Il caso riguardava il modo in cui l'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA) ha affrontato le accuse di violazioni dei diritti fondamentali nelle sue attività sull'isola greca di Samos. I denuncianti erano preoccupati per il fatto che il modo in cui gli assistenti distaccati nelle squadre di sostegno per l'asilo dell'EUAA hanno condotto colloqui con i richiedenti asilo vulnerabili fosse contrario al diritto dell'UE e che l'EUAA non avesse affrontato tale questione. Inoltre, i denuncianti erano preoccupati per il modo in cui l’EUAA ha gestito le segnalazioni di respingimenti dei richiedenti asilo.

La Mediatrice ha rilevato che, al momento della denuncia, l’EUAA non era riuscita a garantire che gli assistenti distaccati nelle sue squadre di sostegno per l’asilo fossero preparati a condurre adeguatamente colloqui con i richiedenti asilo vulnerabili, anche per quanto riguarda il modo in cui tenere conto degli indicatori di vulnerabilità quando questi emergono per la prima volta durante il colloquio per l’asilo. Il Mediatore ha inoltre rilevato che l'EUAA non aveva fornito ai richiedenti asilo vulnerabili una procedura adeguata per segnalare gli errori commessi durante i colloqui e per far esaminare tali relazioni dall'EUAA. Il Mediatore ha constatato che si trattava di cattiva amministrazione e ha formulato quattro raccomandazioni all'EUAA per ovviare alle carenze.

La Mediatrice ha inoltre inviato tali raccomandazioni ai suoi omologhi della Rete europea dei difensori civici (ENO), chiedendo il loro parere sul modo in cui è garantito il rispetto dei diritti fondamentali nella cooperazione tra gli operatori dell’EUAA e i funzionari nazionali responsabili dell’asilo.

Inoltre, la Mediatrice ha individuato gravi carenze in relazione al modo in cui l’EUAA ha gestito la divulgazione, da parte dei richiedenti asilo, delle esperienze di respingimento durante le interviste. Poiché l’EUAA ha iniziato ad attuare misure volte a porre rimedio a tali carenze durante l’indagine della Mediatrice, quest’ultima non ha riscontrato casi di cattiva amministrazione, ma ha formulato due suggerimenti di miglioramento.

I tre casi riguardavano il modo in cui la Commissione europea ha applicato le sue norme per legiferare meglio e altri requisiti procedurali nell'elaborazione delle proposte legislative relative al dovere di diligenza delle imprese ai fini della sostenibilità (983/2025/MIK), alla lotta contro il traffico di migranti (2031/2024/VB) e alla politica agricola comune (1379/2024/MIK). La Commissione ha ritenuto che tali proposte fossero urgenti e, pertanto, ha omesso le misure previste nelle sue norme, come le valutazioni d'impatto e le consultazioni pubbliche. I denuncianti, che sono organizzazioni della società civile, hanno ritenuto che tali omissioni violassero le norme della Commissione per legiferare meglio. In due casi i denuncianti hanno inoltre sostenuto che la Commissione non ha valutato la coerenza delle proposte legislative con gli obiettivi climatici dell'UE, come richiesto dalla normativa europea sul clima. In un caso, il denunciante era inoltre preoccupato che la Commissione avesse violato il suo regolamento interno sulle consultazioni interservizi.

Sulla base delle sue indagini, la Mediatrice ha riscontrato carenze procedurali nel modo in cui la Commissione ha preparato le proposte legislative in questione, che, considerate nel loro insieme, equivalevano a cattiva amministrazione. Per ovviare a tali carenze, la Mediatrice ha raccomandato alla Commissione di garantire un'applicazione prevedibile, coerente e non arbitraria delle sue norme per legiferare meglio, definendo situazioni "urgenti" che giustifichino una deroga ai loro requisiti, nonché registrando e spiegando i motivi di eventuali deroghe concesse. Inoltre, qualora siano concesse deroghe, la Commissione dovrebbe stabilire una procedura per garantire che la preparazione urgente delle proposte legislative sia ancora conforme ai principi di un processo legislativo trasparente, basato su dati concreti e inclusivo. Per assistere la Commissione in questo compito, il Mediatore ha anche formulato quattro suggerimenti di miglioramento, tra cui: chiarire le norme in materia di consultazione delle parti interessate per le proposte urgenti; garantire che i documenti analitici che sostituiscono le valutazioni d'impatto e illustrano le prove a sostegno delle sue proposte siano pubblicati tempestivamente per consentire un dibattito pubblico prima dell'adozione della legislazione; emanare orientamenti sull'attuazione delle valutazioni della coerenza climatica; fornire e registrare giustificazioni quando si abbreviano i periodi di consultazione interservizi al di sotto delle soglie stabilite.

