(A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo (1))

IL RECLAMO

Contesto

Nel 1998, due rappresentanti degli agenti locali della Commissione in Austria hanno presentato una denuncia al Mediatore in merito alla mancata fornitura, da parte della Commissione, al suo personale locale che lavorava nella rappresentanza a Vienna di una copertura assicurativa complementare (367/98/(VK)/GG). Il caso è stato chiuso dopo che la Commissione aveva accettato un progetto di raccomandazione formulato dal Mediatore. Il denunciante nel presente caso era uno dei denuncianti in quel caso.

Il 10 maggio 2001 la Commissione ha deciso di sospendere la denunciante a seguito di gravi accuse mosse nei suoi confronti. Allo stesso tempo, la Commissione le ha offerto la possibilità di essere ascoltata in merito a tali accuse. Tale audizione si è svolta il 12 ottobre 2001.

Con decisione del 31 gennaio 2002, la Commissione ha respinto il denunciante senza preavviso. Il denunciante ha presentato ricorso contro tale decisione dinanzi a un tribunale austriaco in cui il caso è attualmente pendente. Dato che la denunciante aveva sostenuto che in qualità di rappresentante del personale non poteva essere licenziata sommariamente dalla Commissione, quest'ultima le ha scritto il 14 giugno 2002 al fine di risolvere il contratto (nel caso in cui il precedente licenziamento avrebbe dovuto essere illegittimo).

Il denunciante ha successivamente chiesto l'accesso a taluni documenti sui quali la Commissione aveva basato la sua decisione. Tale richiesta ha dato luogo alla denuncia 242/2003/GG, che è stata archiviata dopo che la Commissione aveva concesso al denunciante l'accesso a parti dei documenti pertinenti. Nel corso della presente indagine, i servizi del Mediatore hanno ispezionato il fascicolo della Commissione che si trovava a Bruxelles.

Sulla presente censura

Nel corso dell'indagine del Mediatore sulla denuncia 242/2003/GG, la Commissione aveva offerto alla denunciante la possibilità di esaminare il suo fascicolo personale a Vienna. Il denunciante si è avvalso di questa possibilità.

L'11 marzo 2004 la denunciante ha presentato una denuncia interna alla direzione generale della Stampa e della comunicazione della Commissione, nella quale denunciava una violazione degli "articoli 26 e 24 dello statuto dei funzionari e degli altri agenti delle Comunità europee".

L'articolo 24 dello statuto prevede che le Comunità assistono ogni funzionario, in particolare nei procedimenti contro chiunque compia minacce, ingiurie o diffamazioni, o qualsiasi attentato a una persona o a un bene che egli o un suo familiare subisca a causa della sua posizione o delle sue funzioni.

L’articolo 26 dello Statuto dei funzionari dell’Unione europea dispone quanto segue:

"Il fascicolo personale di un funzionario contiene:

a) tutti i documenti relativi alla sua situazione amministrativa e tutte le relazioni relative alla sua capacità, efficienza e condotta;

b) eventuali osservazioni del funzionario su tali documenti.

I documenti sono registrati, numerati e archiviati in ordine progressivo; i documenti di cui alla lettera a) non possono essere utilizzati o citati dall'istituzione nei confronti di un funzionario, a meno che non gli siano stati comunicati prima del loro deposito. (…)

Per ciascun funzionario è previsto un solo fascicolo personale.

Il funzionario ha il diritto, anche dopo la cessazione dal servizio, di prendere conoscenza di tutti i documenti del suo fascicolo e di prenderne copia."

Nella sua denuncia alla DG Stampa e comunicazione, la denunciante ha sostenuto che diversi documenti erano stati aggiunti al suo fascicolo personale a sua insaputa. D'altro canto, la maggior parte delle sue osservazioni sui documenti che erano stati inseriti nel fascicolo (compresi quelli contrassegnati con la dicitura "copia nel fascicolo personale") non erano stati inclusi nel fascicolo. La denunciante ha citato due documenti nel suo fascicolo personale (contrassegnati come "IV/18" e "IV/19") come esempi. Secondo la denunciante, i documenti contenuti nel suo fascicolo personale fornivano di conseguenza un'opinione distorta per quanto riguarda i fatti oggettivi. Il denunciante ha inoltre affermato che esisteva un fascicolo personale "parallelo" a Bruxelles, la maggior parte del cui contenuto non figurava nel fascicolo personale a Vienna. Infine, la denunciante ha sottolineato che il suo fascicolo personale non conteneva elementi che giustificassero il suo licenziamento, vale a dire nessun documento dopo la data del maggio 2001, quando era stata sospesa dalle sue funzioni.

