Bylos pavadinimas: Europos Komisijos atsisakymas leisti visuomenei susipažinti su tekstiniais pranešimais dėl COVID-19 vakcinos pirkimo, kuriais keitėsi Komisijos pirmininkė ir farmacijos bendrovės generalinis direktorius

Data: 2021 m. spalio 5 d., antradienis

Nuotolinis posėdis (Webex)

Dalyvavo

Europos Komisija (Generalinis sekretoriatas)

Direktorius (Skaidrumas, efektyvumas ir amplitudė; Ištekliai)

Skaidrumo, dokumentų tvarkymo ir galimybės susipažinti su dokumentais skyriaus vadovo pavaduotojas

Sveikatos, švietimo ir kultūros skyriaus vadovo pavaduotojas

Už politiką atsakingas pareigūnas – Įrašų tvarkymo ir archyvų grupės vadovas

Teisės ir politikos pareigūnas. Galimybė susipažinti su dokumentais

Vyresnioji ekspertė – tarpinstitucinių santykių koordinatorė – santykiai su Europos ombudsmenu

Europos ombudsmenas (Tyrimų direktoratas)

HICKEY Rosita, tyrimų direktorė

DYRBERG Peter, tyrimų ir procesų ekspertas

KING Jennifer, teisės ekspertė

GEHRING Michaela, už tyrimus atsakinga pareigūnė

EHNERT Tanja, už tyrimus atsakinga pareigūnė

Posėdžio tikslas

Susitikimo tikslas buvo, kad ombudsmeno tyrimo grupė gautų daugiau informacijos apie bylą, visų pirma i) apie Komisijos politiką dėl tekstinių žinučių įrašų (toliau – tiesiog tekstai) saugojimo ir apie tai, kaip ši politika įgyvendinama praktiškai, ir ii) apie tai, ar, jei taip, kaip ir kur Komisija ieškojo galimų tekstinių žinučių, kurios patenka į skundo pateikėjo prašymo sritį.

Įvadas ir procedūrinė informacija

Ombudsmeno tyrimo grupė prisistatė, padėkojo Komisijos atstovams už susitikimą su jais ir išdėstė susitikimo tikslą. Jie nurodė teisinę sistemą, taikomą ombudsmeno rengiamiems posėdžiams, visų pirma tai, kad be išankstinio Komisijos sutikimo ombudsmenas neatskleis jokios informacijos, kurią Komisija nurodė kaip konfidencialią, nei skundo pateikėjui, nei jokiam kitam ombudsmeno tarnybai nepriklausančiam asmeniui ^[1].

Tyrimo grupė paaiškino, kad ji parengs posėdžio ataskaitos projektą, kuris bus nusiųstas Komisijai, siekiant užtikrinti, kad jis būtų faktiškai tikslus ir išsamus. Po to posėdžio ataskaita bus baigta rengti, įtraukta į bylą ir pateikta skundo pateikėjui. Jokia konfidenciali informacija nebūtų įtraukta į ataskaitą ar kitaip pateikta skundo pateikėjui ar bet kuriai trečiajai šaliai.

Komisijos pateikta informacija

Dėl Komisijos apskaitos tvarkymo politikos

Komisijos atstovai paaiškino, kad Komisijos įrašų saugojimo taisyklės išdėstytos jos „Sprendime dėl įrašų tvarkymo ir archyvų“^[2] ir „Dokumentų registravimo gairėse“^[3].

Sprendimo 7 straipsnio 1 dalyje pateikta tokia dokumentų, kurie turi būti registruojami Komisijos dokumentų valdymo sistemoje, apibrėžtis:

„Dokumentai registruojami, jeigu juose yra svarbios informacijos, kuri nėra trumpalaikė, arba jeigu juose gali būti numatyta, kad Komisija arba vienas iš jos departamentų imsis veiksmų arba tolesnių veiksmų.“

o gairėse nustatyti šie išsamūs registracijos kriterijai:

„(...) Jei atsakymas į visus toliau pateiktus klausimus yra „taip“, dokumentas turi būti užregistruotas sistemoje „Ares“ ir (arba) atitinkamoje organizacijos dokumentų valdymo sistemoje.

1. Ar dokumentas susijęs su politika, veikla ar sprendimais, priklausančiais institucijos atsakomybės sričiai?

2. Ar dokumente pateikta informacija yra svarbi, o ne trumpalaikė?

Šis klausimas turi būti sprendžiamas subtiliai, atsižvelgiant į atitinkamo dokumento turinį ir kontekstą.

• Dokumentas, dėl kurio Europos Komisija ar vienas iš jos padalinių turi imtis veiksmų ar tolesnių veiksmų arba už kurį atsakinga institucija, yra svarbus, o ne trumpalaikis. Dokumentas, kurio vėliau gali prireikti kaip įrodymo pagal pagrindiniam „verslo procesui“ taikomas taisykles ir reglamentus, taip pat laikomas svarbiu, o ne trumpalaikiu;
• Priešingai, informacija laikoma nesvarbia ir trumpalaike, jei jos nesaugojimas neturėtų neigiamo administracinio ar teisinio poveikio Europos Komisijai.

3. Ar dokumentą parengė arba gavo Europos Komisija?

• Dokumentas laikomas „parengtu“ tik tuo atveju, jei jis yra „stabilus“, t. y. jei asmuo, įgaliotas prisiimti atsakomybę už jo turinį, patvirtino, kad jis parengtas perduoti pagal pagrindiniam „verslo procesui“ taikomas taisykles ir reglamentus;
• Šis asmuo turi būti ne asmuo, kuriam pavesta praktinė užduotis rengti ar spausdinti tekstą, o asmuo ar administracinis subjektas, atsakingas už turinį pagal procedūrinius reikalavimus ir Europos Komisijos vidaus taisykles, taikomas atitinkamam verslo procesui;
• Dokumentas laikomas gautu, jei jį Europos Komisijai tyčia pateikė (išorės) siuntėjas.“

Komisijos atstovai laikėsi nuomonės, kad tekstai ir panašūs pranešimai yra trumpalaikiai ir trumpalaikiai, todėl neatitinka pirmiau minėtų jų įrašymo į Komisijos dokumentų valdymo sistemą kriterijų. Tačiau Komisijos atstovai nurodė, kad svarbus aspektas nustatant, ar informacija yra registruojama, yra ne jos laikmena, o turinys. Todėl, jei teksto turinys galėtų atspindėti Komisijos sprendimą arba kokiu nors būdu įpareigoti Komisiją, jis turėtų būti įrašomas kaip ir kiti dokumentai, pavyzdžiui, įrašant informaciją kaip pastabą atitinkamoje byloje.

Iki šiol Komisija savo dokumentų valdymo sistemoje neužregistravo jokių tekstinių pranešimų. Tai logiška atsižvelgiant į tai, kad tekstai paprastai yra trumpalaikiai, nenaudojami oficialiame Komisijos sprendimų priėmimo procese ir neįpareigoja institucijos.

Kadangi tekstai nelaikomi atitinkančiais registracijos kriterijus, Komisija šiuo tikslu neturi techninio mechanizmo. Priešingai, yra elektroninių laiškų mechanizmas, kurį galima gana lengvai įrašyti į Komisijos dokumentų valdymo sistemą, spustelėjus vieną mygtuką (jei jie atitinka pirmiau minėtose gairėse nustatytus tris kriterijus). Atsižvelgiant į tai, kad tekstai nėra registruojami, jie vėliau neįtraukiami į Komisijos saugojimo grafiką.

Siekdama užtikrinti, kad darbuotojai žinotų, kas turi būti registruojama, Komisija visais lygmenimis reguliariai rengia mokymus dokumentų valdymo klausimais, be kita ko, pareigūnams, skyrių vadovams ir kabineto nariams. Nors šis mokymas grindžiamas Komisijos gairėmis, tekstų ir momentinių žinučių tvarkymas mokymo metu konkrečiai nepaminėtas. Kadangi tekstiniai pranešimai neregistruojami, dalyviai negauna nurodymų, kaip turėtų būti įrašomas tekstas. Tačiau Komisijos turimose gairėse nurodoma, kad jei tekste pateikta informacija būtų laikoma svarbia, ilgalaike ir atitinkančia pirmiau išdėstytus registracijos kriterijus, ji turėtų būti užfiksuota ir saugoma kaip įrašas kitokiu formatu, pavyzdžiui, kaip pastaba byloje.

Be to, kiekviename generaliniame direktorate (GD) dirba etikos ir skaidrumo ekspertas, kuris reguliariai dalyvauja tiksliniuose mokymuose įrašų saugojimo klausimais. Šie ekspertai susitinka kas mėnesį, kad aptartų pokyčius šioje srityje. Savo ruožtu jie apmoko savo kolegas generaliniame direktorate ir yra kontaktiniai asmenys iškilus klausimams.

Kiek tai susiję su Komisijos narių kabinetais, kiekviename iš jų yra dokumentų tvarkymo pareigūnas (DMO), kuris kiekvienos naujos kadencijos pradžioje dalyvauja dokumentų tvarkymo mokymuose. Tada kabinetai turi nustatyti savo procesus, kad užtikrintų Komisijos duomenų saugojimo taisyklių laikymąsi.

Kalbant apie dokumentų, kuriuos reikia užregistruoti, nustatymą, Komisijos atstovai teigė, kad kiekvienas dokumento autorius ir (arba) gavėjas turi atlikti vertinimą ir nuspręsti, ar jis atitinka kriterijus.

Dėl prašymų leisti visuomenei susipažinti su dokumentais Komisijos atstovai paaiškino, kad pradiniame nagrinėjimo etape prašymas paskiriamas kompetentingai tarnybai, iš kurios (gali būti) gauti dokumentai, atsižvelgiant į prašymo dalyką. Tuomet atitinkamas generalinis direktoratas ir kabinetas ^[4] (jei prašymas susijęs su kabineto dokumentais) atlieka pirminę galimų dokumentų paiešką. Jei dokumentų nėra ir pareiškėjui dėl to kyla abejonių (pateikiant kartotinę paraišką), generalinio sekretoriaus C1 skyrius „Skaidrumas, dokumentų tvarkymas iramp; galimybė susipažinti su dokumentais“ vėl kreipiasi į atitinkamą generalinį direktoratą ir prašo jo atlikti paiešką iš naujo. Jei GD patvirtina, kad papildomų dokumentų nėra, C1 skyriui „Skaidrumas, dokumentų tvarkymas iramp; galimybė susipažinti su dokumentais“ reikalingas generalinio direktoriaus pasirašytas raštas, kuriuo patvirtinamas šis pareiškimas. 

Kalbant apie profesionalių išmaniųjų telefonų naudojimą, Komisijos atstovai teigė, kad Komisija laikosi politikos dėl to, kas turi teisę gauti išmanųjį telefoną, kuri apima visą vadovybę, t. y. visus skyriaus vadovo pavaduotojus ir daugiau. Tačiau Komisija taip pat taiko principą „atsineškite savo išmanųjį telefoną“, o tai reiškia, kad darbuotojai gali įdiegti atitinkamą programinę įrangą į savo asmeninius išmaniuosius telefonus, kad galėtų prisijungti prie savo Komisijos e. pašto paskyrų. Šiuo atveju darbuotojų pareigos nustatytos Privačiojo judriojo ryšio įrenginio naudotojo chartijoje. Komisijos atstovai teigė, kad jie patikrins, ar ši politika išdėstyta raštu, ir, jei yra atitinkamų dokumentų, pateiks ombudsmenui jų kopijas.

Dėl nagrinėjamo atvejo

Dėl skundo pateikėjo prašymo leisti susipažinti su dokumentais Komisijos atstovai paaiškino, kad, gavus pradinį prašymą, prašymą nagrinėjantis Generalinio sekretoriato skyrius konsultavosi su Pirmininko kabinetu. Kabinetas nustatė tris dokumentus, kurie patenka į prašymo taikymo sritį. Generalinio sekretoriaus, atsakingo už prašymo nagrinėjimą pradiniame etape, E.4 skyrius „Sveikata, švietimas ir kultūra“ įvertino šiuos tris dokumentus ir nusprendė suteikti skundo pateikėjui plačią galimybę iš dalies susipažinti su dokumentais.

Kai skundo pateikėjas pateikė kartotinę paraišką, teigdamas, kad turėtų būti papildomų dokumentų, t. y. tekstų, generalinio sekretoriaus C1 skyrius „Skaidrumas, dokumentų tvarkymas iramp; galimybė susipažinti su dokumentais“, laikydamasis vidaus procedūros, vėl konsultavosi su pirmininko kabinetu. Pirmininko kabinetas patvirtino, kad nėra jokių papildomų dokumentų, kurie atitiktų įrašymo kriterijus. Tada SG, atsakydama skundo pateikėjui, atsižvelgė į šį vertinimą.

Susirašinėjimas su Pirmininko kabinetu užregistruotas susipažinimo su dokumentais byloje ir bus perduotas ombudsmenui.

Posėdžio išvados

Tyrimo grupė padėkojo Komisijos atstovams už jų laiką ir pateiktus paaiškinimus ir posėdis baigėsi.

Po posėdžio Komisija ombudsmenui pateikė šių dokumentų, kuriuos ji nurodė esant konfidencialius, kopijas:

• keitimasis nuomonėmis su Pirmininko kabinetu dėl skundo pateikėjo prašymo leisti susipažinti su dokumentais,
• Privatus mobilusis įrenginys. Naudotojo chartija
• Įmonės mobilusis įrenginys. Naudotojo chartija ir
• Du dokumentai, susiję su Komisijos IT įrangos paskirstymo politika.

2021 m. gruodžio 8 d., Briuselis

Rosita Hickey Michaela Gehring

Užklausų direktorius Užklausų pareigūnas

[1] Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 4.8 straipsnis.

[2] 2020 m. liepos 6 d. Komisijos sprendimas dėl įrašų tvarkymo ir archyvų, kurį galima rasti adresu https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komisija patvirtino, kad šiuo dokumentu galima pasidalyti su skundo pateikėju. Jis bus pridėtas prie šios ataskaitos.

[4] Svarbu pabrėžti, kad kabinetai tiesiogiai neatsako į prašymus leisti susipažinti su dokumentais. Prašymus, susijusius su kabinetų parengtais dokumentais, nagrinėja atitinkami generaliniai direktoratai ir (arba) tarnybos, aptarnaujantys atitinkamą Komisijos narį (įskaitant Komisijos pirmininką ir pirmininko pavaduotojus). Pagal Komisijos administracinę praktiką dokumentus paprastai identifikuoja kabinetai, o atsakymus rengia atitinkama tarnyba, pasikonsultavusi su atitinkamu kabinetu dėl galimo faktų atskleidimo.