Għażiż Sinjur jew Sinjura,

Fil-15 ta’ Ġunju 2020, inti ssottomettejt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) dwar id-deċiżjoni tiegħu li ma jagħtix kuntratt għal servizzi ta’ sigurtà għal Delegazzjoni tal-UE lill-kumpanija li tirrappreżenta.

Fl-ilment tiegħek, inti targumenta li s-SEAE ċaħad b’mod żbaljat l-offerta sottomessa mill-kumpanija tiegħek bi tweġiba għas-sejħa għall-offerti. Int ressaqt l-argumenti ta’ sostenn li ġejjin:

1. Wara s-sottomissjoni tal-offerta tagħha, il-kumpanija tiegħek talbet il-possibbiltà li tiltaqa’ mal-kumitat tal-għażla, u d-Delegazzjoni kkonfermat li dalwaqt se tirċievi data u ħin għal-laqgħa. Inti targumenta li d-Delegazzjoni naqset milli torganizza l-laqgħa.

2. Inti targumenta li d-Delegazzjoni rrifjutat l-offerta mill-kumpanija tiegħek mingħajr ma talbitek tipprovdi kjarifiki jew aktar informazzjoni dwar ċerti elementi fl-offerta. Inti targumenta li d-Delegazzjoni missha fittxet kjarifiki u aktar informazzjoni, kif stabbilit fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta u żewġ dokumenti oħra.

3. Inti tiddikjara li l-kumpanija tiegħek għandha esperjenza vasta fl-għoti ta’ servizzi ta’ sigurtà lil kumpaniji, kumpaniji multinazzjonali u korpi diplomatiċi, u li hija l-mexxej tas-suq fis-sigurtà f’pajjiżek.

4. L-offerta finanzjarja tal-konsorzju li rnexxa kienet 50% ogħla mill-prezz tas-suq u l-offerta finanzjarja tal-kumpanija tiegħek.

5. Temmen li t-tabelli ta’ evalwazzjoni tad-Delegazzjoni għall-offerti tal-konsorzju li rnexxa u tal-kumpanija tiegħek huma suġġettivi u bl-ebda mod ma huma bbażati fuq kunsiderazzjonijiet tekniċi. Inti targumenta li l-kummenti tas-SEAE dwar l-offerta magħżula huma suspettużament ta’ tifħir.

6. Skontkom, il-konsorzju ta’ suċċess għadda mill-ewwel fażi ta’ preselezzjoni mingħajr ma rrispetta r-rekwiżit ewlieni li jkun hemm referenzi fis-settur diplomatiku.

7. Inti targumenta li l-konsorzju li rebaħ il-kuntratt jikkonsisti f’żewġ kumpaniji, li waħda minnhom mhijiex preżenti fit-territorju ta’ pajjiżek, u lanqas fil-kontinent Ewropew, u tindika “servizzi ta’ tindif” bħala negozju ewlieni.

Fir-rigward tal-argumenti ta’ sostenn 6 u 7 tiegħek:

Jiddispjaċini ngħidlek li, għar-raġunijiet stabbiliti hawn taħt, l-Ombudsman ma jistax jittratta l-argumenti ta' sostenn 6 u 7 fl-ilment tiegħek.

L-Ombudsman għandu jsegwi ċerti regoli għat-trattament tal-ilmenti.[1] Waħda minn dawn ir-regoli [2] hija li l-ilmentatur l-ewwel irid ikun ressaq it-tħassib għall-attenzjoni tal-korp tal-UE kkonċernat, qabel ma jilmenta mal-Ombudsman.

Mill-informazzjoni fl-ilment tiegħek jidher li inti ma ressaqtx dawn l-argumenti lis-SEAE qabel ma ssottomettejt l-ilment tiegħek lill-Ombudsman.

Sfortunatament, dan ifisser li l-Ombudsman ma jistax jittratta dawn l-aspetti tal-ilment tiegħek.

Fir-rigward tal-argumenti ta’ sostenn tiegħek 1 sa 5:

Inti targumenta li d-Delegazzjoni qablet li tiltaqa’ mal-kumpanija tiegħek għal preżentazzjoni tal-offerta tagħha, iżda mbagħad qatt ma offriet data u ħin għal tali laqgħa. Sfortunatament, fin-nuqqas ta’ kwalunkwe prova bil-miktub tal-qbil tad-Delegazzjoni, ma nsibux raġunijiet biex ninvestigaw dan l-aspett tal-ilment tiegħek.

Inti targumenta wkoll li d-Delegazzjoni missha talbet lill-kumpanija tiegħek għal kjarifiki dwar l-offerta. Fl-ilment tiegħek, inti telenka tliet dokumenti li, skontek, jipprovdu li d-Delegazzjoni għandha tikkuntattja lill-offerenti biex tikseb aktar kjarifiki:

1. L-ittra li tistiednek tissottometti l-offerta tiegħek, mibgħuta mid-Delegazzjoni fit-22 ta’ Ottubru 2019 (Ref. Ares(2019)6527096): “Wara l-ftuħ tal-offerti: Jekk tkun kwistjoni ta’ korrezzjoni ta’ żbalji klerikali ovvji fl-abbozzar tal-offerta jew ta’ talba għal konferma ta’ element speċifiku jew tekniku, l-awtorità kontraenti tikkuntattja lill-offerent dment li dan ma jinvolvi l-ebda bidla sostanzjali fit-termini tal-offerta sottomessa”;

2. L-“Istedina għall-parteċipazzjoni”, li tistabbilixxi, taħt il-punt 7: “Jekk dokument essenzjali għall-evalwazzjoni jkun nieqes mit-talba għall-parteċipazzjoni jew tkun meħtieġa kjarifika, l-awtorità kontraenti tista’ tikkuntattja lill-kandidat”;

3. L-“Ispeċifikazzjonijiet tal-offerta”, li jipprevedu, taħt il-punt 3, li l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja l-offerti biex ittejjeb il-kontenut tagħhom.

