Sagatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu ^{3. panta 5. punktu [1]}

Sūdzības priekšvēsture

1. ES pilsoņiem, iedzīvotājiem un juridiskām personām, kuru juridiskā adrese ir ES, ir tiesības piekļūt dokumentiem ^[2], kas ir ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru (“ES iestādes”) rīcībā.

2. ES noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem ^[3] paredz, ka ES iestādēm savi uzdevumi jāveic iespējami atklāti un pārredzami. Tas ietver publiskas piekļuves nodrošināšanu “dokumentu reģistram”^[4].

3. Sūdzības iesniedzējs, bezpeļņas organizācija, uzskatīja, ka Eiropas Savienības Aģentūra tiesībaizsardzības sadarbībai (Eiropols) nepilda savus pienākumus saskaņā ar ES noteikumiem par publisku piekļuvi dokumentiem.

4. 2019. gada martā sūdzības iesniedzējs sazinājās ar Eiropolu, lūdzot tam izveidot visaptverošu publisku dokumentu reģistru.

5. Eiropols atbildēja sūdzības iesniedzējam, atsaucoties uz tā īpašo tīmekļa vietni ^[5], kurā tas proaktīvi dara pieejamus daudzus dokumentus.

6. 2019. gada jūnijā sūdzības iesniedzējs vēlreiz sazinājās ar Eiropolu, atkārtojot savu viedokli par to, kāpēc tas uzskata, ka Eiropola dokumentu reģistrs ir nepilnīgs.

7. Kad Eiropols neatbildēja uz sūdzības iesniedzēja otro vēstuli, sūdzības iesniedzējs 2019. gada decembrī vērsās pie ombuda.

Izmeklēšana

8. Ombuds sāka izmeklēšanu par sūdzības iesniedzēja bažām, ka Eiropols nenodrošina publisku piekļuvi visaptverošam dokumentu reģistram.

9. Izmeklēšanas gaitā ombuda izmeklēšanas grupa tikās ar Eiropola pārstāvjiem, lai apspriestu sūdzības iesniedzēja izvirzītos jautājumus. Ombude sagatavoja sanāksmes ziņojumu, ar kuru viņa iepazīstināja sūdzības iesniedzēju, un pēc tam saņēma sūdzības iesniedzēja komentārus par sanāksmes ziņojumu.

Iesniegtie argumenti

10. Sūdzības iesniedzējs piekrita, ka Eiropols ir izveidojis dokumentu reģistru. Tomēr tā uzskatīja, ka Eiropola reģistrs ir nepilnīgs.

11. Piemēram, sūdzības iesniedzējs norādīja, ka Eiropola dokumentu reģistrā, šķiet, nav nevienas atsauces uz dokumentiem, kas vienlaikus nav pieejami lejupielādei. Tāpēc tas pauda bažas par to, ka Eiropols savā reģistrā nav iekļāvis dokumentus, kurus tas uzskata par neizpaužamiem ^[6] saskaņā ar ES noteikumiem par publisku piekļuvi dokumentiem. Sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka šādas uzskaites trūkums varētu atturēt sabiedrību no publiskas piekļuves pieprasījumu iesniegšanas.

12. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka, ņemot vērā to, ka ES noteikumos par publisku piekļuvi dokumentiem nav precizēts, kuram dokumentam jābūt iekļautam iestādes dokumentu reģistrā, reģistrā būtu jāiekļauj visi dokumenti, kas ir attiecīgās iestādes rīcībā.

13. Eiropols norādīja, ka tas uzskata, ka tā dokumentu reģistrs atbilst piemērojamiem noteikumiem, kuros noteikts, ka atsauce uz dokumentiem reģistrā jāveic tā, lai neapdraudētu nekādas aizsargātas ^[7] sabiedrības intereses.

14. Eiropols piebilda, ka tas pastāvīgi cenšas panākt lielāku pārredzamību un ka tas palīdzēs pilsoņiem, kuri vēlas iegūt piekļuvi konkrētiem dokumentiem.

15. Izmeklēšanas laikā Eiropols paskaidroja, ka, ņemot vērā darba sensitīvo raksturu, tas katrā atsevišķā gadījumā lemj par to, kurus dokumentus iekļaut tā reģistrā. Eiropols norādīja, ka, lai gan tas cenšas proaktīvi darīt pieejamu pēc iespējas vairāk dokumentu, daudzi tā rīcībā esošie dokumenti ietver sensitīvu operatīvo informāciju vai personas datus, kurus nevar izpaust. Dažos gadījumos dokumenta nosaukuma atklāšana jau varētu kaitēt aizsargātām sabiedrības interesēm.

