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The case concerned a request for public access to documents held by the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) concerning return operations. The complainant specifically asked to receive the requested documents in a machine-readable format. Frontex disclosed the requested documents, but in a different format.

The Ombudsman asked Frontex to explain in more detail its reasons for providing the complainant with a non-machine readable format. In reply, Frontex disclosed the documents in a machine-readable file format.

Since Frontex settled the problem, the Ombudsman closed the inquiry.

Il denunciante (un giornalista) ha chiesto l’accesso del pubblico a tutti i documenti che Frontex aveva divulgato, a seguito di richieste analoghe, nel periodo compreso tra il 2016 e il 2018 e tra il novembre 2020 e il giorno della sua richiesta nel dicembre 2021. Ha inoltre domandato l’accesso alle richieste presentate.

Frontex ha considerato che la richiesta fosse voluminosa e suggerito al denunciante di suddividerla in più domande separate da trattare consecutivamente. Il denunciante ha rifiutato e si è rivolto alla Mediatrice.

Nel corso dell’indagine il denunciante ha limitato la propria richiesta ai documenti già divulgati, che Frontex ha provveduto a trasmettergli, anche se con un certo ritardo. Pertanto, e sebbene la Mediatrice non sia convinta che il trattamento della richiesta da parte di Frontex fosse conforme alle norme che i cittadini hanno il diritto di aspettarsi dalle autorità dell’UE, ha deciso di archiviare il caso. Tuttavia, ha chiesto a Frontex di riferirle in che modo, in futuro, metterà a disposizione nel suo registro pubblico i documenti divulgati successivamente a richieste di accesso del pubblico.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico presentata da due ricercatori a documenti riguardanti gli accordi informali relativi al rimpatrio e alla riammissione di migranti irregolari che l’UE ha stipulato con sei paesi terzi. Il Consiglio dell’UE ha rifiutato l’accesso sostenendo che la divulgazione avrebbe potuto pregiudicare le relazioni internazionali.

La squadra d’indagine della Mediatrice ha esaminato i documenti in questione e ottenuto ulteriori spiegazioni dal Consiglio, comprese informazioni riservate. Sulla base di quanto precede e dell’ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni dell’UE quando ritengono che il pubblico interesse in ordine alle relazioni internazionali sia a rischio, la Mediatrice ha considerato che la decisione del Consiglio di rifiutare l’accesso non fosse manifestamente errata. Dato che l’interesse pubblico in causa non può essere sostituito da un altro interesse pubblico considerato più preminente, la Mediatrice ha archiviato il caso non riscontrando estremi di cattiva amministrazione. Ciò detto, andrebbe compiuto ogni sforzo per rassicurare l’opinione pubblica sul fatto che i diritti fondamentali dei migranti sono tutelati e sull’esistenza di salvaguardie adeguate in tale processo.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti inerenti a un accordo informale sul rimpatrio e sulla riammissione di migranti irregolari stipulato dall’UE con la Gambia. La Commissione ha rifiutato l’accesso sostenendo che la divulgazione avrebbe potuto pregiudicare le relazioni internazionali.

La squadra d’indagine della Mediatrice ha esaminato il documento in questione nonché, nel contesto di un’indagine parallela, cinque accordi simili con altri paesi terzi e la relativa documentazione. Sulla base di tali disamine e considerando l’ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni dell’UE quando ritengono che l’interesse pubblico in ordine alle relazioni internazionali sia a rischio, la Mediatrice ha considerato che la decisione della Commissione di rifiutare l’accesso non fosse manifestamente errata. Dato che l’interesse pubblico in causa non può essere sostituito da un altro interesse pubblico considerato più preminente, la Mediatrice ha archiviato il caso non riscontrando estremi di cattiva amministrazione. Osservava, tuttavia, che occorre compiere ogni sforzo per rassicurare l’opinione pubblica sul fatto che i diritti fondamentali dei migranti sono sufficientemente tutelati e sull’esistenza di salvaguardie adeguate in tale processo.

 

Il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l’accesso a e-mail di suoi rappresentanti con sede in Grecia, riguardanti la situazione migratoria in due punti di crisi. Sulla base di queste e-mail e di altre informazioni, la Commissione redige «relazioni giornaliere» e «relazioni sulla gestione della migrazione». Rispondendo alla richiesta del denunciante, la Commissione ha fornito ampio accesso alle relazioni giornaliere e a quelle sulla gestione della migrazione, ma non ha individuato le e-mail dei suoi rappresentanti sul campo come rientranti nell’ambito di applicazione della richiesta.

Durante l’indagine, la Commissione ha spiegato di aver considerato che le e-mail in questione non costituissero «documenti» ai sensi della normativa dell’UE sull’accesso del pubblico ai documenti, né che soddisfacessero i criteri per essere registrate nel suo sistema di gestione documentale. La Commissione ha inoltre confermato che le e-mail richieste dal denunciante non esistono più, poiché sono state cancellate conformemente alla politica di conservazione applicabile.

Giacché le e-mail richieste dal denunciante erano «documenti» ai sensi della normativa dell’UE sull’accesso del pubblico ai documenti, la Commissione avrebbe dovuto individuarle come tali e valutare la possibilità di concedere l’accesso ai documenti che esistevano ancora all’epoca della richiesta. Il fatto che la Commissione non abbia agito in tal senso costituisce cattiva amministrazione.

Avendo la Commissione informato la Mediatrice che i documenti in questione non esistono più, una raccomandazione per chiedere alla Commissione di individuarli e valutarli adesso non avrebbe alcuna utilità e ulteriori indagini in merito non sarebbero giustificate.

La Mediatrice invita la Commissione a individuare e valutare tutti i documenti rientranti nell’ambito di eventuali richieste future conformemente alla normativa dell’UE sull’accesso del pubblico ai documenti e alla luce delle sue constatazioni nel caso di specie.