumenti huma l-aktar interessati fis-sustanza tad-dokumenti aktar milli fl-ismijiet u l-funzjonijiet tal-persunal. Peress li l-ilmentatur talab speċifikament aċċess għad-data personali tad-direttur, il-Kummissjoni kellha teżamina jekk setgħetx tittrażmetti din id-data, abbażi tal-kundizzjonijiet stabbiliti fir-regoli applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data. 
• Id-dokumenti mitluba fihom data personali. Id-data ma tistax tiġi diżassoċjata mill-persuna li tikkonċerna. Peress li huwa ċar min huwa d-direttur, xorta jkun possibbli li jiġi identifikat anki jekk ismu jiġi redatt.^[4]
• Ir-referenza ġenerali għal “trasparenza”, fiha nnifisha, ma tirrappreżentax neċessità għall-iżvelar tad-dokumenti, skont il-ġurisprudenza ^[5], u lanqas ma huma meqjusa bħala neċessità referenzi ġenerali għall-interess pubbliku. Anki jekk l-ilmentatur ikun wera neċessità li d-dokumenti jiġu żvelati, l-interessi leġittimi tad-direttur jiġu ppreġudikati billi tiġi żvelata d-data personali tiegħu.
• Ma huwiex possibbli li jingħata aċċess sinjifikattiv anki għal partijiet tad-dokumenti inkwistjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

7. L-Ombudsman taċċetta d-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li hija timmonitorja mill-qrib l-ispejjeż imġarrba mill-membri tal-persunal tagħha fuq vjaġġi uffiċjali. Madankollu, dan ma jiġġustifikax, fih innifsu, id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma tiżvelax id-dokumenti mitluba. Id-dokumenti spezzjonati mill-Ombudsman ma jurux irregolaritajiet.

8. L-isem u l-funzjoni tad-direttur ġew iddikjarati fit-talba għal aċċess għad-dokumenti, għalhekk id-dispożizzjonijiet tan-“Nota ta’ Gwida” dwar l-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-persunal ma jidhrux li huma rilevanti. It-talba kienet tikkonċerna data oħra li kienet relatata mad-direttur, dwar il-vjaġġ uffiċjali.

9. “Data personali” hija kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ persuna identifikata jew identifikabbli.^[6] Huwa kunċett wiesa’ ħafna u jinkludi kemm informazzjoni relatata mal-ħajja privata kif ukoll mal-ħajja professjonali ta’ individwu.^[7] Id-direttur ġie identifikat b’ismu fit-talba għal dokumenti. Għalhekk, l-informazzjoni relatata mal-ivvjaġġar tad-direttur, bħad-dettalji tal-ivvjaġġar u l-ispejjeż, taqa’ taħt dan il-kunċett. Barra minn hekk, l-anonimizzazzjoni tad-data ma tbiddilx il-fatt li d-direttur huwa faċilment identifikabbli ^[8].

10. Ir-regoli applikabbli jirrikjedu analiżi fi tliet stadji qabel ma jingħata aċċess pubbliku għad-data personali, li l-ewwel pass tagħha huwa li tintwera l-ħtieġa ta’ divulgazzjoni.^{[9] Fir-rigward} tal-ewwel pass, filwaqt li l-Ombudsman jirrikonoxxi l-forza tal-argumenti tal-ilmentatur, il-ġurisprudenza attwali ma tidhirx li tappoġġa l-fehma tal-ilmentatur.^[10] L-Ombudsman ma jistax jieħu fehma differenti minħabba li nbidlet premessa fir-regoli applikabbli. Hija l-Qorti tal-Ġustizzja li għandha tiddeċiedi jekk il-ġurisprudenza preċedenti għandhiex tibqa’ tapplika għal din ir-raġuni.

11. Peress li l-ewwel pass fl-analiżi mhuwiex issodisfat, mhuwiex meħtieġ li jsir aktar progress fl-analiżi. Madankollu, wara li spezzjona d-dokumenti inkwistjoni, l-Ombudsman iqis li ma jidhirx kif l-iżvelar tal-informazzjoni jippreġudika l-interessi leġittimi tad-direttur.  

12. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li r-rifjut tal-Kummissjoni li tipprovdi aċċess pubbliku għad-dokumenti mitluba kien konsistenti mar-regoli applikabbli.

