Atrašanās vieta: Eiropas Ombuda birojs (rue Froissart 87, Brisele)

Piedalījās

Eiropas Komisija

• Stratēģijas un kampaņas nodaļas vadītājs; korporatīvās kampaņas (DG COMM.B.1)
• Juridisko konsultāciju, drošības un dokumentu pārvaldības nodaļas vadītājs (DG COMM.D.2)
• Nodaļas “Iestāžu attiecības, korporatīvie līgumi un pieredze” vadītājs; EDCC (DG COMM.B.2)
• Publiskā iepirkuma un dotāciju sektora vadītājs (DG COMM.D.3.003)
• Jurists — ētika, laba pārvaldība un attiecības ar Eiropas Ombudu (SG.C.2)
• Nodaļas “Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem” vadītāja vietnieks (SG.C.1)
• Juridiskais un politikas speciālists — pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem (SG.C.1)
• Juridiskais un politikas speciālists — pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem (SG.C.1)
• Administratīvais aģents — pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem (SG.C.1)

Eiropas ombuds

• Jennifer King, juridiskā eksperte
• Nicholas Hernanz, izmeklēšanas speciālists
• Kilian Frey, izmeklēšanas praktikants

Sanāksmes priekšvēsture un mērķis

Sūdzība attiecas uz Eiropas Komisijas atbildi uz pieprasījumu nodrošināt publisku piekļuvi dokumentiem, kas reģistrēti saskaņā ar EASE 2024/0393 un saistīti ar Komisijas sabiedrisko attiecību kampaņas “Jūs esat ES” sagatavošanu, īstenošanu un izvērtēšanu. Sūdzības iesniedzējs apgalvo, ka Komisija nav identificējusi visus dokumentus, kas ietilpst pieprasījuma darbības jomā.

Sanāksmes mērķis bija Ombuda izmeklēšanas grupai iegūt skaidrojumu par to, kā Komisija meklēja un identificēja dokumentus, uz kuriem attiecas sūdzības iesniedzēja publiskās piekļuves pieprasījums.

Ievads un procesuālā informācija

Dalībnieki iepazīstināja ar sevi, un ombuda izmeklēšanas grupa pateicās Komisijas pārstāvjiem par tikšanos ar viņiem. Viņi izklāstīja tiesisko regulējumu, kas attiecas uz ombuda rīkotajām sanāksmēm, jo īpaši to, ka ombuds bez Komisijas iepriekšējas piekrišanas neatklās nekādu informāciju, ko Komisija atzinusi par konfidenciālu, ne sūdzības iesniedzējam, ne jebkurai citai personai ārpus ombuda biroja ^[1].

Izmeklēšanas grupa paskaidroja, ka tā sagatavos ziņojuma projektu par sanāksmi, kas jānosūta Komisijai, lai nodrošinātu, ka saturs ir faktiski precīzs un pilnīgs. Pēc tam sanāksmes ziņojums tiks pabeigts, iekļauts lietas materiālos un iesniegts sūdzības iesniedzējam. Ziņojumā netiktu iekļauta konfidenciāla informācija vai kā citādi sniegta sūdzības iesniedzējam vai kādai trešai personai.

Apmainītā informācija

Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka sūdzības iesniedzēja sākotnējais pieprasījums attiecās uz “PR kampaņu “Jūs esat ES”, ko Komisija pašlaik īsteno”(izcēlums pievienots). Tā kā kampaņa ir sadalīta trīs dažādās kārtās, Komisija uzskatīja, ka sākotnējais pieprasījums attiecās tikai uz dokumentiem, kas saistīti ar kampaņas trešo kārtu (pašreizējo). Pēc sūdzības iesniedzēja atkārtotā pieteikuma Komisija saprata, ka darbības joma var būt plašāka, kā rezultātā tiek identificēti papildu dokumenti.

Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka pēc sūdzības iesniedzēja atkārtotā pieteikuma saņemšanas Komisijas Ģenerālsekretariāts cieši sadarbojās ar Komunikācijas ģenerāldirektorātu (COMM ĢD), kas izskatīja sākotnējo pieprasījumu. Papildus 32 dokumentiem, kas tika identificēti sākotnējā posmā, DG COMM identificēja vēl 8 dokumentus. Komisijas pārstāvji norādīja, ka viens no papildu dokumentiem, proti, “Paziņojums par sarunu procedūru”[2], sniedza galveno informāciju par sūdzības iesniedzēja vēlmi saprast, kāpēc šī procedūra tika izvēlēta, kāds juridiskais pamats tika izmantots un kā tika veikta sākotnējā tirgus analīze.

