Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Fl-2016, l-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi nediet eżerċizzju ta' promozzjoni[1] għall-membri tal-persunal tagħha li huma “aġenti temporanji”. L-ilmentatur ma ġiex promoss. Huwa għamel ilment amministrattiv intern[2]. Huwa argumenta, fost affarijiet oħra, li membri oħra tal-persunal kienu ġew promossi minkejja l-fatt li kienu għadhom ma wrewx li kellhom it-tielet lingwa. Dan huwa rekwiżit statutorju għall-ewwel promozzjoni ta’ membru tal-persunal[3].

2. Il-maniġment tal-ECHA ċaħad l-ilment amministrattiv. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman bit-tħassib u l-argumenti li ġejjin:

a) l-ECHA naqset milli tispjega għaliex ma ppromwoviethx;

b) l-ECHA ppromwoviet b'mod żbaljat membri tal-persunal li ma ssodisfawx ir-rekwiżit li jkunu jistgħu jaħdmu bit-tielet lingwa;

c) l-ECHA naqset milli tirrispetta d-“durata medja għal kull grad” (jiġifieri, iż-żmien medju bejn il-promozzjonijiet), medja li ġiet stabbilita fid-dokumentazzjoni interna tal-ECHA;

d) l-ECHA kienet żbaljata meta użat ċerti kunsiderazzjonijiet sussidjarji f'każijiet ta' mertu ugwali;

e) l-ECHA użat b'mod żbaljat kwoti għal kull direttorat biex tagħti promozzjonijiet; u

f) L-ECHA ma wettqitx kontroll tal-kunflitt ta' interess fuq il-persuni li jittrattaw l-ilment amministrattiv.

L-inkjesta

3. L-Ombudsman fetħet inkjesta, fejn talbet lill-ECHA għal kjarifiki.

4. L-ECHA ppreżentat tweġiba dettaljata. Fil-kummenti tiegħu dwar dik it-tweġiba, l-ilmentatur żamm l-ilmenti tiegħu.

Nuqqas ta’ spjegazzjoni għaliex l-ilmentatur ma ġiex promoss

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

5. L-ECHA ddikjarat li mhijiex obbligata tipprovdi lill-membri tal-persunal, li mhumiex promossi, b'ġustifikazzjonijiet fid-deċiżjoni ta' promozzjoni nnifisha[4]. Fil-każ ta’ lment amministrattiv, tingħata motivazzjoni fid-deċiżjoni dwar dan l-ilment. Barra minn hekk, istituzzjoni ma hijiex obbligata tiżvela lil membru tal-persunal, li ma ġiex promoss, l-evalwazzjoni komparattiva tagħha mal-membri tal-persunal li ġew promossi.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

6. Filwaqt li hija prattika tajba, minn perspettiva ta’ riżorsi umani, li jingħata feedback xieraq lill-membri tal-persunal, ir-rispons tal-ECHA fir-rigward tad-deċiżjoni ta’ promozzjoni nnifisha huwa preċiż. Għalhekk ma hemm l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina dwar dan l-aspett tal-ilment.

Ir-rekwiżit tat-tielet lingwa

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

7. L-ECHA indikat li hija ma kinitx ippromwoviet persunal li ma kienx wera kapaċità li jaħdem bit-tielet lingwa. Hija spjegat li l-prattika tagħha tirrifletti prattika standard fis-servizz pubbliku tal-UE, jiġifieri li r-rekwiżit tat-tielet lingwa jrid jiġi ssodisfat sad-data li fiha l-membru tal-persunal jiġi effettivament promoss. Ir-rekwiżit ma għandux għalfejn jiġi ssodisfat meta l-membru tal-persunal jitqies għall-promozzjoni. Għaldaqstant, il-membri tal-persunal jiġu kkunsidrati għall-promozzjoni irrispettivament minn jekk ikunux issodisfaw jew le r-rekwiżit tat-tielet lingwa meta jitnieda l-eżerċizzju ta’ promozzjoni.

8. Bi tweġiba għat-tħassib tal-ilmentatur li membru tal-persunal magħżul għall-promozzjoni li ma jkollux għarfien ta’ lingwa terza “jokkupa” b’mod inġust opportunità ta’ promozzjoni ta’ membri oħra tal-persunal, l-ECHA ddikjarat li ma kien hemm l-ebda riskju bħal dan. Ir-riżorsi baġitarji tal-ECHA jippermettu ċerta flessibbiltà u l-eżerċizzju ta’ promozzjoni jitwettaq b’perspettiva pluriennali fir-rigward tad-determinazzjoni tan-numru ta’ possibbiltajiet ta’ promozzjoni għal kwalunkwe grad partikolari. Dan jiżgura li l-promozzjonijiet li ma jistgħux isiru minħabba li membru tal-persunal ma jkollux ħakma tat-tielet lingwa ma jippreġudikawx il-promozzjoni ta’ membri oħra tal-persunal.

