Sagatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu [1]

Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs, Polijas profesors, ir Polijas Universitātes (“Universitāte”) Ģenētikas katedras vadītājs.

2. 2004. gada 25. jūnijā universitāte noslēdza līgumu ar Komisiju (turpmāk tekstā - "līgums"), uz kura pamata Komisija tai piešķīra Marijas Kirī vārdā nosaukto stipendiju (turpmāk tekstā - "dotācija") projektam ar nosaukumu "Genomic approaches for crop improvement" (turpmāk tekstā - "projekts"). Sūdzības iesniedzējs tika iecelts par projektu koordinatoru universitātes vārdā.

3. Līgumā bija noteikts, ka maksimālais ES ieguldījums projektā būs EUR 336 677. Detalizēta maksāšanas kārtība tika noteikta līguma otrajā pielikumā ar nosaukumu "Vispārīgie noteikumi".

4. Līgumā bija noteikts, ka projekts sāksies 2004. gada 1. jūnijā un ilgs līdz 2008. gada 31. maijam, t. i., kopā 48 mēnešus. Projekts tika sadalīts četros pārskata periodos ar šādu ilgumu: P1, kas beidzas 2005. gada 30. maijā (1.–12. mēnesis); P2, kas beidzās 2006. gada 30. maijā (13.–24. mēnesis); P3, kas beidzās 2007. gada 30. maijā (25.–36. mēnesis), un P4, kas beidzās 2008. gada 30. maijā (37.–48. mēnesis).

5. Saskaņā ar līguma 4. un 5. pantu universitātei bija jāiesniedz Komisijai ziņojums par katru periodu. Tam bija jānotiek 45 dienu laikā pēc attiecīgā perioda beigu datuma. Līguma 6.1.b pantā saistībā ar Vispārīgo noteikumu II.7.2.b pantu bija paredzēts, ka universitātei ir jāiesniedz papildu ziņojums, ja tai ir nepieciešams papildu priekšfinansējums, kas nav paredzēts iepriekš minēto periodu beigās. Projekta koordinatoram ziņojumi bija jāiesniedz tiešsaistē, izmantojot Komisijas SESAM sistēmu. Viņam arī nācās izdrukāt ziņojumus un nosūtīt tos pa pastu.

6. Komisija 2004. gada 4. augustā izmaksāja universitātei pirmo projekta priekšfinansējumu (EUR 95 079).

7. Sūdzības iesniedzējs 2005. gada 15. jūlijā iesniedza Komisijai pirmo ziņojumu (P1 ziņojums), ko Komisija apstiprināja 2005. gada 18. oktobrī. Ņemot vērā, ka pieprasītās izmaksas bija mazākas par 70 % no pirmā priekšfinansējuma saskaņā ar Līguma [2] 6.1. panta b) punkta ii) apakšpunktu, Komisija neveica maksājumu par periodu P1.

8. Komisija 2005. gada 15. novembrī saņēma universitātes papildu ziņojumus. 2005. gada 22. decembrī tā tos apstiprināja un izmaksāja otro priekšfinansējumu EUR 107 322,64 apmērā, jo universitāte pa to laiku bija iztērējusi 70 % no pirmā priekšfinansējuma.

9. Sūdzības iesniedzējs 2006. gada 15. jūlijā iesniedza ziņojumu par otro pārskata periodu (P2 ziņojums), ko Komisija apstiprināja 2006. gada 10. oktobrī. Tā kā pieprasītās izmaksas bija mazākas par 70 % no otrā priekšfinansējuma, maksājums par periodu P2 netika veikts.

10. Sūdzības iesniedzējs 2007. gada 12. un 15. jūlijā iesniedza ziņojumu par projekta trešo posmu (P3 ziņojums).

11. Komisija 2008. gada 18. martā pieprasīja sūdzības iesniedzējam veikt dažas korekcijas ziņojumā P3.

12. Sūdzības iesniedzējs 2008. gada 16. jūnijā iesniedza P3 ziņojuma pilno versiju. Komisija 2008. gada 17. jūnijā apstiprināja P3 ziņojumu.

13. Tikmēr projekts beidzās 2008. gada 31. maijā. Tādējādi Universitāte pasūtīja revīziju, kas aptvēra visu projekta darbības laiku (no 2004. gada 1. jūnija līdz 2008. gada 31. maijam)[3].

14. Revidents 2008. gada 12. jūlijā izdeva galīgos secinājumus ("revīzijas sertifikāts"). Apliecinājumā revidents atsaucās uz divām Komisijas finanšu iemaksām (pirmo un otro priekšfinansējumu 202 897,46 EUR apmērā). Revidents apliecināja, ka universitāte iztērējusi 201 898 EUR par visu projektu.

15. Sūdzības iesniedzējs 2008. gada 15. jūlijā ar SESAM starpniecību iesniedza ziņojumu par 4. periodu (P4 ziņojums), galīgo ziņojumu un iepriekš minēto revīzijas sertifikātu. Tajā pašā dienā tā šos ziņojumus un revīzijas sertifikātu nosūtīja pa pastu. Komisija saņēma ziņojumus un revīziju 2008. gada 23. jūlijā.

16. Komisija 2008. gada 5. septembrī pa e-pastu lūdza sūdzības iesniedzēju ziņojumā P4 un galīgajā ziņojumā ieviest dažus labojumus. Savā e-pastā tā atsaucās uz revīzijas sertifikātu. Sūdzības iesniedzējs 2008. gada 15. septembrī nosūtīja labotos ziņojumus.

17. 2008. gada 1. decembrī Komisija pārskaitīja universitātei summu EUR 66 940,14 apmērā. Komisija uzskatīja, ka šis maksājums ir trešais projekta priekšfinansējums, kura pamatā bija ziņojums P3.

18. Komisija 2009. gada 6. janvārī apstiprināja P4 ziņojumu un nobeiguma ziņojumu.

19. Universitāte uzskata, ka summa EUR 66 940,14 apmērā, ko Komisija iemaksāja universitātes kontā 2008. gada 1. decembrī, bija dotācijas galīgais maksājums. Tā rezultātā 2009. gada martā universitāte iztērēja šo summu saviem pētījumiem, kas nav saistīti ar projektu.

20. Komisija 2009. gada 18. jūnijā lūdza revidentu sniegt paskaidrojumus par viņas honorāriem, kurus viņš sniedza 2009. gada 21. jūnijā.

21. Komisija 2009. gada 15. jūlijā informēja universitātes rektoru par savu nodomu sākt atgūšanas procedūru attiecībā uz EUR 66 940,14, kas samaksāti 2008. gada 1. decembrī. Komisijas vēstules kopija tika nosūtīta sūdzības iesniedzējam pa pastu [4]. Komisija lūdza Universitāti atmaksāt iepriekš minēto maksājumu, jo [Universitātes iztērētā projekta] pamatotā un pieņemtā summa bija mazāka par priekšfinansējumu. "

22. Sūdzības iesniedzējs, rīkojoties universitātes vārdā, apstrīdēja iepriekš minēto lēmumu vairākās turpmākās vēstulēs, kas tika nosūtītas Komisijai (datētas ar 2009. gada 17. jūliju, 30. jūliju, 31. jūliju, 11. augustu, 29. septembri un 3. novembri).

23. Sūdzības iesniedzēja 2009. gada 17. jūlija vēstulē bija izklāstīts viņa apsvērums, ka 2008. gada decembrī veiktais trešais priekšfinansējums ir galīgais maksājums. Komisija atbildēja 2009. gada 28. jūlijā un 2009. gada 11. septembrī. Šajās atbildēs tā norādīja, ka sūdzības iesniedzējs kļūdaini uzskatīja, ka 2008. gada 1. decembrī veiktais maksājums bija galīgais maksājums. Tas bija tāpēc, ka “nominālais priekšfinansējums nav finansējums pirms izmaksu rašanās, bet gan ieguldījums, pirms Komisija apstiprina radušās izmaksas. Trešo P3 perioda ziņojumu Eiropas Komisija apstiprināja 2008. gada 17. jūnijā. Trešais priekšfinansējums EUR 66 940,14 apmērā, kas izmaksāts 2008. gada 1. decembrī, tika aprēķināts, ņemot vērā trešajā periodiskajā ziņojumā deklarētos datus, nevis galīgo ziņojumu, ko [sūdzības iesniedzējs] arī bija iesniedzis starplaikā (2008. gada 23. jūnijā). Pēdējais tika apstiprināts tikai 2009. gada 9. janvārī."[5] Komisija arī apgalvoja, ka, pamatojoties uz galīgo ziņojumu, izrādījās, ka universitātes pieprasītās un revidenta apstiprinātās izmaksas bija EUR 201 989,18, kas ir mazāk nekā visas Komisijas iemaksas. Komisija piekrita segt revīzijas izmaksas (EUR 3606,56). Tomēr Komisija universitātei joprojām bija samaksājusi pārāk daudz EUR 64 332,82.