13. Mhuwiex possibbli li jingħata aċċess sinifikanti għal partijiet biss tad-dokumenti.

14. Minkejja dan, l-Ombudsman tinnota li livell ogħla ta’ trasparenza fir-rigward tal-ispejjeż imġarrba mill-maniġers superjuri jista’ jżid il-fiduċja pubblika fl-istituzzjonijiet tal-UE, u b’hekk tissaħħaħ il-leġittimità tal-UE. Huwa diffiċli li wieħed jara għaliex iċ-ċittadini ma għandhomx jitħallew jaraw kif jintefqu l-flus pubbliċi fuq l-ivvjaġġar minn membri anzjani tal-persunal. Huwa wkoll diffiċli li wieħed jara kif l-iżvelar ta’ din l-informazzjoni jippreġudika l-interessi leġittimi tal-individwi inkwistjoni. L-informazzjoni mhijiex partikolarment sensittiva, tal-anqas mhux b’mod ġenerali, u r-rifjut li tiġi żvelata tali informazzjoni jista’ jwassal għal spekulazzjoni dwar l-użu ħażin tal-fondi pubbliċi mill-pubbliku.

15. L-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni diġà tippubblika regolarment l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tal-Kummissarji.^[11] L-Ombudsman tinnota wkoll li xi aġenziji tal-UE implimentaw b'mod volontarju approċċ aktar trasparenti, billi żvelaw dettalji tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni mġarrba mill-maniġers ewlenin tagħhom fuq vjaġġi uffiċjali. Dan juri li l-ġurisprudenza msemmija hawn fuq ma tipprekludix li tiġi pprovduta aktar trasparenza f’dan il-qasam.

16. F'deċiżjoni reċenti, l-Ombudsman issuġġerixxa li l-OLAF għandu jikkunsidra li jieħu approċċ aktar trasparenti fir-rigward tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar.^[12] L-istess japplika f'dan il-każ u l-Ombudsman jagħmel suġġeriment għal dan il-għan hawn taħt.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Suġġeriment għal titjib

Aktar trasparenza dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar issaħħaħ il-fiduċja tal-pubbliku fl-istituzzjonijiet tal-UE. Għal din ir-raġuni, l-Ombudsman tissuġġerixxi li l-Kummissjoni tikkunsidra li timplimenta approċċ aktar trasparenti fir-rigward tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar imġarrba mill-maniġers superjuri tagħha.

Emily O'Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 26/03/2021

[1] L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi huwa parti mill-amministrazzjoni tal-Kummissjoni.

[2] L-Artikolu 4(2) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Aċċess għall-ismijiet u għall-funzjonijiet tan-nota ta’ gwida tal-persunal tal-Kummissjoni, Ares(2019)4352523, it-8 ta’ Lulju 2019.

[4] Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tas-27 ta’ Novembru 2018, VG vs Il-Kummissjoni, il-Kawżi Magħquda T-314/16 u T-435/16, il-paragrafu 74, (minn hawn ’il quddiem: Is-sentenza “VG vs Il-Kummissjoni”).

[5] Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali (Il-Ħames Awla Estiża) tal-25 ta’ Settembru 2018, Psara vs Il-Parlament Ewropew, T-639/15, il-punt 74.

[6] L-Artikolu 3(1) tar-Regolament 2018/1725.

[7] Sentenza VG vs Il-Kummissjoni, iċċitata iktar ’il fuq (punt 64).

[8] Sentenza VG vs Il-Kummissjoni, iċċitata iktar ’il fuq (punt 74).

[9] L-Artikolu 9(1)(b) tar-Regolament 2018/1725 jipprevedi li, l-ewwel nett, ir-riċevitur jeħtieġ li juri l-ħtieġa għat-trasferiment tad-data personali għal skop speċifiku fl-interess pubbliku. Min-naħa l-oħra, ma għandu jkun hemm ebda raġuni sabiex wieħed jemmen li tali trasferiment jista’ jippreġudika l-interessi leġittimi tas-suġġett tad-data. It-tielet, il-kontrollur jeħtieġ li jistabbilixxi li huwa proporzjonat li d-data personali tiġi trażmessa għal dak l-iskop speċifiku, filwaqt li jiġu bbilanċjati d-diversi interessi konkorrenti.

[10] Is-sentenza Psara vs Il-Parlament Ewropew, iċċitata hawn fuq, il-paragrafi 74 u 90.

[11] L-Artikolu 6(2) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tal-31 ta' Jannar 2018 dwar Kodiċi ta' Kondotta għall-Membri tal-Kummissjoni, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32018D0221(02).

[12] Każ 1061/2019/FP dwar ir-rifjut mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi li jagħti aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw l-ispejjeż tal-ivvjaġġar ta' membri tal-persunal identifikati, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/119572. F’dak il-każ, l-OLAF wieġeb li, peress li huwa taħt ir-responsabbiltà amministrattiva tal-Kummissjoni, huwa qies li ma kienx xieraq li jimplimenta l-politika separata tiegħu stess dwar l-iżvelar pubbliku tal-ispejjeż tal-membri anzjani tal-persunal. Jekk, madankollu, il-Kummissjoni tiddeċiedi li tippubblika dawn l-ispejjeż b’mod proattiv fil-futur, hija impenjat ruħha li ssegwi dan l-approċċ.