Inoltre, la denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto concederle l'accesso al contenuto completo del fascicolo a Bruxelles. Ha inoltre dichiarato di aver presentato ricorso contro la decisione di licenziarla, riservandosi tutti gli altri diritti.

Nella sua denuncia al Mediatore presentata nel giugno 2004, la denunciante ha fatto riferimento alla sua denuncia alla Commissione dell'11 marzo 2004, sottolineando che la Commissione non aveva risposto a tale denuncia. La denunciante ha quindi sostanzialmente asserito che la Commissione non aveva rispettato i suoi obblighi in relazione al suo fascicolo personale.

L'INCHIESTA

L'approccio del Mediatore

La denuncia è stata trasmessa alla Commissione per parere. Al fine di evitare confusione, il Mediatore ha informato la Commissione e il denunciante che la sua indagine riguardava solo le questioni relative al fascicolo personale del denunciante e non avrebbe quindi riguardato gli altri punti menzionati dal denunciante nella sua lettera alla Commissione dell'11 marzo 2004 (come la questione dell'accesso al fascicolo a Bruxelles e la decisione della Commissione di licenziare il denunciante).

Il parere della Commissione

Nel suo parere, la Commissione ha fatto riferimento alla decisione del 21 giugno 2004 con cui aveva risposto alla lettera del denunciante dell'11 marzo 2004. La Commissione si rammarica che tale risposta sia stata rinviata.

Con lettera del 21 giugno 2004 la Commissione ha respinto la denuncia del denunciante dell'11 marzo 2004. La Commissione ha sostenuto che gli articoli 24 e 26 dello statuto non erano applicabili agli agenti locali e che il cosiddetto "fascicolo personale" della rappresentanza a Vienna non era quindi un fascicolo del tipo menzionato all'articolo 26 dello statuto.

La Commissione ha aggiunto che, anche se tali articoli fossero applicabili nel caso di specie, non sarebbe corretto confrontare il fascicolo che è stato presentato ai servizi del Mediatore con il "fascicolo personale" relativo a un funzionario. Il fascicolo presentato ai servizi del Mediatore era semplicemente un fascicolo di lavoro relativo esclusivamente all'audizione disciplinare avviata nei confronti del denunciante. Inoltre, in tale procedimento il denunciante avrebbe avuto accesso, secondo la Commissione, a tutti i documenti menzionati nella "notifica di rimostranze" dell'8 maggio 2001 su cui la Commissione si era basata. La Commissione ha ritenuto che questo fosse esattamente ciò che l'articolo 26 dello statuto era inteso a garantire nel caso dei funzionari (vale a dire che le decisioni non fossero prese sulla base di informazioni a loro sconosciute).

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, la denunciante ha mantenuto la sua denuncia. Ha inoltre formulato ulteriori osservazioni in merito all’articolo 24 dello Statuto. Secondo la denunciante, era stata condannata in pubblico dalla Commissione molto prima dello svolgimento dell'audizione. La denunciante ha inoltre sostenuto che all'udienza le erano state poste domande che non avevano nulla a che fare con le rimostranze che le erano state rivolte.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.

Richiesta di ulteriori informazioni

Il 12 ottobre 2004 il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione (1) di spiegare il suo parere secondo cui il cosiddetto "fascicolo personale" nella Rappresentanza a Vienna non era un fascicolo del tipo menzionato all'articolo 26 dello statuto, dato che a) nella sua risposta del 25 settembre 2003 a una richiesta di ulteriori informazioni presentata dal Mediatore nell'ambito dell'indagine del Mediatore sulla denuncia 242/2003/GG, la Commissione aveva sottolineato che la denunciante poteva avvalersi del suo diritto di consultare il suo fascicolo personale presso la sede della Rappresentanza a Vienna e b) che i documenti della Commissione presentati dalla denunciante (indicati come "IV/18" e "IV/19") indicavano chiaramente che dovevano essere inclusi nel "fascicolo personale" della denunciante, (2) per spiegare la natura e lo scopo del "fascicolo personale" della denunciante nella sua Rappresentanza a Vienna e per specificare su quale base giuridica tale fascicolo era conservato, (3) spiegare se riteneva che il "fascicolo personale" del denunciante nella sua rappresentanza a Vienna non dovesse contenere a) tutti i documenti relativi allo stato amministrativo del denunciante e tutte le relazioni relative alla sua capacità, efficienza e condotta e b) eventuali osservazioni del denunciante su tali documenti e (4) spiegare perché il "fascicolo personale" del denunciante nella sua rappresentanza a Vienna non conteneva le osservazioni del denunciante sui documenti contrassegnati come "IV/18" e "IV/19" e nessun documento redatto dopo la data del maggio 2001 in cui il denunciante era stato sospeso.

