LE CONTEXTE DE LA PLAINTE

1. Le Centre européen des consommateurs dans le pays en question  (CEC national) est membre du réseau des centres européens des consommateurs. Son objectif spécifique est d'informer les consommateurs de ce pays  sur leurs droits et de les aider dans les questions transfrontalières, y compris les litiges. Le CEC national est subventionné par le gouvernement de ce pays  et par la Commission. En 2005, il avait deux sièges: l'un situé dans une ville autre que la capitale de ce pays  et partagé avec sa structure hôte nationale, et l'autre situé dans la capitale  et indépendant de la structure hôte.

2. La plaignante est une organisation nationale  de défense des consommateurs sans but lucratif. Elle était en 2005 la structure hôte nationale du CEC national, c'est-à-dire qu'elle fournissait au CEC national certains services en matière de gestion du personnel et de comptabilité (le "projet CEC national"). Ces services étaient couverts par une subvention octroyée à la plaignante par la Commission au titre de la convention de subvention n° X du Y  décembre 2004. La convention devait courir du 1^er janvier au 31 décembre 2005, avec une possibilité de renouvellement.

3. Le 30 novembre et le 1^er décembre 2005, la Commission a procédé à un audit ad hoc urgent portant sur les dépenses/la gestion de la subvention. La mission d'audit s'est déroulée dans les bureaux de la plaignante et du CEC national dans une ville autre que la capitale de ce pays  et dans les bureaux du CEC national dans la capitale. Deux des quatre auditeurs étaient des fonctionnaires de la Commission travaillant sur le réseau des centres européens des consommateurs. L'audit a été lancé à la suite d'une plainte introduite par la personne qui était à l'époque directrice du CEC national et qui était également employée à l'époque par la plaignante (Mme A[1]).

4. Le 20 décembre 2005, la Commission a communiqué par courrier aux autorités du pays en question les conclusions préliminaires de l'audit, dans lesquelles elle déclarait que la plaignante ne pourrait plus rester la structure hôte du CEC national. Elle a donc demandé aux autorités du pays en question de désigner une structure hôte alternative pour le CEC national.

5. À la suite de ce courrier, le ministère du pays en question compétent a informé la plaignante de la décision de la Commission de remplacer la structure hôte du CEC national.

6. Le 6 février 2006, la Commission a envoyé le rapport d'audit final à la plaignante et l'a invitée à formuler des commentaires[2]. D'après l'audit, la plaignante aurait enfreint les dispositions de la convention de subvention en réclamant (a) l'éligibilité de certaines dépenses qui ne pouvaient être considérées comme "éligibles" et (b) le paiement de sommes indues.

7. Le 15 mars 2006, la plaignante a envoyé ses commentaires à la Commission. Elle lui a également envoyé ses rapports finaux et techniques sur l'exécution du projet "CEC national" couvert par la subvention.

8. Le 29 mars 2006, la Commission a demandé à la plaignante de clarifier dans les meilleurs délais certains points spécifiques relatifs au rapport technique, ce que la plaignante a fait.

9. Le 13 juin 2006, après que la plaignante lui eut envoyé ses clarifications, la Commission l'a informée (i) que, sur la base des conclusions de l'audit, elle avait décidé de suspendre le paiement du solde de la subvention couverte par la convention; (ii) qu'il lui fallait effectuer des vérifications supplémentaires afin de déterminer avec exactitude le montant des dotations financières auxquelles la plaignante pouvait prétendre; et (iii) qu'elle informerait la plaignante des résultats de ces vérifications. En réponse, la plaignante a demandé le paiement partiel des sommes dues au titre de la convention de subvention et non contestées par les auditeurs. La Commission a refusé.

10. Les 4 et 5 octobre 2006, l'OLAF a effectué une enquête dans les bureaux de la plaignante.

11. La plaignante a saisi le Médiateur européen en janvier 2007.

LE SUJET DE L'ENQUÊTE

12. Au cours de l'enquête, la plaignante a échangé un certain nombre de courriers[3] avec la Commission concernant le sujet de l'enquête. Le Médiateur a tenu compte de cette correspondance dans son enquête.

13. Dans sa plainte originale, la plaignante formule les sept allégations suivantes:

(1) la Commission n'a pas respecté les droits de la plaignante en matière de défense et a violé le principe de bonne administration en informant les autorités du pays en question, avant la conclusion formelle de l'audit et avant de demander à la plaignante ses commentaires à propos des conclusions de l'audit, que la plaignante ne pouvait plus continuer à être la structure hôte du CEC national;

(2) la Commission a fourni des raisons inadéquates pour justifier la suspension du paiement du solde de la subvention ("le paiement");

(3) la Commission a fait preuve d'incohérence lorsqu'elle a demandé à la plaignante des clarifications concernant son rapport (auquel était conditionné le paiement), pour l'informer ensuite que, sur la base des conclusions de l'audit qui avait été effectué quelques mois avant la demande de clarification, le paiement ne pouvait avoir lieu;

(4) la Commission ne l'a pas informée de l'évaluation finale de son dossier, contrairement à ce qu'elle avait déclaré;

(5) la Commission a agi de manière non transparente en confiant la responsabilité de l'audit à un fonctionnaire qui entretenait une relation privilégiée avec l'auteur des accusations contre la plaignante;

(6) la Commission a commis un abus de pouvoir en autorisant un fonctionnaire à révéler le contenu de la lettre qu'elle avait envoyée aux autorités du pays en question à la personne à l'origine des accusations contre la plaignante; et

(7) compte tenu de la relation privilégiée susmentionnée entre le fonctionnaire chargé de l'audit et la personne à l'origine des accusations contre la plaignante, les résultats de l'audit ne sont pas objectifs.

14. Dans sa plainte initiale, la plaignante demande également que la Commission: (i) retire les conclusions de l'audit; (ii) verse à la plaignante le solde de la subvention dû au titre de la convention et majoré des intérêts de retard calculés à partir du 6 mai 2006; (iii) rétablisse le statut de structure hôte du CEC national de la plaignante.

15. En outre, dans ses observations en date du 30 janvier 2008 concernant l'opinion de la Commission, la plaignante invoque un préjudice financier et moral pour lequel elle demande réparation. Étant donné que, dans la lettre qu'elle a envoyée directement à la Commission le 29 janvier 2008, la plaignante a pris contact avec la Commission à propos des préjudices susmentionnés et que la Commission a répondu le 25 février 2008, le Médiateur a décidé d'inclure ces nouvelles revendications dans la présente décision.

16. Dans le courant de l'enquête, la plaignante a fait parvenir au Médiateur une série de lettres échangées avec l'OLAF concernant, en substance, (i) les conclusions de l'enquête de l'OLAF relative à la manière dont la plaignante s'est acquittée de ses obligations au titre la convention de subvention et (ii) l'accès aux documents. Étant donné que la présente enquête ne concerne que le litige avec la Commission et pas avec l'OLAF, le Médiateur n'a pas pris en considération les documents susmentionnés. Rien n'empêche toutefois la plaignante d'introduire auprès du Médiateur une plainte distincte contre l'OLAF, après avoir fait au préalable les démarches administratives auprès de l'Office.

