Gentile Presidente,

Le scrivo, e al tempo stesso ad altre istituzioni, organi e agenzie dell'UE, per chiedere la Sua cooperazione su una questione importante, ma potenzialmente trascurata: la registrazione di messaggi di testo e istantanei.

L'amministrazione dell'UE, come qualsiasi altra pubblica amministrazione, utilizza sempre più spesso i moderni mezzi di comunicazione elettronica nel suo lavoro quotidiano. La crisi della COVID-19 e i relativi accordi di telelavoro ne hanno ulteriormente aumentato l'uso.

L'amministrazione dell'UE dovrebbe compiere ogni sforzo per rispecchiare la realtà della comunicazione moderna nelle sue norme e pratiche di gestione dei documenti. Sebbene non sia né fattibile né auspicabile che i membri del personale registrino tutti i messaggi di testo e i messaggi istantanei inviati o ricevuti a titolo professionale, il diritto dell'UE impone all'amministrazione dell'UE di redigere e conservare, per quanto possibile e in modo non arbitrario e prevedibile, la documentazione relativa alle sue attività.^[1] La decisione di registrare una determinata informazione nel sistema di gestione dei documenti dell'amministrazione non dovrebbe, secondo il diritto dell'UE, dipendere dal supporto - che si tratti di una lettera, di un'e-mail, di un testo o di un messaggio istantaneo - ma dal suo contenuto ^[2].

In qualità di Mediatore europeo, mi impegno a promuovere i più elevati standard amministrativi possibili in tutta la funzione pubblica dell'UE. La registrazione delle informazioni svolge l'importante funzione di facilitarne lo scambio, di fornire prove delle azioni intraprese, di adempiere agli obblighi giuridici delle istituzioni e di preservarne la memoria. È inoltre un prerequisito affinché l'amministrazione dell'UE rispetti i suoi obblighi di trasparenza, in particolare facilitando l'accesso del pubblico ai documenti e attuando il principio di responsabilità delle azioni pubbliche.

La registrazione di messaggi di testo e istantanei e la loro divulgazione sono state recentemente oggetto di dibattito in diversi Stati membri dell'UE [3]. ^La questione è stata portata alla mia attenzione anche nell'ottobre 2020,^{[4] quando} il Consiglio europeo ha dichiarato di non detenere messaggi basati su telefoni cellulari inviati dall'allora presidente ai capi di Stato e di governo nel 2018, in risposta a una richiesta di accesso del pubblico.

Ritengo pertanto opportuno avviare una discussione su norme e pratiche adeguate in materia di tenuta dei registri, quando si tratta di comunicazioni elettroniche come il testo e la messaggistica istantanea, a livello dell'amministrazione dell'UE.

Come primo passo, vorrei raccogliere informazioni sulle norme e sulle pratiche relative alla registrazione dei messaggi di testo e istantanei in tutta l'amministrazione dell'UE. A tal fine, gradirei che la Commissione potesse rispondere ai quesiti che figurano nell'allegato della presente lettera. Raccogliendo queste informazioni, spero di essere in grado di individuare buone pratiche che possano guidare l'amministrazione dell'UE nell'affrontare questa importante questione in futuro.

Le sarei grato di ricevere la risposta della Commissione alle mie domande entro il 15 novembre 2021. Qualora la Commissione necessiti di ulteriori informazioni o chiarimenti sulla presente iniziativa, si prega di contattare la responsabile delle indagini, sig.ra Tanja Ehnert.

La ringrazio anticipatamente per la Sua collaborazione su questa importante questione.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 30.6.2021

allegato

1) Sulle norme applicabili:

• La decisione della Commissione sulla gestione dei registri riguarda i messaggi di testo e i messaggi istantanei inviati o ricevuti tramite dispositivi professionali e/o personali?

• La decisione della Commissione sulla gestione dei registri stabilisce criteri/principi per la registrazione dei messaggi di testo e istantanei?

• La decisione della Commissione sulla gestione dei registri stabilisce le modalità di registrazione dei messaggi di testo e istantanei da parte dei membri del personale?

Vi preghiamo di fornirci le disposizioni pertinenti della vostra decisione sulla gestione dei record.

2) Per quanto riguarda l'attuazione delle norme applicabili:

• Come viene attuata la decisione sulla gestione dei record, per quanto riguarda la messaggistica di testo e istantanea? Ad esempio, la Commissione ha emanato orientamenti pertinenti per il personale o fornisce una formazione in materia al personale?

• In pratica, la Commissione ha registrato messaggi di testo e messaggi istantanei? In caso affermativo, può la Commissione fornire esempi?

• La Commissione ha già ricevuto richieste di accesso del pubblico a testi e/o messaggi istantanei, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, o ha identificato testi e/o messaggi istantanei come rientranti nell'ambito di una richiesta di accesso a documenti? In caso affermativo, può la Commissione fornire esempi?

• Quando riceve richieste di accesso del pubblico che riguardano, esplicitamente o implicitamente, messaggi di testo e/o istantanei, come fa la Commissione a cercare "documenti" pertinenti? La Commissione ha messo in atto meccanismi (ad esempio orientamenti o istruzioni) per assistere il personale nella ricerca di tali "documenti"?

Vi preghiamo di fornirci i documenti pertinenti.

La stessa lettera è stata inviata alle seguenti istituzioni e agenzie:

• il Consiglio
• il Parlamento europeo
• l' Agenzia europea per le sostanze chimiche
• l' Autorità europea per la sicurezza alimentare
• l' Agenzia europea per i medicinali
• Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera
• della Banca centrale europea

[1] Sentenza del Tribunale di primo grado del 26 aprile 2007 nella causa T-264/04, WWF European Policy Programme/Consiglio, punto 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] In linea con la definizione di "documento" di cui all'articolo 3, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/it/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Ad esempio, nei Paesi Bassi (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 marzo 2019), in Germania (Tribunale amministrativo di Berlino (VG) 2 K 163/18, 26 agosto 2020) e in Irlanda (Irish Information Commissioner, numero di causa: 180450, 15 maggio 2019).

[4] Decisione nel caso 1219/2020/MIG sul modo in cui il Consiglio europeo ha trattato una richiesta di accesso del pubblico ai messaggi basati su telefoni cellulari presumibilmente inviata dall'allora presidente ai capi di Stato e di governo, 26 ottobre 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.