Prefazione

Il presente documento contiene il quarto studio per esaminare il seguito dato dalle istituzioni dell'UE [1] a tutte le osservazioni critiche e ulteriori formulate dal Mediatore europeo nel corso di un determinato anno. Il presente studio tratta le osservazioni formulate nel 2009.

L'adozione di una strategia per il mandato 2009-2014 del Mediatore [2] dovrebbe essere menzionata come un importante passo indietro del presente studio. Il documento di strategia delinea una serie di obiettivi e priorità volti a conseguire l'obiettivo generale del Mediatore, in primo luogo, garantire che i cittadini dell'UE godano pienamente dei loro diritti e, in secondo luogo, migliorare la qualità dell'amministrazione dell'UE. Questo esercizio di follow-up costituisce parte integrante degli sforzi del Mediatore per raggiungere quest'ultimo obiettivo. Osservazioni critiche e ulteriori [3] contengono critiche costruttive e suggerimenti del Mediatore, risultanti da indagini condotte di propria iniziativa o a seguito di denunce. Dovrebbero inoltre fungere da stimolo per le istituzioni a riflettere sul fatto che l'esperienza nel trattamento di una denuncia abbia fornito informazioni che possono essere utilizzate per migliorare la qualità della sua amministrazione.

Lo studio esamina il follow-up in termini di miglioramenti sistemici che dovrebbero rendere meno probabile il verificarsi di cattiva amministrazione in futuro. Nel trattare le osservazioni critiche, lo studio non si concentra sul caso specifico di cattiva amministrazione che ha portato all'osservazione, ma sugli insegnamenti appresi dall'istituzione interessata. Sono lieto di riferire che questo studio contiene numerosi esempi in cui, a seguito del seguito dato alle osservazioni del Mediatore, sono stati introdotti miglioramenti reali, in settori che vanno dalla documentazione delle procedure interne alle gare d'appalto e ai contratti.

Questo è estremamente incoraggiante. Il modo in cui un'istituzione reagisce alle denunce e alle critiche e ai suggerimenti costituisce un'indicazione chiave di quanto sia incentrata sui cittadini. Molte delle risposte alle osservazioni critiche e ulteriori del Mediatore riassunte nella presente relazione sono effettivamente altamente costruttive. In sette casi, il follow-up è stato esemplare e li ho designati come "casi stellari", per analogia con i "casi stellari"menzionati nelle mie relazioni annuali.

Tuttavia, non tutte le risposte sono esemplari e osservo che le istituzioni sembrano adottare un approccio particolarmente difensivo quando si tratta di casi riguardanti gare d'appalto e casi relativi al personale [4]. In qualità di Mediatore, mi sono adoperato per convincere le istituzioni e i loro funzionari a non adottare un approccio difensivo. A questo proposito, devo anche sottolineare che l'esercizio di follow-up non è un invito a contestare le conclusioni della decisione del Mediatore o un meccanismo aggiuntivo per un eventuale riesame di tale decisione. L'esercizio mira unicamente a garantire miglioramenti per il futuro e, in caso di osservazioni critiche, a rassicurare sul fatto che la cattiva amministrazione individuata non si verificherà più. Sono lieto di riferire che è in questo spirito che la maggior parte delle istituzioni ha fornito il proprio seguito.

Nel complesso, le istituzioni hanno dato un seguito soddisfacente a oltre l'80% delle osservazioni critiche e ulteriori formulate nel 2009. Si tratta di un risultato leggermente migliore di quello registrato per il 2008. Il tasso di follow-up soddisfacente delle osservazioni critiche (70%) è stato, ancora una volta, notevolmente inferiore a quello delle osservazioni successive (94%). Si tratta tuttavia di un dato notevolmente superiore a quello del 2008 (62%). Per ulteriori osservazioni, la cifra corrispondente nel 2008 era del 100%. È chiaro che c'è ancora molto lavoro da fare, da parte del Mediatore e delle istituzioni stesse, per convincere i funzionari che un approccio difensivo nei confronti del Mediatore rappresenta un'opportunità mancata per la loro istituzione e rischia di danneggiare l'immagine dell'Unione europea. Il numero relativamente elevato di risposte insoddisfacenti alle osservazioni critiche presentate dalla Commissione europea (10 delle 32 risposte) desta particolare preoccupazione, così come il fatto che essa non è stata in grado di fornire risposte in tempo in quattro casi. D'altro canto, la Commissione ha risposto positivamente a 23 delle altre 25 osservazioni che le ho rivolto. Sono lieto di riferire che, nel complesso, le risposte delle altre istituzioni sono state molto incoraggianti.

Sono fiducioso che continueremo a lavorare insieme a beneficio dei cittadini. Fin dall'inizio, il Mediatore è stato guidato dalla visione di un'amministrazione dell'UE che accoglie le denunce, abbraccia il cambiamento e incarna una cultura amministrativa del servizio. Non siamo ancora arrivati a questo punto, ma sono stati compiuti progressi significativi. Mentre ci muoviamo lungo questo percorso verso un'amministrazione di alto livello dell'UE, spero che le istituzioni continuino a vedere il Mediatore come un alleato, non un nemico. Piuttosto che limitarsi a indicare dove le cose sono andate male, le osservazioni del Mediatore hanno lo scopo di offrire alle istituzioni dell'UE orientamenti su come fornire un servizio migliore. Insieme possiamo garantire che l'Unione mantenga le promesse fatte ai cittadini nel trattato di Lisbona.

P. Nikiforos Diamandouros

25 novembre 2010

Studio

1. Introduzione

Il presente studio spiega lo scopo delle osservazioni critiche e delle ulteriori osservazioni e i diversi tipi di circostanze che le danno origine. Analizza quindi il seguito che le istituzioni, gli organi e gli organismi interessati hanno dato alle osservazioni critiche e alle ulteriori osservazioni formulate nel 2009 e individua sette casi principali. Infine, vengono tratte conclusioni in merito ai principali insegnamenti dello studio per il futuro.

Il Mediatore europeo serve l'interesse pubblico generale contribuendo a migliorare la qualità dell'amministrazione e del servizio reso ai cittadini dalle istituzioni dell'UE [5]. Allo stesso tempo, il Mediatore fornisce ai cittadini e ai residenti dell'Unione un rimedio alternativo per tutelare i loro interessi. Tale rimedio è complementare alla tutela dei giudici dell’Unione e non ha necessariamente lo stesso obiettivo dei procedimenti giudiziari.

Solo i tribunali hanno il potere di emettere sentenze giuridicamente vincolanti e di fornire interpretazioni autorevoli della legge. Il Mediatore può formulare proposte e raccomandazioni e, in ultima istanza, richiamare l'attenzione politica su un caso presentando una relazione speciale al Parlamento europeo. L'efficacia del Mediatore dipende quindi dall'autorità morale e, per questo motivo, è essenziale che il suo lavoro sia dimostrabilmente equo, imparziale e approfondito.

2. Scopo delle osservazioni critiche e delle ulteriori osservazioni

In tale contesto, ulteriori osservazioni perseguono un unico obiettivo: servire l'interesse pubblico aiutando l'istituzione interessata a migliorare la qualità della sua amministrazione in futuro. Un’ulteriore osservazione non si basa su una constatazione di cattiva amministrazione. Non dovrebbe pertanto essere intesa come una critica nei confronti dell'istituzione cui è rivolta, ma piuttosto come una consulenza su come migliorare una determinata pratica al fine di migliorare la qualità del servizio fornito ai cittadini.

Al contrario, un'osservazione critica ha normalmente più di uno scopo. Come un'ulteriore osservazione, un'osservazione critica ha sempre una dimensione educativa: informa l'istituzione di ciò che ha fatto di sbagliato, in modo da poter evitare simili casi di cattiva amministrazione in futuro. Per massimizzare il suo potenziale educativo, un'osservazione critica identifica la regola o il principio che è stato violato e (a meno che non sia ovvio) spiega cosa l'istituzione avrebbe dovuto fare nelle particolari circostanze del caso. Costruita in tal modo, un'osservazione critica spiega e giustifica anche la constatazione di cattiva amministrazione del Mediatore e cerca quindi di rafforzare la fiducia dei cittadini e delle istituzioni nell'equità e nella completezza del lavoro del Mediatore. Inoltre, dimostrando che il Mediatore è disposto a censurare pubblicamente le istituzioni, se necessario, le osservazioni critiche rafforzano la fiducia del pubblico nell'imparzialità del Mediatore.

Un'osservazione critica non costituisce tuttavia un ricorso per il denunciante. Non tutti i denuncianti chiedono un risarcimento e non tutte le richieste di risarcimento sono giustificate. Tuttavia, quando si sarebbe dovuto presentare ricorso, chiudere il caso con un'osservazione critica segnala un triplice fallimento. Il denunciante non ha ottenuto soddisfazione; l'istituzione interessata non ha riconosciuto il diritto di cattiva amministrazione; e il Mediatore non ha convinto l'istituzione interessata a modificare la sua posizione [6].

In caso di ricorso, è preferibile che l'istituzione interessata prenda l'iniziativa, quando riceve il reclamo, di riconoscere la cattiva amministrazione e di offrire un ricorso adeguato. In alcuni casi, questo potrebbe consistere in semplici scuse.

Adottando tali misure, l'istituzione dimostra il suo impegno a migliorare le relazioni con i cittadini. Dimostra inoltre di essere consapevole di ciò che ha fatto di sbagliato e può quindi evitare simili casi di cattiva amministrazione in futuro. In tali circostanze, non è necessario che il Mediatore faccia un'osservazione critica. Se, tuttavia, vi è il sospetto che il singolo caso possa derivare da un problema sistemico sottostante, il Mediatore può decidere di avviare un'indagine di propria iniziativa, anche se il caso specifico è stato risolto con soddisfazione del denunciante.

3. Osservazioni critiche nei casi in cui una soluzione amichevole o un progetto di raccomandazione non siano appropriati

Da quanto precede, si può vedere che molte osservazioni critiche rappresentano opportunità mancate. Il miglior risultato sarebbe stato che l'istituzione interessata riconoscesse la cattiva amministrazione e offrisse un risarcimento adeguato, che in alcuni casi potrebbe consistere in semplici scuse. Se lo avesse fatto, non sarebbe stata necessaria alcuna osservazione critica.

Il denunciante, tuttavia, non ha sempre ragione e l'istituzione interessata ha il diritto di difendere la propria posizione. Circa la metà dei casi che non sono risolti dall'istituzione in una fase precoce alla fine danno luogo a una constatazione di non cattiva amministrazione. In questi casi, l'istituzione riesce a spiegare con soddisfazione del Mediatore (e, in alcuni casi, anche del denunciante) perché aveva il diritto di agire come ha fatto e perché non cambierà la sua posizione.

Qualora il Mediatore non sia d'accordo con l'istituzione e rilevi un caso di cattiva amministrazione per il quale il denunciante dovrebbe ricevere un risarcimento, la procedura normale consiste nel proporre una soluzione amichevole. Se l'istituzione respinge tale proposta senza una buona ragione, il passo successivo è di solito un progetto di raccomandazione.

Qualora ritenga improbabile che l'istituzione accetti una soluzione amichevole o che una soluzione amichevole non sia appropriata, il Mediatore può procedere direttamente a un progetto di raccomandazione. Proponendo una soluzione amichevole, il Mediatore mira a raggiungere un accordo tra l'istituzione interessata e il singolo denunciante, che spesso cerca un ricorso personale. Se la cattiva amministrazione che dovrebbe essere sanata riguarda principalmente l'interesse pubblico, il Mediatore può ritenere più opportuno formulare un progetto di raccomandazione piuttosto che cercare una soluzione amichevole.

Le scuse come mezzo di ricorso meritano una menzione speciale in questo contesto. Per essere efficace, le scuse devono essere sincere. Le scuse percepite come insincere non fanno che peggiorare le cose. È più probabile che il denunciante accetti che le scuse sono sincere se sono offerte dall'istituzione di propria iniziativa, piuttosto che in risposta a un suggerimento formale del Mediatore. Per questo motivo, il Mediatore ritiene spesso che non sarebbe utile proporre una soluzione amichevole consistente in scuse. Un progetto di raccomandazione per chiedere scusa è ancora meno probabile che sia utile.

Se non si può fare nulla per porre rimedio alla cattiva amministrazione, un'osservazione critica fornisce un modo equo ed efficiente per chiudere il caso.

Un'osservazione critica in tali circostanze è equa sia per il denunciante che per l'istituzione interessata. È giusto nei confronti del denunciante perché conferma che la denuncia era giustificata, sebbene non sia possibile alcun ricorso. È inoltre equo nei confronti dell'istituzione interessata in quanto costituisce l'esito delle procedure del Mediatore volte a garantire che l'istituzione sia informata delle accuse, delle richieste, delle prove e delle argomentazioni presentate dal denunciante. Le stesse procedure offrono all’istituzione la possibilità di esprimere il proprio punto di vista con piena cognizione di causa prima che venga formulata l’osservazione critica.

Un'osservazione critica è efficace perché evita di prolungare un'indagine che non può comportare alcun risarcimento per il denunciante.

Per quanto riguarda l'interesse pubblico, l'osservazione stessa fornisce la necessaria dimensione educativa. L'istituzione cui è rivolta l'osservazione critica dovrebbe trarre gli insegnamenti appropriati per il futuro. Ciò che è appropriato dipenderà dalla cattiva amministrazione in questione. Un incidente isolato, ad esempio, potrebbe non aver bisogno di alcun follow-up.

4. Osservazioni critiche a seguito del rifiuto di una soluzione amichevole o di un progetto di raccomandazione

L'accettazione da parte dell'istituzione di una proposta di soluzione amichevole o di un progetto di raccomandazione comporta di norma la chiusura del caso per tale motivo.

Se il denunciante respinge una soluzione amichevole proposta senza una buona ragione, il Mediatore ritiene di norma che non siano giustificate ulteriori indagini sul caso.

Il rifiuto da parte dell'istituzione di una proposta di soluzione amichevole o di un progetto di raccomandazione può portare a una serie di possibili risultati.

In primo luogo, il Mediatore può ritenere, dopo aver esaminato la risposta dell’istituzione, che la sua precedente constatazione di cattiva amministrazione debba essere rivista.

In secondo luogo, se il parere circostanziato dell'istituzione su un progetto di raccomandazione non è soddisfacente, il Mediatore può presentare una relazione speciale al Parlamento europeo. Come sottolineato per la prima volta nella relazione annuale del Mediatore per il 1998, la possibilità di presentare una relazione speciale al Parlamento europeo è di inestimabile valore per il lavoro del Mediatore. Le relazioni speciali non dovrebbero pertanto essere presentate troppo spesso, ma solo in relazione a questioni importanti, in cui il Parlamento è in grado di intervenire per assistere il Mediatore.

Infine, il Mediatore può decidere di chiudere il caso con un'osservazione critica, sia nella fase in cui l'istituzione respinge una soluzione amichevole, sia se il parere circostanziato dell'istituzione su un progetto di raccomandazione non è soddisfacente.

In alcuni casi, il caso può essere chiuso con un'osservazione critica perché il Mediatore ritiene che l'istituzione abbia dimostrato in modo convincente che, sebbene vi sia cattiva amministrazione, il rimedio proposto nella soluzione amichevole o nel progetto di raccomandazione non è adeguato e non è possibile nessun'altra soluzione o ricorso. In tali casi, l'osservazione critica è essenzialmente simile a quella che sarebbe stata formulata se il caso fosse stato chiuso senza una soluzione amichevole o un progetto di raccomandazione.

Purtroppo, ci sono anche casi in cui l'istituzione rifiuta i suggerimenti del Mediatore per motivi che non sono convincenti. In effetti, vi sono anche alcuni casi in cui l’istituzione rifiuta di accettare la constatazione di cattiva amministrazione del Mediatore.

Tali casi rischiano di minare l'autorità morale del Mediatore e di indebolire la fiducia dei cittadini nell'Unione europea e nelle sue istituzioni. L'esperienza internazionale dimostra che l'istituzione del difensore civico funziona nel modo più efficace laddove lo Stato di diritto è ben consolidato e vi sono istituzioni democratiche ben funzionanti. In tali contesti, le autorità pubbliche di solito seguono le raccomandazioni di un difensore civico, nonostante il fatto che non siano giuridicamente vincolanti, anche se non sono d'accordo con loro.

5. Seguito dato alle osservazioni critiche e alle ulteriori osservazioni formulate nel 2009

Nel 2009 sono state formulate un totale di 47 osservazioni critiche in 35 decisioni e un totale di 36 ulteriori osservazioni in 33 decisioni. Una singola decisione può contenere più di un'osservazione ed entrambi i tipi di osservazione possono essere inclusi nella stessa decisione. La tabella 1 mostra la distribuzione delle osservazioni per istituzione [7].

Tabella 1 - Distribuzione delle osservazioni per istituzione.

Istituzione	Numero di osservazioni critiche nel 2009	Numero di ulteriori osservazioni nel 2009
Parlamento europeo	5	1
Commissione europea	39	26
Comitato economico e sociale europeo (CESE)	1
Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura		2
Garante europeo della protezione dei dati (GEPD)		1
Centro per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop)		1
Banca europea per gli investimenti		1
Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)	2	4
Totale	47	36

Le istituzioni interessate sono state invitate a rispondere alle osservazioni entro un termine di sei mesi. Sono pervenute risposte a quasi tutte le osservazioni formulate nel 2009, anche se in alcuni casi con un certo ritardo. Le risposte ai casi 672/2007/PB, 819/2007/PB, 70/2008/TS e 1059/2008/VL non sono giunte in tempo per essere prese in considerazione nel presente studio. Ciò contrasta con l'anno precedente, quando tutte le risposte sono arrivate in tempo per essere prese in considerazione.

L'allegato I contiene un'analisi dettagliata di ciascuno dei casi in cui sono state formulate una o più osservazioni critiche e/o ulteriori osservazioni. Sette dei follow-up meritano una menzione speciale come "casi stellari", che dovrebbero servire da modello per le altre istituzioni sul modo migliore per reagire alle osservazioni critiche e alle ulteriori osservazioni. I "casi stellari"sono elencati per primi. Altri casi sono organizzati per istituzione e riferimento del reclamo.

Gli allegati II e III contengono, rispettivamente, un elenco dei casi in cui sono state formulate osservazioni critiche e ulteriori osservazioni. Nelle loro versioni online, gli allegati contengono link al testo dell'osservazione contenuta nella decisione sul sito web del Mediatore (in inglese e, se diversa, nella lingua della denuncia).

Prendendo insieme le osservazioni critiche e quelle ulteriori, il tasso di follow-up soddisfacente è stato dell'81%. Il follow-up di ulteriori osservazioni è stato soddisfacente nel 94% dei casi, mentre il tasso di follow-up soddisfacente delle osservazioni critiche è stato del 70%. Esempi di risposte insoddisfacenti alle osservazioni critiche includono quelle del Parlamento europeo e della Commissione rispettivamente nei casi 344/2007/BEH e 429/2007/PB.

La tabella 2 mostra il numero e la percentuale di risposte soddisfacenti per istituzione.