Nella sua risposta al Mediatore, la Commissione ha convenuto di riflettere sulla definizione di situazioni "urgenti" durante la prossima revisione delle norme per legiferare meglio, nonché di registrare e pubblicare i motivi dell'applicazione di eventuali deroghe alle loro prescrizioni. La Commissione si è inoltre impegnata a garantire consultazioni mirate sulle sue proposte "urgenti", a pubblicare i documenti analitici con elementi di prova a sostegno delle sue proposte entro tre mesi dall'adozione, a includere valutazioni della coerenza climatica sia nei documenti analitici che nelle note esplicative per le proposte future e a fornire giustificazioni per consultazioni interservizi abbreviate.

Nelle loro osservazioni sulla risposta della Commissione, i denuncianti hanno ritenuto che gli impegni della Commissione non siano né chiari né sufficientemente concreti da garantire un processo legislativo trasparente, inclusivo e basato su dati concreti.

La Mediatrice ha accolto con favore la risposta complessivamente costruttiva della Commissione alle sue raccomandazioni e ai suoi suggerimenti di miglioramento. Ciò detto, la risposta della Commissione non fornisce ancora sufficiente chiarezza sulle misure concrete che intende adottare per attuare le raccomandazioni e i suggerimenti di miglioramento del Mediatore.

Il Mediatore monitorerà pertanto la questione sulla base di future denunce e una volta che la Commissione avrà ultimato la revisione delle norme per legiferare meglio. In questa fase non sono giustificate ulteriori indagini e il Mediatore ha archiviato i tre casi.

Il caso riguardava il modo in cui la Commissione europea garantisce alla Romania la piena attuazione di una sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea sul rifiuto illegittimo di rilasciare carte d'identità a cittadini rumeni domiciliati in altri Stati membri.

Il Mediatore ha rilevato che la questione sembrava evolvere a livello nazionale e che la Commissione aveva monitorato la situazione attivamente e a intervalli ragionevoli.

Il Mediatore ha chiuso il caso con la conclusione che in questa fase non sono giustificate ulteriori indagini. Tuttavia, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione di aggiornarla, entro sei mesi, sulla sua valutazione dell'esecuzione della sentenza da parte della Romania e su qualsiasi ulteriore azione intrapresa dalla Commissione.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso dell'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol) in merito alla sua cooperazione con le autorità degli Stati membri, del Regno Unito e di Frontex in merito alle attività di contrasto al traffico di esseri umani nella Manica. Europol ha individuato 197 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta e ha rifiutato l'accesso a tutti. Rifiutando l’accesso, Europol ha sostenuto che la divulgazione dei documenti arrecherebbe pregiudizio alla tutela dell’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica e le sue relazioni internazionali. 

La squadra investigativa del Mediatore ha ispezionato campioni dei documenti in questione e ha incontrato i rappresentanti di Europol. Sulla base di ciò e considerando l'ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni e le agenzie dell'UE quando ritengono che la sicurezza pubblica e le relazioni internazionali siano a rischio, il Mediatore ha ritenuto che la decisione di Europol di rifiutare l'accesso del pubblico non fosse manifestamente errata.

Dato che gli interessi pubblici in gioco non possono essere sostituiti da un altro interesse pubblico ritenuto più importante, il Mediatore ha chiuso l'indagine constatando che non vi era cattiva amministrazione da parte di Europol.