Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Il-Kummissjoni tippubblika b’mod proattiv informazzjoni dwar l-ispejjeż imġarrba fuq vjaġġi uffiċjali mill-Kummissarji (l-hekk imsejħa “spejjeż tal-missjoni”).^[1]

2. F’Novembru 2018, il-President tal-Kummissjoni ta’ dak iż-żmien mar fuq vjaġġ uffiċjali fi Buenos Aires biex jattendi s-summit tal-G20. F’konformità mal-politika ta’ pubblikazzjoni proattiva tagħha, il-Kummissjoni ddivulgat informazzjoni dwar l-ispejjeż imġarrba f’dan il-vjaġġ^[2], inkluż it-tqassim li ġej:

• Spejjeż tal-ivvjaġġar EUR 8 929.61
• Spejjeż tal-akkomodazzjoni EUR 0.00
• Allowances ta' kuljum EUR 239.53
• Spejjeż varji EUR 8 320.00

3. Fl-10 u l-11 ta' Mejju 2019, l-ilmentatur, l-NGO Access Info Europe, talab aċċess pubbliku għad-dokumenti^[3] li fihom dettalji tal-ispejjeż mixxellanji ta' dan il-vjaġġ.

4. Fil-25 ta' Ġunju 2019, il-Kummissjoni rrifjutat l-aċċess abbażi tal-ħtieġa li tiġi protetta d-data personali tal-individwi^[4].

5. Fis-16 ta’ Lulju 2019, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrieżamina d-deċiżjoni tagħha (għamel l-hekk imsejħa “applikazzjoni konfermatorja”).

6. Fit-23 ta’ Settembru 2019, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li kienet identifikat żewġ fatturi u kkonfermat id-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta l-aċċess pubbliku għalihom.

7. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-Kummissjoni, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Novembru 2019.

Il-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni

8. Wara l-ispezzjoni taż-żewġ fatturi inkwistjoni u laqgħa mar-rappreżentanti tal-Kummissjoni, l-Ombudsman għamel il-proposta li ġejja għal soluzzjoni^[5]:

Il-Kummissjoni Ewropea għandha tiżvela lill-ilmentatur informazzjoni dwar in-natura tal-ispejjeż mixxellanji tal-ex President Juncker dwar iż-żjara uffiċjali tiegħu biex jattendi s-summit tal-G20 fi Buenos Aires f’Novembru 2018.

9. L-Ombudsman qieset ukoll li dan il-każ qajjem kwistjonijiet usa' ta' fiduċja u leġittimità, li jistgħu jissaħħu permezz ta' trasparenza akbar. L-Ombudsman kienet tal-fehma li fejn l-ispejjeż mixxellanji jaqbżu ċertu ammont jew ċertu perċentwal tal-ispejjeż globali ta' vjaġġ, hemm każ b'saħħtu għal żvelar proattiv ta' aktar dettalji li jispjega għal xiex kienu dawn l-ispejjeż.

10. Il-Kummissjoni qablet^[6] li l-informazzjoni dwar in-natura tal-ispejjeż mixxellanji inkwistjoni tista' tiġi żvelata lill-ilmentatur, jiġifieri li dawn kienu relatati mar-rekwiżiti loġistiċi u ta' sigurtà standard tal-President u tat-tim tiegħu.

11. Il-Kummissjoni qalet ukoll li kienet se tippubblika b’mod proattiv informazzjoni dwar spejjeż mixxellanji tal-vjaġġi tal-Kummissarji fil-futur u li kienet diġà ħadet il-passi meħtieġa biex tiffaċilita tali divulgazzjoni.

12. L-ilmentatur laqa’ l-aġġornament tal-politika ta’ trasparenza proattiva tal-Kummissjoni. Madankollu, hija qalet li ma kinitx sodisfatta bl-iżvelar tan-natura tal-ispejjeż varji inkwistjoni. B’mod partikolari, l-ilmentatur tenna l-argumenti tiegħu li ż-żewġ fatturi li l-Kummissjoni kienet identifikat bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tiegħu ma setgħux jikkostitwixxu data personali fl-intier tagħha. Pjuttost, id-data personali bħall-ismijiet u l-firem li jistgħu jiġu inklużi fil-fatturi għandha tiġi redatta u għandu jingħata aċċess parzjali għall-fatturi. L-ilmentatur tenna wkoll l-argument tiegħu li d-divulgazzjoni tal-fatturi tiżgura li l-pubbliku jkun jista’ jiskrutinizza l-infiq tal-flus tal-kontribwenti, u b’hekk jippermetti lil organizzazzjonijiet bħall-ilmentatur iwettqu r-rwoli tagħhom bħala “gwardjan”.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-proposta għal soluzzjoni

13. L-Ombudsman tilqa' l-aċċettazzjoni tal-Kummissjoni tal-proposta tagħha għal soluzzjoni. Għar-raġunijiet stabbiliti hawn taħt, hija tqis li l-ilment ġie solvut b’suċċess, minkejja xi tħassib pendenti tal-ilmentatur.

