The case concerned how the European Commission ensures that Romania fully implements a judgment of the Court of Justice of the European Union on the unlawful refusal to issue identity cards to Romanian citizens domiciled in other Member States.

The Ombudsman found that the matter appeared to be evolving at national level and that the Commission had been monitoring the situation actively and at reasonable intervals.

The Ombudsman closed the case with the conclusion that no further inquiries are justified at this stage. However, the Ombudsman requested the Commission to update her, within six months, on its assessment of Romania’s compliance with the judgment and any further action taken by the Commission.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso dell'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol) in merito alla sua cooperazione con le autorità degli Stati membri, del Regno Unito e di Frontex in merito alle attività di contrasto al traffico di esseri umani nella Manica. Europol ha individuato 197 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta e ha rifiutato l'accesso a tutti. Rifiutando l’accesso, Europol ha sostenuto che la divulgazione dei documenti arrecherebbe pregiudizio alla tutela dell’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica e le sue relazioni internazionali. 

La squadra investigativa del Mediatore ha ispezionato campioni dei documenti in questione e ha incontrato i rappresentanti di Europol. Sulla base di ciò e considerando l'ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni e le agenzie dell'UE quando ritengono che la sicurezza pubblica e le relazioni internazionali siano a rischio, il Mediatore ha ritenuto che la decisione di Europol di rifiutare l'accesso del pubblico non fosse manifestamente errata.

Dato che gli interessi pubblici in gioco non possono essere sostituiti da un altro interesse pubblico ritenuto più importante, il Mediatore ha chiuso l'indagine constatando che non vi era cattiva amministrazione da parte di Europol.

Il denunciante ha chiesto alla Commissione europea di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi al sostegno dell'UE alla gestione della migrazione a Cipro. La Commissione ha individuato quattro documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta: due rapporti di riunione, un briefing e un rapporto Flash, ma ha concesso l'accesso solo a parti del rapporto Flash. Nel rifiutare l'accesso agli altri documenti, la Commissione ha invocato eccezioni ai sensi della normativa dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione potrebbe compromettere l'interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica e le relazioni internazionali, nonché i suoi processi decisionali. Quando la Commissione non ha risposto alla richiesta di riesame del denunciante ("domanda di conferma") entro il termine applicabile, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

La Mediatrice ha avviato un’indagine sul rifiuto implicito della Commissione di divulgare (completamente) i documenti richiesti e la squadra investigativa della Mediatrice ha ispezionato i documenti in questione. Sulla base dell'ispezione, la Mediatrice ha condiviso con la Commissione il suo parere preliminare secondo cui potrebbe essere concesso un accesso più ampio ai documenti. Poco dopo che la Mediatrice ha trasmesso il suo parere preliminare, la Commissione ha adottato la sua decisione di conferma sulla richiesta di accesso del denunciante, in cui ha confermato la sua posizione iniziale e ha rifiutato qualsiasi ulteriore accesso. La Mediatrice ha chiesto una riunione tra il suo gruppo di indagine e i rappresentanti della Commissione per ottenere ulteriori chiarimenti in merito alla posizione della Commissione.

La Mediatrice si è rammaricata del fatto che la Commissione non abbia concesso un accesso più ampio alle relazioni sulle riunioni e al briefing nel corso della sua indagine. Dato che la Commissione ha confermato la sua posizione nella decisione di conferma e durante la riunione con il gruppo di indagine del Mediatore, quest'ultimo ha ritenuto che non sarebbe servito a nulla perseguire la questione nel contesto del presente caso. Il Mediatore, tuttavia, si aspetta che la Commissione tenga conto della sua valutazione dettagliata quando tratta le future richieste di accesso del pubblico a briefing e relazioni sulle riunioni come quelle in questione.

I tre casi riguardano il modo in cui la Commissione europea ha applicato le sue norme "Legiferare meglio" e altri requisiti procedurali nell'elaborazione delle proposte legislative relative al dovere di diligenza delle imprese ai fini della sostenibilità (983/2025/MAS), alla lotta contro il traffico di migranti (2031/2024/VB) e alla politica agricola comune (1379/2024/MIK). La Commissione ha ritenuto che tali proposte fossero urgenti e, pertanto, ha omesso le misure previste nelle sue norme, come le valutazioni d'impatto e le consultazioni pubbliche. I denuncianti, che sono organizzazioni della società civile, hanno ritenuto che tali omissioni violassero le norme della Commissione "Legiferare meglio". In due casi i denuncianti hanno inoltre sostenuto che la Commissione non ha verificato la coerenza delle proposte legislative con gli obiettivi climatici dell'UE, come richiesto dalla normativa europea sul clima. In un caso, il denunciante era inoltre preoccupato che la Commissione avesse violato il suo regolamento interno sulle consultazioni interservizi.   

Il Mediatore ha avviato indagini sui tre casi. Ha ricevuto la risposta scritta della Commissione in tutti e tre i casi, ha ispezionato i fascicoli pertinenti della Commissione e i suoi gruppi di indagine hanno incontrato i rappresentanti della Commissione nel contesto di due indagini.

La Commissione ha risposto che le norme "Legiferare meglio" non sono un diritto vincolante, ma una serie di strumenti di elaborazione delle politiche per la raccolta di informazioni pertinenti che dovrebbero essere applicati in modo proporzionato. Ha inoltre affermato di aver raccolto tutti gli elementi di prova pertinenti prima di adottare le proposte legislative in questione, di aver consultato i portatori di interessi e di aver condotto le valutazioni della coerenza climatica e la consultazione interservizi in linea con le norme applicabili.

Sulla base delle sue indagini, la Mediatrice ha riscontrato una serie di carenze procedurali nel modo in cui la Commissione ha preparato le proposte legislative che, considerate nel loro insieme, costituiscono cattiva amministrazione.

In particolare, il Mediatore ha rilevato che la Commissione ha adottato un'interpretazione estensiva dell'"urgenza" e non ha sufficientemente giustificato l'"urgenza" delle proposte legislative nei confronti del pubblico e non ha documentato le sue deroghe alle norme applicabili per legiferare meglio. La Mediatrice ha inoltre rilevato che la Commissione non ha messo in atto una procedura che garantisca, come richiesto dai trattati e dalla giurisprudenza, una preparazione trasparente, basata su dati concreti e inclusiva delle proposte legislative "urgenti". La Mediatrice ha inoltre rilevato che, non avendo tenuto registri adeguati dei controlli obbligatori di coerenza delle sue proposte con gli obiettivi climatici dell'UE, la Commissione non ha agito in modo responsabile.

Per ovviare a tali carenze, il Mediatore ha formulato due raccomandazioni. La Mediatrice ha raccomandato alla Commissione di garantire un'applicazione prevedibile, coerente e non arbitraria delle sue norme per legiferare meglio, definendo situazioni "urgenti" che giustifichino una deroga ai requisiti stabiliti nelle norme. Inoltre, qualora siano concesse deroghe, la Commissione dovrebbe stabilire una procedura per garantire che la preparazione urgente delle proposte legislative sia ancora conforme ai principi di un processo legislativo trasparente, basato su dati concreti e inclusivo. Per assistere la Commissione in questo compito, il Mediatore ha formulato quattro suggerimenti, tra cui il chiarimento delle sue norme di consultazione delle parti interessate per le proposte urgenti e la garanzia che gli elementi a sostegno delle sue proposte siano pubblicati in tempo utile per consentire un dibattito pubblico prima dell'adozione della legislazione.