DER HINTERGRUND DER BESCHWERDE

1. Die Beschwerdeführerin, eine deutsche Stadt, unterhält eine Partnerschaft mit einer Stadt in Frankreich.

2. Am 28. November 2007 stellte die Beschwerdeführerin bei der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur („EACEA") einen Antrag auf Gewährung eines Zuschusses für ein Projekt im Rahmen des Programms „Europa für Bürgerinnen und Bürger" (2007-2013) der Europäischen Kommission. Dieses Projekt fiel unter Maßnahme 1.1 („Bürgerbegegnungen im Rahmen von Städtepartnerschaften") der Aktion 1 („Aktive Bürger/innen für Europa") des genannten Programms.

3. Am 10. April 2008 teilte die EACEA der Beschwerdeführerin mit, dass ihr Antrag nicht die im Programmleitfaden festgelegten Kriterien erfülle, da das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete Formular „Rechtsträger" fehle.

4. Mit Schreiben vom 23. April 2008 erhob die Beschwerdeführerin Einspruch gegen diese Entscheidung. Sie wies darauf hin, dass im Anschreiben zu ihrem Antrag das Formular „Rechtsträger" explizit als Bestandteil der Anlagen aufgeführt worden sei. Sie bat daher die EACEA um eine nochmalige Prüfung ihres Antrags.

5. Nach einem daraufhin geführten Telefongespräch erklärte sich die EACEA einverstanden, den Antrag noch einmal zu prüfen.

6. Da die Beschwerdeführerin danach keine neuen Informationen erhielt, wandte sie sich am 17. Juli 2008 erneut telefonisch an die EACEA. Bei dieser Gelegenheit wurde ihr mitgeteilt, dass am 3. Juni 2008 eine E-Mail an sie verschickt worden sei. Da diese bei der Beschwerdeführerin nicht eingegangen war, wurde sie von der EACEA nochmals versandt. In dieser E-Mail teilte die EACEA der Beschwerdeführerin mit, dass das Formular „Rechtsträger" bei ihr ordnungsgemäß eingereicht worden sei, dass jedoch das amtliche MwSt.-Dokument fehle und der Antrag deshalb zurückgewiesen werden musste.

7. In einem am 21. Juli 2008 übermittelten Schreiben wies die Beschwerdeführerin nochmals darauf hin, dass alle relevanten Dokumente zusammen mit dem Antrag eingereicht worden seien, ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet.

8. In einem Telefongespräch am 29. Juli 2008 und in einer am 31. Juli 2008 verschickten E-Mail teilte die EACEA der Beschwerdeführerin mit, dass ihr Antrag endgültig abgelehnt worden sei.

9. Mit Schreiben vom 12. September 2008 bat die Beschwerdeführerin die EACEA um eine nochmalige Überprüfung dieser Ablehnung.

DER GEGENSTAND DER UNTERSUCHUNG

10. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte die Beschwerdeführerin im Wesentlichen geltend, dass die EACEA ihren Antrag nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe. Die Beschwerdeführerin verwies darauf, dass das amtliche Dokument, in dem die MwSt.-Nummer ausgewiesen ist, dem Antrag vom 28. November 2007 beigefügt worden sei.

11. Die Beschwerdeführerin forderte, dass die EACEA eine neue Entscheidung zu ihrem Antrag vom 28. November 2007 treffen und diesem stattgeben sollte.

DIE UNTERSUCHUNG

12. Die Beschwerde wurde am 17. September 2008 eingereicht. Am 27. Oktober 2008 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein und ersuchte die EACEA um eine Stellungnahme zur Beschwerde.

13. Die EACEA übermittelte ihre Stellungnahme am 30. Januar 2009. Sie wurde der Beschwerdeführerin übersandt, die am 24. Februar 2009 ihre Anmerkungen dazu einreichte.

DIE ANALYSE UND DIE SCHLUSSFOLGERUNGEN DES BÜRGER-BEAUFTRAGTEN

A. Vorwurf der nicht ordnungsgemäßen Bearbeitung eines Antrags auf Gewährung eines Zuschusses und damit verbundene Forderung

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

14. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte die Beschwerdeführerin im Wesentlichen geltend, dass die EACEA ihren Antrag nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe. Die Beschwerdeführerin verwies darauf, dass das amtliche Dokument, in dem die MwSt.-Nummer ausgewiesen ist, dem Antrag vom 28. November 2007 beigefügt worden sei. Sie forderte, dass die EACEA eine neue Entscheidung zu ihrem Antrag vom 28. November 2007 treffen und diesem stattgeben sollte.

15. Die EACEA verwies in ihrer Stellungnahme auf den relevanten Passus im Programmleitfaden: „Antragsteller, die über eine MwSt.-Nummer verfügen, müssen zusammen mit dem Formular 'Rechtsträger" ein amtliches MwSt.-Dokument vorlegen." Auf diese Anforderung werde in Teil VI (Checkliste) des Antragsformulars wie auch auf dem amtlichen Formular „Rechtsträger" nochmals aufmerksam gemacht.

16. Die EACEA wies darauf hin, dass die Beschwerdeführerin in dem von ihr eingereichten Antrag erklärt hatte, sie verfüge über eine MwSt.-Nummer.

