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Decisione del Mediatore europeo che chiude l'indagine sulla denuncia 122/2014/PMC contro il Comitato delle regioni
Decisione
Caso 122/2014/PMC - Aperto(a) il Lunedì | 27 gennaio 2014 - Decisione del Giovedì | 19 febbraio 2015 - Istituzione coinvolta Comitato europeo delle regioni ( Soluzione amichevole ) - Paese Germania
Il caso riguardava il trattamento da parte del Comitato delle regioni di una richiesta di accesso a documenti. Il Mediatore europeo ha ritenuto probabile l'esistenza di un maggior numero di documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta. Propone pertanto al Comitato di verificare se sia possibile divulgare ulteriori documenti. Il comitato ha accettato la proposta del Mediatore e ha divulgato documenti aggiuntivi, risolvendo in tal modo il caso.
Lo sfondo
1. La causa riguarda una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso del Comitato delle regioni relativi alla corrispondenza riguardante un'associazione (in prosieguo: l'«associazione»). La Commissione europea aveva deciso di rinunciare a un credito nei confronti dell'associazione, in quanto quest'ultima era stata liquidata. Secondo il denunciante, un alto funzionario del Comitato era stato il presidente dell'associazione.
2. Il denunciante si è rivolto al Mediatore sostenendo che il Comitato delle regioni non aveva risposto alla sua richiesta di accesso ai documenti. Afferma che la commissione dovrebbe divulgare i documenti richiesti.
3. Nel corso dell'indagine sull'accusa e l'affermazione del denunciante, il Mediatore ha ricevuto il parere del comitato sulla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante su tale parere. Il Mediatore ha quindi provveduto a proporre una soluzione alla questione sottopostagli.
Presunta mancata risposta alla richiesta di accesso del denunciante
La soluzione proposta dal Mediatore
4. Nel corso dell'indagine del Mediatore, la commissione ha risposto alla richiesta di accesso del denunciante. Di conseguenza, il Mediatore ha concluso che, a seguito del suo intervento, l'affermazione del denunciante secondo cui il comitato non aveva risposto alla sua richiesta di accesso era stata risolta.
5. Per quanto riguarda la risposta sostanziale del Comitato alla richiesta di accesso, il Mediatore ha rilevato quanto segue. Il comitato ha fornito l'accesso a una lettera dell'alto funzionario del comitato alla Commissione in merito alla questione, cancellata dai dati personali. Per quanto riguarda la richiesta del denunciante di accesso ai documenti interni che il comitato aveva preparato in relazione a una lettera che gli aveva inviato il 25 maggio 2013 in materia, il comitato ha dichiarato che non esisteva una corrispondenza interna ufficiale di questo tipo. Il Mediatore ha ritenuto che ciò potesse effettivamente, come sottolineato dal denunciante nelle sue osservazioni, implicare l'esistenza di documenti interni, non considerati dal comitato come "ufficiali". Il Mediatore ha anche ritenuto probabile che esistessero documenti interni coperti dalla richiesta di accesso del denunciante.
6. Il Mediatore ha pertanto presentato la seguente proposta di soluzione, tenendo conto delle argomentazioni e dei pareri presentati dalle parti[1]: "Tenuto conto delle conclusioni di cui sopra, il Mediatore propone che, entro 15 giorni lavorativi dalla data della presente proposta, vale a dire il termine previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001 per il trattamento delle domande di conferma, il Comitato delle regioni verifichi attentamente l'esistenza di ulteriori documenti interni oggetto della richiesta di accesso del denunciante e, in caso affermativo, decida se l'accesso può essere concesso, in linea con le norme applicabili in materia di accesso ai documenti."
7. Il comitato ha accettato la soluzione proposta dal Mediatore e ha divulgato lo scambio di e-mail tra i suoi servizi interni in merito al trattamento della lettera del denunciante del 25 maggio 2013. Il denunciante ha informato il Mediatore di non avere ulteriori osservazioni in merito.
Valutazione del Mediatore dopo la soluzione proposta
9. Il Mediatore accoglie con favore l'approccio costruttivo del Comitato e la disponibilità ad accettare la sua proposta. Poiché il Comitato ha adottato misure per risolvere la questione, il Mediatore archivia il caso.
Conclusione
Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:
Il Comitato delle regioni ha accettato la soluzione proposta dal Mediatore. Il caso è stato pertanto risolto.
Il denunciante e il comitato saranno informati di tale decisione.
Emily O'Reilly
Strasburgo, 19/02/2015
[1] Per ulteriori informazioni sul contesto della denuncia, sulle argomentazioni delle parti e sull'indagine del Mediatore, si rimanda al testo integrale della proposta di soluzione del Mediatore disponibile all'indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/correspondence.faces/en/58976/html.bookmark.