Istituzione	Numero di osservazioni critiche e ulteriori osservazioni	Numero di risposte soddisfacenti	% di risposte soddisfacenti
Parlamento europeo	6	5	83%
Commissione europea	57 [8]	45	79%
Comitato economico e sociale europeo (CESE)	1	1	100%
Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA)	2	2	100%
Garante europeo della protezione dei dati (GEPD)	1	1	100%
Centro per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop)	1	1	100%
Banca europea per gli investimenti (BEI)	1	1	100%
EPSO	6	5	83%
Totale	75	61	81%

6. Casi particolarmente significativi per gli obiettivi chiave del Mediatore

La strategia per il mandato 2009-2014 chiarisce che il Mediatore mira ad aiutare l'Unione a mantenere le promesse fatte ai cittadini nel trattato di Lisbona in materia di diritti fondamentali, maggiore trasparenza e maggiori opportunità di partecipazione all'elaborazione delle politiche dell'Unione. Alcune delle risposte di follow-up alle osservazioni critiche e ulteriori formulate nel 2009 sono particolarmente pertinenti a tale scopo.

• Tra le questioni relative ai diritti fondamentali sottoposte al Mediatore ed esaminate nel presente studio figurano i diritti della difesa e la presunzione di innocenza. Nel caso 226/2007/MHZ, il Mediatore ha accolto con favore gli sforzi della Commissione volti ad affrontare le carenze individuate nelle due osservazioni critiche in questo caso, che riguardavano i diritti summenzionati, nonché la mancanza di equità. La causa 1748/2006/JMA riguardava anche i principi di equità, imparzialità e presunzione di innocenza. Il Mediatore ha accolto con favore l'accordo dell'OLAF in questo caso per attuare alcuni dei suoi suggerimenti. I diritti delle persone con disabilità sono stati oggetto di follow-up nel caso 2350/2007/RT, in cui il Parlamento ha fornito al Mediatore una risposta esemplare a un'ulteriore osservazione. Infine, la causa 2449/2007/VIK riguardava il diritto fondamentale a una buona amministrazione, sancito dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. Il Mediatore ha accolto con favore l'impegno costruttivo della Commissione nei suoi confronti sulle questioni sollevate in questo caso.
• Molti casi del presente studio riguardano il diritto fondamentale di accesso del pubblico ai documenti [9]. Nel caso 491/2008/PB, il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) ha fornito al Mediatore un resoconto dettagliato delle misure sistemiche che avrebbe introdotto per migliorare il trattamento e la diffusione dei documenti. Nel caso 1150/2008/CK, l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha informato il Mediatore delle misure previste al fine di stabilire eventualmente la propria autonomia nei confronti della Commissione nel settore del trattamento delle richieste di accesso ai documenti in possesso dei servizi dell'EPSO. Piuttosto meno positiva è stata la risposta inadeguata della Commissione alle critiche nel caso 429/2007/PB, che riguardava un grave ritardo nella registrazione della richiesta iniziale del denunciante di accesso del pubblico ai documenti e la mancata spiegazione della sua decisione di imporre tariffe per la fornitura di documenti.
• Per i cittadini che desiderano partecipare o controllare l'applicazione del diritto dell'UE, la procedura di infrazione (attraverso la quale la Commissione svolge le sue funzioni di custode dei trattati) è un obiettivo naturale di interesse. Il Mediatore ha accolto con favore la risposta tempestiva e positiva della Commissione alla sua ulteriore osservazione nel caso 791/2005/FOR concernente la grande discarica situata a Malagrotta (Roma). Nel caso 443/2008/JMA, ha rilevato che la Commissione ha gestito in modo appropriato la procedura di infrazione orizzontale nei confronti della Spagna, relativa al trattamento delle acque reflue urbane in aree sensibili. E nel caso 1087/2009/MHZ, il seguito dato dalla Commissione è stato utile per il denunciante in quanto ha ottenuto per lui informazioni pertinenti dalle autorità italiane. D'altro canto, nel caso 706/2007/BEH relativo agli standard di qualità dell'aria a Vienna, il Mediatore non ha ritenuto soddisfacente la risposta della Commissione all'osservazione critica.

Alcuni casi in questo settore riguardano la procedura e il Mediatore ha accolto con favore le rassicurazioni della Commissione nel caso 1890/2008/BU in merito alla comunicazione con i denuncianti. La Commissione ha inoltre fornito una risposta soddisfacente, nel caso 2884/2008/GG, all'ulteriore osservazione del Mediatore secondo cui le denunce di infrazione dovrebbero essere registrate in quanto tali il più rapidamente possibile. Nel caso 80/2009/BU, la Commissione ha spiegato il ritardo nel fornire le informazioni richieste e, a seguito dell'introduzione del sistema di registrazione, Complaints Handling- Accueil des Plaignants "CHAP", sembra applicare la buona prassi amministrativa cui fa riferimento l'ulteriore osservazione del Mediatore. Analogamente, nel caso 1628/2008/TS, la Commissione ha fornito un'ampia spiegazione delle misure adottate nel settore dell'indagine e della registrazione delle denunce. Per quanto riguarda l'accesso ai documenti nei casi di infrazione, la Commissione ha fornito un seguito molto utile all'ulteriore osservazione formulata nell'indagine di propria iniziativa del Mediatore, OI/2/2009/MHZ.

Infine, i denuncianti si rivolgono sempre più spesso al Mediatore nel settore del diritto della concorrenza:

• Il caso 1342/2007/FOR riguardava la presunta divulgazione indebita di informazioni altamente sensibili fornite alla Commissione da Ryanair nel contesto della notifica del suo progetto di acquisizione di un'altra compagnia aerea, Aer Lingus. Il Mediatore ha accolto con favore la risposta positiva e dettagliata della Commissione alle osservazioni critiche e ulteriori in questo caso. Nel caso 1935/2008/FOR relativo a presunti errori procedurali nell'indagine antitrust della Commissione nei confronti del produttore di microprocessori informatici Intel, il Mediatore ha accolto con favore l'azione intrapresa dalla Commissione sotto forma di progetti di migliori pratiche sullo svolgimento dei procedimenti relativi agli articoli 101 e 102 TFUE. Le azioni delineate dovrebbero contribuire a migliorare le procedure interne della Commissione in questo importante settore.

7. Conclusioni

Il seguito dato alle osservazioni critiche e ad altre osservazioni nel 2009 mostra che, mentre gli sforzi del Mediatore per raggiungere le istituzioni e promuovere una cultura del servizio ai cittadini continuano a dare i loro frutti, resta ancora molto da fare per convincere le istituzioni a non adottare un approccio difensivo. In alcuni casi, il follow-up è stato esemplare, dimostrando chiaramente che i responsabili sono desiderosi di sfruttare questa opportunità per dimostrare di essere pienamente impegnati in una cultura del servizio. In altri, la risposta è stata difensiva e deludente.

Qualora le questioni non siano state risolte in modo soddisfacente attraverso il follow-up di un'osservazione critica o successiva, il Mediatore può decidere di avviare un'indagine di propria iniziativa, garantendo in tal modo che i problemi sistemici evidenziati attraverso la procedura di denuncia siano oggetto di un'indagine approfondita e, ove possibile, risolti per il futuro.

Il Mediatore intende pubblicare nel novembre 2011 lo studio sul seguito dato alle osservazioni critiche e ulteriori formulate nel 2010.

allegati

I. Analisi dettagliata dei casi

A. Casi di stelle

Causa 2350/2007/RT

Nel caso 2350/2007/RT, il Mediatore ha formulato un'ulteriore osservazione al Parlamento, come segue:

"Oltre ad agire per garantire che alle persone con disabilità non siano negate opportunità a causa della loro disabilità, il Parlamento e le altre istituzioni dell'UE dovrebbero anche essere consapevoli della necessità di rispettare la loro dignità. Ciò include evitare l'impressione che l'occupazione e opportunità analoghe, come i tirocini, siano state offerte a una persona disabile solo a causa della disabilità e non a causa dei suoi meriti e delle sue qualifiche. La mancata azione in questo modo potrebbe danneggiare gravemente l'immagine pubblica dell'Unione europea".

Ciò ha fatto seguito a una denuncia di un partecipante al programma di tirocinio pilota del Parlamento per le persone con disabilità.

Nella sua risposta a tale osservazione, il Parlamento ha fornito al Mediatore una relazione dettagliata sulle misure adottate in questo settore. Ha iniziato confermando di essere impegnata a creare un ambiente di lavoro aperto e inclusivo e a promuovere l'occupazione, l'inclusione e la piena partecipazione delle persone con disabilità, e di essere molto consapevole della necessità di rispettare la loro dignità.

In particolare, per quanto riguarda il programma di tirocinio, il Parlamento ha informato il Mediatore che sono stati avviati tirocini per le persone con disabilità al fine di eliminare gli ostacoli all'occupazione, offrendo un'esperienza lavorativa significativa come tirocinante. Questi tirocini non differiscono da altri tirocini da un punto di vista professionale. I candidati sono selezionati dopo una valutazione del loro merito e delle loro competenze. Tutte le informazioni relative alla disabilità e ai requisiti specifici dei candidati sono necessarie solo allo scopo di fornire loro soluzioni ragionevoli sul posto di lavoro.

Più in generale, il Parlamento ha riconosciuto che l'integrazione dell'aspetto della disabilità in tutte le politiche e in tutti i processi e l'assunzione di persone con disabilità come membri permanenti del personale è un processo a lungo termine. A breve termine, il Parlamento ha deciso di adottare misure di azione positiva, al fine di porre rimedio alla situazione di sottorappresentanza delle persone con disabilità in seno al Parlamento, compensare gli svantaggi e rimuovere gli ostacoli. Le misure di azione positiva non pregiudicano il principio della selezione basata sul merito e sulla qualifica, ma contribuiscono a selezionare i migliori candidati in base alle loro competenze e al loro background professionale, indipendentemente dalla disabilità.

Il Parlamento ha inoltre spiegato di aver sviluppato la sua politica in materia di disabilità nel corso degli anni. Tra le azioni concrete intraprese figurano le seguenti:

• I principi di uguaglianza e non discriminazione sono contenuti in un corpus di testi adottati dall'Ufficio di presidenza del Parlamento, in particolare: a) il codice di buone pratiche per l'impiego delle persone con disabilità; b) la dichiarazione di principi sulla politica di promozione dell'uguaglianza e della diversità in seno al Segretariato generale del Parlamento; e c) il piano d'azione per la promozione della parità di genere e della diversità in seno al Segretariato generale del Parlamento (2009-2013).
• Garantire la piena parità di opportunità per le persone con disabilità e favorirne la piena partecipazione e inclusione è uno dei tre temi principali del suddetto piano d'azione. Tra i suoi obiettivi specifici figurano: i) incoraggiare lo sviluppo della cultura dell'istituzione in materia di disabilità; ii) avviare e perseguire misure di azione positiva per promuovere l'occupazione delle persone con disabilità; iii) facilitare l'accesso al lavoro e lo sviluppo della carriera delle persone con disabilità; iv) garantire l'accessibilità degli edifici, delle postazioni di lavoro e delle informazioni.
• Il Parlamento ha confermato il suo impegno concreto ad attuare il piano d'azione, che è parte integrante del suo programma di lavoro amministrativo 2009-2011. Inoltre, il Parlamento ha incentrato l'attuazione della sua strategia sulla disabilità su elementi quali l'integrazione dell'aspetto della disabilità in tutti i processi relativi alle risorse umane e il miglioramento dell'accessibilità complessiva dell'istituzione.
• Al fine di promuovere un cambiamento nelle percezioni e nei comportamenti all'interno dell'istituzione e di sottolineare la prospettiva dei diritti umani e della dignità, sono stati compiuti molti sforzi in termini di sensibilizzazione (seminari, pubblicazioni), informazione e formazione. Il Parlamento scambia inoltre informazioni ed esperienze con altre istituzioni e con le organizzazioni dei disabili, al fine di migliorare le sue politiche interne in materia di disabilità.

Il Mediatore accoglie con favore il seguito costruttivo e dettagliato dato dal Parlamento all'ulteriore osservazione in questo caso.

Caso 791/2005/FOR

In un'ulteriore osservazione nel caso 791/2005/FOR, il Mediatore ha invitato la Commissione, non appena possibile dopo il 16 luglio 2009, a condurre con attenzione le opportune indagini per determinare se la grande discarica situata a Malagrotta (Roma) sia conforme a tutti i requisiti stabiliti dalla direttiva dell'UE sulle discariche ^[10]. Ciò ha fatto seguito a una denuncia di un cittadino italiano che ha sostenuto che vi erano alcune irregolarità in relazione al piano di condizionamento per questo sito. Nella sua decisione, il Mediatore ha rilevato che lo scopo di un piano di riassetto delle discariche esistenti non era quello di dimostrare che esse erano già conformi alle norme ambientali della direttiva sulle discariche, ma piuttosto di stabilire in che modo tali siti sarebbero stati resi conformi a tali norme ambientali entro il 16 luglio 2009.

Nel dare seguito all’ulteriore osservazione, la Commissione ha dichiarato che intendeva verificare – mediante un’azione orizzontale coordinata rivolta a tutti gli Stati membri, anziché avviare indagini distinte per le singole discariche – se l’elevato numero di discariche in questione fosse stato reso pienamente conforme alla direttiva. A tal fine, il 15 luglio 2009 sono state inviate a tutti gli Stati membri lettere in cui si chiedevano, tra l'altro, informazioni specifiche sul rispetto del pertinente articolo della direttiva. Ha aggiunto che questa azione orizzontale non le impedisce di indagare ulteriormente situazioni specifiche, se necessario.

In particolare, alla luce dell'ulteriore osservazione del Mediatore e della nuova corrispondenza del denunciante, la Commissione ha deciso di chiedere informazioni sull'attuazione del piano di condizionamento della discarica di Malagrotta, adottato dalle autorità nazionali competenti il 31 marzo 2005, e sulla conformità di tale discarica alla direttiva. Sulla base della risposta delle autorità italiane, la Commissione ha dichiarato che sarebbe stata in grado di decidere se fossero necessarie ulteriori azioni da parte sua.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta tempestiva e utile della Commissione alla sua ulteriore osservazione.

Causa 834/2007/TN

Il caso 834/2007/TN riguardava il modo in cui la Commissione svolgeva il suo ruolo di conciliatore in una controversia contrattuale relativa a un progetto finanziato dall'UE in un paese terzo. In un'ulteriore osservazione, il Mediatore ha dichiarato che la Commissione potrebbe prendere in considerazione l'adozione di norme procedurali per la conciliazione nell'ambito di contratti non finanziati dal Fondo europeo di sviluppo. Sarebbe utile che tali norme includessero:

a) l'obbligo di ottenere dichiarazioni di conflitto di interessi da parte di esperti esterni incaricati di assistere nella procedura di conciliazione; e

b) un chiarimento che lo scopo della procedura di conciliazione è quello di risolvere le differenze tra le parti, non di statuire sul merito della controversia.

La Commissione ha risposto che accetta pienamente l'ulteriore osservazione del Mediatore, poiché entrambi i suggerimenti sono stati inclusi nel modello per le norme della procedura di conciliazione. Il modello è stato pubblicato sul sito intranet della Guida pratica ai contratti di aiuto esterno finanziati dal bilancio generale delle Comunità europee, con un riferimento alle delegazioni della Commissione affinché lo utilizzino ogniqualvolta siano chiamate a intervenire in qualità di conciliatori. Inoltre, la direzione generale dell'Allargamento ha già incluso le osservazioni del Mediatore negli orientamenti in materia di conciliazione forniti alle parti in causa nell'ambito di una procedura di conciliazione in corso da essa gestita.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva e costruttiva della Commissione all'ulteriore osservazione.

Caso 1342/2007/FOR

Il caso 1342/2007/FOR riguardava la presunta divulgazione indebita di informazioni altamente sensibili fornite alla Commissione da Ryanair nel contesto della notifica del suo progetto di acquisizione di un'altra compagnia aerea, Aer Lingus. Nella sua decisione, il Mediatore ha criticato la Commissione per l'inadeguata dichiarazione di riservatezza, che aveva chiesto ad Aer Lingus di firmare. Ha tuttavia elogiato il fatto che la Commissione abbia successivamente modificato la sua dichiarazione di riservatezza al fine di correggere tale errore [11].

Nella sua risposta all'osservazione critica, la Commissione ha nuovamente ammesso che la formulazione della dichiarazione di riservatezza originale non era sufficientemente chiara e completa. Ha osservato che, non solo la dichiarazione di riservatezza modificata ha avuto uno scopo durante la summenzionata indagine sulle concentrazioni, ma da allora è stata inclusa come modello nel manuale interno delle procedure per il trattamento dei casi di concentrazione.

Il Mediatore ha inoltre formulato un'ulteriore osservazione, incoraggiando la Commissione a valutare con le autorità nazionali garanti della concorrenza (ANC) meccanismi adeguati per garantire che la trasmissione di informazioni e documenti riservati rimanga sicura. In risposta, la Commissione ha osservato di aver già adottato misure per affrontare questo problema specifico nel caso Ryanair/Aer Lingus, quando ha contattato le ANC e le ha invitate a svolgere un'indagine interna e a riferire i risultati alla Commissione. Come già riconosciuto nella decisione del Mediatore, l'uso della tecnologia di cifratura (PKI) da parte della Commissione e la trasmissione di documenti riservati a una sola persona responsabile in ciascuna ANC sono considerate misure di sicurezza adeguate. La Commissione ha inoltre informato il Mediatore di discutere questioni di riservatezza nell'ambito della rete europea della concorrenza (REC) [12], se necessario. Il trattamento delle informazioni sensibili sarà discusso in una delle prossime riunioni plenarie della REC, compresa la presentazione dello schema di marcatura specifico della Direzione generale della Concorrenza e le relative istruzioni di trattamento.

La Commissione ha confermato che garantire un'adeguata protezione delle informazioni riservate è e rimane una delle sue priorità. Insieme alle ANC, cerca costantemente di migliorare ulteriormente i meccanismi consolidati di trasmissione sicura dei dati. Ad esempio, la Commissione sta attualmente lavorando a una nuova piattaforma di archiviazione sicura dei documenti.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva e dettagliata della Commissione alle osservazioni critiche e ulteriori in questo caso.

Causa 2576/2008/GG

Il caso 2576/2008/GG riguardava problemi procedurali incontrati dal denunciante, una città tedesca, quando ha presentato una domanda di sovvenzione per un progetto nell'ambito del programma "Europa per i cittadini" della Commissione 2007-2013. In un'ulteriore osservazione all'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA), il Mediatore ha sottolineato che potrebbe essere utile aggiungere caselle alla sezione della lista di controllo del modulo di domanda, in modo da consentire ai richiedenti di spuntare i documenti che allegano alla loro domanda. In alternativa, i richiedenti potrebbero essere invitati ad aggiungere un elenco completo di tutti i documenti che allegano alla domanda.

Nella sua risposta, l'EACEA ha sottolineato di aver adottato misure per garantire che il suggerimento del Mediatore fosse rispettato per i prossimi inviti a presentare proposte per i quali è stata richiesta una versione cartacea delle domande. L'EACEA ha aggiunto di essere in procinto di migrare verso un sistema di presentazione elettronica delle domande. Il sistema invia automaticamente un messaggio di errore se manca un documento essenziale. Tale semplificazione contribuirà a evitare situazioni in cui una domanda è considerata inammissibile a causa dell'assenza di tali documenti.

Il Mediatore accoglie con favore il fatto che l'ulteriore osservazione sia stata attuata. È probabile che le misure supplementari adottate dall'EACEA portino a ulteriori miglioramenti.

Caso 491/2008/PB

Il caso 491/2008/PB riguardava una presunta omissione da parte del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) di rispondere alla corrispondenza e, più specificamente, di concedere l'accesso ai documenti. Il Mediatore ha sottolineato che l'obbligo di sostenere il rifiuto di accesso ai documenti con motivi concreti e specifici non mira semplicemente a garantire una migliore comprensione della decisione da parte della persona cui viene rifiutato l'accesso. Tale ragionamento è essenziale anche per gli organi di controllo competenti, che possono essere chiamati a valutare il caso.