14. L-Ombudsman tinnota li l-kunċett ta’ “data personali” skont ir-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data^[7] jinkludi mhux biss l-ismijiet u l-firem tal-individwi. Pjuttost, id-data personali hija kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ individwu identifikat jew identifikabbli (is-“suġġett tad-data”). Għalhekk, peress li s-suġġetti tad-data f’dan il-każ jew ġew identifikati (dak li kien il-President tal-Kummissjoni) jew huma identifikabbli (it-tim li jakkumpanja lil dak li kien il-President fil-vjaġġ tiegħu), l-informazzjoni kollha inkluża fil-fatturi inkwistjoni tikkostitwixxi data personali.

15. Ir-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data jirrikjedu li persuna li tkun qed tfittex aċċess għal data personali trid turi ħtieġa speċifika fl-interess pubbliku li tiġi ssodisfata billi jinkiseb tali aċċess.^[8] Anki jekk tali ħtieġa tista’ tintwera, id-data personali ma tistax tiġi żvelata jekk is-suġġett tad-data jkollu interess leġittimu f’nuqqas ta’ żvelar li jegħleb din il-ħtieġa. Fl-aħħar nett, anki jekk dan it-test jiġi ssodisfatt, l-iżvelar tad-data personali jista’ jseħħ biss jekk dan ikun il-mezz l-iktar xieraq sabiex jintlaħaq l-għan imfittex mill-persuna li titlob l-aċċess. Jekk jeżisti mezz alternattiv biex jintlaħaq l-istess għan, dan għandu jintuża minflok.

16. Filwaqt li, għall-fini tal-valutazzjoni ta’ jekk ċerta informazzjoni tikkostitwixxix data personali, huwa irrilevanti min huwa s-suġġett tad-data, dan jista’ jkun rilevanti għall-fini li tiġi stabbilita neċessità għall-kisba ta’ aċċess għad-data personali. F’dan il-każ, wieħed mis-suġġetti tad-data kien il-President tal-Kummissjoni ta’ dak iż-żmien. L-Ombudsman għalhekk qabel li l-iżvelar ta’ informazzjoni dwar in-natura tal-ispejjeż inkwistjoni kien meħtieġ biex jinforma lill-pubbliku dwar kif il-flus tal-kontribwenti jintefqu mill-amministrazzjoni. L-Ombudsman qieset ukoll li l-iżvelar ta' din l-informazzjoni ma jdgħajjifx il-privatezza u l-integrità tal-ex President.

17. Madankollu, l-Ombudsman sabet li kien hemm mezz alternattiv biex jintlaħaq l-iskop imressaq mill-ilmentatur, jiġifieri l-iżvelar tal-informazzjoni li l-ilmentatur kien qed ifittex minflok iż-żewġ fatturi identifikati mill-Kummissjoni. Peress li din l-informazzjoni issa ġiet żvelata, l-Ombudsman iqis li ma għadx hemm bżonn fl-interess pubbliku li jiġu żvelati l-fatturi inkwistjoni li jistgħu b’mod raġonevoli jisbqu l-interess tas-suġġetti tad-data kkonċernati.

18. L-Ombudsman tfaħħar ukoll lill-Kummissjoni għar-rieda tagħha li tirrifletti u taġġusta l-politika tagħha dwar it-trasparenza proattiva tal-ispejjeż tal-missjonijiet tal-Kummissarji. Hija tinnota li l-Kummissjoni diġà implimentat l-aġġustamenti ssuġġeriti u issa tipprovdi dettalji dwar l-ispejjeż mixxellanji meta tippubblika l-ispejjeż relatati mal-ivvjaġġar tal-Kummissarji. L-Ombudsman iqis li din hija prattika amministrattiva tajba.

19. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jiddispjaċiha dwar id-dewmien li ġarrbet il-Kummissjoni f'dan il-każ, kemm fl-istadju inizjali kif ukoll f'dak konfermatorju tal-proċedura ta' aċċess. Hija tistieden lill-Kummissjoni tagħmel sforzi biex tiżgura konformità aħjar mal-limiti ta' żmien preskritti fir-rigward tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti fil-futur.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Il-Kummissjoni Ewropea aċċettat il-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 04/11/2020

[1] Għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar tal-Kummissjoni Juncker, żur: https://ec.europa.eu/info/former-colleges-commissioners/transparency-pages-juncker-commission_mt. L-ispejjeż tal-ivvjaġġar tal-Kummissjoni von der Leyen jistgħu jinstabu fuq il-paġna web rispettiva ta’ kull Kummissarju taħt “trasparenza”: https://ec.europa.eu/commission/commissioners/2019-2024_mt.

[2] Ara https://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=829436d0-1850-424f-aebe-6dd76c793be2&missionsperiod=2018_5.

[3] Skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[4] Skont l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001.

[5] It-test sħiħ tal-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni huwa disponibbli fuq:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/134335.

[6] It-test sħiħ tat-tweġiba tal-Kummissjoni għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni huwa disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/134336.

[7] Ir-Regolament 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[8] L-Artikolu 9(1)(b) tar-Regolament 2018/1725.