Contesto della denuncia

1. La denuncia riguarda il trattamento da parte della Commissione di una richiesta di accesso del pubblico ai documenti [1], presentata nel febbraio 2013, relativa ai contatti tra la DG Giustizia della Commissione e l'agenzia italiana per l'adozione Amici dei Bambini tra gennaio 2007 e dicembre 2009.

Oggetto dell'indagine

2. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che la Commissione non ha gestito correttamente la richiesta di accesso ai documenti.

3. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe fornire pieno accesso alla sua corrispondenza con Amici dei Bambini.

4. A sostegno della sua asserzione e affermazione, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha trattato la domanda di conferma conformemente alle procedure applicabili e entro i termini stabiliti e che la Commissione non ha fornito motivazioni per il suo rifiuto di concedere l'accesso a documenti di terzi.

L'indagine

5. Il Mediatore ha avviato un'indagine il 14 ottobre 2013. La Commissione ha presentato il suo parere il 6 dicembre 2013. Il denunciante ha formulato le sue osservazioni sul parere il 30 gennaio 2014.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Presunta incapacità di gestire correttamente una richiesta di accesso ai documenti

Argomenti presentati al Mediatore

6. Secondo il denunciante, la Commissione ha concesso l'accesso a una serie di documenti. Tuttavia, è stato negato l’accesso ad altri documenti, provenienti da un terzo, gli Amici dei Bambini. La terza parte si era opposta alla divulgazione, sostenendo che aveva bisogno di consultare i suoi avvocati.

7. Il denunciante ha dichiarato che, il 1o luglio 2013, la Commissione gli ha fornito i documenti cui aveva concesso l'accesso il 2 maggio 2013 (il denunciante non ha mai ricevuto la lettera della Commissione del 2 maggio 2013). La Commissione lo informava altresì di non aver ricevuto alcun accordo da parte del terzo per divulgare la corrispondenza da essa presentata. La Commissione ha ritenuto che ciò costituisse un rifiuto implicito della richiesta di accesso. A seguito di tale rifiuto da parte della Commissione di concedere l'accesso ai documenti di terzi, il denunciante ha presentato una domanda di conferma il 21 luglio 2013. La Commissione lo informava che la sua domanda di conferma era stata presentata troppo tardi. Il denunciante ha nuovamente scritto alla Commissione, affermando che il rifiuto di concedere l'accesso ai documenti di terzi è stato effettuato solo il 1o luglio 2013 e che la sua domanda di conferma era stata quindi presentata entro il termine applicabile. Il 6 agosto 2013 la Commissione ha riconosciuto che la domanda di conferma era stata effettivamente presentata entro il termine stabilito. La domanda di conferma è stata registrata lo stesso giorno. Quando non ha ricevuto una risposta dalla Commissione entro il termine stabilito, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

8. Nel suo parere, la Commissione ha dichiarato di aver fornito l’accesso a nove dei 19 documenti pertinenti il 2 maggio 2013, ad eccezione dei dati personali. L'accesso è stato rifiutato ai restanti documenti, che erano documenti di terzi, perché l'autore terzo aveva espresso le sue riserve. Quando il denunciante ha informato la Commissione di non aver ricevuto i documenti cui era stato concesso l'accesso, il 1o luglio 2013 questi gli erano risentiti.

9. Secondo la Commissione, la domanda di conferma del denunciante del 21 luglio 2013 è stata registrata il 6 agosto 2013. La Commissione ha nuovamente consultato l'autore terzo il 9 e 17 settembre, contestualmente all'invio di lettere di accompagnamento al denunciante. Nelle sue lettere di accompagnamento, la Commissione ha espresso il suo rammarico per i ritardi e si è sinceramente scusata per gli eventuali disagi causati. Il 15 settembre 2013 l'autore terzo ha chiesto l'identità del denunciante. Il 19 settembre 2013 la Commissione ha chiesto al denunciante se accettasse che la sua identità fosse divulgata all'autore terzo. Il 20 settembre 2013 ha risposto positivamente. Il 15 ottobre 2013, in assenza di una posizione definitiva dell'autore terzo, la Commissione ha inviato al denunciante la sua risposta, concedendo l'accesso a tutti i documenti pertinenti, ad eccezione dei dati personali.

