Contesto della denuncia

1. Nel luglio 2011 un consorzio ha concluso un contratto di servizi con una delegazione dell'Unione europea in Bangladesh (la delegazione) per un progetto di sicurezza. Un membro del consorzio è stato nominato contraente. Il contraente ha quindi nominato il denunciante caposquadra del progetto.

2. Nel gennaio 2012 la delegazione ha chiesto al contraente di sostituire il denunciante in qualità di caposquadra, ritenendo che egli non svolgesse correttamente le sue funzioni. Con lettera del 16 gennaio 2012, il contraente ha inviato al denunciante un preavviso di 30 giorni e gli ha chiesto di abbandonare il progetto entro il 16 febbraio 2012. Il denunciante ha abbandonato il progetto il 6 febbraio 2012.

3. Nell'ottobre 2012 il denunciante ha scritto alla delegazione per contestare la sua sostituzione in qualità di caposquadra.

4. Nel marzo 2013 il denunciante ha denunciato al Mediatore europeo che la delegazione non aveva risposto alla sua lettera. Il Mediatore ha avviato una procedura semplificata al fine di ottenere una risposta dalla delegazione. A seguito della richiesta specifica della delegazione del 6 giugno 2013, il Mediatore ha riorientato l'indagine verso la Commissione europea. Quando la Commissione non ha risposto al denunciante nell'ambito della procedura semplificata, il Mediatore ha avviato un'indagine completa sulla questione.

L'indagine

5. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato le seguenti accuse e affermazioni:

1) La Commissione ha erroneamente deciso di sostituire il denunciante come caposquadra.

2) Il denunciante dovrebbe essere risarcito finanziariamente per la perdita che ha subito.

6. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto il parere della Commissione e, successivamente, le osservazioni del denunciante al riguardo. Nello svolgimento della sua indagine, il Mediatore ha tenuto conto delle argomentazioni e dei pareri presentati dalle parti.

Asserzione secondo cui la Commissione avrebbe erroneamente deciso di sostituire il denunciante in qualità di caposquadra del progetto

Argomenti presentati al Mediatore

7. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione ha erroneamente deciso di sostituirlo come caposquadra, dato che non vi erano motivi per concludere che non svolgesse le sue funzioni. Inoltre, la Commissione si è basata sull'articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali [1], il quale prevede che la Commissione può ordinare la sostituzione di un agente qualora ritenga che quest'ultimo sia inefficiente o non svolga correttamente le sue funzioni. Tuttavia, il denunciante ha dichiarato di non rientrare nella categoria del "personale del contraente". Inoltre, egli ha sostenuto che, poiché non esisteva alcun rapporto contrattuale tra lui e la Commissione, quest’ultima non poteva chiedere la sua sostituzione. In ogni caso, anche se avesse avuto un rapporto contrattuale con la Commissione, quest’ultima avrebbe potuto ordinare la sua sostituzione solo se il contraente avesse violato il contratto e, per ovviare alla violazione, il contraente avesse proposto di sostituirlo. Inoltre, la lettera della delegazione del 16 gennaio 2012 era carente, in quanto non giustificava sufficientemente la richiesta di sostituzione. Ha inoltre omesso di chiedere le osservazioni del denunciante. Inoltre, la richiesta della Commissione sembrava basarsi sulla valutazione del primo progetto di relazione, che egli aveva presentato solo in via informale. Il denunciante ha infine sostenuto che un membro del personale della Commissione ha commentato negativamente la sua competenza al contraente prima dell'avvio del progetto e che è stata questa critica che deve aver indotto la Commissione a decidere di sostituirlo.

8. Nel suo parere, la Commissione ha affermato di non avere alcun rapporto contrattuale con il denunciante [2] e che egli dovrebbe pertanto rivolgere direttamente le sue rimostranze al contraente.

9. Tuttavia, e indipendentemente dall'assenza di un legame contrattuale, la Commissione ha insistito sulla corretta applicazione degli articoli pertinenti delle condizioni generali. Infatti, sulla base dell'articolo 16, paragrafo 1, il denunciante rientrava nella categoria del personale e quindi la Commissione ha giustamente fatto ricorso all'articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali, che le consente di chiedere la sostituzione di un membro del personale se e quando ritiene che tale persona non svolga correttamente le sue funzioni.

10. Contrariamente a quanto affermato dal denunciante, la previa determinazione e notifica di una violazione del contratto da parte del contraente non era un prerequisito per la Commissione per chiedere la sostituzione del caposquadra.

11. Per quanto riguarda il requisito, contenuto nell’articolo 17, paragrafo 2, delle condizioni generali, secondo cui una domanda di sostituzione deve essere sufficientemente giustificata e spiegata, la Commissione ha precisato che la sua lettera del 16 gennaio 2012 costituiva una domanda scritta contenente la giustificazione e le motivazioni adeguate della sua domanda di sostituzione. In tale lettera, la Commissione ha inoltre chiesto al contraente di invitare il denunciante a presentare osservazioni sulla sua richiesta. Il contraente ha quindi informato i suoi servizi che il denunciante non intendeva presentare osservazioni e ha lasciato il progetto prima di quanto richiesto.

12. La Commissione ha inoltre sottolineato di aver basato la sua valutazione delle prestazioni del denunciante sulla relazione iniziale finale e non sul progetto di relazione, come sostenuto dal denunciante nella sua denuncia al Mediatore. La relazione iniziale era, tuttavia, così mal redatta che, anche dopo che il contraente aveva apportato miglioramenti sostanziali, il suo contenuto era inaccettabile. La Commissione ha affermato che non era il formato della relazione iniziale, ma il suo contenuto effettivo che considerava inaccettabile.

13. Infatti, secondo la Commissione, la relazione iniziale conteneva una serie di malintesi di base in almeno tre settori, riguardanti lo scopo del contratto di servizi. Questi settori, che sono importanti per garantire l'efficace attuazione del contratto, sono stati: la formazione dei beneficiari, il ruolo dell'assistenza tecnica, dell'alimentazione, della sicurezza del sostentamento - Task Force del progetto e dei partner esecutivi e i requisiti di monitoraggio. Inoltre, la Commissione ha constatato che il denunciante non ha interagito in misura sufficiente con il beneficiario del contratto e con la delegazione. Ciò ha pregiudicato la qualità del progetto e la scadenza per la sua attuazione. Tali motivi giustificavano pertanto la richiesta di sostituzione della Commissione. Inoltre, il contraente ha pienamente concordato con la valutazione della Commissione sulle prestazioni del denunciante e con la sua richiesta di sostituzione.

14. Per quanto riguarda le presunte osservazioni negative sul denunciante espresse da un membro del personale della Commissione prima dell'avvio del progetto, la Commissione ha osservato che il denunciante non ha presentato alcun elemento di prova al riguardo. Per quanto a conoscenza della Commissione, non sono state formulate osservazioni negative in merito al denunciante o alla sua competenza.

15. Per quanto riguarda la richiesta del denunciante di ottenere un risarcimento finanziario per la perdita subita, la Commissione ha nuovamente osservato che essa non ha alcun rapporto contrattuale con il denunciante. Poiché la Commissione non ha commesso un comportamento illecito, la sua responsabilità extracontrattuale non può sussistere. Inoltre, la Commissione ha debitamente pagato il contraente per il lavoro svolto dal denunciante fino alla sua uscita dal progetto. La Commissione ha pertanto respinto l'argomentazione del denunciante.

16. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia.

Valutazione del Mediatore

17. Come riconosciuto sia dal denunciante che dalla Commissione, il Mediatore osserva che non esiste alcun rapporto contrattuale tra la Commissione e il denunciante, in quanto il contratto di servizi è stato firmato tra la Commissione e il contraente. Il denunciante ha firmato un contratto separato con il contraente per svolgere le funzioni di caposquadra.

18. L'analisi del Mediatore si limiterà a verificare se la Commissione abbia agito ragionevolmente quando ha chiesto al contraente di sostituire il denunciante.

19. Il Mediatore osserva che la base per la richiesta della Commissione di sostituire il denunciante era l'articolo 17, paragrafo 2 - «Sostituzione del personale» delle condizioni generali del contratto di servizi [3] ,, che stabilisce quanto segue:

"Nel corso dell'esecuzione, e sulla base di una richiesta scritta e motivata, l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere un sostituto se ritiene che un membro del personale sia inefficiente o non svolga le sue funzioni ai sensi del contratto."

20. Il termine "membro del personale" comprende tutto il personale che lavora al progetto. Di conseguenza, la Commissione ha interpretato correttamente le disposizioni giuridiche pertinenti quando ha affermato che il denunciante rientrava nella categoria "personale".

21. Il denunciante ha inoltre sostenuto che la Commissione avrebbe potuto ordinare la sua sostituzione solo una volta accertato che il contraente aveva violato il contratto e comunicato tale conclusione. A tale riguardo, il Mediatore osserva che le condizioni generali non impongono tale obbligo alla Commissione o al contraente. Come indicato in precedenza, le condizioni generali prevedono semplicemente che l'amministrazione aggiudicatrice (in questo caso la Commissione) possa chiedere un sostituto se ritiene che un membro del personale sia "inefficiente o non svolga le sue funzioni nell'ambito del contratto".