L'ENQUÊTE

17. Le 20 février 2007, le Médiateur a envoyé la plainte à la Commission en lui demandant son opinion. Le 31 mai 2007, la Commission a demandé un report d'échéance pour sa réponse. Elle a soumis son opinion en anglais le 20 septembre 2007 et la traduction française de cette opinion le 15 octobre 2007. Cette traduction a été transmise à la plaignante en vue d'obtenir ses observations, qu'elle a envoyées le 30 janvier 2008.

18. Le 10 juillet 2008, le Médiateur a envoyé à la Commission une proposition de solution à l'amiable en anglais et en a envoyé une copie à la plaignante. Le 1^er août 2008, le Médiateur a communiqué à la plaignante une traduction française de cette proposition. Après avoir demandé trois reports d'échéance pour soumettre sa réponse à la proposition du Médiateur, la Commission a envoyé sa réponse en anglais le 4 décembre 2008. Le 21 janvier 2009, elle a envoyé la traduction française de cette réponse, qui a été transmise à la plaignante en lui demandant ses observations. La plaignante a fait part de ses observations le 25 mars 2009.

L'EXAMEN ET LES CONCLUSIONS DU MÉDIATEUR (Partie I et Partie II)

Partie I

Allégations et revendication sur la base desquelles le Médiateur a soumis deux propositions de solution à l'amiable

A. L'allégation de non-respect du droit à la défense de la plaignante et de violation du principe de bonne administration et allégation d'abus de pouvoir (première et sixième allégations)

Les arguments présentés au Médiateur

19. La plaignante affirme que la Commission n'a pas respecté ses droits à la défense et qu'elle a violé le principe de bonne administration en informant les autorités du pays en question  que la plaignante ne pourrait plus être la structure hôte du CEC national avant la conclusion formelle de l'audit et avant d'avoir invité la plaignante à formuler ses observations sur les conclusions de l'audit (première allégation).

20. À l'appui de cette allégation, la plaignante avance que, le 20 décembre 2005, la Commission: (i) a informé par courrier ("la Lettre") le ministère compétent que les conclusions de l'audit étaient critiques à l'égard de la plaignante et (ii) a confirmé que la plaignante ne pourrait plus être la structure hôte. Ce n'est toutefois que le 7 février 2006 que la Commission a communiqué à la plaignante les conclusions de l'audit en l'invitant à faire part de ses commentaires, ce que la plaignante a fait le 15 mars 2006.

21. En outre, la plaignante allègue que la Commission a commis un abus de pouvoir en autorisant un de ses fonctionnaires à dévoiler le contenu de la lettre envoyée par la Commission aux autorités du pays en question  à Mme A., qui est la personne à l'origine de l'accusation contre la plaignante auprès de la Commission et donc de l'audit qui en a résulté (sixième allégation).

22. À l'appui de cette sixième allégation, la plaignante a présenté la copie d'un courrier électronique daté du 19 décembre 2005, adressé par Mme A. à une tierce personne. Dans ce courrier, Mme A. fait allusion à un extrait de la Lettre. Elle indique que, dans la lettre en question, la Commission déclare ne plus vouloir octroyer le statut de structure hôte à la plaignante et qu'elle demande au ministère du pays en question  de désigner une nouvelle structure hôte. En outre, elle mentionne que le fonctionnaire en question lui a parlé de cette lettre lors d'une conversation téléphonique qu'ils ont eue le même jour, à savoir le 19 décembre 2005.

23. Dans son avis relative à la plainte, la Commission soutient qu'"en raison des contraintes de temps auxquelles est soumis le calendrier financier de la Commission et pour éviter que le financement de l'année 2006 ne soit retardé du fait de la nécessité de trouver une autre structure hôte en accord avec le gouvernement [du pays en question] , il était essentiel que les autorités [de ce pays]  soient informées avant la fin de l'année des réserves de la Commission relatives à l'éligibilité [de la plaignante]".

Pour cette raison, la Commission a envoyé une lettre au ministère de l'économie du pays en question en date du 20 décembre 2005.

24. La Commission a ajouté qu'il était crucial pour la Commission de ne pas laisser les problèmes rencontrés avec un de ses bénéficiaires entraver l'efficacité de l'action visant à renforcer la protection des consommateurs par le biais du CEC national. Aussi, afin d'éviter l'interruption du financement du CEC national, (i) elle a, d'une part, évalué si la convention de subvention était correctement appliquée; et (ii) d'autre part, elle a cherché, d'un commun accord avec les autorités du pays en question, une nouvelle structure hôte pour le CEC national.

25. La Commission a conclu que la plaignante, ayant eu l'opportunité d'envoyer ses commentaires écrits à propos des conclusions de l'audit, avait eu la possibilité de défendre ses droits. Ces commentaires ont été pris en considération dans la décision finale concernant le paiement du solde pour 2005.

26. Pour ce qui est des informations fournies par un fonctionnaire de la Commission au cours d'une conversation téléphonique avec Mme A., la Commission fait remarquer que (i) la divulgation de ces informations a été faite dans le respect des "principes normaux d'ouverture" et qu'aucune information confidentielle n'avait été révélée; que (ii) "les autorités [du pays en question] avaient suggéré que Mme A. soit la future directrice du CEC au sein de la nouvelle structure hôte et que Mme A. avait commencé à se préparer à cette fonction", en conséquence de quoi, l'entretien téléphonique "lui a simplement permis de confirmer qu'effectivement la Commission avait fait part de son intention de travailler avec une autre structure hôte"; et que (iii) la révélation de ces informations n'a en rien affecté la position de la plaignante.

L'analyse préliminaire du Médiateur conduisant à une proposition de solution à l'amiable

27. Le Médiateur observe tout d'abord que, le 30 novembre et le 1^er décembre 2005, la Commission a procédé à un audit interne dans les bureaux de la plaignante  dans une ville autre que la capitale et dans les bureaux du CEC national dans la capitale  afin de vérifier les allégations formulées à l'encontre de la plaignante par la directrice de l'époque du CEC national, en l'occurrence Mme A.

28. Toutefois, la plaignante n'a eu connaissance des conclusions finales des auditeurs qu'en février 2006, date à laquelle un rapport d'audit lui a été envoyé accompagné d'une invitation à faire part de ses commentaires.

29. Il s'ensuit que la Commission, dans la Lettre, ne pouvait faire référence qu'aux conclusions préliminaires des auditeurs quand elle a affirmé que, sur la base de ces conclusions, la plaignante ne pouvait pas continuer à être la structure hôte du CEC national et que les autorités du pays en question  devraient donc désigner une autre structure hôte pour le CEC national. La Commission exprime même le point de vue selon lequel "les conclusions préliminaires de l'audit (...) confortent les services de la Commission dans leur détermination à demander aux autorités [du pays en question]  de désigner un candidat mieux à même d'assumer le rôle de structure hôte que la plaignante" (c'est le Médiateur qui souligne).

