Data: Venerdì 28 giugno 2024

Riunione Webex

Presente

Commissione europea

Capo unità "Legiferare meglio" (SANTE. R1);

vicecapo dell'unità Prevenzione delle malattie e promozione della salute (SANTE.B.4);

Responsabile giuridico e politico, Prevenzione delle malattie e promozione della salute (SANTE.B.4);

responsabile delle politiche, prevenzione delle malattie e promozione della salute (SANTE.B.4);

Responsabile giuridico e politico, Prevenzione delle malattie e promozione della salute (SANTE.B.4);

assistente politico per le relazioni interistituzionali (SANTE.A.2);

Giurista (SANTE.R2); 

funzionario responsabile del controllo interno (SANTE.R3); 

capo dell'unità Salute, istruzione e cultura (SG.E.4);

Etica, buona amministrazione e relazioni con il Mediatore europeo (SG.C.2);

Esperto senior - coordinatore per le relazioni interistituzionali - relazioni con il Mediatore europeo (SG.C.2);

responsabile delle politiche, sanità, istruzione e cultura (SG.E.4);

capo unità, EU4Health/SMP Food (HADEA.A.2);

capo del settore Appalti (HADEA.A.2.003);

Responsabile legale (HADEA.A.2.003);

Capo del settore giuridico (HADEA.C.2.003).

Mediatore europeo

Jennifer King, perito giuridico;

Tanja Ehnert, coordinatrice delle indagini;

Sig.ra Francesca Abbo, responsabile delle indagini;

Koen Roovers, funzionario incaricato delle indagini;

Zoé Lejeune, tirocinante per le indagini.

Scopo della riunione

Scopo della riunione era che il gruppo di indagine della Mediatrice ottenesse chiarimenti sul modo in cui la Commissione europea ha verificato che la rete europea per la prevenzione del fumo (ENSP) non si trovava in una situazione di conflitto di interessi quando partecipava a un contratto quadro sulla politica di controllo del tabacco (contratto n. HADEA/2022/OP/0011).  

Introduzione e informazioni procedurali

La squadra d'inchiesta del Mediatore si è presentata, ha ringraziato i rappresentanti della Commissione europea per essersi incontrati con loro e ha definito lo scopo della riunione. Hanno delineato il quadro giuridico che si applica alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non avrebbe divulgato alcuna informazione identificata dalla Commissione come riservata, né al denunciante né a qualsiasi altra persona al di fuori dell'Ufficio del Mediatore, senza il previo consenso della Commissione ^[1].

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha spiegato che avrebbe redatto un progetto di relazione sulla riunione da inviare alla Commissione per garantire che il suo contenuto sia di fatto accurato e completo. La relazione della riunione sarà quindi completata, inserita nel fascicolo e trasmessa al denunciante. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita al denunciante o a terzi.

Informazioni scambiate

1. Osservazioni introduttive

Il gruppo di indagine del Mediatore ha presentato il contesto della denuncia, ha ribadito le affermazioni del denunciante e ha esposto i motivi dell'avvio dell'indagine. In particolare, il gruppo di indagine del Mediatore ha spiegato che, pur avendo prima chiesto alla Commissione di chiarire la questione per iscritto, non era chiaro in che modo la Commissione avesse effettuato la sua valutazione di eventuali conflitti di interesse alla luce dell'agenda specifica di sensibilizzazione dell'ENSP e del suo ruolo nell'ambito del contratto quadro.

I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che tale denuncia fa parte di una serie di accuse che il denunciante, Tobacco Europe, ha formulato nei confronti del contraente (con Open Evidence come leader in tale consorzio), che sono state portate all'attenzione dei media e riportate in articoli di stampa. Tali accuse sono state prese sul serio dalla Commissione e dal contraente.

2. Il quadro giuridico applicabile

I rappresentanti della Commissione hanno chiarito di rispettare sempre l'articolo 62, paragrafo 3, del regolamento finanziario nell'appaltare contratti e di non esternalizzare compiti che comportano l'esercizio di pubblici poteri e poteri discrezionali di giudizio o qualsiasi misura di discrezionalità che implichi scelte politiche.[2] Inoltre, la Commissione ha spiegato che le norme stabilite nel regolamento finanziario, comprese quelle relative alla verifica dei criteri di selezione, che riguardano anche l'assenza di conflitti di interessi, si applicano prima dell'aggiudicazione dell'appalto e per la durata del contratto, indipendentemente dallo status dell'offerente.

I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che tutti i membri del consorzio, compresa la ENSP, hanno firmato due dichiarazioni sull'onore: una dichiarazione generale sui criteri di esclusione e sui criteri di selezione e una dichiarazione specifica sull'assenza di conflitti di interesse nel settore del tabacco. Entrambe le dichiarazioni sono state inviate al gruppo di indagine del Mediatore per ispezione. La dichiarazione sull'onore specifica è stata inclusa nei documenti di gara al fine di fornire garanzie supplementari da parte degli offerenti, data la particolare natura del controllo del tabacco e alla luce della convenzione quadro dell'Organizzazione mondiale della sanità (OMS) per la lotta al tabagismo (FCTC)[3], che prevede l'obbligo di adottare precauzioni particolari per quanto riguarda l'industria del tabacco, ad esempio se quest'ultima non è stata impiegata nell'industria del tabacco negli ultimi quattro anni civili. La dichiarazione specifica, che fa riferimento all'articolo 5, paragrafo 3, della FCTC, riguarda un'ampia definizione di conflitto di interessi, compresi gli interessi economici, le affinità politiche o nazionali, i legami familiari o affettivi o qualsiasi altro legame pertinente o interesse condiviso.

Il contratto quadro contiene inoltre clausole tipo che impongono ai contraenti di dichiarare qualsiasi cambiamento della situazione e di fornire nuove informazioni che possano dar luogo a un potenziale conflitto di interessi per la durata del contratto.

3. Valutazione del conflitto di interessi

I rappresentanti della Commissione hanno dichiarato che il comitato di valutazione ha valutato attentamente l'esistenza di conflitti di interesse prima dell'aggiudicazione del contratto quadro. In particolare, il comitato di valutazione ha esaminato sia le dichiarazioni generali che le dichiarazioni specifiche di ciascun membro del consorzio presentate durante la fase di gara. Il comitato di valutazione ha inoltre tenuto conto, per il completamento della valutazione, dei CV dei membri del personale forniti dai membri del consorzio per svolgere i compiti previsti dal presente contratto, dei lavori e dei progetti che i membri del consorzio avevano precedentemente svolto per le istituzioni e dei rispettivi ruoli che i membri del consorzio avrebbero svolto a norma del contratto.

I rappresentanti della Commissione hanno riconosciuto che l'ENSP e la Commissione hanno un interesse comune nel settore del tabacco. Il mandato della ENSP è quello di adoperarsi per ridurre il consumo di tabacco, in linea con gli impegni assunti dall'UE nell'ambito del piano europeo di lotta contro il cancro e della FCTC. Sia l'ENSP che gli obiettivi della Commissione in questo settore sono trasparenti e pubblicamente noti. La Commissione ha spiegato che avere un interesse comune non dà necessariamente luogo a un conflitto di interessi. In questo caso, il comitato di valutazione ha valutato attentamente la situazione e non ha ravvisato alcun conflitto di interessi nel fatto che la ENSP è attiva in un settore della sanità pubblica in cui la Commissione persegue anche gli obiettivi dichiarati.

Nel giungere a tale conclusione, il comitato di valutazione ha tenuto conto del fatto che i compiti della ENSP nell'ambito del contratto si limitano a fornire competenze cliniche e scientifiche. Più specificamente, il ruolo dell'ENSP nell'ambito del presente contratto quadro consiste nel fornire a Open evidence (offerente principale) l'accesso a una rete di esperti e punti di contatto nazionali, che le forniranno dati tecnici, scientifici e fattuali in relazione all'uso del tabacco. Il contributo del contraente aiuterà quindi la Commissione nella sensibilizzazione per le fasi di consultazione. La Commissione ha spiegato che nessuno dei membri del consorzio, compresa la ENSP, sarà coinvolto nella definizione delle politiche, che è di esclusiva responsabilità della Commissione.

I rappresentanti della Commissione hanno inoltre osservato che finora vi sono stati due contratti specifici nell'ambito di tale contratto quadro e che l'ENSP non ha svolto alcun compito nell'ambito di tali contratti. La Commissione ha dichiarato che, nell'appaltare ulteriormente nell'ambito di questo contratto quadro, verificherà nuovamente che non vi siano conflitti di interesse.

