Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, ditta ta' konsulenza privata, kien parti minn konsorzju li wettaq żewġ proġetti taħt programm iffinanzjat mill-UE, ġestit mill-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA).^[1]

2. Wara li l-proġetti ntemmu, ir-REA ħabbret l-intenzjoni tagħha li tivverifika ż-żewġ proġetti. L-awditu sar fil-25 ta’ Novembru 2014 fil-bini tal-ilmentatur.

3. L-ilmentatur irċieva l-abbozz tar-rapport tal-awditjar fit-3 ta’ Marzu 2016. Dan sab li xi wħud mill-ispejjeż iddikjarati mill-ilmentatur kienu ineliġibbli. L-ilmentatur issottometta kummenti fit-23 ta’ Marzu 2016.

4. Fil-21 ta’ Settembru 2016 (jiġifieri, sitt xhur wara li l-ilmentatur issottometta l-kummenti tiegħu), l-REA bagħtet lill-ilmentatur (l-ewwel) rapport tal-awditjar finali.

5. Fit-30 ta’ Settembru 2016, l-ilmentatur ikkontesta s-sejbiet tal-(ewwel) rapport tal-awditjar finali. Hija kkontestat ukoll il-validità tal-awditu billi argumentat, fost affarijiet oħra, li r-REA kienet obbligata li tibgħat ir-rapport finali tal-awditjar fi żmien xahrejn mill-iskadenza għas-sottomissjoni tal-osservazzjonijiet.^[2] Għalhekk, l-ilmentatur talab lir-REA biex tikkunsidra mill-ġdid l-awditu kollu.

6. Fil-11 ta’ Novembru 2016, ir-REA kkonfermat li rċeviet l-ittra tal-ilmentatur, u fit-13 ta’ Jannar 2017, infurmat lill-ilmentatur li kienet għadha qed tistenna feedback mingħand l-awdituri [3].

7. Fi tmiem l-2018, l-awdituri bagħtu rapport tal-awditjar finali rivedut (minn hawn ’il quddiem imsejjaħ it-“tieni rapport tal-awditjar finali”) lir-REA. Fit-12 ta’ April 2019, ir-REA bagħtet it-tieni “ittra ta’ konklużjoni” lill-ilmentatur, flimkien mat-tieni rapport tal-awditjar finali. Ir-rapport finali kien ġie emendat biex iqis l-informazzjoni u l-evidenza addizzjonali pprovduti mill-ilmentatur. B’riżultat ta’ dan, l-ispejjeż meqjusa ineliġibbli tnaqqsu b’mod sinifikanti. Meta jitqiesu ż-żewġ proġetti flimkien, l-ispejjeż li jammontaw għal EUR 336 527.73 li qabel kienu tqiesu ineliġibbli tqiesu eliġibbli fit-tieni rapport finali tal-awditjar. L-ispejjeż li finalment tqiesu ineliġibbli ammontaw għal EUR 45 850.13.

8. Fost affarijiet oħra, ir-REA skużat ruħha għad-dewmien twil fit-tweġiba, u ddikjarat li kellha tikkonsulta mal-awditur estern sabiex tikseb il-fehmiet tagħha dwar il-kwistjoni. Ir-REA rrikonoxxiet ukoll li kien ħa wisq żmien biex jintbagħat l-ewwel rapport tal-awditjar finali. Madankollu, hija sostniet li dan ma qajjimx dubji dwar l-awditu u s-sejbiet tiegħu (dwar l-ispejjeż ineliġibbli).

9. Fis-16 ta’ Mejju 2019, ir-REA infurmat lill-ilmentatur li kellha l-ħsieb li tirkupra EUR 37 695.92 għall-kostijiet ineliġibbli u EUR 1 453.12 permezz ta’ “danni likwidati” f’konformità mal-ftehim ta’ għotja^[4].

10. Fis-17 ta’ Mejju 2019, l-ilmentatur ikkontesta l-irkupru minħabba li l-awditu ma kienx ikkonforma mal-“perjodita’ żmien u l-proċeduri”stabbiliti fil-ftehim ta’ għotja.