9. Fil-kummenti tiegħu dwar it-tweġiba tal-ECHA, l-ilmentatur esprima tħassib dwar in-nuqqas ta’ ċarezza u trasparenza fir-regoli u l-prattiki tal-ECHA.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

10. L-ispjegazzjonijiet tal-ECHA dwar dan il-punt huma raġonevoli. Ma hemm xejn li jissuġġerixxi li l-ECHA ppromwoviet membri tal-persunal li ma kinux jafu t-tielet lingwa, li huwa tabilħaqq rekwiżit statutorju għall-ewwel promozzjoni ta’ membru tal-persunal. Għalhekk, ma ġiet żvelata l-ebda amministrazzjoni ħażina dwar dan il-punt.

Żmien medju bejn il-promozzjonijiet

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

11. L-ilmentatur staqsa jekk l-ECHA ppromwovietx membri għolja tal-persunal aktar malajr minn membri oħra tal-persunal.

12. L-ECHA indikat li veloċità ta’ promozzjoni aktar mgħaġġla għal xi gradi f’xi eżerċizzji ma kinitx bħala tali evidenza ta’ amministrazzjoni ħażina. Hija wieġbet għall-allegazzjoni ta’ preġudizzju tal-ilmentatur billi nnotat li ċ-ċifri medji kienu influwenzati mill-fatt li kien hemm ftit ħafna membri tal-persunal f’xi wħud mill-gradi ogħla. L-ECHA żiedet li, sadanittant, kienet iddeċidiet li tapplika s-sistema ta’ “Rati ta’ multiplikazzjoni biex jiggwidaw l-ekwivalenza medja tal-karriera” stabbilita fir-Regolamenti tal-Persunal għall-impjegati taċ-ċivil tal-UE[5].

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

13. L-informazzjoni disponibbli għall-Ombudsman mhijiex biżżejjed biex jiġi ddeterminat jekk kienx hemm amministrazzjoni ħażina dwar dan il-punt. Fi kwalunkwe każ, il-metodu applikat dak iż-żmien ġie sostitwit b’riżultat tad-deċiżjoni tal-ECHA li tapplika s-sistema ta’ “Rati ta’ multiplikazzjoni biex jiggwidaw l-ekwivalenza medja tal-karriera” stabbilita fir-Regolamenti tal-Persunal.

Kunsiderazzjonijiet sussidjarji f’każ ta’ mertu ugwali

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

14. Meta żewġ membri tal-persunal jew aktar ikunu kisbu punteġġi ugwali fil-valutazzjoni tal-merti għal finijiet ta’ promozzjoni, l-ECHA tuża “kunsiderazzjonijiet sussidjarji”, pereżempju l-anzjanità, sabiex tkun tista’ tiddeċiedi lil min tippromwovi. L-ilmentatur kien imħasseb li xi wħud minn dawn il-kunsiderazzjonijiet kienu relatati ma’ aspetti organizzattivi u għalhekk ma setgħux jiġu influwenzati mill-membri tal-persunal ikkonċernati.

15. Fid-deċiżjoni tagħha dwar l-ilment amministrattiv tal-ilmentatur, l-ECHA nnotat li dawn il-kunsiderazzjonijiet sussidjarji ttieħdu inkunsiderazzjoni biss sabiex tittieħed deċiżjoni bejn kandidati b’merti ugwali. Huma ma ssostitwixxewx it-tliet elementi ewlenin stabbiliti fid-dispożizzjoni rilevanti tar-Regolamenti tal-Persunal.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

16. Skont il-ġurisprudenza, korp tal-UE jista’ f’sitwazzjonijiet ta’ mertu ugwali “iqiselementi oħra, bħall-età u l-anzjanità fil-grad jew fis-servizz”[6]. L-Ombudsman għalhekk isib li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina dwar dan l-aspett.

Kwoti ta’ promozzjoni għal kull dipartiment

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

17. Din il-kwistjoni kienet tikkonċerna l-fehim tal-ilmentatur li l-ECHA kienet assenjat kwoti ta’ promozzjoni lid-direttorati differenti tagħha, li huwa qies bħala inġusti.