10. La Commissione ha sostenuto di non essere in grado di prendere una decisione sulla domanda di conferma entro il termine prescritto, principalmente a causa del numero di documenti in questione e del fatto che alcuni dei documenti sono stati redatti da un terzo. La Commissione ha inoltre dovuto chiedere il consenso del denunciante a rivelare la sua identità all'autore terzo e ha dovuto concedere al terzo un periodo di tempo ragionevole per rispondere alla consultazione.

11. La Commissione ha sostenuto di aver compiuto notevoli sforzi per fornire una risposta il più presto possibile, il che a suo avviso è dimostrato dal fatto che, in assenza di una risposta dell’autore terzo entro un termine ragionevole, essa ha proceduto a prendere una decisione sulla richiesta di accesso.

12. La Commissione ha sostenuto che era corretto rifiutare l'accesso ai documenti di terzi nella fase iniziale, in quanto il terzo non aveva esplicitamente accettato che potesse essere concesso l'accesso del pubblico.

13. Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sostenuto che la Commissione ha consultato l'autore terzo più di una settimana dopo la scadenza del termine per rispondere alla sua domanda di conferma. Il denunciante è del parere che la Commissione avrebbe dovuto dare al terzo un termine esplicito entro il quale rispondere alla prima consultazione. La mancanza di reazione non è un motivo valido per rifiutare l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. La Commissione avrebbe dovuto analizzare la domanda di conferma del denunciante senza avviare una seconda consultazione con l'autore terzo. Inoltre, egli non ha mai ricevuto le lettere di accompagnamento della Commissione.

14. Il denunciante non è convinto di aver ricevuto tutta la corrispondenza pertinente e desidera sapere se la corrispondenza a una casella di posta personale di un dipendente pubblico è considerata privata e non ufficiale.

Valutazione del Mediatore

15. Le richieste di accesso ai documenti devono essere trattate tempestivamente.[2] In generale, il richiedente dovrebbe quindi essere in grado di attendersi una risposta entro i termini indicati. Allo stesso tempo, tali termini sono intesi a conferire al richiedente il diritto a mezzi di ricorso in caso di rifiuto implicito di concedere l'accesso, come l'avvio di un procedimento giudiziario o la presentazione di una denuncia al Mediatore [3], di cui il denunciante si è avvalso nel caso in esame.

16. Sebbene il denunciante abbia sostenuto di non aver ricevuto le lettere di accompagnamento della Commissione, il Mediatore non trova nulla che suggerisca che tali lettere non siano state inviate. L'azione della Commissione a tale riguardo era quindi in linea con i principi di buona amministrazione, che impongono all'amministrazione dell'UE di informare i richiedenti dei ritardi nel trattamento delle richieste di accesso, consentendo loro di prendere decisioni informate in merito all'eventualità di attendere la risposta o presentare immediatamente una denuncia al Mediatore.

17. Sulla base di quanto precede, e dato che la Commissione ha infine fornito una risposta esplicita alla domanda di conferma concedendo l'accesso ai documenti richiesti, il Mediatore non ravvisa alcun motivo per perseguire la mancata risposta della Commissione alla richiesta di accesso entro i termini stabiliti nel regolamento (CE) n. 1049/2001.

18. Per quanto riguarda i motivi del rifiuto di accesso, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia sbagliato a rifiutare l'accesso alla domanda iniziale sulla base del fatto che il terzo non aveva esplicitamente acconsentito alla divulgazione, ma aveva espresso "riserve". Come correttamente sottolineato dal denunciante, l'accesso può essere rifiutato solo se si applica una (o più) delle eccezioni all'accesso di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore osserva, tuttavia, che la Commissione ha concesso l'accesso ai documenti pertinenti nel corso dell'indagine del Mediatore (ad eccezione dei dati personali, la cui redazione non sembra essere messa in discussione dal denunciante). Il Mediatore accoglie con favore la decisione della Commissione al riguardo e pertanto non proseguirà ulteriormente la questione della risposta della Commissione alla domanda iniziale. Tuttavia, farà un'ulteriore osservazione che la Commissione dovrà prendere in considerazione al momento di presentare future richieste di documenti di terzi.

