Bylos pavadinimas: Europos Komisijos atsisakymas leisti visuomenei susipažinti su tekstiniais pranešimais dėl COVID-19 vakcinos pirkimo, kuriais apsikeitė Komisijos pirmininkė ir farmacijos įmonės generalinis direktorius

Data: 2021 m. spalio 5 d., antradienis

Nuotolinis posėdis (Webex)

Dalyvavo

Europos Komisija (generalinis sekretoriatas)

Direktorius (skaidrumas, efektyvumas iramp; ištekliai)

Skyriaus vadovo pavaduotojas (Skaidrumas, dokumentų tvarkymas ir galimybė susipažinti su dokumentais)

Sveikatos, švietimo ir kultūros skyriaus vadovo pavaduotojas

Politikos pareigūnas - Grupės vadovas Įrašų valdymas ir archyvai

Teisės ir politikos pareigūnas. Galimybė susipažinti su dokumentais

Vyresnysis ekspertas – tarpinstitucinių santykių koordinatorius – ryšiai su Europos ombudsmenu

Europos ombudsmenas (Tyrimo direktoratas)

Tyrimų direktorė HICKEY Rosita

DYRBERG Peter, tyrimų ir procesų ekspertas

KING Jennifer, teisės ekspertė

GEHRING Michaela, už tyrimus atsakinga pareigūnė

EHNERT Tanja, už tyrimus atsakinga pareigūnė

Posėdžio tikslas

Susitikimo tikslas buvo, kad ombudsmenės tyrimo grupė gautų daugiau informacijos apie bylą, visų pirma i) apie Komisijos politiką dėl tekstinių žinučių (toliau taip pat vadinamų tiesiog tekstais) įrašų saugojimo ir apie tai, kaip ši politika įgyvendinama praktiškai, ir ii) apie tai, ar Komisija ieškojo galimų tekstinių žinučių, kurių prašė skundo pateikėjas, ir, jei taip, kaip ir kur.

Įvadas ir procedūrinė informacija

Ombudsmenės tyrimo grupė prisistatė, padėkojo Komisijos atstovams už susitikimą su jais ir išdėstė susitikimo tikslą. Jie nurodė ombudsmeno posėdžiams taikomą teisinę sistemą, visų pirma tai, kad ombudsmenas neatskleis jokios informacijos, kurią Komisija laiko konfidencialia, nei skundo pateikėjui, nei jokiam kitam asmeniui, nepriklausančiam ombudsmeno tarnybai, be išankstinio Komisijos sutikimo ^[1].

Tyrimo grupė paaiškino, kad ji parengs posėdžio ataskaitos projektą, kuris bus nusiųstas Komisijai, siekiant užtikrinti, kad jis būtų faktiškai tikslus ir išsamus. Po to posėdžio ataskaita bus baigta rengti, įtraukta į bylą ir pateikta skundo pateikėjui. Jokia konfidenciali informacija nebūtų įtraukta į ataskaitą ar kitaip pateikta skundo pateikėjui ar bet kuriai trečiajai šaliai.

Komisijos pateikta informacija

Dėl Komisijos apskaitos tvarkymo politikos

Komisijos atstovai paaiškino, kad Komisijos įrašų saugojimo taisyklės nustatytos jos „Sprendime dėl įrašų tvarkymo ir archyvų“^[2] ir „Dokumentų registravimo gairėse“^[3].

Sprendimo 7 straipsnio 1 dalyje pateikiama tokia dokumentų, kurie turi būti įrašyti į Komisijos dokumentų valdymo sistemą, apibrėžtis:

„Dokumentai registruojami, jei juose yra svarbios informacijos, kuri nėra trumpalaikė, arba jei dėl jų Komisija ar vienas iš jos departamentų gali imtis veiksmų ar tolesnių veiksmų.“

Gairėse nustatyti šie išsamūs registracijos kriterijai:

„(...) Jei atsakymas į visus toliau pateiktus klausimus yra „taip“, dokumentas turi būti užregistruotas „Ares“ ir (arba) atitinkamoje įmonės dokumentų valdymo sistemoje.

1. Ar dokumentas susijęs su politika, veikla ar sprendimais, patenkančiais į institucijos atsakomybės sritį?

2. Ar dokumente pateikta informacija yra svarbi, o ne trumpalaikė?

Šis klausimas reikalauja subtilaus sprendimo, atsižvelgiant į atitinkamo dokumento turinį ir kontekstą.

• Dokumentas, dėl kurio Europos Komisija ar vienas iš jos padalinių turi imtis veiksmų ar tolesnių veiksmų arba kuris susijęs su institucijos atsakomybe, yra svarbus, o ne trumpalaikis. Be to, dokumentas, kurio vėliau gali prireikti kaip įrodymo pagal pagrindiniam „verslo procesui“ taikomas taisykles ir nuostatas, laikomas svarbiu, o ne trumpalaikiu;
• Priešingai, laikoma, kad informacija yra nesvarbi ir trumpalaikė, jei jos nelaikymas neturėtų neigiamo administracinio ar teisinio poveikio Europos Komisijai.

