Sūdzības priekšvēsture

1. Lai atvieglotu koordināciju starp ES un priekšposteņa dalībvalstīm pie ES ārējām robežām, reaģējot uz pieaugošo migrācijas spiedienu, Eiropas Komisija ir izveidojusi tā dēvētos karstos punktus. Karstie punkti ir objekti, kas izveidoti pie ES ārējās robežas Grieķijā un Itālijā, lai sākotnēji uzņemtu, identificētu un reģistrētu patvēruma meklētājus un citus migrantus, kuri ES ierodas pa jūru.

2. Komisijas pārstāvji, kas ir ES darbinieki, ir uz vietas karstajos katlos. Tās regulāri sniedz Komisijai jaunāko informāciju par situāciju uz vietas. Šie atjauninājumi tiek nosūtīti e-pastu veidā. Pamatojoties uz šiem atjauninājumiem un citu informāciju, Komisija sagatavo ikdienas ziņojumus un migrācijas pārvaldības ziņojumus, kurus pēc tam reģistrē tās dokumentu pārvaldības sistēmā.

3. 2021. gada jūnijā sūdzības iesniedzējs, kurš ir pētnieks migrācijas jautājumos, lūdza Komisiju nodrošināt publisku piekļuvi ^[1] cita starpā “tehniskajiem un detalizētajiem ziņojumiem, ko ES Komisijas pārstāvji sagatavojuši par [Grieķijas] salām” un kas saņemti janvārī par 2018.–2021. gadu.

4. Komisija 2021. gada jūlijā atbildēja, ka tā ir “identificējusi dienas ziņojumus, kuros konsolidēti visu ES Komisijas pārstāvju ziņojumi par karsto punktu salām un sniegta kodolīgāka informācija par politikas norisēm nekā tehniskajos un detalizētajos ziņojumos, ko sagatavojis ES Komisijas pārstāvis salās”. Komisija identificēja 38 dokumentus. Tā sniedza plašu piekļuvi 16 dienas ziņojumiem, rediģējot tikai ierobežotus personas datus ^[2], un pilnīgu piekļuvi pārējiem dokumentiem – migrācijas pārvaldības ziņojumiem.

5. Sūdzības iesniedzējs bija neapmierināts ar to, ka Komisija nolēma no viņa pieprasījuma darbības jomas izslēgt Komisijas pārstāvju “tehniskos un detalizētos ziņojumus” karstajos punktos. Tādēļ viņš lūdza Komisiju pārskatīt savu lēmumu un apsvērt “visus tās rīcībā esošos “tehniskos un detalizētos ziņojumus”, lai tos pilnībā izpaustu (iesniedzot “atkārtotu pieteikumu”).

6. Pēc pārskatīšanas Komisija paskaidroja, ka saskaņā ar tās dokumentu pārvaldības noteikumiem dokuments tiek reģistrēts tās iekšējā reģistru pārvaldības sistēmā, ja tas i) satur svarīgu informāciju, kas nav īslaicīga, un/vai ii) var prasīt Komisijas rīcību vai turpmākus pasākumus. Komisija norādīja, ka sūdzības iesniedzēja pieprasītie ziņojumi, kas nosūtīti e-pastu veidā, ir “īslaicīgi” un “ļoti tehniski”. Visa informācija no šādiem ziņojumiem, kas bija “svarīga un ievērības cienīga”, tika konsolidēta dienas ziņojumos un migrācijas pārvaldības ziņojumos, kas tika reģistrēti un izpausti sūdzības iesniedzējam. Komisija secināja, ka, “ņemot vērā to, ka Eiropas Komisijas rīcībā nav citu dokumentu, kas ietilpst Jūsu pieteikuma darbības jomā, tā nevar izpildīt Jūsu pieprasījumu”.

7. 2022. gada janvārī sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda.

Izmeklēšana

8. Ombuds sāka izmeklēšanu par Komisijas atteikumu nodrošināt publisku piekļuvi attiecīgajām e-pasta vēstulēm, t. i., Eiropas Komisijas pārstāvju tehniskajiem un detalizētajiem ziņojumiem Grieķijas karstajos punktos laikposmā, kas norādīts sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumā.

