Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs ir žurnālists, kas pēta, kā Eiropas Robežu un krasta apsardzes aģentūra (Frontex) un dalībvalstis apsargā Eiropas ārējo robežu.^[1] Saistībā ar savu darbu sūdzības iesniedzējs ir iesniedzis Frontex astoņus pieprasījumus ^[2] par publisku piekļuvi dokumentiem laikposmā no 2020. gada septembra līdz decembrim.

2. Pēc otrā piekļuves pieprasījuma iesniegšanas 2020. gada 26. oktobrī Frontex informēja sūdzības iesniedzēju, ka viņa pirmais pieprasījums tiek izskatīts un ka šis otrais pieprasījums tiks izskatīts tikai pēc pirmā pieprasījuma pabeigšanas. Pēc tam Frontex 2020. gada 13. novembrī reģistrēja un sāka apstrādāt sūdzības iesniedzēja otro piekļuves pieprasījumu pēc tam, kad tā bija atbildējusi uz viņa pirmo piekļuves pieprasījumu.

3. 2020. gada 29. novembrī sūdzības iesniedzējs iesniedza vēl piecus pieprasījumus par publisku piekļuvi Frontex. Ņemot vērā sūdzības iesniedzēja iepriekšējo pieprasījumu, kas vēl nebija izskatīts, un viņa jauno piekļuves pieprasījumu vispārējo tvērumu, Frontex ierosināja šos pieprasījumus ievietot rindā un apstrādāt tos secīgi pēc vēl neizskatītā pieprasījuma noslēgšanas.

4. Nebūdams apmierināts ar Frontex atteikumu vienlaikus izskatīt viņa daudzos pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem, sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda.

5. Vienu dienu vēlāk, 2020. gada 4. decembrī, Frontex atbildēja uz sūdzības iesniedzēja otro piekļuves pieprasījumu, kas tika iesniegts 2020. gada oktobrī. Pēc tam Frontex turpināja sadarboties ar sūdzības iesniedzēju, lai mēģinātu iegūt viņa piekrišanu ierosinātajai pieejai piemērot “rindošanas mehānismu” viņa atlikušajiem piekļuves pieprasījumiem. Tomēr sūdzības iesniedzējs nepiekrita šai pieejai, bet tā vietā sašaurināja viena no viņa piekļuves pieprasījumiem darbības jomu. Frontex un sūdzības iesniedzējs vēlāk nevarēja panākt vienošanos un pārtrauca saziņu.

6. 2020. gada 7. decembrī sūdzības iesniedzējs iesniedza Frontex vēl vienu pieprasījumu par publisku piekļuvi dokumentiem, ko Frontex arī ierosināja ievietot rindā.

Izmeklēšana

7. Ombuds sāka izmeklēšanu par to, kā Frontex apstrādā sūdzības iesniedzēja pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem.

8. Izmeklēšanas gaitā ombuds lūdza Frontex atbildēt uz vairākiem jautājumiem, lai gūtu labāku izpratni par to, kā Frontex risina viena pieteikuma iesniedzēja vairākkārtējus pieprasījumus par piekļuvi dokumentiem ^[3]. Pēc tam viņa saņēma Frontex atbildi ^[4] un sūdzības iesniedzēja komentārus, atbildot uz Frontex atbildi.

Ombudam iesniegtie argumenti

Frontex

9. Frontex paskaidroja, ka 2020. gadā tā bija saņēmusi ievērojami lielu skaitu piekļuves pieprasījumu (266) un ka laikposmā, kurā sūdzības iesniedzējs bija iesniedzis attiecīgos piekļuves pieprasījumus, vienlaikus tika izskatīti aptuveni 60 ievērojami sarežģīti piekļuves pieprasījumi no citiem pieteikuma iesniedzējiem. Frontex piebilda, ka no trim darbiniekiem, kas izskatīja šādus pieprasījumus, viens nebija ieradies uz daļu no attiecīgā laikposma.

10. Frontex apgalvoja, ka sūdzības iesniedzēja iesniegto piekļuves pieprasījumu vispārējais tvērums ir pārāk plašs, lai tos varētu izskatīt vienlaikus. Tāpēc Frontex mēģināja rast visiem pieņemamu taisnīgu risinājumu, ierosinot pieprasījumus ievietot rindā un apstrādāt pēc kārtas. Tomēr sūdzības iesniedzējs nepiekrita šādai pieejai. Lai gan viņš sašaurināja viena no saviem pieprasījumiem tvērumu, viņš neierosināja risinājumu attiecībā uz atlikušajiem piekļuves pieprasījumiem.