17. Die EACEA erläuterte, dass die Förderfähigkeit aller Anträge für die relevante Phase im Januar 2008 geprüft worden sei. Das Projekt der Beschwerdeführerin sei als nicht förderfähig beurteilt worden, da kein amtliches MwSt.-Dokument zusammen mit dem Formular „Rechtsträger" eingereicht worden sei. Nach der Beurteilung der als förderfähig erachteten Projekte durch unabhängige Sachverständige (in der ersten Februarhälfte 2008) sei am 14. Februar 2008 der EACEA-Bewertungsausschuss zusammengetreten. Er habe die Ergebnisse der Prüfung der Förderfähigkeitskriterien bestätigt.

18. Nach den Schreiben der Beschwerdeführerin von April und Juli 2008 seien die von ihr im November 2007 eingereichten ursprünglichen Dokumente noch einmal von verschiedenen Mitarbeitern der EACEA geprüft worden, die alle bestätigt hätten, dass kein amtliches MwSt.-Dokument mitgeschickt worden sei. Darüber sei die Beschwerdeführerin informiert worden.

19. Die EACEA räumte ein, dass ihr erstes Schreiben vom 10. April 2008 die Beschwerdeführerin zu dem Schluss geführt hätte, es sei das Formular „Rechtsträger", welches fehle. Nach Aussage der EACEA sei diese Annahme mit ihren nachfolgenden Schreiben korrigiert worden, und es seien entsprechende Schritte unternommen worden, um eine solche Konfusion in Zukunft zu vermeiden.

20. Die EACEA betonte, dass die Beschwerdeführerin in keiner Weise nachgewiesen habe, dass das entsprechende Dokument zusammen mit dem Originalantrag eingereicht worden sei. Im Anschreiben mit Datum vom 27. November 2007 sei das amtliche Dokument zur Bestätigung ihrer MwSt.-Nummer nicht angeführt. Außerdem, so betonte die EACEA, habe es die Beschwerdeführerin versäumt, eine vollständige Kopie ihres Antrags einschließlich des betreffenden Dokuments vorzulegen, unter anderem auch beim Bürgerbeauftragten.

21. In ihren Anmerkungen hielt die Beschwerdeführerin ihren Standpunkt aufrecht. Sie führte an, dass Tatsachen wie diejenigen, die zur vorliegenden Beschwerde geführt haben, bei Bürgern und Kommunen ernsthafte Vorbehalte gegenüber Brüssel oder der EU-Verwaltung auslösen würden. Sie hoffe doch sehr, dass solche Probleme zukünftig vermieden werden können und die Antragstellung vereinfacht werde.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten

22. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass beide Parteien darin übereinstimmen, dass im vorliegenden Fall von der Beschwerdeführerin ein amtliches MwSt.-Dokument vorzulegen war.

23. Es trifft zu, dass die EACEA der Beschwerdeführerin zunächst mitgeteilt hatte, dass ihr Antrag deshalb abgelehnt worden war, weil das Formular „Rechtsträger" fehlte. Erst nachdem die Beschwerdeführerin gegen diese Entscheidung Protest eingelegt hatte, änderte die EACEA ihre Herangehensweise und teilte ihr mit, dass nicht das Formular „Rechtsträger" fehle, sondern das amtliche MwSt.-Dokument. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten wäre es angemessen und höflich gewesen, wenn sich die EACEA für den aufgetretenen Fehler entschuldigt hätte. Da jedoch die Beschwerdeführerin zu diesem Punkt keinen speziellen Vorwurf erhoben hat, sieht der Bürgerbeauftragte keine Gründe für weitere Untersuchungen zu diesem Aspekt des Falles.

24. Bei Einleitung der vorliegenden Untersuchung ersuchte der Bürgerbeauftragte die EACEA, eine Kopie des Antrags der Beschwerdeführerin vom 28. November 2007 zur Verfügung zu stellen. Dieser Bitte kam die EACEA nach. Diese übermittelte Kopie enthielt nicht das entsprechende MwSt.-Dokument. Des Weiteren stellte sich heraus, dass in dem von der Beschwerdeführerin an die EACEA gerichteten Anschreiben, in dem die an Letztere übermittelten Dokumente aufgeführt sind, zwar das Formular „Rechtsträger", nicht jedoch das MwSt.-Formular genannt ist.

25. In Anbetracht dessen gelangt der Bürgerbeauftragte zu der Schlussfolgerung, dass die Beschwerdeführerin nicht nachweisen konnte, dass sie das entsprechende MwSt.-Formular an die EACEA übermittelt hat. Es kann daher im vorliegenden Fall kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt werden.

26. In ihren Anmerkungen äußerte die Beschwerdeführerin die Hoffnung, dass solche Probleme zukünftig vermieden werden können und die Antragstellung vereinfacht werde. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die EACEA ihr Verfahren tatsächlich verbessern könnte, um solche Probleme in der Zukunft möglichst zu vermeiden. Es wird daher nachstehend eine weitere Anmerkung angebracht.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

Im vorliegenden Fall konnte kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt werden.

Die Beschwerdeführerin und die EACEA werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt werden.

WEITERE ANMERKUNG

Das von den Antragstellern zu verwendende Antragsformular enthält eine Checkliste (Teil VI des Dokuments). Darin enthalten sind Informationen über die zusammen mit dem Antrag einzureichenden Dokumente. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten könnte es hilfreich sein, in diesem Dokument Kästchen anzubringen, so dass die Antragsteller die Dokumente ankreuzen können, die sie ihrem Antrag beifügen. Alternativ könnten die Antragsteller aufgefordert werden, ihrem Antrag eine komplette Liste aller Dokumente hinzuzufügen, die zusammen mit dem Antrag eingereicht werden.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Straßburg, den 22. April 2009