Egregio signor X,

Il Mediatore ha ricevuto una denuncia contro la Commissione europea. La denuncia riguarda il rifiuto della Commissione di concedere l’accesso (parziale) del pubblico ai documenti relativi al sostegno che essa fornisce a Cipro nella gestione della migrazione e i ritardi della Commissione nel rispondere alla richiesta di accesso in questione.

Nel settembre 2023 il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico ai documenti [1] riguardanti 1) le attività della piattaforma di coordinamento operativo (OPC) a Cipro, 2) una visita a Cipro del direttore generale aggiunto della DG HOME nel luglio 2023 e 3) la corrispondenza tra il personale della Commissione impiegato a Cipro e la DG HOME per quanto riguarda le strutture di accoglienza e di alloggio a Cipro.

Il denunciante ha ricevuto una risposta iniziale (ritardata) alla richiesta di accesso nel dicembre 2023. La Commissione ha individuato quattro documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta di accesso, vale a dire 1) due relazioni sulle riunioni del gruppo direttivo dell'OPC e 2) due documenti relativi alla visita del direttore generale aggiunto della DG HOME a Cipro nel luglio 2023 (un briefing e una relazione flash).

Dopo aver consultato le autorità cipriote, la Commissione ha concesso un accesso parziale alla relazione Flash e ha rifiutato di concedere l'accesso agli altri tre documenti nella loro interezza. A tal fine ha invocato eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso ai documenti [2], sostenendo che la divulgazione (piena) era impedita dalla necessità di proteggere la sicurezza pubblica [3], le relazioni internazionali [4] e il suo processo decisionale in corso [5]. La Commissione ha aggiunto di non aver individuato alcun documento che rientrasse nell’ambito di applicazione del terzo aspetto della richiesta di accesso del denunciante.

Il denunciante ha quindi chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"), contestando l'applicazione delle eccezioni, sostenendo che la Commissione non avrebbe dovuto consultare le autorità cipriote e che la Commissione avrebbe dovuto concedere un accesso parziale ai documenti individuati. In assenza di una risposta entro il termine prorogato, che è scaduto il 20 febbraio 2024, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Abbiamo deciso di avviare un'indagine sulla denuncia contro la decisione implicita della Commissione di rifiutare l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

In primo luogo, si ritiene necessario riesaminare i seguenti documenti controversi nel caso di specie:

• i documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta di accesso del denunciante;
• qualsiasi documentazione relativa alla consultazione delle autorità cipriote nella fase iniziale e di conferma (nella misura in cui esiste).

Le saremmo grati se la Commissione potesse inviarci copie di tali documenti, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata [6], entro il 24 maggio 2024. Per il documento parzialmente divulgato, saremmo grati di ricevere una copia contrassegnata che indichi quali parti sono state divulgate al denunciante e quali no, e le motivazioni delle espunzioni.

La Corte osserva che il termine prorogato per la presentazione di una risposta da parte della Commissione alla richiesta di conferma del denunciante è scaduto nel febbraio 2024. Invitiamo pertanto la Commissione, qualora non lo abbia fatto nel frattempo, a fornire al denunciante una risposta di conferma e a inviarci una copia di tale risposta entro il 7 giugno 2024.

Analogamente, qualora la Commissione desiderasse fornire ulteriori pareri, di cui il Mediatore europeo dovrà tenere conto nel corso della presente indagine, saremmo grati se potessero essere forniti anche a noi entro il 7 giugno 2024.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che la Commissione sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

Il responsabile delle indagini è la sig.ra Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 16/05/2024

[1] Dal 1o febbraio 2023 alla data della richiesta.

[2] Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[3] Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), primo trattino, del regolamento 1049/2001.

[4] Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), terzo trattino, del regolamento 1049/2001.

[5] Articolo 4, paragrafo 3, primo comma, del regolamento 1049/2001.

[6] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.