Skundo aplinkybės

1. Skundas susijęs su tuo, kaip Komisija nagrinėjo 2013 m. vasario mėn. pateiktą prašymą leisti visuomenei susipažinti su dokumentais [1], susijusį su Komisijos Teisingumo generalinio direktorato ir Italijos įvaikinimo agentūros Amici dei Bambini ryšiais nuo 2007 m. sausio mėn. iki 2009 m. gruodžio mėn.

Dėl tyrimo dalyko

2. Skunde ombudsmenui skundo pateikėjas teigė, kad Komisija tinkamai neišnagrinėjo prašymo leisti susipažinti su dokumentais.

3. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija turėtų suteikti visapusišką prieigą prie jo susirašinėjimo su Amici dei Bambini.

4. Grįsdamas savo teiginį ir tvirtinimą skundo pateikėjas teigė, kad Komisija neišnagrinėjo kartotinės paraiškos laikydamasi taikomų procedūrų ir nustatytų terminų ir kad Komisija nepateikė savo atsisakymo leisti susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais motyvų.

Tyrimas

5. 2013 m. spalio 14 d. ombudsmenas pradėjo tyrimą. 2013 m. gruodžio 6 d. Komisija pateikė nuomonę. 2014 m. sausio 30 d. skundo pateikėjas pateikė savo pastabas dėl nuomonės.

Ombudsmeno analizė ir išvados

A. Įtariamas netinkamas prašymo leisti susipažinti su dokumentais nagrinėjimas

Ombudsmenui pateikti argumentai

6. Skundo pateikėjo teigimu, Komisija suteikė galimybę susipažinti su keliais dokumentais. Tačiau buvo atsisakyta leisti susipažinti su kitais trečiosios šalies Amici dei Bambini parengtais dokumentais. Trečioji šalis nesutiko, kad informacija būtų atskleista, teigdama, kad jai reikia konsultuotis su savo advokatais.

7. Skundo pateikėjas nurodė, kad 2013 m. liepos 1 d. Komisija jam pateikė dokumentus, su kuriais ji leido susipažinti 2013 m. gegužės 2 d. (skundo pateikėjas niekada negavo 2013 m. gegužės 2 d. Komisijos rašto). Komisija taip pat informavo jį, kad ji negavo jokio trečiosios šalies sutikimo atskleisti jos pateiktą korespondenciją. Komisija manė, kad tai yra numanomas atsisakymas patenkinti prašymą suteikti prieigą. Komisijai atsisakius leisti susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais, 2013 m. liepos 21 d. skundo pateikėjas pateikė kartotinę paraišką. Komisija jam pranešė, kad jo kartotinė paraiška buvo pateikta per vėlai. Skundo pateikėjas dar kartą parašė Komisijai, nurodydamas, kad atsisakymas leisti susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais buvo pateiktas tik 2013 m. liepos 1 d., todėl jo kartotinė paraiška buvo pateikta per nustatytą terminą. 2013 m. rugpjūčio 6 d. Komisija pripažino, kad kartotinė paraiška iš tiesų buvo pateikta per nustatytą terminą. Kartotinė paraiška buvo užregistruota tą pačią dieną. Per nustatytą terminą negavęs Komisijos atsakymo, skundo pateikėjas kreipėsi į ombudsmeną.

8. Savo nuomonėje Komisija nurodė, kad 2013 m. gegužės 2 d. ji suteikė galimybę susipažinti su devyniais iš 19 atitinkamų dokumentų, išskyrus asmens duomenis. Su likusiais dokumentais, t. y. trečiųjų šalių dokumentais, nebuvo leista susipažinti, nes autorius, kuris yra trečiasis asmuo, išreiškė savo abejones. Skundo pateikėjui pranešus Komisijai, kad jis negavo dokumentų, su kuriais buvo leista susipažinti, 2013 m. liepos 1 d. jie jam pasipiktino.

9. Komisijos teigimu, 2013 m. liepos 21 d. skundo pateikėjo kartotinė paraiška buvo užregistruota 2013 m. rugpjūčio 6 d. Rugsėjo 9 d. ir 17 d. Komisija dar kartą konsultavosi su trečiąja šalimi autore, tuo pačiu metu išsiųsdama skundo pateikėjui raštus, kuriais patvirtinama, kad skundas pagrįstas. Surengimo raštuose Komisija išreiškė apgailestavimą dėl vėlavimo ir nuoširdžiai atsiprašė už bet kokius sukeltus nepatogumus. 2013 m. rugsėjo 15 d. trečiasis asmuo paprašė nurodyti skundo pateikėjo tapatybę. 2013 m. rugsėjo 19 d. Komisija paklausė skundo pateikėjo, ar jis sutinka, kad jo tapatybė būtų atskleista trečiajam asmeniui – autoriui. 2013 m. rugsėjo 20 d. jis atsakė teigiamai. 2013 m. spalio 15 d., trečiajai šaliai nepateikus galutinės nuomonės, Komisija nusiuntė skundo pateikėjui savo atsakymą, suteikdama galimybę susipažinti su visais susijusiais dokumentais, išskyrus asmens duomenis.