I rappresentanti della Commissione hanno confermato che la conclusione della valutazione del comitato di valutazione sull'assenza di un conflitto di interessi in relazione al presente contratto quadro è disponibile solo nella relazione di valutazione fornita al gruppo di indagine del Mediatore a fini di ispezione. La Commissione ha accettato di fornire alla squadra investigativa l'offerta del consorzio, che specifica i compiti dell'ENSP nell'ambito del contratto quadro.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha inoltre osservato che la lettera f) della dichiarazione sull'onore specifica prevede che "gli agenti che svolgono le attività previste dal presente contratto non sono stati impiegati nell'industria del tabacco, né hanno avuto alcun coinvolgimento professionale in alcun progetto relativo al tabacco, negli ultimi quattro anni civili". Il Mediatore ha osservato che l'ENSP svolge attività di sensibilizzazione relative al tabacco. La Commissione ha chiarito che tale disposizione era intesa a garantire che i membri del consorzio non avessero legami con l'industria del tabacco. Ciò significava, in pratica, che il comitato di valutazione esaminava i CV dei membri del personale dell'ENSP per verificare che non fossero stati precedentemente impiegati dall'industria del tabacco né avessero lavorato a progetti per l'industria.

A seguito delle affermazioni del denunciante, la Commissione era stata anche in contatto con Open Evidence, il leader del consorzio, che ha preso sul serio la questione e ha fornito solide garanzie alla Commissione che non vi era alcun conflitto di interessi nel caso di specie. I rappresentanti della Commissione hanno convenuto di condividere la corrispondenza con Open Evidence con la squadra investigativa del Mediatore.

4. Applicazione delle norme sul conflitto di interessi alle organizzazioni senza scopo di lucro

I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che la dichiarazione della ENSP, riportata in un articolo pubblicato su Euractiv nel 2023, secondo cui il concetto di conflitto di interessi non si applica alle organizzazioni senza scopo di lucro è stata estrapolata dal contesto ed è stata interpretata erroneamente. La Commissione ha contattato Open Evidence in qualità di leader del consorzio su questo punto, il che ha rassicurato la Commissione sul fatto che sia Open Evidence che ENSP si ritengono vincolati dalle norme sui conflitti di interesse. La ENSP ha chiarito attraverso la lettera di Open Evidence che non ha mai affermato che le norme sul conflitto di interessi non si applicano ad essa, ma che, in relazione a questo contratto quadro specifico, aveva dichiarato di non trovarsi in una situazione di conflitto di interessi a causa del suo mandato. La ENSP ha confermato di considerarsi vincolata dalle sue dichiarazioni sull'assenza di conflitti di interesse.

Conclusione della riunione

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per il loro tempo e per le spiegazioni fornite e la riunione si è conclusa.

Bruxelles, 28 giugno 2024

Jennifer King Francesca Abbo Tanja Ehnert Koen Roovers

Responsabile delle indagini per esperti legali Responsabile delle indagini Coordinatore responsabile delle indagini

Allegato: Elenco dei documenti esaminati dal gruppo di indagine del Mediatore

Il 21 giugno 2024 la Commissione ha fornito alla squadra d'indagine della Mediatrice i seguenti documenti a fini di ispezione:

­ Dichiarazione sull’onore relativa ai criteri di esclusione e ai criteri di selezione della ENSP per il contratto quadro HADEA/2022/OP/0011

­ Dichiarazione sull’onore relativa all’assenza di conflitto di interessi nel settore del tabacco della ENSP per il contratto quadro HADEA/2022/OP/0011

­ Dichiarazione sull’onore relativa ai criteri di esclusione e ai criteri di selezione delle prove aperte per il contratto quadro HADEA/2022/OP/0011

­ Relazione di valutazione dell’HaDEA sul bando di gara HADEA/2022/OP/0011

Il 28 giugno 2024, a seguito della riunione con la squadra d'indagine della Mediatrice, la Commissione ha fornito i seguenti documenti supplementari a fini di ispezione:

­ il contratto quadro per i servizi HADEA/2022/OP/0011 con tutti gli allegati. Ciò comprende l'allegato II (offerta tecnica e finanziaria, procura, elenco dei subappaltatori identificati, lettere di impegno, assenza di conflitto di interessi e CV)

­ corrispondenza tra HaDEA e Open Evidence

La Commissione ha chiesto al Mediatore di trattare con riservatezza tutti i documenti forniti.

[1] Articolo 4.8 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo.

[2] Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046.

[3] Convenzione quadro dell'OMS per la lotta al tabagismo: https://fctc.who.int/.