30. On ne peut exclure que les conclusions définitives puissent être différentes des conclusions préliminaires. Il n'est donc pas déraisonnable de considérer que les conclusions préliminaires auxquelles la Commission se réfère dans la Lettre et dans son avis ne peuvent être que l'illustration d'une suspicion vis-à-vis de la plaignante. Le fait que la Commission ait exprimé cette suspicion dans sa lettre destinée aux autorités du pays en question, avant que les auditeurs aient rendu leurs conclusions finales, peut avoir eu des conséquences négatives sur la position de la plaignante. Le Médiateur note à cet égard que la plaignante se réfère au préjudice moral qu'elle a subi du fait de la Lettre.

31. Même si, après avoir analysé le rapport d'audit final et la lettre en question[4], le Médiateur a conclu que le contenu de la lettre et les conclusions finales du rapport d'audit ne différaient pas de manière substantielle, il n'en reste pas moins qu'il estime que la plaignante n'aurait pas dû faire l'objet d'un jugement prématuré avant que les auditeurs aient publié leur rapport final. À cet égard, le Médiateur fait référence, par analogie, à la jurisprudence de la Cour de justice en matière de droit de la concurrence[5] et aux récentes conclusions de l'avocat général dans les affaires jointes C-55/07 et C-56/07 concernant la politique sociale. L'affaire susmentionnée et les récentes conclusions exigent, en substance, que les mêmes principes généraux, tels que la présomption d'innocence, soient applicables au droit pénal et aux sanctions appliquées par les autorités administratives[6].

32. Le Médiateur s'inquiète donc du fait que la Commission, se basant sur les seules conclusions préliminaires de ses auditeurs, ait choisi, dès le 20 décembre 2005, de prendre contact par écrit avec les autorités du pays en question  pour les informer de manière catégorique qu'elle ne pouvait plus accepter la plaignante comme structure hôte du CEC national à l'avenir. Dans la même lettre, elle demande aussi aux autorités de désigner une structure hôte alternative.

33. L'affirmation de la Commission selon laquelle la procédure d'audit donnait à la plaignante la possibilité de formuler par écrit ses commentaires à propos des conclusions des auditeurs n'est pas pertinente dans le contexte susmentionné, puisque la Commission fait référence aux observations de la plaignante concernant les conclusions finales des auditeurs, que la plaignante n'a pu soumettre qu'après le 6 février 2006. Avant l'envoi de la Lettre, la plaignante n'a eu aucune possibilité de se défendre oralement ou par écrit.

34. La Commission avance, pour justifier cet état de fait, les motifs suivants.

Premièrement, elle estime qu'elle est libre "d'échanger avec les autorités [du pays en question] ses points de vue relatifs à l'éligibilité de [la plaignante] à continuer à percevoir le financement communautaire en tant que structure hôte du CEC [du pays en question], lesquelles autorités cofinancent le projet avec la Commission."

Deuxièmement, il lui fallait planifier ses dépenses budgétaires pour l'année 2006, ce qui explique pourquoi elle devait s'adresser aux autorités du pays en question  avant la fin 2005 afin de garantir la continuité du financement octroyé au CEC national. La Commission se réfère donc aux principes de bonne administration.

35. Le Médiateur ne peut pas accepter cette justification.

En ce qui concerne le premier motif avancé par la Commission, cette dernière affirme que sa déclaration catégorique contenue dans la Lettre, selon laquelle elle ne pouvait plus accepter la plaignante comme structure hôte à l'avenir et que sa requête concernant la désignation par les autorités du pays en question  d'une structure hôte alternative[7], constitue simplement "un échange de points de vue". Le Médiateur ne peut pas souscrire à l'interprétation de la Commission et pense que ce courrier représente certainement bien plus qu'un simple échange de vues.

36. Pour ce qui est du deuxième motif avancé par la Commission, le Médiateur estime que l'objectif avancé, aussi raisonnable soit-il, ne peut en aucun cas être atteint au détriment des droits de la défense de la plaignante. Ces droits, dérivés du droit à un procès équitable garanti par l'article 6 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales, constituent un droit fondamental faisant partie intégrante des principes généraux du droit sur lesquels repose l'Union (article 6, paragraphes 1 et 2, du traité sur l'Union européenne).

37. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur est d'avis que l'on pourrait considérer comme un cas de mauvaise administration le fait que la Commission ait envoyé la Lettre (i) avant que les auditeurs aient publié leurs conclusions finales et (ii) avant d'avoir entendu la plaignante.

38. En outre, le Médiateur ne peut pas non plus accepter l'explication de la Commission concernant l'entretien téléphonique entre Mme A. et le fonctionnaire de la Commission. Premièrement, le Médiateur fait remarquer que, conformément à ce qui a été dit au paragraphe 35 ci-dessus, c'est la plaignante et personne d'autre qui aurait dû être avisée en tout premier lieu de la décision de la Commission affectant son statut de structure hôte. Personne d'autre n'aurait dû en être informé. Le Médiateur estime donc que l'entretien téléphonique en question peut constituer un deuxième cas de mauvaise administration.

39. À cet égard, le Médiateur fait observer qu'il ressort de la lettre envoyée par la plaignante à la Commission le 29 janvier 2008 et des observations formulées le lendemain, que la plaignante réclame des dommages et intérêts pour préjudice moral et financier concernant la présente allégation. La plaignante déclare que si la Commission l'avait informée plus tôt de sa décision de ne plus l'accepter comme structure hôte, il lui aurait été possible de réduire les frais liés à la fermeture du CEC national, dont le montant s'élevait à 43 000 euros. Dans sa réponse du 25 février 2008, la Commission n'a pas fait allusion aux dommages et intérêts précités.

40. La plaignante n'étaye toutefois pas ses observations d'éléments indiquant comment elle est arrivée au montant indiqué plus haut en calculant ses pertes et n'a pas apporté d'explications supplémentaires concernant les dommages et intérêts qu'elle réclame.

41. Le Médiateur considère néanmoins que, à la lumière de sa conclusion préliminaire selon laquelle il pourrait y avoir dans cette affaire deux cas de mauvaise administration s'agissant des première et sixième allégations, la Commission et la plaignante pourraient trouver une solution adéquate dans le cadre de leur contacts directs et se mettre d'accord sur le montant exact de la compensation que réclame la plaignante en conséquence des cas de mauvaise administration cités plus hauts. Le Médiateur a donc soumis la (première) proposition de solution à l'amiable suivante:

La Commission pourrait envisager de payer à la plaignante une compensation adéquate pour couvrir les pertes qu'elle affirme avoir subies du fait d'avoir été informée tardivement que la Commission ne l'accepterait plus comme structure hôte à compter de 2006.

Les arguments présentés au Médiateur après la proposition de solution à l'amiable

42. La Commission a réaffirmé que les droits de la défense de la plaignante avaient été respectés au cours du processus d'audit. Elle a également précisé que la plaignante avait été interrogée au cours de l'audit et que ses commentaires avaient été pris en compte dans les conclusions préliminaires des auditeurs. De plus, la plaignante a eu la possibilité de soumettre ses commentaires concernant les conclusions définitives des auditeurs, ce qu'elle a fait le 15 mars 2006. Ces derniers commentaires ont été pris en considération pour décider du dernier paiement à la plaignante dans le cadre de la subvention pour 2005.