24. Sūdzības iesniedzējs 2009. gada 11. augustā nosūtīja vēstules komisāram Potocnik un Pētniecības ĢD ģenerāldirektoram. Viņš sūdzējās par Komisijas dienestu veikto projekta vispārējo finanšu pārvaldību.

25. Komisija 2009. gada 11. septembra vēstulē pauda nožēlu par pārpratumiem, kas radās tās saziņā ar sūdzības iesniedzēju, un atzina, ka "zināmā mērā" to izraisīja Komisijas kavēšanās attiecībā uz P3 ziņojuma un galīgā ziņojuma zinātnisko un administratīvo apstrādi. Komisija paziņoja, ka pirmā kavēšanās notika „2007. gada augustā pēc tam, kad sūdzības iesniedzējs bija iesniedzis P3 ziņojumu”, un pēc tam 2008. gada marta vidū, kad Komisija pirmo reizi pieprasīja sūdzības iesniedzējam veikt korekcijas.

26. Tajā pašā vēstulē Komisija arī paskaidroja, ka pēc tam, kad operatīvā vienība 2008. gada jūlija beigās saņēma ziņojumu P4 un nobeiguma ziņojumu, kas tika pabeigti 2008. gada septembrī, šīs operatīvās vienības zinātniskais darbinieks lūdza veikt nobeiguma ziņojuma ārēju pārskatīšanu (parastā prakse attiecībā uz Marijas Kirī vārdā nosauktajām uzņemšanas stipendijām). Šis pārskats tika pabeigts 2008. gada novembra beigās, un tajā projekts tika novērtēts kā “labs vai izcils”. 2009. gada janvārī operatīvā vienība projektu nodeva Administrācijas un finanšu nodaļai. Pēc galīgā ziņojuma analīzes Administrācijas un finanšu nodaļa konstatēja, ka universitātes deklarētās un revidenta apstiprinātās izmaksas bija mazākas nekā Komisijas iemaksas. Komisija secināja, ka "jebkurā gadījumā, ja Jūs uzskatāt, ka Komisijas 2008. gada 26. novembrī veiktais maksājums, ko tā Jums pārskaitīja 2008. gada decembra sākumā, bija galīgais maksājums, nevis priekšfinansējums, kas atbilst trešajam pārskata periodam, Jums bija jāsazinās ar Komisiju un jāatmaksā pārmaksātā summa, jo EK ieguldījums nekādā gadījumā nevar dot peļņu līgumslēdzējiem. Tikai tad, kad tika apstrādāts galīgais maksājums, Komisija saprata, ka ir notikusi pārmaksa."

27. Sūdzības iesniedzējs 2009. gada 29. septembrī reaģēja uz iepriekš minētajiem Komisijas uzskatiem. Viņš atkārtoja, ka savās atbildēs Komisija nav paudusi nostāju par viņa paziņojumu attiecībā uz trešo priekšfinansējumu, ka saskaņā ar līgumu trešais priekšfinansējums nevar attiekties uz P3 ziņojumu, jo šā projekta laikā sūdzības iesniedzējs neiztērēja 70 % no saņemtās naudas. Turklāt sūdzības iesniedzējs nepieprasīja papildu maksājumus. Sūdzības iesniedzējs piekrita, ka ES dotācijas to saņēmējiem nevajadzētu izmantot peļņas gūšanai. Tomēr arī dotācijām nevajadzētu radīt zaudējumus. Ņemot vērā to, ka Komisija neinformēja sūdzības iesniedzēju par to, kāds faktiski bija 2008. gada 1. decembra maksājums, universitāte šo naudu izmantoja pētniecībai. Atmaksājot šo naudu, tiktu slēgts Universitātes Ģenētikas departaments. Komisija arī nodarīja kaitējumu sūdzības iesniedzēja un viņa departamenta reputācijai, jo tā informēja universitātes rektoru (kurš informēja fakultātes dekānu), ka projekta īstenošanā ir bijuši " pārkāpumi ".

28. Savā 2009. gada 23. oktobra atbildē Komisija norādīja, ka tā nesaprot, kā tā būtu varējusi radīt Universitātei tiesisko paļāvību par to, ka tai ir tiesības iztērēt EUR 269 341,60. Universitāte pieprasīja un revidēja izmaksas 202 897,46 EUR apmērā, un Komisija apstiprināja 205 504,74 EUR (iepriekš minētās izmaksas plus revīzijas izmaksas).

29. Komisija 2009. gada 19. novembra papildu atbildē uz sūdzības iesniedzēja 2009. gada 3. novembra vēstuli norādīja, ka tā neturpinās saraksti ar sūdzības iesniedzēju par dotāciju. Tā norādīja, ka paziņojums par parādu, lai atgūtu pārmaksāto summu EUR 64 322,82 apmērā, tiks nosūtīts universitātes juridiskajam pārstāvim. Pēc tam sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda.

Izmeklēšanas priekšmets

30. Ombuds sāka izmeklēšanu par šādiem apgalvojumiem un prasībām:

Apgalvojumi:

1. Komisija, apstrādājot dotāciju, pieļāva vairākus administratīvus pārkāpumus.

2. Komisijas tiešsaistes ziņošanas sistēma SESAM ir bojāta.

Prasības:

1. Komisijai būtu jāatzīst savas kļūdas un jāatvainojas par tām.

2. Komisijai būtu jāmaksā sūdzības iesniedzējam kompensācija par zaudējumiem 100 000 EUR apmērā.

Izmeklēšana

31. Sūdzība tika iesniegta 2010. gada 12. martā. Ombuds to nosūtīja Komisijai 2010. gada 6. maijā, lūdzot sniegt atzinumu līdz 2010. gada 31. augustam. Komisija 2010. gada 25. oktobrī nosūtīja gan savu atzinumu, gan tā tulkojumu poļu valodā, kas tika nosūtīts sūdzības iesniedzējam ar aicinājumu sniegt apsvērumus. Sūdzības iesniedzējs savus apsvērumus nosūtīja 2011. gada 14. janvārī.

Ombuda analīze un secinājumi

A. Iespējamie administratīvie pārkāpumi, izskatot dotāciju un saistītos pieprasījumus

Ombudam iesniegtie argumenti

32. Lai pamatotu savu apgalvojumu, sūdzības iesniedzējs savā sūdzībā iesniedza vairākus argumentus. Viņš vispirms apgalvoja, ka Komisija veica “trešo priekšfinansējuma” maksājumu, lai gan universitāte i) nebija izpildījusi līgumā noteikto prasību iztērēt 70 % no Komisijas iepriekšējām iemaksām un ii) nebija iesniegusi nekādus papildu ziņojumus, lai parādītu šādus izdevumus. Turklāt Komisija veica trešo priekšfinansējuma maksājumu pēc tam, kad projekts bija pabeigts un bija iesniegts galīgais ziņojums. Tas liedza universitātei izmantot šo ieguldījumu projektā. Rezultātā Komisija kļūdaini mudināja sūdzības iesniedzēju uzskatīt, ka trešais priekšfinansējuma maksājums bija pēdējais maksājums. (Pirmais arguments)

33. Viņš arī apgalvoja, ka Komisija nav ievērojusi līgumā noteiktos termiņus trešā un ceturtā periodiskā ziņojuma (P3 ziņojums un P4 ziņojums) un galīgā ziņojuma novērtēšanai un apstiprināšanai. (otrais arguments)

34. Turklāt Komisija savlaicīgi un precīzi neinformēja sūdzības iesniedzēju, ka P3 ziņojums ir apstiprināts un ka, pamatojoties uz šo ziņojumu, tiks veikts trešais priekšfinansējuma maksājums. Sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka Komisijas interpretācija par priekšfinansējumu ir maldinoša. Viņš uzskata, ka Līguma vispārīgo noteikumu II.1. panta 16. punktā un II.21. pantā priekšfinansējums ir definēts kā ieguldījums, kas samaksāts, lai projekts varētu turpināties. (Trešais arguments)

35. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka Komisija ir tieši sazinājusies ar universitātes revidentu un rektoru, lai gan saskaņā ar līguma 9. panta 1. un 2. punktu tai vispirms bija jāsazinās ar projekta koordinatoru (sūdzības iesniedzēju) visos ar projektu saistītajos jautājumos. (ceturtais arguments)

36. Visbeidzot, Komisija pienācīgi neatbildēja uz sūdzības iesniedzēja 2009. gada 11. augusta vēstulēm Pētniecības ģenerāldirektorātam un komisāram Potocnik. Tā arī neatbildēja uz sūdzību, ko viņš nosūtīja uz šādu e-pasta adresi: sg-plaintes@ec.europa.eu. Viņš norāda, ka Komisija nav viņu informējusi, ka ārējie eksperti ir novērtējuši nobeiguma ziņojumu kā “labu līdz izcilu”. (piektais arguments)

37. Sūdzības iesniedzējs pieprasīja zaudējumu atlīdzināšanu un "oficiālu" atvainošanos. Pamatojot savu prasību par finansiālu kompensāciju, sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisijas trešais priekšfinansējuma maksājums lika viņam pavadīt astoņus mēnešus atbilstoši iestādei un izpētīt Komisijas finanšu noteikumus, nevis veikt zinātnisko darbu, rakstīt akadēmiskos tekstus, par kuriem viņš varētu nopelnīt papildu naudu, un pieteikties citām dotācijām.

38. Viņš arī apgalvoja, ka, ja viņš iepriekš būtu zinājis, ka ar P3 ziņojumu saistītais priekšfinansējums ir iespējams, viņa departaments būtu varējis iztērēt šo naudu projektam, pieprasīt šo naudu saskaņā ar līgumu un tādējādi izvairīties no tā pašreizējām finansiālajām grūtībām. Universitāte vēlējās iesniegt papildu ziņojumu pēc P3 perioda, lai parādītu, ka pa to laiku tā ir iztērējusi 70 % no ES ieguldījuma. Tomēr tā nevarēja to darīt, jo Komisija aizkavēja ziņojuma P3 novērtēšanu un apstiprināšanu. Ņemot vērā to, ka universitāte nevarēja finansēt projektu no saviem līdzekļiem, tai bija jāierobežo savi izdevumi par projektu līdz summām, ko iepriekš samaksāja Komisija.

39. Turklāt Komisijas tiešie kontakti ar universitātes rektoru radīja šaubas par sūdzības iesniedzēja kā projekta koordinatora reputāciju.

40. Savā atzinumā Komisija vispirms norādīja, ka tās trešajam priekšfinansējuma maksājumam bija pievienots Komisijas finanšu sistēmas (ABAC) ziņojums. Šajā ziņojumā bija norādīta universitāte, sūdzības iesniedzēja nosaukums, līguma numurs un projekta akronīms. Tā arī norādīja, ka maksājums attiecas uz P3. ziņojumu. Tomēr Komisija atzina, ka, kā apgalvo sūdzības iesniedzējs, viņš, iespējams, nav saņēmis šo ziņojumu. Budžeta ĢD informēja RTD ĢD, ka atkarībā no banku prakses dažādās dalībvalstīs šādi papildu ziņojumi var tikt saīsināti. Līdz ar to Komisija ir ieviesusi korektīvu pasākumu, un atbildīgais dienests tagad regulāri nosūta e-pastu projekta koordinatoram, kad tas veic katru priekšfinansējuma maksājumu. Tomēr Komisija šajā sakarā konstatēja, ka sūdzības iesniedzējs pastāvīgi sazinājās ar projekta un Komisijas finanšu amatpersonām un "viegli varēja jautāt par lietas virzību " .

41. Attiecībā uz galīgā ziņojuma novērtējumu Komisija norādīja, ka ārējā pārbaude ir standarta procedūra visām Marijas Kirī vārdā nosauktajām uzņēmējām stipendijām, kas ļauj Komisijai novērtēt pētniecības progresu visā līguma darbības laikā. Pārskatīšanā galīgais ziņojums tika novērtēts kā “no labas līdz izcilai”, un tas tika norādīts Komisijas iekšējos dokumentos (projekta novērtējuma ziņojumā un projekta pārskata ziņojumā). Šo informāciju glabā programmas iekšējam novērtējumam, un tāpēc to nesniedz koordinatoram, ja vien viņš to nepieprasa.

42. Attiecībā uz starpību starp priekšfinansējumu un galīgo maksājumu Komisija paskaidroja, ka termins “priekšfinansējums” ir definēts līguma noteikumos, proti, Līguma vispārīgo noteikumu II.1.16. pantā. Šī definīcija ir sīkāk izskaidrota Sestās pamatprogrammas Finanšu jautājumu rokasgrāmatā (81. un 82. lpp.). "[Tas] attiecas uz jebkuru daļēju ieguldījumu, kas ļauj turpināt projektu un ko izmaksā avansā, bet atsaucoties uz iepriekšējā periodā radušos izmaksu pamatojumu, nevis atsaucoties uz izmaksām, kas radīsies [nākamajā posmā]." Līguma 6. panta 1. punkta d) apakšpunktā termins "galīgais maksājums" ir definēts kā "jebkurš maksājums pārskata perioda beigās, kam pievienots revīzijas apliecinājums, tiek uzskatīts par galīgo maksājumu. " Tādējādi galīgais maksājums ir maksājums par faktiskajām izmaksām, kas radušās. Priekšfinansējums pieder Komisijai, un to var uzskatīt par galīgo maksājumu tikai tad, ja Komisija iepriekš ir apstiprinājusi pieprasītās izmaksas. Priekšfinansējumu izmanto darbuzņēmēji, bet tas "paliek Komisijas īpašumā." Priekšfinansējums kļūst par darbuzņēmēja īpašumu tikai par to priekšfinansējuma summu, ko sedz darbuzņēmēja pieprasītās izmaksas. Šīs izmaksas ir jāapstiprina revidentam un jāapstiprina Komisijai.

43. Attiecībā uz iepriekš minēto paskaidrojumu Komisija uzsvēra, ka sūdzības iesniedzējs ir apmeklējis mācību kursus, ko tas organizēja Varšavā un Krakovā 2007. gada maijā. Šajās mācībās galvenā uzmanība tika pievērsta finanšu jautājumiem, piemēram, starpībai starp priekšfinansējumu un maksājumiem, kas veikti pēc izmaksu pamatošanas. Turklāt zināšanu nodošanas shēmā ir paredzēti īpaši līdzekļi, lai saņēmēji varētu nolīgt speciālistus finanšu jautājumu uzraudzībai un pārraudzībai. Tomēr universitāte izmantoja tikai 10 % no šiem līdzekļiem.

44. Komisija arī apgalvoja, ka tās līgumslēdzēji/dotāciju saņēmēji ir atbildīgi par to, lai pārbaudītu, vai tās maksājums saskaņā ar līgumu ir pareizs. Ja maksājums pārsniedz radušās izmaksas, tām būtu jāsazinās ar Komisiju un jāatdod saņemtā summa pārpalikumā. "EK ieguldījums nekādā gadījumā nevar radīt peļņu līgumslēdzējiem."

45. Komisija paskaidroja, ka pat tad, ja universitāte neiztērēja 70 % no Komisijas iepriekšējā priekšfinansējuma, trešais priekšfinansējums bija pamatots. Tas bija saistīts ar attiecīgajām izmaiņām Finanšu regulas EK īstenošanas noteikumos (180. panta 1. punkts), kas tika ieviestas pa šo laiku. 2007. gada 3. decembrī visi Marijas Kirī vārdā nosauktās Sestās pamatprogrammas koordinatori (tostarp sūdzības iesniedzējs) tika informēti par šīm izmaiņām.

46. Komisija pauda nožēlu par to, ka trešais priekšfinansējuma maksājums un ziņojumu P3 un P4 un nobeiguma ziņojuma apstrāde notika ar administratīvu kavēšanos, jo īpaši saistībā ar " administratīvo pārslodzi, kas saistīta ar Pētniecības izpildaģentūras (REA) izveidi" Komisija savā atzinumā atvainojās par šo kavēšanos un atgādināja, ka tā jau bija atvainojusies 2009. gada 11. septembra vēstulē sūdzības iesniedzējam, ko parakstījis Pētniecības ĢD direktors.