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

L’articolo 26 dello Statuto si applicava solo ai funzionari e non agli agenti locali come il denunciante. Le norme pertinenti per gli agenti locali non avevano fatto riferimento a tale disposizione. L’articolo 11 del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee nella loro nuova versione (vale a dire dopo le modifiche entrate in vigore il 1° maggio 2004), che prevedeva che l’articolo 26 dello Statuto fosse applicabile per analogia agli agenti temporanei, era ora applicabile agli agenti contrattuali per analogia ai sensi dell’articolo 81 del regime. Tuttavia, le nuove norme non disciplinavano situazioni che si erano verificate in passato.

Il fascicolo personale presso la rappresentanza della Commissione in Austria era l'unico fascicolo personale che la Commissione aveva aperto in qualità di datore di lavoro del denunciante ai fini della gestione del personale. Il diritto della Commissione in tal senso era disciplinato, nella fattispecie, dal diritto austriaco. Le modalità di conservazione dei fascicoli personali degli agenti locali della Commissione sono state definite nella "Nota amministrativa n. 119" del 13 febbraio 1985 (2). Alle rappresentanze della Commissione è stato inoltre ricordato l'obbligo di conservare i fascicoli personali, ad esempio con una lettera inviata dalla DG Stampa e comunicazione il 26 ottobre 2000 (3).

La legge austriaca non imponeva ai datori di lavoro di conservare i fascicoli personali. La Commissione non era quindi giuridicamente tenuta a includere nel fascicolo personale tutti i documenti relativi allo status della denunciante nonché alla sua capacità, alle sue prestazioni e al suo comportamento. Né il diritto austriaco imponeva alla Commissione di includere nel fascicolo personale dichiarazioni del denunciante su singoli eventi.

La nota presentata dal denunciante in relazione al documento "IV/19" non doveva essere conservata nel fascicolo del denunciante. Il documento "IV/19" era stato inserito nel fascicolo a causa dell'istruzione al denunciante di notificare oralmente le assenze il giorno prima. Tuttavia, i documenti presentati dalla denunciante riguardavano solo le ragioni mediche della sua parziale assenza il 3 ottobre 2000. Questi documenti dovevano quindi essere archiviati nel fascicolo medico della denunciante, e non nel suo fascicolo personale.

La Commissione ha riconosciuto che la nota cui la denunciante aveva fatto riferimento in relazione al documento "IV/18" non era stata depositata insieme a tale documento nel suo fascicolo personale. Poiché questa omissione si era verificata più di quattro anni fa, non era più possibile stabilire come fosse avvenuta. Tuttavia, contrariamente a quanto affermato dalla denunciante nella sua lettera dell'11 marzo 2004, la maggior parte dei pareri e delle risposte della denunciante non mancava nel suo fascicolo personale. Quando la denunciante aveva presentato pareri e risposte riguardanti eventi che erano stati registrati nel suo fascicolo personale, essi erano stati allegati al fascicolo. La denunciante era stata in grado di sostenere le sue affermazioni solo in due casi, uno dei quali chiaramente non era pertinente nel caso di specie.

Il fascicolo personale della denunciante si è concluso nel maggio 2001 perché era stata liberata dalle sue funzioni il 10 maggio 2001. Il procedimento disciplinare era stato condotto dalla DG Stampa e comunicazione. Poiché quest’ultima aveva sede a Bruxelles, essa aveva regolarmente tenuto a Bruxelles un fascicolo relativo al procedimento disciplinare.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, la denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Secondo una nota interna relativa alla visita del controllore finanziario presso la Rappresentanza, datata 2 luglio 1999 e redatta dal sig. P., la direzione era stata invitata a rispettare alcuni orientamenti per quanto riguarda la conservazione dei fascicoli personali, ad esempio il principio secondo cui qualsiasi documento da includere in un fascicolo personale doveva essere controfirmato dall’agente locale interessato.

I documenti del 13 novembre 1985 e del 26 ottobre 2000 ai quali la Commissione aveva fatto riferimento dimostravano chiaramente che i fascicoli personali degli agenti locali dovevano essere trattati per analogia con quelli dei funzionari. Dalla nota del 26 ottobre 2000 risultava che il fascicolo personale doveva essere conservato esclusivamente presso la Rappresentanza.

