Egregio signor X,

A seguito della chiusura da parte della Mediatrice della sua indagine sul caso 1996/2022/NH, la denunciante si è rivolta nuovamente a noi contestando il rifiuto della Commissione di fornire un accesso più ampio ai documenti nella fase di conferma. Abbiamo deciso di avviare un'indagine sul rifiuto della Commissione di concedere l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Nel maggio 2022 il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico ai documenti relativi al monitoraggio da parte di terzi delle operazioni dell'UE in Libia. La sua richiesta mirava a verificare la veridicità di una dichiarazione resa da un rappresentante della Commissione secondo cui "Finorail contraente non ha segnalato alcuna violazione del principio del non nuocere"[1]. La Commissione ha inizialmente individuato sei documenti e ha rifiutato l'accesso sulla base del fatto che la divulgazione pregiudicherebbe i) la tutela dell'interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali[2] e ii) la tutela di un processo decisionale in corso[3].

Nell'agosto 2022 il denunciante ha presentato una domanda di conferma, sostenendo che la Commissione deve motivare in modo concreto e specifico i motivi per cui la divulgazione di un determinato documento potrebbe pregiudicare l'interesse tutelato dall'eccezione invocata.

In assenza di una decisione di conferma nel novembre 2022, il denunciante si è rivolto al Mediatore che ha avviato un'indagine sulla mancata risposta di conferma della Commissione (caso 1996/2022/NH). Nel gennaio 2023, in assenza di notevoli progressi nell’adozione della decisione di conferma, la Mediatrice ha ispezionato i documenti in questione. Ciò ha indotto la Mediatrice a informare la Commissione nel marzo 2023 che "ilrifiuto della Commissione di divulgare i documenti senza una motivazione dettagliata e convincente è problematico". 

Il 1o ottobre 2023 la Commissione ha adottato la decisione di conferma e il Mediatore ha pertanto chiuso l'indagine 1996/2022/NH. Come indicato in precedenza, abbiamo ora avviato un'indagine sul rifiuto della Commissione di concedere l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

In primo luogo, si ritiene necessario riesaminare i documenti controversi, nella misura in cui differiscono da quelli già esaminati nella causa 1996/2022/NH. Riteniamo che la maggior parte dei documenti elencati nella decisione di conferma corrisponda a quelli che abbiamo esaminato nel contesto del caso 1996/2022/NH. Tuttavia, il "documento 6.2" è descritto nella decisione di conferma come una relazione del dicembre 2021, mentre le relazioni corrispondenti al "documento 6" nella risposta iniziale sono del gennaio 2022. Accogliamo pertanto con favore eventuali chiarimenti in merito all'identificazione di nuovi documenti nella fase di conferma e al fatto che qualsiasi documento identificato inizialmente sia stato successivamente considerato escluso dall'ambito di applicazione.

Per i documenti ora parzialmente divulgati, saremmo grati di ricevere le copie contrassegnate, indicando quali parti non sono state divulgate al denunciante e le eccezioni invocate in relazione alle espunzioni.

La decisione di conferma menziona la consultazione del contraente a norma dell'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Riteniamo inoltre necessario rivedere i documenti relativi alle consultazioni di terzi svolte in tale contesto.

Le saremmo grati se la Commissione potesse fornire i documenti di cui sopra, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata [4],entro l'8 novembre 2023.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che la Commissione sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

La Commissione ha esposto la sua posizione nella decisione di conferma del 1o ottobre 2023. Tuttavia, qualora la Commissione desiderasse fornire ulteriori osservazioni, di cui il Mediatore dovrà tenere conto nel corso della presente indagine, Le saremmo grati se potesse fornircele entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della presente lettera, ossia entro il 22 novembre 2023.

In una fase successiva potrebbe essere prevista una riunione tra la Commissione e la squadra d'inchiesta del Mediatore, durante la quale potremo discutere il caso.

L'inquirente responsabile del caso è Alice Bernard.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 27/10/2023

[1] Cfr. denuncia 2089/2023/ACB allegata.

[2] Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), terzo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN. 

[3] Articolo 4, paragrafo 3, primo comma, del regolamento 1049/2001.

[4] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.