11. Frontex norādīja, ka kopumā tās pieeja pieteikuma iesniedzēja vairākkārtējos piekļuves pieprasījumus, kas iesniegti tiešā laika tuvumā, ievietot rindā un tos secīgi izskatīt bija balstīta uz ES noteikumiem par publisku piekļuvi dokumentiem ^[5], kas ļauj iestādēm meklēt taisnīgu risinājumu, ja piekļuves pieprasījuma tvērums ir īpaši plašs. Frontex atsaucās arī uz ES Tiesas judikatūru un ombuda pieņemto lēmumu līdzīgā lietā ^[6].

12. Frontex norādīja, ka “rindas mehānisma” piemērošana ir tikai viena taisnīga risinājuma iespēja. Šīs pieejas galvenais mērķis bija nodrošināt vienlīdzīgu attieksmi pret visiem pieteikuma iesniedzējiem, ņemot vērā pieteikuma iesniedzēja piekļuves pieprasījuma tvērumu un administratīvo darba slodzi, no vienas puses, un citu pieteikuma iesniedzēju neizskatītos piekļuves pieprasījumus, no otras puses. Ja tiek piemērots rindas mehānisms, Frontex vienmēr aicina attiecīgo pieteikuma iesniedzēju norādīt vēlamo secību, kādā pieprasījumi būtu jāapstrādā, un to jebkurā laikā var mainīt.

13. Visbeidzot, Frontex teica, ka, piemērojot rindas mehānismu, tā pastāvīgi atkārtoti novērtē situāciju un pēc iespējas ātrāk sāk izskatīt pieprasījumus, kas ir ievietoti rindā.

Sūdzības iesniedzējs

14. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka vēlas savlaicīgi saņemt atbildes uz viņa piekļuves pieprasījumiem. Tas, ka viņa vairākkārtējie pieprasījumi Frontex bija ārkārtīgi novēloti, apdraudēja viņa žurnālista darbu.

15. Sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka publiskās piekļuves pieprasījumu skaits, ko Frontex saņem katru gadu, šķiet salīdzinoši mazs un ka jebkurā gadījumā Frontex varētu nodarbināt vairāk darbinieku, lai apstrādātu pieaugošo pieprasījumu skaitu.

16. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka Frontex pieeja lēmumam par piekļuves pieprasījuma ievietošanu rindā šķita patvaļīga, jo šajā ziņā nebija (rakstisku) noteikumu un nebija uzraudzības vai pārsūdzības iespējas.

17. Sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka Frontex nav patiesi centusies rast kopīgi pieņemamu taisnīgu risinājumu, jo tā bija piedāvājusi tikai vienu iespēju, proti, ievietot savus piekļuves pieprasījumus rindā.

18. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka Frontex nekad nav minējusi attiecīgo dokumentu skaitu vai ka to ir pārāk daudz vai to darbības joma ir pārāk plaša. Tāpēc viņš teica, ka šķita, ka Frontex nekad nav izskatījusi individuālos pieprasījumus, bet ir nolēmusi, ka tā nevar tos izskatīt vienlaikus neatkarīgi no to darbības jomas. Sūdzības iesniedzējs pauda bažas par to, ka Frontex novērtējums nav bijis objektīvs.

Ombuda priekšlikums risinājumam

19. Ombude norādīja, ka nav skaidrs, uz cik daudziem dokumentiem attiecas sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumi, cik liels ir katrs dokuments un cik daudz darba tas nozīmētu, lai novērtētu, vai tos var publiskot. Tāpat nebija skaidrs, kādas bija Frontex spējas konkrētajā brīdī. Tomēr izrādījās, ka sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumi attiecās uz ievērojamu skaitu dokumentu. Ņemot vērā, ka tie tika iesniegti tuvu laika ziņā, ombuds uzskatīja, ka ir pamatoti tos uzskatīt par vienu piekļuves pieprasījumu attiecībā uz ļoti lielu dokumentu skaitu ^[7].

20. Tādējādi ombude atzinīgi novērtēja to, ka Frontex, uzskatot, ka tā nevar izskatīt sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumu noteiktajā termiņā, ir centusies sadarboties ar sūdzības iesniedzēju, lai rastu taisnīgu risinājumu. Tomēr viņa norādīja, ka saziņa starp Frontex un sūdzības iesniedzēju ir izjukusi un ka tādēļ Frontex ir apturējusi sešus atlikušos piekļuves pieprasījumus, ko bija iesniedzis sūdzības iesniedzējs.