10. Komisija teigė, kad ji negalėjo priimti sprendimo dėl kartotinės paraiškos per nustatytą terminą iš esmės dėl atitinkamų dokumentų skaičiaus ir dėl to, kad kai kuriuos dokumentus parengė trečioji šalis. Komisija taip pat turėjo paprašyti skundo pateikėjo sutikimo atskleisti jo tapatybę trečiajai šaliai autorei ir suteikti trečiajai šaliai pakankamai laiko atsakyti į konsultacijų klausimus.

11. Komisija teigė dėjusi daug pastangų, kad kuo greičiau pateiktų atsakymą, o tai, jos nuomone, įrodo aplinkybė, kad, per protingą terminą negavusi trečiosios šalies autoriaus atsakymo, ji priėmė sprendimą dėl prašymo leisti susipažinti su dokumentais.

12. Komisija teigė, kad buvo teisinga nesuteikti galimybės susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais pradiniame etape, nes trečioji šalis aiškiai nesutiko, kad visuomenei galėtų būti suteikta galimybė susipažinti su dokumentais.

13. Savo pastabose dėl Komisijos nuomonės skundo pateikėjas teigė, kad Komisija konsultavosi su trečiosios šalies autoriumi praėjus daugiau nei savaitei po to, kai baigėsi atsakymo į jo kartotinę paraišką terminas. Skundo pateikėjas mano, kad Komisija trečiajai šaliai turėjo nustatyti aiškų terminą, per kurį ji turėjo atsakyti į pirmosios konsultacijos klausimus. Nereagavimas nėra pagrįsta priežastis atsisakyti suteikti galimybę susipažinti su dokumentais pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001. Komisija turėjo išnagrinėti skundo pateikėjo kartotinę paraišką, antrą kartą nepasikonsultavusi su trečiosios šalies autoriumi. Be to, jis niekada negavo Komisijos lydraščių.

14. Skundo pateikėjas nėra įsitikinęs, kad gavo visą reikiamą korespondenciją, ir norėtų sužinoti, ar korespondencija į valstybės tarnautojo asmeninę pašto dėžutę laikoma privačia ir neoficialia.

Ombudsmeno vertinimas

15. Prašymai susipažinti su dokumentais nagrinėjami nedelsiant.[2] Todėl paprastai pareiškėjas turėtų turėti galimybę tikėtis atsakymo per nustatytą laikotarpį. Be to, šiais terminais pareiškėjui suteikiama teisė į teisių gynimo priemones tuo atveju, kai netiesiogiai atsisakoma suteikti galimybę susipažinti su dokumentais, pavyzdžiui, pradėti teismo procesą arba pateikti skundą ombudsmenui [3], kuriuo skundo pateikėjas pasinaudojo šioje byloje.

16. Nors skundo pateikėjas teigė negavęs Komisijos raštų, kuriuose nurodyta, kad Komisija juos turi, ombudsmenas nerado jokių įrodymų, kad šie raštai nebuvo išsiųsti. Todėl Komisijos veiksmai šioje srityje atitiko gero administravimo principus, pagal kuriuos reikalaujama, kad ES administracija informuotų pareiškėjus apie vėlavimą nagrinėjant prašymus leisti susipažinti su dokumentais, kad jie galėtų priimti informacija pagrįstus sprendimus, ar laukti atsakymo, ar nedelsiant pateikti skundą ombudsmenui.

17. Remdamasi tuo, kas išdėstyta pirmiau, ir atsižvelgdama į tai, kad Komisija galiausiai pateikė aiškų atsakymą į kartotinę paraišką, suteikdama galimybę susipažinti su prašomais dokumentais, ombudsmenė mano, kad nėra pagrindo toliau nagrinėti, nes Komisija neatsakė į prašymą leisti susipažinti su dokumentais per Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytus terminus.

18. Dėl atsisakymo leisti susipažinti su dokumentais priežasčių ombudsmenas mano, kad Komisija suklydo atsisakydama leisti susipažinti su pradine paraiška remdamasi tuo, kad trečioji šalis aiškiai nesutiko atskleisti informacijos, tačiau pareiškė „išlygas“. Kaip teisingai nurodė skundo pateikėjas, galimybė susipažinti su dokumentais gali būti nesuteikta tik tuo atveju, jei taikoma viena (arba kelios) Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytos galimybės susipažinti su dokumentais išimtys. Tačiau ombudsmenas pažymi, kad Komisija ombudsmeno tyrimo metu suteikė galimybę susipažinti su atitinkamais dokumentais (išskyrus asmens duomenis, kurių kupiūravimu skundo pateikėjas neabejoja). Ombudsmenas palankiai vertina Komisijos sprendimą šiuo klausimu ir todėl daugiau nebenagrinės Komisijos atsakymo į pirminę paraišką klausimo. Tačiau ji pateiks dar vieną pastabą, į kurią Komisija turės atsižvelgti ateityje teikdama prašymus dėl trečiųjų šalių dokumentų.