Il ragionamento della Commissione per quanto riguarda il documento "IV/19" era incomprensibile. Nel documento in questione, lei (la denunciante) era stata accusata di essersi assentata dal lavoro senza permesso. Nella sua risposta, si era difesa contro questa accusa. Questa risposta non riguardava quindi solo le ragioni mediche della sua assenza, ma costituiva la sua reazione a un'accusa del tutto infondata. Questo incidente ha fornito un ottimo esempio di come la direzione della Rappresentanza all'epoca, includendo solo documenti selezionati nel fascicolo, avesse cercato di creare l'impressione che non avesse rispettato i suoi doveri o si fosse resa colpevole di irregolarità.

Come ha sottolineato nella sua lettera dell'11 marzo 2004, i riferimenti ai documenti "IV/18" e "IV/19" costituiscono solo esempi illustrativi.

La denunciante includeva un elenco dettagliato dei documenti che erano stati inclusi nel fascicolo personale a sua insaputa e dei commenti che non erano stati inclusi sebbene li avesse contrassegnati per l'inclusione nel suo fascicolo personale. Secondo la denunciante, almeno 12 dei suoi appunti che aveva contrassegnato per l'inclusione nel suo fascicolo personale non erano stati inclusi, mentre quasi 30 lettere dell'amministrazione erano state incluse a sua insaputa. La denunciante ha inoltre trasmesso una copia di un messaggio di posta elettronica del 29 settembre 2000 in cui informava la direzione della Rappresentanza che avrebbe dovuto consultare un medico la mattina del 3 ottobre 2000.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

1.1 La denuncia iniziale presentata nel giugno 2004 riguardava il trattamento da parte della Commissione del fascicolo personale del denunciante, ma menzionava anche alcune altre questioni. Nelle sue lettere di avvio dell'indagine, e al fine di evitare confusione, il Mediatore ha informato la Commissione e il denunciante che la sua indagine riguardava solo le questioni relative al fascicolo personale del denunciante e non avrebbe quindi riguardato gli altri punti menzionati dal denunciante nella sua lettera alla Commissione dell'11 marzo 2004 (come la questione dell'accesso al fascicolo a Bruxelles e la decisione della Commissione di respingere il denunciante).

1.2 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, la denunciante ha formulato ulteriori osservazioni in merito all'articolo 24 dello statuto cui aveva già fatto riferimento nel suo reclamo. Secondo la denunciante, era stata condannata in pubblico dalla Commissione molto prima dello svolgimento dell'audizione. La denunciante ha inoltre sostenuto che all'udienza le erano state poste domande che non avevano nulla a che fare con le rimostranze che le erano state rivolte. Il Mediatore ritiene che non sarebbe opportuno estendere la presente indagine in modo da coprire tali ulteriori questioni. Ciò ritarderebbe inevitabilmente l'indagine del Mediatore sull'accusa iniziale del denunciante. Il Mediatore ritiene che ciò non sia nell'interesse del denunciante. Tuttavia, il denunciante resta libero di presentare una nuova denuncia in merito a tali questioni.

2 Presunta inadempienza della Commissione nell'espletamento delle sue funzioni relative al fascicolo personale del denunciante

2.1 Il denunciante lavorava come agente locale per la rappresentanza della Commissione a Vienna. Il 10 maggio 2001 la Commissione ha deciso di sospendere la denunciante a seguito di gravi accuse mosse nei suoi confronti. Con decisione del 31 gennaio 2002, la Commissione ha respinto il denunciante senza preavviso. Il denunciante ha presentato ricorso contro tale decisione dinanzi a un tribunale austriaco in cui il caso è attualmente pendente. Il denunciante ha successivamente chiesto l'accesso a taluni documenti sui quali la Commissione aveva basato la sua decisione. Tale richiesta ha dato luogo alla denuncia 242/2003/GG, che è stata archiviata dopo che la Commissione aveva concesso al denunciante l'accesso a parti dei documenti pertinenti. Nel corso della presente indagine, i servizi del Mediatore hanno ispezionato il fascicolo della Commissione che si trovava a Bruxelles.