Atbildot uz Ombuda izmeklēšanas grupas jautājumu par dažiem dokumentiem, kas minēti atklātajos dokumentos, bet nav identificēti, Komisija paskaidroja, ka tie ir sagatavošanas dokumenti un tāpēc tiek uzskatīti par tādiem, kas neietilpst darbības jomā. Komisijas pārstāvji norādīja, ka sūdzības iesniedzējs nav īpaši pieprasījis šos dokumentus.

Komisijas pārstāvji piekrita, ka gadījumā, ja ombuds secinātu, ka būtu bijis jāidentificē papildu dokumenti, Komisija varētu atkārtoti novērtēt savu lēmumu.

Viņi arī minēja sarežģīto kontekstu 2022. gada aprīlī, kad Komisija sāka sarunu procedūru COMM/2022/NP/0302 par komunikācijas kampaņu par ES reakciju uz sekām, ko radījis Krievijas agresijas karš pret Ukrainu. Ņemot vērā kontekstu, Komisijai bija ātri jāmaina sava vispārējā komunikācijas stratēģija, lai ātrāk, reaģētspējīgāk un efektīvāk izskaidrotu Savienības darbības, reaģējot uz karu un no tā izrietošo enerģētikas un ekonomikas krīzi. Patiešām, bija steidzami jāinformē plaša sabiedrība par ES reakciju, un pašreizējie līgumiskie risinājumi neļāva ātri īstenot kampaņu.

Finanšu regula [3] ļauj ES iestādēm ārkārtējas steidzamības gadījumos izmantot sarunu procedūru bez paziņojuma par līgumu iepriekšējas publicēšanas. Komisijas pārstāvji uzsvēra, ka šādos gadījumos nav obligātas prasības veikt iepriekšēju tirgus analīzi; tomēr Komisija nolēma analizēt tirgu un, pamatojoties uz to, identificēja trīs komunikācijas uzņēmumus un iztaujāja tos.

Komunikācijas pasākumi, kas apliecina solidaritāti ar Ukrainu, tostarp kampaņa “Jūs esat ES”, 2023. gadā pat ieguva Eiropas Ombuda balvu par labu pārvaldību kategorijā “Izcilība komunikācijā”[4].

Ombuda izmeklēšanas grupa atsaucās uz sūdzības iesniedzēja apgalvojumu, ka ir grūti noticēt, ka Komisija ir nolēmusi sākt kampaņu “Jūs esat ES” “pilnībā zilā krāsā”. Viņi jautāja, vai ir papildu dokumenti par sagatavošanas posmiem un/vai jebkāds lēmums sākt sarunu procedūru. Komisijas pārstāvji apstiprināja, ka šādu dokumentu nav. Lēmums sākt procedūru tika pieņemts pēc tam, kad COMM ĢD Komisijas augstākā līmeņa ierēdņi bija sākuši prāta vētru. Tā pamatā bija 2020. gada beigās pieņemtais Paziņojums par korporatīvās komunikācijas pasākumiem 2021.–2023. gadā saskaņā ar daudzgadu finanšu shēmu 2021.–2027. gadam “Komunikācija par Savienību, kas tiecas uz augstākiem mērķiem”[5], kurā teikts, ka ģenerāldirektorāts var apvienot resursus, lai īstenotu Eiropas mēroga komunikācijas kampaņas.

Ombuda izmeklēšanas grupa jautāja par sūdzības iesniedzēja pieprasījumu piekļūt Komisijas priekšsēdētājas un/vai viņas kabineta rīcībā esošajiem dokumentiem. Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka sākotnējā posmā viņi kopā ar COMM ĢD Stratēģijas un korporatīvās komunikācijas direktoru ir pārbaudījuši, vai viņiem ir bijusi e-pasta vai īsziņu apmaiņa ar priekšsēdētāju vai viņa kabinetu, un direktors ir apstiprinājis, ka apmaiņa nav notikusi. Viņi tieši nepārbaudīja ne priekšsēdētāju, ne viņa kabinetu, jo, ja šāda apmaiņa būtu notikusi, tā būtu notikusi ar direktoru kā atbildīgo kredītrīkotāju, un tādējādi jebkurš šāda veida dokuments būtu bijis minētā direktora rīcībā. Atkārtota pieteikuma posmā Komisijas Ģenerālsekretariāts, kas izskatīja atkārtoto pieteikumu, arī nesazinājās ar priekšsēdētāja kabinetu, pamatojoties uz to pašu COMM ĢD apstiprinājumu par dokumentiem, kuros bija norādīts, ka šāda e-pasta vai īsziņas nav. Turklāt Komisijas pārstāvji atsaucās uz sūdzības iesniedzēja atkārtoto pieteikumu, kurā viņš nebija atkārtojis savu lūgumu saistībā ar priekšsēdētāja vai viņa kabineta e-pastu vai īsziņām.