Il GEPD ha osservato che parte del contesto dell'ulteriore osservazione del Mediatore era che il GEPD non sembrava aver adottato un approccio chiaro e strutturato al trattamento delle richieste di documenti. Il GEPD ha informato il Mediatore che l'Ufficio ha colto l'occasione per esaminare le sue pratiche in materia di accesso ai documenti. Il GEPD ha osservato che, durante i primi sei anni di esistenza dell'Ufficio, aveva adottato un approccio caso per caso e che ora era necessario un approccio più globale. Nello specifico, il GEPD ha deciso di i) migliorare il quadro normativo interno, ii) aumentare la diffusione attiva pubblica ed elettronica dei documenti e iii) migliorare la tracciabilità interna ed esterna dei documenti del GEPD. Il GEPD ha spiegato in dettaglio le modalità di attuazione di tali misure.

Il Mediatore accoglie con favore questo resoconto dettagliato delle misure sistemiche che il GEPD introdurrà al fine di migliorare il trattamento e la diffusione dei documenti, compreso il trattamento delle domande di accesso ai documenti.

Causa 244/2006/JMA

La denuncia 244/2006/JMA contro la Banca europea per gli investimenti (BEI) riguardava l'esame da parte della Banca della valutazione dell'impatto ambientale (VIA) del progetto ferroviario ad alta velocità per collegare Madrid al confine francese attraverso Barcellona. A seguito di un esame approfondito del documento VIA, la BEI ha concluso che esso era stato eseguito correttamente. Il fatto che le autorità nazionali competenti avessero preso in considerazione rotte alternative faceva parte di tale valutazione. Dopo aver esaminato il fascicolo, tuttavia, il Mediatore non ha trovato alcun documento che documentasse tale riesame. Fece un progetto di raccomandazione. La BEI ha osservato, in risposta, di aver incaricato i suoi servizi di produrre una nota per il fascicolo che illustrasse lo stato effettivo del progetto. Il Mediatore ha concluso che la nota per il fascicolo faceva specificamente riferimento a un'"analisi delle alternative". A suo avviso, tale dichiarazione confermava espressamente che la BEI aveva verificato che la VIA tenesse conto di opzioni alternative. Essa non ha tuttavia espressamente indicato che la BEI aveva verificato che la VIA avesse motivato la decisione delle autorità nazionali. Poiché la BEI aveva ancora la possibilità di confermare espressamente, prima dell’erogazione dei fondi, che nella VIA erano effettivamente indicati i motivi della decisione delle autorità nazionali relativa alla rotta scelta, il Mediatore ha formulato un’ulteriore osservazione suggerendo alla BEI di prendere in considerazione la possibilità di registrare la sua valutazione delle VIA in modo più sistematico utilizzando una lista di controllo completa delle condizioni che una VIA deve rispettare.

In risposta, la BEI ha espresso apprezzamento per gli sforzi del Mediatore volti a promuovere le migliori pratiche amministrative e lo ha informato di aver tenuto conto della sua ulteriore osservazione. Ha aggiunto di aver rivisto i suoi processi e le sue pratiche interne e che tale esercizio di revisione ha portato alla creazione, nel 2010, del manuale sulle pratiche ambientali e sociali. La BEI ha allegato alla sua risposta i nuovi documenti creati, che riguardano la questione sollevata nell'ulteriore osservazione del Mediatore. La BEI ha utilizzato il sistema di checklist proposto in questi documenti.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva e costruttiva della BEI.

B. Altri casi per istituzione

1. Il Parlamento europeo

Causa 344/2007/BEH

Il caso 344/2007/BEH riguardava la mancata esecuzione, da parte del Parlamento europeo, di un'adeguata valutazione comparativa dei meriti dei suoi membri del personale nell'ambito di una procedura di valutazione del personale. Nonostante una sentenza del Tribunale della funzione pubblica che annullava una decisione sostanzialmente identica del Parlamento per quanto riguarda il 2003, il Parlamento non ha riconsiderato la sua decisione nei confronti del denunciante per quanto riguarda il 2004.

Nella sua risposta all'osservazione critica del Mediatore in questo caso, il Parlamento ha dichiarato di aver seguito le norme applicabili nella valutazione dei meriti del denunciante e che era stata effettuata un'adeguata valutazione comparativa. Essa ha affermato che una valutazione comparativa dettagliata comprende una valutazione analitica dei rapporti informativi, ma anche dei compiti svolti, dei risultati conseguiti al di fuori delle normali funzioni, della partecipazione a comitati amministrativi e di ampie competenze linguistiche. Tenuto conto di tutti questi elementi, il Parlamento ha concluso che i meriti del denunciante non giustificavano l'attribuzione di un terzo punto di merito in quanto inferiori a quelli dei suoi colleghi che hanno ricevuto un terzo punto.

Il Mediatore osserva che, nel corso dell'indagine, il Parlamento ha affermato che, affinché il denunciante ricevesse un terzo punto di merito, i suoi meriti avrebbero dovuto essere superiori a quelli dei suoi colleghi che hanno ricevuto un terzo punto [13]. Ha inoltre affermato che i meriti del denunciante erano "leggermente inferiori "a quelli dei suoi colleghi. Alla luce della valutazione chiaramente in sospeso delle prestazioni del denunciante, il Mediatore ha ritenuto che ciò fosse difficile da credere. Nella sua risposta di follow-up, il Parlamento non sembra più basarsi sul suo approccio di richiedere al denunciante di avere meriti superiori per meritare un terzo punto di merito, ma sostiene invece che i meriti del denunciante erano inferiori. Tuttavia, a parte il riferimento alla pertinenza di aspetti diversi dalla relazione del personale, il Parlamento non ha presentato alcun elemento di prova che potesse suffragare in modo credibile la sua posizione.

Il Mediatore si rammarica che, in questo caso, il Parlamento non si sia dimostrato disposto a cooperare con lui per correggere le carenze del suo approccio [14].

Causa 3004/2007/BEH

Nel caso 3004/2007/BEH, il Mediatore ha formulato tre osservazioni critiche sul trattamento riservato dal Parlamento a un funzionario distaccato nell'interesse del servizio prima di essere trasferito a un'altra istituzione dell'UE. Tali osservazioni riguardavano il fallimento del Parlamento: i) emettere una decisione sull'attribuzione di punti di merito al denunciante per l'anno 2005 in linea con il calendario dettagliato; ii) rispondere alle richieste del denunciante e al suo reclamo a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari; e iii) fornire una spiegazione soddisfacente della mancata conclusione corretta della procedura per l'attribuzione al denunciante di punti di merito per l'anno 2005.

Per quanto riguarda la prima e la seconda osservazione critica, il Parlamento ha risposto affermando di aver sensibilizzato le direzioni generali competenti alla particolare situazione dei funzionari trasferiti. È stata instaurata una più stretta cooperazione tra i servizi interessati, garantendo in tal modo il rispetto delle scadenze. Sembra quindi che il Parlamento abbia adottato le misure necessarie per evitare ritardi nella procedura di valutazione del personale, in particolare per quanto riguarda i funzionari trasferiti ad altre istituzioni. Qualora non riesca a rispettare il termine stabilito per legge, ha accettato di inviare lettere d'intenti ai funzionari interessati. Per quanto riguarda il ritardo nella presente causa, il Parlamento si è scusato per l’inconveniente che il suo errore amministrativo avrebbe potuto causare.

Per quanto riguarda la terza osservazione critica, il Parlamento ha affermato che l'errore era dovuto alla confusione in merito alla ripartizione delle competenze e delle responsabilità e alla mancanza di comunicazione tra le rispettive direzioni generali. Si è scusato per qualsiasi inconveniente causato.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva e costruttiva del Parlamento.

Caso 310/2009/ELB

Nel caso 310/2009/ELB, il Mediatore ha criticato il Parlamento per non aver informato il denunciante delle possibilità di ricorso relative all'uso dei locali del Parlamento da parte di organismi esterni. Il Parlamento ha risposto di aver adottato misure per garantire che un denunciante sia adeguatamente informato della possibilità di presentare ricorso contro la sua decisione di non concedere l'uso dei suoi locali.

La risposta del Parlamento all'osservazione critica del Mediatore è soddisfacente.

2. La Commissione europea

Caso 224/2005/ELB

Nel caso 224/2005/ELB, il Mediatore ha criticato la Commissione europea per non aver tenuto in debita considerazione e tratto le opportune conclusioni da una serie di sentenze della Corte che hanno riscontrato che una procedura di selezione organizzata dalla Commissione era viziata da errori. Il denunciante aveva partecipato due volte alla procedura di selezione e non ha avuto successo entrambe le volte.

Nel dare seguito all'osservazione critica, la Commissione ha ribadito di non poter annullare la decisione del comitato di selezione. Essa ha tuttavia indicato che la procedura di selezione in vigore al momento del reclamo era stata modificata. La direzione generale in questione non svolge più procedure di selezione, essendo stata sostituita dalla fine del 2001 dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) o dalla direzione generale responsabile delle risorse umane della Commissione.

Il Mediatore accoglie con favore la garanzia della Commissione che la procedura di selezione che ha portato alla cattiva amministrazione non esiste più.

Caso 3222/2005/IP

Nel caso 3222/2005/IP, il comitato di valutazione della Commissione per l'offerta in questione ha commesso un errore manifesto quando non ha esercitato il suo potere discrezionale di chiedere chiarimenti in merito all'offerta del denunciante. Questo fallimento ha comportato l'esclusione del denunciante dalla gara d'appalto, privandolo così di una "seria possibilità" di vincere.

Nella sua risposta, la Commissione ha espresso il proprio disaccordo con l'osservazione critica, facendo riferimento alle sue precedenti risposte al Mediatore. Tuttavia, ha assicurato al Mediatore che la situazione riscontrata nella presente gara d'appalto non dovrebbe ripetersi. Dal 2006 sono stati aggiunti chiarimenti ancora più espliciti per gli offerenti al fine di integrare la disposizione già esistente nelle condizioni generali del contratto di servizi.

Il Mediatore ricorda che lo scopo dell'esercizio di follow-up non è quello di ribadire le argomentazioni passate, ma di garantire miglioramenti per il futuro. Accoglie con favore la rassicurazione della Commissione secondo cui la situazione riscontrata nella presente gara d'appalto non si ripeterà.

Causa 2400/2006/JF

La causa 2400/2006/JF riguardava una società di consulenza che ha partecipato a una gara d’appalto internazionale per un progetto di miglioramento stradale finanziato dal nono Fondo europeo di sviluppo. Il Mediatore ha criticato l'approccio passivo della delegazione della Commissione all'accettazione da parte dell'amministrazione aggiudicatrice della sostituzione del personale degli offerenti prescelti. Tale approccio non ha tenuto sufficientemente conto dell'obbligo della delegazione di monitorare la procedura nel suo complesso e del suo impegno a garantire la corretta osservanza dei principi di trasparenza e di pari opportunità. Il Mediatore ha inoltre fatto un'ulteriore osservazione alla Commissione secondo cui le sue delegazioni potrebbero, per le denunce presentate conformemente alle norme applicabili, garantire che facciano tutto il possibile per facilitare soluzioni amichevoli tra offerenti e amministrazioni aggiudicatrici.

La Commissione ha risposto di aver compreso l'osservazione critica del Mediatore e l'ha accettata. Sottolinea che, a partire dagli eventi pertinenti, la delegazione in questione ha rafforzato i suoi legami operativi con l'amministrazione aggiudicatrice e ha rafforzato la sua capacità di monitoraggio nelle fasi di gara d'appalto, appalto e attuazione del progetto, riducendo in tal modo in modo sostanziale il rischio che eventi simili si ripetano.

Per quanto riguarda l'ulteriore osservazione del Mediatore, la Commissione ha fatto riferimento alla sua Guida pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne della CE, che comprende, tra l'altro, l'obbligo di adottare misure per facilitare una soluzione amichevole tra un offerente escluso e un'amministrazione aggiudicatrice. Alla luce di questo "strumento di lavoro essenziale applicato quotidianamente dalle [sue] delegazioni", la Commissione non ha ritenuto necessario intraprendere ulteriori azioni in questa fase.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva della Commissione alle sue osservazioni critiche e ulteriori.

Caso 3486/2006/RT

Il caso 3486/2006/RT riguardava la presunta omissione da parte della Commissione di fornire al denunciante la documentazione richiesta, vale a dire la data di assunzione di un funzionario della Commissione. Il Mediatore ha presentato l’indagine senza ulteriori ricorsi, dato che il funzionario interessato ha proposto un ricorso dinanzi al Tribunale riguardante l’oggetto della denuncia. Il Mediatore ha tuttavia fatto un'ulteriore osservazione, secondo cui la Commissione dovrebbe informare il denunciante in merito all'esito del ricorso presentato dal suo funzionario.

La Commissione ha risposto che l’impugnazione era ancora pendente dinanzi al Tribunale (causa T-164/09). Ha confermato che, una volta noto l'esito, ne informerà il denunciante e il Mediatore.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva della Commissione.

Causa 226/2007/MHZ

Nel caso 226/2007/MHZ, il Mediatore ha criticato la Commissione per non aver rispettato i diritti della difesa del denunciante e il principio della presunzione di innocenza e per non aver agito in modo equo. Ciò ha fatto seguito a un audit effettuato dalla Commissione per quanto riguarda la sovvenzione fornita al denunciante.

In risposta alla prima osservazione critica, la Commissione ha sostenuto di aver sempre agito "nell'interesse di una buona amministrazione del denaro pubblico". Ha sottolineato il suo impegno a favore di una buona amministrazione e ha informato il Mediatore di aver preso debitamente atto della sua osservazione in questo caso particolare. Esso ha allegato una nota interna del direttore generale della direzione generale della Salute e della tutela dei consumatori, nella quale quest’ultimo fornisce istruzioni al suo personale sul necessario equilibrio da raggiungere tra la prudenza finanziaria, da un lato, e i diritti della difesa e il principio della presunzione di innocenza, dall’altro. In risposta alla seconda osservazione critica del Mediatore, che riguardava la divulgazione di informazioni riservate a terzi, la Commissione ha sostenuto che il caso non comportava tale pratica. Ha preso atto dell'osservazione critica del Mediatore, ma ha ritenuto che si trattasse di un "incidente isolato". Tuttavia, ha informato il suo personale in merito alla decisione del Mediatore e li ha istruiti ad essere "particolarmente attenti nei futuri contatti con terzi". Inoltre, la Commissione ha ribadito il suo impegno a favore del codice di buona condotta amministrativa.

Il Mediatore accoglie con favore gli sforzi della Commissione volti ad affrontare le carenze individuate nelle due osservazioni critiche in questo caso.

Caso 429/2007/PB

Nel caso 429/2007/PB, il Mediatore ha riscontrato un grave ritardo (oltre sei settimane) da parte della Commissione nella registrazione della richiesta iniziale del denunciante di accesso del pubblico ai documenti. Egli ha inoltre constatato che la Commissione ha erroneamente omesso di spiegare dettagliatamente al denunciante la sua decisione di imporre tariffe per la fornitura di documenti.

In risposta alla prima osservazione critica, la Commissione ha ricordato di aver riconosciuto il ritardo e di essersi scusata per il ritardo. Ha poi spiegato che il ritardo era dovuto a una carenza temporanea di personale nel periodo in questione e al fatto che ciò coincideva con la pausa natalizia. Si è nuovamente rammaricata del ritardo, ma ha dichiarato che era palesemente impossibile per i suoi servizi registrare la domanda entro il termine normale (vale a dire il primo giorno lavorativo successivo al ricevimento). Per quanto riguarda la seconda osservazione critica, la Commissione ha ritenuto di aver imposto le tariffe in modo ragionevole, in particolare tenendo conto del fatto che il denunciante era un ex funzionario della Commissione di categoria A. Essa ha affermato che il denunciante doveva essere a conoscenza del fatto che l’amministrazione aveva il diritto di addebitare un importo ragionevole per la copia dei documenti e ha sottolineato, come aveva fatto nel suo parere, che le sue norme prevedono un diritto di 0,10 EUR per pagina più le spese di trasporto. Ha aggiunto che trarrà comunque conclusioni dall'osservazione critica del Mediatore e si assicurerà che, quando la richiesta riguarda un numero molto considerevole di documenti, i richiedenti siano chiaramente informati di eventuali costi potenziali per ottenere documenti.

Il Mediatore non è stato soddisfatto del seguito dato dalla Commissione per entrambi i motivi. L’oggetto della prima osservazione critica era la registrazione della domanda iniziale di accesso ai documenti, non la sua trattazione nel merito. Ricorda che i) la registrazione di una domanda ai sensi del regolamento 1049/2001 [15] è di particolare importanza in quanto il termine legale per una risposta nel merito decorre dalla data di registrazione e ii) la Commissione ha in linea di principio accettato che la registrazione implichi la registrazione alla data di ricevimento o il giorno lavorativo successivo [16]. In mancanza di informazioni che indichino che la registrazione delle domande era, all’epoca, un compito eccezionalmente complesso e dispendioso in termini di tempo e/o che un gran numero di domande di accesso erano state presentate durante il periodo in questione, non si può ammettere che un’amministrazione moderna come la Commissione non potesse semplicemente registrare, prima del 29 gennaio 2007, la domanda inviatale il 10 dicembre 2006.

Il Mediatore ha inoltre osservato che la Commissione ha purtroppo omesso di affrontare i punti essenziali su cui si basava la sua seconda osservazione critica. In particolare, la Commissione non ha chiarito le modalità di calcolo di tali diritti, nonostante il fatto che l'articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisca che "[i]l suo onere non supera il costo reale di produzione e di invio delle copie". Non è chiaro se la Commissione ritenga che la "produzione" di copie includa l'orario di lavoro e/o se si ritenga che il tasso di 0,10 EUR per pagina rispecchi i costi puramente materiali della produzione delle copie e, in caso affermativo, in che modo.

Il Mediatore si rammarica che la Commissione non abbia risposto in modo adeguato e adeguato alle due osservazioni critiche formulate in questo caso.

Caso 488/2007/PB

Nel caso 488/2007/PB, il denunciante ha chiesto alla Commissione l'accesso del pubblico ai documenti del gruppo dei regolatori europei. A seguito di una proposta di soluzione amichevole, è stato raggiunto un risultato di fatto soddisfacente. Tuttavia, è rimasta una certa mancanza di chiarezza per quanto riguarda le norme e le pratiche relative alla consultazione di terzi ai sensi delle pertinenti disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti [17]. Ciò è dovuto, in parte, alla combinazione di attori pubblici e privati coinvolti nelle attività di regolamentazione in questione. Il Mediatore ha pertanto formulato le ulteriori osservazioni riportate di seguito.

1. Non è chiaro se la Commissione ritenga ora che l'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento 1049/2001 sia effettivamente applicato nel caso di specie ("indipendentemente dall'applicabilità dell'articolo 4, paragrafo 5, ..."), o se la Commissione abbia essenzialmente consultato indirettamente le imprese private contattando le autorità nazionali ("queste [imprese] hanno il diritto di essere consultate ... a norma dell'articolo 4, paragrafo 4, ..."). Si invita la Commissione a chiarire tale aspetto nella sua risposta nell'ambito della procedura di follow-up.