43. La Commission a soutenu qu'il n'était pas nécessaire de donner à la plaignante l'opportunité d'exprimer son avis avant d'envoyer la Lettre aux autorités du pays en question. Tout d'abord, cette Lettre a été envoyée dans le contexte de relations bilatérales entre la Commissions et les autorités d'un État membre en tant qu'autorité de cofinancement du  CEC national. C'est l'État membre qui décide qui désigner en tant que structure hôte nationale, et les autorités du pays en question  devaient être informées (bien qu'en dernière minute en 2005) de la situation de la plaignante afin de pouvoir décider d'une structure hôte alternative pour 2006. Deuxièmement, les autorités du pays en question  avaient déjà conscience, avant la réalisation de l'audit, des difficultés rencontrées par la plaignante pour gérer le CEC national  et du problème relatif à l'indépendance de la directrice du  CEC  national.

44. La Commission a fait valoir que les principes de bonne gestion financière lui imposaient de suspendre la subvention en attendant les résultats de l'audit, dont les conclusions préliminaires avaient suscité des inquiétudes vis-à-vis de la plaignante. La Commission a cependant admis que la Lettre n'avait pas été rédigée de façon suffisamment précise, dans la mesure où elle n'aurait pas dû laisser entendre que cette suspension était permanente. La Lettre aurait dû uniquement mentionner la suspension pour 2006.

45. En ce qui concerne l'entretien téléphonique, la Commission a souligné qu'à l'époque, les autorités du pays en question  avaient déjà suggéré que Mme A. soit la future directrice du CEC national au sein de la nouvelle structure hôte. Cet entretien téléphonique avait pour seul but d'obtenir la confirmation de cette information. La Commission a cependant admis qu'il aurait été préférable de faire référence à "une personne téléphonant pour obtenir des informations"[8] concernant le choix d'une structure hôte par les autorités du pays en question.

46. Au vu de ce qui précède, la Commission a jugé opportun de communiquer directement à la plaignante sa position exprimée ci-dessus, et ce dans un courrier distinct du 28 novembre 2008 (dont une copie a été jointe à la réponse de la Commission).

47. En ce qui concerne la première proposition de solution à l'amiable du Médiateur, à savoir de verser à la plaignante une compensation financière, la Commission s'est référée à la jurisprudence établie en matière de responsabilité non contractuelle de la Communauté pour les préjudices causés à des personnes du fait d'une violation du droit communautaire attribuable à une institution ou un organe de la Communauté conformément à l'article 288, paragraphe 2, du traité CE. Selon cette jurisprudence, la Communauté peut devoir assumer une responsabilité non contractuelle si les trois éléments suivants sont tous réunis: (i) comportement illicite de la part de l'institution concernée (la violation des dispositions légales doit être suffisamment grave et ces dispositions légales accordent des droits aux personnes); (ii) un préjudice démontré et (iii) l'existence d'une relation de cause à effet entre le comportement et le préjudice en question. Comme l'a fait remarquer le Médiateur, la plaignante n'a pas apporté la preuve du préjudice financier et moral prétendument subi. Elle aurait en outre dû avoir conscience, à la suite de ses contacts avec les autorités du pays en question  avant et après l'introduction de sa demande de subvention pour 2006 (l'échéance pour les demandes était le 21 octobre 2005, et aucune décision n'a été prise avant le 20 décembre 2005), que ces autorités n'avaient pas l'intention de la désigner comme structure hôte du CEC national en 2006.

48. Au vu de ce qui précède, la Commission a refusé de verser une compensation financière à la plaignante. Elle a considéré que le fait de verser une compensation financière à une plaignante qui savait faire l'objet d'une enquête pour fautes de gestion graves n'était pas conforme aux principes d'une bonne gestion financière. Les conclusions définitives des auditeurs et l'OLAF ont confirmé par la suite cette mauvaise gestion.

L'analyse du Médiateur après sa première proposition de solution à l'amiable

49. Le Médiateur note avec satisfaction que, dans son avis, la Commission a admis ses erreurs dans le présent dossier et qu'elle a en outre eu la courtoisie d'adresser une lettre distincte à la plaignante à cet égard.

50. Il s'étonne cependant que la Commission n'ait admis ses erreurs qu'en termes de manque d'équité et en ce qui concerne la conversation téléphonique avec Mme A. S'il est vrai que le comportement de la Commission auquel fait référence le deuxième constat de mauvaise administration du Médiateur relatif à cette conversation téléphonique (paragraphe 38 ci-dessus) peut être perçu comme injuste envers la plaignante, le premier constat de mauvaise administration relatif à la Lettre concerne clairement la violation (i) du droit de la défense de la plaignante et (ii) du principe de présomption d'innocence de la plaignante au cours de cette procédure, qui a abouti à la pénalisation de la plaignante.

51. Le fait (a) que l'OLAF et les auditeurs aient confirmé la mauvaise gestion financière de la plaignante après l'envoi de la lettre et (b) que la plaignante avait conscience de faire l'objet d'une enquête au moment de l'envoi de la Lettre ne remet en question ni le droit de la défense de la plaignante, ni la présomption de son innocence. Il est indiscutable que le directeur de la plaignante a été entendu par les auditeurs au cours de l'audit, comme de nombreuses autres personnes travaillant sur le projet CEC national. Il a cependant été entendu en tant que "témoin" et non en tant qu'"accusé" dans le cadre de l'audit. Il n'a pu présenter la défense de la plaignante que le 15 mars 2006, après que la Commission lui eut communiqué les conclusions définitives des auditeurs.

52. En déclarant dans la Lettre que la plaignante ne pourrait pas être acceptée comme structure hôte à l'avenir (c'est-à-dire ne plus jamais), la Commission a sanctionné la plaignante avant qu'elle ait eu la possibilité de se défendre. Il apparaît que c'est la Commission qui a le dernier mot concernant le choix de la structure hôte, et non les autorités du pays en question. Cela semble être le cas même si, comme l'avance la plaignante dans ses dernières observations, les autorités du pays en question  ne soumettent qu'un seul candidat à la Commission. Si la Commission a annoncé dans la Lettre que la plaignante n'était plus acceptable en tant que structure hôte, les autorités du pays en question  n'avaient pas besoin de clarifier la situation de la plaignante. C'est d'autant plus vrai au vu de la réponse formulée par la Commission à la proposition de solution à l'amiable, qui a révélé que ces autorités (i) avaient conscience des problèmes de gestion de la plaignante avant l'envoi de la Lettre et (ii) n'avaient pas l'intention de désigner la plaignante comme structure hôte en 2006.

53. Enfin, le fait que la Lettre ait été envoyée aux autorités du pays en question  dans le cadre de leurs relations bilatérales avec la Commission pour le projet CEC national ne prive pas la plaignante de son droit à la défense, puisque celle-ci était impliquée dans ces relations.