47. Komisija arī uzsvēra, ka katrs maksājums atbilst dažādiem pārskata periodiem un tiek apstrādāts atsevišķi. Neskatoties uz to, ka Komisija bija saņēmusi ziņojumu par periodu P4 (Ziņojums P4), pirms tā veica maksājumu (pēc ziņojuma P3 apstiprināšanas) par iepriekšējo periodu P3, tā veica pēdējo maksājumu, lai nesodītu [Universitāti], jo vairumā gadījumu atlikums ir pozitīvs." Tikai pēc ziņojumu P4 un galīgā ziņojuma analīzes kļuva skaidrs, ka Komisijas samaksātais kopējais ieguldījums, kam vajadzētu būt vienādam ar faktiskajām izmaksām, ko pieprasījusi Universitāte, apliecinājis revidents un apstiprinājusi Komisija, bija lielāks nekā kopējā priekšfinansējuma summa, ko Komisija jau bija pārskaitījusi Universitātei. Šī starpība bija 63 836,86 EUR. Patiesi, pirmajā periodā pieprasītās izmaksas bija 47 110 EUR; otrajā periodā: 51 967,27 EUR; trešajā periodā: EUR 32 450,87; un ceturtajā periodā: EUR 73 976,60 [6], kopā: 205 504,74 EUR. Kopējais Komisijas izmaksātais priekšfinansējums bija EUR 269 341,60. Projekta sākumā Komisija samaksāja 95 079 EUR; pēc P2 ziņojuma papildziņojuma iesniegšanas tā samaksāja 107 322,46 EUR un, visbeidzot, kā trešo priekšfinansējumu tā samaksāja 66 940,14 EUR. Rezultātā tika izdots atgūšanas rīkojums par summu 63 836,86 EUR apmērā, pieskaitot procentus 495,96 EUR apmērā.

48. Saskaņā ar līgumu Komisija savu saraksti par līgumu adresēja sūdzības iesniedzējam. 2009. gada 15. jūlijā tā nosūtīja vēstuli bijušajam universitātes rektoram (kas bija universitātes likumīgais pārstāvis līguma parakstīšanas brīdī), lai informētu viņu par savu nodomu atgūt maksājamo summu. Komisija nosūtīja sūdzības iesniedzējam šīs vēstules kopiju. Komisija 2009. gada 28. jūlijā nosūtīja vēl vienu vēstuli sūdzības iesniedzējam un kopiju jaunajam universitātes rektoram. Komisija uzsvēra, ka tā nekad nav apšaubījusi sūdzības iesniedzēja kā koordinatora reputāciju.

49. Komisija norādīja, ka ir atbildējusi uz visām sūdzības iesniedzēja vēstulēm un e-pasta vēstulēm, un iesniedza savu atbilžu kopijas kopā ar atzinumu. Attiecībā uz sūdzību, kas nosūtīta uz e-pasta adresi sg-plaintes@ec.europa.eu, Komisija pārbaudīja savus ierakstus un apstiprināja, ka nav saņēmusi šo e-pastu. Proti, sūdzības kopijā, kas kopā ar sūdzību iesniegta ombudam un nosūtīta Komisijai, nav norādīts nosūtīšanas datums un laiks attiecīgajā jomā.

50. Noslēgumā Komisija atsaucās uz Līguma vispārīgo noteikumu II.3. pantu, kurā noteikts, ka „koordinators b) nodrošina projekta efektīvu īstenošanu un veic visus vajadzīgos un saprātīgos pasākumus, lai nodrošinātu, ka projekts tiek īstenots saskaņā ar šā līguma noteikumiem un nosacījumiem …„Projekta koordinators ir atbildīgs par līdzekļu pārvaldību pēc līguma parakstīšanas. Tādēļ viņam/viņai ir pienākums iepazīties ar attiecīgajiem finanšu noteikumiem, kas piemērojami attiecīgajam projektam, pirms projekta un tā laikā, lai izvairītos no problēmām tā beigās." Viņam/viņai ir pienākums iepazīties ar Komisijas noteikumiem, kas attiecas uz projektu, un Komisija atvieglo šo uzdevumu veikšanu, organizējot mācības un nodrošinot īpašus līdzekļus, lai pieņemtu darbā profesionālu projekta vadītāju. Finansiālās grūtības, uz kurām sūdzības iesniedzējs atsaucās savā sūdzībā, izrietēja no tā, ka viņš nesaskaņoja radušās izmaksas ar saņemtajiem līdzekļiem. Saskaņā ar Līgumu ir jāatgūst visi Komisijas pārmaksātie līdzekļi.

51. Komisija savā atzinumā (poļu valodas versijā) piebilda, ka tā "neuzskata, ka ir pamatoti izmaksāt sūdzības iesniedzējam kompensāciju, jo kopš 2008. gada decembra sūdzības iesniedzēja rīcībā ir EUR 63 836,86, kas pieder Komisijai " .

52. Savos apsvērumos sūdzības iesniedzējs saglabāja visus savus sākotnējos argumentus un apgalvojumus. Viņš atsaucās uz Komisijas paziņojumu 51. punktā, kurā viņam nosūtītā atzinuma poļu valodas versija ir šāda: "kopš 2008. gada decembra sūdzības iesniedzēja rīcībā ir EUR 63 836,86"(izcēlums pievienots). Viņš konstatēja, ka Komisija pret viņu ir izvirzījusi nopietnu un nepamatotu apsūdzību, lai gan ir skaidrs, ka sūdzības iesniedzējam kā koordinatoram nebija juridisku iespēju rīkoties ar universitātei piešķirto dotāciju. Turklāt sūdzības iesniedzējs jau bija redzējis attiecīgos dokumentus, kas liecināja, ka 2009. gada 9. decembrī universitāte bija atmaksājusi Komisijai summu EUR 64 332,82 apmērā divos vienreizējos maksājumos (EUR 55 307,33 un pēc tam EUR 9025,49).

53. Turklāt sūdzības iesniedzējs uzskatīja par netaisnīgu to, ka Komisija netieši norādīja, ka viņš nezināja attiecīgos finanšu noteikumus un nespēja saskaņot radušās izmaksas ar saņemtajiem līdzekļiem. Šajā sakarā viņš atgādināja, ka revidents nekonstatēja nekādus pārkāpumus. "Viņa problēmas" sākās tikai pēc tam, kad Komisija bija nepamatoti veikusi trešo priekšfinansējuma maksājumu. Viņš uzsvēra, ka Komisija pati ir novērtējusi viņa koordinēto projektu kā “labu vai izcilu”.

Ombuda novērtējums

Sūdzības iesniedzējs ir iesniedzis piecus argumentus saistībā ar savu pirmo apgalvojumu:

Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja ceturto argumentu, ka Komisija ir pārkāpusi līgumu, viņa vietā sazinoties ar citiem

54. Līguma 9. panta 1. punktā ir noteikts, ka "jebkuru Līgumā paredzēto saziņu … iesniedz uz [sūdzības iesniedzēja adresi]."

55. Sākotnējā sūdzībā sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka Komisija nav ievērojusi šo noteikumu, nosūtot: 2009. gada 15. jūlija vēstuli par atgūšanas rīkojumu universitātes rektoram un ii) 2009. gada 18. jūnija e-pasta vēstuli revidentam, lūdzot paskaidrojumu par revīzijas sertifikātu. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos piebilda, ka 2009. gada 26. novembrī Komisija nosūtīja paziņojumu par parādu universitātes rektoram, bet nenosūtīja tā kopiju.

