L-isfond tal-inkjesta strateġika ^[1]

1. Meta l-membri tal-persunal jitilqu mis-servizz ċivili tal-UE biex jieħdu pożizzjonijiet esternament, pereżempju fis-settur privat, jew individwi jingħaqdu mas-servizz ċivili tal-UE minn barra, u b’mod partikolari s-settur privat, spiss jiġu deskritti bħala li jgħaddu mir-“revolving door”. Dan xi drabi jitqies bħala parti normali mill-ħajja professjonali, u għadd ta’ każijiet ta’ profil għoli f’dawn l-aħħar snin ġibdu l-attenzjoni tal-pubbliku dwar il-kwistjoni. Iżda tkun xi tkun il-perċezzjoni personali tal-leġittimità professjonali tal-prattika, jinqalgħu problemi meta jitqajjem dubju fil-moħħ pubbliku dwar il-possibbiltà li l-interess pubbliku jiġi kompromess permezz ta’ din il-prattika. Huma jistgħu jħossu li uffiċjal pubbliku jista’ jiġi influwenzat b’mod mhux xieraq mill-kontemplazzjoni ta’ rwoli potenzjali futuri jew jabbuża mir-rwol preċedenti tiegħu ta’ servizz pubbliku permezz tal-monetizzazzjoni mhux xierqa jew sfruttament ieħor ta’ dak ir-rwol meta jħallu dik il-karriera warajhom.

2. Ċaqliq ta’ bibien iduru jista’ jagħti lok għal 1) riskji ta’ kunflitt ta’ interess mal-interessi leġittimi tal-Kummissjoni jew 2) riskji li informazzjoni kunfidenzjali tista’ tiġi żvelata jew użata ħażin; jew 3) riskji li l-eks membri tal-persunal jistgħu jużaw il-kuntatti personali mill-qrib u l-ħbiberiji tagħhom mal-eks kollegi biex jagħmlu lobbying.

3. Ir-riskji ta’ hawn fuq iridu jiġu analizzati filwaqt li jitqiesu l-kunsiderazzjonijiet li ġejjin. Ir-reklutaġġ ta’ membri tal-persunal b’esperjenza fis-settur privat jista’ jkun ta’ benefiċċju għas-servizz ċivili tal-UE peress li jġib individwi b’esperjenza b’għarfien tekniku aġġornat fis-servizz ċivili tal-UE. Peress li d-dritt għax-xogħol huwa dritt fundamentali, ir-restrizzjonijiet fuq id-drittijiet ta’ ex impjegati taċ-ċivil tal-UE li jaħdmu esternament, pereżempju fis-settur privat iridu jkunu a) meħtieġa għall-finijiet tal-kisba ta’ interess pubbliku leġittimu u b) proporzjonati ^[2].

4. L-Ombudsman tenfasizza l-fatt li filwaqt li dawn il-movimenti kollha jeħtieġ li jiġu vvalutati fuq bażi ta' każ b'każ, skrutinju akbar tal-movimenti minn uffiċjali għolja huwa imperattiv minħabba r-riskji potenzjali ogħla involuti għall-interessi tal-istituzzjoni. Jeħtieġ li titqies ukoll in-natura tal-kuntratti tax-xogħol, kemm jekk ikun uffiċjal permanenti li jitlaq jew jirtira, jew aġent temporanju jew kuntrattwali. Il-Kummissjoni mxiet lejn ir-reklutaġġ ta’ aktar persunal kuntrattwali f’dawn l-aħħar snin minħabba t-tnaqqis ta’ karigi permanenti imposti mill-Istati Membri. Dan ifisser inqas uffiċjali permanenti u għalhekk forza tax-xogħol aktar mobbli b'individwi li jiċċaqilqu diversi drabi fil-karrieri tagħhom bejn is-settur pubbliku u dak privat, u dan jagħmel il-ġestjoni ta' din il-kwistjoni ta' "revolving doors" aktar kumplessa hekk kif tibda tixbah – anke b'mod limitat - mudell ta' stil aktar Amerikan.

5. Huwa ċar ħafna li ħafna ditti legali bbażati fi Brussell u kumpaniji tal-affarijiet pubbliċi jpoġġu primjum għoli fuq ir-reklutaġġ u r-reklamar ta’ persunal b’esperjenza tal-istituzzjonijiet tal-UE. Is-siti web ta’ dawn id-ditti jipprovdu biżżejjed evidenza ta’ dan bir-rwoli, ir-responsabbiltajiet, u l-kapaċità potenzjali implikata tal-individwi li jinfluwenzaw l-amministrazzjoni deskritta b’mod miftuħ. Il-messaġġ ċar minn ditti bħal dawn huwa li "għandna persuni ta 'ġewwa" u għalhekk nistgħu nipprovdu vantaġġ kompetittiv potenzjali għall-klijenti tagħhom. Naturalment, dan mhuwiex dejjem problematiku iżda l-istituzzjonijiet tal-UE jridu dejjem jivvalutaw każijiet ta’ “revolving doors” mill-perspettiva tal-interess pubbliku u mill-għarfien istituzzjonali tagħhom ta’ liema informazzjoni u aċċess l-uffiċjal pubbliku jista’ potenzjalment jagħti lill-impjegatur il-ġdid. Sal-lum, għadd żgħir ta’ persunal anzjan telqu jaħdmu fis-settur privat biex jagħtu pariri lill-klijenti li l-Kummissjoni jista’ jkollha interess leġittimu li tieħu azzjoni regolatorja kontrihom, filwaqt li ċerti uffiċjali għolja oħra tal-Kummissjoni marru jaħdmu pereżempju, għal kumpaniji Amerikani jew Ċiniżi li ovvjament jista’ jkollhom interess fir-regolamentazzjoni tal-UE. Ħafna minn dawn il-passi jistgħu ma jkunux problematiċi, iżda l-Kummissjoni dejjem trid tivvalutahom bl-interessi leġittimi tal-UE f’moħħha.

6. Din l-inkjesta strateġika hija segwitu għal inkjesta li diġà twettqet dwar il-ġestjoni mill-Kummissjoni taċ-ċaqliq tar-revolving door fir-rigward tal-persunal tagħha. Dik l-inkjesta wasslet għal rakkomandazzjonijiet u linji gwida tal-Ombudsman bil-ħsieb li jissaħħu l-proċeduri tal-Kummissjoni. Dawk kienu jinkludu l-iżgurar li d-deċiżjonijiet kollha ta’ valutazzjoni jkunu korretti, motivati sew u dokumentati sew u li l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ikun trasparenti (ara l-Anness I għal ħarsa ġenerali lejn is-suġġerimenti tal-Ombudsman li saru fl-inkjesta tagħha abbażi tal-ilmenti 2077/2012/TN u 1853/2013/TN). Fl-għeluq ^[3] ta' din l-ewwel inkjesta, l-Ombudsman laqgħet l-approċċ kooperattiv tal-Kummissjoni, u l-progress li sar fil-biċċa l-kbira tal-aspetti koperti mill-inkjesta tagħha. L-Ombudsman ħabbret ukoll li se ssegwi l-implimentazzjoni mill-Kummissjoni tar-regoli li jirregolaw iċ-ċaqliq tar-revolving door billi twettaq inkjesta fuq inizjattiva proprja, li tibda bi spezzjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni, fl-2017.

7. L-għan ta’ din l-inkjesta strateġika ^[4] huwa għalhekk li ssegwi l-impenn tagħha li tissorvelja t-trattament mill-Kummissjoni taċ-ċaqliq tar-revolving door tal-persunal tagħha.

8. Flimkien ma' din l-inkjesta strateġika, l-Ombudsman ikkuntattja [5] ^{għadd ta'} istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE biex jivvaluta l-prattiki attwali rigward ir-rekwiżit li tiġi ppubblikata informazzjoni dwar kif japplikaw il-projbizzjoni fuq il-lobbying ta' ex kollegi imposta fuq ex membri anzjani tal-persunal ^[6]. Abbażi tat-tweġibiet, l-Ombudsman identifika, u stabbilixxa f'rapport ^[7], l-aħjar prattiki mmirati biex jiżguraw applikazzjoni effettiva tar-rekwiżit ta' trasparenza tal-lobbjar u tal-promozzjoni għal ex persunal anzjan.

L-inkjesta

9. Din l-inkjesta kienet tikkonċerna kif il-Kummissjoni timmaniġġja ċ-ċaqliq tar-revolving door tal-persunal tagħha, jiġifieri, l-uffiċjali, l-aġenti temporanji u l-aġenti kuntrattwali ^[8] (ma tikkonċernax lill-Kummissarji).

10. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spezzjona ^[9] kampjun ta’ 65 fajl ta’ bibien iduru ^[10] u organizza sensiela ta’ laqgħat mal-Kummissjoni [11].

11. L-Ombudsman qieset ukoll l-inizjattiva reċenti tal-Kummissjoni għall-modernizzazzjoni tar-riżorsi umani, inkluża d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni ta' Ġunju 2018 ^[12] dwar attivitajiet esterni u dwar attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz.

12. L-Ombudsman siltet ukoll mill-konklużjonijiet milħuqa fl-inizjattiva strateġika tagħha dwar il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar iċ-ċaqliq ta’ persunal anzjan li jkun ħiereġ mir-revolving door (ara l-Anness III għal ħarsa ġenerali lejn il-konklużjonijiet ewlenin tal-Ombudsman fl-inizjattiva strateġika).

Ir-regoli li jirregolaw il-ġestjoni taċ-ċaqliq tal-bibien iduru

13. Ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE jirregolaw ir-relazzjoni ta’ impjieg bejn l-istituzzjonijiet tal-UE, bħall-Kummissjoni, u l-persunal tagħhom. Huma jimponu għadd ta' obbligi fuq il-membri tal-persunal fir-rigward tal-imġiba tagħhom bil-għan li jiggarantixxu amministrazzjoni tal-UE etika, responsabbli u trasparenti.^[13] Bħala tali, ir-Regolamenti tal-Persunal jipprovdu l-bażi legali għall-ġestjoni taċ-ċaqliq ta' bibien iduru (ir-regoli rilevanti tar-Regolamenti tal-Persunal huma stabbiliti fl-Anness IV).

14. It-taqsimiet rilevanti tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE jistabbilixxu kif għandhom jiġu identifikati u ġestiti r-riskji, inkluża gwida dwar sitwazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess u s-salvagwardja ta’ informazzjoni sensittiva. Għall-fini ta’ din l-inkjesta, huwa importanti li wieħed jinnota li r-Regolamenti tal-Persunal jistabbilixxu regoli speċifiċi fir-rigward ta’ sitwazzjonijiet ta’ bibien iduru. Jekk l-attività li membru tal-persunal ikollu l-ħsieb li jibda tista’ twassal għal kunflitt mal-interessi leġittimi tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni tista’ tipprojbixxi l-impjieg il-ġdid jew tqiegħed restrizzjonijiet fuq l-attività l-ġdida. Ir-riforma tar-Regolamenti tal-Persunal tal-2014 bniet fuq dawn ir-regoli billi tirrikjedi li l-eks membri tal-persunal superjuri ma jagħmlux lobbying mal-eks kollegi tagħhom, jew jinvolvu ruħhom f’promozzjoni diretta lejn l-istituzzjoni preċedenti tagħhom, għal sena wara li jitilqu mis-servizz ċivili tal-UE. Barra minn hekk, il-membri tal-persunal fuq liv fit-tul ma jistgħux jagħmlu lobbying ma’ kollegi jew jieħdu sehem f’promozzjoni li tista’ twassal għal kunflitt mal-interessi tal-istituzzjonijiet tal-UE diretti lejn l-istituzzjoni tagħhom.

Ir-riskji ewlenin assoċjati maċ-ċaqliq tal-bibien iduru

Kunflitti ta' interess:

15. Jeżisti kunflitt ta’ interess meta membru tal-persunal jipparteċipa fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ta’ istituzzjoni tal-UE minkejja l-fatt li jkollu interess fl-eżitu ta’ dak il-proċess. Kunflitt ta’ interess idgħajjef l-indipendenza u l-imparzjalità ta’ membru tal-persunal u għalhekk il-kapaċità tiegħu li jaġixxi biss fl-interess pubbliku. Il-kunflitti ta’ interess huma tipikament relatati mal-interessi finanzjarji ta’ persuna, pereżempju meta persuna jkollha ishma f’kumpanija, jew tagħlaq bonds personali, pereżempju ma’ membri tal-familja, ħbieb mill-qrib jew ma’ impjegaturi preċedenti. Din l-inkjesta tittratta dawk il-kunflitti ta’ interess li jistgħu jinqalgħu fir-rigward ta’ impjieg preċedenti meta jiġi rreklutat membru ġdid tal-persunal, meta l-membri tal-persunal tal-Kummissjoni jkunu qed jaħsbu li jmorru fuq liv bla ħlas u jaħdmu temporanjament barra mill-Kummissjoni, kif ukoll meta ex membru tal-persunal tal-Kummissjoni jitlaq mis-servizz ċivili tal-UE biex jieħu rwol ġdid li jista’, f’ċerti każijiet, ikun f’kunflitt mal-interessi leġittimi tal-Kummissjoni.

Id-divulgazzjoni ta’ informazzjoni kunfidenzjali:

16. L-impjegati taċ-ċivil tal-UE għandhom obbligu li ma jużawx, jew ma jiżvelawx, informazzjoni kunfidenzjali miksuba matul iż-żmien tagħhom fl-istituzzjonijiet tal-UE. Għal din ir-raġuni, is-servizz ċivili tal-UE jrid jiżgura li l-eks membri tal-persunal, tal-anqas għal ċertu perjodu ta’ żmien wara li jitilqu mis-servizz ċivili tal-UE, ma jwettqux kompiti li jikkoinċidu max-xogħol li wettqu fl-istituzzjonijiet tal-UE.

L-iżgurar li l-eks membri tal-persunal ma jinvolvux ruħhom f’lobbying mhux xieraq:

17. L-eks uffiċjali tal-UE jistgħu jimminaw ukoll l-indipendenza tas-servizz ċivili tal-UE jekk jagħmlu lobbying dirett jew indirett mal-eks kollegi tagħhom. Dan huwa partikolarment importanti fejn l-ex membri tal-persunal kellhom pożizzjonijiet għolja, peress li l-kuntatti tagħhom fl-istituzzjoni fejn ħadmu normalment ikunu estensivi u, f’xi każijiet, influwenti. Sabiex jiġi żgurat li ma jkunx hemm lobbying mhux xieraq, jeħtieġ li jittieħdu miżuri biex l-eks membri tal-persunal, b’mod partikolari l-membri anzjani tal-persunal, jiġu pprojbiti milli jagħmlu lobbying direttament jew indirettament mal-eks kollegi, mill-inqas għal perjodu ta’ żmien.