Nel corso dell'indagine del Mediatore sulla denuncia 242/2003/GG, la Commissione aveva offerto alla denunciante la possibilità di esaminare il suo fascicolo personale a Vienna. Il denunciante si è avvalso di questa possibilità. Ha quindi presentato una denuncia alla direzione generale della Stampa e della comunicazione della Commissione, sostenendo che diversi documenti erano stati aggiunti al suo fascicolo personale a sua insaputa e che la maggior parte delle sue osservazioni sui documenti che erano stati inseriti nel fascicolo (compresi quelli contrassegnati con la dicitura "copia del fascicolo personale") non erano stati inclusi nel fascicolo. La denunciante ha citato due documenti nel suo fascicolo personale (contrassegnati come "IV/18" e "IV/19") come esempi. Secondo la denunciante, i documenti contenuti nel suo fascicolo personale fornivano di conseguenza un'opinione distorta per quanto riguarda i fatti oggettivi. Il denunciante ha inoltre affermato che esisteva un fascicolo personale "parallelo" a Bruxelles, la maggior parte del cui contenuto non figurava nel fascicolo personale a Vienna. Infine, la denunciante ha sottolineato che il suo fascicolo personale non conteneva elementi che giustificassero il suo licenziamento, vale a dire nessun documento dopo la data del maggio 2001, quando era stata sospesa dalle sue funzioni.

Nella sua denuncia al Mediatore presentata nel giugno 2004, la denunciante ha fatto riferimento alla sua denuncia alla Commissione dell'11 marzo 2004, sottolineando che la Commissione non aveva risposto a tale denuncia. La denunciante ha quindi sostanzialmente asserito che la Commissione non aveva rispettato i suoi obblighi in relazione al suo fascicolo personale.

Nel suo reclamo, la denunciante ha fatto riferimento all'articolo 26 dello statuto dei funzionari dell'Unione europea, che dispone quanto segue:

"Il fascicolo personale di un funzionario contiene:

a) tutti i documenti relativi alla sua situazione amministrativa e tutte le relazioni relative alla sua capacità, efficienza e condotta;

b) eventuali osservazioni del funzionario su tali documenti.

I documenti sono registrati, numerati e archiviati in ordine progressivo; i documenti di cui alla lettera a) non possono essere utilizzati o citati dall'istituzione nei confronti di un funzionario, a meno che non gli siano stati comunicati prima del loro deposito. (…)

Per ciascun funzionario è previsto un solo fascicolo personale.

Il funzionario ha il diritto, anche dopo la cessazione dal servizio, di prendere conoscenza di tutti i documenti del suo fascicolo e di prenderne copia."

2.2 Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto che l'articolo 26 dello statuto dei funzionari non era applicabile agli agenti locali e che il cosiddetto "fascicolo personale" della rappresentanza a Vienna non era quindi un fascicolo del tipo menzionato all'articolo 26 dello statuto dei funzionari. La Commissione ha inoltre sostenuto che, nel corso del procedimento disciplinare avviato nei confronti della denunciante, quest’ultima avrebbe avuto accesso a tutti i documenti sui quali la Commissione si era basata nei suoi confronti. Secondo la Commissione, questo era esattamente ciò che l'articolo 26 dello Statuto era inteso a garantire nel caso dei funzionari (vale a dire che le decisioni non fossero prese sulla base di informazioni a loro sconosciute).

Nella sua risposta a una richiesta di ulteriori informazioni presentata dal Mediatore, la Commissione ha affermato che il fascicolo personale conservato presso la sua rappresentanza a Vienna era l'unico fascicolo personale che aveva aperto in qualità di datore di lavoro del denunciante ai fini della gestione del personale. La Commissione ha ritenuto che il suo diritto in tal senso fosse disciplinato nel caso di specie dal diritto austriaco. Le modalità di conservazione dei fascicoli personali degli agenti locali della Commissione sono state definite nella "Nota amministrativa n. 119" del 13 febbraio 1985. Alle rappresentanze della Commissione è stato inoltre ricordato l'obbligo di conservare i fascicoli personali, ad esempio con una lettera inviata dalla DG Stampa e comunicazione il 26 ottobre 2000. La Commissione ha sostenuto che il diritto austriaco non imponeva ai datori di lavoro di conservare fascicoli personali e che, pertanto, essa non era giuridicamente tenuta a includere nel fascicolo personale tutti i documenti relativi allo status della denunciante e alla sua capacità, alle sue prestazioni e al suo comportamento. Ha inoltre sostenuto che il diritto austriaco non imponeva alla Commissione di includere nel fascicolo personale dichiarazioni del denunciante su singoli eventi.

Secondo la Commissione, la nota presentata dal denunciante in relazione al documento "IV/19" non doveva essere conservata nel fascicolo personale del denunciante, ma nel suo fascicolo medico. La Commissione ha riconosciuto che la nota cui la denunciante aveva fatto riferimento in relazione al documento "IV/18" non era stata depositata insieme a tale documento nel suo fascicolo personale. Secondo la Commissione, tuttavia, la maggior parte dei pareri e delle risposte della denunciante non mancava nel suo fascicolo personale. La Commissione ha sostenuto che la denunciante era stata in grado di sostenere le sue affermazioni solo in due casi, uno dei quali chiaramente non era pertinente nel caso di specie.