56. No vienas puses, šķiet, ka Līguma 9.1. pants neattiecas uz iepriekš minēto saraksti, jo tā tika nosūtīta pēc Līguma galīgās izpildes dienas. Tomēr, no otras puses, Līguma 2. pantā ir paredzēts, ka Vispārīgo noteikumu II.7. panta noteikumi ir piemērojami arī pēc galīgā izpildes datuma. Vispārīgo noteikumu II.7. pantā ir noteikts darbuzņēmēju pienākums iesniegt Komisijai ziņojumus un nodevumus saskaņā ar Līguma 9.1. pantu. Ombuds uzskata, ka pat tad, ja Vispārīgo noteikumu II.7. pants (un tādējādi Līguma 9.1. pants) attiecas tikai uz darbuzņēmējiem, būtu taisnīgi, ja Komisija savu korespondenci uz sūdzības iesniedzēja adresi (kā noteikts Līguma 9.1. pantā) nosūtītu arī pēc Līguma izpildes. Galu galā par Vispārīgo noteikumu II.7. pantu nebija atsevišķas apspriešanās, un šķiet, ka tā piemērošana tikai līgumslēdzējiem radīja ievērojamu nelīdzsvarotību pušu saistībās, kas izriet no Līguma [7].

57. Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds norāda, ka universitāte, ko pārstāvēja tās rektors, bija Komisijas līgumslēdzējs. Šā iemesla dēļ bija pamatoti nosūtīt rektoram vēstules, lai informētu viņu par atgūšanas rīkojumu. Tāpat bija pamatoti vērsties tieši pie revidenta saistībā ar revīzijas apliecinājumu par projektu, kuru viņa bija revidējusi. Ombuds uzskata, ka, nosūtot iepriekš minēto vēstuļu kopijas sūdzības iesniedzējam, Komisija rīkojās godīgi.

58. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos apgalvoja, ka Komisija viņam nav nosūtījusi saraksti, ko tā 2009. gada 26. novembrī nosūtīja universitātes rektoram. Ombuds neuzskata par lietderīgu lūgt Komisiju sniegt komentārus par šo jauno iespējamo faktu. Ir skaidrs, ka Komisija rakstīja rektoram pēc lēmuma pieņemt atgūšanas rīkojumu, kas tika paziņots sūdzības iesniedzējam 2009. gada 19. novembrī. Šis lēmums ir šāds: "Es uzskatu, ka fakti par šo lietu tagad ir labi zināmi, un tāpēc es turpmāk ar jums nesazināšos par šo jautājumu. Lai turpinātu atgūt pārmaksāto summu 64 322,82 EUR apmērā, esmu uzdevis saviem dienestiem tieši nosūtīt nepieciešamo debetnotu universitātes juridiskajam pārstāvim."

59. Ņemot vērā savus konstatējumus 56. un 57. punktā, ombuds uzskata, ka, nenosūtot sūdzības iesniedzējam 2009. gada 26. novembra vēstules kopiju universitātes rektoram, Komisija ir rīkojusies negodīgi. Tas bija pirmais administratīvas kļūmes gadījums.

Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja piekto argumentu par viņa saraksti ar Komisiju

60. Ombuds norāda, ka Komisija kopā ar savu atzinumu ir iesniegusi uz sūdzības iesniedzēja vēstulēm sniegto atbilžu kopijas. Tās ietvēra 2009. gada 28. jūlija atbildi uz sūdzības iesniedzēja 2009. gada 17. jūlija vēstuli; 2009. gada 23. oktobra atbildi uz sūdzības iesniedzēja 2009. gada 29. septembra vēstuli; 2009. gada 19. novembra atbildi uz sūdzības iesniedzēja 2009. gada 3. novembra vēstuli; un 2009. gada 11. septembra atbildi uz sūdzības iesniedzēja 2009. gada 11. augusta vēstulēm, kas tajā pašā dienā adresētas gan komisāram Potocnik, gan Pētniecības ģenerāldirektorātam [8]. Tā arī paskaidroja, kāpēc tā nevarēja atrast saraksti, ko sūdzības iesniedzējs it kā bija nosūtījis uz Komisijas Ģenerālsekretariāta e-pasta adresi (49. punkts). Šis paskaidrojums ir pamatots. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos nesniedza skaidrus pierādījumus par attiecīgā e-pasta nosūtīšanas laiku un datumu. Ombuds arī uzskata par pamatotu Komisijas paskaidrojumu par to, kāpēc tā neinformēja sūdzības iesniedzēju, ka ārējie eksperti ir novērtējuši galīgo ziņojumu kā "labu līdz izcilu" (41. punkts iepriekš).

61. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos precizēja savu piekto argumentu, norādot, ka Komisijas atbilžu saturs, viņaprāt, ir neapmierinošs. Tā kā sūdzības priekšmets ietver šo vēstuļu saturu un ombuda novērtējums, kura rezultātā tika sagatavots ieteikuma projekts, ietver šo atbilžu būtiskos aspektus, ombuds uzskata, ka nav nepieciešama turpmāka izmeklēšana par sūdzības iesniedzēja pārformulēto argumentu.

Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja pirmo, otro un trešo argumentu par Komisijas iespējamo kavēšanos un tās trešo priekšfinansējuma maksājumu

62. Ombuds norāda, ka sūdzības iesniedzējs iesniedza ziņojumu P3 2007. gada 12. un 15. jūlijā, un Komisija uz šo ziņojumu pirmo reizi reaģēja (pieprasot grozījumus) 2008. gada 18. martā. Līguma II pielikuma "Vispārīgie nosacījumi" II.8.2. punktā, kas ir tā neatņemama sastāvdaļa, tomēr ir noteikts, ka "Komisija apņemas novērtēt [periodiskos] projekta darbības ziņojumus … 45 dienu laikā pēc to saņemšanas. " Pats par sevi saprotams, ka Komisija ir pārsniegusi 45 dienu termiņu, atvēlot aptuveni astoņus mēnešus ziņojuma P3 novērtēšanai.

63. Turklāt šī kavēšanās P3 ziņojuma novērtēšanā radīja domino efektu. Pirmkārt, sūdzības iesniedzējs nevarēja ieviest vajadzīgās izmaiņas un iesniegt pienācīgi grozīto P3 ziņojumu līdz 2008. gada 16. jūnijam. Otrkārt, Komisija apstiprināja P3 ziņojumu tikai 2008. gada 17. jūlijā, proti, gadu pēc tā sākotnējās iesniegšanas un saņemšanas. Treškārt, Komisija "trešo priekšfinansējumu" saistībā ar P3 ziņojumu izmaksāja tikai 2008. gada 1. decembrī [9]. Tas bija tāpēc, ka priekšfinansējumu varēja veikt tikai "pēc tam, kad bija apstiprināti attiecīgie ziņojumi, kas minēti līguma II pielikuma (Vispārīgi nosacījumi) II.7. pantā "[10].

64. Turklāt Komisija 2008. gada 15. septembrī saņēma ziņojuma P4 un nobeiguma ziņojuma grozītās versijas, bet apstiprināja tās tikai 2009. gada 6. janvārī. Tas liecina, ka Komisija atkal nav ievērojusi 45 dienu līgumā noteikto termiņu ziņojumu novērtēšanai.

65. Komisija šos kavējumus pamato ar savu reorganizāciju ("administratīvā pārslodze, kas saistīta ar Pētniecības izpildaģentūras izveidi"). Tomēr šāda administratīvā ērtība nevar būt pietiekama, lai pamatotu astoņu mēnešu kavēšanos sūdzības iesniedzēja P3 ziņojuma pirmās versijas izskatīšanā. Ombuds norāda, ka sūdzības iesniedzējs, zinātnieks, nodarbojas ar dotācijas pārvaldību viens pats (kā arī ar savu zinātnisko darbu), savukārt Komisijas rīcībā ir vairāki specializēti dienesti, kas veic tās uzdevumus. Komisijas rīcībā ir pietiekami līdzekļi un resursi, lai nodrošinātu, ka iekšējā administratīvā reorganizācija neietekmē tās līgumslēdzēju un dotāciju saņēmēju intereses.

66. Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds uzskata, ka Komisijas ļoti nopietnie un nepamatotie kavējumi, jo īpaši kavēšanās ar ziņojuma P3 izskatīšanu, kas savukārt izraisīja trešā priekšfinansējuma maksājuma aizkavēšanos, bija tās līgumsaistību pārkāpums [11].

67. Turklāt viss liecina par to, ka Komisija trešo novēloto priekšfinansējumu veica automātiski pēc tam, kad tā bija novēloti apstiprinājusi ziņojumu P3. Tas notika, neskatoties uz to, ka tā apzinājās, ka universitāte nevar un tai nevajadzētu izmantot šādu finansējumu. Ja ņem vērā tikai Līguma II.1.16. panta noteikumu formulējumu [12], priekšfinansējums ir skaidri paredzēts, lai segtu projekta nākamo posmu [13]. 2008. gada 1. decembrī šāds nākamais posms nebija iespējams, jo attiecīgais projekts bija beidzies un Komisija par to bija labi informēta.

68. Pieejamie pierādījumi [14] patiešām liecina, ka vismaz 2008. gada septembra sākumā, t. i., trīs mēnešus pirms tam, kad Komisija veica trešo priekšfinansējumu saistībā ar P3 ziņojumu par 3. periodu, Komisija bija informēta par 2008. gada 12. jūlija revīzijas apliecinājuma saturu, kas attiecās uz visiem projekta periodiem un visos ziņojumos pieprasītajām izmaksām. Pamatoti ir tas, ka ziņojumā P4 un galīgajā ziņojumā, ko iesniedza vienlaikus ar revīzijas sertifikātu, nevarēja un nebija citu datu kā vien tie, kas ietverti revīzijas sertifikātā [15]. Pēc tam, kad Komisija bija ņēmusi vērā revīzijas apliecinājuma saturu, nebija jāanalizē ziņojums P4 un galīgais ziņojums, lai secinātu, ka 2008. gada 1. decembrī trešā priekšfinansējuma maksājumam nebūtu effet utile.

69. Revīzijas apliecinājumā revidents apliecināja, ka projekts beidzās 2008. gada 31. maijā un ka līdz tam universitāte visos projekta periodos bija iztērējusi EUR 201 898. No revīzijas apliecinājuma izrietēja, ka attiecināmās izmaksas, kas Universitātei radās saistībā ar projektu, bija gandrīz vienādas ar Komisijas jau samaksāto summu (pirmais priekšfinansējums EUR 95 079 apmērā un otrais priekšfinansējums EUR 101 311,46 apmērā, kopā EUR 196 380). Universitāte projektam neiztērēja nekādus līdzekļus, izņemot tos, ko 2008. gada jūlijā apliecināja revidents. Turklāt tas nepieprasīja papildu naudu no Komisijas [16]. Tāpēc 2008. gada decembrī Komisijai nebija iemesla "piešķirt" papildu ES līdzekļus, lai "nesodītu" universitāti.

70. Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds uzskata, ka, samaksājot universitātei novēloto trešo priekšfinansējumu laikā, kad to vairs nevarēja izmantot projektam, Komisija pieļāva otru administratīvas kļūmes gadījumu.

Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja apgalvojumiem

71. Sūdzības iesniedzējs pieprasīja finansiālu kompensāciju 100 000 EUR apmērā.

72. Sūdzības iesniedzējs pamatoti apgalvoja, ka, tā kā trešais priekšfinansējums netika izmaksāts projekta darbības laikā, projekts beidzās 2008. gada maijā, kad tika izmantoti ES līdzekļi, kas bija par 25 % mazāki, nekā sākotnēji plānots (projektam paredzētā kopējā summa bija EUR 336 677.)

73. Nevar izslēgt, ka, ja trešais priekšfinansējums būtu izmaksāts pareizajā laikā, projekta rezultāti būtu varējuši būt vēl labāki. Tas nāktu par labu gan universitātei, gan tās zinātniekiem, kas strādā pie projekta (tostarp sūdzības iesniedzējam), un galu galā par labu Eiropas zinātnei. Patiešām, ja Komisija nebūtu novēloti novērtējusi P3 ziņojumu un būtu ievērojusi 45 dienu līgumā noteikto termiņu novērtējuma veikšanai, tādu pašu summu EUR 66 940,14 būtu bijis iespējams samaksāt līgumā noteiktajā termiņā, t. i., 90 dienu laikā no labotā ziņojuma saņemšanas [17], t. i., ne vēlāk kā līdz 2007. gada beigām. Tas būtu bijis iespējams pat tad, ja sūdzības iesniedzējam būtu bijis jāievieš labojumi. Ombuds norāda, ka no 2007. gada 16. jūlija noteikums, ka 70 % no iepriekšējā finansējuma jāizlieto, lai saņemtu jaunu maksājumu ("70 % noteikums"), vairs nebija piemērojams [18]. Tāpēc, ja trešais priekšfinansējums būtu bijis pieejams līdz 2007. gada beigām, universitāte joprojām būtu varējusi izmantot šo summu projektam. Šādus papildu izdevumus varēja uzrādīt projekta beigās (2008. gada maijā) sagatavotajā revīzijas apliecinājumā. Ja universitāte nebūtu varējusi izmantot vai tai nebūtu vajadzējis izmantot šo summu, revīzijas sertifikātā šī summa Komisijai būtu bijusi norādīta kā pārpalikums.

74. Tomēr lietas materiālos pieejamie pierādījumi liecina, ka pēc ziņojuma P3 iesniegšanas un līdz projekta beigām (2008. gada maijam) universitāte nepieprasīja papildu līdzekļus no Komisijas par projektu (sākot no 2007. gada decembra, sūdzības iesniedzējs zināja, ka "70 % noteikums" vairs nav piemērojams [19]. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos norādīja, ka viņš nav iesniedzis šādu pieprasījumu. Universitāte joprojām būtu varējusi iesniegt papildu ziņojumus, un tā būtu varējusi arī lūgt pagarināt projekta galīgo īstenošanas termiņu, ja tā uzskatītu, ka papildu ES līdzekļi varētu palīdzēt sasniegt labākus rezultātus. Tādā gadījumā būtu bijis iespējams izdarīt attiecīgus līguma grozījumus [20]. Tā vietā universitāte varēja izbeigt projektu ar nelielu ES ieguldījumu un organizēt citu, ārpus ES finansējumu [21] tādā veidā, ka projekta rezultātā Komisija novērtēja "labu līdz izcilu." Tas būtu slavējams, bet nedod tiesības universitātei pieprasīt zaudējumu atlīdzību.

75. Kopumā ombuds secina, ka sūdzības iesniedzējs nav pierādījis, ka universitāte ir zaudējusi naudu, jo ES finansējums projektam bija ierobežots līdz EUR 201 898,18.

76. Turklāt sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka, ja trešais priekšfinansējums nebūtu izmaksāts 2008. gada 1. decembrī, viņa strīds ar Komisiju nebūtu noticis. Kopumā viņš uzskatīja, ka Komisijas nepamatotais maksājums bija iemesls viņa prasībai par zaudējumu atlīdzību, kas atspoguļoja laiku un pūles, kas viņam bija jāiegulda strīdā.

77. Tomēr ombuds norāda, ka strīda iemesls bija ne tikai novēlots un nelietderīgs trešais priekšfinansējums, bet arī tas, ka šo summu iztērēja universitāte. Ombuds atzīst, ka ir iespējams, ka Komisija pienācīgi neinformēja sūdzības iesniedzēju par EUR 66 940,14, ko tā samaksāja [22]. Tomēr ombuds uzskata, ka sūdzības iesniedzējam būtu bijis pamatoti jautāt Komisijai par šā maksājuma iemesliem, pirms universitāte iztērēja naudu (saskaņā ar sūdzības iesniedzēja sniegto informāciju universitāte sāka iztērēt šo summu 2009. gada martā, un tā tika atmaksāta Komisijai 2009. gada decembrī [23]). Visbeidzot, sūdzības iesniedzējs un Komisija piekrīt, ka dotācijas būtu jāizmanto tikai, lai segtu projektus, nevis lai labuma guvējam radītu peļņu. Universitāte noslēdza projektu ar Komisijas izmaksātajiem līdzekļiem līdz 2008. gada 1. decembrim.

78. Ņemot vērā to, ka sūdzības iesniedzējs nekad nav uzdevis šādu jautājumu, ombuds nevar atbalstīt savu prasību par zaudējumu atlīdzināšanu saistībā ar iespējamiem zaudējumiem, kas radušies viņa strīda ar Komisiju dēļ ("astoņi mēneši atbilst iestādei un lai izpētītu Komisijas finanšu noteikumus tā vietā, lai veiktu zinātnisko darbu un rakstītu akadēmiskos tekstus, par kuriem viņš varētu nopelnīt papildu naudu vai pieteikties citām dotācijām ").

79. Tomēr ombuds uzskata, ka saskaņā ar viņa pirmo un otro konstatējumu par administratīvām kļūmēm (59. un 70. punkts) Komisijai būtu jāpiedāvā sūdzības iesniedzējam un Universitātei patiesa atvainošanās.

