The case concerned a request for public access to documents related to the expenses of a university in the context of an EU-funded project. The complainant had submitted his request to the European Commission in July 2025.

The Commission first replied in September 2025. It identified ten documents as falling within the scope of the access request, to which it refused to give public access in their entirety. In doing so, the Commission argued that disclosure could undermine the commercial interests of the university concerned.

The complainant contested the Commission's decision by making a 'confirmatory application' in September 2025. When the Commission failed to provide an explicit reply, the complainant turned to the Ombudsman in October 2025.

The Ombudsman opened an inquiry into the Commission’s implicit refusal to grant public access and, as a first step, asked the Commission to adopt an explicit reply to the complainant’s confirmatory application as soon as possible. In the absence of a reply within the time limit set, the Ombudsman inquiry team inspected the documents in question, along with documentation on the consultation of the university concerned.

The Commission replied to the complainant in May 2026, granting wide partial access to the documents at issue. The complainant, in his comments on the Commission’s confirmatory decision, did not challenge the remaining redactions. The Ombudsman therefore considered that the complaint into the Commission’s implicit refusal of access had been settled by the access now granted. That said, the Ombudsman regretted the delay incurred by the Commission in handling the complainant’s access request, which persisted even after she had opened her inquiry. The Ombudsman continues to closely monitor the matter of delays based on complaints submitted to her.

Il-każ kien jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għar-Riċerka (REA) li ma tagħtix “siġill ta’ eċċellenza” lil proposta għal finanzjament tal-UE taħt sejħa għal proposti tal-2023 għall-Borża ta’ Studju Postdottorali Marie Sklodowska-Curie (MSCA-PF), li hija parti mill-programm tal-UE Orizzont Ewropa. Ir-REA kienet irrifjutat li tagħti s-siġill ta’ eċċellenza lill-proposta minħabba li r-rikorrenti kienet ibbażata fir-Renju Unit.

L-Ombudsman sabet li r-REA kienet ipprovdiet spjegazzjoni raġonevoli għad-deċiżjoni tagħha, u aġixxiet f’konformità mar-regoli applikabbli. Bħala tali, hija għalqet l-inkjesta b'sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Madankollu, hija għamlet suġġeriment għal titjib lir-REA li tipprovdi lill-ilmentatur, u lil applikanti oħra bbażati fir-Renju Unit fl-istess sitwazzjoni, nota ta’ spjegazzjoni u/jew toħroġ dikjarazzjoni pubblika li tiċċara s-sitwazzjoni speċifika tal-applikanti bbażati fir-Renju Unit fis-sejħiet għal proposti tal-MSCA-PF tal-2023, b’mod partikolari fir-rigward tas-siġill ta’ eċċellenza.

Il-każ kien jikkonċerna kif l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għas-Saħħa u għall-Qasam Diġitali (HaDEA) segwiet is-sejbiet ta’ investigazzjoni mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) f’entità li pparteċipat f’żewġ proġetti ffinanzjati mill-UE taħt il-programm Orizzont 2020.

Abbażi tas-sejbiet ta’ irregolaritajiet mill-OLAF, il-HaDEA infurmat lill-ilmentatur bl-intenzjoni tagħha li ttemm il-parteċipazzjoni tagħha fil-proġetti, tirkupra l-ispejjeż meqjusa ineliġibbli u tirreġistrahom fis-Sistema ta’ Identifikazzjoni Bikrija u ta’ Esklużjoni (EDES) tal-Kummissjoni Ewropea, li hija bażi tad-data ta’ persuni u entitajiet “mhux affidabbli” li applikaw għal fondi tal-UE jew ikkonkludew impenji legali ma’ korpi tal-UE. Fost affarijiet oħra, l-ilmentatur sostna li l-HaDEA ma tathiex l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha qabel ma tirreġistraha fl-EDES.

L-Ombudsman sabet li d-deċiżjoni li l-ilmentatur jiġi rreġistrat fl-EDES mhux neċessarjament affettwat is-sitwazzjoni legali tiegħu u li, fil-prattika, l-ilmentatur ingħata l-opportunità li jippreżenta l-fehmiet tiegħu. L-Ombudsman għalqet l-inkjesta bil-konklużjoni li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.

Madankollu, l-Ombudsman għamel suġġeriment għal titjib li l-HaDEA, meta tinforma lil entità dwar is-sejbiet kontriha, tinforma wkoll lill-entità kkonċernata jekk tali sejbiet jistgħu jirriżultaw fir-reġistrazzjoni tagħha fl-EDES.

Il-każ kien jikkonċerna kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat talba għal rieżami ta’ deċiżjoni li tirrifjuta proposta għal finanzjament tar-riċerka taħt il-programm Orizzont Ewropa. B’mod partikolari, l-ilmentatur kien imħasseb li l-Kummissjoni stabbiliet limitu ta’ karattru fuq id-deskrizzjoni tat-talbiet għal rieżami u ma aċċettatx dokumenti pprovduti barra mill-formola online ddedikata.

L-Ombudsman sabet li kien raġonevoli li l-Kummissjoni tistabbilixxi limiti ta' karattru. Fil-kuntest tal-inkjesta, il-Kummissjoni qablet ukoll li żżid il-limitu tal-karattru u li ġġibu konformi ma’ proċeduri simili oħra.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta bil-konklużjoni li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.  

Il-każ kien jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal tliet dokumenti, jiġifieri rapport perjodiku u żewġ riżultati tanġibbli, relatati ma’ proġett iffinanzjat mill-UE dwar studju dwar ir-riskju tal-kanċer tal-moħħ mill-esponiment għall-oqsma tal-frekwenza tar-radju fit-tfulija u fl-adolexxenza. Il-Kummissjoni tat aċċess parzjali wiesa’ għar-rapport perjodiku, iżda l-ebda aċċess għaż-żewġ riżultati tanġibbli, filwaqt li invokat il-protezzjoni tad-data personali u tal-interessi kummerċjali. Peress li ma kienx sodisfatt bl-aċċess mogħti u bid-dewmien sinifikanti biex jirċievi tweġiba finali, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

It-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman spezzjona t-tliet dokumenti inkwistjoni. Fir-rigward tar-rapport perjodiku, l-Ombudsman qieset li l-Kummissjoni setgħet tat aċċess usa’, peress li xi informazzjoni kienet diġà fid-dominju pubbliku. Fir-rigward taż-żewġ riżultati tanġibbli, l-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni ma spjegatx b’mod adegwat kif id-divulgazzjoni tad-dokumenti timmina l-interessi kummerċjali tal-partijiet involuti fil-proġett.

L-Ombudsman qasmet is-sejbiet preliminari tagħha mal-Kummissjoni.

Bi tweġiba għall-Ombudsman, il-Kummissjoni tat aċċess wiesa' għad-dokumenti. Hija żammet biss redazzjonijiet ta’ ċerta data personali u l-ismijiet tad-ditti u l-mudelli tat-telefowns ċellulari użati għall-istudju, bl-argument li l-iżvelar ta’ din tal-aħħar ikun ta’ ħsara għall-interessi kummerċjali tal-manifatturi.

L-Ombudsman laqgħet it-tweġiba pożittiva tal-Kummissjoni u l-aċċess wiesa’ mogħti. Hija qieset li r-redazzjonijiet tad-data personali kienu raġonevoli, iżda nnotat li l-Kummissjoni setgħet spjegat aħjar ir-redazzjonijiet limitati sabiex tipproteġi l-interessi kummerċjali. Fir-rigward tad-dewmien sinifikanti mġarrab mill-Kummissjoni fit-trattament tat-talba għal aċċess pubbliku, dan kien ta’ dispjaċir u kkostitwixxa amministrazzjoni ħażina.