La Commissione ha inoltre affermato che il fascicolo personale della denunciante si è concluso nel maggio 2001 perché era stata liberata dalle sue funzioni il 10 maggio 2001. Il procedimento disciplinare era stato condotto dalla DG Stampa e comunicazione. Poiché quest’ultima aveva sede a Bruxelles, la Commissione ha sostenuto di aver correttamente conservato a Bruxelles un fascicolo relativo al procedimento disciplinare.

2.3 Prima di trattare l'asserzione del denunciante, appare utile esaminare una questione preliminare. Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto che il suo diritto di conservare i fascicoli personali dei membri del suo personale presso la Rappresentanza a Vienna era disciplinato dal diritto austriaco e che quest'ultimo non imponeva ai datori di lavoro di conservare tali fascicoli. Tuttavia, il Mediatore osserva che la Commissione non ha sostenuto che il diritto austriaco le impedirebbe di conservare tali fascicoli personali. Inoltre, dalle prove a disposizione del Mediatore emerge chiaramente che la Commissione ha deciso di conservare i fascicoli personali relativi ai suoi agenti locali e che ha impartito istruzioni interne su come farlo nella sua "Nota amministrativa n. 119" del 13 febbraio 1985. In tali circostanze, nulla impedisce al Mediatore di esaminare il modo in cui la Commissione ha gestito il fascicolo personale relativo al denunciante.

2.4 È buona prassi amministrativa garantire che un fascicolo personale relativo a un membro del personale di un'istituzione o di un organo comunitario contenga 1) tutti i documenti relativi alla sua situazione amministrativa e tutte le relazioni relative alla sua capacità, efficienza e condotta, nonché 2) le eventuali osservazioni del funzionario su tali documenti. Tale obbligo è previsto dall’art. 26 dello Statuto per quanto riguarda i funzionari. È vero che le condizioni relative all’impiego degli agenti locali non prevedevano espressamente, prima dell’adozione delle modifiche entrate in vigore il 1° maggio 2004, che l’articolo 26 dello Statuto dei funzionari delle Comunità europee fosse applicabile anche agli agenti locali. Si noti, tuttavia, che la "Nota Amministrativa n. 119" del 13 febbraio 1985 prevede espressamente che "per analogia con i rapporti informativi dei funzionari" i fascicoli personali degli agenti locali devono contenere solo i documenti menzionati in un elenco allegato alle presenti istruzioni. Nella sua nota del 26 ottobre 2000 che ricordava ai responsabili le norme che disciplinano i fascicoli personali degli agenti locali, la DG Stampa e informazione ha ripetuto la stessa formula ("[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires"). Va inoltre osservato che l'elenco allegato alle istruzioni emanate nel 1985 fa esplicito riferimento (al punto G) alla necessità di aggiungere al fascicolo personale le eventuali osservazioni dell'agente in merito alle relazioni sulle sue capacità, prestazioni e comportamento ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Infine, la Commissione stessa ha ammesso che le osservazioni della denunciante sul documento "IV/18" avrebbero dovuto essere incluse nel suo fascicolo personale nel caso di specie. Alla luce di tali circostanze, il Mediatore ritiene che l'articolo 26 dello statuto dei funzionari sia una codificazione degli obblighi derivanti dal principio di buona amministrazione e che tali obblighi spettassero pertanto alla Commissione per quanto riguarda gli agenti locali anche prima dell'entrata in vigore di una norma che prevedeva espressamente l'applicazione per analogia dell'articolo 26 dello statuto dei funzionari agli agenti locali.