19. Il Mediatore chiarirà anche alcune altre questioni, consentendo alla Commissione di fornire risposte più tempestive alle richieste di accesso in futuro.

20. Se un'istituzione dell'UE deve consultare un terzo al fine di valutare se si applichi una delle eccezioni all'accesso di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 [4], l'istituzione dovrebbe concedere al terzo un termine per la sua risposta. Tale termine dovrebbe essere fissato in modo da consentire all'istituzione di trattare tempestivamente la richiesta di accesso. (Non è chiaro se la Commissione lo abbia fatto nel caso di specie.) Se il terzo non risponde entro il termine stabilito, l’istituzione dovrebbe procedere all’esame dei documenti, tenendo presente che, in linea di principio, tutti i documenti dovrebbero essere accessibili al pubblico. (Questo è ciò che alla fine ha fatto la Commissione nel caso di specie.) Se il terzo non ha risposto alla consultazione di un'istituzione in merito a una domanda iniziale di accesso, di norma non dovrebbe esserci motivo per l'istituzione di effettuare una nuova consultazione in merito a una domanda di conferma di accesso.

21. Dato che l'identità di un richiedente non ha alcuna incidenza sulla decisione se si applichi una delle eccezioni all'accesso di cui al regolamento 1049/2001, la richiesta di informazioni di un autore terzo sull'identità del richiedente dovrebbe essere trattata come una questione distinta e tale richiesta non dovrebbe essere autorizzata a ritardare il trattamento da parte dell'istituzione della domanda di accesso a documenti di terzi (cosa che ha fatto nel caso di specie).

22. Sulla base di quanto precede, il Mediatore non ritiene che vi siano motivi per proseguire le indagini sul caso in esame. Farà tuttavia ulteriori osservazioni alla Commissione in merito alle questioni sopra chiarite.

23. Se il denunciante ha ulteriori domande in merito a eventuali documenti in possesso della Commissione, dovrebbe indirizzarle direttamente alla Commissione.

B. Conclusione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Il Mediatore non giustifica ulteriori indagini.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Ulteriori osservazioni

i) Se un'istituzione dell'UE deve consultare un terzo al fine di valutare se si applichi una delle eccezioni all'accesso di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001, l'istituzione dovrebbe concedere al terzo un termine per la sua risposta. Tale termine dovrebbe essere fissato in modo da consentire all'istituzione di trattare tempestivamente la richiesta di accesso.

ii) Se il terzo non risponde entro il termine stabilito, l'istituzione dovrebbe procedere all'esame dei documenti, tenendo presente che, in linea di principio, tutti i documenti dovrebbero essere accessibili al pubblico.

iii) Qualsiasi decisione di rifiutare l'accesso a documenti di terzi, a seguito di una domanda iniziale o di una domanda di conferma, deve basarsi sulle eccezioni all'accesso di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 e non solo sulle riserve indefinite del terzo in merito alla divulgazione.

iv) Se il terzo non ha risposto alla consultazione di un'istituzione in merito a una domanda iniziale di accesso, di norma l'istituzione non dovrebbe avere motivo di procedere a una nuova consultazione in merito a una domanda di conferma di accesso.

v) Poiché l'identità di un richiedente non ha alcuna incidenza sulla decisione di applicare una delle eccezioni all'accesso di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001, la richiesta di informazioni dell'autore terzo sull'identità del richiedente dovrebbe essere trattata separatamente e tale richiesta non dovrebbe essere autorizzata a ritardare il trattamento da parte dell'istituzione della domanda di accesso a documenti di terzi.

Emily O'Reilly

Fatto a Strasburgo, il 20 maggio 2014

[1] Realizzato sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

[2] Articolo 7, paragrafo 1, e articolo 8, paragrafo 1, del regolamento 1049/2001.

[3] Articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001

[4] Articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001