9. Izmeklēšanas gaitā ombuda izmeklēšanas grupa tikās ar Komisijas pārstāvjiem, lai iegūtu papildu informāciju par lietu. Izmeklēšanas grupa sagatavoja sanāksmes ziņojumu, kuru tā nosūtīja sūdzības iesniedzējam, un pēc tam saņēma sūdzības iesniedzēja komentārus par šo ziņojumu. Ombuda izmeklēšanas grupa arī izskatīja izlasi no nesenākām e-pasta vēstulēm, ko Komisijas pārstāvji nosūtījuši Grieķijas karstajos punktos, un attiecīgos migrācijas pārvaldības ziņojumus par 2022. gada februāri.  

Ombudam iesniegtie argumenti

10. Tikšanās laikā ar Ombuda izmeklēšanas grupu Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka Komisija nav identificējusi sūdzības iesniedzēja pieprasītās e-pasta vēstules kā tādas, uz kurām attiecas piekļuves pieprasījums, jo tā neuzskata šīs e-pasta vēstules par “dokumentiem” ES tiesību aktu par publisku piekļuvi dokumentiem (Regula 1049/2001) nozīmē. Turklāt Komisija neuzskatīja, ka šīs e-pasta vēstules atbilst Komisijas kritērijiem dokumentu reģistrēšanai tās dokumentu pārvaldības sistēmā.

11. Drīzāk Komisija uzskatīja, ka attiecīgajām elektroniskā pasta vēstulēm ir īslaicīgs raksturs, jo tajās ietvertā informācija ir “izejviela”, kas joprojām ir jāpārbauda un jāsalīdzina. Ikdienas ziņojumi un migrācijas pārvaldības ziņojumi, kas tika izpausti sūdzības iesniedzējam, ir konsolidētas, pārbaudītas un salīdzinātas e-pastos ietvertās informācijas versijas. E-pasti satur arī nenozīmīgu informāciju. Ņemot vērā migrācijas pārvaldības ziņojumu saturu, e-pastos ietvertajai informācijai nav pievienotās vērtības sabiedrībai.

12. Komisijas pārstāvji arī paskaidroja, ka, tā kā pieprasītās e-pasta vēstules neatbilst Komisijas kritērijiem reģistrācijai tās dokumentu pārvaldības sistēmā, tās tika automātiski dzēstas, beidzoties saglabāšanas periodam (seši mēneši).

13. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka e-pasta vēstules ir “dokumenti” Regulas 1049/2001 ^[3] nozīmē. Viņš uzskata, ka e-pasta vēstules ir regulāra jaunākā informācija par situāciju karstajos punktos Grieķijā un “strukturēti, formalizēti saziņas un informācijas apmaiņas līdzekļi” starp Komisijas pārstāvjiem karstajos punktos un centrālajos dienestos. Tādējādi sūdzības iesniedzējs apstrīdēja Komisijas vērtējumu, ka tie satur nenozīmīgu informāciju.

14. Sūdzības iesniedzējs arī uzskatīja, ka arguments, ka daļu no e-pastos ietvertās informācijas var būt nepieciešams pārbaudīt un veikt kontrolpārbaudi, nav pārliecinošs. Tas nozīmētu, ka liels skaits dokumentu (piemēram, dokumentu projekti un sagatavošanas dokumenti, sanāksmju protokoli) neietilptu Regulas 1049/2001 darbības jomā, tādējādi nepamatoti ierobežojot sabiedrības tiesības piekļūt dokumentiem. Turklāt sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka pieteikuma iesniedzēji “var pārliecināties, ka daļa no e-pasta vēstulēs ietvertās informācijas to rakstīšanas laikā bija nepilnīga, provizoriska vai pat faktu ziņā nepareiza”.  