L-“Istedina għall-parteċipazzjoni” u l-“Ispeċifikazzjonijiet tal-offerta” fihom il-kelma “jistgħu”. Għalhekk, huma ma jobbligawx lid-Delegazzjoni tikkuntattja lill-offerenti għal aktar kjarifiki. L-ittra li permezz tagħha d-Delegazzjoni stednitek tissottometti l-offerta tagħmilha ċara li d-Delegazzjoni se tikkuntattja lill-offerenti biss f’każ ta’ żbalji klerikali jew fil-bżonn ta’ konferma ta’ elementi tekniċi speċifiċi. Din is-sitwazzjoni ma tidhirx li hija applikabbli għall-offerta teknika mill-kumpanija tiegħek, li dehret li kienet nieqsa minn ħafna informazzjoni meħtieġa: l-offerta naqset milli twieġeb diversi mistoqsijiet u milli tipprovdi r-ritratti meħtieġa għall-kriterju 5. Id-Delegazzjoni qalet li, abbażi tal-punteġġi baxxi mogħtija lill-offerta sottomessa mill-kumpanija tiegħek, ma sabitx il-ħtieġa li titlob xi kjarifika. Aħna nħossu li din il-pożizzjoni hija raġonevoli.

Int targumenta wkoll li l-kumpanija tiegħek hija l-mexxej tas-suq fis-servizzi tas-sigurtà f'pajjiżek, u li għandha esperjenza vasta ma 'atturi diplomatiċi. Aħna ma nqisux li dan l-argument, waħdu, jikkostitwixxi evidenza li l-proċedura kienet difettuża. Il-punt 6.2 tal-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt jipprovdi li l-kwalità teknika tal-offerti għandha tiġi evalwata abbażi tal-offerti ppreżentati mill-offerenti. Il-valutazzjoni ma tistax tkun ibbażata fuq ir-reputazzjoni jew informazzjoni oħra mhux inkluża fl-offerta.

Int ressaqt ukoll bħala problematiku li l-offerta finanzjarja ta’ suċċess kienet 50 % ogħla mill-prezz tas-suq (u l-offerta tal-kumpanija tiegħek). Id-Delegazzjoni qalet li l-kuntratt kien ingħata fuq proporzjon ta’ “l-aħjar prezz u kwalità”, kif stabbilit fid-dokumenti tas-sejħa għall-offerti (il-punt 6.1 tal-Ispeċifikazzjonijiet tas-Sejħa għall-Offerti). Fl-ilment tiegħek ma nsibu xejn li jindika li d-Delegazzjoni kisret l-obbligu tagħha li tagħti l-kuntratt lill-offerent li joffri l-aħjar valur għall-flus.

Fl-aħħar nett, inti targumenta li l-grilji ta’ evalwazzjoni kemm għall-offerta tal-kumpanija tiegħek kif ukoll għall-offerta ta’ suċċess huma suġġettivi u bl-ebda mod ma huma bbażati fuq kunsiderazzjonijiet tekniċi. Skond int, il-kummenti fil-grilja ta 'evalwazzjoni għall-kumpanija ta' suċċess huma b'mod suspettuż ta 'tifħir. Abbażi tal-informazzjoni pprovduta fl-ilment tiegħek, ma nsibu xejn li jissuġġerixxi li d-Delegazzjoni evalwat l-offerti b’mod inġust. B’mod partikolari, ninnutaw li inti ma tikkontestax l-evalwazzjoni tad-Delegazzjoni tal-offerta tal-kumpanija tiegħek bħala tali: inti tirrikonoxxi li xi partijiet tal-offerta setgħu kienu jeħtieġu aktar ċarezza. F’dan ir-rigward, ma nsibu l-ebda raġuni biex ninvestigaw aktar f’dan l-aspett.

Huwa ta’ dispjaċir jekk fhimt il-proċedura li tippermetti li l-informazzjoni tiġi pprovduta fi stadju aktar tard. Dan mhuwiex kif jaħdmu l-proċeduri tal-offerti fl-amministrazzjoni tal-UE. Sabiex jiġi żgurat trattament ugwali tal-offerenti kollha, l-offerti ma jistgħux jiġu mmodifikati jew ikkompletati sostanzjalment wara l-iskadenza għas-sottomissjoni.

Abbażi ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jsib l-ebda indikazzjoni ta' amministrazzjoni ħażina mis-SEAE. L-Ombudsman għalhekk għalaq il-każ [3].

Nirrealizza li tista 'tkun diżappuntat b'din id-deċiżjoni, imma nispera li l-ispjegazzjonijiet ta' hawn fuq huma madankollu ta 'għajnuna.

Dejjem tiegħek,

Tina Nilsson
Kap tal-Inkjesti - Unità 4

Strasburgu, 06/07/2020

[1] Dawn huma stabbiliti fit-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea u fl-Istatut tal-Ombudsman Ewropew.

[2] Stabbilit fl-Artikolu 2(4) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew.

[3] Informazzjoni sħiħa dwar il-proċedura u d-drittijiet relatati mal-ilmenti tista’ tinstab fuq https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707.