54. Au vu de ce qui précède, le Médiateur confirme ses constats initiaux de mauvaise administration.

55. Comme le Médiateur l'a noté dans sa proposition de solution à l'amiable, la plaignante n'a pas apporté, dans ses observations relatives à l'avis de la Commission, la preuve du préjudice moral et financier subi. Cela n'exclut pas qu'elle aurait pu le faire si elle avait été contactée par la Commission. L'expérience du Médiateur montre que des négociations directes entre l'institution concernée et le plaignant sont parfois la façon la plus efficace de résoudre les demandes en dommages et intérêts. Le Médiateur a donc invité la Commission à examiner ces revendications par des contacts directs avec la plaignante et à réfléchir ensuite au montant de la compensation. Il a également déclaré qu'en adoptant cette approche la Commission témoignerait d'une attitude d'ouverture citoyenne.

56. Le Médiateur regrette que la Commission n'ait pas pris contact avec le directeur de la plaignante pour convenir avec lui de la façon dont elle pourrait corriger les cas de mauvaise administration identifiés. Au vu des réponses soumises par la Commission au cours de cette enquête, et notamment de son insistance sur le fait que l'audit final a conclu à des irrégularités de gestion dans le chef du CEC national et que l'OLAF a confirmé ces conclusions, le Médiateur ne pense pas qu'il existe une probabilité réaliste pour qu'un projet de recommandation de compensation à verser à la plaignante aboutisse. Il serait donc inutile de prolonger cette enquête. Le Médiateur décide dont de clôturer cet aspect du dossier sur les remarques critiques reprises ci-dessous.

B. Demande de rétablissement de la plaignante dans la fonction de structure hôte

Les arguments présentés au Médiateur

57. La plaignante demande que la Commission la rétablisse dans sa fonction de structure hôte du CEC national.

58. Dans son propre avis, la Commission affirme que la plaignante a éprouvé des difficultés "insurmontables" à assurer une exécution correcte et financièrement saine de la convention de subvention signée avec la Commission. Il aurait été imprudent et contraire aux principes de bonne gestion financière que la plaignante reste bénéficiaire du projet CEC. En outre, la plaignante n'était pas titulaire d'un droit à être désignée bénéficiaire des fonds communautaires pour 2006 par les autorités du pays en question  et n'avait aucune raison légitime d'espérer cette désignation.

L'analyse préliminaire du Médiateur quant à la demande d'être désignée structure hôte, conduisant à une deuxième proposition de solution à l'amiable

59. Selon l'avis de la Commission et ainsi qu'indiqué dans la lettre datée du 4 octobre 2007 qu'elle a envoyée à la plaignante, l'OLAF n'a détecté aucune activité frauduleuse de la part de la plaignante. Il a toutefois décelé une mauvaise administration des fonds communautaires, dans la mesure où les activités de la plaignante n'étaient pas distinctes de ses activités en tant que structure hôte du CEC national du point de vue financier et du point de vue de la gestion. Le Médiateur prend note à cet égard de l'argument de la plaignante qui attribue cette situation au fait que la Commission et elle-même ont une interprétation différente de ses missions au niveau national et au niveau transfrontalier en tant que structure hôte du CEC national.

60. À la lumière de ce qui précède, il serait disproportionné "d'exclure" que la plaignante puisse à nouveau avoir le statut de structure hôte à l'avenir. Le Médiateur a donc soumis la deuxième proposition de solution à l'amiable suivante:

La Commission pourrait clarifier sa position concernant la possibilité, pour la plaignante, de retrouver à l'avenir le statut de structure hôte.

Les arguments présentés au Médiateur après sa proposition de solution à l'amiable

61. La Commission a fait valoir que les subventions couvrant les activités des structures hôtes étaient accordées annuellement et que la sélection des bénéficiaires n'était pas automatique. Les demandes de subvention sont évaluées au cas par cas. Elles sont envoyées chaque année à la Commission et accompagnées d'un courrier officiel de l'État membre concerné désignant la structure hôte. Par conséquent, le fait que la plaignante ait été structure hôte en 2005 ne lui permettait pas de supposer qu'elle serait sélectionnée pour 2006.

62. La Commission n'a cependant pas exclu la possibilité, pour la plaignante, de présenter sa candidature pour devenir structure hôte dans les années à venir.

L'analyse du Médiateur après sa proposition de solution à l'amiable

63. Le Médiateur prend note du fait que, dans sa lettre à la plaignante du 28 novembre 2008, la Commission a affirmé: (i) que les autorités du pays en question  étaient libres de désigner la structure hôte pour l'année suivante, y compris la plaignante[9]; et (ii) que la Commission évaluerait ensuite les mérites de chaque candidat.

64. Même si, comme le suggère la plaignante dans ses observations relatives à la réponse de la Commission à la solution à l'amiable, les autorités du pays en question  devaient ne proposer qu'un seul candidat, on peut considérer que la déclaration de la Commission reprise ci-dessus implique que la plaignante ne serait pas inéligible en tant que structure hôte du CEC national à l'avenir.

65. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que la Commission a réagi positivement à cet aspect du présent dossier, même si elle aurait pu être plus précise.

Partie II

Allégations et revendications restantes

C. Raisons prétendument inadéquates pour justifier la suspension du paiement (deuxième allégation)

66. La plaignante affirme que la Commission a donné des raisons inadéquates pour justifier la suspension du paiement du solde de la subvention.

67. La plaignante se réfère à la lettre de la Commission du 13 juin 2006 dans laquelle celle-ci invoque l'attente des conclusions de l'audit pour justifier la suspension du paiement. Elle déclare que la Commission ne pouvait raisonnablement pas agir de la sorte, puisque rien dans le rapport d'audit ne recommandait la suspension du paiement[10].

68. Dans son avis, la Commission explique que sa décision de suspendre les paiements en question se fonde sur l'article II.16.2 de la convention de subvention. Cet article dispose que "[l]a Commission peut également suspendre ses paiements à tout moment en cas de violation avérée ou présumée, par le bénéficiaire, des dispositions de la convention, notamment à la suite des résultats des audits et des contrôles prévus à l'article II.19."

69. La Commission s'est en outre référée à l'article II.19, point 5, qui prévoit la possibilité pour l'OLAF d'effectuer des contrôles et vérifications sur place, et a déclaré qu'elle suspendait le paiement en question "afin de pouvoir prendre en compte les conclusions de l'enquête de l'OLAF". En outre, la Commission a estimé que, étant donné que son audit de novembre/décembre 2005 a émis des doutes sur l'éligibilité de l'intégralité des frais de personnel pour lesquels la plaignante avait introduit une demande de remboursement pour l'année 2005, il aurait été contraire aux principes de bonne gestion de ne pas suspendre le paiement.

L'analyse du Médiateur

70. Le Médiateur se demande pourquoi la Commission n'a fait référence à l'audit que le 13 juin 2006, lorsqu'elle a présenté les raisons de sa décision de suspendre le paiement en question, si l'OLAF avait déjà commencé son enquête en mars 2006. D'après la Commission, cette enquête constituait effectivement la raison de la suspension. Ainsi que la plaignante l'a fait remarquer à juste titre, les auditeurs n'ont formulé dans leur rapport final aucune recommandation allant dans le sens d'une suspension.