80. Šajā sakarā ombuds norāda, ka Komisija atvainojās par kavēšanos ziņojumu apstrādē. Tomēr sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos nepieņēma šo atvainošanos. Ombuds saprot sūdzības iesniedzēja viedokli.

81. Pirmkārt, tā uzskata, ka papildus acīmredzami nepareizas informācijas sniegšanai (kā minēts iepriekš 79. punktā) Komisija pieļāva kļūdu, kas izraisīja sūdzības iesniedzēja saprotamu sašutumu. Atzinuma tulkojumā poļu valodā Komisija [24] izteica nepareizu apgalvojumu, ka "sūdzības iesniedzēja rīcībā ir EUR 63 836. 86 atrodas viņa valdījumā kopš 2008. gada decembra" (izcēlums pievienots). Tomēr atzinuma angļu valodas versijā tas pats teikums ir šāds: "kopš 2008. gada decembra sūdzības iesniedzēja rīcībā ir EUR 63 836,86" (izcēlums pievienots). Piederības noteicējs "tās" patiešām liecina, ka patiesībā Komisija vēlējās atsaukties uz universitāti. Tomēr ir žēl, ka Komisija nav rūpīgi formulējusi tik svarīgu paziņojumu un nav arī pienācīgi pārbaudījusi savus tulkojumus.

82. Sūdzības iesniedzējam, universitātes rektoram un revidentam adresētajās vēstulēs/e-pasta vēstulēs Komisija nesniedza piezīmes, kuras pamatoti varētu uzskatīt par tādām, kas liek apšaubīt sūdzības iesniedzēja reputāciju. Tomēr, pēc tās domām, šajā izmeklēšanā Komisija, šķiet, to darīja. Ombuds uzskata, ka Komisijas komentāri par sūdzības iesniedzēja zināšanām par finanšu noteikumiem vai par viņa spēju pārvaldīt līdzekļus bija pilnīgi nevajadzīgi un bezmērķīgi.

83. Ņemot vērā iepriekš minēto, ombuds sagatavos turpmāk izklāstīto ieteikuma projektu. Viņš norāda, ka savos apsvērumos sūdzības iesniedzējs uzstāja, ka šai atvainošanās jābūt “oficiālai”, un skaidri norādīja, ka par kavēšanos ir atbildīga Komisija, nevis sūdzības iesniedzējs.

B. Iespējamie defekti tiešsaistes ziņošanas sistēmā SESAM

Ombudam iesniegtie argumenti

84. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka SESAM sistēma neļauj par projektu atbildīgajai amatpersonai ieviest jebkādas nelielas izmaiņas saņemtajos ziņojumos. Viņš uzskatīja, ka šādu (labu) praksi ir apgājis nosaukts Komisijas ierēdnis, kurš ieviesa izmaiņas “Finansējuma sadales ziņojumā” ārpus SESAM sistēmas (Excel aprēķina lapā), lai maksājumu 66 940,14 EUR apmērā parādītu kā “trešo priekšfinansējumu”. Amatpersona nelūdza sūdzības iesniedzēju (kā projekta koordinatoru) ieviest šādas izmaiņas, izmantojot SESAM. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka gadu pēc ziņojuma P3 iesniegšanas cits atbildīgais ierēdnis viņam nosūtīja izmantojamās veidnes, kuru SESAM nebija. Viņš uzskata, ka tas liecina par to, ka SESAM nav noteiktu standartu. Sistēmas darbība bija atkarīga no to amatpersonu gribas, kuras nodarbojās ar dotāciju (projektu vadīja deviņas amatpersonas). Viņš arī norādīja uz vairākām tehniskām problēmām, ar kurām viņš saskārās, izmantojot SESAM (parole nedarbojās, kad viņš vēlējās nosūtīt P1 ziņojumu, tobrīd atbildīgais ierēdnis nevarēja atiestatīt sistēmu, un viņam bija problēmas iesniegt arī P3 ziņojumu).

85. Savā atzinumā Komisija norādīja, ka ziņošanas noteikumi un tiešsaistes ziņošanas sistēma tika izveidota Sestās ^{pamatprogrammas} sākumā, un Komisija, izmantojot tiešus kontaktus pa e-pastu un sanāksmju laikā, informēja visus koordinatorus par to, kā viņiem būtu jāziņo par projektu. Šie noteikumi tika izskaidroti arī tiešsaistē pieejamajās ziņošanas vadlīnijās (Komisija sniedza attiecīgo saiti). Komisija apgalvoja, ka pamatprogrammas laikā sistēma tika uzlabota, lai padarītu to lietotājdraudzīgāku un novērstu pēc iespējas vairāk trūkumu.

86. Fakts, ka SESAM sistēma neļauj projektu koordinatoriem ieviest nelielas izmaiņas, ir pamatots, jo tas ir aizsardzības pasākums saņēmējiem. Koordinatoriem jāveic visas izmaiņas, lai izvairītos no tā, ka Komisijas ierēdņi veic izmaiņas pēc savas iniciatīvas, vai lai izvairītos no diskusijām par to, ko varētu uzskatīt par nelielām izmaiņām. Komisija to uzskata par labu praksi.

87. Sūdzības iesniedzēja arguments par pašu projektu vadītāju veikto ziņojumu novērtējumu nav pamatots, jo SESAM ir standarta novērtējuma veidlapas un projektu vadītāji ir apmācīti par to, kā novērtēt projektu izpildi un īstenošanu saskaņā ar iekšēji apstiprinātiem noteikumiem un procedūrām.

Ombuda novērtējums

88. Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja argumentu, ka minētā amatpersona ir ieviesusi attiecīgas izmaiņas ārpus SESAM, ombuds pauž nožēlu, ka Komisija nav paudusi nostāju par šo iespējamo faktu ne vēstulēs sūdzības iesniedzējam, ne savā atzinumā. Tomēr, ņemot vērā to, ka iespējamais fakts attiecas uz Komisijas rīcību, saistībā ar kuru tika konstatēta otrā administratīva kļūme, ombuds neuzskata par lietderīgu izskatīt šo argumentu atsevišķi.

89. Attiecībā uz pārējiem sūdzības iesniedzēja argumentiem ombuds neuzskata, ka sūdzības iesniedzējs ir pierādījis nopietnu sistēmas nepilnību. Piemēram, sūdzības iesniedzējs 2007. gada 10. jūlijā informēja Komisiju par savām problēmām, mēģinot iesniegt ziņojumu P3. Pēc tam viņš varēja iesniegt šo ziņojumu divas dienas vēlāk, 2007. gada 12. jūlijā.

90. Ombuds secina, ka turpmāka izmeklēšana par otro apgalvojumu nav pamatota.

C. Ieteikuma projekts

Pamatojoties uz izmeklēšanu saistībā ar šo sūdzību, ombuds iesniedz Eiropas Komisijai šādu ieteikuma projektu:

Komisijai būtu jānosūta vēstule universitātes rektoram, kurā tai būtu jāatvainojas sūdzības iesniedzējam un universitātei par kavēšanos, jo īpaši attiecībā uz kavēto un nelietderīgo trešo priekšfinansējuma maksājumu. Šajā vēstulē tai arī jānorāda, ka sūdzības iesniedzēja kā projekta koordinatora darbs nekādi neietekmēja Komisijas kavēšanos. Visbeidzot, tai būtu jāatzīst sūdzības iesniedzēja un universitātes darbs saistībā ar spēju pabeigt projektu ar ļoti labiem rezultātiem, izmantojot mazāku ES finansējumu, nekā sākotnēji paredzēts.

Komisija un sūdzības iesniedzējs tiks informēti par šo ieteikuma projektu. Saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu Komisija līdz 2011. gada 30. septembrim nosūta sīki izstrādātu atzinumu. Detalizētajā atzinumā varētu iekļaut ieteikuma projekta pieņemšanu un aprakstu par to, kā tas ir īstenots.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbūrā, 2011. gada 16. jūnijā

---

[1] Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (94/262/EOTK, EK, Euratom), OV L 113, 15. lpp.