3. Ar dokumentą parengė arba gavo Europos Komisija?

• Dokumentas laikomas „parengtu“ tik tuo atveju, jei jis yra „stabilus“, t. y. jei asmuo, įgaliotas prisiimti atsakomybę už jo turinį pagal pagrindiniam „verslo procesui“ taikomas taisykles ir nuostatus, patvirtino, kad jis parengtas perduoti;
• Šis asmuo turi būti ne asmuo, kuriam pavesta praktinė užduotis parengti ar įvesti tekstą, o asmuo arba administracinis subjektas, atsakingas už turinį pagal Europos Komisijos procedūrinius reikalavimus ir vidaus taisykles, taikomas atitinkamam verslo procesui;
• Dokumentas laikomas gautu, jei jį Europos Komisijai tyčia pateikė (išorės) siuntėjas.“

Komisijos atstovai laikėsi nuomonės, kad tekstai ir panašios žinutės yra trumpalaikiai ir trumpalaikiai, todėl jie neatitinka pirmiau minėtų kriterijų, pagal kuriuos jie įrašomi į Komisijos dokumentų valdymo sistemą. Tačiau Komisijos atstovai nurodė, kad svarbus aspektas nustatant, ar informacija yra įrašyta, yra ne jos laikmena, o turinys. Todėl, jei teksto turinys būtų toks, kad atspindėtų Komisijos sprendimą arba kokiu nors būdu įpareigotų Komisiją, jis turėtų būti įrašomas kaip ir kiti dokumentai, pavyzdžiui, įrašant informaciją kaip pranešimą atitinkamoje byloje.

Iki šiol Komisija į savo dokumentų valdymo sistemą neįrašė jokių tekstinių pranešimų. Tai logiška atsižvelgiant į tai, kad tekstai paprastai yra trumpalaikio pobūdžio ir nenaudojami Komisijai priimant oficialius sprendimus ir jais institucija neįpareigojama.

Kadangi tekstai nelaikomi atitinkančiais registracijos kriterijus, Komisija šiuo tikslu neturi techninio mechanizmo. O e. laiškams taikomas mechanizmas, kurį gana lengvai galima įrašyti į Komisijos dokumentų tvarkymo sistemą spustelėjus vieną mygtuką (jei jie atitinka pirmiau minėtose gairėse nustatytus tris kriterijus). Atsižvelgiant į tai, kad tekstai neregistruojami, jie vėliau neįtraukiami į Komisijos duomenų saugojimo grafiką.

Siekdama užtikrinti darbuotojų informuotumą apie tai, kas turi būti registruojama, Komisija reguliariai rengia visų lygmenų dokumentų tvarkymo mokymus, be kita ko, skirtus stalo pareigūnams, skyrių vadovams ir kabinetų nariams. Nors šis mokymas grindžiamas Komisijos gairėmis, mokymo metu nėra konkrečiai paminėtas tekstų ir momentinių pranešimų tvarkymas. Kadangi tekstiniai pranešimai neregistruojami, dalyviai negauna nurodymų, kaip turėtų būti įrašomas tekstas. Tačiau Komisijos turimose gairėse pažymima, kad jei tekste pateikta informacija būtų laikoma svarbia, ilgalaike ir atitinkančia pirmiau išdėstytus registracijos kriterijus, ji turėtų būti užfiksuota ir saugoma kaip įrašas kitu formatu, pavyzdžiui, kaip prie bylos pridėta pastaba.

Be to, kiekviename generaliniame direktorate (GD) dirba etikos ir skaidrumo ekspertas, kuris reguliariai dalyvauja tiksliniuose apskaitos tvarkymo mokymuose. Šie ekspertai susitinka kas mėnesį, kad aptartų pokyčius šioje srityje. Savo ruožtu jie rengia savo kolegas generaliniame direktorate ir veikia kaip kontaktiniai asmenys iškilus klausimams.

Kalbant apie Komisijos narių kabinetus, kiekvienas iš jų turi dokumentų valdymo pareigūną (DMO), kuris kiekvienos naujos kadencijos pradžioje dalyvauja dokumentų tvarkymo mokymuose. Tada kabinetai turi nustatyti savo procesus, kad užtikrintų Komisijos apskaitos tvarkymo taisyklių laikymąsi.

Kalbant apie dokumentų, kuriuos reikia užregistruoti, nustatymą, Komisijos atstovai teigė, kad kiekvienas dokumento autorius ir (arba) gavėjas yra atsakingas už vertinimą ir sprendimą, ar jis atitinka kriterijus.