71. Néanmoins, le Médiateur estime que la Commission a complété l'exposé des motifs qu'elle avait présenté le 13 juin 2006 pour justifier sa décision de suspendre le paiement en question, une première fois dans la lettre qu'elle a envoyée à la plaignante le 3 avril 2007 et une seconde fois dans son avis sur la plainte, où elle se réfère à l'enquête de l'OLAF et aux dispositions pertinentes de la convention de subvention. En conséquence, ce volet de la plainte n'appelle plus d'informations complémentaires.

D. Incohérence présumée (troisième et quatrième allégations)

72. La plaignante affirme que la Commission a fait preuve d'incohérence (i) en lui demandant, le 29 mars 2006, de clarifier certains points relatifs au rapport technique d'exécution du projet "CEC national" en 2005 aux fins du paiement du solde et (ii) en l'informant ensuite que, sur la base des conclusions de l'audit qui avait été effectué quelques mois avant la demande de clarification, le paiement ne pouvait avoir lieu (troisième allégation).

73. La plaignante rappelle à cet égard que, le 6 février 2006, la Commission lui a communiqué les conclusions de l'audit qui avait été effectué en novembre/décembre 2005. Par la suite, le 29 mars 2006, elle a demandé à la plaignante de clarifier certains points spécifiques concernant son rapport final d'exécution du projet "CEC national" couvert par la subvention qu'elle avait entre-temps fait parvenir à la Commission. Aussi, le 29 mars 2006, la Commission avait déjà connaissance des conclusions de l'audit. La plaignante se demande donc pourquoi, si ces conclusions étaient à la base de la décision de la Commission de suspendre le paiement, la Commission lui a demandé des clarifications, alors qu'elle savait parfaitement que le paiement ne pouvait avoir lieu.

74. La plaignante fait également valoir que la Commission ne l'a pas informée de l'évaluation finale de son dossier, contrairement à ce qu'elle avait déclaré dans ses lettres (quatrième allégation).

75. La plaignante se réfère en outre aux lettres de la Commission du 13 juin et du 8 août 2006, qui contiennent respectivement les déclarations suivantes: "[n]ous vous (...) ferons part des résultats de notre évaluation finale dans les prochaines semaines" et "[n]ous sommes sur le point de terminer l'évaluation de votre dossier". À cet égard, la plaignante déclare que, à la date où elle a introduit sa plainte auprès du Médiateur, elle n'avait toujours pas reçu les résultats de cette évaluation.

76. En ce qui concerne la troisième allégation, la Commission indique dans son avis que, conformément à l'article II.15.4 de la convention de subvention, elle est habilitée à réclamer au bénéficiaire tout complément d'information qu'elle juge nécessaire pour permettre l'approbation du rapport. Elle indique également que la correspondance à laquelle la plaignante se réfère pour formuler sa première allégation d'incohérence était destinée à vérifier que les actions dont la plaignante réclamait le paiement avaient été réalisées conformément au programme de travail convenu entre la plaignante et la Commission. La Commission ajoute qu'elle ne voit dans cette correspondance aucun signe d'incohérence.

77. En ce qui concerne la quatrième allégation, la Commission avance l'argument qu'il aurait été inadéquat de fournir à la plaignante une évaluation finale de son dossier avant de connaître les résultats des enquêtes en cours de réalisation par l'OLAF. La Commission rappelle que l'OLAF l'a informée qu'il avait terminé son enquête le 16 juillet 2007.

L'analyse du Médiateur

78. L'article II.15.4 de la convention de subvention auquel la Commission fait référence dispose que "le [p]aiement du solde, qui ne peut être renouvelé, intervient après la fin de l'action sur la base des coûts réellement encourus par le bénéficiaire pour la réalisation de l'action. (...) le bénéficiaire soumet une demande de paiement du solde accompagnée des documents suivants (...) À la réception de ces documents, la Commission dispose du délai d'examen mentionné [à] l'article I.4 pour: -approuver le rapport final sur la réalisation de l'action; -demander au bénéficiaire des pièces justificatives ou tout complément d'information qu'elle juge nécessaire pour permettre l'approbation des rapports; -rejeter le rapport et demander la soumission d'un nouveau rapport. (...)."

79. Le 13 juin 2006, la Commission a décidé de suspendre le paiement du solde dû. Aussi, bien que le paiement ait été suspendu en raison de l'enquête de l'OLAF (qui a commencé en mars 2006) et de l'attente des conclusions de l'audit (qui ont été connues en février 2006), la suspension du paiement n'avait pas encore été décidée au moment de la demande de clarification. Le paiement du solde n'était donc pas exclu.

80. Par conséquent, la demande de clarification introduite en vertu de l'article II.15.4 de la convention de subvention était raisonnable et cohérente. De plus, le paiement du solde a finalement eu lieu en octobre 2007.

81. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne voit aucun cas de mauvaise administration pour ce qui concerne la troisième allégation.

82. Dans sa lettre du 13 juin 2006, la Commission déclare qu'elle informerait la plaignante de son évaluation dans les semaines suivantes. Dans sa lettre du 8 août 2006, elle déclare que cette évaluation est en cours de finalisation. Le Médiateur se doit de faire remarquer que les déclarations énoncées ci-dessus de la Commission à la plaignante font en réalité référence à l'enquête de l'OLAF, sur le calendrier de laquelle la Commission n'avait évidemment aucune prise.

83. Le Médiateur comprend néanmoins le point de vue de la Commission selon lequel il aurait été inapproprié de donner à la plaignante une évaluation finale de son dossier avant de connaître les conclusions des enquêtes en cours de réalisation par l'OLAF. Il note que, lorsque la Commission a été informée par l'OLAF des conclusions de ces enquêtes, elle a versé le solde dû à la plaignante.

84. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne voit aucun cas de mauvaise administration pour ce qui concerne la quatrième allégation.

E. Manque présumé de transparence (cinquième et septième allégations)

Les arguments présentés au Médiateur

85. La plaignante affirme que la Commission a agi de manière non transparente, en confiant la responsabilité de la réalisation de l'audit à un fonctionnaire qui entretenait une relation privilégiée avec Mme A., l'auteur des accusations contre la plaignante (cinquième allégation).

86. La plaignante soutient également que, à la lumière de la relation privilégiée dont il a été question ci-dessus, les résultats de l'audit n'étaient pas objectifs (septième allégation).

87. À l'appui de ses allégations, la plaignante affirme qu'une autre organisation du pays en question (W) faisait pression auprès de l'administration du pays en question et de la Commission afin de démontrer qu'elle (W) était mieux placée que la plaignante pour être la structure hôte du CEC national. D'après la plaignante, dans ses échanges avec la Commission, l'auteur des accusations contre la plaignante, en l'occurrence Mme A., a agi au nom de W. Mme A. était entre-temps devenue la nouvelle directrice du CEC national.