2. Non è chiaro se la Commissione accetti l'opinione del Mediatore secondo cui il rifiuto di fornire l'accesso a un documento con riferimento a richieste di riservatezza, presentate spontaneamente o in risposta a consultazioni, da parte di terzi o degli Stati membri dovrebbe, in linea di principio, essere sostenuto da un riferimento concreto e, ove possibile, dalla fornitura di copie delle comunicazioni pertinenti interessate. Si invita la Commissione a chiarire tale aspetto nella sua risposta nell'ambito della procedura di follow-up.

In risposta alla prima osservazione supplementare, la Commissione ha chiarito che, a seguito della sentenza nella causa C-65/05 P, Svezia/Commissione [18], che ha stabilito norme più precise per quanto riguarda la partecipazione degli Stati membri all'esame delle richieste di accesso del pubblico a livello dell'UE, la Commissione ha nuovamente consultato le autorità nazionali di regolamentazione coinvolte nel caso in esame. Ciò ha contribuito all'esito positivo del caso. In particolare, la Commissione ha affermato che si deve ritenere che le autorità nazionali di regolamentazione, che partecipano al gruppo dei regolatori europei, agiscano nell'ambito di competenza degli Stati membri quando, conformemente alla normativa dell'UE in questione, chiedono la riservatezza di determinate informazioni.

In risposta alla seconda osservazione supplementare, la Commissione ha precisato che, a seguito della citata sentenza Svezia/Commissione, essa cita i motivi addotti dagli Stati membri per opporsi alla divulgazione di documenti da essa provenienti, quando rifiuta di concedere l’accesso ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 5, del regolamento 1049/2001. Di conseguenza, il richiedente è pienamente informato della richiesta di riservatezza e dei motivi addotti dallo Stato membro. Per quanto riguarda altri terzi, la Commissione stessa deve fornire i motivi per non divulgare un documento, in quanto il terzo è solo consultato.

Il Mediatore osserva che la Commissione ha fornito i chiarimenti da lui richiesti e che la sua posizione sulle questioni importanti cui si fa riferimento è pertanto nota per casi futuri. La questione è se la posizione della Commissione sulla prima osservazione supplementare sia pienamente conforme al regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore non ritiene pertinente trarre conclusioni su questo punto nel quadro del presente studio. Per quanto riguarda la seconda osservazione supplementare, il Mediatore osserva che la Commissione non sembra ritenere necessario mirare al livello di trasparenza suggerito in relazione alle procedure di consultazione ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore prende atto della posizione della Commissione su tale questione, che può essere utilmente esaminata nell'ambito di indagini concrete in corso e future.

Il Mediatore accoglie con favore i chiarimenti forniti dalla Commissione in questo caso.

Caso 491/2007/PB

Il caso 491/2007/PB riguardava un invito a presentare proposte pubblicato dalla rappresentanza della Commissione a Berlino e, più specificamente, la presunta violazione di alcune norme in materia di gare d'appalto relative all'equità, all'ampia concorrenza, all'assenza di un conflitto di interessi (compreso il favoritismi) e alla trasparenza. Il Mediatore ha formulato due osservazioni critiche relative all'uso da parte della Commissione di una condizione controversa nell'invito e alla sua mancata risposta adeguata alle richieste di informazioni del denunciante. Egli ha fatto un'ulteriore osservazione in merito al fatto che la Commissione non ha risposto alla sua richiesta di ricevere "informazioni specifiche sulle sue norme e pratiche relative alla questione dei conflitti di interesse e alla partecipazione a gare d'appalto o gare d'appalto sia dei fornitori di servizi o di altri prodotti intramurali esistenti che di quelli precedenti". Ha compreso che tale omissione significa che tali norme o pratiche chiaramente definite non sono state formalizzate e diffuse all'interno dell'istituzione. La Commissione potrebbe esaminare la possibilità di adottare tali norme o orientamenti, ha concluso.

Per quanto riguarda l'ulteriore osservazione, la Commissione ha fornito una panoramica dettagliata delle nozioni, delle norme e delle pratiche pertinenti alla questione dei conflitti di interesse nelle procedure di gara e si è scusata per non aver fornito tali informazioni durante l'indagine. Ritiene che ulteriori norme specifiche in materia non sarebbero probabilmente utili. Essa ha affermato che la nozione di conflitto di interessi non può essere definita a priori, ma dovrebbe sempre essere analizzata nel contesto specifico. I conflitti di interesse nel contesto di una gara d'appalto non possono essere limitati a circostanze ben definite e disciplinati mediante norme scritte specifiche. Tuttavia, una serie di norme e misure esistenti contribuisce a ridurre al minimo i problemi in questo settore: le norme pertinenti dello statuto finanziario, dello statuto dei funzionari, del codice di buona condotta amministrativa, della guida pratica all'etica e alla condotta del personale e del vademecum sugli appalti. Norme più specifiche si trovano nelle dichiarazioni standard e nei contratti tipo. Inoltre, la Commissione adotta misure sistematiche per formare il proprio personale su come evitare conflitti di interesse. La Commissione cerca inoltre di garantire un elevato livello di trasparenza e indipendenza nelle sue procedure, proprio per evitare conflitti di interesse reali e percepiti. In particolare, per quanto riguarda i fornitori di servizi o prodotti intramurali attuali e precedenti, vale a dire la questione specifica sollevata nel caso di specie, la Commissione ricorda che questi non possono essere oggetto di discriminazione al momento della pubblicazione di una gara d'appalto. Possono partecipare come qualsiasi altro operatore. La loro situazione è semplicemente valutata alla luce delle norme e degli orientamenti generali in materia di conflitti di interessi.

Il Mediatore accoglie con favore il resoconto molto dettagliato e completo della Commissione sulle attuali norme e misure volte a evitare conflitti di interesse nelle procedure di gara. Il Mediatore esaminerà la sua conclusione, vale a dire che non sarebbe significativo stabilire norme specifiche sulla questione dei conflitti di interesse per i fornitori di servizi e prodotti intramurali, se la questione dovesse sorgere in future denunce.

La risposta della Commissione si è concentrata sull'ulteriore osservazione del Mediatore e non ha risposto alle questioni specifiche sollevate nelle sue osservazioni critiche. La risposta non è pertanto soddisfacente per quanto riguarda le osservazioni critiche.

Pur accogliendo con favore la risposta della Commissione alla sua ulteriore osservazione in questo caso, il Mediatore si rammarica che la Commissione non abbia dato seguito alle sue osservazioni critiche.

Causa 706/2007/BEH

Nel caso 706/2007/BEH, il Mediatore ha constatato che la Commissione non ha trattato la denuncia di infrazione del denunciante nel modo più rapido e diligente possibile. Il denunciante, cittadino austriaco, ha sostenuto che, contrariamente al diritto dell'UE, il valore limite per il particolato (PM ₁₀₎ era stato superato a Vienna nel 2005.

Nel dare seguito all'osservazione critica, la Commissione ha sottolineato che i) la denuncia riguardava un caso di mancata conformità a livello dell'UE ai valori limite di PM ₁₀ in quasi tutti gli Stati membri, il che richiedeva un approccio coerente. La Commissione ha ritenuto che fosse buona prassi amministrativa perseguire un approccio orizzontale e ha ritenuto che agire nei confronti di un singolo Stato membro sarebbe stato quindi contraddittorio. Ha inoltre affermato che ii) il problema era stato affrontato a livello dell'UE con l'adozione di una nuova legislazione che prevedeva esenzioni. Nel frattempo aveva approvato esenzioni per 10 delle 11 zone di qualità dell'aria individuate dall'Austria. Ha infine affermato che iii) il denunciante non dipendeva unicamente dall'azione da esso intrapresa, ma avrebbe potuto invocare la normativa pertinente dinanzi ai giudici nazionali, insistendo sull'adozione di un piano d'azione relativo al rispetto dei valori limite di PM _10.

Secondo il Mediatore, limitandosi a insistere sulla necessità di perseguire un "approccio coerente", che non aveva messo in discussione, la Commissione non aveva affrontato la questione del ritardo. Il Mediatore, già nella sua decisione, ha pienamente riconosciuto l'importanza di un "approccio coerente", ma ha anche sottolineato che la Commissione, nell'adottare tale approccio, deve tenere debitamente conto degli interessi dei cittadini e, in particolare, della salute pubblica. Ha insistito sul fatto che un "approccio coerente" non deve comportare inutili ritardi nella decisione della Commissione su una denuncia di infrazione relativa a un determinato Stato membro. Per quanto riguarda il punto della Commissione relativo alla nuova legislazione, dal punto 8 della comunicazione della Commissione sulle relazioni con il denunciante in materia di violazioni del diritto comunitario (in prosieguo: la «comunicazione»)[19] emerge che l'indagine della Commissione su una denuncia di infrazione è destinata a sfociare in una delle due possibili decisioni. La Commissione può decidere di emettere una costituzione in mora, vale a dire di avviare una procedura formale di infrazione nei confronti di uno Stato membro, o decidere di archiviare il caso. La comunicazione non fornisce alla Commissione, alla luce di una proposta di modifica legislativa, una base per astenersi dal prendere provvedimenti. Infine, se è vero che il denunciante avrebbe potuto chiedere l'adozione di un piano d'azione dinanzi ai giudici nazionali, ciò non potrebbe essere interpretato in modo da esonerare la Commissione dall'obbligo di trattare la denuncia di infrazione nel modo più rapido e diligente possibile.

Il Mediatore non ritiene che la risposta della Commissione alla sua osservazione critica sia soddisfacente in questo caso.

Causa 1906/2007/VIK

Nel caso 1906/2007/VIK, un cittadino americano ha affermato che il processo di valutazione istituito dalla Commissione per la valutazione dei progetti sostenuti finanziariamente da un programma dell'UE per la promozione dei diritti umani e della democrazia nel mondo presentava una serie di problemi e carenze. Dopo un'indagine approfondita, il Mediatore non ha riscontrato casi di cattiva amministrazione e ha concluso che non erano giustificate ulteriori indagini. Egli, tuttavia, ha fatto la seguente ulteriore osservazione:

Il Mediatore osserva che le norme etiche da rispettare nel processo di valutazione attualmente sembrano essere ripartite tra le condizioni generali, il mandato globale e le norme di valutazione vincolanti della Commissione. La Commissione potrebbe pertanto prendere in considerazione l'elaborazione di un documento unico contenente le norme di valutazione e i diritti, gli obblighi e le norme etiche specifici relativi a tutti gli attori coinvolti nel suo processo di valutazione.

La Commissione ha risposto di non aver ravvisato la necessità del documento richiesto, che, a suo avviso, è destinato a coprire due settori distinti e non facilmente riconciliabili:

i) Il documento dovrebbe, da un lato, fare riferimento alle condizioni contrattuali che devono essere rispettate sia dai contraenti che dalla Commissione. Tali condizioni sono stabilite nelle condizioni generali del contratto, che sono completate dal capitolato d'oneri del contratto. Nel caso di appalti di servizi il cui scopo è effettuare una valutazione, il capitolato d'oneri fa riferimento ai risultati attesi della valutazione, nonché alla metodologia da utilizzare. Tutte queste condizioni, sia quelle generali che quelle relative all'attuazione della valutazione stessa, sono vincolanti per la Commissione e i suoi contraenti, ma non sono destinate ad applicarsi agli esperti o ai subappaltatori dei contraenti, che non dovrebbero conoscere i termini esatti di tali accordi contrattuali.

ii) Il documento proposto dovrebbe invece includere le norme di valutazione della Commissione [20]. Tali norme sono collegate alle norme di controllo interno della Commissione e sono applicabili ai servizi della Commissione. Una di queste norme reca il titolo "Effettuare valutazioni ". Secondo la Commissione, garantire l'affidabilità, l'accuratezza e la qualità delle relazioni costituisce una norma normativa essenziale applicabile e richiesta a qualsiasi professionista che lavori nel settore della valutazione. Oltre a ciò, nelle suddette norme di valutazione della Commissione non vi sono altre informazioni pertinenti che potrebbero riguardare le valutazioni effettuate dai contraenti.

Alla luce di quanto precede, la Commissione ha espresso dubbi in merito alla misura in cui l'elaborazione del documento richiesto nel settore della valutazione avrebbe lo scopo di evitare possibili controversie come quella che ha dato luogo alla presente denuncia. Inoltre, tale documento sarebbe contrario agli esercizi di armonizzazione e semplificazione nel settore delle procedure contrattuali per le azioni esterne, ai quali i servizi della Commissione hanno dedicato così tanti sforzi.

Il Mediatore ricorda che la sua proposta di redigere un documento unico era motivata dalla preoccupazione che i valutatori dovessero essere chiaramente informati in merito alle norme che dovevano rispettare. Il Mediatore sarebbe quindi pronto ad accettare la posizione della Commissione, se questo obiettivo potesse essere raggiunto in un altro modo. Tuttavia, la risposta della Commissione secondo cui ciò può effettivamente essere fatto non è sufficientemente convincente, in quanto i) la Commissione sembra ora suggerire che alcune delle norme pertinenti non devono (o addirittura non dovrebbero) essere portate all'attenzione dei valutatori e ii) il caso in questione ha dimostrato che esiste una mancanza di chiarezza per quanto riguarda le norme di valutazione applicabili.  È pertanto difficile comprendere la riluttanza della Commissione ad organizzare in un unico documento le informazioni relative a tutti gli attori coinvolti nel suo processo di valutazione.

Il Mediatore si rammarica del fatto che la Commissione non abbia risposto in modo convincente ai suggerimenti contenuti nell'ulteriore osservazione.

Causa 2449/2007/VIK

Il caso 2449/2007/VIK riguardava il licenziamento di un caposquadra dopo che la Commissione aveva espresso insoddisfazione per il lavoro svolto. Sebbene il Mediatore non abbia riscontrato alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda il merito, vale a dire i motivi forniti dalla Commissione, ha concluso che, per quanto riguarda la procedura, la Commissione non ha agito conformemente al principio di buona amministrazione sancito dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, quando non ha dato al denunciante la possibilità di rispondere alle critiche espresse prima di chiedere al contraente di sostituirlo.

La Commissione ha espresso rispettosamente disaccordo con il parere del Mediatore, vale a dire che la Commissione dovrebbe informare direttamente un esperto subappaltato della sua intenzione di chiedere la sua sostituzione e motivare tale decisione. Ha osservato che il Mediatore aveva accettato in precedenti indagini che non esisteva alcun rapporto contrattuale tra la Commissione e l'esperto e che l'audizione del contraente era sufficiente, in quanto il contraente avrebbe poi ascoltato l'esperto la cui sostituzione doveva essere richiesta e avrebbe trasmesso all'istituzione dell'UE interessata eventuali osservazioni che quest'ultima avrebbe potuto formulare. Il motivo addotto dal Mediatore come motivazione alla base della presunta riluttanza del contraente a trasmettere le osservazioni dell'esperto ai servizi della Commissione suggerisce potenziali misure di ritorsione da parte della Commissione in relazione alle future procedure di gara. La Commissione respinge fermamente questa affermazione, sostenendo che vi sono procedure rigorose da seguire per quanto riguarda l'aggiudicazione degli appalti e l'esclusione degli offerenti. La Commissione ha inoltre chiarito che le richieste di sostituzione di un esperto costituiscono un'eccezione e che, in tali casi, le richieste sono giustificate ai fini del progetto. Il nuovo approccio adottato dal Mediatore per quanto riguarda il diritto degli esperti subappaltati di essere ascoltati implicherebbe che la Commissione debba condurre un procedimento in contraddittorio con un esperto ogni volta che l'Unione (o un'amministrazione aggiudicatrice decentrata) chiede al contraente di sostituire tale esperto. Dato il numero considerevole di contratti finanziati dall'UE aggiudicati in tutto il mondo presso organi di gestione centralizzati e decentrati, questo compito richiederebbe non solo un aumento del personale della Commissione per far fronte all'aumento del carico di lavoro, ma neutralizzerebbe anche il valore aggiunto fornito dalle società di consulenza.

I servizi della Commissione hanno tuttavia preso atto dell'osservazione del Mediatore relativa al diritto degli esperti di essere ascoltati e consulteranno le parti interessate interne ed esterne su questo suggerimento in occasione della prossima modifica della Guida pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne della CE (PRAG). Attenderà il completamento della revisione del regolamento finanziario prima di adottare modifiche ai modelli PRAG. Qualsiasi modifica di questo tipo sarà in ogni caso preceduta da un'ampia consultazione interna che coinvolgerà i servizi competenti e le delegazioni interessate.

In considerazione del fatto che la Commissione ha messo in discussione il nuovo approccio adottato in relazione al diritto degli esperti subappaltati di essere ascoltati, il Mediatore ha scritto alla Commissione. Accoglie con favore la sua disponibilità a consultare le parti interessate interne ed esterne al riguardo in occasione della prossima modifica del PRAG. Egli ha inoltre osservato che, nella sua replica, la Commissione ha fatto riferimento a un sistema di audizione dei contraenti, che implicherebbe indirettamente l’audizione dell’esperto interessato. Il Mediatore ha sottolineato di non essere stato precedentemente informato di tale sistema. Se tale sistema fosse effettivamente istituito, è possibile che il diritto degli esperti di essere ascoltati sia sufficientemente garantito, a condizione che tale procedura sia completata prima che l'istituzione adotti la decisione di chiedere la sostituzione dell'esperto. Il Mediatore ha richiamato l'attenzione della Commissione sulla sua risposta alla consultazione pubblica sulla revisione del regolamento finanziario, il cui punto 6 afferma che il subappaltatore dovrebbe avere il diritto di essere a conoscenza di qualsiasi critica espressa dalla Commissione in merito alle sue prestazioni e al diritto di essere ascoltato in relazione a tale critica. Ciò non implica che la Commissione stessa debba comunicare le proprie critiche al subappaltatore e ascoltarlo. Entrambi gli elementi potrebbero essere consegnati dal contraente.

Infine, il Mediatore ha osservato che la Commissione ha sostenuto che i suoi servizi solo molto raramente chiedono la sostituzione di esperti in subappalto. Confida pertanto che garantire il pieno rispetto del diritto di questi esperti di essere ascoltati non costituirà un onere supplementare considerevole per il personale della Commissione.

Il Mediatore accoglie con favore l'impegno costruttivo della Commissione nei suoi confronti sulle questioni sollevate in questo caso.

Caso 3112/2007/MF

Il caso 3112/2007/MF riguardava una società di consulenza belga che ha partecipato a una procedura di gara indetta dalla Commissione per un progetto volto a risanare il Parco nazionale di Zakouma in Ciad. Essa ha sostenuto che la Commissione non aveva adottato misure adeguate per far fronte a un presunto conflitto di interessi. Il Mediatore ha ritenuto che le azioni intraprese dalla Commissione non fossero sufficienti per eliminare i dubbi oggettivi relativi all'imparzialità di un individuo. Inoltre, la Commissione non ha dimostrato che tali azioni fossero le uniche a sua disposizione.

La Commissione ha risposto affermando che poteva accettare solo parzialmente l'osservazione critica del Mediatore. Essa ha contestato l’applicabilità della giurisprudenza cui il Mediatore aveva fatto riferimento nella sua decisione. A suo avviso, nel fascicolo della denuncia non vi era alcun elemento che avrebbe potuto essere considerato come prova di un conflitto di interessi. In mancanza di tale elemento, la Commissione non aveva motivo di contestare la dichiarazione di imparzialità dell’esperto interessato. Infine, la Commissione ha sostenuto che il Mediatore le aveva negato il suo ampio margine di discrezionalità per quanto riguarda la scelta del tipo di misura per garantire il principio della parità di trattamento nelle procedure di gara.