19. Ombudsmenas taip pat išaiškins tam tikrus kitus klausimus, kad ateityje Komisija galėtų greičiau atsakyti į prašymus susipažinti su dokumentais.

20. Jei ES institucija turi konsultuotis su trečiąja šalimi, kad įvertintų, ar taikoma kuri nors iš Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 [4] nustatytų galimybės susipažinti su dokumentais išimčių, institucija turėtų nustatyti trečiajai šaliai terminą atsakymui pateikti. Šis terminas turėtų būti nustatytas taip, kad institucija galėtų greitai išnagrinėti prašymą suteikti prieigą. (Neaišku, ar Komisija tai padarė šioje byloje.) Jeigu trečiasis asmuo neatsako per nustatytą terminą, institucija turėtų pradėti dokumentų nagrinėjimą, atsižvelgdama į tai, kad iš esmės visi dokumentai turėtų būti prieinami visuomenei. (Šioje byloje Komisija galiausiai taip ir padarė.) Jeigu trečiasis asmuo neatsakė į institucijos konsultaciją dėl pirminės paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais, institucijai paprastai neturėtų būti pagrindo surengti naują konsultaciją dėl kartotinės paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

21. Atsižvelgiant į tai, kad pareiškėjo tapatybė neturi įtakos sprendimui dėl to, ar taikoma kuri nors iš Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytų galimybės susipažinti su dokumentais išimčių, trečiosios šalies autoriaus prašymas pateikti informaciją apie pareiškėjo tapatybę turėtų būti nagrinėjamas kaip atskiras klausimas ir dėl to prašymo neturėtų būti leidžiama atidėti institucijos atliekamo paraiškos dėl galimybės susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais tvarkymo (kaip ji tai padarė šiuo atveju).

22. Remdamasis tuo, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas mano, kad nėra pagrindo toliau tirti šią bylą. Tačiau ji pateiks Komisijai papildomų pastabų dėl pirmiau paaiškintų klausimų.

23. Jei skundo pateikėjas turi papildomų klausimų dėl galimų Komisijos turimų dokumentų, jis turėtų juos pateikti tiesiogiai Komisijai.

B. Išvada

Remdamasis šio skundo tyrimu, ombudsmenas baigia jį pateikdamas šią išvadą:

Ombudsmenas nepagrindžia jokių tolesnių tyrimų.

Skundo pateikėjas ir Komisija bus informuoti apie šį sprendimą.

Kitos pastabos

i) Jei ES institucija turi konsultuotis su trečiąja šalimi, kad įvertintų, ar taikoma kuri nors iš Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytų galimybės susipažinti su dokumentais išimčių, institucija turėtų nustatyti trečiajai šaliai terminą atsakymui pateikti. Šis terminas turėtų būti nustatytas taip, kad institucija galėtų greitai išnagrinėti prašymą suteikti prieigą.

ii) Jei trečioji šalis neatsako per nustatytą terminą, institucija turėtų pradėti dokumentų nagrinėjimą, atsižvelgdama į tai, kad iš esmės visi dokumentai turėtų būti prieinami visuomenei.

iii) Bet koks sprendimas atsisakyti leisti susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais po to, kai buvo pateikta pirminė paraiška arba kartotinė paraiška, turi būti grindžiamas Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytomis galimybės susipažinti su dokumentais išimtimis, o ne tik neapibrėžtomis trečiosios šalies išlygomis dėl atskleidimo.

iv) Jei trečioji šalis neatsakė į institucijos konsultacijas dėl pirminės paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais, institucijai paprastai neturėtų būti pagrindo iš naujo konsultuotis dėl kartotinės paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais.

v) Atsižvelgiant į tai, kad pareiškėjo tapatybė neturi įtakos sprendimui dėl to, ar taikoma kuri nors iš Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytų galimybės susipažinti su dokumentais išimčių, trečiosios šalies autoriaus prašymas pateikti informaciją apie pareiškėjo tapatybę turėtų būti nagrinėjamas atskirai ir dėl to prašymo neturėtų būti leidžiama atidėti institucijos atliekamo paraiškos dėl galimybės susipažinti su trečiųjų šalių dokumentais tvarkymo.

Emily O'Reilly

Priimta Strasbūre 2014 m. gegužės 20 d.

[1] Parengta remiantis Reglamentu (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais

[2] Reglamento 1049/2001 7 straipsnio 1 dalis ir 8 straipsnio 1 dalis.

[3] Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 8 straipsnio 3 dalis

[4] Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 4 straipsnio 4 dalis