88. Dans son avis, la Commission déclare qu'elle n'a pas de raison de penser qu'il puisse exister une quelconque relation privilégiée entre Mme A. et l'un ou l'autre des fonctionnaires de la Commission saisis du dossier en question. Les contacts entre les directeurs locaux des centres européens des consommateurs ("CEC") et les fonctionnaires de la Commission en charge des questions relatives à ce genre de centres sont pratique courante. Il n'y a donc aucune raison de penser que la présence de deux fonctionnaires de l'unité chargée du réseau des CEC parmi les quatre auditeurs ait faussé l'audit ou le rapport d'audit.

L'analyse du Médiateur

89. L'audit interne effectué par la Commission était, comme l'indique le rapport d'audit, de nature "exceptionnelle" et n'a apparemment pas été mené par le service d'audit interne de la Commission.

90. Néanmoins, le Médiateur estime utile de se référer au code de déontologie de l'audit élaboré par l'Institut (américain) des auditeurs internes[11], auquel la Commission elle-même fait référence dans sa Charte de mission du service d´audit interne[12].

"Code d'éthique, règles de conduite, objectivité

2.1 [Les auditeurs internes] ne doivent pas prendre part à des activités ou établir des relations qui pourraient compromettre ou risquer de compromettre le caractère impartial de leur jugement. Ce principe vaut également pour les activités ou relations d'affaires qui pourraient entrer en conflit avec les intérêts de l'organisation [faisant l'objet de leur audit]."

"(...) les qualifications et les compétences des auditeurs internes et des spécialistes disponibles pour participer à l'enquête devraient faire l'objet d'une évaluation afin de garantir que les missions d'audit sont dirigées par des personnes possédant le type et le niveau de savoir-faire technique requis. Cela devra englober des gages quant aux qualifications professionnelles, aux licences, à la réputation et au fait qu'il n'existe aucune relation avec les personnes faisant l'objet de l'enquête ni avec aucun des employés ou dirigeants de l'organisation." (c'est le Médiateur qui souligne).

Le Médiateur fait remarquer que la phrase soulignée précise "aucune relation".

91. À la lumière de ce qui précède, il n'est pas déraisonnable de se demander si un audit peut être transparent s'il existe une relation entre les auditeurs impliqués et un employé licencié par l'organisation faisant l'objet de l'audit en question. Cette observation est valable même si la relation concernée n'est que professionnelle. Les preuves rassemblées dans le cadre de la présente enquête n'ont pas révélé un manque d'objectivité dans le chef des auditeurs. De plus, le Médiateur note que, selon la Commission, l'OLAF est arrivé en substance aux mêmes conclusions que les auditeurs internes de la Commission après son enquête relative à la plaignante.

92. En conséquence, le Médiateur estime que ce volet de la plainte n'appelle plus d'informations complémentaires.

F. Demande que la Commission (i) retire les conclusions de l'audit et (ii) verse le solde de la subvention

Les arguments présentés au Médiateur

93. La plaignante demande que la Commission: (i) retire les conclusions de l'audit, et (ii) verse à la plaignante le solde de la subvention dû au titre de la convention et majoré des intérêts de retard calculés à partir du 6 mai 2006.

94. En réponse à ces revendications, la Commission se réfère aux conclusions de l'enquête de l'OLAF et déclare, à nouveau, que l'OLAF confirme les conclusions des auditeurs. Dans ses commentaires sur le rapport d'audit, la plaignante n'a pas contesté la principale conclusion des auditeurs, selon laquelle elle a rencontré des difficultés à appliquer "pleinement et correctement" les dispositions de l'article 1.10.98 de la convention de subvention. Cet article stipule que "(...) le directeur doit gérer le [CEC national] avec efficacité en étant responsable de toute la gestion administrative, financière et politique." L'indépendance de la directrice du CEC national est un élément crucial de l'action conjointe, puisqu'elle contribue à la transparence de l'action par le biais d'une distinction entre les activités du CEC et celles de la structure hôte.

95. Dans les observations qu'elle a formulées à propos de l'avis, la plaignante a informé le Médiateur du fait que la Commission avait versé le solde. Cependant, dans sa lettre du 29 janvier 2008 adressée à la Commission, dont une copie a été annexée à ses observations, la plaignante affirme que les calculs financiers de la Commission se basent uniquement sur les éléments fournis par Mme A. Elle avance également certaines propositions financières à cet égard et réclame le versement d'intérêts pour paiement "tardif" du solde.

L'analyse par le Médiateur de la demande de retrait des conclusions de l'audit

96. Le Médiateur fait d'abord remarquer que, d'après la Commission, l'OLAF a confirmé les conclusions de ses auditeurs. En outre, même si ces conclusions se basaient sur les éléments soumis par Mme A., cela ne signifierait pas nécessairement qu'elles ne sont pas correctes. De plus, ainsi qu'indiqué au paragraphe 91 ci-dessus, la plaignante n'a pas réussi à prouver que ces conclusions n'étaient pas objectives. Par conséquent, le Médiateur estime que cette revendication ne peut être jugée recevable.

L'analyse par le Médiateur de la revendication relative au versement du solde et au paiement d'intérêts

97. D'après la plaignante, la Commission a effectué le paiement du solde dans le courant de la présente enquête.

98. Dans sa lettre à la plaignante datée du 25 février 2008, la Commission a déclaré que ses services financiers allaient encore réexaminer le montant à payer à la plaignante concernant la publication de son  bulletin.

99. En outre, du point de vue de la Commission, exprimé dans son avis et dans ses lettres adressées à la plaignante le 15 juin 2007 et le 25 février 2008, la suspension du paiement (a) était, en résumé, due au fait que l'OLAF avait commencé son enquête, et (b) était entrée en vigueur avant l'expiration du délai fixé pour le paiement. À ce titre, elle était conforme à la convention de subvention.

100. Le Médiateur suppose, à la lecture de la revendication de la plaignante, que cette dernière considère la suspension comme un retard de paiement.

101. Comme indiqué à l'article I.4.3 auquel la Commission se réfère, "(...) Le délai de paiement [représentant le solde de la subvention] peut être suspendu par la Commission conformément à l'article II.16.2".

Ainsi qu'il ressort de l'article II.16.2 auquel la Commission s'est aussi référée, "[l]a Commission peut (...) suspendre ses paiements à tout moment (...) à la suite des résultats des audits et des contrôles (...). Le délai de paiement restant recommencera à courir (...) à la fin de la période de suspension, telle que notifiée par la Commission."

Comme il ressort de l'article II.16.3, "[l]a suspension de paiement par la Commission ne peut être considérée comme un retard de paiement".

102. Le Médiateur constate donc que, dans ses observations relatives à cet avis, la plaignante ne conteste pas que: (i) la suspension du paiement du solde par la Commission qui avait été décidée en raison de l'enquête de l'OLAF n'était pas contraire à la convention de subvention, ou que (ii) la Commission a suspendu le paiement dans le délai de 45 jours prévu dans la convention de subvention pour approuver ou rejeter le rapport d'exécution technique final. Ce délai de paiement a recommencé à courir après que la plaignante a soumis les clarifications supplémentaires[13] demandées par la Commission le 29 mars 2006.