21. Ombuds uzsvēra, ka pieprasījumi par publisku piekļuvi ir jāizskata nekavējoties. Tādēļ viņa meklēja ātru risinājumu šai lietai. Šajā nolūkā viņa ierosināja šādu risinājumu:

Frontex būtu nekavējoties jāatsāk sūdzības iesniedzēja sešu piekļuves pieprasījumu apstrāde, sākot ar pieprasījumu, ko sūdzības iesniedzējs izmeklēšanas gaitā bija norādījis kā vissteidzamāko.

Turklāt, lai sūdzības iesniedzējs varētu noteikt katra pieprasījuma prioritāti, Frontex būtu jāiesniedz sūdzības iesniedzējam saraksts ar visiem dokumentiem, uz kuriem attiecas viņa seši piekļuves pieprasījumi, norādot katra dokumenta nosaukumu, datumu, lappušu skaitu un atsauci ^[8].

22. Frontex atzinīgi novērtēja ombuda priekšlikumu par risinājumu.^[9] Tā iesniedza attiecīgo dokumentu sarakstu, ko ombuds iesniedza sūdzības iesniedzējam, un atsāka izskatīt sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumus, sākot ar vissteidzamāko dokumentu, uz kuru tā atbildēja drīz pēc tam.

23. Frontex arī apsolīja, ka tā pastāvīgi atkārtoti izvērtēs savu darba slodzi un spējas, lai, kad vien iespējams, paātrinātu sūdzības iesniedzēja atlikušo piekļuves pieprasījumu apstrādi. Tā uzsvēra, ka sūdzības iesniedzējs var brīvi jebkurā laikā atkārtoti noteikt vēlamo pieprasījumu secību.

24. Sūdzības iesniedzējs arī atzinīgi novērtēja ombuda ierosināto risinājumu, lai gan viņš pauda zināmas bažas par to, ko viņš uzskatīja par kavēšanos.

Ombuda novērtējums pēc risinājuma priekšlikuma

25. ES noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem paredz, ka, ja piekļuves pieprasījums attiecas uz “ļoti apjomīgu dokumentu vai ļoti lielu dokumentu skaitu, attiecīgā iestāde var neoficiāli apspriesties ar pieteikuma iesniedzēju, lai rastu taisnīgu risinājumu”^[10].

26. Saskaņā ar iedibināto judikatūru šīs tiesības meklēt taisnīgu risinājumu “atspoguļo iespēju, kaut arī īpaši ierobežotā veidā, ņemt vērā vajadzību vajadzības gadījumā saskaņot pieteikuma iesniedzēja intereses ar labas pārvaldības interesēm” [11] Tādēļ ^iestādei “ir jāsaglabā tiesības, jo īpaši gadījumos, kad dokumentu konkrēta un individuāla pārbaude radītu nesamērīgu administratīvā darba apjomu, līdzsvarot sabiedrības intereses piekļūt dokumentiem ar tādējādi radīto darba slogu, lai šajos konkrētajos gadījumos aizsargātu labas pārvaldības intereses.”^[12] Tādējādi “izņēmuma gadījumos iestāde var atteikt piekļuvi konkrētiem dokumentiem, pamatojoties uz to, ka darba slodze saistībā ar to publiskošanu būtu nesamērīga (..)”^[13] Citiem vārdiem sakot, izņēmuma kārtā iestāde var atteikt piekļuvi dokumentiem, pamatojoties uz to, ka pieprasījuma apstrāde radītu pārmērīgu administratīvo slogu.

27. Ņemot to vērā, kā iepriekš uzskatīja ombuds ^[14], principā var būt pamatoti, ka iestāde viena pieteikuma iesniedzēja vairākus piekļuves pieprasījumus, no kuriem katrs attiecas uz vairākiem dokumentiem, uzskata par vienu pieprasījumu, kas attiecas uz ļoti lielu dokumentu skaitu, ja pieprasījumi tiek iesniegti laika ziņā tuvu. Pretējā gadījumā pieteikuma iesniedzēji varētu viegli apiet noteikumus, kas paredz izņēmumus gadījumos, kad tiek pieprasīta piekļuve ļoti apjomīgam dokumentam vai ļoti lielam dokumentu skaitam.