18. L-ECHA indikat li l-eżerċizzju ta’ promozzjoni ma twettaqx abbażi ta’ kwoti għal kull direttorat jew unità. Id-dipartiment tar-riżorsi umani tiegħu sempliċiment ipprovda lill-maniġment b’għadd indikattiv ta’ membri tal-persunal li jistgħu jiġu promossi, imqassma skont id-direttorat. Hija ddikjarat li “danit-tqassim għal kull direttorat kien ta’ natura purament indikattiva u tfassal sabiex jinżamm xi bilanċ fost id-direttorati. Ma kellu l-ebda effett vinkolanti lejn id-Diretturi u d-Direttur Eżekuttiv li qabblu l-merti tal-membri kollha tal-persunal mid-direttorati kollha fl-istess grad”.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

19. L-ilmentatur ma pprovda l-ebda evidenza li tissuġġerixxi li l-ispjegazzjonijiet tal-ECHA dwar dan il-punt ma kinux veri. L-Ombudsman għalhekk iqis li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina dwar din il-kwistjoni.

Verifika tal-kunflitt ta’ interess

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

20. L-ilmentatur kien talab li jsir kontroll tal-kunflitt ta’ interess qabel ma l-ilment amministrattiv tiegħu jiġi assenjat lil membri speċifiċi tal-persunal fid-diviżjoni tar-Riżorsi Umani tal-ECHA u d-diviżjoni tal-Affarijiet Legali tagħha. Skont l-ilmentatur, din it-talba ma ġietx irrispettata u l-ilment tiegħu ġie ttrattat minn membri tal-persunal li kienu involuti fit-twaqqif tas-sistema ta’ promozzjoni u minn konsulenti legali li huwa ħadem magħhom kuljum.

21. L-ECHA wieġbet li hija ma kinitx wieġbet għat-talba tal-lanjant minħabba li kienet tikkonċerna l-mod li bih hija ttrattat l-ilment amministrattiv tiegħu, u mhux is-sustanza tal-ilmenti tiegħu. Imbagħad spjegat għaliex ma kien hemm l-ebda kunflitt ta’ interess, filwaqt li rreferiet għar-regoli applikabbli.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

22. Jista’ jingħad li jeżisti kunflitt ta’ interess meta membru tal-persunal jipparteċipa fi proċess ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet minkejja l-fatt li għandu interess fl-eżitu ta’ dak il-proċess. Kunflitt ta’ interess idgħajjef l-indipendenza u l-imparzjalità ta’ membru tal-persunal u għalhekk il-kapaċità tiegħu li jaġixxi biss fl-interess pubbliku.

23. Il-fatt li l-ilment amministrattiv ġie ttrattat minn membri tal-persunal li kienu involuti fit-twaqqif tas-sistema ta’ promozzjoni u minn konsulenti legali li l-ilmentatur ħadem magħhom mhuwiex biżżejjed biex jiġi konkluż li kien hemm kunflitt ta’ interess. Wieħed jassumi li l-membri tal-persunal li kienu involuti fit-twaqqif tas-sistema ta’ promozzjoni jkollhom interess li jidentifikaw problemi magħha sabiex itejbu s-sistema għall-futur. Fir-rigward tal-konsulenti legali, l-Ombudsman jinnota li l-fatt li jaħdmu flimkien mhuwiex biżżejjed biex jiġi stabbilit li dawk il-persuni kienu f'kunflitt.

24. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina dwar dan l-aspett tal-każ.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bis-sejba li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi.

L-ilmentatur u l-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 20/12/2018

 

[1] It-terminu tekniku għal dan huwa “riklassifikazzjoni” fil-każ ta’ aġenti temporanji. Madankollu, it-terminu “promozzjoni” se jintuża f’dan it-test kollu bħala alternattiva faċli għall-qarrej.

[2] Skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal għall-impjegati taċ-ċivil tal-UE (kif applikabbli b’analoġija f’konformità mal-Artikolu 46, il-Kapitolu 8, tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra).

[3] Il-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea, l-Artikolu 54, li jirreferi għall-Artikolu 45(2) tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-UE (http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2014-05-01).

[4] Sentenza tat-28 ta’ Settembru 2011, AC vs Il-Kunsill, F-9/10, EU: F: 2011: 160, paragrafu 29.

[5] Anness I, taqsima B, tar-Regolamenti tal-Persunal. 

[6] Ara pereżempju F-104/09, Diego Canga Fano vs Il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea

il-punt 32, jew T‐281/11 P, Diego Canga Fano vs Il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, il-punt 44 u l-ġurisprudenza ċċitata.