2.5 Il Mediatore non ha visto personalmente il fascicolo personale del denunciante conservato a Vienna. Dalle informazioni fornite sia dalla denunciante che dalla Commissione emerge tuttavia che il fascicolo non contiene alcun documento relativo al procedimento disciplinare condotto nei confronti della denunciante dopo la data del maggio 2001, quando quest'ultima è stata sospesa dalle sue funzioni. Nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, la Commissione ha sostenuto che i documenti relativi al procedimento disciplinare erano stati conservati in un fascicolo a Bruxelles, dato che tali procedimenti erano stati svolti dalla DG Stampa e comunicazione con sede a Bruxelles. Il Mediatore ritiene che tale spiegazione non sia accettabile. L'elenco allegato alle istruzioni interne della Commissione del 13 febbraio 1985 sulle modalità di conservazione dei fascicoli personali degli agenti locali comprende una sezione H intitolata "Questioni disciplinari". È quindi evidente che i documenti relativi ai procedimenti disciplinari devono essere inclusi nel fascicolo personale di un agente locale. Occorre inoltre rilevare che l’art. 26 dello Statuto (gli obblighi da cui derivano, come si è detto, per quanto riguarda gli agenti locali) prevede la conservazione di un solo fascicolo personale per ciascun agente. Lo stesso principio sembra essere ricordato al punto 3 della nota della Commissione del 26 ottobre 2000, secondo cui il fascicolo personale deve essere conservato "esclusivamente" presso la Rappresentanza. Il Mediatore riconosce che può avere senso, alle condizioni descritte dalla Commissione, conservare una copia di lavoro dei documenti relativi al procedimento disciplinare all'interno del servizio che si occupa di tale procedimento (4). Tuttavia, ciò non pregiudica la necessità di aggiungere i documenti stessi al fascicolo personale del denunciante conservato a Vienna. Il fatto che la Commissione non lo abbia fatto nel caso di specie costituisce quindi un caso di cattiva amministrazione.

2.6 Per quanto riguarda il documento IV/19, il Mediatore osserva che si tratta di un'e-mail che il signor K., superiore del denunciante, ha inviato al denunciante il 3 ottobre 2000 e che è stata copiata ad altre persone, tra cui il capo della Rappresentanza. In tale e-mail, il sig. K. ha affermato che la denunciante aveva indicato che sarebbe stata assente fino alle 9.30, ma che in effetti era arrivata al lavoro solo quel giorno intorno a mezzogiorno senza aver informato in anticipo il suo superiore, il banco di accoglienza o l'amministrazione. Secondo il sig. K., egli non era a conoscenza di alcuna spiegazione successiva. Il sig. K. ha concluso che il denunciante era quindi stato assente dal lavoro senza permesso. Nella sua risposta dello stesso giorno, la denunciante ha sottolineato di aver informato il sig. K., con e-mail del 29 settembre 2000, che avrebbe dovuto consultare un medico in ospedale il "martedì mattina" (cioè la mattina del 3 ottobre 2000) e che non era stata in grado di indicare esattamente quanto tempo ci sarebbe voluto. La denunciante ha inoltre spiegato di aver presentato un attestato all'amministrazione. Secondo questo documento, il denunciante era stato in ospedale fino alle 11 di quel giorno. Il Mediatore ritiene che un altro documento presentato dalla denunciante (un'attestazione di un medico datata 27 settembre 2000) non dovesse effettivamente essere conservato nel fascicolo personale della denunciante, ma nel suo fascicolo medico. Tuttavia, il Mediatore ritiene che occorra trarre una conclusione diversa per quanto riguarda l'e-mail della denunciante al sig. K. del 3 ottobre 2000 e l'attestazione del tempo trascorso in ospedale. Nella sua e-mail, la denunciante ha risposto all'accusa del sig. K. di essere stata assente dal lavoro senza permesso. Il Mediatore ritiene che, in considerazione del fatto che l'e-mail del sig. K. del 3 ottobre 2000 è stata inclusa nel fascicolo personale del denunciante, occorreva includere almeno la risposta del denunciante alla stessa data. A causa del mancato rispetto da parte della Commissione, il fascicolo personale del denunciante sembrerebbe effettivamente fornire un'opinione distorta per quanto riguarda i fatti oggettivi (5). Il Mediatore ritiene pertanto che la mancata inclusione da parte della Commissione (almeno) dell'e-mail della denunciante del 3 ottobre 2000 nel suo fascicolo personale costituisca anch'essa un caso di cattiva amministrazione.

2.7 Da quanto precede risulta che la Commissione non ha incluso nel suo fascicolo personale le osservazioni della denunciante sui documenti "IV/18" e "IV/19". Il Mediatore osserva che la denunciante aveva citato tali documenti come esempi illustrativi di documenti che avrebbero dovuto essere inclusi nel suo fascicolo personale. Nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione alla richiesta di ulteriori informazioni, la denunciante ha presentato un elenco dettagliato dei documenti che erano stati inclusi nel fascicolo personale a sua insaputa e delle osservazioni che non erano state incluse sebbene li avesse contrassegnati per l'inclusione nel suo fascicolo personale. Contrariamente a quanto ipotizza la Commissione, non vi è quindi nulla che suggerisca che la denunciante sia in grado di sostenere le sue affermazioni solo in due casi. Tuttavia, anche se a seguito di un esame più approfondito dovesse dimostrare che nessuna delle osservazioni supplementari cui fa riferimento la denunciante doveva essere inclusa nel suo fascicolo personale, ciò non inciderebbe sulla conclusione che le sue osservazioni sui documenti "IV/18" e "IV/19" dovevano essere incluse nel suo fascicolo personale. In tale contesto, il Mediatore osserva che la Commissione ha riconosciuto che le osservazioni sul documento "IV/18" avrebbero dovuto essere incluse, senza tuttavia indicare se ciò sia stato fatto nel frattempo.