16. Eiropols arī norādīja, ka tas pastāvīgi atjaunina savu dokumentu reģistru, un norādīja, ka pēdējos gados ir strauji palielinājies pieprasījumu skaits par publisku piekļuvi dokumentiem. Tā piebilda, ka publicē dokumentus, kurus tā pēc pieteikuma par publisku piekļuvi publicē savā reģistrā.

17. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka daži no dokumentiem, kuriem tas bija ieguvis piekļuvi, iesniedzot pieprasījumu saskaņā ar Regulu 1049/2001, nebija iekļauti Eiropola dokumentu reģistrā.

Ombuda novērtējums

18. Pārredzamība un atklātība ir tādas demokrātiskas sabiedrības kā ES stūrakmeņi ^[8], kas ļauj pilsoņiem piedalīties lēmumu pieņemšanā un nodrošina valsts pārvaldes iestāžu leģitimitāti, efektivitāti un pārskatatbildību ^[9].

19. Ombuds norāda, ka Eiropols savā tīmekļa vietnē ir proaktīvi darījis pieejamu ievērojamu skaitu dokumentu, un atzinīgi vērtē Eiropola centienus izveidot dokumentu reģistru pēc tam, kad tika pabeigta Ombuda 2012. gadā pēc paša iniciatīvas veiktā izmeklēšana par šo jautājumu ^[10].

20. Lai gan ES noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem (Regula 1049/2001) uzliek iestādēm pienākumu izveidot reģistru, Ombuds norāda, ka likumdevēja nodoms nebija proaktīvi publicēt visus iestādes reģistrā iekļautos dokumentus. Reģistrs arī nebija paredzēts kā visu to dokumentu reģistrs, kas ir publiskoti pēc publiskas piekļuves pieprasījumiem (lai gan šādu dokumentu publicēšana ir slavējama prakse). Drīzāk dokumentu reģistra mērķis ir “padarīt efektīvas pilsoņu tiesības saskaņā ar [Regulu 1049/2001]”^[11] un “atvieglot pilsoņiem viņu tiesību īstenošanu”^[12]. Citiem vārdiem sakot, dokumentu reģistram būtu jāļauj personām identificēt dokumentus, kuriem tās varētu vēlēties pieprasīt publisku piekļuvi.

21. Ombuds uzskata, ka tas ievērojami atvieglo personām piekļuves tiesību izmantošanu, ja tās var pienācīgi informēt sevi par esošajiem dokumentiem. Tāpēc ir svarīgi, lai ES iestādes nodrošinātu, ka sabiedrība var uzzināt, kādi dokumenti ir to rīcībā.

22. Lai gan Regula (EK) Nr. 1049/2001 attiecas uz visiem ES iestāžu rīcībā esošajiem dokumentiem, ombuds norāda, ka ES noteikumi par publisku piekļuvi tika izstrādāti pirms divdesmit gadiem. Tolaik daudzas ES iestādes vēl nepastāvēja. Turklāt sabiedrības digitalizācija ir mainījusi to, kā organizācijas darbojas un komunicē. Šie apstākļi ir jāņem vērā, interpretējot ES noteikumus par publisku piekļuvi dokumentiem.

23. Ombuds arī norāda, ka katra ES iestāde ir atšķirīga un tai ir jāsaskaņo sava pieeja publiskam dokumentu reģistram ar tā atšķirīgajām iezīmēm. Piemēram, “tieslietu un iekšlietu aģentūras”, piemēram, Eiropols, darbojas īpaši jutīgās jomās. Tādējādi tās darba raksturam ir raksturīgi, ka daži tās rīcībā esošie dokumenti var būt pārāk sensitīvi, lai tos varētu minēt reģistrā, jo to pastāvēšanas izpaušana varētu apdraudēt aizsargātas sabiedrības intereses.

24. Tomēr ombude uzskata, ka visām ES iestādēm būtu jāpiemēro konkrēti principi savam attiecīgajam dokumentu reģistram, lai nodrošinātu labu administratīvo praksi un tādējādi nodrošinātu, ka to reģistrs ir atbilstīgs. Tie ietver šādus principus:

25. Lai personām būtu pēc iespējas vieglāk orientēties reģistrā un identificēt konkrētus dokumentus, kuriem tās varētu vēlēties piekļūt, dokumentu reģistram vajadzētu būt lietotājdraudzīgam. Tas nozīmē, ka ir jāizveido īpaša publiskā reģistra tīmekļa vietne. Ja informāciju/dokumentus var atrast vairākās vietās, jāpaskaidro reģistra izkārtojums un jānorāda saites uz dažādām iedaļām. Kopumā reģistram būtu jāļauj fiziskām personām gūt pārskatu par attiecīgās iestādes rīcībā esošajiem dokumentiem (to veidu).