18. Jeżisti riskju simili fejn l-impjegati taċ-ċivil tal-UE jieħdu liv bla ħlas biex temporanjament jibdew jaħdmu fis-settur privat ^[14].

Ir-regoli statutorji ewlenin għall-ġestjoni taċ-ċaqliq tal-bibien iduru

19. Ir-Regolamenti tal-Persunal jobbligaw lill-impjegati taċ-ċivil tal-UE jwettqu dmirijiethom u jġibu ruħhom biss bil-ħsieb tal-interessi tal-Unjoni. L-impjegati taċ-ċivil tal-UE ma għandhomx, fil-qadi ta’ dmirijiethom, jittrattaw kwistjonijiet li fihom, direttament jew indirettament, ikollhom xi interess personali li jista’ jfixkel l-indipendenza tagħhom. Qabel ma tirrekluta membru tal-persunal, istituzzjoni tal-UE trid teżamina jekk l-individwu inkwistjoni għandux interessi li jistgħu jfixklu l-indipendenza tiegħu/tagħha meta jibda/tibda x-xogħol fis-servizz ċivili tal-UE (ċaqliq ta’ bieb idur li jkun dieħel). Il-kontroll tal-kunflitt ta’ interess isir fir-rigward tal-kariga speċifika li għandha tittieħed mill-membru tal-persunal il-ġdid. Jekk l-istituzzjoni tal-UE tikkonkludi li hemm kunflitt ta' interess (potenzjali), hija għandha tieħu l-miżuri xierqa kollha, bħal li tagħmel ir-reklutaġġ kundizzjonali fuq miżuri ta' mitigazzjoni jew possibbilment toffri lill-individwu kkonċernat pożizzjoni differenti ^[15].

20. Problemi simili jistgħu jinqalgħu meta l-impjegati taċ-ċivil tal-UE jieħdu l-liv għal raġunijiet personali. L-impjegati taċ-ċivil tal-UE jistgħu jieħdu sa 12-il sena ta' liv bla ħlas matul il-karriera tagħhom f'istituzzjoni tal-UE, pereżempju biex jieħdu ħsieb membru tal-familja b'mard serju.^[16] Madankollu xi membri tal-persunal bħal dawn jistgħu jiddeċiedu li jaħdmu fis-settur privat waqt li jkunu fuq liv għal raġunijiet personali. Qabel ma jibdew xogħol bħal dan, huma jridu jitolbu permess lill-istituzzjoni tal-UE kkonċernata, kemm għal-liv bħala tali kif ukoll għall-attività okkupazzjonali esterna li jieħdu (din hija magħrufa bħala awtorizzazzjoni u verifika tas-CCP li tkun temmet il-mandat tagħha).^[17] L-istituzzjonijiet tal-UE jistgħu, jekk l-impjieg estern ikun f'kunflitt mal-interessi tal-istituzzjoni jew jekk ikun ta' detriment b'xi mod ieħor għall-interess tal-Unjoni Ewropea, jirrifjutaw tali talbiet, jew jagħmlu l-approvazzjoni tat-talbiet soġġetta għal kundizzjonijiet xierqa. Huma jridu jirrifjutaw talbiet bħal dawn meta l-impjieg estern jinvolvi lobbying jew promozzjoni lejn l-istituzzjoni tal-membru tal-persunal tal-UE u jista’ jwassal għal kunflitt (potenzjali) mal-interessi leġittimi tal-istituzzjoni.^[18] Ladarba l-membru tal-persunal jerġa’ lura għax-xogħol fl-istituzzjoni tal-UE wara l-liv għal raġunijiet personali, l-istituzzjoni tal-UE trid teżamina jekk, bħala konsegwenza tal-impjieg estern imwettaq matul il-liv, jew għal raġunijiet oħra, il-membru tal-persunal għandux xi interess personali li jfixkel l-indipendenza tiegħu jew tagħha, jew inkella jikkostitwixxix kunflitt ta’ interess (dan huwa magħruf bħala kontroll tal-kunflitt ta’ interess tas-CCP li jkun dieħel).^[19] Jekk jinqala’ tħassib bħal dan, l-istituzzjoni tal-UE trid tieħu miżuri xierqa.

21. L-impjegati taċ-ċivil tal-UE huma soġġetti b’mod indefinit għal dmir li jġibu ruħhom b’integrità u diskrezzjoni fir-rigward tal-aċċettazzjoni ta’ ċerti ħatriet jew benefiċċji. Dan id-dmir japplika anki wara li jirtiraw, jirriżenjaw, jitkeċċew jew inkella jitilqu mis-servizz ċivili tal-UE ^[20]. Il-membri tal-persunal li jkollhom l-intenzjoni li jibdew attività okkupazzjonali, kemm jekk imħallsa kif ukoll jekk le, fi żmien sentejn mit-tluq mis-servizz iridu jinfurmaw lill-istituzzjoni tagħhom bl-intenzjonijiet tagħhom (dan huwa magħruf bħala moviment b’bibien iduru ħerġin). Jekk l-attività professjonali prevista tkun relatata max-xogħol imwettaq minn dik il-persuna matul l-aħħar tliet snin li tkun ħadmet għall-istituzzjoni tal-UE, u x-xogħol ikun f’kunflitt mal-interessi leġittimi tal-istituzzjoni, l-istituzzjoni għandha d-dritt li tipprojbixxi lill-persuna milli tibda l-impjieg. L-istituzzjoni tista' wkoll tagħmel l-awtorizzazzjoni tagħha tal-attività okkupazzjonali l-ġdida soġġetta għal kundizzjonijiet imfassla biex jiżguraw li l-interessi leġittimi tal-istituzzjoni jkunu protetti ^[21].

22. Istituzzjoni tal-UE trid tipprojbixxi wkoll lill-eks membri tal-persunal superjuri tagħha milli jinvolvu ruħhom f’attivitajiet ta’ lobbying u ta’ promozzjoni fil-konfront tal-persunal tal-eks istituzzjoni tagħhom dwar kwistjonijiet li għalihom l-eks membru tal-persunal superjuri kien responsabbli matul l-aħħar tliet snin ta’ servizz fl-istituzzjoni tal-UE. Il-projbizzjoni tal-lobbying u tal-promozzjoni għandha, awtomatikament, tiġi imposta għall-ewwel sena wara li l-membru anzjan tal-persunal ikun telaq mill-istituzzjoni. L-istituzzjonijiet tal-UE jridu jippubblikaw ukoll informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tagħhom tal-projbizzjoni tal-lobbying u l-promozzjoni tal-persunal superjuri.^[22]

Ħarsa ġenerali lejn ir-regoli u l-proċeduri interni tal-Kummissjoni

23. F’Ġunju 2018, il-Kummissjoni rrevediet ir-regoli etiċi tagħha għaċ-ċaqliq ta’ bibien iduru konnessi ma’ liv għal raġunijiet personali, kif ukoll għaċ-ċaqliq ta’ bibien iduru ħerġin. Ir-regoli l-ġodda huma stabbiliti f'Deċiżjoni tal-Kummissjoni ^[23], li daħlet fis-seħħ fl-1 ta' Settembru 2018. Id-Deċiżjoni l-ġdida tibni fuq l-esperjenza preċedenti tal-Kummissjoni fit-trattament taċ-ċaqliq tar-revolving door u għandha l-għan li tagħmel ir-regoli aktar ċari u l-proċeduri aktar effiċjenti. Filwaqt li l-prinċipju ġenerali huwa valutazzjoni każ b’każ ta’ kull talba, id-Deċiżjoni introduċiet “lista bajda”^[24] ta’ attivitajiet li għalihom jingħata awtomatikament permess minn qabel lill-membri tal-persunal kif ukoll “lista sewda”^[25] ta’ attivitajiet ipprojbiti. Id-Deċiżjoni tiċċara wkoll it-tifsira ta’ “attività tax-xogħol”^[26] għall-fini tal-għoti ta’ awtorizzazzjoni mal-membru tal-persunal li jitlaq mis-servizz billi tidentifika attivitajiet li ma jikkwalifikawx bħala “attivitajiet tax-xogħol”^[27]. Barra minn hekk, hija tiċċara li l-membri tal-persunal li jieħdu pożizzjonijiet ġodda f'istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-UE ma jiskattawx l-obbligu li jitolbu awtorizzazzjoni, minħabba li dawk il-membri tal-persunal ma jitilqux mill-amministrazzjoni tal-UE.^[28]

24. Abbażi tal-prinċipju tal-proporzjonalità ^[29], id-deċiżjoni dwar talba għal attività esterna matul il-liv għal raġunijiet personali, jew għal attività okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz ċivili tal-UE, hija jew pożittiva u mingħajr kundizzjonijiet (awtorizzazzjoni ġenerali), pożittiva iżda soġġetta għal kundizzjonijiet (awtorizzazzjoni kundizzjonali), jew negattiva (deċiżjoni ta' rifjut).

25. Il-membri kollha tal-persunal ^{tal-Kummissjoni [30]} - li huma uffiċjali permanenti, aġenti temporanji, u aġenti kuntrattwali - huma soġġetti għall-istess sett ġenerali ta' regoli u proċeduri fir-rigward tal-kisba ta' awtorizzazzjoni għal ċaqliq ta' bibien iduru.^[31] Il-Kummissjoni qiegħdet għad-dispożizzjoni tal-persunal kemm dokument li jagħti ħarsa ġenerali lejn il-bidliet ewlenin skont id-Deċiżjoni l-ġdida tal-Kummissjoni kif ukoll dokument tal-FAQ li jagħti eżempji prattiċi ta' liema tipi ta' attivitajiet jeħtieġu awtorizzazzjoni u skont liema regoli.

26. Fir-rigward tal-membri l-ġodda tal-persunal tal-Kummissjoni, il-kontrolli tal-kunflitt ta' interess għar-reklutaġġ ta' membri ġodda tal-persunal tal-Kummissjoni (ċaqliq ta' bieb idur li jkun dieħel) isiru bl-istess mod għal uffiċjali, aġenti temporanji u aġenti kuntrattwali futuri u jirriżultaw jew f'offerta mingħajr kundizzjonijiet jew f'offerta soġġetta għal kundizzjonijiet imfassla biex jimmaniġġjaw kunflitti ta' interess (potenzjali). [32]

27. Mill-2016, il-Kummissjoni fittxet li tiċċentralizza s-servizzi tar-riżorsi umani tagħha fi ħdan id-Direttorat Ġenerali għar-Riżorsi Umani (“DĠ HR”), li issa jittratta ċentralment kwistjonijiet ta’ kuljum dwar ir-riżorsi umani għad-Direttorati Ġenerali kollha. Id-DĠ HR għandu r-rwol ewlieni fil-proċeduri differenti għat-trattament taċ-ċaqliq ta’ bibien iduru tal-membri tal-persunal tal-Kummissjoni. Qed jintalbu opinjonijiet mid-Direttorat Ġenerali tal-impjieg jew tar-reklutaġġ, li huwa fl-aħjar pożizzjoni biex jivvaluta ċ-ċirkostanzi fattwali tas-sitwazzjoni professjonali (futura) tal-membru tal-persunal. Skont it-tip ta’ ċaqliq minn bieb idur, dipartimenti oħra tal-Kummissjoni, bħas-Segretarjat Ġenerali u s-Servizz Legali, jistgħu jkunu involuti fil-proċedura. Għal ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri differenti ara l-Anness II.

28. Il-Kummissjoni għandha l-possibbiltà li tinforza l-obbligi etiċi tal-membri tal-persunal permezz tal-Uffiċċju ta’ Investigazzjoni u Dixxiplina (“IDOC”)^[33] tagħha, li jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri predixxiplinari u dixxiplinari. Fi tmiem proċedura dixxiplinarja, il-Kummissjoni tista' timponi sanzjonijiet fuq (ex) membru tal-persunal, bħal ċanfira, in-nuqqas ta' estensjoni tal-kuntratt tax-xogħol, jew it-tnaqqis tad-drittijiet tal-pensjoni.^[34] F'dawn l-aħħar snin, il-Kummissjoni imponiet tali sanzjonijiet fir-rigward ta' kunflitti ta' interess, attivitajiet esterni mhux awtorizzati, u attivitajiet okkupazzjonali mhux awtorizzati wara t-tluq mis-servizz.^[35]

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

- Confact of Interest Check għall-membri l-ġodda tal-persunal

29. Skont il-leġiżlazzjoni tal-UE, kull min japplika għal impjieg mal-istituzzjonijiet tal-UE jrid jinfurmahom dwar “kwalunkwe kunflitt ta’ interess attwali jew potenzjali”[enfasi miżjuda]. Għalhekk, il-membri tal-persunal futuri ma għandhomx jipprovdu dikjarazzjoni tal-interessi kollha tagħhom, iżda biss ta’ dawk li jistgħu jfixklu l-indipendenza tagħhom u għalhekk jikkostitwixxu kunflitt potenzjali jew reali mal-interessi tal-istituzzjoni tal-Unjoni. Tali interessi potenzjalment problematiċi jistgħu jkunu interessi finanzjarji jew tal-familja, kif ukoll interessi relatati ma’ impjieg preċedenti.

30. Jekk il-Kummissjoni tidentifika, jew tikkonferma, kunflitt ta’ interess attwali jew potenzjali min-naħa tal-applikant, hija tiddeċiedi dwar miżuri ta’ mitigazzjoni xierqa. Jekk il-kunflitt ta’ interess attwali jew potenzjali jista’ jiġi ġestit permezz ta’ miżuri ta’ mitigazzjoni, l-offerta ta’ reklutaġġ tal-Kummissjoni ssir kundizzjonali fuq dawk il-miżuri ta’ mitigazzjoni. Miżuri ta’ mitigazzjoni tipiċi jkunu jeħtieġu li l-membru tal-persunal futur ma jaħdimx fuq kwistjonijiet li jkun ħadem fuqhom qabel għal impjegatur ieħor u li ma jkollux kuntatti professjonali ma’ eks kollegi għal ċertu perjodu ta’ żmien. Miżuri ta’ mitigazzjoni xierqa u mmirati se jipprevjenu kwalunkwe riskju assoċjat ma’ kunflitt ta’ interess attwali jew potenzjali milli jimmaterjalizza. Għalhekk huwa biss fl-iktar sitwazzjoni eċċezzjonali li l-Kummissjoni jkollha tastjeni milli toffri pożizzjoni partikolari lil applikant.

