Sūdzības priekšvēsture

1. Lai atvieglotu koordināciju starp ES un priekšposteņa dalībvalstīm pie ES ārējām robežām, reaģējot uz pieaugošo migrācijas spiedienu, Eiropas Komisija ir ieviesusi tā dēvētos “karstos punktus”. “karstie punkti” ir objekti, kas izveidoti pie ES ārējās robežas Grieķijā un Itālijā, lai sākotnēji uzņemtu, identificētu un reģistrētu patvēruma meklētājus un citus migrantus, kas ierodas ES pa jūru.

2. Komisijas pārstāvji, kas ir ES darbinieki, atrodas uz vietas karstajos katlos. Tās regulāri sniedz Komisijai jaunāko informāciju par situāciju uz vietas. Šie atjauninājumi tiek nosūtīti e-pasta veidā. Pamatojoties uz šiem atjauninājumiem un citu informāciju, Komisija sagatavo dienas ziņojumus un migrācijas pārvaldības ziņojumus, kas pēc tam tiek reģistrēti tās dokumentu pārvaldības sistēmā.

3. Sūdzības iesniedzējs, kurš ir pētnieks migrācijas jautājumos, 2021. gada jūnijā lūdza Komisijai publisku piekļuvi ^[1] cita starpā “tehniskajiem un detalizētajiem ziņojumiem, ko sagatavojuši ES Komisijas pārstāvji [Grieķijas] salās” un kas saņemti janvārī par 2018.–2021. gadu.

4. Komisija 2021. gada jūlijā atbildēja, ka tā ir “apzinājusi dienas ziņojumus, kuros apkopoti visu ES Komisijas pārstāvju ziņojumi par karsto punktu salām un sniegta kodolīgāka informācija par politikas norisēm nekā tehniskajos un detalizētajos ziņojumos, ko sagatavojis ES Komisijas pārstāvis salās.” Komisija apzināja 38 dokumentus. Tā nodrošināja plašu piekļuvi 16 ikdienas ziņojumiem, rediģējot tikai ierobežotus personas datus ^[2], un pilnīgu piekļuvi pārējiem dokumentiem – migrācijas pārvaldības ziņojumiem.

5. Sūdzības iesniedzējs nebija apmierināts ar to, ka Komisija nolēma no viņa pieprasījuma darbības jomas izslēgt “tehniskos un detalizētos ziņojumus” no Komisijas pārstāvjiem karstajos punktos. Tādēļ viņš lūdza Komisiju pārskatīt savu lēmumu un apsvērt “visu tās rīcībā esošo “tehnisko un detalizēto ziņojumu” pilnu klāstu”, lai nodrošinātu pilnīgu informācijas izpaušanu (iesniedzot “atkārtotu pieteikumu”).

6. Pēc pārskatīšanas Komisija paskaidroja, ka saskaņā ar tās dokumentu pārvaldības noteikumiem dokuments tiek reģistrēts tās iekšējā uzskaites pārvaldības sistēmā, ja i) tajā ir svarīga informācija, kas nav īslaicīga, un/vai ii) var būt nepieciešama Komisijas rīcība vai turpmāki pasākumi. Komisija norādīja, ka sūdzības iesniedzēja pieprasītie ziņojumi, kas nosūtīti e-pasta vēstuļu veidā, ir “īslaicīgi” un “ļoti tehniski”. Visa informācija no šādiem ziņojumiem, kas bija “svarīga un ievērības cienīga”, tika konsolidēta dienas ziņojumos un migrācijas pārvaldības ziņojumos, kas tika reģistrēti un izpausti sūdzības iesniedzējam. Komisija secināja, ka, “ņemot vērā to, ka Eiropas Komisijas rīcībā nav citu dokumentu, kas ietilpst jūsu pieteikuma tvērumā, tā nevar izpildīt jūsu pieprasījumu”.

7. Sūdzības iesniedzējs 2022. gada janvārī vērsās pie Ombuda.

Izmeklēšana

8. Ombude sāka izmeklēšanu par Komisijas atteikumu nodrošināt publisku piekļuvi attiecīgajām e-pasta vēstulēm, t. i., par Eiropas Komisijas pārstāvju “tehniskajiem un detalizētajiem ziņojumiem” Grieķijas karstajos punktos par laikposmu, kas norādīts sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumā.