103. La plaignante affirme que la suspension du paiement du solde n'a pas pu entrer en vigueur parce que la Commission a omis de l'en informer par lettre recommandée avec accusé de réception, au mépris des dispositions de l'article II.16.2, paragraphe 3, de la convention de subvention.

104. Concernant l'argument susmentionné avancé par la plaignante, le Médiateur signale que la Commission a notifié à la plaignante la suspension du paiement par courrier simple daté du 13 juillet 2006. Le même jour, la plaignante a confirmé, dans une autre lettre à la Commission, qu'elle avait bien reçu ces informations.

105. L'obligation d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception a pour but de situer avec certitude le moment précis où la décision de la Commission de suspendre le paiement devient effective et le moment où la plaignante a reçu cette notification. Dans le cas présent, la plaignante a accusé réception de la lettre le jour même. L'argument de la plaignante n'est donc pas pertinent.

106. À la lumière de ses conclusions exposées ci-dessus, le Médiateur estime que cette revendication n'appelle plus d'informations complémentaires. La plaignante reste toutefois libre de contacter la Commission concernant le réexamen par cette dernière du versement à la plaignante relatif à son  bulletin.

CONCLUSIONS

Les deuxième, cinquième et septième allégations ainsi que la demande de retrait des résultats de l'audit n'appellent plus d'informations complémentaires.

En ce qui concerne les troisième et quatrième allégations, aucun cas de mauvaise administration n'a été constaté. La demande de paiement du solde ne peut être jugée recevable.

En ce qui concerne la première allégation, le Médiateur fait la remarque critique suivante:

Dans sa lettre envoyée aux autorités du pays en question, la Commission a fait référence aux conclusions préliminaires des auditeurs et, sur cette base, a demandé à ces autorités de désigner une autre structure hôte pour 2006. Elle a également indiqué que la plaignante ne pourrait plus devenir structure hôte à l'avenir. La plaignante n'a pas eu la possibilité de se défendre avant de recevoir les conclusions finales des auditeurs deux mois plus tard. Étant donné ces circonstances, la Commission n'a pas respecté le droit de la défense de la plaignante ni le principe de la présomption d'innocence. Cela constitue un premier cas de mauvaise administration. 

En ce qui concerne la sixième allégation, le Médiateur fait la remarque critique suivante:

En informant Mme A. du contenu de la lettre susmentionnée avant même que son destinataire et la plaignante n'en aient connaissance, la Commission n'a pas agi de façon équitable. Cela constitue un deuxième cas de mauvaise administration.

En ce qui concerne la revendication relative au futur statut de la plaignante en tant que structure hôte, le Médiateur considère que la Commission a répondu positivement à la solution à l'amiable à cet égard.

La plaignante et le président de la Commission seront informés de la présente décision.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg, le 19 mai 2009

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[1] La plaignante a donné le nom de la personne qui était à l'époque directrice du CEC national et ex-employée de la plaignante. Par souci de cohérence, cette personne sera appelée "Mme A." tout au long de la présente décision.

[2] La plaignante a annexé à sa plainte une copie du rapport d'audit.

[3] Lettres datées du 20 mars, du 3 avril, du 4 avril, du 15 mai et du 4 octobre 2007 et du 29 janvier et du 25 février 2008.

[4] Dans cette lettre, la Commission déclarait entre autres que l'audit démontrait que, contrairement aux conditions générales énoncées dans la convention de subvention, le directeur de la plaignante assurait toute la gestion financière et la gestion du personnel du CEC national. Pour la Commission, il était donc impossible à Mme A. d'assumer ses fonctions de directrice du CEC national. Dans la même lettre, la Commission indiquait aussi qu'une partie du personnel du CEC national travaillait en fait pour la plaignante, tout en étant rémunérée par le CEC national. En outre, la manière dont la plaignante gérait son personnel était telle qu'il était impossible pour les employés d'identifier clairement pour quelle organisation ils travaillaient réellement. Cet élément revêtait une importance particulière puisque 80 % des frais engagés dans le projet "CEC national" étaient des dépenses de personnel. De plus, la plaignante publiait ses propres brochures avec l'aide des fonds octroyés au titre de la subvention, alors que ces fonds étaient exclusivement destinés aux publications du CEC national. En outre, les dépenses du CEC national ont été inscrites sans distinction dans les comptes de la plaignante. La Commission ajoutait également dans sa lettre que, vu les circonstances, elle ne pouvait plus accepter que la plaignante reste à l'avenir la structure hôte du CEC national. Elle a demandé aux autorités du pays en question  de désigner une structure hôte alternative pour le CEC national.

[5] Affaire T-36/05 Coats Holdings et Coats/Commission Rec. 2007, p. II-110, point 70.

[6] Voir les conclusions de l'avocat général Ruiz-Jarabo Colomer présentées le 24 janvier 2008 concernant les affaires jointes C-55/07 et C-56/07 Michaeler, non encore publiées au Recueil, point 56. L'arrêt de la Cour dans ces deux affaires a été rendu le 24 avril 2008.

[7] "(...) la Commission ne peut plus accepter [la plaignante] comme structure hôte pour le CEC national à l´avenir et je vous serais reconnaissante de bien vouloir nous communiquer une structure hôte alternative dans les meilleurs délais".

[8] Le Médiateur suppose que cette expression fait référence à Mme A.

[9] "En conclusion, je voudrais qu'il soit bien clair que les autorités [du pays en question], dans un prochain appel à propositions, sont entièrement libres de nommer l'association de leur choix, y compris la vôtre, comme structure d'accueil [dans ce pays]. Le moment venu, la Commission évaluera les mérites de chaque candidature."

[10] Le passage concerné de la Lettre est le suivant: "(...) la Commission suspend le paiement du solde de la subvention couverte par la convention (...) au titre de l'article II.16.2 de la convention.

Nous considérons qu'il nous faut effectuer des vérifications supplémentaires afin de déterminer avec exactitude le montant des dotations financières qui résulteraient de la convention de subvention, (...) après la prise en compte des informations et des conclusions disponibles en l'état actuel des choses.

Nous devons en particulier prendre en considération les conclusions de l'audit effectué le 30 novembre et le 1^er décembre 2005 d'après lesquelles [la plaignante], en tant que bénéficiaire, aurait enfreint les dispositions de la convention de subvention (...) en réclamant l'éligibilité de certaines dépenses qui ne pouvaient être considérées comme éligibles et aurait réclamé le paiement de sommes indues.

Nous estimons [sic] pouvoir conclure les vérifications et vous faire part de notre évaluation finale dans le courant des prochaines semaines."

[11] Site web de l'Institut (américain) des auditeurs internes: http://www.theiia.org.

[12] SEC(200)1801/2.

[13] Les éléments de preuve disponibles ne permettent pas au Médiateur de déterminer la date à laquelle la plaignante a fourni ces clarifications.