31. Il-kontroll tal-kunflitt ta’ interess għaċ-ċaqliq tar-revolving door li jkun dieħel japplika għall-applikanti esterni kif ukoll għall-membri tal-persunal tal-UE li jixtiequ jingħaqdu mal-Kummissjoni minn istituzzjonijiet, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-UE. Il-Kummissjoni twettaq madwar 2,000 kontroll tal-bibien iduru fis-sena.

32. Abbażi tal-ispezzjoni tal-fajls mill-Ombudsman u l-laqgħat relatati mal-Kummissjoni, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-ġestjoni tal-Kummissjoni taċ-ċaqliq tal-bibien iduru li deħlin hija ġeneralment konformi mar-regoli rilevanti tar-Regolamenti tal-Persunal u xierqa fil-prattika.

33. Madankollu, bil-ħsieb li jkun hemm fis-seħħ l-ogħla standards possibbli ta’ obbligu ta’ rendikont, l-Ombudsman tagħmel diversi suġġerimenti tekniċi hawn taħt (ara l-punti (i) sa (iii) hawn taħt).

L-awtorizzazzjoni u l-kontroll tal-kunflitt ta’ interess fir-rigward ta’ impjieg estern waqt li jkun fuq liv għal raġunijiet personali

34. Il-kontroll tal-kunflitt ta’ interess tal-Kummissjoni għal attivitajiet okkupazzjonali esterni matul il-liv għal raġunijiet personali jitwettaq bil-ħsieb li jiġi evitat kwalunkwe riskju matul l-attività l-ġdida jew mar-riintegrazzjoni tal-membru tal-persunal fi tmiem il-liv. B’riżultat ta’ dan, il-Kummissjoni regolarment tagħmel id-deċiżjonijiet ta’ awtorizzazzjoni soġġetti għal kundizzjonijiet (bħall-projbizzjoni li wieħed jaħdem fuq każijiet speċifiċi, li l-membru tal-persunal ikun ittratta fil-Kummissjoni). Attività okkupazzjonali esterna li tinvolvi lobbying u promozzjoni diretta lejn il-Kummissjoni u li tista’ twassal għall-eżistenza, jew il-possibbiltà, ta’ kunflitt mal-interessi leġittimi tal-Kummissjoni trid tiġi rrifjutata.^[36] Fil-valutazzjoni ta’ talba, il-Kummissjoni tqis l-istatus tal-impjieg tal-membru tal-persunal ikkonċernat (uffiċjal, aġent temporanju jew aġent kuntrattwali), in-natura tad-dmirijiet tagħhom, u l-livell ta’ responsabbiltajiet tagħhom.^[37] Il-Kummissjoni tivverifika wkoll jekk l-impjegatur estern maħsub huwiex irreġistrat fir-Reġistru ta’ Trasparenza tal-UE. Il-Kummissjoni twettaq madwar 700 kontroll tal-kunflitt ta’ interess fis-sena fir-rigward ta’ attivitajiet barra mix-xogħol maħsuba matul il-liv għal raġunijiet personali.

35. Filwaqt li l-Ombudsman hija tal-fehma, abbażi tal-ispezzjoni tagħha, li l-prattiki tal-Kummissjoni għall-awtorizzazzjoni ta’ attivitajiet okkupazzjonali esterni huma ġeneralment konformi mar-Regolamenti tal-Persunal, hija tħeġġeġ lill-Kummissjoni tkun robusta daqs kemm ikun meħtieġ speċjalment għall-membri anzjani tal-persunal. Hija tħeġġeġ ukoll lill-Kummissjoni tiżgura li l-opinjonijiet mogħtija mill-atturi differenti matul il-proċedura ta’ awtorizzazzjoni jkunu dettaljati kemm jista’ jkun, filwaqt li tispjega jekk hemmx rabtiet bejn il-kompiti tal-membru tal-persunal fil-Kummissjoni u l-kompiti futuri maħsuba fl-attività esterna u r-raġunament għaliex ma hemm l-ebda riskju, jew riskju limitat u maniġġabbli, ta’ kunflitt ta’ interess (potenzjali). L-Ombudsman jagħmel ukoll suġġeriment tekniku ieħor hawn taħt (ara l-punti (iv) u (v) hawn taħt).

36. Fit-tmiem ta' liv għal raġunijiet personali u qabel ma terġa' ddaħħal membru tal-persunal, il-Kummissjoni twettaq l-istess kontroll tal-kunflitt ta' interess kif tagħmel qabel ma tirrekluta persunal ġdid (ċaqliq ta' bieb idur li jkun dieħel).^[38] Il-Kummissjoni se terġa' ddaħħal membru tal-persunal f'kariga li għaliha ma jkollhom l-ebda kunflitt ta' interess (potenzjali) jew tagħmel ir-reintegrazzjoni soġġetta għal kundizzjonijiet. Peress li l-awtorizzazzjoni tal-attività professjonali esterna ssir bil-ħsieb tar-reintegrazzjoni futura tal-membru tal-persunal, il-Kummissjoni ma għandhiex, ħafna drabi, timponi kundizzjonijiet fuq ir-ritorn ta’ membru tal-persunal mil-leave għal raġunijiet personali. Il-Kummissjoni tittratta madwar 100 kontroll tal-kunflitt ta’ interess fis-sena qabel ma terġa’ ddaħħal membru tal-persunal.

Ċaqliq ta’ bibien iduru ħerġin

Attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz ċivili tal-UE:

37. Il-membri tal-persunal tal-Kummissjoni li jitilqu mis-servizz ċivili tal-UE jibqgħu, mingħajr ebda limitu ta' żmien, marbuta bid-dmir li jġibu ruħhom b'integrità u diskrezzjoni fir-rigward tal-aċċettazzjoni ta' ċerti ħatriet jew benefiċċji.^[39]

38. Minbarra l-obbligu permanenti msemmi hawn fuq, il-membri tal-persunal li jitilqu mis-servizz ċivili tal-UE jridu jikkonformaw ma' sistema ta' awtorizzazzjoni għal attivitajiet okkupazzjonali ġodda, kemm jekk imħallsa kif ukoll jekk le, fl-ewwel sentejn mit-tluq mis-servizz ċivili tal-UE.^[40] F'dan il-perjodu ta' żmien, l-ex membri tal-persunal iridu jinnotifikaw lill-Kummissjoni bl-intenzjoni tagħhom li jibdew kwalunkwe tip ta' attività okkupazzjonali, bl-użu ta' formola ddedikata. Jekk l-attività professjonali prevista tkun marbuta max-xogħol li l-ex membru tal-persunal wettaq matul l-aħħar tliet snin ta’ servizz fil-Kummissjoni u tista’ twassal għal kunflitt mal-interessi leġittimi tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni tista’ tipprojbixxi lill-ex membru tal-persunal milli jibda l-attività professjonali jew tawtorizzah soġġett għal kwalunkwe kundizzjoni li tqis xierqa. Madankollu, il-Kummissjoni rarament tuża l-possibbiltà li tipprojbixxi lill-ex membri tal-persunal milli jeżerċitaw attività professjonali ^[41].

39. L-ex membri kollha tal-persunal tal-Kummissjoni, kemm jekk kellhom pożizzjonijiet għolja kif ukoll jekk le, huma soġġetti għall-istess proċedura ta’ awtorizzazzjoni, li tinvolvi għadd ta’ atturi. Filwaqt li qed jintalbu input fattwali u opinjoni dwar it-talba mis-superjur ġerarkiku tal-eks membru tal-persunal (u l-Kabinett tal-Kummissarju rilevanti ^[42] għall-persunal anzjan), huwa d-DĠ HR li għandu r-rwol ewlieni fit-trattament, b’mod ċentralizzat u indipendenti, ta’ talba għall-awtorizzazzjoni ta’ attività okkupazzjonali ġdida. Huwa jħejji abbozz ta’ deċiżjoni, ibbażat fuq formulazzjoni standardizzata, u jikkoordina l-involviment tal-atturi l-oħra fil-proċedura. Bħala tali, id-DĠ HR ifittex l-opinjoni tas-Segretarjat Ġenerali, li jwettaq verifika tal-konsistenza u tal-proporzjonalità tal-abbozz ta’ deċiżjoni, inklużi l-kundizzjonijiet possibbli. Hija tfittex ukoll l-opinjoni tas-Servizz Legali, li jwettaq kontroll tal-legalità. Kif meħtieġ mir-Regolamenti tal-Persunal, id-DĠ HR jikkonsulta wkoll il-“Kumitat Konġunt”/“Kummissjoni paritaire” (“COPAR”)^[43]. Bħala pass finali, l-Awtorità tal-Ħatra (li hija d-Direttur Ġenerali tad-DĠ HR għall-persunal anzjan, u d-Direttur tad-Direttorat E tad-DĠ HR għal persunal ieħor) tivvaluta l-każ u tieħu d-deċiżjoni finali. Il-Kummissjoni tittratta madwar 400 talba fis-sena għall-awtorizzazzjoni ta’ attività okkupazzjonali fi żmien sentejn minn meta membru tal-persunal jitlaq mis-servizz.

40. L-Ombudsman huwa tal-fehma li l-ġestjoni mill-Kummissjoni ta’ talbiet għal awtorizzazzjoni ta’ attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz hija teknikament konformi mar-Regolamenti tal-Persunal u xierqa fil-prattika għall-biċċa l-kbira tal-każijiet. Fi sforz biex jiġi żgurat li tkompli tmexxi bl-eżempju, madankollu, l-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni tieħu approċċ aktar robust fl-għadd żgħir ta’ każijiet li jinvolvu persunal anzjan li jitlaq mis-servizz.

41. Ir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-Kummissjoni, adottati fl-2018, jiddeskrivu b’mod ċar u komprensiv il-fatturi li jenħtieġ li tqis meta tivvaluta kwalunkwe sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interess:

“(a) kwalunkwe relazzjoni bejn l-attività okkupazzjonali u x-xogħol imwettaq mill-ex membru tal-persunal matul l-aħħar tliet snin ta’ servizz;

(b) jekk l-attività okkupazzjonali tkunx tinvolvi ħidma fuq fajls speċifiċi li għalihom kien responsabbli l-eks membru tal-persunal matul l-aħħar tliet snin ta’ servizz;

(c) jekk l-attività okkupazzjonali tirriskjax li tagħmel ħsara lir-reputazzjoni tal-ex membru tal-persunal u tal-Kummissjoni, pereżempju billi b’mod retroattiv titfa’ dubju fuq l-imparzjalità tal-ex membru tal-persunal waqt li kien għadu fis-servizz, u b’hekk tittappan l-immaġni tal-Kummissjoni;

(d) il-kwalità ta’ impjegatur futur (pereżempju jekk huwiex awtorità pubblika jew kumpanija privata/kummerċjali) jew is-sitwazzjoni ta’ impjieg indipendenti;

(e) jekk l-attività prevista tinvolvix ir-rappreżentanza ta’ interessi esterni vis-à-vis l-istituzzjoni;

(f) jekk l-attività prevista hijiex remunerata jew le.”

42. Ir-Regolamenti tal-Persunal jippermettu lill-Kummissjoni tipprojbixxi kwalunkwe impjieg ġdid, jekk ikun relatat max-xogħol tal-uffiċjal fl-aħħar tliet snin ta’ servizz u jista’“jwassal għal kunflitt mal-interessi leġittimi tal-istituzzjoni”. Il-Kummissjoni rarament tuża din l-għażla legali. Dan minkejja d-diskrezzjoni wiesgħa li għandhom l-istituzzjonijiet tal-UE f’dan il-qasam ^[44]. Barra minn hekk, ir-regoli ta’ implimentazzjoni għal dawn l-obbligi tal-persunal, adottati mill-Kummissjoni fl-2018, ma jispeċifikawx kategoriji ta’ sitwazzjonijiet li tipikament jiġġustifikaw deċiżjoni ta’ projbizzjoni. L-Artikolu 21(3) tar-regoli ta’ implementazzjoni jippreċiża biss iż-żewġ restrizzjonijiet li ġejjin:

il-projbizzjoni ta' ex uffiċjali milli jittrattaw fajls, każijiet, jew kwistjonijiet relatati max-xogħol imwettaq f'dawn l-aħħar tliet snin;

b) L-impożizzjoni ta' "projbizzjoni fuq il-kuntatti professjonali" biex ma jitħallewx jikkuntattjaw lill-eks kollegi tagħhom sabiex jagħmlu lobbying;

43. Il-fajls spezzjonati mill-Ombudsman jissuġġerixxu li l-Kummissjoni fil-biċċa l-kbira tillimita ruħha għal dawn iż-żewġ tipi ta' restrizzjonijiet. Fir-rigward ta’ “kwistjonijiet relatati mal-ħidma mwettqa”, l-interpretazzjoni tal-Kummissjoni tidher li fil-biċċa l-kbira tiffoka fuq fajls, każijiet u każijiet relatati. Għalhekk, pereżempju, ex uffiċjal tad-DĠ COMP li ħadem fis-settur tat-teknoloġija, ikun ipprojbit milli jaħdem fuq każijiet li ħadem fuqhom waqt li kien fil-Kummissjoni, iżda jista’ jaħdem immedjatament wara li jitlaq mid-DĠ COMP għal ditta legali li kellha klijenti fis-settur tat-teknoloġija. Ħafna minn dawn il-klijenti jistgħu jkunu qed jimpjegaw ditti legali bħal dawn biex jgħinuhom jevitaw, idewmu jew b’xi mod ieħor ifixklu l-progress tal-azzjonijiet tal-Kummissjoni dwar l-antitrust jew l-għajnuna mill-Istat. Wieħed jista’ jargumenta li l-Kummissjoni teħtieġ tagħmel valutazzjoni aktar robusta meta l-persunal anzjan jitlaq mill-Kummissjoni għas-settur privat u fejn tali ċaqliq jista’ jwassal għal kunflitt mal-interessi tal-Kummissjoni. Dan huwa partikolarment rilevanti f’dan iż-żmien fid-dawl tal-każijiet sinifikanti ħafna u ta’ profil għoli mibdija f’dawn l-aħħar snin mid-DĠ COMP, li r-riżultati tagħhom kellhom, jew jista’ jkollhom fil-futur, implikazzjonijiet sinifikanti għall-individwi, għall-Istati Membri, u b’mod aktar ġenerali għall-UE u għal pajjiżi terzi.