9. Izmeklēšanas gaitā Ombuda izmeklēšanas grupa tikās ar Komisijas pārstāvjiem, lai iegūtu papildu informāciju par šo lietu. Izmeklēšanas grupa sagatavoja sanāksmes ziņojumu, ko tā darīja zināmu sūdzības iesniedzējam, un pēc tam saņēma sūdzības iesniedzēja piezīmes par šo ziņojumu. Ombuda izmeklēšanas grupa arī pārskatīja izlasi ar nesenākām Komisijas pārstāvju e-pasta vēstulēm Grieķijas karstajos punktos un attiecīgajiem migrācijas pārvaldības ziņojumiem par 2022. gada februāri.  

Ombudam iesniegtie argumenti

10. Tikšanās laikā ar Ombuda izmeklēšanas grupu Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka Komisija nav identificējusi sūdzības iesniedzēja pieprasītās e-pasta vēstules kā tādas, uz kurām attiecas piekļuves pieprasījums, jo tā neuzskatīja šīs e-pasta vēstules par “dokumentiem” ES tiesību aktu par publisku piekļuvi dokumentiem (Regula 1049/2001) nozīmē. Turklāt Komisija neuzskatīja, ka šīs e-pasta vēstules atbilst Komisijas kritērijiem dokumentu reģistrēšanai tās dokumentu pārvaldības sistēmā.

11. Drīzāk Komisija uzskatīja, ka attiecīgās elektroniskā pasta vēstules ir īslaicīgas un tajās ietvertā informācija ir “izejviela”, kas vēl ir jāpārbauda un jāpārbauda. Ikdienas ziņojumi un migrācijas pārvaldības ziņojumi, kas tika izpausti sūdzības iesniedzējam, ir e-pasta vēstulēs ietvertās informācijas konsolidētas, pārbaudītas un savstarpēji pārbaudītas versijas. E-pastos ir arī nenozīmīga informācija. Ņemot vērā migrācijas pārvaldības ziņojumu saturu, e-pasta vēstulēs ietvertajai informācijai nav pievienotās vērtības sabiedrībai.

12. Komisijas pārstāvji arī paskaidroja, ka, tā kā pieprasītās e-pasta vēstules neatbilst Komisijas kritērijiem reģistrācijai tās dokumentu pārvaldības sistēmā, tās pēc glabāšanas perioda beigām (seši mēneši) tika automātiski dzēstas.

13. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka e-pasta vēstules ir “dokumenti” Regulas 1049/2001 ^[3] nozīmē. Viņš uzskata, ka e-pasta vēstules ir regulāra jaunākā informācija par situāciju karstajos punktos Grieķijā un “strukturēti, oficiāli saziņas un informācijas apmaiņas līdzekļi” starp Komisijas pārstāvjiem karstajos punktos un galvenajā mītnē. Tādējādi sūdzības iesniedzējs apstrīdēja Komisijas novērtējumu, ka tie satur nenozīmīgu informāciju.

14. Sūdzības iesniedzējs arī uzskatīja, ka arguments, ka daļai no e-pasta vēstulēs sniegtās informācijas var būt nepieciešama pārbaude un kontrolpārbaude, nav pārliecinošs. Tas nozīmētu, ka liels skaits dokumentu (piemēram, projektu un sagatavošanas dokumenti, sanāksmju protokoli) neietilptu Regulas 1049/2001 darbības jomā, tādējādi nepamatoti ierobežojot sabiedrības tiesības piekļūt dokumentiem. Turklāt sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka pieteikuma iesniedzēji “ir spējīgi pārliecināties, ka daļa no e-pasta vēstulēs sniegtās informācijas rakstīšanas laikā bija nepilnīga, provizoriska vai pat faktu ziņā nepareiza”.  