11. L-ilmentatur argumenta li l-limiti ta’ żmien stabbiliti fil-ftehim ta’ għotja ma kinux ġew rispettati u li l-REA ma kinitx ikkuntattjatu dwar il-kwistjoni għal 27 xahar. L-ilmentatur argumenta li l-proċedura kienet “irregolariu l-konklużjonijiet tagħha kienu nulli u bla effett”. Konsegwentement, hija talbet lir-REA tikkanċella l-awditu u ma tipproċedix għall-irkupru tal-fondi relatati.

12. Fl-14 ta’ Ġunju 2019, l-REA wieġbet lill-ilmentatur li kienet għadha qed tikkunsidra l-kwistjoni.

13. Fis-27 ta’ Awwissu 2019, ir-REA wieġbet għall-ittra tal-ilmentatur, u ċaħdet it-talba tagħha biex tikkanċella l-awditu u l-irkupru relatat tal-fondi. Hija tenniet l-argumenti li kienet għamlet f’April u ddikjarat li, filwaqt li kienet qieset l-ispjegazzjonijiet tal-ilmentatur, dawn ma kkontestawx is-sejbiet tal-awditu.

14. Ir-REA żiedet li kienet biddlet il-konklużjonijiet tar-rapport finali tal-awditjar wara li rċeviet informazzjoni u evidenza addizzjonali mingħand l-ilmentatur. It-tibdil tal-konklużjonijiet ma kienx “proċedura standard” u għalhekk iż-żmien meħud ma kienx irraġonevoli. Ir-REA indikat ukoll li l-bidliet li saru kienu favur l-ilmentatur. Konsegwentement, ir-REA kkonfermat l-intenzjoni tagħha li toħroġ żewġ noti ta’ debitu għas-somom deskritti hawn fuq.

15. Peress li ma kienx sodisfatt bid-deċiżjoni tal-REA li tirkupra l-fondi, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman fid-9 ta’ Settembru 2019.

L-inkjesta

16. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar iż-żmien meħud mir-REA biex toħroġ ir-rapporti finali tal-awditjar u dwar it-talbiet tal-ilmentatur li l-proċedura tal-awditjar jenħtieġ li tiġi ddikjarata nulla u bla effett minħabba difett proċedurali u li l-ilmentatur jenħtieġ li jiġi kkumpensat għall-ispejjeż li kien ġarrab minħabba l-iżbalji u d-dewmien tar-REA.

17. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman eżamina l-evidenza kollha pprovduta mill-ilmentatur, kif ukoll it-tweġiba tal-REA għall-ilment, u l-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tal-REA.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

18. L-ilmentatur sostna li, mhux biss l-REA ma rrispettatx l-iskadenza ta' xahrejn stabbilita fil-ftehim ta' għotja kif spjegat hawn fuq, iżda kien hemm ukoll għadd ta' anomaliji u żbalji^[5] fil-proċedura tal-awditjar.

19. Fit-tweġiba tagħha lill-Ombudsman, l-REA ma qablitx mal-argument tal-ilmentatur li ma kienx segwa l-proċeduri stabbiliti fil-ftehim ta’ għotja^[6]. L-REA indikat li l-ilmentatur ingħata l-opportunità li jikkummenta dwar is-sejbiet preliminari u l-abbozz tar-rapport tal-awditjar. L-REA rrikonoxxiet li kienet ġarrbet dewmien ta’ kważi erba’ xhur fil-ħruġ tal-(ewwel) rapport finali tal-awditjar iżda sostniet li dan kien dovut għall-informazzjoni mhux kompluta li kienet irċeviet mingħand l-ilmentatur. Skont ir-REA, l-ilmentatur naqas milli jinformaha li s-sussidjarja tagħha kienet involuta fil-proġett. Barra minn hekk, hija kienet issottomettiet informazzjoni insuffiċjenti jew konfliġġenti dwar fejn effettivament ħadmu l-impjegati tas-sussidjarja tagħha.

20. Ir-REA argumentat ukoll li d-dewmien fil-ħruġ tal-(ewwel) rapport finali tal-awditjar kien iġġustifikat mill-kumplessità tal-każ. Ir-REA spjegat li, qabel ma ħarġet ir-rapport, hija kellha tiddetermina liema spejjeż indikati mill-awditu kienu ineliġibbli. Dan kien jeħtieġ diskussjoni interna konsiderevoli fi ħdan ir-REA.

