Egregio Presidente,

Le scrivo, e allo stesso tempo alle altre istituzioni, organi e agenzie dell'UE, per chiedere la Sua cooperazione su un tema importante, ma potenzialmente trascurato: la registrazione di messaggi di testo e istantanei.

L'amministrazione dell'UE, come qualsiasi altra amministrazione pubblica, utilizza sempre più spesso mezzi di comunicazione elettronica moderna nel suo lavoro quotidiano. La crisi della COVID-19 e le relative modalità di telelavoro ne hanno ulteriormente aumentato l'uso.

L'amministrazione dell'UE dovrebbe compiere ogni sforzo per rispecchiare la realtà della comunicazione moderna nelle sue norme e prassi di gestione dei documenti. Sebbene non sia né fattibile né auspicabile per i membri del personale registrare tutti i messaggi di testo e istantanei inviati o ricevuti a titolo professionale, il diritto dell'UE impone all'amministrazione dell'UE di redigere e conservare la documentazione relativa alle sue attività, per quanto possibile e in modo non arbitrario e prevedibile.^[1] La decisione di registrare una determinata informazione nel sistema di gestione dei documenti dell'amministrazione non dovrebbe, secondo il diritto dell'UE, dipendere dal supporto, che si tratti di una lettera, di un'e-mail, di un testo o di un messaggio istantaneo, ma dal suo contenuto ^[2].

In qualità di Mediatore europeo, mi impegno a promuovere i più elevati standard amministrativi possibili in tutta la funzione pubblica dell'UE. La registrazione delle informazioni svolge l'importante funzione di facilitarne lo scambio, fornire prove delle azioni intraprese, rispettare gli obblighi giuridici delle istituzioni e preservarne la memoria. È inoltre un prerequisito affinché l'amministrazione dell'UE rispetti i suoi obblighi di trasparenza, in particolare agevolando l'accesso del pubblico ai documenti e attuando il principio di responsabilità delle azioni pubbliche.

La registrazione di messaggi di testo e istantanei e la loro divulgazione sono state recentemente oggetto di dibattito in diversi Stati membri dell'UE [3]. ^La questione è stata portata alla mia attenzione anche nell'ottobre 2020 ^[4], quando il Consiglio europeo ha dichiarato di non contenere messaggi basati su telefoni cellulari inviati dal suo allora presidente ai capi di Stato e di governo nel 2018, in risposta a una richiesta di accesso pubblico.

Ritengo pertanto opportuno avviare una discussione a livello dell'amministrazione dell'UE su norme e pratiche adeguate in materia di conservazione dei registri, per quanto riguarda le comunicazioni elettroniche quali la messaggistica di testo e la messaggistica istantanea.

Come primo passo, vorrei raccogliere informazioni sulle norme e le pratiche relative alla registrazione di messaggi di testo e istantanei in tutta l'amministrazione dell'UE. A tal fine, Le sarei grato se la Commissione potesse rispondere alle domande che figurano nell'allegato della presente lettera. Raccogliendo queste informazioni, spero di essere in grado di individuare buone pratiche che possano guidare l'amministrazione dell'UE nell'affrontare questo importante problema in futuro.

Le sarei grato se potesse ricevere la risposta della Commissione alle mie domande entro il 15 novembre 2021. Qualora la Commissione dovesse richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti in merito a questa iniziativa, si prega di contattare il funzionario responsabile delle indagini, la sig.ra Tanja Ehnert.

La ringrazio fin d'ora per la Sua collaborazione su questa importante questione.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 30/06/2021

allegato

1) Sulle norme applicabili:

• La decisione della Commissione sulla gestione dei registri riguarda i messaggi di testo e i messaggi istantanei inviati o ricevuti tramite dispositivi professionali e/o personali?

• La decisione della Commissione sulla gestione dei registri stabilisce criteri/principi per la registrazione di messaggi di testo e istantanei?

• La decisione della Commissione sulla gestione dei registri stabilisce in che modo i membri del personale dovrebbero registrare i messaggi di testo e i messaggi istantanei?

Si prega di fornire le disposizioni pertinenti della vostra decisione di gestione dei record.

2) Sull'attuazione delle norme applicabili:

• Come viene attuata la decisione di gestione dei record, per quanto riguarda i messaggi di testo e di messaggistica istantanea? Ad esempio, la Commissione ha pubblicato orientamenti pertinenti per il personale o fornisce formazione in materia al personale?

• In pratica, la Commissione ha registrato messaggi di testo e istantanei? In caso affermativo, può la Commissione fornire esempi?

• La Commissione ha già ricevuto richieste di accesso del pubblico a messaggi di testo e/o istantanei, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, o ha individuato messaggi di testo e/o istantanei che rientrano nell'ambito di una richiesta di accesso a documenti? In caso affermativo, può la Commissione fornire esempi?

• Quando riceve richieste di accesso del pubblico che riguardano, esplicitamente o implicitamente, messaggi di testo e/o istantanei, in che modo la Commissione cerca i "documenti" pertinenti? La Commissione ha messo in atto meccanismi (ad esempio orientamenti o istruzioni) per assistere il personale nella ricerca di tali "documenti"?

Si prega di fornire i documenti pertinenti.

La stessa lettera è stata inviata alle seguenti istituzioni e agenzie:

• il Consiglio
• il Parlamento europeo
• Agenzia europea per le sostanze chimiche
• Autorità europea per la sicurezza alimentare
• Agenzia europea per i medicinali
• Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera
• la Banca centrale europea

[1] Sentenza del Tribunale di primo grado del 26 aprile 2007 nella causa T-264/04, WWF European Policy Programme/Consiglio, punto 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] In linea con la definizione di "documento" di cui all'articolo 3, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Ad esempio, nei Paesi Bassi (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 marzo 2019), in Germania (Tribunale amministrativo di Berlino (VG) 2 K 163/18, 26 agosto 2020) e in Irlanda (commissario irlandese per l'informazione, numero di causa: 180450, 15 maggio 2019).

[4] Decisione nel caso 1219/2020/MIG su come il Consiglio europeo ha trattato una richiesta di accesso del pubblico a messaggi basati su telefoni cellulari presumibilmente inviata dal suo allora Presidente ai capi di Stato e di governo, 26 ottobre 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.