15. Sūdzības iesniedzējs arī uzskatīja, ka pēc savas būtības ir ļoti iespējams, ka saistībā ar attiecīgajām e-pasta vēstulēm Komisijai būtu jāveic turpmāki pasākumi. Viņš uzskata, ka tas, ka tie kalpo par pamatu konsolidētajiem dienas ziņojumiem un migrācijas pārvaldības ziņojumiem, apstiprina šo viedokli. Sūdzības iesniedzējs piebilda, ka, tā kā e-pasta vēstules attiecas uz svarīgu sabiedrības interešu jautājumu, tām būtu “jābūt institucionālās informācijas neatņemamai sastāvdaļai (..)”.

Ombuda novērtējums

16. Regula 1049/2001 attiecas uz visiem ES iestādes rīcībā esošajiem dokumentiem, t. i., “dokumentiem, ko tā ir izdevusi, saņēmusi un kas ir tās rīcībā visās Eiropas Savienības darbības jomās”^[4]. Saskaņā ar minēto regulu dokuments ir “jebkurš saturs neatkarīgi no tā pasniegšanas veida (uz papīra, elektroniskā formā vai skaņu, vizuālie vai audiovizuālie ieraksti), kas skar iestādes politiku, darbību un lēmumus”^[5].

17. No Regulas 1049/2001 formulējuma skaidri izriet, ka, lai dokuments ietilptu tās piemērošanas jomā, nav nozīmes tam, vai tas ir reģistrēts iestādes dokumentu pārvaldības sistēmā. Svarīgs ir dokumenta saturs un tas, vai tas attiecas uz “politiku, darbībām un lēmumiem”, par kuriem iestāde ir atbildīga.

18. Tas, vai dokuments pēc tam tiek reģistrēts attiecīgās iestādes dokumentu pārvaldības sistēmā, juridiski nav būtiski, lai definētu “dokumentu” saskaņā ar Regulu. Dokumenta reģistrēšana ir dokumenta esamības sekas, nevis tā pastāvēšanas priekšnoteikums.

19. Ombude norāda, ka viņas izmeklēšanas grupa nevarēja pārskatīt attiecīgās e-pasta vēstules, jo Komisija apstiprināja, ka tās vairs nepastāv. Tomēr izmeklēšanas grupa pārskatīja izlasi ar nesenākām e-pasta vēstulēm no Komisijas pārstāvjiem salās Grieķijas karstajos punktos un attiecīgajiem migrācijas pārvaldības ziņojumiem par 2022. gada februāri.

20. Pamatojoties uz šo jaunāko e-pasta vēstuļu (kuras, kā ombuds saprot, satur saturu, kas ir salīdzināms ar pieprasīto e-pasta vēstuļu saturu) pārskatīšanu un Komisijas e-pasta vēstuļu satura aprakstu apstiprinošajā lēmumā un sanāksmē ar Ombuda izmeklēšanas grupu, ir pamatoti pieņemt, ka pieprasīto e-pasta vēstuļu saturs ir saistīts ar “politiku, darbībām un lēmumiem”, par kuriem ir atbildīga Komisija. Tādēļ Ombuds uzskata, ka attiecīgās e-pasta vēstules bija “dokumenti” Regulas 1049/2001 izpratnē. Līdz ar to Komisijai saskaņā ar minēto regulu būtu bijis jāapzina un jānovērtē visas šādas tās rīcībā esošās e-pasta vēstules ar noteikumu, ka tās ietilpst piekļuves pieprasījuma pagaidu darbības jomā.

21. Tomēr Regula 1049/2001 neattiecas uz dokumentiem, kas vairs nav iestādes rīcībā, piemēram, tāpēc, ka tie ir dzēsti. Piekļuves pieprasījums attiecās uz e-pasta vēstulēm, kas saņemtas janvārī par 2018.–2021. gadu.

22. Komisijai ir dokumentu glabāšanas politika, saskaņā ar kuru dokumenti, kas nav pastāvīgi reģistrēti, pēc sešiem mēnešiem tiek automātiski dzēsti no e-pasta kontiem. Tas nozīmē, ka sākotnējā pieteikuma iesniegšanas brīdī janvāra mēnesī saņemto elektroniskā pasta vēstuļu glabāšanas termiņš par 2018.–2020. gadu jau bija beidzies. 2021. gada janvārī saņemto e-pasta vēstuļu glabāšanas periods beidzās 2021. gada augustā.