21. Barra minn hekk, ir-REA argumentat li n-nuqqas li tintlaħaq l-iskadenza ta’ xahrejn stabbilita fil-ftehim ta’ għotja ma jirrendix il-proċedura tal-awditjar nulla u bla effett, speċjalment peress li dan kien dovut għall-valutazzjoni ta’ evidenza addizzjonali pprovduta wara l-awditu [7].

22. Barra minn hekk, l-REA sostniet li d-dewmien biex jintbagħat (l-ewwel) rapport finali tal-awditjar ma affettwax il-kapaċità tal-ilmentatur li jikkontesta b’mod effettiv is-sejbiet ta’ dak ir-rapport. Skont l-REA, l-argumenti u l-evidenza addizzjonali ppreżentati mill-ilmentatur wara l-(ewwel) rapport finali tal-awditjar irriżultaw fl-emenda tal-konklużjonijiet tar-rapport favur l-ilmentatur, bl-ammont ta' spejjeż ineliġibbli mnaqqas b'mod sinifikanti^[8].

23. Fir-rigward tal-perjodu ta’ 27 xahar bejn l-aħħar komunikazzjoni tar-REA u d-data li fiha bagħtet (it-tieni) rapport finali tal-awditjar, ir-REA spjegat li l-bidla fil-konklużjonijiet tal-(ewwel) rapport finali tal-awditjar kienet proċedura eċċezzjonali, li kien jeħtieġ li titħejja u tiġi appoġġata b’mod xieraq minn argumenti u evidenza sodi.

24. Ir-REA ddikjarat li l-awdituri tagħha kellhom janalizzaw bir-reqqa l-argumenti kollha ppreżentati minn perspettiva sostantiva u proċedurali, kif ukoll informazzjoni u dokumenti ta’ sostenn addizzjonali li ma kinux disponibbli meta kien qed jitħejja (l-ewwel) rapport tal-awditjar finali. Ir-REA indikat ukoll li kellha teżamina allegazzjoni magħmula mill-ilmentatur dwar l-imġiba tal-awdituri esterni (ara n-nota 5 f’qiegħ il-paġna hawn fuq). Skont l-REA, dan kollu kien jeħtieġ bosta skambji bejn l-awdituri tal-REA u d-ditta tal-awditjar esterna, kif ukoll internament bejn il-membri tal-persunal tal-REA.

25. Ir-REA argumentat li l-ilmentatur ma kien ippreżenta l-ebda evidenza biex juri l-ispejjeż li sostna li kien ġarrab minħabba d-dewmien u l-iżbalji, u li għalihom kien qed jitlob kumpens.

26. Bi tweġiba, l-ilmentatur ikkontesta d-dikjarazzjoni tar-REA li l-ilmentatur kien responsabbli għad-dewmien. Hija argumentat li kienet informat espressament lill-awdituri dwar is-sitwazzjoni relatata mas-sussidjarja tagħha. L-ilmentatur iddikjara wkoll li dejjem għamel l-almu tiegħu biex jagħmel disponibbli d-dokumenti kollha u l-evidenza ta’ sostenn kollha mitluba.

27. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur ikkunsidra li dan ġie ppenalizzat mit-tul tal-proċedura, u argumenta li t-talba tal-REA għall-ħlas ta’ “kostijietproċedurali”(id-danni likwidati) li jammontaw għal EUR 1 453.12 ma kinitx ġustifikata.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

28. Il-ftehim ta’ għotja^[9] jiddikjara b’mod ċar li r-rapport finali tal-awditjar irid jintbagħat lill-kumpanija awditjata fi żmien xahrejn mid-data ta’ skadenza sa meta l-kuntrattur kellu jissottometti l-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport provviżorju.

29. F’dan il-każ, l-REA naqset milli tikkonforma ma’ din l-iskadenza, u bagħtet l-(ewwel) rapport tal-awditjar finali kważi erba’ xhur tard. Filwaqt li r-REA stabbiliet fid-dettall għaliex ma rrispettatx l-iskadenza, jibqa’ l-fatt li kisret din id-dispożizzjoni tal-ftehim ta’ għotja. Dan huwa ta' dispjaċir.

30. Il-ftehim ta’ għotja ma jistipulax x’inhuma l-konsegwenzi ta’ tali dewmien. F’konformità mal-ġurisprudenza tal-Qorti Ġenerali^[10], f’ċirkostanzi bħal dawk f’dan il-każ, in-nuqqas tar-REA li tirrispetta l-iskadenza ta’ xahrejn ma jirrendix il-proċedura tal-awditjar nulla u bla effett. Bl-istess mod, hija ma affettwatx il-kapaċità tal-ilmentatur li jikkontesta s-sejbiet tar-rapporti tal-awditjar.^[11] L-REA u l-awdituri tagħha analizzaw l-argumenti u l-informazzjoni addizzjonali mressqa mill-ilmentatur. Barra minn hekk, huma kienu involuti fit-“tieni ċiklu ta’ reviżjoni tar-rapport finali tal-awditjar”, eżerċizzju eċċezzjonali li fittex li jidentifika l-ispejjeż li setgħu jitqiesu eliġibbli u li bla dubju kien favur l-ilmentatur. Dan wassal għal tnaqqis sostanzjali (madwar 85 %) tal-ammonti li għandhom jiġu rkuprati.

31. L-Ombudsman tinnota li r-REA rrikonoxxiet in-nuqqas tagħha li tirrispetta l-iskadenza ta’ xahrejn stabbilita fil-ftehim ta’ għotja u skużat ruħha għad-dewmien fit-tweġiba lill-ilmentatur. Hija temmen li r-REA se tagħmel l-almu tagħha biex tevita dewmien simili fil-futur. L-Ombudsman tinnota wkoll li r-REA fakkret lid-ditta tal-awditjar biex iżżomm mal-iskadenzi stipulati fil-futur u biex “tottimizzal-ippjanar tal-awditi tagħha u taderixxi mal-proċeduri tal-awditjar”.

32. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jinnota li, minbarra li ħarġet nota ta’ debitu għall-irkupru ta’ spejjeż ineliġibbli (EUR 37 695.92), ir-REA ħarġet nota ta’ debitu għal “danni likwidati” (EUR 1 453.12). L-ilmentatur huwa tal-fehma li dan mhuwiex ġustifikat u jsostni li ġie ppenalizzat mit-tul tal-proċedura.

33. Fir-rigward tal-ispejjeż li l-ilmentatur isostni li ġarrab minħabba d-dewmien u l-iżbalji, huwa ma spjegax għal xiex jammontaw dawn l-ispejjeż u lanqas ma pprovda evidenza biex isostni dan.

34. Skont it-termini tal-ftehim ta’ għotja^[12], ir-REA tista’ tirrinunzja għal talba għad-danni f’“każijieteċċezzjonali”. Peress li l-proċedura tal-awditjar damet għal aktar minn erba’ snin, l-REA tista’ tqis li dan jirrappreżenta “każeċċezzjonali”. L-Ombudsman tistieden lir-REA, jekk tqis li jkun xieraq, biex tqis kif xieraq jekk għandhiex tirrimborża lill-ilmentatur l-ammont ta’ dawn id-danni likwidati minħabba ċ-ċirkostanzi ta’ dan il-każ.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Huwa ta’ dispjaċir li r-REA naqset milli tirrispetta l-iskadenza stabbilita fil-ftehim ta’ għotja għall-ħruġ tar-rapport finali tal-awditjar. Madankollu, minħabba t-tieni reviżjoni eċċezzjonali tiegħu tar-rapport tal-awditjar, il-fatt li skuża ruħu għad-dewmien u li ħa passi biex jipprova jevita problemi simili fil-futur, l-ebda inkjesta ulterjuri dwar l-ilment ma hija ġġustifikata.

L-ilmentatur u l-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew 

Strasburgu, 20/04/2020

[1] L-ewwel proġett kellu l-għan li jipprovdi lill-partijiet ikkonċernati tas-Sigurtà Ewropea b’sett ta’ għodod ibbażat fuq qafas ta’ software b’sors miftuħ u sett ta’ għodod avvanzati għall-ipproċessar tal-informazzjoni. L-għan tat-tieni proġett kien li jtejjeb il-kwalità tal-analiżi tal-intelligence billi jnaqqas l-impatt negattiv tal-preġudizzji konjittivi fuq l-analiżi tal-intelligence.