Il Mediatore si rammarica che la Commissione sembri aver frainteso il significato della sua osservazione critica, vale a dire sottolineare che le azioni della Commissione non sembravano sufficienti per eliminare i dubbi oggettivi relativi all'imparzialità dell'esperto nelle circostanze del caso di specie.

Causa 3199/2007/BEH

La causa 3199/2007/BEH riguardava l’inquadramento di una persona nominata funzionario dell’Unione. In un'osservazione critica, il Mediatore ha dichiarato che è buona prassi amministrativa per un'autorità che ha il potere di nomina basare le proprie decisioni sull'inquadramento del personale sulle norme pertinenti e, se necessario, fornire una spiegazione convincente delle modalità di applicazione di tali norme. Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione non abbia applicato correttamente le norme pertinenti nel caso di specie o sufficientemente per spiegare la sua applicazione della disposizione pertinente.

Facendo riferimento al requisito dell’inquadramento più favorevole di un funzionario, la Commissione ha ribadito la sua posizione secondo cui le norme sono state correttamente applicate. Ha spiegato la sua applicazione della disposizione pertinente a qualsiasi nuovo assunto che si trovi nella stessa situazione su richiesta. Ha tuttavia convenuto di mettere a disposizione sul suo intranet informazioni e spiegazioni generali che consentano ai membri del personale di informarsi su questo aspetto.

Sebbene la Commissione non abbia sufficientemente spiegato la sua applicazione della disposizione in questione nel suo seguito, il Mediatore osserva che la mancanza di informazioni adeguate sulla sua applicazione di tale disposizione potrebbe essere sanata, per quanto riguarda i casi futuri, mettendo a disposizione informazioni pertinenti sull'intranet della Commissione. Il suo annuncio a tale riguardo è pertanto accolto con favore.

Il Mediatore accoglie con favore l'annuncio della Commissione che renderà disponibili le informazioni pertinenti sulla sua intranet.

Causa 443/2008/JMA

Nel caso 443/2008/JMA, il Mediatore ha espresso l'auspicio che la Commissione garantisca la tempestiva gestione della sua procedura di infrazione orizzontale nei confronti della Spagna — relativa al trattamento delle acque reflue urbane in aree sensibili — al fine di garantire che i cittadini possano fare affidamento su di essa in qualità di custode dei trattati. Ciò a seguito di una denuncia presentata a nome di un'organizzazione per l'ambiente, relativa alla presunta inosservanza, da parte delle autorità spagnole, dei loro obblighi di diritto dell'UE in materia di trattamento delle acque reflue urbane in relazione allo scarico delle acque nell'estuario di Pontevedra.

La Commissione ha informato il Mediatore di aver notificato alla Spagna, in un parere motivato del dicembre 2008, l'inadempimento degli obblighi ad essa incombenti in forza del diritto dell'UE in materia di acque reflue urbane. Le osservazioni delle autorità spagnole, trasmesse il 3 marzo 2009, sono state valutate al momento dell'invio del seguito da parte della Commissione. La Commissione ha inoltre richiamato l'attenzione del Mediatore sulla necessità di valutare tale procedura alla luce delle conclusioni della Corte di giustizia in due casi orizzontali [21]. La Commissione sta esaminando le due sentenze prima di decidere in merito alle ulteriori misure da adottare nel caso di specie.

La Commissione ha spiegato l'importanza di studiare l'interpretazione della Corte nei casi pertinenti prima di decidere ulteriormente nel caso orizzontale in questione. Sembra pertanto che il caso sia trattato in modo adeguato.

Causa 1179/2008/JF

Nel caso 1179/2008/JF, il Mediatore ha raccomandato alle delegazioni della Commissione di fare tutto il possibile per garantire che il personale in partenza disponga di tempo sufficiente per adempiere ai propri obblighi di alloggio locale. In particolare, la Commissione potrebbe informare il personale interessato in merito alla risoluzione dei suoi contratti di lavoro entro un periodo di tempo sufficiente per conformarsi agli avvisi di risoluzione previsti nei rispettivi contratti di leasing locali, precedentemente approvati dalle delegazioni in questione.

Il Mediatore ha ritenuto insoddisfacente la prima risposta della Commissione alla sua ulteriore osservazione. Sembrava che la Commissione l’avesse intesa nel senso che avrebbe dovuto incoraggiare il suo personale solo a concludere contratti di leasing compatibili con le date di risoluzione dei loro contratti di lavoro. Inoltre, la soluzione proposta dalla Commissione non ha tenuto in debita considerazione i casi di licenziamento di personale, come quello all'origine dell'ulteriore osservazione del Mediatore. Ne consegue che, contrariamente alla proposta della Commissione, è la Commissione che, in caso di licenziamento del personale, dovrebbe tenere debitamente conto delle disposizioni dei contratti di leasing che le sue delegazioni hanno precedentemente approvato e approvato. Il contratto di leasing all'origine dell'ulteriore osservazione del Mediatore corrispondeva a un modello della Commissione.

Nella sua risposta finale all’ulteriore osservazione, la Commissione ha, in primo luogo, sottolineato che era il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità che definiva i termini di preavviso per gli agenti contrattuali. Questi periodi di preavviso possono variare da uno a dieci mesi, a seconda della durata e delle caratteristiche del contratto. Secondo la Commissione, tale sistema non consentirebbe la flessibilità descritta dal Mediatore. Ciononostante, la Commissione ha sottolineato di aver avviato, nel novembre 2009, una consultazione interservizi per una proposta volta a fornire alloggio non solo ai suoi funzionari, ma anche agli agenti contrattuali assegnati alle sue delegazioni. In caso di attuazione di questo nuovo approccio, i contratti di locazione verrebbero firmati direttamente tra la Commissione e i locatori, il che eviterebbe che situazioni come quella del caso di specie si verifichino in futuro.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva della Commissione all'ulteriore osservazione e alle sue osservazioni sulla prima risposta della Commissione.

Causa 1190/2008/DK

Nella sua decisione nel caso 1190/2008/DK, il Mediatore ha individuato diverse carenze nel trattamento da parte della Commissione della richiesta di accesso ai documenti del denunciante. Tali carenze si sono verificate in relazione i) alla registrazione della richiesta, ii) al rispetto dei termini applicabili e iii) alla motivazione della proroga dei termini. Il Mediatore ha rilevato che simili carenze si sono verificate nella denuncia 3697/2006/PB e che, in quel caso, la Commissione ha reagito positivamente alle osservazioni critiche e ulteriori del Mediatore. Nella sua risposta, la Commissione ha infatti affermato che le domande di accesso ai documenti sono di norma registrate al momento del ricevimento o il primo giorno lavorativo successivo al ricevimento e che qualsiasi ritardo nella registrazione poteva essere dovuto solo a circostanze eccezionali. Inoltre, ha convenuto che, quando un richiedente deve essere informato che il termine iniziale deve essere prorogato, la Commissione dovrebbe farlo prima della scadenza effettiva del termine pertinente. Essa ha inoltre riconosciuto la necessità di motivare dettagliatamente la proroga dei termini. Alla luce di tali dichiarazioni e del fatto che esse sono successive alle carenze individuate nella presente denuncia, il Mediatore non ha ritenuto necessario formulare un'osservazione critica. Ha fatto, tuttavia, la seguente ulteriore osservazione:

Il Mediatore accoglie con favore l'approccio proattivo della Commissione nell'applicare le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 quando tratta una richiesta presentata ai sensi delle disposizioni del trattato Euratom. L'attuazione di questo approccio potrebbe essere facilitata se nelle norme o negli orientamenti fossero introdotte maggiore chiarezza e precisione. Ciò potrebbe forse essere realizzato attraverso una revisione delle attuali norme interne della Commissione sull'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore accoglie con favore l'approccio proattivo della Commissione nell'applicare le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 quando tratta una richiesta presentata ai sensi delle disposizioni del trattato Euratom. L'attuazione di questo approccio potrebbe essere facilitata se nelle norme o negli orientamenti fossero introdotte maggiore chiarezza e precisione. Ciò potrebbe forse essere realizzato attraverso una revisione delle attuali norme interne della Commissione sull'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

La Commissione ha risposto che condivide pienamente il parere del Mediatore. Ha fatto riferimento alle sue osservazioni formulate nella denuncia 2335/2008/VIK, in cui ha chiarito il rapporto tra le norme in materia di trasparenza e il trattato Euratom, a seguito dell'entrata in vigore del trattato di Lisbona. Ha inoltre aggiunto che, al fine di chiarire le norme applicabili in materia di accesso ai documenti Euratom, avrebbe preso in considerazione la possibilità di modificare le norme pertinenti nel quadro della revisione in corso del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta costruttiva della Commissione.

Causa 1289/2008/MHZ

Nel caso 1289/2008/MHZ, il Mediatore ha constatato che, distribuendo un documento che il denunciante aveva affidato alla Commissione a condizione che non fosse distribuito, la Commissione non ha agito in modo equo. Ha fatto un'osservazione critica.

Nella sua risposta, la Commissione ha chiarito la logica alla base della sua decisione di divulgare il documento in questione. Ha affermato che il documento era stato presentato dal denunciante alla Commissione già nel 2008 e che ciò non era stato fatto a condizione che quest'ultimo non lo distribuisse ad altre parti interessate. Al contrario, la decisione del denunciante di divulgare il documento alla Commissione era intesa a consentirgli di avere un dibattito scientifico. Inoltre, l'ultima sezione del documento recita come segue: "Ulteriori dati saranno disponibili a metà maggio e saranno presentati in una conferenza specifica alla fine di maggio per consentire la deliberazione". Inoltre, la Commissione ha basato la sua decisione di divulgare il documento sul fatto che il denunciante lo considerava importante e, per questo motivo, ha deciso di distribuirlo molto prima della Commissione. La Commissione ha sottolineato che, se non avesse distribuito il documento, qualsiasi parte interessata avrebbe potuto considerarlo come una mancanza di trasparenza e avrebbe potuto sostenere che la Commissione nasconde informazioni importanti per il suo processo decisionale.

La Commissione ha spiegato di non aver affrontato questo aspetto in precedenza, in quanto non lo riteneva importante sulla base della denuncia iniziale. In conclusione, ha ammesso che avrebbe dovuto informare il denunciante della sua intenzione di divulgare il documento. Ha rassicurato il Mediatore che avrebbe evitato questo tipo di situazione in futuro.

Il Mediatore accoglie con favore la spiegazione dettagliata fornita dalla Commissione in questo caso.

Causa 1561/2008/RT

Il caso 1561/2008/RT riguardava l'esclusione dell'offerta del denunciante dal bando di gara intitolato "Servizi di informazione e visibilità". In un'osservazione critica, il Mediatore ha affermato che, omettendo di indicare, nel bando di gara, (i) gli orari di apertura della delegazione e (ii) che la consegna delle offerte per posta privata e ufficiale poteva essere attestata dallo stesso tipo di prove, come, ad esempio, la data di una ricevuta di deposito, la Commissione non ha fornito agli offerenti informazioni il più complete possibile.

Nella sua risposta, la Commissione ha affermato che vi è margine di miglioramento per quanto riguarda le informazioni contenute nel modello "Invito agli offerenti "allegato alla Guida pratica alle procedure di appalto per le azioni esterne della CE (PRAG). Pertanto, e al fine di completare il più possibile tali informazioni, la Commissione apporterà un'ulteriore modifica alla prossima revisione del PRAG, ossia introdurrà due riferimenti relativi agli orari di apertura della delegazione e al modo in cui gli offerenti dovrebbero fornire la prova della presentazione delle loro offerte.

Il Mediatore plaude alla Commissione per aver adottato misure volte a porre rimedio alle carenze evidenziate nella sua osservazione critica.

Causa 1628/2008/TS

Nel caso 1628/2008/TS, è stato solo dopo che il Mediatore ha avviato la sua indagine che la Commissione ha registrato la corrispondenza pertinente come denuncia di infrazione e ha fornito al denunciante le informazioni richieste. Il Mediatore ha inoltre osservato che, applicando i criteri stabiliti nella sua comunicazione del 2002 ^[22], la Commissione poteva chiaramente separare (i) il processo di individuazione, registrazione e riconoscimento delle denunce da (ii) il processo di decisione su come trattare ciascuna denuncia. La Commissione potrebbe prontamente informare il denunciante che la sua denuncia è stata registrata e impegnarsi a informarlo entro un termine stabilito, non superiore a due mesi, della procedura che utilizzerà per indagare sulla denuncia. Se il reclamo non sarà esaminato, devono essere fornite le motivazioni.

La Commissione ha risposto facendo riferimento allo sviluppo del suo sistema di registrazione delle indagini e delle denunce relative alla corretta applicazione del diritto dell’Unione. Ha ricordato che, in una lettera del suo Segretario generale, il Mediatore era stato informato delle modifiche attualmente introdotte in questo settore. La Commissione ha ricordato che tali modifiche sono intese a continuare a garantire che i denuncianti ricevano una risposta entro 15 giorni lavorativi, o almeno una risposta interlocutoria. Inoltre, l'avviso di ricevimento conterrà il numero di riferimento del reclamo.  Il processo di registrazione attualmente in fase di sperimentazione consente, ma non richiede, comunicazioni separate in momenti diversi sull'atto di registrazione e sulle azioni previste sulle questioni sollevate. Per quanto riguarda il seguito da dare alla denuncia, conformemente all'articolo 7 dell'allegato della comunicazione del 2002, il denunciante sarà informato per iscritto, dopo ogni decisione della Commissione, delle misure adottate in risposta alla sua denuncia. Ogniqualvolta si intenda non intraprendere alcuna azione, deve essere dato preavviso al denunciante a norma dell'articolo 10. Il denunciante è informato se la Commissione intende contattare lo Stato membro interessato tramite EU Pilot.

La Commissione ha sottolineato che la varietà delle questioni affrontate sotto forma di denunce, il fatto che il tempo necessario per affrontare tali questioni vari notevolmente e i vantaggi di comunicare informazioni sia sostanziali che procedurali al momento opportuno, a seconda della natura di ciascun fascicolo particolare, indicano tutti i vantaggi della flessibilità nei tempi di comunicazione delle informazioni ai denuncianti. La Commissione osserva che non esiste una procedura particolare da seguire su una questione specifica. Inoltre, più scadenze e fasi procedurali la Commissione si impegna a rispettare, maggiori saranno le aspettative dei cittadini e maggiore sarà l'attenzione che dovrà essere prestata alla procedura rispetto alla sostanza.

Alla luce delle considerazioni di cui sopra e dell'attuale situazione di sperimentazione del nuovo metodo di indagine e registrazione delle denunce nel settore di applicazione del diritto dell'UE, la Commissione ha concluso che al momento non ritiene opportuno assumere nuovi impegni formali. Infine, ha convenuto che le risposte alle denunce dovrebbero sempre essere motivate, quando si ritiene che le questioni sollevate non meritino ulteriori indagini.

Il Mediatore accoglie con favore la chiara espressione da parte della Commissione della sua posizione in merito all'applicazione della comunicazione del 2002 nel contesto del programma EU Pilot.

Caso 1890/2008/BU

Il caso 1890/2008/BU riguardava il trattamento da parte della Commissione di una denuncia di infrazione relativa alla presunta violazione del diritto dell'UE da parte del Portogallo. La violazione riguardava la presunta cancellazione illegale di due progetti turistici su larga scala. Il Mediatore ha criticato la Commissione per non aver informato il denunciante della sua decisione di archiviare il caso, violando così i suoi impegni nei confronti dei denuncianti, come previsto nella pertinente comunicazione [23]. Ha inoltre formulato tre ulteriori osservazioni volte a migliorare le informazioni messe a disposizione dei denuncianti in questi casi. In primo luogo, ha incoraggiato la Commissione, nel trattare le denunce di infrazione e nel rispondere alle relative richieste della commissione per le petizioni del Parlamento europeo, ad affrontare, in ciascuno dei suoi pareri motivati, tutte le basi giuridiche che ritiene pertinenti. Se la Commissione desidera concentrarsi su basi giuridiche diverse nei suoi pareri motivati al denunciante e alla commissione per le petizioni, potrebbe chiarirlo in ciascuno di questi pareri e garantire che il denunciante/firmatario, nonché la commissione per le petizioni, siano informati di conseguenza. In secondo luogo, nell'informare i denuncianti della sua intenzione di archiviare le denunce di infrazione e nell'invitare i loro commenti, la Commissione potrebbe prendere in considerazione l'invio delle lettere pertinenti per posta raccomandata, al fine di garantirne la corretta consegna. In alternativa, la Commissione potrebbe prendere in considerazione l'invio di copie delle lettere pertinenti anche per posta elettronica o via fax. Infine, la Commissione potrebbe prendere in considerazione la possibilità di modificare il suo manuale di procedura [24] in modo da garantire che le sue disposizioni siano pienamente conformi al suo impegno di informare un denunciante della decisione finale che chiude un caso di infrazione, come previsto agli articoli 9 e 10 dell'allegato della comunicazione.

La Commissione ha convenuto che avrebbe dovuto inviare la sua decisione di chiusura della procedura di infrazione ai denuncianti. Ha espresso il suo rammarico per l'incapacità di farlo. Per quanto riguarda la necessità di garantire un trattamento coerente delle basi giuridiche nelle risposte della Commissione, essa ha affermato che le sue spiegazioni relative al procedimento per inadempimento erano coerenti sia per quanto riguarda la motivazione sia per quanto riguarda le conclusioni della sua decisione e sufficientemente precise da evitare qualsiasi confusione. Tuttavia, ha annunciato che avrebbe rafforzato la comunicazione tra i servizi responsabili dei casi e delle petizioni al fine di garantire che il suo ragionamento in casi simili sia comunicato in modo inequivocabile e completo. Per quanto riguarda l'uso della posta raccomandata per l'invio di lettere di pre-archiviazione al denunciante, la Commissione ha ribadito che non vi è alcun obbligo in tal senso e che spetta al denunciante mantenere accurati e aggiornati i propri dati di contatto. Ha tuttavia convenuto che, data l'importanza della lettera di pre-archiviazione, dovrebbero essere utilizzati tutti i mezzi proporzionati per garantire la corretta consegna di tali lettere. La Commissione ritiene che i mezzi di comunicazione debbano essere scelti caso per caso tenendo conto delle precedenti comunicazioni con il denunciante. Se del caso, valuterà la possibilità di utilizzare la posta raccomandata o copie elettroniche, come suggerito dal Mediatore. Infine, per quanto riguarda l'idea di modificare il suo manuale di procedure per il controllo dell'applicazione del diritto comunitario, la Commissione si è impegnata a dare un seguito per garantire che tutti i servizi siano pienamente informati della necessità di inviare una pre-chiusura e una lettera finale, in attesa della prevista rifusione più ampia delle sue procedure.

Il Mediatore accoglie con favore il fatto che la Commissione sembra aver accettato le sue osservazioni critiche e ulteriori.

Caso 1928/2008/TS

Nel caso 1928/2008/TS, il Mediatore ha criticato la Commissione in quanto il suo comitato di valutazione ha commesso un errore nella decisione di respingere la domanda del denunciante in quanto inammissibile ai sensi dell'invito a manifestare interesse. Il denunciante aveva chiesto una borsa di studio nell'ambito di un programma di borse di studio della Comunità europea per il periodo 2008-2009, destinato ad aiutare gli studenti turco-ciprioti a studiare nelle università di tutta l'UE. Il Mediatore ha osservato che la Commissione aveva convenuto che il denunciante sarebbe stato ammissibile al nuovo programma di borse di studio 2009-2010, i cui criteri di ammissibilità erano stati riveduti dalla Commissione.