15. Sūdzības iesniedzējs arī uzskatīja, ka pēc būtības ir ļoti iespējams, ka saistībā ar attiecīgajām e-pasta vēstulēm Komisijai būtu jāveic turpmāki pasākumi. Viņš uzskata, ka tas, ka tie kalpo par pamatu konsolidētajiem dienas ziņojumiem un migrācijas pārvaldības ziņojumiem, apstiprina šo viedokli. Sūdzības iesniedzējs piebilda, ka, tā kā e-pasta vēstules attiecas uz svarīgu sabiedrības interešu jautājumu, tām vajadzētu būt “institucionālā reģistra neatņemamai daļai (..)”.

Ombuda novērtējums

16. Regula 1049/2001 attiecas uz visiem dokumentiem, kas ir ES iestādes rīcībā, proti, “dokumentiem, ko tā ir sagatavojusi vai saņēmusi un kas ir tās rīcībā visās Eiropas Savienības darbības jomās”^[4]. Saskaņā ar minēto regulu dokuments ir “jebkura satura informācija neatkarīgi no tās pasniegšanas veida (uz papīra, elektroniskā formā vai skaņu, vizuālie un audiovizuālie ieraksti), kas skar iestādes politiku, darbību un lēmumus”^[5]. 

17. No Regulas 1049/2001 formulējuma izriet, ka, lai dokuments ietilptu tās piemērošanas jomā, nav nozīmes tam, vai tas ir reģistrēts iestādes dokumentu pārvaldības sistēmā. Svarīgi ir dokumenta saturs un tas, vai tas attiecas uz “politiku, darbībām un lēmumiem”, par kuriem iestāde ir atbildīga.

18. Tam, vai dokuments pēc tam tiek reģistrēts attiecīgās iestādes dokumentu pārvaldības sistēmā, juridiski nav nozīmes, definējot “dokumentu” saskaņā ar Regulu. Dokumenta reģistrēšana ir dokumenta pastāvēšanas sekas, nevis tā pastāvēšanas priekšnoteikums.

19. Ombude norāda, ka viņas izmeklēšanas grupa nevarēja pārskatīt attiecīgās e-pasta vēstules, jo Komisija apstiprināja, ka tās vairs nepastāv. Tomēr izmeklēšanas grupa izskatīja nesenāku e-pasta vēstuļu izlasi no Komisijas pārstāvjiem Grieķijas karstajos punktos esošajās salās un attiecīgos migrācijas pārvaldības ziņojumus par 2022. gada februāri.

20. Pamatojoties uz šo jaunāko e-pasta vēstuļu pārskatīšanu (kuras ombuds saprot kā tādas, kuru saturs ir salīdzināms ar pieprasīto e-pasta vēstuļu saturu) un Komisijas aprakstu par e-pasta vēstuļu saturu savā apstiprinošajā lēmumā un sanāksmē ar ombuda izmeklēšanas grupu, ir pamatoti pieņemt, ka pieprasīto e-pasta vēstuļu saturs attiecās uz “politiku, darbībām un lēmumiem”, par kuriem ir atbildīga Komisija. Tādējādi ombuds uzskata, ka attiecīgās e-pasta vēstules bija “dokumenti” Regulas 1049/2001 izpratnē. Līdz ar to Komisijai saskaņā ar minēto regulu būtu bijis jāidentificē un jānovērtē visi šādi tās rīcībā esoši e-pasti ar nosacījumu, ka tie ietilpst piekļuves pieprasījuma laika tvērumā.

21. Tomēr Regula 1049/2001 neattiecas uz dokumentiem, kas vairs nav iestādes rīcībā, piemēram, tāpēc, ka tie ir dzēsti. Piekļuves pieprasījums attiecās uz e-pasta vēstulēm, kas janvārī saņemtas par 2018.–2021. gadu.

22. Komisijai ir dokumentu saglabāšanas politika, saskaņā ar kuru dokumenti, kas nav pastāvīgi reģistrēti, pēc sešiem mēnešiem tiek automātiski dzēsti no e-pasta kontiem. Tas nozīmē, ka sākotnējā pieteikuma iesniegšanas brīdī janvāra mēnesī saņemto e-pasta vēstuļu par 2018.–2020. gadu glabāšanas termiņš jau bija beidzies. 2021. gada janvārī saņemto e-pasta vēstuļu glabāšanas termiņš beidzās 2021. gada augustā.

23. ES judikatūrā ir atzīts, ka ES iestādēm ir pienākums sagatavot un glabāt dokumentus, kas attiecas uz to darbību, un darīt to, cik vien iespējams, nepatvaļīgi un paredzami ^[6].

24. Ombuds ir norādījis, ka parasti ES iestādei, struktūrai, birojam vai aģentūrai nevajadzētu dzēst dokumentu, uz kuru attiecas pieprasījums par publisku piekļuvi, kamēr nav pabeigts process, lai apstrīdētu atteikumu piešķirt piekļuvi. Šis dokuments ļauj pienācīgi pārskatīt atteikumu, tostarp Eiropas Ombudam un/vai ES Tiesai.

25. Šajā gadījumā tas netika izdarīts. Ja Komisija būtu identificējusi dokumentus drīz pēc sākotnējā piekļuves pieteikuma iesniegšanas, tā būtu varējusi pārbaudīt, vai var piešķirt publisku piekļuvi 2021. gada janvāra elektroniskā pasta vēstulēm. Tā būtu varējusi arī nodrošināt, ka e-pasta vēstules netiek dzēstas, kamēr nav pabeigts piekļuves atteikuma apstrīdēšanas process. Tas, ka Komisija to nedarīja, bija administratīva kļūme. 

26. Tā kā attiecīgie dokumenti vairs nepastāv, ieteikums, kurā Komisija tiek aicināta tagad identificēt un novērtēt pieprasītās e-pasta vēstules, nebūtu lietderīgs, un turpmāka izmeklēšana šajā jautājumā nav pamatota.

27. Ombuds norāda, ka savos komentāros par sanāksmes ziņojumu sūdzības iesniedzējs pauda vēlmi pēdējos sešus mēnešus piekļūt Komisijas pārstāvju e-pasta vēstulēm karstajos punktos. Tādējādi sūdzības iesniedzējs var iesniegt Komisijai jaunu pieprasījumu šajā sakarā. Ombude aicina Komisiju identificēt un novērtēt visus dokumentus, uz kuriem attiecas šāds iespējams jauns pieprasījums saskaņā ar Regulu 1049/2001 un ņemot vērā viņas iepriekš minētos konstatējumus.

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādu secinājumu:

Tā kā sūdzības iesniedzēja pieprasītās e-pasta vēstules bija “dokumenti” Regulas 1049/2001 nozīmē, Komisijai bija jānosaka un jānovērtē, vai var piešķirt publisku piekļuvi dokumentiem, kas datēti ar 2021. gada janvāri. Tas, ka Komisija to nedarīja, bija administratīva kļūme. 

Tā kā Komisija informēja ombudu, ka attiecīgie dokumenti vairs nepastāv, ieteikums, kurā Komisija tiek aicināta tagad tos identificēt un novērtēt, nebūtu lietderīgs, un turpmāka izmeklēšana šajā jautājumā nav pamatota.

Ombude aicina Komisiju identificēt un novērtēt visus dokumentus, uz kuriem attiecas jebkādi turpmāki pieprasījumi saskaņā ar Regulu 1049/2001 un ņemot vērā viņas konstatējumus šajā lietā.

Sūdzības iesniedzējs un Eiropas Komisija tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2022. gada 28. jūnijā

[1] Saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamentam, Padomei un Komisijai

dokumenti: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 4. panta 1. punkta b) apakšpunktu.

[3] Lai pamatotu savu viedokli, sūdzības iesniedzējs atsaucās uz Ombuda lēmumu lietā 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/127386 

[4] Regulas 1049/2001 2. panta 3. punkts.

[5] Regulas 1049/2001 3. panta a) punkts.

[6] Sk. Pirmās instances tiesas 2007. gada 26. aprīļa spriedumu lietā WWF / ES Padome, 61. punkts:

https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506.