[2] L-Artikolu II.22.5 tal-kundizzjonijiet ġenerali tal-ftehim ta’ għotja (l-Anness II tal-Ftehim ta’ Għotja tal-FP7) jiddikjara li:

“Abbażitas-sejbiet magħmula matul il-verifika finanzjarja, għandu jitfassal rapport proviżorju. Din għandha tintbagħat mill-Kummissjoni jew mir-rappreżentant awtorizzat tagħha lill-benefiċjarju kkonċernat, li jista’ jagħmel osservazzjonijiet dwarha fi żmien xahar minn meta jirċeviha. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li ma tqisx l-osservazzjonijiet imwassla jew id-dokumenti mibgħuta wara dik l-iskadenza. Ir-rapport finali għandu jintbagħat lill-benefiċjarju kkonċernat fi żmien xahrejn mill-iskadenza tal-iskadenza msemmija hawn fuq” (enfasi miżjuda).

[3] Fis-27 ta’ Settembru 2018, ir-REA rċeviet rapport tal-awditjar rivedut mill-awdituri, li mbagħad talbithom jemendaw.

[4] L-Artikolu II.24.1 tal-kundizzjonijiet ġenerali tal-ftehim ta’ għotja jiddikjara li “benefiċjarju li jinstab li jkun iddikjara b’mod eċċessiv kwalunkwe ammont u li għalhekk ikun irċieva kontribuzzjoni finanzjarja mhux ġustifikata mill-Unjoni għandu [...] jkun responsabbli li jħallas id-danni, minn hawn ’il quddiem “danni likwidati”. [...] F'każijiet eċċezzjonali l-Kummissjoni tista' żżomm lura milli titlob danni likwidati".

[5] L-ilmentatur sostna, fost affarijiet oħra, li l-awdituri kienu tawh skadenza iqsar biex jissottometti l-kummenti tiegħu dwar ir-rapport tal-awditjar preliminari mill-iskadenza prevista fil-ftehim ta’ għotja; li l-awdituri kienu talbu lill-ilmentatur jiskennja kopji tad-dokumenti ta’ sostenn u li ma vverifikaw l-ebda dokument oriġinali.

[6] B’mod partikolari, l-Artikolu II.22 tal-kundizzjonijiet ġenerali tal-ftehim ta’ għotja.

[7] Ara s-sentenza tal-Qorti Ġenerali tat-8 ta’ Marzu 2018, Rose Vision vs Il-Kummissjoni, fil-kawżi magħquda T-45/13 REN u T-587/15 (http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=200061&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1125177),il-paragrafu 103.

[8] L-ammont tal-ispejjeż ineliġibbli fl-ewwel proġett tnaqqas minn EUR 258 631.11 fl-ewwel rapport finali tal-awditjar għal EUR 45 850.13 fit-tieni rapport finali tal-awditjar u l-ispejjeż ineliġibbli fl-ewwel rapport finali tal-awditjar għat-tieni proġett (EUR 123 746.75) tqiesu eliġibbli fit-tieni rapport finali tal-awditjar.

[9] Ara n-nota 2 f’qiegħ il-paġna hawn fuq.

[10] Ara, fost l-oħrajn, is-sentenza tal-Qorti Ġenerali tal-11 ta' Lulju 2019, Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk (IPPT PAN) vs Il-Kummissjoni u l-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA), T-805/16: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-805/16.

[11] Fis-sentenza tagħha tal-11 ta' Lulju 2019, Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk (IPPT PAN) vs Il-Kummissjoni u l-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA), T-805/16, il-paragrafi 124 sa 128: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-805/16, il-Qorti Ġenerali sabet li dewmien ta’ aktar minn sentejn bejn il-ħruġ tal-abbozz tar-rapport finali u l-verżjoni finali tar-rapport tal-awditjar ma kienx raġonevoli. Madankollu, il-Qorti Ġenerali kkonkludiet li dan id-dewmien irraġonevoli ma kienx jaffettwa l-kapaċità tar-rikorrenti li tikkontesta l-konstatazzjonijiet ta’ dan ir-rapport. Għaldaqstant, il-Qorti Ġenerali ċaħdet l-allegazzjoni tar-rikorrenti li l-Kummissjoni ma wettqitx l-obbligi kuntrattwali tagħha in bona fide.

[12] L-Artikolu II.24.1 tal-kundizzjonijiet ġenerali tal-ftehim tal-għotja.