28. Saskaņā ar Frontex iesniegto dokumentu sarakstu sūdzības iesniedzēja sešu neizskatīto piekļuves pieprasījumu kopējais tvērums attiecās uz vairāk nekā 2500 dokumentiem (no kuriem aptuveni 1900 bija iepriekš izpausti citiem pieteikuma iesniedzējiem). Ņemot vērā šo apjomu, ombude uzskata, ka Frontex bija pamatoti sūdzības iesniedzēja daudzos pieprasījumus uzskatīt par vienu pieprasījumu, kas attiecas uz ļoti lielu dokumentu skaitu.

29. Turklāt, ja, ņemot vērā šādus apstākļus, iestāde uzskata, ka tā nevar izskatīt attiecīgo piekļuves pieprasījumu noteiktajā termiņā, rindas mehānisma piemērošanu var uzskatīt par dzīvotspējīgu instrumentu, lai nodrošinātu, ka pēc iespējas vairāk pieteikuma iesniedzēju var izmantot savas tiesības uz publisku piekļuvi dokumentiem un pret visiem pieteikuma iesniedzējiem izturas taisnīgi un vienlīdzīgi.

30. Tomēr, piemērojot šādu rindas mehānismu, ir jāievēro noteikti principi.

31. Rindošanas mehānisms nebūtu automātiski jāpiemēro visiem gadījumiem, kad viens un tas pats pieteikuma iesniedzējs ir iesniedzis vairākus pieprasījumus laika ziņā tuvā tuvumā. Drīzāk attiecīgajai iestādei šāds mehānisms būtu jāpiemēro tikai ārkārtas apstākļos, piemēram, ja pretējā gadījumā lielā darba slodze piekļuves pieprasījumu dēļ apdraudētu tās pamatdarbību vai tās spēju izskatīt citu pieteikuma iesniedzēju piekļuves pieprasījumus.

32. Iestādei arī nebūtu jāpiemēro šāds mehānisms diskriminējošā veidā. Drīzāk rindas mehānisms būtu vienādi jāpiemēro visiem pieteikuma iesniedzējiem neatkarīgi no tā, kas viņi ir vai kāpēc viņi lūdz piekļuvi.

33. Turklāt attiecīgajai iestādei katrā atsevišķā gadījumā būtu jāpamato, kāpēc tā uzskata, ka rindas mehānisma piemērošana ir nepieciešama un piemērota, un tai būtu pienācīgi jāinformē pieteikuma iesniedzēji par to, kā tā izskatīs viņu piekļuves pieprasījumus, ja tie tiks ievietoti rindā. Iestādei būtu arī jāļauj pieteikuma iesniedzējiem (atkārtoti) noteikt, kādā secībā tiek apstrādāti viņu daudzkārtējie piekļuves pieprasījumi, un attiecīgi informēt viņus.

34. Pēc tam attiecīgajai iestādei būtu pastāvīgi jāpārvērtē sava darba slodze, lai pēc iespējas ātrāk apstrādātu katru rindā ievietoto pieprasījumu.

35. Ja pieteikuma iesniedzēji nepiekrīt savu piekļuves pieprasījumu rindām, iestādei viņi būtu jāinformē arī par iespēju ierosināt alternatīvu risinājumu.

36. Pieteikuma iesniedzēji, kas lūdz publisku piekļuvi dokumentiem, bieži vien nepārzina piemērojamos noteikumus un to, kā tos interpretē ES tiesa. Tādēļ ombuds uzskata, ka, ja iestāde izmanto izņēmuma pieeju, ir ārkārtīgi svarīgi nodrošināt, lai pieteikuma iesniedzējs saprastu, kāpēc tā izmanto šādu pieeju un ko tas nozīmē. Pretējā gadījumā pastāv risks, ka viņi nepieņems iestādes ierosināto risinājumu. Pretendentiem šādos gadījumos būtu arī konstruktīvi jāsadarbojas ar kādu iestādi. 

37. Ombude atzinīgi vērtē pozitīvo atbildi uz viņas priekšlikumu par risinājumu. Ņemot vērā to, ka tagad ir rasts risinājums, ar kuru gan Frontex, gan sūdzības iesniedzējs, šķiet, ir apmierināti, viņa uzskata, ka sūdzība ir atrisināta. Tomēr ombude pauž nožēlu, ka viņas iejaukšanās bija nepieciešama, pirms varēja vienoties par risinājumu, kas izraisīja ievērojamu kavēšanos. Tādēļ viņa aicina Frontex darīt visu iespējamo, lai nodrošinātu, ka sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumi tagad tiek ātri izskatīti. Lai turpmāk izvairītos no līdzīgām situācijām, ombuds arī mudina Frontex uzlabot saziņu ar pieteikumu iesniedzējiem, ja tā atsaucas uz Regulas 1049/2001 6. panta 3. punktu, lai ātri rastu taisnīgu risinājumu.

38. Visbeidzot, ombuds norāda, ka saistībā ar nesen veiktu izmeklēšanu ^[15] Frontex apņēmās atjaunināt savu publisko “dokumentu reģistru” un proaktīvi publicēt dokumentus, ko tā publisko, atbildot uz pieprasījumiem par publisku piekļuvi. Viņa uzskata, ka tas ir svarīgs solis ceļā uz lielāku pārredzamību, kas arī atvieglos Frontex pieprasījumu par publisku piekļuvi dokumentiem apstrādi.

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādiem secinājumiem:

Frontex ir pieņēmusi Ombuda priekšlikumu par risinājumu, no jauna izskatot sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumus un iesniedzot attiecīgo dokumentu sarakstu.

Sūdzības iesniedzējs un Frontex tiks informēti par šo lēmumu.

Rosita Hickey Izmeklēšanas
direktore

Strasbūrā, 2021. gada 16. jūnijā

[1] Sk., piemēram, 2020. gada 23. oktobra rakstu https://www.spiegel.de/international/europe/eu-border-agency-frontex-complicit-in-greek-refugee-pushback-campaign-a-4b6cba29-35a3-4d8c-a49f-a12daad450d7.

[2] Saskaņā ar Regulu 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas dokumentiem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN, kas Frontex piemērojama saskaņā ar 114. panta 1. punktu Regulā 2019/1896 par Eiropas Robežu un krasta apsardzi: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2019/1896/oj.

[3] Ombuda vēstules Frontex pilns teksts ir pieejams tīmekļa vietnē https://europa.eu/!fH83hf.

[4] Pilns Frontex atbildes uz Ombuda vēstuli teksts ir pieejams tīmekļa vietnē https://europa.eu/!rh86ug.

[5] Proti, par Regulas 1049/2001 15. panta 1. punktu un 6. panta 3. punktu. 15. panta 1. punktā ir noteikts, ka “iestādes izstrādā labu administratīvo praksi, lai atvieglotu šajā regulā garantēto piekļuves tiesību īstenošanu”. 6. panta 3. punktā ir noteikts, ka “gadījumā, ja pieteikums attiecas uz ļoti apjomīgu dokumentu vai ļoti lielu dokumentu skaitu, attiecīgā iestāde var neoficiāli apspriesties ar pieteikuma iesniedzēju, lai rastu taisnīgu risinājumu”.

[6] Sarakstē ar sūdzības iesniedzēju Frontex atsaucās uz ES judikatūru par Regulas 1049/2001 6. panta 3. punktu, piemēram, uz Tiesas 2014. gada 2. oktobra spriedumu Strack/Komisija, C-127/13 P, 26. un turpmākie punkti: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=158192&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=7053717. Atbildē Ombudam Frontex atsaucās arī uz Ombuda lēmumu lietā 1608/2017/MIG par to, kā Eiropas Zāļu aģentūra izskata vairākus pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem, kurus iesniedzis viens pieteikuma iesniedzējs, un par termiņa pagarināšanu, kas pieejams vietnē https://europa.eu/!qw38dH.

[7] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 6. panta 3. punktu.

[8] Ombuda risinājuma priekšlikuma pilns teksts ir pieejams tīmekļa vietnē https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/143116.

[9] Pilns Frontex atbildes teksts uz Ombuda priekšlikumu par risinājumu ir pieejams šādā tīmekļa vietnē:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/143117.

[10] Regulas 1049/2001 6. panta 3. punkts.

[11] Sk. Pirmās instances tiesas 2005. gada 13. aprīļa spriedumu lietā VKI / Komisija, T-2/03, 101. punkts, pieejams vietnē https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=60314&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=7389394, un 2008. gada 10. septembra spriedumu lietā Williams / Komisija, T-42/05, 85.f punkts, pieejams vietnē https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=67848&page;Index=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&cc=first&part=1&cid=7389665.

[12] VKI, 102. punkts.

[13] Tiesas 2014. gada 2. oktobra spriedums Strack / Komisija, C-127/13 P, 28. punkts (sk. 6. zemsvītras piezīmi).

[14] Sk. Ombuda lēmumu lietā 1608/2017/MIG, sk. 6. zemsvītras piezīmi.

[15] Izmeklēšana lietā 2273/2019/MIG par Eiropas Robežu un krasta apsardzes aģentūras (Frontex) publisko

dokumentu reģistrs, lietas lapa pieejama vietnē https://europa.eu/!BW96mQ.