44. Qasam wieħed fejn il-Kummissjoni tidher li ħadet approċċ kemxejn aktar robust, kien għall-uffiċjali għolja li ħadmu fuq il-kwistjoni tal-Brexit, u aktar tard telqu mill-Kummissjoni.^[45] Pereżempju, uffiċjal għoli wieħed li ngħaqad ma' ditta globali tal-affarijiet pubbliċi kien, għal sentejn, meħtieġ iżomm lura milli jikkontribwixxi għall-attivitajiet tal-impjegatur il-ġdid tiegħu jew għall-fajls tal-klijent tagħhom marbuta direttament man-negozjati tal-Brexit.

45. Il-kundizzjonijiet tipikament imposti mill-Kummissjoni jinkludu wkoll dak li hija tiddeskrivi bħala “perjodu ta’ preklużjoni” għal kuntatti professjonali diretti bejn l-ex membru tal-persunal u l-kollegi tal-Kummissjoni u l-projbizzjoni tax-xogħol, għall-impjegatur il-ġdid u matul perjodu ta’ żmien speċifikat, dwar kwistjonijiet li l-membru tal-persunal ittratta matul l-aħħar tliet snin fis-servizz.^[46] Kundizzjonijiet immirati huma tipikament stabbiliti sabiex jippruvaw itaffu kwalunkwe kunflitt ta’ interess potenzjali. Huwa importanti li wieħed jinnota li filwaqt li d-definizzjoni ġeneralment aċċettata ta’ “perjodu ta’ preklużjoni” hija perjodu ta’ żmien wara li wieħed jitlaq mis-servizz ċivili ^[47], u qabel ma wieħed jassumi rwol ġdid, din mhijiex id-definizzjoni tal-Kummissjoni. Il-“perjodu ta’ preklużjoni” tal-Kummissjoni normalment huwa ekwivalenti biss għal projbizzjoni fuq il-kuntatti professjonali ma’ ex kollegi għal ċertu perjodu ta’ żmien.

46. Meta (ex) membru anzjan tal-persunal ^[48] jitlob awtorizzazzjoni għal attività okkupazzjonali fl-ewwel sena tat-tluq mis-servizz, il-Kummissjoni tivvaluta wkoll it-talba bil-ħsieb li timponi l-projbizzjoni tal-lobbjar u tal-promozzjoni prevista mir-Regolamenti tal-Persunal. Filwaqt li l-Kummissjoni rreplikat, fid-Deċiżjoni [49] tagħha, il-formulazzjoni ^[50] tar-Regolamenti tal-Persunal, li tħalli marġni ta’ diskrezzjoni lill-istituzzjonijiet tal-UE fir-rigward tal-impożizzjoni ta’ projbizzjoni ta’ lobbying u ta’ promozzjoni, il-Kummissjoni, fil-prattika, tapplika l-projbizzjoni ta’ lobbying u ta’ promozzjoni bħala kwistjoni ta’ prinċipju. Madankollu, il-potenzjal għal-lobbying indirett u l-għoti ta’ pariri lill-klijenti normalment jitħalla mhux ristrett. Huwa ovvjament ta’ benefiċċju għal min iħaddem li jkun jaf min jista’ jkun ta’ siwi għal-lobbying u kif dan jista’ jsir, anki jekk xi ħadd ieħor għajr l-ex membru tal-persunal tal-Kummissjoni jkun involut fil-prattika.

47. Diffikultà ewlenija, anki jekk il-Kummissjoni xtaqet tuża l-għażla legali tagħha li tipprojbixxi impjiegi ġodda, hija li huma għandhom iwieġbu kwalunkwe talba bħal din fi żmien 30 jum tax-xogħol skont ir-Regolamenti tal-Persunal. In-nuqqas ta’ tweġiba fi żmien dawk it-30 jum jagħti aċċettazzjoni impliċita tal-impjieg il-ġdid. Mill-ispezzjoni tal-Ombudsman, huwa ċar li xi membri anzjani tal-persunal jistennew sa qrib il-bidu tar-rwol il-ġdid tagħhom qabel ma jitolbu permess skont l-Artikolu 16. Huwa naturali li l-Kummissjoni mbagħad issibha diffiċli ħafna biex twieġeb qabel ma jittieħed ir-rwol il-ġdid. Barra minn hekk, f’ċerti każijiet, il-Kummissjoni ma hijiex f’pożizzjoni li tirrispondi fit-30 jum ta’ xogħol previsti. Fl-aktar każijiet estremi, il-Kummissjoni wieġbet biss xhur wara li l-uffiċjal preċedenti kien innotifika, u possibbilment diġà assuma, ir-rwol il-ġdid. Għalhekk, l-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni tistabbilixxi proċess “rapidu” għal talbiet minn persunal anzjan, biex tiżgura li l-movimenti tagħhom ta’ “revolving doors” ikunu jistgħu fil-fatt jiġu vvalutati bir-reqqa u deċiżi fi żmien 30 jum ta’ xogħol.

48. Barra minn hekk, l-Ombudsman ma taf bl-ebda miżura li tieħu l-Kummissjoni biex timmonitorja l-konformità tal-eks persunal mal-obbligi tiegħu. Għalhekk għandu jkun diffiċli għall-Kummissjoni li tkun fiduċjuża li kwalunkwe waħda mir-restrizzjonijiet imposti fuq l-ex persunal hija fil-fatt segwita. L-Ombudsman iħeġġeġ lill-Kummissjoni tiżviluppa miżuri biex timmonitorja l-konformità tar-Regolamenti tal-Persunal, sa fejn dan ikun legalment u prattikament possibbli. Bħala eżempju fil-livell tal-Istati Membri, l-awtorità Franċiża responsabbli għall-obbligi etiċi tal-uffiċjali pubbliċi diġà tagħmel dan billi tuża “software tal-intelligence” biex timmonitorja tali attivitajiet ^[51]. Għal aktar eżempji tal-aħjar prattika, ara l-Anness V. Madankollu, il-Kummissjoni għandha l-possibbiltà li tinforza l-obbligi etiċi tal-membri tal-persunal permezz tal-impożizzjoni ta’ sanzjonijiet jekk issir taf li l-obbligi ma ġewx rispettati (ara l-punt 28 hawn fuq).

49. Barra minn hekk, l-Ombudsman tagħmel diversi suġġerimenti tekniċi hawn taħt għal aktar titjib (ara l-punti (vi) sa (xii) hawn taħt).

Pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar l-impożizzjoni tal-projbizzjoni fuq il-lobbjar u l-promozzjoni tal-persunal superjuri:

50. Ir-Regolamenti tal-Persunal jirrikjedu li l-istituzzjonijiet tal-UE jippubblikaw informazzjoni dwar iċ-ċaqliq tar-revolving door li ħiereġ ta’ persunal anzjan fir-rigward ta’ projbizzjoni potenzjali ta’ lobbying u ta’ promozzjoni. Il-pubblikazzjoni tal-informazzjoni tippermetti lill-pubbliku ġenerali, inklużi impjegaturi futuri, jivverifika jekk eks membru tal-persunal anzjan huwiex soġġett għal projbizzjoni temporanja ta’ lobbying u ta’ promozzjoni u b’hekk tikkontribwixxi biex jiġi żgurat li l-eks membru tal-persunal anzjan jonora l-obbligi etiċi tiegħu.

51. L-Ombudsman diġà infurmat lill-- tal-Kummissjoni fid-deċiżjoni tagħha ^[52] li tagħlaq l-ewwel inkjesta tagħha dwar kif il-Kummissjoni timmaniġġja ċ-ċaqliq ta' bibien iduru tal-persunal tagħha - dwar il-fehmiet tagħha dwar liema informazzjoni l-Kummissjoni għandha tippubblika fir-rigward taċ-ċaqliq ta' bibien iduru ħerġin ta' membri anzjani tal-persunal. L-Ombudsman issa ppreżentat il-fehmiet tagħha dwar din il-kwistjoni f'aktar dettall fil-kuntest tal-inizjattiva strateġika tagħha rigward il-pubblikazzjoni ta' informazzjoni dwar l-attivitajiet okkupazzjonali ta' persunal anzjan li telaq mis-servizz ċivili tal-UE bil-ħsieb li tiġi infurzata l-projbizzjoni ta' sena ta' lobbying u promozzjoni. Hija tirreferi lill-Kummissjoni għar-rapport tagħha ^[53] li jagħlaq l-inizjattiva strateġika.

52. Filwaqt li t-tip ta' informazzjoni ppubblikata mill-Kummissjoni hija ġeneralment xierqa, l-Ombudsman temmen li l-politika ta' pubblikazzjoni tal-Kummissjoni tbati minn nuqqasijiet sinifikanti f'żewġ aspetti. L-ewwel nett, il-Kummissjoni ma tippubblikax informazzjoni dwar il-każijiet kollha li membru tal-persunal anzjan (preċedenti) innotifika fl-ewwel sena tat-tluq mis-servizz. Il-Kummissjoni bħalissa hija tal-fehma li huwa biżżejjed li tiġi ppubblikata informazzjoni dwar dawk il-każijiet fejn l-attività okkupazzjonali maħsuba notifikata tista', min-natura tagħha, twassal għal jew tinvolvi lobbying jew promozzjoni.^[54] Madankollu, minħabba li l-għadd ta' każijiet li għalihom il-Kummissjoni tippubblika informazzjoni jidher li huwa sehem żgħir ħafna mill-għadd totali ta' notifiki riċevuti minn (ex) membri anzjani tal-persunal fis-sena ^[55], l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-politika ta' pubblikazzjoni attwali tal-Kummissjoni ma tippermettix skrutinju pubbliku adegwat. It-tieni nett, il-Kummissjoni tippubblika informazzjoni biss fil-forma ta’ rapport ^[56], li jiġi rilaxxat darba fis-sena biss b’perjodu ta’ żmien sinifikanti ^[57]. Il-każijiet f’sena kalendarja waħda jiġu ppubblikati biss fl-aħħar nett, normalment jiem qabel il-Milied, tas-sena ta’ wara. Kif mitlub mill-Ombudsman, dan ma jippubblikax informazzjoni dwar każijiet individwali direttament fuq is-sit web tal-etika tiegħu fuq bażi regolari.

53. L-Ombudsman tistieden lill-Kummissjoni tikkunsidra mill-ġdid il-politika tagħha fir-rigward tal-kwistjonijiet imsemmija hawn fuq. Hija tissuġġerixxi li l-Kummissjoni tippubblika informazzjoni dwar il-“każijiet ivvalutati” kollha, jiġifieri, il-każijiet kollha nnotifikati minn (ex) membru tal-persunal anzjan fi żmien 12-il xahar mit-tluq mis-servizz ċivili tal-UE u li tagħmel dan direttament fuq is-sit web tal-etika tagħha u fil-ħin (ara l-punti (xiii) u (xvi)).

54. Bl-għan li jkompli jissaħħaħ l-iskrutinju pubbliku u l-infurzar tal-projbizzjonijiet imposti ta’ lobbying u ta’ promozzjoni, l-Ombudsman barra minn hekk jissuġġerixxi li l-Kummissjoni tinkludi, fl-informazzjoni li tippubblika dwar każ individwali, link għall-entrata tal-impjegatur (intenzjonat) ta’ ex membru tal-persunal anzjan, jew tal-kumpanija awtoproprjetarja, fir-Reġistru ta’ Trasparenza, fejn applikabbli (ara l-punt (xiv)). Hija tissuġġerixxi wkoll li l-Kummissjoni tikkunsidra li tinforma b’mod attiv lill-kollegi ta’ ex membru anzjan tal-persunal dwar il-fatt li huwa/hija tpoġġa/tqiegħdet taħt projbizzjoni ta’ lobbying u ta’ promozzjoni għal ċertu perjodu ta’ żmien (ara l-punt (xv)).

55. Lil hinn mis-suġġeriment tekniku ta’ hawn fuq biex l-informazzjoni ppubblikata tintrabat mad-dħul ta’ impjegatur ġdid jew maħsub jew ta’ kumpanija awtoproprjetarja fir-Reġistru ta’ Trasparenza, l-Ombudsman temmen li għandu jittieħed pass ieħor lejn it-trasformazzjoni tar-Reġistru ta’ Trasparenza f’ċentru ċentrali ta’ trasparenza tal-UE. Kif stabbilit fl-inizjattiva strateġika relatata tagħha, l-Ombudsman tissuġġerixxi f'dan ir-rigward li l-- tal-Kummissjoni kif ukoll istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE - jippubblikaw informazzjoni dwar każijiet individwali vvalutati bil-ħsieb tal-impożizzjoni ta' lobbying u promozzjoni għal ex membri anzjani tal-persunal ukoll fuq id-dħul fir-Reġistru tat-Trasparenza tal-impjegatur (maħsub) jew tal-kumpanija li hija proprjetà tagħha stess. Il-pubblikazzjoni ċentrali ta’ din l-informazzjoni tipprovdi stampa aħjar tal-prattiki ta’ reklutaġġ tar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess biex juru, direttament fir-Reġistru tat-Trasparenza, fejn ex membri għolja tal-persunal tal-UE jsegwu l-karrieri tagħhom wara li jkunu telqu mis-servizz ċivili tal-UE. Dan jagħmilha wkoll aktar faċli għall-membri tal-persunal tal-istituzzjonijiet biex jivverifikaw, qabel laqgħa ma’ rappreżentant ta’ grupp ta’ interess, jekk dak ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess ikunx rekluta reċentement eks kollega anzjan (jew ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li jaħdem għal rasu li jkun telaq reċentement mis-servizz ċivili tal-UE) u jekk, għal din ir-raġuni, jeħtieġx li jittieħdu miżuri bil-ħsieb li tiġi rrispettata projbizzjoni imposta fuq il-lobbjar u l-promozzjoni.

56. L-Ombudsman tistieden lill-Kummissjoni tmexxi bl-eżempju f'dan il-qasam (ara l-punt (xvii)). Hija tafda wkoll li l-Kummissjoni, fir-rwol tagħha ta' Segretarjat Konġunt tar-Reġistru ta' Trasparenza, se tadotta approċċ ambizzjuż biex tiffaċilita l-pubblikazzjoni ta' tali informazzjoni direttament fir-Reġistru ta' Trasparenza fir-rigward ta' ex persunal ta' istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE ^{(ara l-punt (xviii)). [58]}

57. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman temmen li l-Kummissjoni għandha tkompli tgħolli l-istandards ta’ responsabbiltà tagħha billi tiġbor, u tippubblika, bħala miżura ġenerali ta’ politika ta’ wara l-impjieg, data aggregata u anonimizzata dwar it-tluq kollu tal-persunal matul sena partikolari (ara l-punt (xix)). Tista’ tagħmel disponibbli l-informazzjoni li ġejja:

i. L-għadd totali ta’ persunal (anzjani u mhux) li telaq mis-servizz matul is-sena, fosthom l-għadd li telaq biex jingħaqad mas-settur privat, li rritorna f’amministrazzjoni ta’ Stat Membru, u li ngħaqad ma’ istituzzjoni oħra tal-UE ^[59];

ii. l-għadd ta’ membri anzjani tal-persunal li telqu mis-servizz matul is-sena, filwaqt li jiġi speċifikat l-għadd li ma ddikjaraw l-ebda intenzjoni li jinvolvu ruħhom f’attività okkupazzjonali u l-għadd li ngħaqdu ma’ istituzzjoni oħra tal-UE jew li rritornaw għand amministrazzjoni ta’ Stat Membru;

iii. l-għadd totali ta’ talbiet ippreżentati minn (eks) membri tal-persunal biex jinvolvu ruħhom f’attività okkupazzjonali wara li jitilqu mis-servizz, l-għadd ta’ awtorizzazzjonijiet mingħajr kundizzjonijiet, l-għadd ta’ awtorizzazzjonijiet b’kundizzjonijiet, u l-għadd ta’ deċiżjonijiet ta’ rifjut.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, u wara li ma fittxitx li tieħu pożizzjoni dwar l-eżitu speċifiku f'każijiet individwali ta' "revolving door", l-Ombudsman tagħlaq din l-inkjesta bis-suġġerimenti li ġejjin:

• 1. Sabiex jiġi żgurat li tkompli tmexxi bl-eżempju, jenħtieġ li l-Kummissjoni tieħu approċċ aktar robust għall-kwistjoni tar-“revolving doors” meta tittratta każijiet li jinvolvu uffiċjali għolja tal-Kummissjoni. Dan għandu jinkludi kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-għażla legali li tiġi pprojbita l-attività l-ġdida meta din tista’ twassal għal kunflitt mal-interessi leġittimi tal-Kummissjoni.
• 2. Jenħtieġ ukoll li l-Kummissjoni, meta jkun meħtieġ, kif previst fir-regoli ta' implimentazzjoni tagħha stess, tipprojbixxi lill-eks persunal anzjan milli jaħdem fuq kwistjonijiet relatati mal-ħidma mwettqa, filwaqt li tiżgura li dan ma jiġix limitat għall-fajls, il-każijiet u l-każijiet relatati.
• 3. Jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżviluppa “proċedura rapida” għall-valutazzjoni tat-talbiet tal-Artikolu 16 ta’ membri għolja tal-persunal, biex tiżgura li tilħaq deċiżjoni fil-limitu ta’ żmien ta’ 30 jum tax-xogħol.
• 4. Jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżviluppa miżuri biex timmonitorja l-konformità tal-persunal superjuri mal-obbligi etiċi tiegħu skont ir-Regolamenti tal-Persunal.
• 5. Filwaqt li r-Regolamenti tal-Persunal jagħtu diskrezzjoni lill-istituzzjonijiet tal-UE dwar kif għandhom jikkonformaw mar-rekwiżit ta’ trasparenza rigward il-projbizzjoni ta’ sena ta’ lobbying u promozzjoni għal ex membri anzjani tal-persunal, il-prattiki ta’ pubblikazzjoni attwali tal-Kummissjoni ma jissodisfawx dak li l-Ombudsman tqis l-aħjar prattiki f’dan ir-rigward. L-aktar importanti, il-prattiki attwali tal-Kummissjoni li (i) ma tippubblikax informazzjoni online hekk kif issir disponibbli, u (ii) ma tippubblikax informazzjoni dwar il-każijiet kollha li tivvaluta bil-ħsieb li possibbilment timponi l-projbizzjoni ta’ sena fuq il-lobbjar u l-promozzjoni ta’ ex membri anzjani tal-persunal jimminaw l-iskrutinju pubbliku effettiv taċ-ċaqliq tar-revolving door ta’ dak il-persunal. Għalhekk, l-Ombudsman tistieden lill-Kummissjoni tieħu azzjoni biex issegwi l-aħjar prattiki li identifikat u kkondividiet ukoll ma’ 15-il istituzzjoni, korp, uffiċċju u aġenzija oħra tal-UE.
• 6. L-Ombudsman hija fiduċjuża wkoll li l-Kummissjoni, fir-rwol tagħha ta’ Segretarjat Konġunt tar-Reġistru ta’ Trasparenza, se tadotta approċċ ambizzjuż biex tiffaċilita l-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar projbizzjonijiet ta’ lobbying u ta’ promozzjoni ta’ ex membri anzjani tal-persunal direttament fuq l-entrati fir-Reġistru ta’ Trasparenza tal-impjegaturi l-ġodda jew tal-kumpaniji proprji, kemm fir-rigward tal-persunal tagħha stess kif ukoll fir-rigward ta’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE.

Suġġerimenti tekniċi għal titjib

L-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni biex issegwi l-punti tekniċi dettaljati stabbiliti f'dan is-suġġeriment għal titjib sabiex tkun tista' tkompli tmexxi bl-eżempju f'dan il-qasam.

Fir-rigward tal-prattiki tagħha għat-twettiq ta’ kontrolli tal-kunflitti ta’ interess u l-awtorizzazzjoni ta’ impjieg estern, il-Kummissjoni tista’:

• (i) tinkludi l-informazzjoni “tip ta’ pożizzjoni offruta” fil-forma tagħha għal ċaqliq ta’ bibien iduru deħlin biex tiffaċilita l-kontroll tal-kunflitt ta’ interess (li, fi kwalunkwe każ, isir abbażi tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti);
• (ii) tneħħi, mill-formola għall-movimenti ta’ bibien iduru li jidħlu, id-dikjarazzjoni li l-Awtorità tal-Ħatra mhux se tivverifika l-formola f’każ li la l-individwu kkonċernat u lanqas id-Direttorat Ġenerali tar-reklutaġġ jew tar-reintegrazzjoni ma jkunu identifikaw kunflitt ta’ interess (potenzjali) biex jallinjaw il-formola mal-prattika attwali tal-Kummissjoni li twettaq kontroll ieħor fil-livell tal-Awtorità tal-Ħatra;
• (iii) tagħmel lill-Korrispondent Kummerċjali jwettaq il-kontroll tal-kunflitt ta’ interess f’isem id-Direttorat Ġenerali tar-reklutaġġ rigward iċ-ċaqliq ta’ bibien iduru li jkunu deħlin (il-parti II tal-formola tal-kunflitt ta’ interess);
• (iv) tiżgura li l-opinjonijiet fir-rigward tal-awtorizzazzjoni ta’ attivitajiet okkupazzjonali esterni matul il-liv għal raġunijiet personali jkunu dejjem dettaljati kemm jista’ jkun, filwaqt li tispjega jekk hemmx rabtiet bejn il-kompiti tal-membru tal-persunal fil-Kummissjoni u l-kompiti futuri maħsuba fl-attività esterna u r-raġunament għaliex ma hemm l-ebda riskju, jew riskju limitat u maniġġabbli, ta’ kunflitt ta’ interess (potenzjali);
• (v) jiċċaraw li l-membri kollha tal-persunal iridu jimlew id-data tal-bidu u tat-tmiem tal-attività okkupazzjonali esterna maħsuba tagħhom fil-formola online biex jitolbu awtorizzazzjoni ta’ attività esterna matul il-liv għal raġunijiet personali billi jneħħu, mill-formola, ir-referenza għall-istatus ta’ “impjegat”;
• (vi) jiżguraw li d-Direttorati Ġenerali li, permezz tas-superjur dirett tal-ex membru tal-persunal, jipprovdu input u opinjoni dwar l-attività okkupazzjonali maħsuba notifikata wara t-tluq mis-servizz, jistabbilixxu b’mod konsistenti, fl-opinjonijiet tagħhom, kemm jista’ jkun informazzjoni fattwali, bħal lista tal-kompiti mwettqa mill-membru tal-persunal matul l-aħħar tliet snin fis-servizz (bażi għall-valutazzjoni li ġejja), spjegazzjoni dwar jekk hemmx rabta bejn dawk il-kompiti u l-attività okkupazzjonali maħsuba, u spjegazzjoni dettaljata dwar jekk jistax jinħoloq xi kunflitt ta’ interess (potenzjali) fl-attività okkupazzjonali notifikata;
• (vii) jitolbu, fil-formola għat-talba ta’ awtorizzazzjoni ta’ attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz, lill-eks membri tal-persunal biex jipprovduha wkoll bis-sit web tal-impjegatur (intenzjonat) jew tal-kumpanija li hija proprjetà tagħhom stess u, fejn applikabbli, bl-entrata rilevanti fir-Reġistru tat-Trasparenza;
• (viii) ikunu aktar speċifiċi, fi tmiem il-formola għat-talba ta’ awtorizzazzjoni ta’ attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz, fir-rigward tat-tipi ta’ dokumenti li l-(ex) membri tal-persunal jistgħu jissottomettu b’mod utli biex juru li l-attivitajiet okkupazzjonali maħsuba huma kompatibbli mal-interessi tal-Kummissjoni, billi jelenkaw dokumenti bħal avviżi ta’ postijiet battala, ittri ta’ offerta, abbozzi ta’ kuntratti, u deskrizzjonijiet tal-proġetti;
• (ix) jużaw b'mod konsistenti l-- "għandhom" jew kliem bħal "mhux se" - minflok "m'għandhomx" għall-kundizzjonijiet stabbiliti f'deċiżjoni li tawtorizza attività okkupazzjonali wara li jitilqu mis-servizz biex jirriflettu b'mod xieraq in-natura tal-kundizzjonijiet;
• (x) jużaw "għandhom" - jew kliem bħal "ma jitħallewx" - minflok "ma għandhomx" meta jimponu projbizzjoni ta' lobbying u ta' promozzjoni fuq ex persunal anzjan f'deċiżjoni ta' awtorizzazzjoni mingħajr kundizzjonijiet billi jfakkru l-obbligu tal-ex membru tal-persunal anzjan skont l-Artikolu 16(3) tar-Regolamenti tal-Persunal;
• (xi) titlob sistematikament lill-ex membru tal-persunal biex jinforma lill-impjegatur il-ġdid dwar kwalunkwe kundizzjoni imposta mill-Kummissjoni u biex jipprovdi lill-Kummissjoni bi prova li tali komunikazzjoni tkun seħħet;
• (xii) tinforma b’mod sistematiku lid-Direttorat Ġenerali tal-eks membru tal-persunal (possibbilment permezz tal-Korrispondent Kummerċjali u wara li tkun iċċarat kwalunkwe kwistjoni potenzjali ta’ protezzjoni tad-data) dwar kwalunkwe kundizzjoni imposta fuq l-eks membru tal-persunal f’deċiżjoni li tawtorizza attività okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz.
• Fir-rigward tal-prattiki tagħha għall-pubblikazzjoni ta' informazzjoni dwar il-projbizzjoni ta' sena ta' lobbying u promozzjoni għal eks membri anzjani tal-persunal, l-Ombudsman tissuġġerixxi li l-Kummissjoni:
• (xiii) tippubblika, skont l-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal, informazzjoni dwar il-“każijiet ivvalutati” kollha, jiġifieri, il-każijiet kollha nnotifikati minn (ex) membru tal-persunal anzjan fi żmien 12-il xahar mit-tluq mis-servizz ċivili tal-UE;
• (xiv) tinkludi, fl-informazzjoni li tippubblika skont l-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal, link għall-entrata tal-impjegatur (intenzjonat) tal-eks membru tal-persunal anzjan jew tal-kumpanija awtoproprjetarja fir-Reġistru tat-Trasparenza, fejn applikabbli;
• (xv) jinforma b'mod attiv lill-kollegi ta' ex membru anzjan tal-persunal dwar il-fatt li huwa/hija tpoġġa/tqiegħdet taħt projbizzjoni ta' lobbying u ta' promozzjoni għal ċertu perjodu ta' żmien;
• (xvi) tippubblika, direttament fuq is-sit web tal-etika tagħha u b'mod f'waqtu, informazzjoni skont l-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal dwar kull każ ivvalutat bil-ħsieb tal-projbizzjoni ta' sena ta' lobbying u ta' promozzjoni għal ex membri anzjani tal-persunal;
• (xvii) tippubblika, direttament fuq id-dħul fir-Reġistru tat-Trasparenza tal-impjegatur (intenzjonat) jew tal-kumpanija li hija proprjetà tagħha stess (fil-każ ta’ attivitajiet okkupazzjonali ta’ persuni li jaħdmu għal rashom), informazzjoni dwar każijiet individwali vvalutati bil-ħsieb tal-impożizzjoni ta’ projbizzjoni ta’ lobbying u ta’ promozzjoni skont l-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal;
• (xviii) jiffaċilita l-pubblikazzjoni fir-Reġistru tat-Trasparenza ta’ informazzjoni skont l-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal għal ex persunal anzjan ta’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE;
• (xix) bħala miżura ġenerali ta’ politika ta’ wara l-impjieg, tikkompila u tippubblika data aggregata u anonimizzata iżda informattiva dwar it-tluq kollu tal-persunal matul sena partikolari.

L-Ombudsman tistieden lill-Kummissjoni biex tinformaha, fi żmien sitt xhur mid-data ta' din id-deċiżjoni, dwar kwalunkwe azzjoni li tkun ħadet, jew li jkollha l-ħsieb li tieħu, fir-rigward tas-suġġerimenti ta' hawn fuq.  