[2] Līguma 6.1. panta b) punkta ii) apakšpunkta pēdējā teikumā bija noteikts: "Ja pārskata perioda beigās ir izlietoti mazāk nekā 70 % no priekšfinansējuma un neatkarīgi no tā, ka Komisija ir apstiprinājusi saistītos ziņojumus, , turpmāko starpposma priekšfinansējumu var izmaksāt tikai tad, ja i) par minēto pārskata periodu ir sniegts revīzijas apliecinājums vai ii) pamatojoties uz papildu periodisko vadības ziņojumu, kas minēts II.7.2. panta b) punktā un ko iesniedz Komisijai, tiklīdz ir sasniegts iepriekš minētais izdevumu līmenis."

[3] Saskaņā ar Līguma vispārīgo noteikumu II.7.3. un II.22. pantu.

[4] Atzinumā Komisija norādīja, ka tā vispirms 2009. gada 9. jūnijā informēja sūdzības iesniedzēju par atgūšanas rīkojumu. Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos norādīja, ka tas tā nav. Lietas materiālos nav šādas vēstules kopijas.

[5] Citāts no Komisijas 2009. gada 28. jūlija vēstules.

[6] Ombuds saprot, ka revīzijas izmaksas bija iekļautas šajā summā. Galīgajā ziņojumā universitāte pieprasīja 68 793,77 EUR.

[7] Šajā sakarā jānorāda, ka Līguma 11. pantā ir noteikts: „Pirmās instances tiesai vai Eiropas Kopienu Tiesai, kā tas ir atbilstīgi konkrētajā gadījumā, ir ekskluzīva jurisdikcija izskatīt visus strīdus starp Kopienu un līgumslēdzēju attiecībā uz šā līguma spēkā esamību, piemērošanu vai interpretāciju.”

[8] Šo vēstuļu saturs ir apkopots iepriekš 23., 25., 26., 28. un 29. punktā.

[9] Jānorāda, ka saskaņā ar Līguma 6. panta 1. punkta e) apakšpunktu Komisijai trešais priekšfinansējums bija jāizmaksā 90 dienas pēc koriģētā ziņojuma P3 apstiprināšanas. Līguma 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts: „Ja nav nepieciešami nekādi komentāri, izmaiņas vai būtiski labojumi projekta darbības ziņojumos vai finanšu pārskatos vai ja Komisija apstiprina ziņojumus vairāk nekā 45 dienas pēc to saņemšanas, Komisija veic atbilstīgu maksājumu 90 dienu laikā pēc projekta darbības ziņojumu un saistīto finanšu pārskatu saņemšanas. Ja Komisija šajā laikposmā pieprasa būtiskas piezīmes, izmaiņas, papildu informāciju vai pielāgojumus, pēc Komisijas paziņojuma kavēšanās tiek apturēta. Atlikušais 90 dienu maksājuma termiņš sākas no jauna tikai pēc tam, kad līgumslēdzējs ir iesniedzis prasīto informāciju."

[10] Šis citāts ir no Sestās pamatprogrammas Finanšu jautājumu rokasgrāmatas (82. lpp.). Rokasgrāmata atrodama šeit: http://ec.europa.eu/research/fp6/model-contract/pdf/fp6-guide-financial-issues-feb05_en.pdf

[11] Skatīt 8. zemsvītras piezīmi.

[12] Līguma vispārīgo noteikumu II.1.16. pants ir šāds: „Priekšfinansējums: ir jebkura Kopienas finansiālā ieguldījuma daļa, ko izmaksā pirms pierādījumu iesniegšanas par darbu, kas veikts konkrētā projekta laikposmā, lai nodrošinātu avansa līdzekļus, kas ļauj sākt vai turpināt darbu pie projekta nākamajā posmā.

[13] Skatīt 8. zemsvītras piezīmi.

[14] Komisija 2008. gada 5. septembrī nosūtīja sūdzības iesniedzējam e-pasta vēstuli (pievienota sūdzībai saskaņā ar 8. pielikumu), kurā Komisijas finanšu amatpersona lūdza sūdzības iesniedzējam sniegt papildu informāciju par revīzijas sertifikātu: “I. Revīzijas sertifikāts. Saskaņā ar līguma veidu … divi izmantotie atsauces panti [Līguma vispārīgo noteikumu] nav pareizi …, mēs vēlētos saņemt parakstītu apliecinājumu no revidenta D.P., kurā viņš tikai apstiprina atbilstību iepriekš minētajam (pareizajam) pantam, atsaucoties uz jau sniegto revīzijas sertifikātu."

[15] Vienīgā minimālā atšķirība attiecās uz ceturto periodu: revīzijas apliecinātās izmaksas 68 932,22 EUR apmērā un galīgajā ziņojumā par šo periodu bija norādīta summa 68 793,77 EUR apmērā (apsvērumu 12.1. pielikums). 18. zemsvītras piezīmi (pēdējais teikums) varētu arī salīdzināt ar Komisijas paziņojumu, kas aprakstīts šā ieteikuma projekta 46. punktā.

[16] Revīzijas apliecinājuma 12. lappusē I punktā revidents (DP) apstiprināja, ka projekts beidzās 2008. gada 31. maijā un visas līgumā paredzētās darbības bija veiktas. Dokumenta 11. lappusē, attiecīgi V.1., 4. un 5. punktā, viņa apliecināja, ka laikposmā no 2004. gada 1. jūnija līdz 2008. gada 31. maijam i) universitāte saņēma EUR 202 401, 46 no "Projekta līdzekļiem"; ii) universitāte no projekta līdzekļiem iztērēja 201 898,18 EUR (izņemot revīzijas izmaksas); un iii) universitātei bija jāatdod Komisijai 999,24 EUR (izņemot revīzijas izmaksas). Turklāt V.7. punktā 11. lappusē viņa apliecināja, ka universitāte projektam ir iztērējusi 9217,63 EUR no saviem līdzekļiem. Visbeidzot, 10. lappusē viņa iesniedza projekta izmaksu pārskatus par laikposmu no 2004. gada 1. jūnija līdz 2008. gada 31. maijam. Izmaksas tika norādītas tabulā, kurā norādītas izmaksas par katru pārskata periodu P1-P4 atsevišķi ("Rozliczenie kosztow projektu za okres od 01.06.2004 do 31.05.2008 r."). Projekta izmaksas, ko "izmaksāja" universitāte un apliecināja revidents par 1. periodu, bija EUR 47 110; attiecībā uz 2. periodu: 51 967,27 EUR; attiecībā uz 3. periodu: EUR 32 450,87 un par periodu P4: EUR 68 932,22.

[17] Līguma 6.1. panta e) punkts: „Ja nav nepieciešami nekādi komentāri, izmaiņas vai būtiski labojumi projekta darbības ziņojumos vai finanšu pārskatos vai ja Komisija apstiprina ziņojumus vairāk nekā 45 dienas pēc to saņemšanas, Komisija veic atbilstīgu maksājumu 90 dienu laikā pēc projekta darbības ziņojumu un saistīto finanšu pārskatu saņemšanas. Ja Komisija šajā laikposmā pieprasa būtiskas piezīmes, izmaiņas, papildu informāciju vai pielāgojumus, pēc Komisijas paziņojuma kavēšanās tiek apturēta. Atlikušais 90 dienu maksājuma termiņš sākas no jauna tikai pēc tam, kad līgumslēdzējs ir iesniedzis prasīto informāciju."

[18] Skatīt Komisijas 2007. gada 3. decembra vēstuli Marijas Kirī vārdā nosaukto uzņēmējvalsts stipendiju koordinatoriem.

[19] Skatīt 19. zemsvītras piezīmi.

[20] Līguma vispārīgo noteikumu II.5.5. punkts un Līguma 8. pants.

[21] Sūdzības iesniedzējs savos apsvērumos norādīja, ka 2005. gadā Polijas Finanšu ministrija piešķīra universitātes līdzekļus tam pašam pētījumam, uz kuru attiecas projekts (585 000 PLN).

[22] Skat. iepriekš 40. punktu.

[23] Ombuds ar bažām norāda, ka Komisija savā atzinumā nav viņu informējusi, ka universitāte jau ir atmaksājusi atgūšanas rīkojumu. Saskaņā ar sūdzības iesniedzēja apsvērumiem universitāte 2009. gada 9. decembrī izpildīja atgūšanas rīkojumu un atmaksāja Komisijai pienākošos summu divos vienreizējos maksājumos: EUR 55 307,33 un pēc tam EUR 9025,49.

[24] Saskaņā ar ombuda praksi sūdzības iesniedzējam tika nosūtīta tikai atzinuma poļu valodas versija.