Nella sua risposta all'osservazione critica, la Commissione ha spiegato che il problema alla base di questo caso particolare era la possibile ambiguità in uno dei chiarimenti distribuiti ai richiedenti al fine di facilitare la procedura di domanda. Essa ha riconosciuto che le comunicazioni dell’amministrazione aggiudicatrice alle ricorrenti non erano sufficientemente precise. Pur contestando l'osservazione critica del Mediatore secondo cui il comitato di valutazione aveva commesso un errore nella sua decisione, esso ha indicato che il problema alla base di questo caso particolare non era probabile che si verificasse in futuro.

Il Mediatore accoglie con favore la rassicurazione della Commissione secondo cui è improbabile che il problema alla base di questo caso si verifichi in futuro.

Caso 1935/2008/FOR

Il caso 1935/2008/FOR riguardava errori procedurali commessi dalla Commissione durante la sua indagine antitrust su Intel. Il denunciante, Intel, ha sostenuto che la Commissione non ha verbalizzato una riunione tra la Commissione e un acquirente di chip Intel (l'acquirente era il produttore di computer Dell), sebbene tale riunione riguardasse direttamente l'oggetto dell'indagine antitrust di Intel da parte della Commissione. Il Mediatore ha constatato che la riunione riguardava l'oggetto dell'indagine della Commissione e che quest'ultima non aveva registrato correttamente il contenuto di tale riunione. Egli ha formulato un'osservazione critica, affermando che "[b]y non ha redatto una nota scritta adeguata della riunione del 23 agosto 2006, al fine di stabilire il verbale concordato di tale riunione, la Commissione ha violato i principi di buona amministrazione." Egli non ha constatato una cattiva amministrazione in relazione alla seconda affermazione del denunciante, secondo cui la Commissione ha incoraggiato un accordo sullo scambio di informazioni che, secondo il denunciante, consentiva un accesso indebito alle informazioni contenute nel fascicolo d'indagine della Commissione. Il Mediatore ha tuttavia constatato che la Commissione non ha preso debitamente atto di una telefonata in cui è stato discusso l'accordo sullo scambio di informazioni. Egli ha quindi raccomandato, in un'ulteriore osservazione, che in futuro si tengano debitamente conto di eventuali riunioni o telefonate con terzi su importanti questioni procedurali.

Nella sua risposta al Mediatore, la Commissione ha affermato che i principi di buona amministrazione le conferiscono un margine di discrezionalità per quanto riguarda lo strumento da utilizzare al fine di "raccogliere informazioni"in un'indagine sulla concorrenza. La sua scelta comprende gli strumenti di cui al regolamento (CE) n. 1/2003 ^[25] (richieste scritte di informazioni ai sensi dell'articolo 18, colloqui ai sensi dell'articolo 19 e ispezioni ai sensi dell'articolo 20/21) e riunioni informali con le parti. Potrebbe anche utilizzare altri mezzi meno formali. La scelta dello strumento, ha affermato, dipenderà dalla "affidabilità e completezza"delle informazioni e dalle preferenze del fornitore di informazioni. Ha inoltre affermato che le note delle "riunioni informali"non sono accessibili (alle parti oggetto dell'indagine). La Commissione ha proseguito affermando che l'interpretazione dell'articolo 19 da parte del Mediatore richiederebbe alla Commissione di prendere nota dell'articolo 19 di ogni riunione riguardante l'"oggetto di un'indagine". La Commissione ha dichiarato di non essere d'accordo con tale punto di vista. Ha sostenuto che, poiché praticamente ogni riunione nell'ambito di un'indagine sulla concorrenza riguarda l'"oggetto di un'indagine", il parere del Mediatore implicherebbe che la Commissione dovrebbe utilizzare la procedura formalizzata di cui all'articolo 19 per ogni riunione, telefonata o videoconferenza che tiene con un terzo.

Il Mediatore sottolinea, in relazione alla risposta della Commissione, che egli non è in realtà del parere che debba essere fatta una nota a norma dell ' articolo 19 di ogni riunione riguardante " l 'oggetto di un ' indagine". Piuttosto, una riunione dovrebbe essere classificata come un colloquio ai sensi dell'articolo 19 solo se il suo scopo e contenuto è quello di "raccogliere informazioni"sull'oggetto di un'indagine. In tali circostanze, le informazioni raccolte dovrebbero essere adeguatamente registrate in una nota ai sensi dell'articolo 19. Tuttavia, le riunioni riguardanti l'oggetto di un'indagine, ma che non hanno lo scopo e il contenuto di raccogliere informazioni (come le riunioni sullo"stato dei lavori"di cui sotto), non sono chiaramente "interviste ai sensi dell'articolo 19".

Il Mediatore sottolinea inoltre che, come concluso nella sua decisione, anche se non esistesse una norma giuridica vincolante per redigere una nota ai sensi dell ' articolo 19 di ogni riunione in cui sono fornite alla Commissione informazioni relative all ' "oggetto di un ' indagine", i principi di buona amministrazione richiederebbero che fosse presa debitamente nota del contenuto delle informazioni ottenute in una riunione. La buona amministrazione va, come ha insistito a lungo il Mediatore, oltre la legalità.

È interessante notare che, nel gennaio 2010, nello stesso momento in cui la Commissione ha risposto alla decisione del Mediatore, la direzione generale della Concorrenza della Commissione ha pubblicato, al fine di ottenere osservazioni dalle parti interessate, un progetto di migliori pratiche sullo svolgimento dei procedimenti relativi agli articoli 101 e 102 TFUE. Nella sezione del Progetto relativa alle "Riunioni e altri contatti con le parti e i terzi"si afferma che la DG Concorrenza può tenere "riunioni informali"(o effettuare telefonate) con le parti oggetto dell'indagine, con i denuncianti o con terzi. Quando tale riunione si svolge su richiesta delle parti, dei denuncianti o di terzi, la Commissione afferma che tali parti devono, di norma, presentare in anticipo un "ordine del giorno" degli argomenti da discutere, nonché un memorandum o una presentazione che copra tali questioni in modo più dettagliato. Le parti, i denuncianti o i terzi sono invitati, dopo riunioni o telefonate sostanziali, a motivare le loro dichiarazioni o presentazioni per iscritto. Il progetto stabilisce che una versione non riservata di qualsiasi documentazione scritta preparata dalle imprese che partecipano a una riunione informale tenuta dalla DG Concorrenza e una "breve nota"della riunione preparata dai servizi della DG Concorrenza saranno rese accessibili a tempo debito alle parti oggetto dell'indagine. Ciò è, secondo il Mediatore, incoraggiante, dato che, nel caso Intel, la Commissione ha negato di avere alcun obbligo di redigere note di tali riunioni. Tuttavia, potrebbe essere considerato meno incoraggiante osservare che il progetto afferma che la nota sarà "breve", il che potrebbe implicare che le note non costituiranno registrazioni complete delle informazioni relative all'oggetto delle indagini comunicate alla Commissione in tali riunioni. Sebbene i progetti di migliori pratiche sullo svolgimento dei procedimenti relativi agli articoli 101 e 102 TFUE non facessero parte della risposta formale della Commissione alla decisione del Mediatore nel caso 1935/2008/FOR, il Mediatore ritiene opportuno tenere conto di tale sviluppo nel concludere che la sua osservazione critica e le sue ulteriori osservazioni sono state, per quanto riguarda le indagini future, almeno parzialmente accettate.

Il Mediatore è soddisfatto del seguito dato dalla Commissione.

Caso 2007/2008/ELB

Il caso 2007/2008/ELB riguardava il numero di punti di merito assegnati dalla Commissione al denunciante a seguito del suo trasferimento dal Parlamento. Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse agito erroneamente assegnando al denunciante un numero fisso di punti di promozione, per i periodi di servizio che aveva lavorato in Parlamento. Essa avrebbe dovuto attribuirgli una serie di punti corrispondenti ai suoi meriti, tenendo debitamente conto dei suoi rapporti informativi e dei punti di promozione attribuiti dal Parlamento. Il Mediatore ha inoltre affermato, in un'ulteriore osservazione, che quando le istituzioni progettano il loro sistema di promozione, dovrebbero tenere conto del loro obbligo di garantire la mobilità interistituzionale.

In risposta all'osservazione critica, la Commissione ha osservato che, fino alla fine dell'esercizio di promozione 2008, le norme pertinenti prevedevano l'assegnazione di un numero fisso di punti di promozione in caso di trasferimento alla Commissione. Sulla base di tali disposizioni, che non sono mai state contestate e dichiarate illegittime dal Tribunale della funzione pubblica, la Commissione ha correttamente assegnato un numero fisso di punti al denunciante.

Per quanto riguarda l’ulteriore osservazione, la Commissione ha precisato che le istituzioni devono garantire che la mobilità non pregiudichi l’avanzamento di carriera di tali funzionari ad essa soggetti e, più precisamente, che un funzionario trasferito in un’altra istituzione non sia sanzionato nell’ambito di una procedura di promozione a causa di tale trasferimento. Tuttavia, ogni istituzione ha anche il potere di progettare il sistema in base al quale effettua un esame comparativo dei meriti dei candidati alla promozione, secondo il metodo che ritiene più appropriato. In tale contesto, la Commissione osserva che è molto difficile tradurre i meriti che sono stati valutati secondo criteri e metodi diversi nel sistema di quantificazione dei meriti della Commissione. Allo stesso modo, è difficile garantire la parità quando si confrontano i meriti ai fini della promozione sulla base di informazioni, vale a dire i rapporti informativi, che, in quanto tali, non sono del tutto comparabili.

Nel 2008 la Commissione ha rivisto il suo sistema di promozione e le pertinenti disposizioni generali di esecuzione. I funzionari che trasferiscono alla Commissione non ricevono più un numero fisso di punti di promozione, ma un numero di punti supplementari dal direttore generale responsabile del personale e dell'amministrazione, previa analisi dei loro meriti, come dimostrato dalle relazioni elaborate dall'altra istituzione.

Sebbene abbia indicato che il suo sistema di promozione è stato modificato, la Commissione rifiuta di ammettere che l'osservazione critica del Mediatore era giustificata. Essa fa riferimento in modo poco convincente all’assenza di una sentenza del giudice che si pronunci contro l’attribuzione di un numero fisso di punti. Il Mediatore ricorda, a tale proposito, che una buona amministrazione va al di là della legalità. Per quanto riguarda l'ulteriore osservazione, la Commissione ha formulato una dichiarazione generale sulla mobilità e l'avanzamento di carriera di un funzionario trasferito. Tuttavia, ha anche insistito sulla difficoltà di confrontare i rapporti informativi redatti da diverse istituzioni. Va osservato che, secondo la giurisprudenza dei giudici dell’Unione ^[26], anche se può essere più difficile confrontare il merito di un funzionario trasferito, non è impossibile. Ciò richiede solo uno sforzo aggiuntivo per garantire che le valutazioni siano comparabili.

La risposta della Commissione in questo caso è difensiva e deludente.

Causa 2851/2008/TN

Il caso 2851/2008/TN riguardava il trattamento di una richiesta di rimborso delle spese di viaggio di un candidato. Il Mediatore ha chiuso il caso con osservazioni critiche perché la Commissione ha ritardato inutilmente la procedura di rimborso e non ha rispettato il termine per rispondere alle denunce stabilito nel suo codice di buona condotta amministrativa. Fa inoltre un'ulteriore osservazione suggerendo che, in futuro, la Commissione potrebbe fornire informazioni più chiare sui documenti giustificativi da presentare unitamente a una richiesta di rimborso.

La Commissione ha risposto alla prima osservazione critica sottolineando che il denunciante non ha inviato il biglietto originale del treno su richiesta nel gennaio 2008, ma ne ha invece inviato una copia. Ha inoltre sottolineato che le norme impongono di pagare 50 euro al giorno per 24 ore di viaggio. Nel caso di specie, anche se non sono state raggiunte 24 ore, essa ha comunque versato tale importo. Per quanto riguarda la seconda osservazione critica, la Commissione ha dichiarato di essersi già scusata per il ritardo. Ha sottolineato che la sua intenzione iniziale non era quella di pagare il biglietto. Tuttavia, poiché alla fine ha fatto un'eccezione per il denunciante, ha dovuto avviare discussioni interne per giungere a una decisione in merito all'applicazione di tale eccezione. Per quanto riguarda l'ulteriore osservazione, la Commissione ha accettato di apportare le modifiche necessarie.

Il Mediatore ritiene che la risposta della Commissione sia soddisfacente.

Causa 2884/2008/GG

Nel caso 2884/2008/GG, il Mediatore ha fatto un'ulteriore osservazione secondo cui le denunce di infrazione dovrebbero essere registrate in quanto tali il più rapidamente possibile. Sarebbe opportuno che la Commissione rivedesse la sua prassi in modo da evitare eventuali ritardi in materia di registrazione.

Nella sua risposta, la Commissione ha ribadito la sua posizione secondo cui vi erano state circostanze eccezionali nel caso di specie. Desidera rassicurare il Mediatore che le denunce di infrazione sono registrate il più rapidamente possibile e che un avviso di ricevimento è inviato entro 15 giorni lavorativi. La Commissione ha inoltre affermato che, a seguito di un precedente riesame, sta attualmente testando un sistema di registrazione riveduto volto (in parte) a migliorare la registrazione delle denunce.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva della Commissione.

Causa 2967/2008/FOR

Il caso 2967/2008/FOR riguardava un'asserzione di divulgazione impropria di informazioni altamente sensibili nel corso di un'indagine su presunti aiuti di Stato illegali concessi a una società nel contesto di un accordo sui diritti aeroportuali tra tale società e il gestore di un aeroporto controllato dallo Stato. Il Mediatore ha rilevato che la Commissione ha pubblicato, nella Gazzetta ufficiale dell'UE, dettagli precisi di alcuni sconti concessi alla società dall'aeroporto, nonostante avesse assunto un chiaro impegno scritto nei confronti delle autorità nazionali a non farlo. La Mediatrice ha constatato che la Commissione non ha divulgato intenzionalmente le informazioni e che aveva fornito una spiegazione plausibile del modo in cui si era verificato l'errore. Pur accogliendo con favore la spiegazione della Commissione sul modo in cui si è verificato l'errore, tale constatazione non modifica in alcun modo il fatto che si sia effettivamente verificato un errore. Si trattava di cattiva amministrazione. Dato che, prima dell'avvio dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha riconosciuto di aver commesso un errore e si è scusata, il Mediatore non ha ritenuto necessario formulare un'osservazione critica. Accoglie con favore le nuove misure adottate dalla Commissione al fine di garantire che questi tipi di errori non si ripetano e formula inoltre la seguente ulteriore osservazione:

Il Mediatore è del parere che le scuse dovrebbero a) riconoscere l'esistenza di un errore, b) comportare le scuse per l'errore e gli eventuali disagi o danni che potrebbe aver causato, e c) ove possibile, spiegare le misure che l'autorità pubblica sta adottando per correggere l'errore ed evitare che errori simili si ripetano nuovamente. Le scuse non sono il forum appropriato per discutere o contestare l'esistenza o l'entità del danno che può essere risultato dall'errore che è stato riconosciuto esistere.

Nella sua risposta, la Commissione prende atto dell'ulteriore osservazione del Mediatore e riconosce che le scuse non costituiscono di per sé la prova dell'esistenza di un danno a seguito di un errore. L'esistenza (o meno) del danno e il suo quantum richiedono un'analisi separata. Di conseguenza, essa rileva che le scuse non sono la sede appropriata per discutere o contestare l’esistenza o l’entità del danno che può essere derivato da un errore la cui esistenza è già stata riconosciuta.

Il Mediatore accoglie con favore il riconoscimento della Commissione in questo caso.

Caso 3085/2008/GG

Il caso 3085/2008/GG riguardava il trattamento di una domanda di accesso a documenti a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 [27]. Il Mediatore ha constatato che la Commissione non ha esaminato la domanda di conferma del denunciante entro il termine di 15 giorni lavorativi stabilito dal regolamento. Ha fatto un'osservazione critica.

La Commissione ha osservato di aver già ammesso di non aver trattato la domanda di conferma del denunciante entro 15 giorni lavorativi e di aver altresì espresso rammarico al riguardo. Ha accettato che avrebbe dovuto scusarsi con il denunciante. Più in generale, la Commissione ha ritenuto che non fosse necessario adottare misure organizzative particolari in quanto esisteva già un sistema adeguatamente organizzato per gestire le richieste di accesso ai documenti entro i termini. La Commissione ha aggiunto che il caso del denunciante era stato particolare. Infatti, la sua domanda di accesso era pervenuta dopo che la Commissione lo aveva informato della sua decisione di porre fine a un ulteriore scambio di corrispondenza con lui a causa del suo carattere ripetitivo. La Commissione ha inoltre osservato che il denunciante aveva inviato alla Commissione una corrispondenza regolare (talvolta su base settimanale o addirittura giornaliera) e aveva presentato frequenti richieste di accesso ai documenti. Il trattamento di tali richieste ha comportato un onere amministrativo gravoso.

Il Mediatore è lieto di constatare che la Commissione ha accettato l'esistenza di una cattiva amministrazione e che sarebbe stato opportuno presentare le proprie scuse. Il fatto che la Commissione avesse deciso, all'epoca dei fatti, di interrompere la corrispondenza con il denunciante su un'altra questione non sembra pertinente in questo contesto. Tuttavia, osserva che il denunciante aveva effettivamente inviato numerose lettere e richieste di accesso alla Commissione. Inoltre, il sistema per il trattamento delle richieste di accesso ai documenti ha effettivamente funzionato (almeno al momento degli eventi pertinenti). È pertanto ragionevole affermare che la Commissione non ha dovuto adottare ulteriori misure specifiche.

Il Mediatore ritiene che la risposta della Commissione sia soddisfacente in questo caso.

Caso 80/2009/BU

Il caso 80/2009/BU riguardava l'asserita omissione da parte della Commissione di fornire informazioni sulla sua decisione di non registrare una comunicazione del 2006 come denuncia e le sue ragioni per non farlo. La Commissione non ha inoltre dato alcun seguito ai progressi della questione. Il Mediatore ha criticato la Commissione per aver violato l'articolo 17 del codice europeo di buona condotta amministrativa e il punto 4 del codice di buona condotta amministrativa per il personale della Commissione europea nei suoi rapporti con il pubblico. Ha inoltre invitato la Commissione a prendere in considerazione l'adozione di una politica generale, in base alla quale essa fornisce informazioni sul trattamento di una denuncia di infrazione registrata sia al denunciante o ai denuncianti che hanno presentato la denuncia in questione sia ai cittadini e alle associazioni interessati le cui denunce, sebbene non formalmente registrate, sono aggiunte al fascicolo della denuncia registrata.

La Commissione ha preso atto dell'osservazione critica del Mediatore. Gli assicurò che si sarebbe impegnata a trattare la corrispondenza conformemente alle norme previste dal codice di buona condotta amministrativa. Il ritardo nell'adozione della decisione su tale denuncia è dovuto al fatto che essa ha dovuto attendere le sentenze dei tribunali nazionali. Questo ritardo, tuttavia, non ha influenzato la gestione del caso, ha detto.

Per quanto riguarda l'ulteriore osservazione, la Commissione ha ricordato che, a seguito del miglioramento del sistema di gestione delle denunce del settembre 2009 (nuovo sistema di registrazione - Gestione delle denunce - Accueil des Plaignants "CHAP"), ogni denuncia relativa a una violazione del diritto dell'UE è registrata separatamente dalle altre lettere ricevute. Se la corrispondenza è registrata come denuncia di infrazione, l'avviso di ricevimento è accompagnato da una descrizione della procedura. La Commissione tiene informati tutti i denuncianti in merito alle principali misure adottate nel fascicolo. Se una denuncia deve essere trattata come parte di un altro fascicolo, perché solleva le stesse questioni, il denunciante è informato direttamente allo stesso modo del denunciante sulla denuncia "principale". In via eccezionale, la Commissione ha sottolineato che, nel caso di una campagna organizzata su larga scala relativa a una stessa infrazione, solo la prima corrispondenza è registrata nel CHAP. Un avviso di ricevimento e tutte le informazioni successive sulla gestione del fascicolo sono pubblicate nella Gazzetta ufficiale e sul server Europa.

La risposta della Commissione è soddisfacente. Essa ha spiegato il ritardo criticato nel caso di specie e, a seguito dell’introduzione del sistema di registrazione, la CHAP sembra applicare la buona prassi amministrativa cui fa riferimento l’ulteriore osservazione.

Causa 271/2009/VL

Il caso 271/2009/VL è stato presentato da un dipendente di un ufficio del Centro europeo dei consumatori (ECC) in Germania. Il suo contratto non ha potuto essere rinnovato in tempo perché la Commissione, che finanzia il Centro con una sovvenzione, non ha potuto completare le procedure necessarie per rinnovare la sovvenzione in tempo. Il Mediatore ha convenuto che la Commissione non ha violato alcun obbligo giuridico. Tuttavia, egli non era convinto che la Commissione avesse trattato la domanda di sovvenzione con la stessa rapidità con cui avrebbe dovuto considerarla conforme alla buona prassi amministrativa. Dato che la Commissione ha accettato che le domande di sovvenzione siano trattate al meglio prima della fine dell'anno precedente quello per il quale è richiesta la sovvenzione, il Mediatore ha archiviato il caso con un'osservazione critica.

Nella sua risposta di follow-up, la Commissione ha sottolineato il suo impegno a favore delle buone pratiche amministrative e ha ribadito che le convenzioni di sovvenzione del CEC dovrebbero essere firmate entro la fine dell'anno precedente quello in cui saranno spesi i fondi relativi alla sovvenzione. Ha menzionato una serie di misure adottate per fornire una soluzione a lungo termine a tal fine. Tuttavia, essa ha ritenuto che il caso in esame fosse stato un incidente isolato e ha sostenuto di non aver violato nessuno dei suoi obblighi.

Il Mediatore si rammarica del fatto che la Commissione continui a ritenere che non vi sia stata cattiva amministrazione nel caso in esame e che ripeta argomentazioni che il Mediatore ha già respinto. Osserva tuttavia che la risposta è positiva per quanto riguarda le modifiche apportate al fine di evitare tali problemi in futuro, vale a dire i) il trasferimento della gestione finanziaria delle domande all'Agenzia esecutiva per la salute e i consumatori e ii) un'applicazione più rigorosa dei termini per la presentazione delle domande di convenzioni di sovvenzione. La prima misura potrebbe essere una soluzione per garantire che gli accordi siano conclusi in tempo. Ciò sembrerebbe avvalorato dal fatto che un obbligo pertinente è stato inserito nel programma di lavoro annuale dell'Agenzia esecutiva e che quest'ultima dispone delle risorse necessarie per svolgere tale compito. Per quanto riguarda la seconda misura, il Mediatore ritiene che spetti alla Commissione organizzare i suoi lavori in modo da consentirle di prendere decisioni sulle sovvenzioni del CEC prima dell'inizio dell'anno oggetto della convenzione di sovvenzione. Da un punto di vista sistemico, ritiene che tale misura possa costituire una risposta adeguata nella misura in cui ai richiedenti sia concesso un tempo ragionevole per preparare le loro proposte.

Pur osservando che la Commissione mantiene la sua posizione secondo cui non vi è stata cattiva amministrazione nel caso in esame, il Mediatore accoglie con favore l'azione intrapresa per evitare che in futuro si verifichino problemi analoghi.

Causa 1087/2009/MHZ

Nel caso 1087/2009/MHZ, la Commissione non ha registrato una denuncia di infrazione riguardante il rifiuto delle autorità italiane di registrare il nome a due canne del figlio del denunciante. Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avrebbe dovuto registrare la corrispondenza come denuncia. In caso contrario, avrebbe dovuto informarne il denunciante. Egli ha inoltre osservato che la Commissione dovrebbe informare il denunciante dei risultati delle sue azioni intraprese nei confronti delle autorità italiane.

Nella sua risposta di follow-up, la Commissione ha spiegato di aver contattato le autorità italiane per informarle del problema del denunciante e per chiedere chiarimenti. Le autorità italiane hanno riconosciuto il loro errore e hanno informato la Commissione dei mezzi di ricorso a disposizione del denunciante, vale a dire che poteva nuovamente chiedere la correzione del certificato di nascita del figlio secondo la procedura stabilita dalla circolare pertinente. La Commissione ha debitamente informato il denunciante della risposta delle autorità italiane.

Il Mediatore accoglie con favore l'utile seguito dato dalla Commissione in questo caso.

Caso OI/4/2005/GG

Nel caso OI/4/2005/GG, il Mediatore ha criticato la Commissione per non aver gestito correttamente la domanda di una ONG di firmare l'accordo quadro di partenariato (APP). Oltre alle carenze già individuate dal Mediatore nelle sue indagini precedenti, la presente indagine ha portato alla conclusione che vi erano prove che dimostravano che ECHO (la direzione generale per gli Aiuti umanitari della Commissione) nascondeva deliberatamente la verità e quindi ingannava l'ONG in questione. È stato anche chiaro che il modo in cui ECHO ha gestito questa domanda ha gravemente svantaggiato la ONG. La Commissione ha quindi commesso gravi casi di cattiva amministrazione.

In risposta, la Commissione ha affermato che, dopo aver esaminato con la massima attenzione i motivi esposti nella decisione, si è dichiarata rispettosamente in disaccordo con le osservazioni critiche formulate dal Mediatore. Il Mediatore aveva interpretato la posizione della Commissione come un deliberato rifiuto di cooperare con lui. La Commissione, tuttavia, nelle sue osservazioni sul progetto di raccomandazione del Mediatore, ha ammesso che la relativa domanda avrebbe dovuto essere trattata con maggiore diligenza. La Commissione si è rammaricata delle carenze riscontrate nel rispondere alle indagini della ONG e del fatto che quest'ultima non rispettasse le norme amministrative da essa attualmente applicate. Tuttavia, la Commissione aveva spiegato al Mediatore le particolari circostanze e ragioni amministrative dell'epoca e il fatto che da allora il sistema era stato notevolmente migliorato. Per quanto riguarda la constatazione dell'occultamento deliberato della verità e dell'inganno della ONG, la Commissione ha espresso preoccupazione per una critica così severa e ingiustificata. Ha rispettosamente sostenuto che, dopo la precedente decisione del Mediatore su tale questione, non erano state presentate ulteriori prove a sostegno di tale riqualificazione dei fatti.

Per quanto riguarda le misure adottate, la Commissione ha informato il Mediatore che il sistema di valutazione delle domande di APP era stato notevolmente modificato al fine di garantire la trasparenza e il suo impegno ad applicare le migliori pratiche alla procedura. I miglioramenti apportati sono stati confermati dal fatto che il Mediatore aveva ricevuto solo un'ulteriore denuncia relativa alla procedura di valutazione in relazione all'APP e non aveva riscontrato alcuna cattiva amministrazione in tale caso.

La risposta della Commissione è insoddisfacente. Il modo in cui la Commissione ha gestito la richiesta della ONG è stato deplorevole. E' deplorevole che la Commissione non sia in grado di ammetterlo.

Caso OI/7/2006/JF

Nel caso OI/7/2006/JF, il Mediatore ha indagato su una denuncia presentata da un ex agente locale dell ' Ufficio di Hong Kong della Commissione in merito al licenziamento "disumano e umiliante" cui era stata sottoposta dall ' Ufficio. Ha criticato l'istituzione per non aver presentato scuse sincere, complete e significative al denunciante. Aggiunge che ciò è particolarmente deplorevole, dato che il denunciante si limita a chiedere scusa e non chiede alcun risarcimento finanziario.

La Commissione ha risposto di aver preso atto della decisione del Mediatore e ha dichiarato che avrebbe adottato tutte le misure necessarie per evitare situazioni analoghe in futuro. A tale riguardo, ha affermato che preparerà e comunicherà a tutte le sue delegazioni le norme in materia di etica e benessere per il suo personale.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta costruttiva della Commissione.

Caso OI/3/2007/GG

Nel caso OI/3/2007/GG, il Mediatore ha criticato la Commissione per non aver rispettato i principi di buona amministrazione nei confronti di una determinata ONG. Ha interpretato una nota di ECHO (la direzione generale per gli Aiuti umanitari della Commissione) come un tentativo di inserire l'ONG in questione nella lista nera. Ciò costituiva un inadempimento dell'obbligo di astenersi da discriminazioni, in quanto l'inserimento nella lista nera era dovuto principalmente, o almeno anche, al fatto che l'ONG aveva sollevato accuse di cattiva amministrazione nei confronti della Commissione. Il Mediatore ha inoltre ritenuto che ECHO avesse agito in modo sproporzionato, ingiusto e avesse abusato dei suoi poteri nel caso di specie, commettendo in tal modo gravi casi di cattiva amministrazione. Egli ha inoltre criticato la Commissione sulla base del fatto che una lettera da essa inviata era fuorviante e incline a ingannare il deputato interessato.

La Commissione ha risposto ricordando il suo rammarico per il fatto che una parte della nota di ECHO avrebbe potuto creare un'ipotesi errata in merito alla sua posizione riguardo alla ONG. Ha sottolineato che il suddetto testo non è stato scritto con alcuna intenzione di inserirlo nella lista nera né avrebbe potuto essere in grado di creare, in tali circostanze, effetti negativi per l'ONG. Con riferimento alla lettera al deputato al Parlamento europeo, la Commissione, pur prendendo debitamente atto dell'analisi del Mediatore e condividendo le sue preoccupazioni in merito alla fornitura di informazioni corrette ai deputati al Parlamento europeo o a qualsiasi altra persona o entità, ha rispettosamente continuato a ritenere che il contenuto della lettera in questione rappresentasse lo stato della questione in quel momento. Per quanto riguarda le misure adottate, la Commissione ha voluto assicurare al Mediatore che agisce con la massima cura per garantire che, nell'adempimento del suo dovere di buona amministrazione, le sue azioni e comunicazioni interne o esterne non creino erroneamente una presunzione di trattamento sleale o non trasparente delle ONG partner e non partner.

La risposta della Commissione è insoddisfacente. Il Mediatore si rammarica che la Commissione abbia perso l'occasione di dimostrare le sue buone intenzioni riconoscendo le conclusioni del Mediatore e scusandosi per il suo comportamento.

Caso OI/2/2009/MHZ

Il caso OI/2/2009/MHZ riguardava le norme della Commissione per il trattamento delle richieste di accesso dei cittadini ai documenti relativi alle procedure di infrazione. L'obiettivo dell'indagine di propria iniziativa era garantire che i) i cittadini sapessero come ottenere l'accesso ai documenti relativi alle violazioni e, ii) se l'accesso è rifiutato, potessero scoprire se è la Commissione o uno Stato membro ad essere responsabile del rifiuto e se il rifiuto si basa sul diritto nazionale o dell'UE. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha invitato gli Stati membri a formulare osservazioni. Chiude l'indagine con una constatazione di non cattiva amministrazione, incoraggiando tuttavia la Commissione a informare i cittadini che possono ottenere l'accesso a tali documenti rivolgendosi alla Commissione, alle autorità dello Stato membro interessato o a entrambi. Inoltre, i cittadini potrebbero essere informati del fatto che, se presentano la loro richiesta di accesso alle autorità degli Stati membri, si applica il diritto nazionale. La Commissione potrebbe includere tali informazioni nel suo eccellente sito web, di facile consultazione per i cittadini, relativo alle infrazioni.

Nella sua risposta di follow-up, la Commissione ha convenuto che informare i cittadini della possibilità di accedere ai documenti relativi alle procedure di infrazione a norma del diritto nazionale consentirebbe loro di esercitare meglio i propri diritti. Tuttavia, la Commissione ha sottolineato che è necessario "evitare di creare aspettative che tali documenti siano facilmente accessibili, mentre potrebbero esserci motivi per rifiutarli, almeno nel momento in cui viene presentata la richiesta".

Nella sua risposta, la Commissione ha incluso, come suggerito dal Mediatore nella sua ulteriore osservazione, un progetto di testo che intende inserire sul suo sito web per le violazioni sotto il titolo Esercitare i tuoi diritti. Il progetto informa i denuncianti che hanno il diritto di chiedere l'accesso ai documenti relativi alle procedure di infrazione. Il denunciante può presentare una domanda di accesso alla Commissione o allo Stato membro interessato. La Commissione informa il denunciante che l'esito di tali domande dipende dall'autorità competente ai sensi del diritto applicabile. Inoltre, il progetto contiene informazioni secondo cui la legislazione nazionale in materia di accesso ai documenti non è stata armonizzata. Oltre a ciò, i denuncianti devono tenere presente che le loro richieste saranno esaminate allo stesso modo di quelle degli altri richiedenti.

Il Mediatore è soddisfatto della risposta della Commissione in questo caso.

Causa 1748/2006/JMA

Nel caso 1748/2006/JMA, il Mediatore ha constatato che, non avendo formulato in modo adeguato alcune richieste di informazioni riguardanti il denunciante, l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) non rispettava i principi di equità, imparzialità e presunzione di innocenza. L'OLAF ha inoltre omesso di giustificare adeguatamente il suo rifiuto di fornire al denunciante informazioni sulle accuse a suo carico e sui fatti su cui si basavano. Inoltre, non ha spiegato in dettaglio al denunciante perché non fosse possibile fornire informazioni su quando l'inchiesta sarebbe stata completata. In un'ulteriore osservazione, il Mediatore ha invitato l'OLAF, una volta completata l'indagine, a utilizzare mezzi adeguati per riferire in merito alle sue conclusioni ai terzi contattati durante l'indagine.

In risposta, l'OLAF ha invitato il Mediatore a riconsiderare le osservazioni critiche formulate nella sua decisione o, quanto meno, a tenere conto, in qualsiasi indagine futura sulle indagini dell'OLAF, delle questioni di principio cui si fa riferimento nella sua risposta.

In una risposta al seguito dato dall'OLAF, il Mediatore ha sottolineato che né la sua indagine né la sua decisione sul caso miravano a istruire l'OLAF sul modo in cui avrebbe dovuto proseguire la sua indagine nei confronti del denunciante. La sua indagine in questo caso era diretta a stabilire se le azioni dell'OLAF nei confronti del denunciante costituissero cattiva amministrazione [28]. Il Mediatore ha inoltre ricordato che la procedura per dare seguito alle osservazioni critiche e ulteriori è volta a evitare che casi simili di cattiva amministrazione si ripetano in futuro. Da questo punto di vista, questa procedura è un mezzo per l'istituzione responsabile per dimostrare che prende sul serio il suo impegno a favore di un'amministrazione europea più orientata ai cittadini. Il procedimento non può essere considerato un’opportunità per presentare nuovi elementi di prova o argomenti.

Alla luce della prima osservazione critica formulata dal Mediatore, l'OLAF ha annunciato che esaminerà ancora più attentamente il modo esatto in cui la futura corrispondenza sarà formulata, in modo da ridurre il rischio che la spiegazione che è tenuta per legge a fornire possa essere interpretata erroneamente come pregiudizievole per la presunzione di innocenza. Per quanto riguarda la mancata comunicazione di informazioni sul momento in cui l’indagine sarebbe stata completata, l’OLAF ha risposto di ritenere inopportuno fornire a una persona oggetto dell’indagine una durata stimata dell’indagine che, dati i numerosi fattori che sfuggono al suo controllo, potrebbe rivelarsi inesatta. Tuttavia, ha ammesso che talvolta può essere possibile fornire maggiori informazioni sui motivi per cui l'OLAF non può indicare un termine per un'indagine. Per quanto riguarda il termine "appropriato" che l'OLAF dovrebbe utilizzare per riferire le sue conclusioni ai terzi contattati nel corso della sua indagine, l'OLAF ha osservato che, una volta concluse le indagini, ha informato i terzi delle sue conclusioni e delle sue raccomandazioni.

Il Mediatore accoglie con favore l'impegno dell'OLAF a esaminare ancora più attentamente come sarà formulata la futura corrispondenza. Per quanto riguarda la mancata giustificazione adeguata del suo rifiuto di fornire al denunciante informazioni sulle accuse a suo carico e sui fatti su cui si basavano, il Mediatore osserva che, a seguito della sua osservazione critica, l'OLAF ha fornito le informazioni richieste al denunciante. Il Mediatore accoglie con favore sia questo sviluppo sia l'accettazione da parte dell'OLAF del principio secondo cui, in alcuni casi, potrebbe essere possibile fornire maggiori informazioni sui motivi per cui non può indicare un termine per un'indagine. Infine, il Mediatore ritiene lodevole che, una volta conclusa l'indagine, l'OLAF abbia adottato misure adeguate per informare i terzi coinvolti nell'indagine in merito alle sue conclusioni e raccomandazioni.

Il Mediatore accoglie con favore l'accordo dell'OLAF ad attuare alcuni dei suoi suggerimenti.

3. Il Comitato economico e sociale europeo (CESE)

Causa 1016/2008/JMA

Nel caso 1016/2008/JMA, il Mediatore ha criticato la mancata risposta del Comitato economico e sociale europeo (CESE) alla corrispondenza del denunciante. Non avendo risposto, il CESE non ha rispettato l'articolo 14 del codice europeo di buona condotta amministrativa, che prevede che ogni reclamo inviato a un'istituzione riceva un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane, a meno che non sia possibile inviare una risposta nel merito entro tale termine.

Il CESE ha ringraziato il Mediatore per la sua osservazione e ha dichiarato di aver adottato le misure necessarie per garantire il rispetto ottimale del codice di buona condotta amministrativa. Ad esempio, il codice è disponibile sul sito web del CESE dall'agosto 2009.

Il Mediatore accoglie con favore le azioni intraprese dal CESE per evitare simili casi di cattiva amministrazione in futuro.

4. Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA)

Causa 1537/2008/GG

Il caso 1537/2008/GG riguardava il trattamento da parte dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA) di una domanda di sovvenzione nell'ambito del programma di gemellaggio tra città dell'UE. In un'ulteriore osservazione, il Mediatore ha sottolineato che sarebbe utile se l'EACEA potesse prendere in considerazione la possibilità di comunicare al denunciante le osservazioni dettagliate formulate dai due esperti nelle loro schede di valutazione e di fare altrettanto in eventuali casi futuri in cui il risultato della valutazione delle proposte di progetti di gemellaggio tra città è contestato.

Nella sua risposta, l'EACEA ha spiegato che le osservazioni formulate dagli esperti in questo caso erano state trasmesse al denunciante. Ha aggiunto che nei casi futuri in cui la valutazione delle proposte è contestata, si assicurerà che i motivi del rifiuto siano ben spiegati al richiedente, sulla base delle osservazioni degli esperti.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta dell'EACEA, favorevole ai cittadini e collaborativa.

5. Garante europeo della protezione dei dati (GEPD)

Vedi sopra sotto "Casi Star ".