 

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 28/02/2019

 

Annessi:

Anness I - Suġġerimenti magħmula mill-Ombudsman Ewropew fl-inkjesta tagħha abbażi tal-ilmenti 2077/2012/TN u 1853/2013/TN u s-sejbiet ewlenin ta' din l-inkjesta strateġika fir-rigward ta' dawk is-suġġerimenti

(i) Jiżgura li l-valutazzjoni tal-applikazzjonijiet mill-uffiċjali li jitilqu mis-servizz issir minn persunal li ma kellu l-ebda konnessjoni professjonali diretta mal-uffiċjal ikkonċernat. Huwa partikolarment importanti li tingħata attenzjoni mill-qrib lil dan ir-rekwiżit fil-każ ta' uffiċjali għolja;

√ Proċedura ċentralizzata li tinvolvi ħafna atturi li tiżgura valutazzjoni oġġettiva u indipendenti (ara l-ħarsa ġenerali fl-Anness II)

(ii) Fejn applikabbli, tanalizza l-applikazzjonijiet biex taħdem barra mill-Kummissjoni abbażi ta’ Kodiċijiet ta’ etika u integrità speċifiċi għad-DĠ;

√ L-istess sett ta’ regoli applikabbli għall-persunal kollu; l-adegwatezza, il-konsistenza u l-legalità tal-kundizzjonijiet ivverifikati mis-Segretarjat Ġenerali u mis-Servizz Legali, filwaqt li jitqiesu l-kompiti preċedenti tal-membru tal-persunal

(iii) Tippubblika online, fir-rigward ta’ deċiżjonijiet li japprovaw talbiet għal xogħol barra mill-Kummissjoni minn uffiċjali għolja, (i) l-isem tal-uffiċjal għoli kkonċernat, (ii) dettalji tad-dmirijiet imwettqa fil-Kummissjoni minn dak l-uffiċjal għoli, (iii) dettalji tad-dmirijiet li għandhom jitwettqu fl-attivitajiet il-ġodda, u (iv) il-valutazzjoni u l-konklużjonijiet dettaljati tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni għandha tippubblika dawn id-deċiżjonijiet kollha u l-pubblikazzjoni għandha ssir kemm jista’ jkun malajr u f’perjodu ta’ żmien u frekwenza xierqa għall-importanza ta’ din il-kwistjoni;

X Tip xieraq ta’ informazzjoni ppubblikata; madankollu, mhux għall-“każijiet ivvalutati” kollha; l-ebda pubblikazzjoni online f’waqtha (ara s-suġġerimenti għal titjib (xiii) u (xvi))

(iv) Jinforma lill-Ombudsman dwar kull każ fejn raġunijiet eċċezzjonali u konvinċenti ta’ privatezza jipprevjenu l-pubblikazzjoni msemmija fil-punt (iii) hawn fuq. L-Ombudsman imbagħad jispezzjona u jivvaluta l-fajl dwar id-deċiżjoni meħuda biex dak l-uffiċjal anzjan ikun jista’ jaħdem barra mill-Kummissjoni.

Mhux applikabbli s’issa

(v) Janalizzaw bis-sħiħ kull applikazzjoni individwali biex jaħdmu barra mill-Kummissjoni u jistabbilixxu dik l-analiżi f’deċiżjonijiet motivati sew u dokumentati sew;

√ Proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet komprensiv u dokumentat bis-sħiħ

(vi) Tirreġistra kif xieraq li analizzat jekk l-informazzjoni pprovduta mill-uffiċjal rigward ix-xogħol estern propost hijiex dettaljata biżżejjed biex tippermetti lill-Kummissjoni twettaq analiżi sħiħa ta’ dak ix-xogħol estern;

√ Ara d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tal-2018, l-aħħar sentenza tal-Artikolu 21(5): “Jekk dikjarazzjoni sottomessa mill-applikant ma tkunx kompluta, il-Kummissjoni għandha titlob informazzjoni addizzjonali u l-perjodu ta’ 30 jum jiġi sospiż sakemm tiġi pprovduta l-informazzjoni mitluba.”

(vii) Tirreġistra u tanalizza kif xieraq il-kummenti magħmula minn servizzi oħra tal-Kummissjoni, b’mod partikolari meta l-pożizzjoni eventwali tal-Kummissjoni tiddevja minn dawk il-kummenti;

√ Proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet komprensiv u dokumentat bis-sħiħ

(viii) Tieħu l-passi kollha meħtieġa biex tiżgura li l-Kummissjoni tapplika r-regoli dwar il-kunflitti ta’ interess b’mod konsistenti fil-Kummissjoni kollha, inkluż billi twissi lid-DĠ kull meta jiġu identifikati inkonsistenzi fir-rigward tal-impożizzjoni tal-kundizzjonijiet;

√ Proċeduri ċentralizzati; it-test mudell għall-kundizzjonijiet; kontroll tal-konsistenza mis-Segretarjat Ġenerali (fil-każ ta’ attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz)

(ix) Ittejjeb is-sit web dwar l-Etika u l-kondotta tal-Kummissjoni;

√ Livell ġeneralment sodisfaċenti ta’ informazzjoni; link għar-Regolamenti tal-Persunal, ir-Reġistru tat-Trasparenza, u s-sit web b’informazzjoni dwar ir-regoli applikabbli għall-Kummissarji

(x) Il-pubblikazzjoni online ta’ kodiċijiet jew linji gwida speċifiċi għad-DĠ;

√ Il-kodiċijiet jew il-linji gwida speċifiċi għad-DĠ huma disponibbli għall-persunal fuq l-intranet tal-Kummissjoni

(xi) Jiġi stabbilit reġistru ċentralizzat tal-applikazzjonijiet tal-persunal biex jaħdem barra mill-Kummissjoni u għall-valutazzjonijiet tal-kunflitt ta’ interess tal-persunal li jkun dieħel;

X Bħalissa ma hemm l-ebda kompilazzjoni ta’ data anonimizzata u aggregata dwar iċ-ċaqliq tal-persunal minn bieb idur lil hinn minn sempliċi numri (ara s-suġġeriment għal titjib xix)

(xii) Jużaw ir-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman meta jivvalutaw il-kunflitti ta’ interess possibbli tal-persunal li jkun dieħel u meta janalizzaw jekk il-projbizzjoni fuq il-persunal anzjan li jitlaq mill-Kummissjoni milli jinvolvi ruħu f’lobbying jew promozzjoni fil-konfront tal-Kummissjoni hijiex irrispettata;

√ Il-Kummissjoni għamlet progress tajjeb dwar il-kwistjonijiet li l-Ombudsman eżaminat fil-kuntest tal-ewwel inkjesta tagħha dwar kif il-Kummissjoni tittratta ċ-ċaqliq tal-persunal tagħha minn bieb idur

(xiii) Tieħu l-passi meħtieġa biex tiżgura li l-każijiet futuri kollha jirriflettu l-politika li l-impenji offruti mill-uffiċjali, immirati lejn l-eliminazzjoni tal-kunflitti ta’ interess, jissemmew u jiġu analizzati b’mod espliċitu fil-fajl.

√ L-impenji offruti mill-membri tal-persunal huma kkunsidrati b’mod konsistenti, u ssir referenza għalihom, fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet u ġeneralment stabbiliti fid-deċiżjoni nnifisha

Anness II - Ħarsa ġenerali simplifikata tal-proċeduri tal-Kummissjoni għall-ġestjoni taċ-ċaqliq tar-revolving door tal-persunal tagħha

Mill-2016, il-Kummissjoni fittxet li tiċċentralizza s-servizzi tar-riżorsi umani tagħha (li qabel kienu ġestiti minn unitajiet lokali ddedikati fid-Direttorati Ġenerali differenti. B’riżultat ta’ dan, ħolqot 8 hekk imsejħa “Ċentri ta’ Ġestjoni tal-Kontijiet” (“MCs”) fi ħdan id-Direttorat Ġenerali għar-Riżorsi Umani (“DĠ HR”), li issa jittrattaw ċentralment kwistjonijiet ta’ kuljum dwar ir-riżorsi umani għad-Direttorati Ġenerali kollha. Kull AMC jipprovdi s-servizzi tiegħu lil grupp ta’ Direttorati Ġenerali klijenti u għandu unitajiet speċjalizzati fl-oqsma differenti tar-riżorsi umani. Il-Kummissjoni għadha kif ħolqot ukoll ir-rwol ta’ “Korrispondenti Kummerċjali” (“BCs”), li huma, fi ħdan id-Direttorati Ġenerali differenti u appoġġati minn tim żgħir, responsabbli għal kwistjonijiet strateġiċi ta’ riżorsi umani. Il-BCs jgħinu biex jiġu stabbiliti l-prijoritajiet strateġiċi tar-riżorsi umani għad-Direttorat Ġenerali u jassistu lid-Direttur Ġenerali fit-teħid ta’ deċiżjonijiet ewlenin tar-riżorsi umani. Il-proċess ta’ modernizzazzjoni, li tlesta f’nofs l-2018, irriżulta f’kisbiet fl-effiċjenza u fl-armonizzazzjoni u s-simplifikazzjoni tal-proċessi. Il-kompiti issa huma maqsuma bejn kwistjonijiet ta’ kuljum (ftehim mal-KMA), kwistjonijiet strateġiċi tar-riżorsi umani (ftehim mal-KB), u l-funzjoni ċentrali tar-riżorsi umani tal-Kummissjoni, li hija li tistabbilixxi r-regoli, tipprovdi għodod u pariri, li titwettaq mid-Direttorati l-oħra tad-DĠ HR ^{[60]. [61]}

Id-DĠ HR, prinċipalment permezz tal-Unità E.3 tiegħu (“Ethics & Ombudsman”) u l-AMCs tiegħu, u l-Awtorità tal-Ħatra/l-Awtorità bis-Setgħa li Tikkonkludi Kuntratti (“l-Awtorità tal-Ħatra”)^[62] għandhom ir-rwol ewlieni fil-proċeduri differenti għat-trattament taċ-ċaqliq tar-revolving door tal-membri tal-persunal tal-Kummissjoni. Il-proċeduri differenti huma għalhekk, fil-biċċa l-kbira, ċentralizzati fid-DĠ HR. Madankollu, qed jintalbu opinjonijiet mid-Direttorat Ġenerali tal-impjieg jew tar-reklutaġġ, li huwa fl-aħjar pożizzjoni biex jivvaluta ċ-ċirkostanzi fattwali tas-sitwazzjoni professjonali (futura) tal-membru tal-persunal. Skont it-tip ta’ ċaqliq minn bieb idur, dipartimenti oħra tal-Kummissjoni, bħas-Segretarjat Ġenerali u s-Servizz Legali, jistgħu jkunu involuti fil-proċedura.

Ċaqliq ta’ bibien iduru deħlin (l-Artikolu 11(3) tar-Regolamenti tal-Persunal) u persunal li jirritorna mil-liv għal raġunijiet personali wara li jkun eżerċita attività esterna (l-Artikolu 11(4) tar-Regolamenti tal-Persunal)

Madwar 2000 każ fis-sena

 

 

Persunal li jkun fuq liv għal raġunijiet personali li matulu jkun jixtieq jeżerċita attività professjonali esterna (l-Artikolu 12b flimkien mal-Artikolu 40 tar-Regolamenti tal-Persunal)

Madwar 700 każ fis-sena

 

 

Ċaqliq ta’ bibien iduru ħerġin (l-Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal)

Madwar 400 każ fis-sena

 

 

Anness III - Il-konklużjonijiet ewlenin tal-Ombudsman fl-inizjattiva strateġika tagħha SI/2/2017/NF rigward l-implimentazzjoni tal-Artikolu 16(3) u (4) tar-Regolamenti tal-Persunal

Il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar l-attivitajiet okkupazzjonali ta’ persunal anzjan li telaq mis-servizz ċivili tal-UE bil-ħsieb li tiġi infurzata l-projbizzjoni ta’ sena ta’ lobbying u promozzjoni

1. Ikollhom fis-seħħ miżuri ta’ implimentazzjoni adattati għall-iskop tagħhom li jinkludu definizzjoni funzjonali ta’ persunal anzjan, projbizzjoni kompletament effettiva ta’ lobbying u ta’ promozzjoni, u proċedura għan-notifika lill-kollegi li membru anzjan tal-persunal tqiegħed taħt projbizzjoni ta’ lobbying u ta’ promozzjoni;

2. Tippubblika informazzjoni skont l-Artikolu 16(4) tar-Regolamenti tal-Persunal mill-aktar fis possibbli iżda mill-inqas darba fis-sena, u tinkludi informazzjoni dwar jekk il-każijiet ġewx ivvalutati jew le;

3. Tippubblika informazzjoni dwar il-każijiet kollha li ġew ippreżentati minn persunal anzjan fl-ewwel sena mit-tluq tagħhom mis-servizz ċivili tal-UE;

4. Tippubblika l-informazzjoni fuq taqsima ddedikata tas-sit web tal-istituzzjoni;

5. Tippubblika ċ-ċaqliq ta’ bibien iduru ta’ membri anzjani tal-persunal fid-dħul fir-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE tal-impjegatur il-ġdid jew tal-kumpanija awtoproprjetarja tal-membru anzjan tal-persunal u tesplora l-possibbiltà li telenka ċ-ċaqliq kollu bħal dan mill-istituzzjonijiet tal-UE fir-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE (simili għall-ACOBA fis-servizz ċivili tar-Renju Unit ^[63]);

6. Juża definizzjoni wiesgħa ta’ “lobbying u promozzjoni” li tinkludi kwalunkwe promozzjoni diretta jew indiretta ta’ interessi minn ex membru anzjan tal-persunal fir-rigward ta’ kwistjonijiet li għalihom kien responsabbli matul l-aħħar tliet snin fis-servizz;

7. Tadotta politika ta’ wara l-impjieg għall-persunal kollu, inkluża l-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni anonimizzata u aggregata dwar iċ-ċaqliq kollu tal-persunal li jispiċċa mill-impjieg;

8. Uża approċċ ta’ “data miftuħa” għall-pubblikazzjoni ta’ tali informazzjoni, biex tiffaċilita l-użu ta’ tali data pubblika minn partijiet terzi.

