Gerbiamasis Pirmininke,

Rašau jums ir kartu kitoms ES institucijoms, įstaigoms ir agentūroms, prašydamas jūsų bendradarbiauti svarbiu, tačiau galbūt pamirštu klausimu: tekstinių ir momentinių pranešimų įrašymas.

ES administracija, kaip ir bet kuri kita viešojo administravimo institucija, savo kasdieniame darbe vis dažniau naudoja modernias elektroninio ryšio priemones. COVID-19 krizė ir su ja susijusi nuotolinio darbo tvarka dar labiau padidino jų naudojimą.

ES administracija turėtų dėti visas pastangas, kad jos dokumentų tvarkymo taisyklėse ir praktikoje atsispindėtų šiuolaikinės komunikacijos tikrovė. Nors darbuotojams neįmanoma ir nepageidautina įrašyti visų tekstinių ir momentinių pranešimų, išsiųstų arba gautų vykdant savo profesines pareigas, pagal ES teisę reikalaujama, kad ES administracija kiek įmanoma savavališkai ir nuspėjamai parengtų ir saugotų su jos veikla susijusius dokumentus [1] ^Sprendimas įrašyti tam tikrą informaciją į administracijos dokumentų valdymo sistemą pagal ES teisę turėtų priklausyti ne nuo laikmenos – laiško, e. laiško, teksto ar momentinės žinutės – bet nuo jos turinio ^[2].

Kaip Europos ombudsmenas esu įsipareigojęs skatinti aukščiausius įmanomus administravimo standartus visoje ES viešojoje tarnyboje. Informacijos registravimas atlieka svarbią funkciją – palengvina keitimąsi ja, teikia įrodymus apie veiksmus, kurių imtasi, vykdo institucijų teisinius įsipareigojimus ir saugo jų atmintį. Tai taip pat yra išankstinė sąlyga, kad ES administracija galėtų vykdyti savo skaidrumo įsipareigojimus, visų pirma sudarydama palankesnes sąlygas visuomenei susipažinti su dokumentais ir įgyvendindama atskaitomybės už viešuosius veiksmus principą.

Teksto ir momentinių žinučių įrašymas ir jų atskleidimas neseniai buvo diskusijų keliose ES valstybėse narėse tema [3] ^Į šį klausimą taip pat atkreiptas mano dėmesys 2020 m. spalio mėn.^[4], kai Europos Vadovų Taryba pareiškė, kad ji neturi jokių mobiliuoju telefonu siunčiamų žinučių, kurias jos tuometinis pirmininkas 2018 m. siųstų valstybių ir vyriausybių vadovams atsakydamas į prašymą dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais.

Todėl manau, kad atėjo laikas pradėti diskusijas dėl tinkamų įrašų saugojimo taisyklių ir praktikos, susijusių su elektroniniais ryšiais, pvz., tekstiniais pranešimais ir tikralaikiais pranešimais, ES administracijos lygmeniu.

Pirmiausia norėčiau surinkti informaciją apie tekstinių ir momentinių pranešimų registravimo visoje ES administracijoje taisykles ir praktiką. Todėl būčiau dėkingas, jei Komisija atsakytų į šio rašto priede pateiktus klausimus. Tikiuosi, kad rinkdamas šią informaciją galėsiu nustatyti gerąją patirtį, kuria ES administracija galėtų vadovautis ateityje spręsdama šį svarbų klausimą.

Būčiau dėkingas, jei Komisijos atsakymą į mano klausimus gaučiau iki 2021 m. lapkričio 15 d. Jei Komisijai prireiktų daugiau informacijos ar paaiškinimų dėl šios iniciatyvos, kreipkitės į atsakingą už užklausas atsakingą pareigūną Tanja Ehnert.

Iš anksto dėkojame už bendradarbiavimą šiuo svarbiu klausimu.

Nuoširdžiai Jūsų,

Emily O'Reilly

Europos ombudsmenas

Strasbūras, 2021 06 30

Priedas

1) Dėl taikytinų taisyklių:

• Ar Komisijos sprendimas dėl įrašų tvarkymo apima tekstinius ir momentinius pranešimus, siunčiamus arba gaunamus profesionaliais ir (arba) asmeniniais prietaisais?

• Ar Komisijos įrašų tvarkymo sprendime nustatyti tekstinių ir momentinių pranešimų registravimo kriterijai ir (arba) principai?

• Ar Komisijos įrašų tvarkymo sprendime nustatyta, kaip darbuotojai turėtų registruoti tekstinius ir momentinius pranešimus?

Pateikite mums atitinkamas savo sprendimo dėl įrašų tvarkymo nuostatas.

2) Dėl taikytinų taisyklių įgyvendinimo:

• Kaip įgyvendinamas įrašų tvarkymo sprendimas, susijęs su tekstiniais ir tikralaikiais pranešimais? Pavyzdžiui, ar Komisija paskelbė darbuotojams skirtas atitinkamas gaires, ar ji rengia darbuotojams mokymus šiuo klausimu?

• Ar Komisija praktiškai užregistravo tekstinius ir momentinius pranešimus? Jei taip, ar Komisija galėtų pateikti pavyzdžių?

• Ar Komisija jau gavo prašymus leisti visuomenei susipažinti su tekstiniais ir (arba) momentiniais pranešimais pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001, ar Komisija nustatė, kad tekstiniai ir (arba) momentiniai pranešimai patenka į prašymo leisti susipažinti su dokumentais taikymo sritį? Jei taip, ar Komisija galėtų pateikti pavyzdžių?

• Kaip Komisija, gaudama prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kurie tiesiogiai ar netiesiogiai apima tekstinius ir (arba) momentinius pranešimus, ieško atitinkamų dokumentų? Ar Komisija įdiegė mechanizmus (pvz., gaires ar nurodymus), skirtus padėti darbuotojams ieškoti tokių „dokumentų“?

Pateikite mums atitinkamus dokumentus.

Tas pats raštas išsiųstas šioms institucijoms ir agentūroms:

• Tarybos
• Europos Parlamentas
• Europos cheminių agentūra
• Europos maisto saugos tarnyba
• Europos vaistų agentūra
• Europos sienų ir pakrančių apsaugos agentūra
• Europos Centrinis Bankas

[1] 2007 m. balandžio 26 d. Pirmosios instancijos teismo sprendimas byloje T-264/04, WWF European Policy Programme prieš Tarybą, 61 punktas: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Pagal Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais 3 straipsnio a punkte pateiktą termino „dokumentas“ apibrėžtį: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Pavyzdžiui, Nyderlanduose (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 2019 m. kovo 20 d.), Vokietijoje (Berlyno administracinis teismas (VG) 2 K 163/18, 2020 m. rugpjūčio 26 d.) ir Airijoje (Airijos informacijos komisaras, bylos numeris: 180450, 2019 m. gegužės 15 d.).

[4] 2020 m. spalio 26 d. Sprendimas byloje 1219/2020/MIG dėl to, kaip Europos Vadovų Taryba nagrinėjo prašymą dėl galimybės visuomenei susipažinti su mobiliaisiais telefonais grindžiamais pranešimais, kuriuos tuometinis jos pirmininkas tariamai siuntė valstybių ir vyriausybių vadovams: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.