6. Centro per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop)

Causa 1874/2008/BB

Nel caso 1874/2008/BB contro il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop), il Mediatore ha fatto un'ulteriore osservazione secondo cui agli autori e ai contributori dovrebbe essere offerta, prima della pubblicazione, la possibilità di leggere il lavoro che è stato curato dal Cedefop. Il Cedefop ha risposto che, nel caso di contributi sostanziali, ciò riflette effettivamente la prassi generale del Cedefop. Alla luce dell'ulteriore osservazione del Mediatore, i responsabili di progetto saranno nuovamente ricordati e invitati a seguire questa procedura.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva del Cedefop.

7. Banca europea per gli investimenti (BEI)

Vedi sopra sotto "Casi Star ".

8. Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)

Caso 1303/2007/KM

Il caso 1303/2007/KM riguardava la presunta mancata programmazione di un colloquio da parte dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) prima della data prevista per il parto del candidato. Sebbene non sia stata trovata una soluzione del tutto soddisfacente, il Mediatore ha riconosciuto l'apertura dell'EPSO ad affrontare il problema generale. Tuttavia, ha fatto la seguente osservazione critica:

L'EPSO si è erroneamente rifiutato di programmare l'esame della denunciante, in una data anteriore al 9 febbraio 2007, e ha omesso di trattare correttamente la sua corrispondenza non rispondendo adeguatamente alle sue argomentazioni specifiche in merito alla riprogrammazione dell'esame orale.

In risposta, l'EPSO ha dichiarato che i bandi di concorso sono stati modificati e ora informa i candidati della possibilità di modificare le date delle prove. I candidati potevano quindi chiedere, se ne avevano motivo, di modificare la data dell'esame e, in via eccezionale, di accettare tali richieste. L'EPSO cercherà quindi di trovare una data adatta al candidato, nei limiti dei suoi vincoli organizzativi (disponibilità di traduttori, esami da svolgere durante un certo periodo). Se non potesse accettare la data proposta dal candidato, ne fornirebbe i motivi e proporrebbe una data alternativa. L'EPSO ha inoltre sottolineato di aver modificato le proprie norme e di aver ora rimborsato le spese di viaggio anche per le babysitter e le altre persone che accompagnano i candidati bisognosi di sostegno. Infine, l'EPSO ha dichiarato che il calendario di un determinato concorso sarà chiaramente indicato sul suo sito web per informare i candidati il prima possibile.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva dell'EPSO.

Caso 2116/2007/IP

Il caso 2116/2007/IP riguardava la decisione dell'EPSO di non ammettere la denunciante alle prove pratiche e orali di un concorso generale perché non possedeva un diploma pertinente al settore della segreteria. Non aveva neppure i tre anni di esperienza professionale richiesti dal bando di concorso. Nella sua decisione, il Mediatore ha concluso che la valutazione effettuata dalla commissione giudicatrice rientrava nel suo margine di discrezionalità. Ritiene tuttavia utile fare un'ulteriore osservazione sul fatto che sarebbe stato utile per il denunciante, e conformemente ai principi di buona amministrazione, se l'EPSO avesse fornito al denunciante le stesse informazioni che aveva presentato al Mediatore nel quadro di un'altra indagine da lui condotta [29].

L'EPSO ha risposto che l'ulteriore osservazione in questione riguarda la questione generale delle informazioni che i candidati ai concorsi generali hanno il diritto di ricevere. A tale riguardo, l'EPSO sottolinea di essere assolutamente consapevole dell'importanza di fornire ai candidati che ne facciano richiesta informazioni dettagliate sulla loro non ammissione e/o esclusione dai concorsi generali. Per questo motivo l'EPSO ha incluso la questione della comunicazione con i candidati tra gli obiettivi del suo programma di sviluppo [30].

Il Mediatore accoglie con favore il fatto che l'EPSO riconosca l'importanza di fornire ai candidati informazioni chiare e dettagliate sulla valutazione della loro esperienza accademica e professionale effettuata dalla commissione giudicatrice. Alla luce di quanto precede e delle nuove pratiche descritte dall'EPSO nel suo programma di sviluppo del settembre 2008, non sembrano necessarie ulteriori azioni.

Il Mediatore accoglie con favore le misure adottate dall'EPSO per migliorare le informazioni fornite ai candidati nei concorsi generali.

Causa 99/2008/VIK

Nel caso 99/2008/VIK, il denunciante ha contestato il contenuto di quattro domande nel test di ragionamento verbale di un concorso. Il Mediatore ha rilevato che, includendo una domanda nel test di ragionamento verbale senza garantire che la risposta corretta potesse derivare dal testo sottostante senza lasciare spazio a ragionevoli dubbi, l'EPSO aveva commesso un caso di cattiva amministrazione.

Nel dare seguito all'osservazione critica del Mediatore, le osservazioni dell'EPSO miravano principalmente a contestare le conclusioni del Mediatore. Ad esempio, l'EPSO ha sottolineato che, conformemente alla giurisprudenza pertinente, una questione può essere criticata solo se è manifestamente inadeguata alla luce dello scopo del concorso in questione. L'EPSO ha inoltre affermato che il problema individuato dal Mediatore non costituiva, a suo avviso, una cattiva amministrazione, in quanto non riguardava un caso di irregolarità amministrativa, un abuso di potere o una discriminazione nei confronti dei candidati.

L'EPSO desidera tuttavia assicurare al Mediatore la qualità delle domande nei concorsi generali che organizza. A tal fine, ha spiegato di aver istituito un comitato consultivo indipendente per il controllo della qualità dei prodotti sottoposti a prova. Si tratta di un comitato permanente, incaricato di verificare il contenuto e il livello di difficoltà delle nuove domande, di verificare la qualità della traduzione delle tre versioni linguistiche e di esprimere il proprio parere sull'opportunità di annullare o mantenere le domande criticate dai candidati. Il comitato è competente non solo ex ante per il controllo delle domande a campione, ma anche ex post per le richieste di riesame presentate dai candidati. Nel caso di specie, il comitato consultivo ha confermato la posizione iniziale dell'EPSO in merito alla validità della questione controversa. L'EPSO ha concluso che, in considerazione dell'esistenza del comitato consultivo, che è indipendente dall'EPSO, qualsiasi meccanismo parallelo (come il Mediatore europeo) per monitorare il contenuto delle domande potrebbe creare confusione tra i candidati e, in alcuni casi, portare a pareri contraddittori che sarebbe difficile da conciliare per l'autorità che ha il potere di nomina.

Il Mediatore ha risposto affermando che la decisione dell'EPSO di istituire un comitato consultivo sembrava estremamente sensata. Tale meccanismo di controllo indipendente potrebbe effettivamente contribuire a garantire un'elevata qualità delle domande di prova nei concorsi EPSO. Ha detto che sarebbe interessato a ottenere ulteriori informazioni su questo consiglio. Il Mediatore ha tuttavia sottolineato che l'esistenza del consiglio di amministrazione non limitava in alcun modo il mandato del Mediatore. Spiega che, nel trattare le denunce relative ai concorsi, è consapevole dei poteri discrezionali delle commissioni giudicatrici e li rispetta pienamente. La presente causa, tuttavia, non riguardava tali poteri discrezionali, bensì la questione se fosse possibile trovare la risposta corretta a una questione di prova senza lasciare spazio a ragionevoli dubbi. Ritiene che non sia buona prassi amministrativa includere domande alle quali non è possibile rispondere senza lasciare spazio a ragionevoli dubbi. Il Mediatore ha aggiunto di aver pienamente compreso le preoccupazioni dell'EPSO secondo cui il suo comitato consultivo e il Mediatore potrebbero giungere a conclusioni divergenti. Tuttavia, nel trattare casi come quello in esame, il Mediatore terrebbe ovviamente conto dei pareri di un organismo di esperti indipendente come il comitato consultivo. Sarebbe pertanto molto utile se l'EPSO potesse informarlo della posizione del comitato in tali casi quando risponde a una richiesta di parere su un reclamo di questo tipo.

L'EPSO ha inviato un'ulteriore risposta al Mediatore, nella quale ha preso atto della sua richiesta di essere informato della posizione del comitato consultivo in merito a eventuali denunce future. Per quanto riguarda la presente censura, l’EPSO ha aggiunto di aver mantenuto la sua posizione in merito alla qualità e alla precisione della domanda di test contestata e al ruolo del comitato consultivo nel fornire un controllo ex ante ed ex post della qualità delle domande di test.

La risposta dell'EPSO all'osservazione in questo caso è insoddisfacente e mette in discussione, come fa, il mandato del Mediatore per quanto riguarda la valutazione delle domande relative ai test. Sebbene il Mediatore ritenga ragionevole la decisione dell'EPSO di istituire un comitato consultivo, l'esistenza del comitato non limita il mandato del Mediatore.

Causa 1150/2008/CK

Nel caso 1150/2008/CK, il Mediatore ha formulato un'ulteriore osservazione all'EPSO in merito al trattamento di una domanda di conferma ai sensi del regolamento (CE) ^{n. 1049/2001 [31].} Ciò riguardava il fatto che la Commissione si occupa delle domande di conferma per l'accesso ai documenti in possesso dell'EPSO. Il Mediatore ha espresso dubbi sul fatto che la Commissione possa essere considerata competente, in senso giuridico formale, a emettere decisioni sulle domande di conferma presentate contro il rigetto delle domande iniziali da parte dell'EPSO. Invita l'EPSO ad adottare tutte le misure necessarie, come la presentazione di una proposta pertinente al suo consiglio di amministrazione, al fine di stabilire la sua autonomia nel settore del trattamento delle richieste di accesso ai documenti in possesso dei suoi servizi.

In risposta, l'EPSO ha informato il Mediatore che, al fine di stabilire la suddetta autonomia, i suoi testi di base e il regolamento interno della Commissione avrebbero dovuto essere rivisti. Inoltre, l'EPSO ha espresso il desiderio di continuare a utilizzare i servizi e l'esperienza della Commissione in questo settore. A suo avviso, l'intervento della Commissione nel procedimento offre ulteriori garanzie di obiettività. Tuttavia, l'EPSO ha osservato di essere pronto a discutere ulteriormente la questione. Previo accordo del Mediatore, l'EPSO ha proposto di iscrivere tale questione all'ordine del giorno di una futura riunione del consiglio di amministrazione al fine di consentire al rappresentante del Mediatore di presentare le sue argomentazioni a favore di una futura autonomia nel settore del trattamento delle richieste di accesso ai documenti.

Il Mediatore accoglie con favore la reazione positiva dell'EPSO alla sua ulteriore osservazione.

Causa 1943/2008/BB

Il caso 1943/2008/BB riguardava l'accesso ai test di ammissione di un concorso generale per infermieri, organizzato nei vari Stati membri. Un cittadino maltese si è lamentato perché erano disponibili solo quattro date per sostenere i test di ammissione presso il centro di test di Malta. Il Mediatore ha inoltre osservato all'EPSO che, nel contesto dei futuri concorsi generali, potrebbe prendere in considerazione l'aggiunta di un chiarimento ai bandi di concorso, indicando che la disponibilità di date in determinati centri di prova può essere limitata qualora il numero di candidati che richiedono tale centro di prova sia basso.

L'EPSO ha informato il Mediatore di aver aggiunto i seguenti chiarimenti a un progetto di bando di concorso: "La disponibilità di date per le prove in determinati centri di prova può essere limitata se il numero di candidati che richiedono tale centro di prova è basso"[32]. Al momento della presentazione della sua risposta di follow-up, le istituzioni stavano ancora discutendo l'approvazione di questo progetto. L'EPSO sperava di poterlo includere nei bandi di concorso pubblicati a partire dal 2010.

Il Mediatore accoglie con favore l'utile seguito dato dall'EPSO alla sua ulteriore osservazione.

Causa 397/2009/CK

Nel caso 397/2009/CK, l'EPSO si è scusato con il denunciante per i ritardi nel pagamento delle spese di viaggio sostenute durante la partecipazione a un concorso e si è impegnato a rivedere le sue procedure per effettuare tali rimborsi. Il Mediatore ha formulato un'ulteriore osservazione, invitando l'EPSO a informarlo in merito all'esito della revisione della procedura di rimborso e al calendario per la sua attuazione, comprese informazioni concrete sull'eventuale condivisione di responsabilità e compiti tra l'EPSO e la Commissione.

L'EPSO ha informato il Mediatore che, a metà marzo 2010, insieme all'avvio del nuovo ciclo generale dei concorsi, la decisione relativa al "Contributo finanziario alle spese di viaggio e di soggiorno delle persone invitate a sostenere le prove in un centro di valutazione/test, a sostenere prove scritte e orali e a partecipare a una procedura di selezione organizzata dall'EPSO" sarà pubblicata sul sito web dell'EPSO. Secondo l'EPSO, il fatto che le nuove norme, come l'introduzione di un tasso forfettario, siano più semplificate e più chiare dovrebbe anche portare a una riduzione del tempo necessario per gestire le richieste di contributo finanziario. L'attenzione del Mediatore è stata attirata in particolare sull'articolo 4, che dà all'autorità che ha il potere di nomina la possibilità di concedere eccezioni in casi particolari di candidati con disabilità o esigenze particolari. Per quanto riguarda la ripartizione delle responsabilità e dei compiti tra l'EPSO e la Commissione, l'EPSO ha sottolineato che non sono ancora disponibili informazioni concrete in quanto le discussioni su questo tema sono ancora in corso.

Il Mediatore osserva che le nuove norme relative al rimborso sembrano essere più chiare e di più facile utilizzo e possono portare a una gestione più rapida e meno burocratica delle richieste di contributo finanziario per le spese di viaggio e di soggiorno.

Il Mediatore accoglie con favore la risposta positiva dell'EPSO in questo caso e confida che gli comunicherà informazioni concrete sulla condivisione, se del caso, delle responsabilità e dei compiti tra l'EPSO e la Commissione in questo settore.

9. Agenzia europea per i medicinali (EMA)

Caso 2617/2009/ELB

Nel caso 2617/2009/ELB, il denunciante, un giornalista francese che studia i conflitti di interesse nel settore della sanità pubblica, ha chiesto l'accesso alle dichiarazioni di interessi presentate dagli esperti dell'Agenzia europea per i medicinali (EMA). L'EMA si è offerta di inviare al denunciante, per posta ordinaria, tutte le dichiarazioni di interesse, poiché non esisteva una versione pdf di tali documenti. L’EMA ha indicato che i documenti in questione sarebbero stati disponibili su supporto elettronico non prima del 2010.

Sebbene il Mediatore non abbia avviato un'indagine su questo caso, ha dichiarato che avrebbe seguito i progressi compiuti dall'EMA nell'attuazione del suo impegno a fornire in futuro l'accesso elettronico alle dichiarazioni di interessi degli esperti e avrebbe previsto la possibilità di un'indagine di propria iniziativa su tale questione in un momento opportuno. In tale contesto, ha incoraggiato l'EMA a prendere seriamente in considerazione il suggerimento del denunciante secondo cui, nell'interesse della trasparenza, l'EMA dovrebbe pubblicare online sia una banca dati delle dichiarazioni degli esperti sia un documento in formato pdf che riassuma tutte le dichiarazioni in corso. Il Mediatore ha successivamente chiesto all'EMA di informarlo dei progressi compiuti nel fornire l'accesso elettronico alle dichiarazioni di interessi degli esperti.

Nel luglio 2010 l’EMA ha risposto che l’Agenzia ritiene che un elevato livello di trasparenza delle sue attività sia della massima importanza per adempiere alla sua missione di sanità pubblica e garantire il buon governo. In tale contesto, si è impegnata a rendere pubbliche su Internet le dichiarazioni di interessi degli esperti in formato elettronico. Questo esercizio sarà attuato insieme al lancio del nuovo sito web dell'Agenzia. Il formato elettronico della dichiarazione di interessi degli esperti dovrebbe essere completato quanto prima e incluso nel sito web dell'EMA entro i prossimi sei mesi.

Il Mediatore accoglie con favore gli sforzi compiuti dall'EMA per rendere disponibili tali dichiarazioni per via elettronica e plaude al suo dichiarato impegno a favore della trasparenza.

II. Elenco dei casi in cui è stata formulata un'osservazione critica

Riferimento del caso	Link al testo (IT)	Link al testo (lingua originale)
224/2005/ELB	EN	FR
3222/2005/IP	EN	-
OI/4/2005/GG	EN	-
1748/2006/JMA	EN	-
2400/2006/JF-CONFIDENTIAL	EN	-
OI/7/2006/JF	EN	-
226/2007/MHZ-CONFIDENTIAL	EN	FR
344/2007/(WP)BEH-CONFIDENTIAL	EN	DE
429/2007/PB	EN	DE
491/2007/PB	EN	DE
672/2007/(WP)PB	EN	DE
706/2007/(WP)BEH-CONFIDENTIAL	EN	DE
819/2007/PB-CONFIDENTIAL	EN	DE
1303/2007/(WP)(BEH)KM	EN	DE
1342/2007/FOR	EN	-
2449/2007/VIK	EN	-
3004/2007/BEH-CONFIDENTIAL	EN	DE
3112/2007/MF-CONFIDENTIAL	EN	FR
3199/2007/(WP)(VL)BEH	EN	DE
OI/3/2007/GG	EN	-
70/2008/TS	EN	-
99/2008/VIK	EN	-
1016/2008/JMA-CONFIDENTIAL	EN	-
1059/2008/(WP)VL	EN	DE
1289/2008/MHZ-CONFIDENTIAL	EN	-
1561/2008/RT-CONFIDENTIAL	EN	RO
1890/2008/(CHM)BU	EN	-
1928/2008/TS	EN	-
1935/2008/PER RISERVATEZZA	EN	-
2007/2008/ELB-CONFIDENTIAL	EN	FR
2851/2008/TN	EN	-
3085/2008/GG-CONFIDENTIAL	EN	DE
80/2009/BU	EN	CS
271/2009/VL-CONFIDENTIAL	EN	DE
310/2009/ELB-CONFIDENTIAL	EN	FR

III. Elenco dei casi in cui è stata formulata un'ulteriore osservazione

Reclamo di riferimento	Link al testo (IT)	Link al testo (lingua originale)
791/2005/(IP)FOR	EN	IT
244/2006/(BM)JMA	EN	ES
1748/2006/JMA	EN	-
2400/2006/JF	EN	-
3486/2006/(GK)(ID)RT	EN	EL
488/2007/PB	EN	DE
491/2007/PB	EN	DE
819/2007/PB	EN	DE
834/2007/TN-CONFIDENTIAL	EN	-
1342/2007/FOR	EN	-
1906/2007/VIK	EN	-
2116/2007/PI	EN	IT
2350/2007/RT	EN	-
443/2008/JMA	EN	ES
491/2008/PB	EN	-
1150/2008/(ID)(BU)CK	EN	EL
1179/2008/JF-CONFIDENTIAL	EN	-
1190/2008/DK	EN	-
1537/2008/(TJ)GG	EN	-
1628/2008/TS	EN	-
1874/2008/BB	EN	-
1890/2008/(CHM)BU	EN	-
1935/2008/PER RISERVATEZZA	EN	-
1943/2008/BB	EN	-
2007/2008/ELB-CONFIDENTIAL	EN	FR
2576/2008/(AF)GG	EN	DE
2851/2008/TN	EN	-
2884/2008/(WP)GG	EN	DE
2967/2008/PER RISERVATEZZA	EN	-
80/2009/BU	EN	CS
397/2009/CK	EN	EL
1087/2009/(JMA)MHZ-CONFIDENTIAL	EN	-
OI/2/2009/MHZ	EN	-