Ombuda izmeklēšanas grupa norādīja, ka apstiprinošajā lēmumā nebija ietverts pamatojums par to, kā tika veikta pieprasīto dokumentu meklēšana, neraugoties uz sūdzības iesniedzēja bažām par attiecīgo dokumentu neidentificēšanu. Viņi jautāja, vai Komisija turpmāk varētu apsvērt iespēju savos apstiprinošajos lēmumos sīkāk paskaidrot, kā tiek veikta dokumentu meklēšana (pat gadījumos, kad dokumenti nav identificēti). Komisijas pārstāvji teica, ka viņi ņems vērā šo ierosinājumu kā labas prakses piemēru.

Atbildot uz ombuda izmeklēšanas grupas jautājumu, Komisijas pārstāvji sūdzības iesniedzēja pieprasījumā sniedza dažus skaidrojumus par attiecīgajiem pamatlīgumiem. Tās paskaidroja, ka kampaņas pirmajā kārtā, ņemot vērā iepriekš minēto steidzamību, Komisija izmantoja ārkārtas sarunu procedūru, lai paātrinātu iepirkuma procesu (līguma parakstīšanai bija vajadzīgi mazāk nekā trīs mēneši salīdzinājumā ar deviņiem mēnešiem standarta pamatlīgumos). Pamatlīgums, ko izmantoja pirmā viļņa uzsākšanai, ilga tikai vienu gadu. Pēc tam otrā un trešā kārta balstījās uz standarta atklātām procedūrām. Kopumā bija tikai divas konkursa procedūras: vienu pirmajam vilnim un otru otram un trešajam vilnim.

Ombuda izmeklēšanas grupa atsaucās uz vairākiem dokumentu piemēriem, kas bija minēti identificēto dokumentu tekstā, un jautāja, vai tie arī ietilpst sūdzības iesniedzēja pieprasījuma darbības jomā. Izmeklēšanas grupa arī jautāja, vai konkrēti aptaujas rezultāti un kvantitatīvā analīze, kas minēta dokumentā Nr. 32, kurš ir progresa ziņojums par korporatīvajām kampaņām [6], ir dokumenti, kurus būtu vajadzējis identificēt.

Komisijas pārstāvji vienojās no jauna meklēt visus attiecīgos dokumentus, kas ietilpst pieprasījuma darbības jomā, un izvērtēt no jauna identificētos dokumentus, ja tādi ir, saskaņā ar Regulu 1049/2001. Veicot šo jauno dokumentu meklēšanu, tās ņemtu vērā ombuda minētos dokumentus [7] un informētu sūdzības iesniedzēju par Komisijas lēmumu. Viņi arī precizēja, ka 32. dokuments attiecas uz kampaņas “Jūs esat ES” otro kārtu un ka nav progresa ziņojuma par trešo kārtu, jo kampaņa joprojām turpinās. Komisija arī piekrita pārbaudīt, vai būtu bijis jāidentificē progresa ziņojums par kampaņas pirmo kārtu.

Sanāksmes noslēgums

Izmeklēšanas grupa pateicās Komisijas pārstāvjiem par laiku un sniegtajiem paskaidrojumiem, un sanāksme beidzās.

Briselē, 2024. gada 5. septembrī

Dženiferas karalis Nikolajs Hernanzs

Juridisko ekspertu izmeklēšanas speciālists

[1] Eiropas Ombuda īstenošanas noteikumu 4.8. pants.

[2] Atsauce: Ares(2022)3066266 – 19.4.2022.

[3] Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, pieejama vietnē https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/171613.

[5] Pieejams šeit: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2020)9390&lang=en

[6] 2023. gada 25. jūlija paziņojums priekšsēdētājas Urzulas fon der Leienas izpildu padomniekam komunikācijas jautājumos, atsauce Ares(2023)5148142.

[7] Ombuda izmeklēšanas grupa sagatavoja indikatīvu un neizsmeļošu to dokumentu piemēru sarakstu, kas bija minēti jau publiskotajos dokumentos, bet nebija identificēti. Saraksts ir pievienots šim sanāksmes ziņojumam. Komisijas pārstāvji lūdza ievērot konfidencialitāti attiecībā uz pielikumu.