Egregio signor R.,
il 15 aprile 1997 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo riguardante la Commissione europea. Lei ha sostenuto che il modo in cui la Commissione aveva gestito una procedura di assunzione che la riguardava costituiva cattiva amministrazione.
Il 30 giugno 1997 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 27 ottobre 1997 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. L'8 gennaio 1998 ho ricevuto le Sue osservazioni sul parere della Commissione.
Il 25 marzo 1998 ho chiesto alla Commissione ulteriori informazioni. Il 26 maggio 1998 la Commissione ha trasmesso il suo secondo parere, che le ho inviato invitandola a formulare eventuali osservazioni. Il 24 giugno 1998 ho ricevuto le Sue osservazioni sul secondo parere della Commissione.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.
Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

I fatti all'origine della denuncia sono, in sintesi, i seguenti:
Nel giugno 1994 Lei ha superato una procedura di selezione organizzata dalla Commissione per la creazione di un elenco di riserva per l'assunzione di posti temporanei nei gradi A7/6, 65T/XXIII/93.
Il 23 settembre 1996 lei, che lavora in Perù, Sud America, è stato chiamato dal signor José Luis Triminio, Direzione generale IB, che voleva sapere se sarebbe interessato a un lavoro nel dipartimento riguardante l'America latina. Hai confermato il tuo interesse.
Il 4 novembre 1996 Le è pervenuta una lettera della Direzione generale IX con la quale La invitava a un colloquio di lavoro a Bruxelles e alle visite mediche necessarie in caso di offerta di lavoro. Il colloquio e gli esami medici hanno avuto luogo il 21 e 22 novembre 1996.
Il 6 dicembre 1996 la DG IB le ha comunicato oralmente che le era stato offerto il posto in questione. Con nota del 16 dicembre 1996 la DG IB ha chiesto alla DG IX di avviare quanto prima la procedura di assunzione.
Il 13 gennaio 1997 Lei ha contattato la DG IX. Le è stato detto che il suo reclutamento era sicuro e che avrebbe ricevuto un fax in tal senso entro una settimana. Il 16 gennaio 1997 la DG IX Le ha comunicato che la procedura di assunzione era stata bloccata da una decisione di chiusura dell'elenco di riserva al quale Lei era iscritto e che pertanto non poteva essere assunto. Non è mai stato informato per iscritto della chiusura dell'elenco di riserva.
Con lettera del 15 marzo 1997 Lei ha informato la Commissione di non aver ritenuto appropriato questo modo di procedere.
Alla luce di quanto precede, nella Sua denuncia Lei ha affermato che il modo di procedere della Commissione costituisce cattiva amministrazione. A suo parere, si tratta di procedure errate, mancanza di coscienza professionale all'interno dei servizi della Commissione, mancanza di rispetto per i cittadini e cattiva gestione finanziaria, visto che il suo biglietto di ritorno Lima-Bruxelles è stato pagato dalla Commissione.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione
La Commissione ha dichiarato di aver adottato, il 13 novembre 1996, una nuova decisione relativa alla sua politica nei confronti degli agenti temporanei disciplinata dall'articolo 2 bis delle norme applicabili agli altri agenti (in appresso: la nuova decisione). La consultazione dettagliata dei servizi e della rappresentanza del personale ha preceduto l'adozione della decisione entrata in vigore il 1° dicembre 1996. Le nuove norme sono molto più rigorose di quelle precedenti, in quanto limitano l'assunzione di agenti temporanei di grado A7/6 ai candidati iscritti in un elenco di riserva istituito nell'ambito di un concorso esterno o ai candidati che hanno superato una procedura di selezione per professioni specifiche. In realtà, secondo la nuova decisione, l'assunzione di agenti temporanei avviene di norma nel grado A5/4 in modo da consentire all'istituzione di disporre di conoscenze specialistiche. Inoltre, l'amministrazione della Commissione ha deciso che tutti gli elenchi di riserva, istituiti nell'ambito delle procedure di selezione dei posti temporanei, dovevano essere chiusi a decorrere dal 1° dicembre 1996, in modo da rilanciare la politica nei confronti degli agenti temporanei sulla base della nuova decisione. I direttori generali e i capi servizio sono stati informati della nuova decisione il 3 dicembre 1996.
La Commissione ha inoltre affermato che è vero che durante il processo che ha portato all'adozione di tale decisione, la DG IB è stata in contatto con Lei e ha avuto un colloquio di lavoro con la DG IB. Tuttavia, poiché la richiesta di assunzione della DG IB è stata inviata alla DG IX solo il 16 dicembre 1996, l'amministrazione ha dovuto applicare le nuove norme e pertanto respingere la richiesta.
La Commissione si è inoltre rammaricata del fatto che Lei abbia ricevuto informazioni contraddittorie in merito a un'eventuale offerta di lavoro, ma ritiene necessario sottolineare i seguenti punti:
- Quando Le è stato chiesto di venire a Bruxelles, le nuove norme non sono state ancora adottate e pertanto l'amministrazione non ha potuto rifiutare la richiesta della DG IB di invitarLa a un colloquio di lavoro.
Il fatto di essere iscritto in un elenco di riserva non conferisce alcun diritto a un posto di lavoro all'interessato. Infatti, solo il direttore generale della DG IX è autorizzato a decidere in merito all'assunzione di agenti temporanei e solo i servizi della DG IX sono autorizzati a rispondere alle offerte di lavoro a nome della Commissione. Si è stabilito che non hai mai ricevuto una lettera del genere.
- Le è stata data risposta alla Sua lettera del 15 marzo 1997.
Osservazioni del denunciante Nelle
Sue osservazioni sul parere della Commissione Lei ha mantenuto la Sua denuncia. Lei ha sottolineato in particolare che ritiene che il modo di procedere della Commissione sia contrario al principio della fiducia legittima e che il fatto che i servizi della Commissione, sia in dicembre che in gennaio, abbiano potuto confermare oralmente l'offerta di lavoro che Lei stava per ricevere, ossia dopo l'entrata in vigore della nuova decisione, conferma il Suo punto di vista secondo cui le procedure della Commissione sono errate.

ULTERIORI RICHIESTE

Dopo aver debitamente esaminato il parere della Commissione e le osservazioni del denunciante, il Mediatore europeo si è rivolto alla Commissione. Nella sua lettera il Mediatore ha chiesto alla Commissione di trasmettergli una copia della decisione del 13 novembre 1996 e di informarlo sui seguenti punti:
La suddetta decisione prevedeva misure transitorie per quanto riguarda le procedure di assunzione in corso? Se la decisione non prevedeva misure di questo tipo, quali erano le ragioni?
L'intensa consultazione con i servizi ha coinvolto la DG IB? Quando è stato ultimato il lavoro sulla decisione, e quindi quando è stata avviata la procedura per presentare la decisione all'approvazione della Commissione?
In che modo i servizi della Commissione sono stati informati della decisione dopo la sua adozione?
Nella sua risposta la Commissione ha trasmesso la decisione del 30 novembre 1996 nonché una nota della DG IX indirizzata ai direttori generali e ai capi servizi della Commissione del 3 dicembre 1996 relativa alla nuova decisione. La Commissione ha inoltre trasmesso una copia del Suo curriculum vitae.
Secondo la Commissione, la decisione conteneva misure transitorie, in quanto la citata nota del 3 dicembre 1996 stabiliva che gli elenchi di riserva esistenti potevano essere mantenuti aperti per consentire assunzioni conformi alla nuova decisione.
La Commissione ha inoltre affermato che non è stato possibile considerare la Sua formazione in scienze politiche come una professione specifica ai sensi della nuova decisione. Infine, la Commissione ha dichiarato che la procedura che ha portato all'adozione della nuova decisione si è svolta in tutta trasparenza e che tutti i servizi della Commissione sono stati regolarmente informati dei lavori in corso, ad esempio durante le riunioni settimanali degli assistenti e con la nota del 3 dicembre 1996.
Nelle Sue osservazioni sul secondo parere della Commissione, Lei ha mantenuto la Sua denuncia.

LA DECISIONE

1. I principi di buona amministrazione richiedono che l'amministrazione tratti i cittadini in modo equo e giusto. Spetta alla Commissione organizzare le proprie procedure in modo da rispettare tale requisito.
In questo caso è accertato che la nuova decisione relativa all'assunzione di agenti temporanei è entrata in vigore il 1° dicembre 1996 e che la nuova decisione prevedeva l'obbligo per il richiedente di esercitare una professione specializzata. È anche stabilito che non hai soddisfatto tale requisito e quindi non sei stato reclutato.
Inoltre, è accertato che, in base alle vecchie norme, Lei è stato sottoposto con successo a colloqui e visite mediche ed è stato trattenuto dal servizio responsabile. Sembra che se le vecchie norme fossero rimaste in vigore dopo il 30 novembre 1996, lei sarebbe stato assunto.
Pertanto, la questione è se sia giusto applicare al Suo caso un nuovo requisito che non era in vigore al momento in cui ha superato la procedura di assunzione. La Commissione non ha manifestato alcun interesse prevalente in tal senso. Il Mediatore ritiene che non possa essere considerato equo applicare a Lei un requisito che non era in vigore al momento in cui ha superato la procedura di assunzione. Pertanto, sembra che la Commissione non abbia soddisfatto il requisito derivante dai principi di buona amministrazione. Spetta alla Commissione organizzare le proprie procedure in modo da rispettare tale requisito.
Conclusione
2. Sulla base delle indagini svolte in merito a tale denuncia, appare necessario formulare la seguente osservazione critica:

I principi di buona amministrazione richiedono che l'amministrazione tratti i cittadini in modo equo e giusto. Nel caso di specie risulta che un candidato, che aveva superato con successo colloqui per un posto di lavoro e visite mediche ed era stato trattenuto dal servizio competente, non è stato assunto. Ciò è dovuto al fatto che la Commissione ha subordinato l’assunzione a un requisito che non era in vigore al momento dell’accoglimento del ricorrente. Procedendo in tal modo, la Commissione ha commesso un caso di cattiva amministrazione.

Dato che questi aspetti del caso riguardano procedure relative a eventi specifici del passato, non è opportuno perseguire una composizione amichevole della questione. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN