Contesto della denuncia

1. La denuncia al Mediatore europeo riguarda il rifiuto dell'EPSO di fornire al denunciante una copia della scheda di valutazione di una commissione giudicatrice.

2. Il denunciante ha partecipato al concorso generale EPSO/AD/181-182/. Non è stata invitata a partecipare alla fase dell'Assessment center perché ha ottenuto solo 40 punti per le sue qualifiche (il punteggio minimo richiesto era di 41 punti).

3. La denunciante ha chiesto un riesame del risultato e una copia della scheda di valutazione relativa alle sue qualifiche. L'EPSO ha risposto affermando che la sua richiesta era stata presentata dopo la scadenza del termine per presentare una richiesta di informazioni o una richiesta di riesame (l'EPSO ha dichiarato che le richieste avrebbero dovuto essere presentate entro 10 giorni di calendario dalla data di pubblicazione dei risultati).

Oggetto dell'indagine

4. La denunciante ha affermato [1] che l'EPSO le ha erroneamente negato l'accesso alla scheda di valutazione della commissione giudicatrice relativa alle sue qualifiche.

5. La denunciante ha sostenuto che l'EPSO dovrebbe fornirle una copia della scheda di valutazione utilizzata dal comitato di selezione per valutare la sua candidatura.

L'indagine

6. Il 23 maggio 2012 il Mediatore ha avviato un'indagine e ha chiesto all'EPSO di presentare un parere sulla denuncia entro il 30 settembre 2012. Il parere è stato trasmesso al denunciante con l'invito a presentare osservazioni entro il 30 novembre 2012. Il denunciante non ha presentato osservazioni.

7. Nella sua lettera di apertura dell'indagine, il Mediatore ha chiesto all'EPSO di valutare, nell'elaborare il suo parere, se il termine di 10 giorni per la richiesta di informazioni sia giustificato alla luce delle seguenti considerazioni.

8. In primo luogo, mentre un termine di 10 giorni per la richiesta di riesame sembra giustificato per motivi pratici ,, non vi è alcuna giustificazione per imporre un termine breve per la richiesta di informazioni.

9. In secondo luogo, limitare nel tempo il diritto di una persona di accedere al proprio fascicolo limita direttamente due diritti fondamentali, vale a dire il diritto di accesso al proprio fascicolo, di cui all'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali, e il diritto di accesso ai dati raccolti che la riguardano e (ove necessario) di ottenerne la rettifica, di cui all'articolo 8, paragrafo 2, della Carta dei diritti fondamentali.

10. In terzo luogo, il breve termine per la ricerca di informazioni limita anche indirettamente i diritti fondamentali di ricorso giurisdizionale e di denuncia al Mediatore. Il Mediatore ha osservato a tale riguardo che un candidato non è tenuto a chiedere un riesame interno prima di adire un tribunale o di ricorrere al Mediatore. Il rispettivo termine di due mesi o due anni si applica per quanto riguarda l'esercizio di tali diritti fondamentali.

11. Il Mediatore ha osservato che se un candidato richiede informazioni entro il termine di 10 giorni, è improbabile che la risposta arrivi abbastanza rapidamente da consentire al candidato di prendere una decisione ben informata sull'opportunità o meno di chiedere un riesame. Dato che il breve termine per la richiesta di riesame è ragionevole, l'unico modo per rendere efficace il processo di riesame sarebbe quello di fornire automaticamente a tutti i candidati la scheda di valutazione relativa alle loro qualifiche (per quanto riguarda la fase di ammissione) e le risposte alle loro prove scritte/pratiche (per quanto riguarda la fase dell'Assessment center).

12. Inoltre, dato il breve termine per la richiesta di riesame, il Mediatore ha chiesto all'EPSO di informarlo se ha preso in considerazione l'istituzione di un sistema che generi e-mail automatiche ai candidati per informarli dell'esistenza di nuove informazioni fornite nei loro profili EPSO.

13. L'8 luglio 2013 il Mediatore ha presentato all'EPSO un progetto di raccomandazione in merito alla denuncia, chiedendo il parere circostanziato dell'EPSO. L'EPSO ha trasmesso il suo parere circostanziato il 30 settembre 2013, fornendo ulteriori informazioni il 29 ottobre 2013. Il parere circostanziato dell'EPSO sul progetto di raccomandazione è stato trasmesso alla denunciante con la richiesta di presentare eventuali osservazioni entro il 30 novembre 2013. Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni dal denunciante.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Il rifiuto di dare accesso alla scheda di valutazione

Argomenti presentati al Mediatore

14. La denunciante ha sostenuto che dovrebbe avere accesso alla scheda di valutazione utilizzata per valutare la sua domanda in modo da poter vedere quali criteri è stata ritenuta non soddisfatta.

15. Nel suo parere, l'EPSO ha dichiarato che, il 20 agosto 2010, la denunciante era stata informata di non essere stata invitata alla fase di valutazione del concorso perché, nel valutare le sue qualifiche, la commissione giudicatrice le aveva assegnato meno punti del minimo richiesto. Dopo aver chiesto un riesame e una copia della scheda di valutazione e dopo essere stata informata che le sue richieste erano prescritte, la denunciante ha nuovamente chiesto, con e-mail del 15 settembre 2010, di ricevere la scheda di valutazione utilizzata dalla commissione giudicatrice per valutare la sua domanda. Con e-mail del 12 novembre 2010, l'EPSO ha informato la denunciante che la sua richiesta era stata trasmessa alla segreteria del concorso.

16. Secondo l'EPSO, le argomentazioni della denunciante implicano che ritiene che le siano state fornite motivazioni insufficienti per il rifiuto di concedere l'accesso alla scheda di valutazione. Tuttavia, l'obbligo di motivazione di cui all'articolo 296 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea deve essere conciliato con il rispetto del segreto che si applica ai lavori delle commissioni giudicatrici in virtù dell'articolo 6 dell'allegato III dello statuto. La salvaguardia di tale segreto osta alla divulgazione della posizione adottata dai singoli membri delle commissioni giudicatrici o di qualsiasi dettaglio relativo alle valutazioni personali o comparative dei candidati.

17. L’EPSO ha poi precisato che, in sede di esame dell’idoneità dei candidati, i lavori della commissione giudicatrice sono anzitutto di natura comparativa e, di conseguenza, coperti dal segreto relativo a tali lavori. Di conseguenza, secondo una giurisprudenza costante, la comunicazione dei voti ottenuti costituisce una motivazione sufficiente delle decisioni delle commissioni giudicatrici e consente ai giudici dell’Unione di esercitare un adeguato controllo giurisdizionale. Inoltre, secondo una giurisprudenza consolidata, una commissione giudicatrice non può essere tenuta, quando motiva il mancato superamento di una prova da parte di un candidato, a specificare quali delle risposte di quest'ultimo siano state considerate inadeguate o a spiegarne il motivo. Tali motivi circostanziati non sono necessari per consentire alla Corte (e quindi all’autorità che ha il potere di nomina) di esercitare il suo controllo e, di conseguenza, per consentire al candidato di stabilire se sia o meno opportuno presentare un reclamo o, se del caso, proporre un ricorso giurisdizionale.

18. L'EPSO ha pertanto ritenuto che il denunciante abbia ricevuto tutte le informazioni che la legge applicabile definisce necessarie per adempiere all'obbligo di motivazione. Tuttavia, l'EPSO si è scusato per non aver risposto all'e-mail del denunciante del 12 novembre 2010.

19. In risposta alle preoccupazioni del Mediatore circa il termine di 10 giorni, l'EPSO ha dichiarato che il diritto dei candidati di ricevere informazioni prevede che i candidati non selezionati possano ricevere, senza compromettere la segretezza dei lavori della commissione giudicatrice, informazioni e documenti che consentano loro di prendere una decisione informata sull'utilità di contestare la decisione della commissione giudicatrice. Secondo una giurisprudenza recente, il termine di dieci giorni è giustificato in quanto consente ai candidati non selezionati di ottenere informazioni e documenti almeno un mese prima della scadenza del termine per presentare ricorso dinanzi alla Corte o per presentare un reclamo all'EPSO [2]. L'EPSO, pertanto, non ha ravvisato alcuna restrizione indiretta del diritto fondamentale di chiedere un controllo giurisdizionale o di presentare una denuncia al Mediatore.

20. Secondo l'EPSO, il diritto di accesso ai dati raccolti che lo riguardano e di ottenerne la rettifica, sancito dall'articolo 8, paragrafo 2, della Carta dei diritti fondamentali, non può essere pregiudicato, dato che, a norma dell'articolo 14 del regolamento (CE) n. 45/2001 sulla protezione dei dati di carattere personale [3], l'interessato ha il diritto, senza indugio, di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o incompleti. Conformemente al punto 3.9 del parere [4] del GEPD su una notifica di controllo preventivo ricevuta dal responsabile della protezione dei dati della Commissione europea sul sistema di «assunzione, mediante concorso, di personale permanente per le istituzioni europee o per gli organi, gli uffici e le agenzie comunitari», del 24 febbraio 2006, «[i]l diritto di rettifica ... può ovviamente applicarsi solo ai dati fattuali. I marchi attribuiti non potevano in alcun caso essere oggetto di un diritto di rettifica da parte dell'interessato.

21. Per quanto riguarda la proposta di fornire automaticamente a tutti i candidati le schede di valutazione relative alle loro qualifiche nella fase di ammissione, nonché le risposte alle loro prove scritte o pratiche nella fase dell'Assessment center, l'EPSO ha nuovamente sostenuto che, al momento della determinazione dell'idoneità dei candidati, i lavori della commissione giudicatrice sono di natura comparativa e, pertanto, coperti dal segreto che circonda tali procedimenti.

22. Per quanto riguarda il suggerimento di generare e-mail automatiche per informare i candidati dell'esistenza di nuove informazioni nei loro profili EPSO, l'EPSO ha dichiarato di aver sviluppato una notifica "robomail" che avvisa i candidati quando hanno un nuovo messaggio nel loro account EPSO. L'EPSO ha tuttavia sottolineato che si tratta di un servizio supplementare dal quale i candidati non possono trarre alcun diritto.

Valutazione del Mediatore che ha portato a un progetto di raccomandazione

23. L’EPSO ha sostenuto, in sintesi, che alla denunciante non poteva essere concesso l’accesso alla scheda di valutazione per quanto riguarda le sue qualifiche a causa della segretezza che circonda i lavori delle commissioni giudicatrici in forza dell’articolo 6 dell’allegato III dello Statuto. A tale riguardo, il Mediatore ha ribadito la constatazione da lui formulata nell'ambito della sua indagine di propria iniziativa OI/5/2005/PB [5]: la disposizione statutaria che prevede il segreto dei lavori delle commissioni giudicatrici non osta alla comunicazione ai candidati dei criteri di valutazione o della ripartizione dettagliata dei punteggi per una determinata prova. L’esito di tale indagine di propria iniziativa è stato che l’EPSO si è impegnato a fornire ai candidati una scheda di valutazione indicante non solo il punteggio finale globale, ma anche i criteri di valutazione utilizzati e i punteggi parziali attribuiti per ciascun criterio.

24. Il Mediatore ha inoltre osservato a tale riguardo che, secondo la nota 1 del relativo bando di concorso, "[c] e gli addetti non invitati al centro di valutazione possono ottenere una copia della scheda di valutazione della commissione giudicatrice relativa alle loro qualifiche presentando una richiesta entro 10 giorni dalla notifica dei risultati." Di conseguenza, l'EPSO stesso ha adottato la posizione secondo cui la scheda di valutazione non era coperta dal segreto relativo ai lavori della commissione giudicatrice durante il periodo di 10 giorni successivo alla comunicazione ai candidati dei loro risultati. Se la scheda di valutazione non era coperta dal segreto che circondava i lavori della commissione giudicatrice durante tale periodo, logicamente e necessariamente, il Mediatore non ha compreso il processo di ragionamento mediante il quale avrebbe potuto essere coperta dal segreto che circondava i lavori della commissione giudicatrice dopo tale periodo.

25. Per quanto riguarda il riferimento dell'EPSO alla recente giurisprudenza, il Mediatore ha osservato che la sentenza cui l'EPSO ha fatto riferimento sottolinea l'obbligo dell'EPSO di rispettare i termini per rispondere alle richieste di informazioni presentate dai candidati al fine di consentire loro di esercitare il diritto di prendere una decisione informata sull'opportunità o meno di contestare le decisioni adottate dalle commissioni giudicatrici [6]. Sebbene la sentenza faccia riferimento anche al breve termine entro il quale i candidati possono presentare richieste di informazioni [7], essa non suggerisce che sarebbe escluso il diritto dei candidati di ottenere informazioni oltre tale termine.

26. Sulla base di quanto precede, il Mediatore non ha ritenuto convincenti le argomentazioni dell'EPSO a sostegno del suo rifiuto di fornire alla denunciante l'accesso alla scheda di valutazione della commissione giudicatrice relativa alle sue qualifiche, limitando in tal modo il suo diritto fondamentale di accesso al suo fascicolo [8] e ai dati raccolti che la riguardano [9]. Il Mediatore ha affrontato il rifiuto ingiustificato dell'EPSO, che costituisce un caso di cattiva amministrazione, formulando il seguente progetto di raccomandazione:

Tenendo conto delle conclusioni del Mediatore, l'EPSO dovrebbe fornire alla denunciante una copia della sua scheda di valutazione relativa alle sue qualifiche.

27. Il Mediatore ha riconosciuto il miglioramento, per quanto riguarda l'informazione dei candidati, apportato dal sistema "robomail". Egli non esclude tuttavia la possibilità di apportare ulteriori miglioramenti. Data l'assenza di validi motivi addotti dall'EPSO per mantenere segreta la scheda di valutazione e al fine di consentire ai candidati il massimo diritto di riesame possibile, l'EPSO potrebbe riconsiderare la possibilità di fornire automaticamente a tutti i candidati le proprie schede di valutazione. Il Mediatore ha dichiarato che esaminerà ulteriormente la questione in sede di valutazione del parere motivato dell'EPSO sul progetto di raccomandazione e che accoglierà con favore la posizione dell'EPSO anche al riguardo.

Le argomentazioni presentate al Mediatore dopo il progetto di raccomandazione

28. Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione, l'EPSO ha dichiarato che sta attualmente attuando un progetto volto a migliorare la qualità della sua comunicazione con i candidati. Ciò comporta la definizione di orientamenti politici chiari e pubblici per, tra l'altro, casi come quello del denunciante. L'EPSO sottolinea che ritiene che la trasparenza nei suoi processi sia della massima importanza. Ciò è dimostrato dall'introduzione della nuova metodologia di concorso, con un nuovo modello di bandi di concorso e una guida ai concorsi generali, che contiene le norme comuni applicabili a tutte le procedure di concorso.

29. L'EPSO ha dichiarato che, dopo aver organizzato il concorso al quale il denunciante ha partecipato, ha rivisto la sua politica e ora fornisce automaticamente ai candidati che si candidano ai concorsi generali informazioni sulla valutazione del loro selezionatore di talenti. L'EPSO ha dichiarato che avrebbe quindi tenuto conto del progetto di raccomandazione del Mediatore e avrebbe inviato al denunciante le informazioni richieste.

30. L'EPSO ha successivamente trasmesso al Mediatore una copia della sua lettera al denunciante, con la quale gli ha fornito la scheda di valutazione contenente i criteri, la ponderazione e i punti assegnati per le sue qualifiche.

Valutazione del Mediatore dopo il progetto di raccomandazione

31. L'EPSO ha fornito alla denunciante una copia della sua scheda di valutazione relativa alle sue qualifiche. Anche l'EPSO ha modificato la sua politica generale al riguardo e ora fornisce automaticamente ai candidati informazioni sulla valutazione delle loro qualifiche. L'EPSO ha quindi pienamente accettato il progetto di raccomandazione e ha risposto alle preoccupazioni del Mediatore in merito alle informazioni da fornire ai candidati. Il Mediatore ringrazia l'EPSO per il suo approccio costruttivo e trasparente alla questione.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

L'EPSO ha accettato il progetto di raccomandazione del Mediatore.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly

Fatto a Strasburgo, il 23 gennaio 2014

[1] La denunciante ha inoltre affermato che l'EPSO l'ha erroneamente esclusa dalla partecipazione al concorso generale e ha affermato che l'EPSO dovrebbe: (1) Rivalutare la sua domanda; e 2) Nel caso in cui la nuova valutazione richiesta nell'ambito della domanda (1) dimostrasse che avrebbe dovuto essere invitata a quella fase del concorso, consentirle di partecipare alla fase dell'Assessment center. Tuttavia, il Mediatore ha ritenuto che non vi fossero motivi sufficienti per includere tale affermazione e tali affermazioni nella sua indagine per i seguenti motivi. Considerati i vincoli organizzativi e temporali connessi all'organizzazione dei concorsi, il Mediatore ha ritenuto ragionevole che l'EPSO fissasse termini rigorosi e brevi per le richieste di riesame nelle diverse fasi dei concorsi. L'obiettivo dell'asserzione e delle relative affermazioni potrebbe essere raggiunto solo annullando questi validi motivi per fissare scadenze rigorose.

[2] Causa F-96/09, Martorell/Commissione, sentenza del 18 settembre 2012, non ancora pubblicata nella Raccolta, punto 47.

[3] Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2000

relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte della Comunità

istituzioni e organismi, nonché sulla libera circolazione di tali dati, GU 2001, L 8, pag. 1.

[4] Garante europeo della protezione dei dati.

[5] La decisione è disponibile al seguente indirizzo: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Causa F-96/09, Martorell/Commissione, citata alla nota 3. Il punto 48 della sentenza così recita: "Dall'analisi appena effettuata risulta che il rigoroso rispetto da parte dell'EPSO del diritto specifico riconosciuto ai candidati, sia per quanto riguarda il contenuto di tale diritto sia per quanto riguarda il termine di risposta, riflette gli obblighi derivanti dal principio di buona amministrazione, dal diritto del pubblico di accedere ai documenti e dal diritto a un ricorso effettivo, conformemente agli articoli 41, 42 e 47 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. Di conseguenza, oltre a indurre eventualmente i candidati eliminati a proporre un'azione o presentare un reclamo senza essere in possesso di informazioni sufficienti, il mancato rispetto da parte dell'EPSO del diritto specifico riconosciuto a favore dei candidati può costituire un atto illecito nell'esercizio di funzioni pubbliche che potrebbe, in alcune circostanze, dar luogo a un diritto al risarcimento da parte del candidato" (traduzione non ufficiale e enfasi aggiunta).

[7] Causa F-96/09, Martorell/Commissione, citata alla nota 3, punto 47.

[8] Articolo 41, paragrafo 2, lettera b), della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea.

[9] Articolo 8, paragrafo 2, della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea