Contesto della denuncia

1. Il denunciante si è iscritto al concorso generale EPSO/AD/231/12 (AD 7) («concorso»)[1].

2. Il 6 aprile 2012 l'EPSO ha confermato l'iscrizione della denunciante al concorso e le ha offerto una finestra dal 12 al 16 aprile 2012 per prenotare i test di ammissione.

3. Il 14 aprile 2012, mentre prenotava i test di ammissione, la denunciante ha scoperto che gli unici giorni a sua disposizione per sostenere tali test erano il 17 o il 18 aprile 2012. È stata lasciata senza altra scelta se non quella di prenotare i test di ammissione per il 18 aprile 2012, a Roma.

4. Il 16 aprile 2012 la denunciante ha espresso il parere, in una e-mail al contraente incaricato dall'EPSO di organizzare il concorso (il "contraente"), che il termine di cui sopra non le consentisse di disporre di tempo sufficiente per prepararsi ai test di ammissione.

5. Il giorno successivo, il contraente ha risposto di non poter garantire che nel mese di maggio vi siano date disponibili. Ha sottolineato che il denunciante potrebbe riprogrammare la data dei test di ammissione, a seconda della disponibilità, fino a 48 ore prima della data dei test.

6. Il denunciante ha poi risposto che sostenere i test di ammissione quattro giorni dopo averli prenotati era inaccettabile. Il denunciante si era già candidato a concorsi generali in passato e aveva sempre avuto tempo sufficiente per prepararsi. Era ormai troppo tardi per lei riprogrammare i test di ammissione e, in ogni caso, non c'erano altre date disponibili. Il denunciante ha concluso che sembravano esserci stati errori nell'organizzazione dei test di ammissione.

7. Il 17 aprile 2012, prima di sostenere i test di ammissione (cfr. punti 8 e 9 infra), il denunciante ha contattato il Mediatore europeo.

8. Il 18 aprile 2012 il denunciante ha sostenuto i test di ammissione a Roma.

9. Il 28 giugno 2012 l'EPSO ha informato la denunciante che, sebbene avesse ottenuto i punteggi minimi richiesti, non disponeva di un punteggio totale sufficiente per essere tra i migliori candidati invitati alla fase successiva del concorso.

Oggetto dell'indagine

10. La denunciante ha affermato che l'EPSO non le ha fornito date ragionevoli per sostenere i test di ammissione.

11. Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO dovrebbe prevedere date ragionevoli per consentire ai candidati di sostenere i test di ammissione per i suoi concorsi generali.

L'indagine

12. L'8 giugno 2012 il Mediatore ha trasmesso la denuncia all'EPSO per parere.

13. Il 4 settembre 2012 il Mediatore ha ricevuto il parere dell'EPSO, che ha trasmesso al denunciante invitandolo a formulare osservazioni. Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Asserzione di non aver fornito date ragionevoli e relativa richiesta

Argomenti presentati al Mediatore

14. A sostegno della sua affermazione, la denunciante ha sostenuto che: i) la data disponibile per sostenere i test di ammissione era, nel migliore dei casi, solo quattro giorni dopo averli prenotati; e ii) nel momento in cui l'EPSO ha risposto alle sue preoccupazioni, non era più in grado di modificare la data dei test di ammissione.

15. Nel suo parere, l'EPSO ha spiegato che dal 2010 applica una nuova procedura per i suoi concorsi generali che accelera notevolmente il processo dalla registrazione all'assunzione. Nel parere si osservava che "[l]'accelerazione della prima fase del concorso può essere fatta avendo in parallelo l'iscrizione, la prenotazione dei test di ammissione e le prove di seduta / assunzione." Ciò implica, naturalmente, possibilmente meno tempo tra l'iscrizione e il superamento dei test di ammissione perché, come in passato, i posti sono assegnati in base al principio "primo arrivato, primo servito". Se un candidato vede solo un numero limitato di date, centri o posti disponibili, ciò significa che altri posti sono già stati riservati da altri candidati. Il parere prosegue affermando che "[d]i ates/centri/luoghi sono aggiunti gradualmente, tenendo conto della capacità necessaria".

16. L'EPSO ha fatto riferimento a tale riguardo alla sua risposta all'indagine di propria iniziativa del Mediatore OI/9/2010/RT e ha sottolineato che il Mediatore ha concluso, in tale indagine, che, secondo le parole dell'EPSO, "la sua misura di combinazione e sovrapposizione di registrazione, prenotazione e test"era proporzionata e necessaria per conseguire l'obiettivo generale di ridurre la durata dell'intero processo di selezione. L'EPSO ha inoltre menzionato la giurisprudenza Rapone a sostegno della sua posizione [2].

17. Inoltre, l'EPSO ha sottolineato, attraverso un messaggio pubblicato sul suo sito web, di aver richiamato l'attenzione di tutti i candidati sul fatto che una convalida tardiva delle loro candidature comporta determinate conseguenze per quanto riguarda la disponibilità di date per i test di ammissione. La denunciante ha convalidato la sua domanda il 4 aprile 2012. Avrebbe quindi potuto iniziare a prepararsi per i test a partire da tale data. Non ha dovuto aspettare fino a quando non ha prenotato una data per i suoi test di ammissione. In ogni caso, i candidati non hanno tratto alcun vantaggio dal fatto di sostenere i test di ammissione in un secondo momento, in quanto non vi è modo di memorizzare i materiali per tali test. La denunciante conosce il nuovo sistema in quanto ha partecipato ad altri concorsi generali e il suo nome è stato inserito in un elenco di riserva.

18. Infine, l'EPSO ha sottolineato che la denunciante è stata debitamente informata della possibilità di riprogrammare le date dei test di ammissione, a condizione che rispettasse la restrizione di 48 ore. Se la denunciante avesse contattato l'EPSO o il contraente il giorno in cui ha prenotato i test di ammissione, vale a dire il 14 aprile 2012, o avesse seguito la procedura di riprogrammazione dei test di ammissione facendo clic sul relativo link nella lettera pubblicata sul suo account EPSO il giorno successivo, vale a dire il 15 aprile 2012 [3], avrebbe probabilmente potuto riprogrammare i test di ammissione per una data successiva.

19. Il parere dell'EPSO di cui sopra è stato trasmesso alla denunciante per le sue osservazioni. Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni.

Valutazione del Mediatore

20. Come correttamente indicato dall'EPSO, nella decisione del Mediatore relativa all'indagine OI/9/2010/RT, il Mediatore ha osservato che l'obiettivo di ridurre la durata complessiva del concorso poteva essere raggiunto consentendo la registrazione delle domande, la prenotazione dei test di ammissione e la sovrapposizione dei periodi di prova effettivi.

21. Il Mediatore ha inoltre constatato che la misura di riduzione del periodo di prenotazione per i test di ammissione era proporzionata e necessaria per consentire all'EPSO di conseguire il suo obiettivo principale di ridurre notevolmente l'intera procedura di selezione [4]. Anche il Tribunale della funzione pubblica si è già pronunciato su questioni relative alla nuova «procedura accelerata» istituita dall'EPSO per i suoi concorsi generali, segnatamente nella giurisprudenza Rapone [5].

22. Il denunciante non ha contestato l'adeguatezza della nuova procedura dell'EPSO, che prevede la sovrapposizione di prenotazione, registrazione e test di ammissione. La sua denuncia segnalava invece un esempio di una possibile carenza individuata nel nuovo sistema che, alla fine, avrebbe dovuto essere corretta. In sintesi, a un candidato di un concorso generale sono state presentate opzioni molto limitate per quanto riguarda le date dei test di ammissione. Nel suo caso, la migliore opzione possibile era quella di sostenere i test solo quattro giorni dopo averli prenotati. Tali tempi ridotti non possono ragionevolmente essere percepiti come sufficienti per prepararsi adeguatamente ai test di ammissione o per organizzare i viaggi necessari, quando il luogo dei test di ammissione non è il luogo in cui risiede il candidato. Inoltre, alla luce del requisito dell'EPSO secondo cui qualsiasi modifica delle date delle prove deve essere richiesta con 48 ore di anticipo, un candidato può trovarsi di fronte a una situazione in cui, in pratica, non è più possibile modificare tali date. È con questi potenziali problemi in mente che il Mediatore ha deciso di avviare la presente indagine.

23. Durante l'indagine, tuttavia, è emerso chiaramente che la denunciante era stata informata, in modo tempestivo, che una prenotazione tardiva dei test di ammissione avrebbe potuto ridurre significativamente le possibilità di ottenere date convenienti per lei. Secondo il parere dell'EPSO, sul quale il denunciante non ha formulato osservazioni, il 3 aprile 2012 l'EPSO ha pubblicato sul suo sito web il seguente messaggio:

"[t] settimane dopo l'apertura dei concorsi del ciclo 2012 degli amministratori, possiamo vedere che pochissimi di voi hanno effettivamente convalidato la loro candidatura ai concorsi EPSO/AD/230-231/12.

Anche se non conosciamo le ragioni esatte, alcuni di voi potrebbero avere aspettative sbagliate convalidando la domanda in seguito, come ad esempio:

1. Potresti pensare che quando convalidi in ritardo, otterrai una data di test successiva. Questo non è necessariamente vero. Più tardi convaliderai la tua candidatura, più tardi riceverai il tuo invito alla prenotazione che sarà più vicino alla fine del periodo di prova. Ciò significa anche che avrai meno tempo tra il giorno in cui prenoti e il giorno in cui fai i test.

2. Potresti pensare che avrai una scelta più ampia di data di test. Sebbene facciamo del nostro meglio per avere una gamma accettabile di date tra le quali i candidati possono scegliere la data del test, è ovvio che coloro che prenotano in ritardo non avranno la stessa scelta di coloro che prenotano in anticipo.

3. Si ribadisce inoltre che l'EPSO non può essere ritenuto responsabile di eventuali problemi tecnici incontrati dai candidati che decidono di convalidare la loro candidatura in ritardo."

24. La denunciante non ha affermato che le era impossibile prenotare i test prima.

25. L'EPSO ha spiegato che la denunciante avrebbe potuto modificare le date dei suoi test di ammissione se avesse contattato prima l'EPSO o il contraente, ossia il 14 o 15 aprile 2012 [6]. Sarebbe stato pertanto possibile per la denunciante modificare la data dei suoi test di ammissione, vale a dire il 18 aprile 2012, entro il termine obbligatorio di 48 ore, portandola almeno a una data successiva nell'aprile 2012 [7].

26. Alla luce di quanto precede e in assenza di osservazioni del denunciante in merito alla risposta dell'EPSO, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini sulla denuncia.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su tale denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Non sono giustificate ulteriori indagini sulla denuncia.

Il denunciante e il direttore dell'EPSO saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly

Fatto a Strasburgo, il 29 novembre 2013

[1] GU 2012, C 76 A, pag. 1.

[2] Sentenza del Tribunale della funzione pubblica (Prima Sezione) del 28 marzo 2012, Rapone/Commissione, F-36/10, non ancora pubblicata (disponibile all’indirizzo www.curia.europa.eu), punti 50-52 (in lingua francese originale):

"En effet, il a été jugé que, lorsque l’autorité investie du pouvoir de nomination organize un concours, elle dispose d’un large pouvoir d’appréciation pour fixer, dans l’avis concerné, les mesures qui répondent aux exigences d’une organization rationnelle du concours, conformément au principe d’une bonne administration (voir arrrêt du Tribunal de première instance du 26 octobre 2004, Falcone/Commissione, T-207/02, punto 39). Par ailleurs, en vertu du principe de proportionnalité, la légalité d’une réglementation de l’Union est subordonnée à la condition que les moyens qu’elle met en œuvre soient aptes à atteindre l’objectif légitimement poursuivi par la réglementation en cause et n’aillent pas au-delà de ce qui est nécessaire pour l’atteindre, étant entendu que, lorsqu’un choix s’offre entre plusieurs mesures appropriées, il convient de recourir, en principe, à la moins contraignante (voir, ex paremple, ordonnance de la Cour du 14 décembre 2006, Meister/OHMI, C-12/05 P, punto 68).

En l’espèce, il y a lieu de relever que l’avis de concours a été publié à la suite de la mise en place par l’EPSO, en 2010, d’une nouvelle procédure de sélection, qui a pour objet d’accélérer le processus de sélection et de recrutement des futurs fonctionnaires en permettant aux candidats ayant validé leur inscription de pouvoir, avant même l’expiration de la phase d’inscription, réserver une date pour le passage des tests d’accès et passer lesdits tests.

Oppure, la règle contestée n’est pas manifestement inappropriée par rapport à l’objectif légitimement poursuivi par la nouvelle procédure de sélection. Au contraire, cette règle vise à éviter que l’EPSO ne soit exposé au risque de devoir traiter plusieurs candidatures émanant d’une même personne, ce qui, compte tenu du nombre très important de candidats aux concours généraux, serait susceptible de générer un surcroît substantiel de la charge de travail et un ralentissement de la gestion administrative des concours.”

[3] Né il denunciante né l'EPSO hanno fornito al Mediatore una copia della lettera dell'EPSO del 15 aprile 2012.

[4] Cfr. paragrafi 22 e 23 della decisione del Mediatore che chiude l'indagine di propria iniziativa del Mediatore OI/9/2010/RT relativa all'EPSO, pubblicata il 18 maggio 2011 (disponibile all'indirizzo http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10428/html.bookmark):

"Per quanto riguarda la durata del periodo di prenotazione per i CBT (prima domanda) nei nuovi concorsi, il Mediatore osserva che l'EPSO ha raggiunto il suo obiettivo principale di ridurre considerevolmente la durata complessiva del concorso.[Il Mediatore] comprende, dalla spiegazione dell'EPSO, che tale obiettivo poteva essere raggiunto solo consentendo la registrazione delle domande, la prenotazione dei CBT e la sovrapposizione dei periodi di prova effettivi.

A tale riguardo, [il Mediatore] osserva che l’EPSO ha debitamente informato tutti i candidati, all’inizio del concorso, in merito al periodo di registrazione e alle modalità di registrazione e di prenotazione dei loro CBT. Inoltre, sulla base delle statistiche fornite dall'EPSO, risulta che la misura di riduzione del periodo di prenotazione per i CBT ha avuto un impatto piuttosto positivo per quanto riguarda il numero di candidati che hanno prenotato i test di ammissione. Alla luce delle spiegazioni dell'EPSO, il Mediatore ritiene che la misura di cui sopra fosse proporzionata e necessaria per conseguire l'obiettivo generale di ridurre la durata dell'intera procedura di selezione."

[5] Cfr. nota 2.

[6] Il 15 aprile 2012 è la data della lettera dell'EPSO che fornisce al denunciante il link per riprogrammare i test di ammissione.

[7] Secondo l'e-mail del contraente del 17 aprile 2012 al denunciante: "[w] e non può garantire che ci saranno altre date disponibili [più tardi] nel mese di maggio."