2.8 Per quanto riguarda l'affermazione della denunciante secondo cui i documenti sarebbero stati inclusi senza informarla, il Mediatore osserva che la Commissione sembra sostenere di non essere stata in ogni caso in grado di basarsi su nessuno dei documenti senza dare alla denunciante la possibilità di commentarli. Il Mediatore osserva che l'articolo 26 dello statuto dei funzionari prevede che "i documenti di cui alla lettera a) non possono essere utilizzati o citati dall'istituzione nei confronti di un funzionario a meno che non gli siano stati comunicati prima del loro deposito". Questa disposizione protegge quindi i funzionari (o, qualora gli obblighi che ne derivano siano applicati agli agenti locali, l'agente) dall'uso di documenti che sono stati inseriti nel fascicolo personale senza informare il funzionario (o l'agente). Il Mediatore ritiene, tuttavia, che la buona prassi amministrativa richieda che tale protezione negativa sia integrata da un obbligo positivo di dare alla persona interessata la possibilità di formulare osservazioni su un documento prima che sia incluso nel fascicolo personale (6). È ovvio che un funzionario o agente non può formulare osservazioni (e chiedere che tali osservazioni siano incluse nel suo fascicolo personale) su documenti che non sono stati portati alla sua attenzione. Il Mediatore osserva, tuttavia, che la denunciante ha nel frattempo consultato il suo fascicolo personale e ha quindi scoperto tutti i documenti ivi inclusi. Osserva inoltre che nella sua denuncia, nelle sue osservazioni sul parere della Commissione e in particolare nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione alla richiesta di ulteriori informazioni, la denunciante ha esposto in dettaglio i documenti e le osservazioni che dovrebbero ancora essere inclusi nel suo fascicolo personale. Dato che il Mediatore formula un progetto di raccomandazione che invita la Commissione a riconsiderare tali documenti e osservazioni al fine di includerli nel fascicolo personale del denunciante (cfr. infra), non sembra necessario effettuare ulteriori indagini per quanto riguarda la mancata consultazione del denunciante da parte della Commissione sui documenti che aveva incluso nel suo fascicolo personale.

2.9 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia adempiuto ai propri obblighi riguardo al fascicolo personale del denunciante non includendovi tutti i documenti pertinenti.

3 Conclusione

Alla luce di quanto precede, il Mediatore presenta alla Commissione il seguente progetto di raccomandazione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore:

Il progetto di raccomandazione

La Commissione dovrebbe riesaminare i documenti cui fa riferimento la denunciante al fine di includerli nel suo fascicolo personale e concederle l'accesso al fascicolo debitamente ricostituito.

La Commissione e il denunciante saranno informati del progetto di raccomandazione. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del mediatore, la Commissione trasmette un parere circostanziato entro il 31 maggio 2005. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione della decisione del Mediatore e in una descrizione delle misure adottate per attuare il progetto di raccomandazione.

Strasburgo, 28 febbraio 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisione del Parlamento europeo 9 marzo 1994, 94/262, sullo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113, pag. 15).

(2) Una copia della presente nota è stata presentata dalla Commissione.

(3) Una copia di tale documento è stata fornita anche dalla Commissione.

(4) Il punto 3 della nota della Commissione del 26 ottobre 2000 prevede che copie dei documenti contenuti nel fascicolo personale possano essere trasmesse a Bruxelles su richiesta.

(5) Va notato che l'attestato presentato dal denunciante sembra dimostrare che quest'ultimo ha lasciato l'ospedale solo alle 11 del mattino del 3 ottobre 2000. Il Mediatore osserva inoltre che, unitamente alle sue osservazioni sulla risposta della Commissione alla richiesta di ulteriori informazioni, la denunciante ha presentato una copia della sua e-mail del 29 settembre 2000 in cui informava il sig. K. della sua prossima assenza il 3 ottobre 2000.

(6) Se la nota del sig. P. cui il denunciante ha fatto riferimento nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione alla richiesta di ulteriori informazioni ha effettivamente il contenuto che il denunciante sostiene di avere, la Commissione stessa sembrerebbe condividere questo punto di vista.