23. ES judikatūrā ir atzīts, ka ES iestādēm ir pienākums sagatavot un glabāt dokumentus, kas attiecas uz to darbību, un to darīt, cik vien iespējams, nepatvaļīgi un paredzami ^[6].

24. Ombuds ir norādījis, ka parasti ES iestādei, struktūrai, birojam vai aģentūrai nebūtu jādzēš dokuments, uz kuru attiecas publiskas piekļuves pieprasījums, kamēr nav pabeigts piekļuves atteikuma apstrīdēšanas process. Šis dokuments ļauj pienācīgi pārskatīt atteikumu, tostarp Eiropas Ombudam un/vai ES Tiesai.

25. Šajā gadījumā tas netika izdarīts. Ja Komisija būtu identificējusi dokumentus drīz pēc sākotnējā piekļuves pieprasījuma iesniegšanas, tā būtu varējusi pārbaudīt, vai var piešķirt publisku piekļuvi e-pasta vēstulēm, kas datētas ar 2021. gada janvāri. Tā būtu varējusi arī nodrošināt, ka e-pasta vēstules netiek dzēstas, kamēr nav pabeigts piekļuves atteikuma apstrīdēšanas process. Tas, ka Komisija to nedarīja, bija administratīva kļūme. 

26. Tā kā attiecīgie dokumenti vairs nepastāv, ieteikums Komisijai tagad identificēt un novērtēt pieprasītās e-pasta vēstules nebūtu lietderīgs un turpmāka izmeklēšana šajā jautājumā nav pamatota.

27. Ombuds norāda, ka savos komentāros par sanāksmes ziņojumu sūdzības iesniedzējs pauda vēlmi piekļūt Komisijas pārstāvju e-pasta vēstulēm karstajos punktos par pēdējiem sešiem mēnešiem. Tādējādi sūdzības iesniedzējs šajā sakarā var iesniegt Komisijai jaunu pieprasījumu. Ombude aicina Komisiju apzināt un novērtēt visus dokumentus, uz kuriem attiecas šāds iespējams jauns pieprasījums saskaņā ar Regulu 1049/2001 un ņemot vērā viņas iepriekš minētos konstatējumus.

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombude slēdz šo lietu ar šādu secinājumu:

Tā kā sūdzības iesniedzēja pieprasītās e-pasta vēstules bija “dokumenti” Regulas 1049/2001 nozīmē, Komisijai bija jānosaka un jānovērtē, vai var piešķirt publisku piekļuvi dokumentiem, kas datēti ar 2021. gada janvāri. Tas, ka Komisija to nedarīja, bija administratīva kļūme.

Tā kā Komisija informēja ombudu, ka attiecīgie dokumenti vairs nepastāv, ieteikums Komisijai tagad tos identificēt un novērtēt nebūtu lietderīgs, un turpmāka izmeklēšana šajā jautājumā nav pamatota.

Ombude aicina Komisiju identificēt un novērtēt visus dokumentus, uz kuriem attiecas jebkādi turpmāki pieprasījumi saskaņā ar Regulu 1049/2001 un ņemot vērā viņas konstatējumus šajā lietā.

Sūdzības iesniedzējs un Eiropas Komisija tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Eiropas Ombuds

Strasbūrā, 2022. gada 28. jūnijā

[1] Saskaņā ar Regulu 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamentam, Padomei un Komisijai

dokumenti: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 4. panta 1. punkta b) apakšpunktu.

[3] Lai pamatotu savu viedokli, sūdzības iesniedzējs atsaucās uz Ombuda lēmumu lietā 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/127386 

[4] Regulas 1049/2001 2. panta 3. punkts.

[5] Regulas 1049/2001 3. panta a) punkts.

[6] Piemērs: Sk. Pirmās instances tiesas 2007. gada 26. aprīļa spriedumu lietā WWF / ES Padome, 61. punkts:

https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506.