 

Anness IV - Dispożizzjonijiet tar-Regolamenti tal-Persunal fir-rigward taċ-ċaqliq ta' bibien iduru

Fuq il-miżuri istruttorji

Uffiċjal għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu u jġib ruħu biss bil-ħsieb ta' l-interessi ta' l-Unjoni. Huwa la għandu jfittex u lanqas jieħu struzzjonijiet minn xi gvern, awtorità, organizzazzjoni jew persuna barra l-istituzzjoni tiegħu. Huwa għandu jwettaq id-dmirijiet mogħtija lilu b'mod oġġettiv, imparzjali u skond id-dmir tiegħu ta' lealtà lejn l-Unjoni.

Uffiċjal m'għandux mingħajr il-permess ta' l-awtorità tal-ħatra jaċċetta minn kwalunkwe gvern jew minn kwalunkwe sors ieħor barra l-istituzzjoni li jappartjeni għaliha kwalunkwe unur, dekorazzjoni, favur, rigal jew ħlas ta' kwalunkwe tip, ħlief għal servizzi mogħtija jew qabel il-ħatra tiegħu jew matul leave speċjali għal servizz militari jew nazzjonali ieħor u fir-rigward ta' tali servizz.

Qabel ma tirrekluta uffiċjal, l-awtorità tal-ħatra għandha teżamina jekk il-kandidat għandux xi interess personali li jista’ jfixkel l-indipendenza tiegħu jew kwalunkwe kunflitt ta’ interess ieħor. Għal dak il-għan, il-kandidat, bl-użu ta’ formola speċifika, għandu jinforma lill-awtorità tal-ħatra bi kwalunkwe kunflitt ta’ interess attwali jew potenzjali. F'każijiet bħal dawn, l-awtorità tal-ħatra għandha tqis dan f'opinjoni debitament motivata. Jekk ikun meħtieġ, l-awtorità tal-ħatra għandha tieħu l-miżuri msemmija fl-Artikolu 11a(2).

Dan l-Artikolu għandu japplika b'analoġija għall-uffiċjali li jirritornaw mil-liv għal raġunijiet personali.

Fuq il-miżuri istruttorji

1. Uffiċjal m'għandux, fil-qadi ta' dmirijietu u ħlief kif ipprovdut minn hawn 'il quddiem, jittratta kwistjoni li fiha, direttament jew indirettament, ikollu xi interess personali tali li jfixkel l-indipendenza tiegħu, u, b'mod partikolari, l-interessi tal-familja u dawk finanzjarji.

2. Kull uffiċjal li għandu, fil-qadi ta' dmirijietu, jittratta kwistjoni msemmija hawn fuq għandu jinforma minnufih lill-Awtorità tal-Ħatra. L-Awtorità tal-Ħatra għandha tieħu kull miżura xierqa, u tista' b'mod partikolari teħles lill-uffiċjal mir-responsabbiltà f'din il-materja.

3. Uffiċjal la jista' jżomm u lanqas jakkwista, direttament jew indirettament, f'impriżi li huma suġġetti għall-awtorità ta' l-istituzzjoni li jappartjeni għaliha jew li għandhom x'jaqsmu ma' dik l-istituzzjoni, xi interess ta' dak it-tip jew daqs li jista' jfixkel l-indipendenza tiegħu fil-qadi ta' dmirijietu.

Fuq il-miżuri istruttorji

Uffiċjal għandu joqgħod lura minn kwalunkwe azzjoni jew imġiba li tista’ tirrifletti b’mod negattiv fuq il-pożizzjoni tiegħu.

Fuq il-miżuri istruttorji

1. Soġġett għall-Artikolu 15, uffiċjal li jixtieq jinvolvi ruħu f’attività esterna, kemm jekk bi ħlas kif ukoll jekk le, jew li jwettaq kwalunkwe inkarigu barra mill-Unjoni, għandu l-ewwel jikseb il-permess tal-Awtorità tal-Ħatra. Il-permess għandu jiġi rrifjutat biss jekk l-attività jew l-assenjazzjoni in kwistjoni tkun tali li tinterferixxi fit-twettiq tad-dmirijiet ta' l-uffiċjal jew tkun inkompatibbli ma' l-interessi ta' l-istituzzjoni.

2. Uffiċjal għandu jinnotifika lill-Awtorità tal-Ħatra bi kwalunkwe bidla f'attività jew inkarigu estern permess, li sseħħ wara li l-uffiċjal ikun talab il-permess tal-Awtorità tal-Ħatra skont il-paragrafu 1. Il-permess jista’ jiġi rtirat jekk l-attività jew l-assenjazzjoni ma tibqax tissodisfa l-kundizzjonijiet imsemmija fl-aħħar sentenza tal-paragrafu 1.

Fuq il-miżuri istruttorji

Jekk il-konjuġi ta' uffiċjal ikun impjegat bi qligħ, l-uffiċjal għandu jinforma lill-awtorità tal-ħatra tal-istituzzjoni tiegħu. Jekk in-natura ta' l-impjieg tkun inkompatibbli ma' dik ta' l-uffiċjal u jekk l-uffiċjal ma jkunx jista' jintrabat li dan jieqaf fi żmien speċifikat, l-awtorità tal-ħatra għandha, wara li tikkonsulta lill-Kumitat Konġunt, tiddeċiedi jekk l-uffiċjal għandux ikompli fil-kariga tiegħu jew jiġi trasferit għal kariga oħra.

Fuq il-miżuri istruttorji

1. Uffiċjal li jkollu l-ħsieb li jikkontesta għal kariga pubblika għandu jinnotifika lill-Awtorità tal-Ħatra. L-Awtorità tal-Ħatra għandha tiddeċiedi, fid-dawl ta' l-interessi tas-servizz, jekk l-uffiċjal konċernat:

(a) għandu jkun meħtieġ japplika għal liv għal raġunijiet personali, jew

(b) għandu jingħata leave annwali, jew

(ċ) jista' jkun awtorizzat li jaqdi dmirijietu fuq bażi part-time, jew

(d) jista' jkompli jaqdi dmirijietu bħal qabel.

2. Uffiċjal elett jew maħtur għal kariga pubblika għandu jinforma minnufih lill-Awtorità tal-Ħatra. L-Awtorità tal-Ħatra għandha, wara li tqis l-interessi tas-servizz, l-importanza tal-uffiċċju, id-dmirijiet li jinvolvi u r-remunerazzjoni u r-rimborż tal-ispejjeż imġarrba fit-twettiq ta’ dawk id-dmirijiet, tieħu waħda mid-deċiżjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1. Jekk l-uffiċjal huwa meħtieġ li jieħu leave għal raġunijiet personali jew huwa awtorizzat li jaqdi dmirijietu fuq bażi part-time, il-perjodu ta' dan il-leave jew xogħol part-time għandu jikkorrispondi mal-mandat ta' l-uffiċjal.

Fuq il-miżuri istruttorji

Uffiċjal għandu, wara li jitlaq mis-servizz, jibqa' marbut bid-dmir li jġib ruħu b'integrità u diskrezzjoni fir-rigward ta' l-aċċettazzjoni ta' ċerti ħatriet jew benefiċċji.

L-uffiċjali li jkollhom il-ħsieb li jwettqu attività okkupazzjonali, kemm jekk bi qligħ kif ukoll jekk le, fi żmien sentejn mit-tluq mis-servizz għandhom jinfurmaw lill-istituzzjoni tagħhom b'dan bl-użu ta' formola speċifika. Jekk dik l-attività tkun relatata max-xogħol imwettaq mill-uffiċjal matul l-aħħar tliet snin tas-servizz u tista’ twassal għal kunflitt mal-interessi leġittimi tal-istituzzjoni, l-awtorità tal-ħatra tista’, wara li tqis l-interessi tas-servizz, jew tipprojbixxih milli jwettaqha jew tagħti l-approvazzjoni tagħha soġġetta għal kwalunkwe kundizzjoni li tqis xierqa. L-awtorità tal-ħatra għandha, wara li tikkonsulta mal-Kumitat Konġunt, tinnotifika d-deċiżjoni tagħha fi żmien 30 jum ta’ xogħol minn meta tiġi infurmata b’dan. Jekk ma tkun saret l-ebda notifika bħal din sa tmiem dak il-perjodu, dan għandu jitqies li jikkostitwixxi aċċettazzjoni impliċita.

Fil-każ ta’ eks uffiċjali għolja kif definiti fil-miżuri ta’ implimentazzjoni, l-awtorità tal-ħatra għandha, fil-prinċipju, tipprojbixxihom, matul it-12-il xahar wara li jitilqu mis-servizz, milli jinvolvu ruħhom f’lobbying jew promozzjoni fil-konfront tal-persunal tal-istituzzjoni preċedenti tagħhom għan-negozju, il-klijenti jew l-impjegaturi tagħhom dwar kwistjonijiet li għalihom kienu responsabbli matul l-aħħar tliet snin fis-servizz.

F’konformità mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill [ ], kull istituzzjoni għandha tippubblika kull sena informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tat-tielet paragrafu, inkluża lista tal-każijiet ivvalutati.

Fuq il-miżuri istruttorji

1. Uffiċjal għandu joqgħod lura minn kwalunkwe żvelar mhux awtorizzat ta’ informazzjoni riċevuta fil-qadi ta’ dmirijietu, sakemm dik l-informazzjoni ma tkunx diġà saret pubblika jew tkun aċċessibbli għall-pubbliku.

2. Uffiċjal għandu jibqa' marbut b'dan l-obbligu wara li jitlaq mis-servizz.

Fuq il-miżuri istruttorji

1. Uffiċjal stabbilit jista', f'ċirkostanzi eċċezzjonali u fuq talba tiegħu stess, jingħata leave bla ħlas għal raġunijiet personali.

1a. L-Artikolu 12b għandu jkompli japplika matul il-perjodu tal-liv għal raġunijiet personali. Il-permess skont l-Artikolu 12b ma għandux jingħata lil uffiċjal għall-fini tal-involviment tiegħu f'attività okkupazzjonali, kemm jekk bi qligħ kif ukoll jekk le, li tinvolvi lobbying jew difiża fil-konfront tal-istituzzjoni tiegħu u li tista' twassal għall-eżistenza jew il-possibbiltà ta' kunflitt mal-interessi leġittimi tal-istituzzjoni. [ ]

Fuq il-miżuri istruttorji

1. Kull nuqqas minn uffiċjal jew minn dak li qabel kien uffiċjal li jikkonforma ma' l-obbligi tiegħu taħt dawn ir-Regolamenti tal-Persunal, kemm jekk intenzjonalment jew minħabba negliġenza min-naħa tiegħu, għandu jagħmilha soġġetta għal azzjoni dixxiplinarja.

2. Meta l-Awtorità tal-Ħatra jew l-OLAF isiru jafu b’evidenza ta’ nuqqas skont it-tifsira tal-paragrafu 1, huma jistgħu jniedu investigazzjonijiet amministrattivi biex jivverifikaw jekk seħħx dan in-nuqqas.

3. Ir-regoli, il-proċeduri u l-miżuri dixxiplinari u r-regoli u l-proċeduri li jkopru l-investigazzjonijiet amministrattivi huma stabbiliti fl-Anness IX.

Id-dispożizzjonijiet ta’ hawn fuq tar-Regolamenti tal-Persunal japplikaw ukoll għal aġenti temporanji u aġenti kuntrattwali, ara l-Artikoli 11, 17, 81 u 91 tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea.

 

Anness V - Eżempji tal-aħjar prattika internazzjonali

Franza

L-impjegati taċ-ċivil Franċiżi li jonqsu milli jsegwu l-obbligi etiċi tagħhom jistgħu jiffaċċjaw sanzjonijiet kriminali ^[64]. L-eks uffiċjali ma jitħallewx għal tliet snin jingħaqdu ma’ xi kumpanija jekk:

• tiżgura s-superviżjoni jew il-kontroll ta’ din il-kumpanija;
• konklużi jew avżati dwar kuntratti ma’ din il-kumpanija;
• issuġġerew deċiżjonijiet lill-awtoritajiet kompetenti dwar din il-kumpanija.

L-Irlanda

L-impjegati taċ-ċivil Irlandiżi li għandhom pożizzjonijiet li huma “pożizzjonijiet magħżula” għall-finijiet tal-Atti dwar l-Etika Irlandiżi ma għandhomx, fi żmien tnax-il xahar minn meta jirriżenjaw jew jirtiraw mis-servizz ^[65]:

• jaċċetta offerta ta' ħatra minn min iħaddem barra mis-Servizz Ċivili jew

• taċċetta ingaġġ fi proġett ta’ konsulenza partikolari,

fejn in-natura u t-termini ta’ tali ħatra jew involviment jistgħu jwasslu għal kunflitt ta’ interess.

SUA

F'Jannar 2019, is-Senatur Tammy Baldwin introduċa mill-ġdid l-Att dwar il-Kunflitt ta' Interess tal-Fergħa Eżekuttiva ^[66] li jekk jgħaddi:

• Iżżid il-projbizzjoni fuq il-lobbying tal-gvern federali minn sena għal sentejn u tespandi d-definizzjoni ta’ “kuntatt mal-lobbying” biex tinkludi kwalunkwe attività u strateġija ta’ lobbying.
• Il-ħtieġa li l-impjegati anzjani tal-gvern jirrikużaw ruħhom minn kwalunkwe azzjoni uffiċjali li tkun ta’ benefiċċju dirett jew sostanzjali għall-impjegatur preċedenti jew għall-klijent(i) li jkunu ħadmu għalihom fis-sentejn preċedenti qabel ma ngħaqdu mas-servizz federali.

In-Norveġja

Uffiċjali pubbliċi għolja Norveġiżi jistgħu jingħataw “skwalifika temporanja” sa sitt xhur minn meta jieħdu rwol ġdid barra mis-settur pubbliku ^[67]. F’każijiet bħal dawn, l-uffiċjal jirċievi remunerazzjoni għal dan il-perjodu.

 

[1] L-inkjesti strateġiċi jitwettqu fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman u jeżaminaw kwistjonijiet ta' interess pubbliku sinifikanti. Dawn jippermettu lill-Ombudsman jinvestiga dawk li jidhru li huma problemi sistemiċi fl-istituzzjonijiet tal-UE u jippromwovi żviluppi pożittivi f’oqsma ewlenin ta’ attività.

[2] Ara l-Artikolu 15 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea.  

[3] Id-deċiżjoni tal-Ombudsman li tagħlaq l-ewwel inkjesta kif ukoll korrispondenza oħra hija disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/71136 

[4] Il-korrispondenza f’din l-inkjesta strateġika hija disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/49502

[5] SI/2/2017/NF rigward il-pubblikazzjoni ta' informazzjoni dwar l-attivitajiet okkupazzjonali ta' persunal anzjan li telaq mis-servizz ċivili tal-UE bil-ħsieb li tiġi infurzata l-projbizzjoni ta' sena ta' lobbying u promozzjoni. Il-korrispondenza kollha hija disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/49765

[6] L-Artikolu 16(3) u (4) tar-Regolamenti tal-Persunal, ir-Regolament 31 (KEE), 11 (KEEA) li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, ĠU 1962 L 45, p. 1385.

[7] Ir-rapport huwa disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/110521  

[8] L-Artikoli 11, 11a, 12b flimkien ma' 40 u l-Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal. Ir-regoli japplikaw ukoll għall-aġenti temporanji u għall-aġenti kuntrattwali permezz tal-Artikoli 11, 17, 81 u 91 tal-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea.

[9] Ir-rapport dwar l-ispezzjoni u l-laqgħat huwa disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/87815

[10] L-Ombudsman għażlet kampjun ta' 53 fajl (li jkopru r-reklutaġġ ta' persunal ġdid, attivitajiet esterni tal-persunal waqt li jkun fuq liv bla ħlas, u attivitajiet okkupazzjonali wara li jitlaq mis-servizz) u talbet lill-Kummissjoni tagħżel 12-il fajl ieħor rigward attivitajiet okkupazzjonali wara li jitlaq mis-servizz.

[11] Minkejja l-fatt li l-inkjesta ma kienet tikkonċerna l-ebda individwu speċifiku, iżda minflok iffukat biss fuq kwistjonijiet sistemiċi, il-Kummissjoni infurmat lill-individwi li l-każijiet tagħhom kienu ġew spezzjonati bħala parti mill-fajl kampjun tal-ipproċessar relatat tad-data personali tagħhom. L-Ombudsman irċieva kopji tal-ittri ta' notifika.

[12] Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tad-29.6.2018 dwar attivitajiet u inkarigi esterni u dwar attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-Servizz, C(2018) 4048 final.

[13] Pereżempju, il-membri tal-persunal ma jistgħux jaċċettaw rigali lil hinn minn dawk ta’ valur minimu, iridu jitolbu awtorizzazzjoni għal pubblikazzjonijiet u ċerti attivitajiet ta’ ħin liberu, u huma obbligati jipprovdu lill-istituzzjoni tagħhom b’informazzjoni dwar l-impjieg bi qligħ tal-konjuġi tagħhom.

[14] Ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE (l-Artikolu 40) jippermettu lill-persunal jieħu sa 12-il sena liv bla ħlas.

[15] L-Artikoli 11 u 11a tar-Regolamenti tal-Persunal.

[16] L-Artikolu 40 tar-Regolamenti tal-Persunal.

[17] L-Artikolu 12b flimkien mal-Artikolu 40 tar-Regolamenti tal-Persunal. “CCP”, l-akronimu Franċiż għal “congé de convenance personelle”, jintuża b’mod komuni fl-istituzzjonijiet biex jirreferi għal tali liv.

[18] L-Artikolu 40(1a) tar-Regolamenti tal-Persunal.

[19] L-Artikolu 11(4) tar-Regolamenti tal-Persunal.

[20] L-istess japplika, pereżempju, għall-persunal temporanju jew għall-persunal kuntrattwali li l-perjodu ta' impjieg tagħhom jintemm.

[21] Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal.

[22] L-Artikolu 16(3) u (4) tar-Regolamenti tal-Persunal.

[23] Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tad-29.6.2018 dwar attivitajiet u inkarigi esterni u dwar attivitajiet okkupazzjonali wara t-tluq mis-Servizz, C(2018) 4048 final, li hija disponibbli hawnhekk: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/3/2018/EN/C-2018-4048-F1-EN-MAIN-PART-1.PDF

[24] Ara l-Artikolu 15(1) flimkien mal-Artikolu 4(2) u (3) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[25] Ara l-Artikolu 5 tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni. Għal attivitajiet esterni matul il-liv għal raġunijiet personali, l-Artikolu 15(2) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni jimplimenta l-projbizzjoni ta’ attivitajiet li jinvolvu lobbying u promozzjoni u li jistgħu jwasslu għal kunflitt ta’ interess, kif stabbilit fl-Artikolu 40(1a) tar-Regolamenti tal-Persunal.

[26] L-Artikolu 1(c) flimkien mal-Artikolu 20(3) u l-Artikolu 4(3) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[27] Fost affarijiet oħra, kwalunkwe attività mhux imħallsa li ma għandha l-ebda rabta mal-attivitajiet tal-Unjoni Ewropea, titwettaq f'kapaċità purament privata u titwettaq minn żmien għal żmien biss, skont il-bżonn, ma tikkostitwixxix “attività tax-xogħol, b'mod partikolari attivitajiet ta' karità u umanitarji; attivitajiet relatati mal-isport u l-benesseri; attivitajiet li jirriżultaw minn konvinzjonijiet politiċi, reliġjużi, trejdjunjonistiċi u/jew filosofiċi; xogħol tal-artiġjanat, attivitajiet artistiċi jew kulturali. 

[28] Ara l-Artikolu 20(2) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[29] Ara, pereżempju, il-premessa (4) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni, li tispjega li “d-deċiżjonijiet ma għandhomx jinvolvu limitazzjonijiet li mhumiex meħtieġa u li ma jissodisfawx ġenwinament l-objettivi tal-protezzjoni tal-interessi tal-istituzzjoni”.

[30] Ara l-Artikolu 1 tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[31] Fid-Deċiżjoni l-ġdida tagħha, il-Kummissjoni neħħiet it-trattament differenzjali applikabbli preċedentement tal-aġenti kuntrattwali, li skontu huma biss dawk l-aġenti kuntrattwali li kellhom aċċess għal informazzjoni sensittiva waqt li kienu qed jaħdmu fil-Kummissjoni li kellhom jitolbu awtorizzazzjoni għal attivitajiet okkupazzjonali li riedu jibdew fl-ewwel sentejn minn meta telqu mis-servizz. Ara l-Artikolu 22(1) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tas-16.12.2013 li kienet tapplika qabel dwar attivitajiet u assenjazzjonijiet esterni, C(2013) 9037 final, li tħassret bid-Deċiżjoni l-ġdida tal-Kummissjoni.

[32] Il-proċedura għall-kontroll tal-kunflitt ta' interess għar-reklutaġġ ta' persunal ġdid hija stabbilita direttament fl-Artikolu 11(3) tar-Regolamenti tal-Persunal.

[33] L-IDOC huwa parti mid-Direttorat għall-Affarijiet Legali tad-DĠ HR.

[34] Ara l-Artikolu 25 tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni flimkien mal-Artikolu 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal.

[35] Ara r-Rapporti tal-Attività tal-2016 u l-2017 tal-Uffiċċju tal-Investigazzjoni u d-Dixxiplina tal-Kummissjoni (IDOC).

[36] L-Artikolu 40(1a) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikolu 15(2) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[37] L-Artikolu 2(4) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[38] L-Artikolu 11(4) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikolu 18 tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[39] L-Artikolu 16(1) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikolu 19 tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[40] L-Artikolu 16(2) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 20 u wara d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[41] Fl-2015 u fl-2016, ma kien hemm l-ebda każ li fih il-Kummissjoni pprojbixxiet lil ex membru tal-persunal milli jeżerċita attività professjonali.

[42] It-terminu “Kabinett” ifisser l-uffiċċju privat ta’ Kummissarju.

[43] Il-Kumitat Konġunt jiġi kkonsultat dwar ċerti deċiżjonijiet relatati mal-persunal li għandhom jittieħdu mill-Awtorità tal-Ħatra u huwa magħmul minn numru ugwali ta' membri maħtura mill-Awtorità tal-Ħatra u mill-Kumitat tal-Persunal. Ara l-Artikolu 9 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 2 sa 3a tal-Anness II tar-Regolamenti tal-Persunal.

[44] Ara wkoll: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1549037343294&uri=CELEX:62013FJ0086

[45] Minbarra l-passi tas-soltu fil-proċedura, it-Taskforce dwar in-negozjati tal-Artikolu 50 mar-Renju Unit u l-Kabinett tal-President jiġu kkonsultati dwar talbiet marbuta mal-Brexit.

[46] Ara l-Artikolu 21(3) u (6) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[47] https://www.transparency.org/glossary/term/revolving_door

[48] Il-Kummissjoni tiddefinixxi “membru anzjan tal-persunal” bħala persunal li jokkupa funzjonijiet li jikkorrispondu għall-pożizzjoni bażika ta’ Direttur Ġenerali fil-gradi AD16 jew AD15 kif ukoll dawk li jokkupaw funzjonijiet li jikkorrispondu għall-pożizzjoni bażika ta’ Direttur fil-gradi AD15 jew AD14. Kariga bażika f’dan il-kuntest tfisser il-pożizzjonijiet kollha li jaqgħu fi ħdan il-grupp ta’ funzjoni ta’ Direttur Ġenerali jew Direttur. Ara n-nota 5 f’qiegħ il-paġna tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni. 

[49] L-Artikolu 21(6) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni.

[50] "[] l-awtorità tal-ħatra għandha, fil-prinċipju, tipprojbixxi [lill-membri anzjani tal-persunal], matul it-12-il xahar wara li jitilqu mis-servizz, milli jinvolvu ruħhom f'lobbying jew promozzjoni fil-konfront tal-persunal tal-istituzzjoni preċedenti tagħhom għan-negozju, il-klijenti jew l-impjegaturi tagħhom dwar kwistjonijiet li għalihom kienu responsabbli matul l-aħħar tliet snin fis-servizz."

[51] https://ec.europa.eu/home-affairs/sites/homeaffairs/files/docs/pages/20170615_ginocchi_en.pdf

[52] Deċiżjoni li tagħlaq l-inkjesta bbażata fuq l-ilmenti 2077/2012/TN u 1853/2013/TN, punti 46 u 47.

[53] Ir-rapport huwa disponibbli hawnhekk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/110521

[54] Il-Kummissjoni, għalhekk, ma tippubblika l-ebda informazzjoni dwar każijiet fejn hija tal-fehma li l-attivitajiet notifikati ma setgħux, min-natura tagħhom stess, jagħtu lok għal jew jinvolvu lobbying jew promozzjoni.

[55] Bħala eżempju, fl-2016 il-Kummissjoni rċeviet madwar 100 talba ta' persunal anzjan għall-awtorizzazzjoni ta' attività okkupazzjonali wara t-tluq mis-servizz. Minkejja l-fatt li mhux il-100 talba kollha se jkunu ġew ippreżentati fl-ewwel sena tat-tluq tal-membru tal-persunal anzjan mis-servizz, u xi wħud minnhom setgħu kkonċernaw ċaqliq lejn istituzzjonijiet oħra tal-UE, il-Kummissjoni ppubblikat informazzjoni dwar 5 każijiet biss.

[56] L-aħħar rapport huwa dan li ġej: Il-Komunikazzjoni lill-Kummissjoni dwar il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar l-attivitajiet okkupazzjonali ta’ uffiċjali għolja wara li jitilqu mis-servizz (l-Artikolu 16, ir-raba’ paragrafu tar-Regolamenti tal-Persunal), C(2017) 9030 final tat-22.12.2017. Dan huwa disponibbli hawn: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/occupational-activities-of-former-senior-officials-annual-report_2017_en.pdf

[57] Ir-rapport tal-Kummissjoni li jistabbilixxi informazzjoni dwar il-każijiet tal-2016 ġie ppubblikat fit-22 ta' Diċembru 2017.

[58] Ara l-punt 35 tal-Ftehim Interistituzzjonali dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza (l-intestatura “VIII. L-involviment ta' istituzzjonijiet u korpi oħra"), li jiddikjara li "[ ] Istituzzjonijiet, korpi u aġenziji oħra tal-UE huma mħeġġa jużaw il-qafas maħluq minn dan il-ftehim huma stess bħala strument ta' referenza għall-interazzjoni tagħhom stess ma' organizzazzjonijiet u individwi li jaħdmu għal rashom involuti fit-tfassil u l-implimentazzjoni tal-politika tal-UE.”  

[59] Filwaqt li l-membri tal-persunal li jingħaqdu ma’ istituzzjoni oħra tal-UE ma jitilqux mis-servizz pubbliku tal-UE u, għalhekk, ma jaqgħux taħt l-Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal, madankollu jkun fl-interess tal-Kummissjoni u tal-pubbliku li jiġbru dawn in-numri.

[60] Għal ħarsa ġenerali lejn l-istruttura organizzazzjonali tad-DĠ HR, ara l-organigramma li hija disponibbli hawnhekk: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/organisation-chart-dg-hr_en.pdf

[61] Għal ħarsa ġenerali lejn il-proċess ta' modernizzazzjoni tar-riżorsi umani ara l-Komunikazzjoni lill-Kummissjoni, Sinerġiji u Effiċjenzi fil-Modi Ġodda ta' Ħidma tal-- tal-Kummissjoni, SEC(2016) 170 final, 4.4.2016, il-punt 3.1. Ġestjoni tar-riżorsi umani, paġna 5

[62] Ir-rwol tal-Awtorità tal-Ħatra huwa eżerċitat minn persuni differenti skont it-tip ta' moviment ta' bieb idur u l-istatus tal-membru tal-persunal ikkonċernat. Jista’ jkun id-Direttur Ġenerali tad-DĠ HR, id-Direttur tad-DĠ HR.E, il-Kap tal-Unità tad-DĠ HR.B.1, B.4, C.1, C.4, u d-Direttur Ġenerali tad-Direttorat Ġenerali kkonċernat tal-membru tal-persunal.

[63] https://www.gov.uk/government/collections/appointments-taken-up-by-pre-crown-servants

[64] https://ec.europa.eu/home-affairs/sites/homeaffairs/files/docs/pages/20170615_ginocchi_en.pdf

[65] https://hr.per.gov.ie/wp-content/uploads/2011/06/Civil-Service-Code-of-Standards-and-Behaviour.pdf

[66] https://www.baldwin.senate.gov/press-releases/baldwin-re-introdotta-expanded-legislation-to-slow-the-revolving-bieb

[67] https://read.oecd-ilibrary.org/governance/post-public-employment_9789264056701-en#page101