22. In questo caso, con lettera del 16 gennaio 2012, la Commissione ha chiesto al contraente di sostituire il denunciante in qualità di caposquadra, ritenendo che il denunciante non svolgesse adeguatamente le sue funzioni. Il Mediatore ritiene che la Commissione abbia agito conformemente alle condizioni generali che prevedono effettivamente tale possibilità.

23. Il Mediatore osserva inoltre che le condizioni generali richiedono anche che la richiesta di sostituzione di un membro del personale sia presentata per iscritto e giustificata.

24. Per quanto riguarda le giustificazioni sufficienti, il Mediatore osserva innanzitutto che durante la riunione iniziale, tenutasi il 29 novembre 2011, il denunciante ha accettato di svolgere le seguenti funzioni durante il periodo iniziale: i) svolgere i compiti specificati nel capitolato d'oneri; ii) assistere il beneficiario nella conclusione urgente dei contratti di sovvenzione e nella preparazione della stima urgente del programma di avviamento; e iii) preparare una relazione iniziale riguardante le attività di cui sopra. Il Mediatore osserva inoltre che il mandato (punto 4.2) menziona specificamente tali attività [4].

25. In secondo luogo, il Mediatore osserva che, nella sua lettera del 16 gennaio 2012, la Commissione ha spiegato che i) la relazione iniziale preparata dal denunciante era inaccettabile in quanto non si basava sulla struttura organizzativa e metodologica (allegato III del contratto di servizi) in base alla quale il contraente ha ottenuto il punteggio più alto nella valutazione tecnica; ii) la relazione iniziale conteneva malintesi di base per quanto riguarda la formazione dei beneficiari, il ruolo dell'assistenza tecnica, dell'alimentazione, della sicurezza del sostentamento - task force del progetto e dei partner esecutivi e i requisiti di monitoraggio; iii) la denunciante non ha assistito adeguatamente il Dipartimento per gli affari delle donne e la delegazione nella finalizzazione dei contratti di sovvenzione e nella preparazione della stima del programma di avviamento; e iv) il denunciante non è stato sufficientemente proattivo nel suo lavoro.

26. Il Mediatore ritiene che la Commissione abbia fornito giustificazioni sufficienti in quanto le dichiarazioni di cui sopra sono chiare e concise. Inoltre, riflettono accuratamente i doveri del denunciante e i motivi per cui la Commissione ha ritenuto che tali doveri non fossero stati correttamente eseguiti. Inoltre, il Mediatore sottolinea che il denunciante ha rifiutato di presentare osservazioni su tali dichiarazioni al fine di contestarne l'adeguatezza o l'esattezza fattuale, pur essendo stato esplicitamente invitato a farlo.

27. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione avesse il diritto di chiedere la sostituzione del denunciante in qualità di caposquadra e che, così facendo, abbia applicato correttamente le pertinenti disposizioni giuridiche. La Commissione ha inoltre insistito sulla garanzia procedurale di chiedere al contraente di dare al denunciante la possibilità di presentare osservazioni [5].

28. Infine, per quanto riguarda la questione se la Commissione abbia valutato correttamente le prestazioni del denunciante, il Mediatore osserva che il contraente, con il quale il denunciante aveva effettivamente un rapporto contrattuale, era pienamente d'accordo con le dichiarazioni della Commissione sulle prestazioni del denunciante.

29. Alla luce di quanto precede, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione.

Conclusione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Il Mediatore non riscontra casi di cattiva amministrazione da parte della Commissione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly
Strasburgo, 24/02/2015

[1] Le condizioni generali per i contratti di servizi per le azioni esterne finanziate dall'UE o dal Fondo di sviluppo dell'UE.

[2] La Commissione ha firmato il contratto di servizi con il contraente e quest'ultimo ha firmato un altro contratto di servizi con il denunciante.

[3] Le condizioni generali del contratto sono contenute nell'allegato I del contratto.

[4] "Il caposquadra assisterà l'amministratore degli anticipi (direttore del programma) nella stesura delle stime e delle relazioni del programma. Il caposquadra verificherà, prima dell'adozione da parte del direttore del programma, le stime del programma, le relazioni, le offerte, i fascicoli, i contratti e le proposte di pagamento dal conto del programma. "

[5] La parte pertinente della lettera della Commissione del 16 gennaio 2012 recita: "Le chiedo di fornirci [le sue] osservazioni e quelle del caposquadra e le prossime misure proposte al più tardi entro il 20 gennaio 2012."