26. Dokumentu reģistram jābūt pilnīgam. Tas nozīmē, ka visi dokumenti, kas attiecas uz attiecīgās iestādes pamatdarbību, piemēram, leģislatīvie dokumenti un dokumenti, kas attiecas uz tās lēmumiem, stratēģiju un politiku, būtu jāreģistrē individuāli (ja tos nepublicē proaktīvi ^[13]). Attiecībā uz citiem dokumentu veidiem reģistrā būtu jānorāda to esība, vismaz uzskaitot dokumentu kategorijas, ja tie nav reģistrēti atsevišķi. Tas attiecas, piemēram, uz dokumentiem, kas saistīti ar personālu, piemēram, personāla lietām, vai dokumentiem, kas attiecas uz iestādes telpu pārvaldību.

27. Pilnīga dokumentu reģistra uzturēšana nozīmē arī to, ka iestādēm nevajadzētu automātiski izslēgt dokumentus tikai tāpēc, ka tās uzskata, ka šo dokumentu saturs nebūtu jāizpauž. Lai gan dokumenti nav jāreģistrē reģistrā, ja to pastāvēšanas atklāšana, ļoti iespējams, varētu apdraudēt jebkādas aizsargātas sabiedrības intereses, iestādei katrā atsevišķā gadījumā būtu jānovērtē, vai patiešām ir pamatoti neuzskaitīt šādu dokumentu vai dokumentu kategorijas.

28. Ombuds arī uzskata, ka dokumentu reģistrs būtu jāuztur savlaicīgi. Šajā nolūkā publiskais reģistrs ir ļoti regulāri jāatjaunina.

Risinājuma priekšlikums

Pamatojoties uz iepriekš minētajiem konstatējumiem, ombuds ierosina Eiropolam:

atjaunināt savu dokumentu reģistru, ņemot vērā 24.–28. punktā izklāstītos labas administratīvās prakses principus.

Emily O'Reilly
Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2020. gada 7. oktobrī

[1] Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (94/262/EOTK, EK, Euratom), OV L 113, 15. lpp.

[2] Saskaņā ar Eiropas Savienības Pamattiesību hartas 42. pantu: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:12012P/TXT un Līguma par Eiropas Savienības darbību (LESD) 15. panta 3. punkts.

[3] Regula (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas dokumentiem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN, ko Eiropolam piemēro saskaņā ar 65. pantu Regulā 2016/794 par Eiropolu: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0794&from=EN.

[4] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 11. pantu.

[5] Eiropola dokumentu reģistrs ir pieejams: https://www.europol.europa.eu/publications-documents.

[6] Regulas (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi ES dokumentiem 4. pantā ir noteikti vairāki izņēmumi, pamatojoties uz kuriem ES iestādes var atteikties publiskot dokumentus. Tie ietver sabiedrības drošības aizsardzību, aizsardzību un militāros jautājumus, starptautiskās attiecības, finanšu vai monetāro politiku, privātos datus un iekšējos lēmumu pieņemšanas procesus.

[7] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 4. pantu.

[8] ES līgumos ir noteikts princips, ka ES iestādēm lēmumi jāpieņem pēc iespējas pārredzamāk. Līguma par Eiropas Savienību 1. pants, Līguma par Eiropas Savienības darbību 15. pants.

[9] Skatīt Regulas 1049/2001 preambulas 2. apsvērumu.

[10] Lēmums par izmeklēšanas izbeigšanu pēc savas iniciatīvas OI/9/2012/OV (Eiropas Policijas biroja (Eiropola) apmeklējums) ir pieejams šādā tīmekļa vietnē: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/54568.

[11] Regulas 1049/2001 11. panta 1. punkts.

[12] Preambula (14) vai Regula 1049/2001.

[13] ES iestādēm ir pienākums “ciktāl iespējams, padarīt dokumentus tieši pieejamus sabiedrībai”. Tas pirmām kārtām attiecas uz likumdošanas dokumentiem un dokumentiem, kas saistīti ar politikas vai stratēģijas izstrādi (sk. Regulas 1049/2001 12. pantu).