Gerb. pirmininke,

Rašau jums ir kartu kitoms ES institucijoms, įstaigoms ir agentūroms, norėdamas, kad bendradarbiautumėte svarbiu, tačiau galbūt nepastebėtu klausimu: tekstų ir momentinių žinučių įrašymo.

ES administracija, kaip ir bet kuri kita viešojo administravimo institucija, kasdieniame darbe vis dažniau naudoja modernias elektroninio ryšio priemones. COVID-19 krizė ir susijusi nuotolinio darbo tvarka dar labiau padidino jų naudojimą.

ES administracija turėtų dėti visas pastangas, kad savo dokumentų tvarkymo taisyklėse ir praktikoje atspindėtų šiuolaikinės komunikacijos realybę. Nors neįmanoma ir nepageidautina, kad darbuotojai registruotų visus tekstinius ir momentinius pranešimus, išsiųstus arba gautus vykdant savo profesinę veiklą, pagal ES teisę reikalaujama, kad ES administracija parengtų ir saugotų su savo veikla susijusius dokumentus, kiek įmanoma, nesavavališkai ir nuspėjamai.^[1] Pagal ES teisę sprendimas įrašyti tam tikrą informaciją į administracijos dokumentų valdymo sistemą turėtų priklausyti ne nuo laikmenos (laiško, el. laiško, teksto ar momentinio pranešimo), o nuo jos turinio ^[2].

Kaip Europos ombudsmenas, esu pasiryžęs skatinti aukščiausius įmanomus administravimo standartus visoje ES viešojoje tarnyboje. Informacijos registravimas atlieka svarbią funkciją – palengvina keitimąsi ja, pateikia įrodymus apie veiksmus, kurių imtasi, vykdo institucijų teisinius įsipareigojimus ir saugo jų atmintį. Tai taip pat būtina sąlyga, kad ES administracija įvykdytų savo skaidrumo įsipareigojimus, visų pirma sudarydama palankesnes sąlygas visuomenei susipažinti su dokumentais ir įgyvendindama atskaitomybės už viešuosius veiksmus principą.

Tekstų ir momentinių pranešimų įrašymas ir jų atskleidimas neseniai buvo aptarti keliose ES valstybėse narėse.^[3] Šis klausimas taip pat buvo atkreiptas mano dėmesį 2020 m. spalio mėn.^[4], kai Europos Vadovų Taryba pareiškė, kad neturi jokių mobiliaisiais telefonais siunčiamų pranešimų, kuriuos jos tuometinis pirmininkas 2018 m. išsiuntė valstybių ir vyriausybių vadovams, atsakydamas į prašymą leisti visuomenei susipažinti su dokumentais.

Todėl manau, kad atėjo laikas pradėti diskusiją dėl tinkamų įrašų saugojimo taisyklių ir praktikos, susijusių su elektroniniais ryšiais, pvz., teksto ir tikralaikiais pranešimais, ES administracijos lygmeniu.

Pirmiausia norėčiau surinkti informaciją apie teksto ir momentinių pranešimų įrašymo taisykles ir praktiką visoje ES administracijoje. Todėl būčiau dėkingas, jei Komisija atsakytų į šio rašto priede pateiktus klausimus. Tikiuosi, kad rinkdamas šią informaciją galėsiu nustatyti gerąją patirtį, kuria ES administracija galėtų vadovautis ateityje spręsdama šį svarbų klausimą.

Būčiau dėkingas, jei Komisija atsakymą į mano klausimus pateiktų iki 2021 m. lapkričio 15 d. Jei Komisijai prireiktų papildomos informacijos ar paaiškinimų dėl šios iniciatyvos, kreipkitės į atsakingą už tyrimą atsakingą pareigūną Tanja Ehnert.

Iš anksto dėkojame už bendradarbiavimą šiuo svarbiu klausimu.

Jūsų nuoširdžiai,

Emily O'Reilly

Europos ombudsmenas

Strasbūras, 2021 m. birželio 30 d.

Priedas

1) Dėl taikytinų taisyklių:

• Ar Komisijos sprendimas dėl įrašų tvarkymo apima tekstines ir momentines žinutes, siunčiamas arba gaunamas profesionaliais ir (arba) asmeniniais prietaisais?

• Ar Komisijos sprendime dėl įrašų tvarkymo nustatyti teksto ir momentinių pranešimų įrašymo kriterijai ir (arba) principai?

• Ar Komisijos sprendime dėl įrašų tvarkymo nustatyta, kaip darbuotojai turėtų įrašyti tekstines ir tikralaikes žinutes?

Pateikite mums atitinkamas savo įrašų tvarkymo sprendimo nuostatas.

2) Dėl taikytinų taisyklių įgyvendinimo:

• Kaip įgyvendinamas sprendimas dėl įrašų tvarkymo, susijęs su teksto ir momentiniais pranešimais? Pavyzdžiui, ar Komisija paskelbė atitinkamas gaires darbuotojams, ar rengia darbuotojams mokymus šiuo klausimu?

• Ar Komisija praktiškai įrašė tekstines ir momentines žinutes? Jei taip, ar Komisija galėtų pateikti pavyzdžių?

• Ar Komisija jau gavo prašymus leisti visuomenei susipažinti su tekstu ir (arba) tikralaikiais pranešimais pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001, ar Komisija nustatė, kad tekstas ir (arba) tikralaikiai pranešimai patenka į prašymo leisti susipažinti su dokumentais taikymo sritį? Jei taip, ar Komisija galėtų pateikti pavyzdžių?

• Kaip Komisija, gavusi prašymus suteikti galimybę visuomenei susipažinti su dokumentais, kurie tiesiogiai ar netiesiogiai apima tekstines ir (arba) tikralaikes žinutes, ieško atitinkamų „dokumentų“? Ar Komisija įdiegė mechanizmus (pavyzdžiui, gaires ar instrukcijas), kad padėtų darbuotojams ieškoti tokių „dokumentų“?

Pateikite mums atitinkamus dokumentus.

Tas pats raštas išsiųstas šioms institucijoms ir agentūroms:

• Taryba
• Europos Parlamentas
• Europos cheminių medžiagų agentūra
• Europos maisto saugos tarnyba
• Europos vaistų agentūra
• Europos sienų ir pakrančių apsaugos agentūra
• Europos Centrinis Bankas

[1] 2007 m. balandžio 26 d. Pirmosios instancijos teismo sprendimo WWF European Policy Programme prieš Tarybą, T-264/04, 61 punktas: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Pagal Reglamento 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais 3 straipsnio a punkte pateiktą termino „dokumentas“ apibrėžtį: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Pavyzdžiui, Nyderlanduose (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 2019 m. kovo 20 d.), Vokietijoje (Berlyno administracinis teismas (VG) 2 K 163/18, 2020 m. rugpjūčio 26 d.) ir Airijoje (Airijos informacijos komisaras, bylos numeris: 180450, 2019 m. gegužės 15 d.).

[4] Sprendimas byloje 1219/2020/MIG dėl to, kaip Europos Vadovų Taryba nagrinėjo prašymą suteikti galimybę visuomenei susipažinti su mobiliaisiais telefonais grindžiamais pranešimais, kuriuos jos tuometinis pirmininkas tariamai išsiuntė valstybių ir vyriausybių vadovams, 2020 m. spalio 26 d.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.