Kalbant apie prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, Komisijos atstovai paaiškino, kad pradiniame tvarkymo etape prašymas priskiriamas kompetentingai tarnybai, iš kurios (galbūt) gaunami dokumentai, atsižvelgiant į prašymo dalyką. Tuomet atitinkamas GD ir kabinetas ^[4] (jei prašymas susijęs su kabineto dokumentais) atlieka pirminę galimų dokumentų paiešką. Jei dokumentų nėra ir pareiškėjas dėl to abejoja (pateikdamas kartotinę paraišką), generalinio sekretoriaus C1 skyrius „Skaidrumas, dokumentų tvarkymas ir laikymas; galimybė susipažinti su dokumentais“ dar kartą susisiekia su atitinkamu generaliniu direktoratu ir prašo jo dar kartą atlikti paiešką. Jei generalinis direktoratas patvirtina, kad papildomų dokumentų nėra, C1 skyriui „Skaidrumas, dokumentų tvarkymas ir tvarkymas. Galimybė susipažinti su dokumentais“ reikalingas pasirašytas generalinio direktoriaus raštas, kuriuo patvirtinamas šis pareiškimas. 

Kalbant apie profesionalių išmaniųjų telefonų naudojimą, Komisijos atstovai teigė, kad Komisija laikosi politikos dėl to, kas gali būti aprūpintas išmaniuoju telefonu, kuris apima visą vadovybę, t. y. visus skyrių vadovų pavaduotojus ir vyresniuosius vadovus. Tačiau Komisija taip pat taiko metodą „atsineškite savo išmanųjį telefoną“, o tai reiškia, kad darbuotojai savo asmeniniuose išmaniuosiuose telefonuose gali įdiegti atitinkamą programinę įrangą, kad galėtų prisijungti prie savo Komisijos e. pašto paskyrų. Šiuo atveju darbuotojų pareigos nustatytos Privataus mobiliojo įrenginio naudotojo chartijoje. Komisijos atstovai teigė, kad jie patikrins, ar ši politika yra nustatyta raštu, ir, jei yra atitinkamų dokumentų, pateiks ombudsmenui kopiją.

Nagrinėjama byla

Dėl skundo pateikėjo prašymo leisti susipažinti su dokumentais Komisijos atstovai paaiškino, kad po to, kai buvo gautas pirminis prašymas, prašymą nagrinėjantis Generalinio sekretoriato skyrius konsultavosi su Pirmininko kabinetu. Ministrų kabinetas nustatė, kad prašymas apima tris dokumentus. Už prašymo nagrinėjimą pradiniame etape atsakingo generalinio sekretoriaus E.4 skyrius „Sveikata, švietimas ir kultūra“ įvertino šiuos tris dokumentus ir nusprendė leisti skundo pateikėjui iš dalies susipažinti su visais dokumentais.

Kai skundo pateikėjas pateikė kartotinę paraišką, kurioje teigė, kad turėtų būti papildomų dokumentų, t. y. tekstų, generalinio sekretoriaus C1 skyrius „Skaidrumas, dokumentų tvarkymas ir laikymas; galimybė susipažinti su dokumentais“, laikydamasis vidaus procedūros jis dar kartą konsultavosi su Pirmininko kabinetu. Pirmininko kabinetas patvirtino, kad nėra jokių papildomų dokumentų, kurie atitiktų registravimo kriterijus. Tada generalinis sekretorius, atsakydamas skundo pateikėjui, atsižvelgė į šį vertinimą.

Susirašinėjimas su Pirmininko kabinetu buvo užregistruotas prieigos byloje ir bus perduotas ombudsmenui.

Posėdžio pabaiga

Tyrimo grupė padėkojo Komisijos atstovams už skirtą laiką ir pateiktus paaiškinimus, o posėdis baigėsi.

Po susitikimo Komisija pateikė ombudsmenei šių dokumentų, kuriuos ji nurodė esant konfidencialius, kopijas:

• keitimasis nuomonėmis su Pirmininko kabinetu dėl skundo pateikėjo prašymo leisti susipažinti su dokumentais,
• Privatus mobilusis įrenginys. Naudotojo chartija
• „Corporate Mobile Device – User’s Charter“ („Įmonės mobilusis įrenginys. Naudotojo chartija“) ir
• Du dokumentai, susiję su Komisijos IT įrangos paskirstymo politika.

2021 m. gruodžio 8 d., Briuselis

Rosita Hickey Michaela Gehring

Užklausų užklausas atsakingo pareigūno direktorius

[1] Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 4.8 straipsnis.

[2] 2020 m. liepos 6 d. Komisijos sprendimas dėl įrašų tvarkymo ir archyvų, paskelbtas adresu https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komisija patvirtino, kad šiuo dokumentu galima pasidalyti su skundo pateikėju. Jis bus pridėtas prie šios ataskaitos.

[4] Svarbu pabrėžti, kad kabinetai tiesiogiai neatsako į prašymus leisti susipažinti su dokumentais. Prašymus, susijusius su kabinetų parengtais dokumentais, nagrinėja atitinkami generaliniai direktoratai ir (arba) tarnybos, aptarnaujantys atitinkamą Komisijos narį (įskaitant Komisijos pirmininką ir pirmininko pavaduotojus). Pagal Komisijos administracinę praktiką dokumentus paprastai nustato kabinetai, o atsakymus parengia atitinkama tarnyba, pasikonsultavusi su atitinkama kabinetu dėl galimo atskleidimo.