Contesto della denuncia

1. Il denunciante ha partecipato al concorso generale EPSO/AST/111/10. L'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha organizzato questo concorso al fine di stilare un elenco di riserva da cui attingere per l'assunzione di assistenti nel settore della segreteria.

2. Ha superato con successo i test di ammissione (Computer-Based Tests) ed è stata invitata a partecipare agli esercizi di valutazione. Gli esercizi di valutazione consistevano in quattro prove, vale a dire a) un colloquio strutturato; b) un esercizio nel vassoio; c) una prova pratica che comporta la preparazione e/o il trattamento di un documento MS Word; e d) una prova pratica per valutare le capacità redazionali (in particolare ortografia, sintassi e grammatica). Mentre le prove (a) e (b) erano intese a valutare le competenze generali dei candidati nel settore, le prove (c) e (d) miravano a valutare le conoscenze specifiche del posto di lavoro dei candidati.

3. L'8 agosto 2011 l'EPSO ha informato la denunciante di non aver ottenuto il punteggio minimo richiesto nei test di conoscenza specifici (denominati "test pratici"). Pertanto, l'EPSO non ha potuto iscrivere il suo nome nell'elenco di riserva dei candidati idonei. L'EPSO ha inoltre fornito alla denunciante un "passaporto delle competenze", che indicava i punteggi complessivi ottenuti per le esercitazioni del centro di valutazione, nonché una ripartizione dei punteggi per le prove volte a valutare le conoscenze generali e specifiche [1].

4. Il 9 agosto 2011 la denunciante ha chiesto all'EPSO di rivedere le sue prove pratiche c) e d).

5. Il 4 ottobre 2011 l'EPSO ha fornito alla denunciante copie non contrassegnate delle sue prove pratiche. È stata inoltre informata che i criteri di correzione applicati dai marcatori/assessori fanno parte dei lavori riservati della commissione giudicatrice e non sono pertanto accessibili ai candidati.

6. Il 17 ottobre 2011 il denunciante ha reagito alla summenzionata risposta dell'EPSO. Ha dichiarato di avere il diritto di accedere alla scheda di valutazione. Inoltre, la denunciante ha sottolineato che era in programma un nuovo concorso e, "al fine di migliorare le sue competenze, ha dovuto capire dove aveva fallito".

7. Il 2 dicembre 2011 il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo.

Oggetto dell'indagine

8. Nella sua denuncia al Mediatore, la denunciante ha presentato la seguente affermazione e richiesta.

Asserzione

L'EPSO non ha esaminato le prove pratiche della denunciante e non le ha fornito una spiegazione dettagliata degli errori individuati in tali prove.

Rivendicazione

L'EPSO dovrebbe fornirle copie delle prove pratiche corrette e/o delle schede di valutazione.

L'indagine

9. Il 20 gennaio 2012 il Mediatore ha avviato un'indagine e ha chiesto all'EPSO di presentare un parere sull'accusa e la richiesta del denunciante entro il 30 aprile 2012.

10. Il 16 maggio 2012 l'EPSO ha inviato il parere, che è stato trasmesso al denunciante con l'invito a presentare osservazioni al riguardo. La denunciante ha inviato le sue osservazioni il 28 giugno 2012.

11. Il 14 settembre 2012, conformemente all'articolo 3, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore [2], i servizi del Mediatore hanno effettuato un'ispezione dei documenti pertinenti contenuti nel fascicolo dell'EPSO [3]. L'EPSO ha ritenuto riservati i documenti ispezionati [4]. Ciò significava che il pubblico e il denunciante non potevano accedervi.

12. Il 12 ottobre 2012 il Mediatore ha trasmesso alla denunciante una copia della relazione di ispezione e l'ha invitata a presentare osservazioni al riguardo. Il denunciante non ha inviato osservazioni.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Presunta mancata revisione delle prove pratiche della denunciante e mancata presentazione di una spiegazione dettagliata degli errori individuati in tali prove

Argomenti presentati al Mediatore

13. A sostegno della sua affermazione, la denunciante ha sostenuto che l'EPSO non le ha fornito copie delle prove pratiche corrette e/o delle schede di valutazione.

14. Nel suo parere, l'EPSO ha innanzitutto osservato che, per tutte le prove dell'Assessment center, la commissione giudicatrice ha utilizzato criteri di valutazione oggettivi stabiliti prima delle prove. Tuttavia, la valutazione comparativa dei meriti dei candidati fa parte dei lavori della commissione giudicatrice, che sono coperti dal segreto relativo a tali lavori. Secondo una giurisprudenza costante, la comunicazione dei voti ottenuti costituisce una motivazione sufficiente delle decisioni delle commissioni giudicatrici. Tuttavia, l'EPSO ha fornito al denunciante maggiori informazioni di quelle richieste dalla legge applicabile.

15. A tale riguardo, la denunciante ha ricevuto il suo passaporto delle competenze contenente una valutazione dettagliata delle sue prestazioni presso l'Assessment center. Questo documento includeva il suo "profilo delle competenze", una "visione delle competenze" e i suoi "punti di forza e di debolezza relativi" in tutte e sette le competenze valutate. Inoltre, le osservazioni della commissione giudicatrice in merito alle sette competenze generali sono state tutte incluse nella sezione "punti di forza e di debolezza relativi" del suo passaporto delle competenze, insieme ai suoi voti totali e parziali.

16. Per quanto riguarda le prove pratiche c) e d) dei denuncianti, queste sono state contrassegnate utilizzando una griglia dettagliata e completa convalidata dalla commissione giudicatrice e applicata in egual misura a tutti i candidati. I marcatori sono stati debitamente informati della procedura di valutazione e dei criteri per garantirne la corretta applicazione a tutti i candidati. Inoltre, l'EPSO ha informato la denunciante in merito ai criteri di valutazione per le prove c) e d) e ha ricevuto copie di tali prove.

17. Inoltre, data la natura tecnica delle prove (c) e (d) ‒ rispettivamente, una prova pratica che comporta la preparazione e/o l'elaborazione di un documento MS Word e una prova pratica per valutare le capacità redazionali del candidato (in particolare ortografia, sintassi e grammatica) ‒, la commissione giudicatrice ha deciso di non includere nei passaporti delle competenze alcuna osservazione relativa alle competenze specifiche dei candidati.

18. L'EPSO ha concluso che il denunciante ha ricevuto: i) il suo punteggio totale; ii) i suoi voti parziali per tutte le competenze valutate; iii) le osservazioni della commissione giudicatrice in merito alle sette competenze generali valutate; iv) informazioni sui criteri di marcatura per le prove di cui alle lettere c) e d); e v) una copia delle prove c) e d).

19. Nelle sue osservazioni, la denunciante ha osservato di aver chiesto la sua scheda di valutazione e non una valutazione comparativa con gli altri candidati. Afferma che l'EPSO le ha fornito solo (a) il passaporto delle competenze (che tutti i candidati hanno ricevuto) e (b) copie delle prove pratiche non corrette (c) e (d). Pertanto, l’EPSO non poteva sostenere di averle fornito più informazioni di quelle richieste dal diritto applicabile, come indicato nel suo parere. Infine, contrariamente a quanto dichiarato dall'EPSO, non ha ricevuto informazioni sui criteri di valutazione per le prove c) e d).

Valutazione del Mediatore

Per quanto riguarda l'argomentazione della denunciante secondo cui l'EPSO non ha riesaminato le sue prove pratiche

20. Il Mediatore osserva che il 9 agosto 2011 la denunciante ha chiesto all'EPSO di rivedere le sue prove pratiche c) e d). Il Mediatore ricorda che l'EPSO è responsabile dell'adozione del quadro giuridico di un concorso, vale a dire il bando di concorso, che la commissione giudicatrice deve rispettare. Il bando di concorso offre ai candidati un mezzo di ricorso efficace, vale a dire il riesame delle loro prove da parte della commissione giudicatrice. Nel caso di specie, la commissione giudicatrice non ha effettuato alcun riesame delle prove del denunciante e, pertanto, non ha rispettato tale obbligo giuridico. L'EPSO non ha neppure preso posizione sull'argomentazione del denunciante nel suo parere. Ciò potrebbe costituire un caso di cattiva amministrazione.

21. Tuttavia, nelle sue osservazioni sul parere, la denunciante non ha mantenuto la sua argomentazione. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini su questo aspetto dell'asserzione del denunciante.

Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui l'EPSO non ha concesso l'accesso alle schede di valutazione e/o non ha fornito copie delle prove pratiche corrette

22. Il Mediatore osserva che questo aspetto del presente caso è identico a una questione sottoposta all'indagine del Mediatore nell'ambito di un'altra denuncia [5] in merito alla quale la decisione del Mediatore sarà emessa alla stessa data della presente. L'EPSO ha adottato la stessa posizione in entrambi i casi e l'analisi del Mediatore in entrambi i casi sarà quindi la stessa.

23. In risposta all'argomentazione della denunciante secondo cui l'EPSO non ha fornito copie delle sue prove pratiche corrette, il Mediatore sottolinea che, come giustamente sostenuto dall'EPSO, conformemente alla giurisprudenza [6], la commissione giudicatrice nel caso di specie ha rispettato il suo obbligo giuridico di giustificare la sua decisione fornendo alla denunciante i voti ottenuti nelle prove scritte e i suoi documenti d'esame non contrassegnati.

24. Tuttavia, il fatto che la commissione giudicatrice abbia rispettato i suoi rigorosi obblighi giuridici non dispensa l'EPSO dal rispettare i propri impegni pubblici ad agire conformemente ai principi di buona amministrazione, assunti nel quadro dell'indagine di propria iniziativa del Mediatore OII/05/2005/PB [7]. In risposta alla summenzionata indagine di propria iniziativa del Mediatore, l'EPSO si è impegnato a utilizzare in futuro un modello di scheda di valutazione che contenga, da un lato, a) i criteri di valutazione stabiliti nei bandi di concorso pubblicati (compresi i vari elementi eventualmente valutati dal comitato per ciascun criterio) e il livello di prestazione raggiunto (da eccellente a insufficiente) e, dall'altro, b) oltre al punteggio globale, i punteggi parziali attribuiti dal comitato per ciascun criterio specificato nel bando di concorso.

25. Secondo il parere dell'EPSO, il Mediatore comprende che, a partire dal 2010, il passaporto delle competenze ricevuto da ciascun candidato che partecipa alle prove dell'Assessment center ha sostituito le schede di valutazione utilizzate in precedenza.

26. Mentre il passaporto delle competenze della denunciante conteneva la valutazione dettagliata delle sue competenze generali da parte della commissione giudicatrice, compresi i voti parziali attribuiti per ciascun criterio generale/competenza valutata, solo il voto finale è stato fornito per quanto riguarda le prove pratiche (c) e (d). Non sono state menzionate "competenze" specifiche valutate in queste prove e non sono stati inclusi punteggi parziali corrispondenti alle competenze specifiche valutate nelle prove c) e d).

27. Il Mediatore ritiene pertanto che non si possa ragionevolmente ritenere che le informazioni fornite nel passaporto delle competenze del denunciante per quanto riguarda le prove c) e d) sostituiscano la scheda di valutazione che l'EPSO ha accettato di fornire ai candidati nel contesto dell'indagine di propria iniziativa del Mediatore.

28. L'EPSO ha spiegato nel suo parere che la commissione giudicatrice ha deciso di non includere alcun commento riguardante le conoscenze specifiche dei candidati nei loro passaporti delle competenze a causa della "natura tecnica" di tali prove. L'EPSO ha inoltre fatto riferimento alla segretezza dei lavori della commissione giudicatrice.

29. Durante l'ispezione del fascicolo, i servizi del Mediatore hanno osservato che le schede di valutazione dei marcatori riguardanti le prove pratiche del denunciante (c) e (d) menzionano in dettaglio i criteri/le competenze di valutazione che sono stati valutati e indicano i punteggi parziali assegnati per ciascun criterio/competenza. Pertanto, se sono stati utilizzati criteri di valutazione e punteggi parziali, il Mediatore non vede perché la "natura tecnica dei test " potrebbe impedire la loro inclusione nel passaporto delle competenze e quindi la loro divulgazione ai candidati. Il Mediatore non può fare a meno di notare che i concorsi "vecchio stile" dell'EPSO per assistenti (organizzati prima del 2010) comprendevano anche "conoscenze specifiche" o prove pratiche volte a valutare le capacità redazionali dei candidati e la loro capacità di preparare/elaborare un documento MS Word. La stessa "natura tecnica" di questi test non impediva all' EPSO, all'epoca, di impegnarsi a fornire una scheda di valutazione dettagliata contenente i criteri di valutazione, nonché la ripartizione dei punteggi dei candidati, oltre al loro punteggio globale. Il Mediatore è quindi del tutto perplesso per l'argomento addotto dall'EPSO, che ritiene del tutto poco convincente.

30. Infine, non è chiaro perché la divulgazione dei criteri/competenze di valutazione e dei punteggi parziali relativi alle "prove di competenza generale"non interferisca con la segretezza dei lavori della commissione giudicatrice, mentre la divulgazione dei criteri/competenze di valutazione e dei punteggi parziali relativi alle "prove tecniche"potrebbe.

31. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che, omettendo di indicare nel passaporto delle competenze i criteri/le competenze valutati in relazione alle prove pratiche e i punteggi parziali per tali criteri/competenze, l'EPSO non abbia rispettato l'impegno assunto nel quadro dell'indagine di propria iniziativa del Mediatore OII/05/2005/PB. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione. In tali situazioni, lo statuto del Mediatore impone al Mediatore di cercare una soluzione amichevole al caso, volta a soddisfare la richiesta del denunciante. Nel caso di specie, ciò non è tuttavia giustificato per i seguenti motivi.

32. Nel corso dell'ispezione del fascicolo, i servizi del Mediatore sono stati informati dell'esistenza di una banca dati generale [8], che è lo strumento elettronico che genera il passaporto delle competenze per ciascun candidato al termine della valutazione. Ad eccezione dei voti globali, la commissione giudicatrice non ha incluso in tale banca dati alcuna osservazione relativa alle prestazioni del denunciante nelle prove pratiche c) e d). Inoltre, dall'ispezione è emerso che l'EPSO non disponeva i) di registrazioni scritte delle comunicazioni tra i suoi servizi e la commissione giudicatrice del concorso e ii) di documenti interni/valutazioni scritte redatti dalla commissione giudicatrice in merito alle prove pratiche del denunciante c) e d). Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che presentare una proposta di soluzione amichevole che suggerisca all'EPSO di concedere alla denunciante l'accesso alle schede di valutazione della commissione giudicatrice dei suoi test (c) e (d) sia privo di scopo in quanto tali documenti non esistono. Chiuderà quindi il caso con un'osservazione critica. Inoltre, il Mediatore esaminerà il modo appropriato per affrontare il rifiuto dell'EPSO di agire in conformità dei suoi impegni pubblici nei confronti del Mediatore e dei candidati in merito alla portata delle informazioni che fornirà ai candidati che non hanno successo nei concorsi che organizza.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente osservazione critica:

Non avendo registrato e indicato, nelle schede di valutazione appropriate o nel passaporto delle competenze, a) i criteri/le competenze di valutazione valutati in relazione alle prove pratiche e b) i punteggi parziali per tali criteri/competenze, l'EPSO non ha rispettato l'impegno assunto nel quadro dell'indagine di propria iniziativa del Mediatore OII/05/2005/PB e ha pertanto commesso un caso di cattiva amministrazione.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 29 aprile 2013

[1] Secondo il "passaporto delle competenze", il denunciante ha ottenuto 7 punti su 20 nel test c) e 4 punti su 10 nel test d). Pertanto, il suo punteggio totale per le prove pratiche (c) e (d) era di 11 punti su 30, mentre il punteggio minimo era di 15 su 30.

[2] L'articolo 3, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore recita: "Le istituzioni e gli organi comunitari sono tenuti a fornire al mediatore tutte le informazioni richiestegli e a dargli accesso ai fascicoli in questione. L'accesso a informazioni o documenti classificati, in particolare a documenti sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, è subordinato al rispetto delle norme in materia di sicurezza dell'istituzione o dell'organo comunitario interessato."

[3] Oltre al fascicolo relativo alla presente denuncia, i servizi del Mediatore hanno ispezionato anche il fascicolo relativo a una denuncia simile, ossia la denuncia 2022/2011/RT.

[4] I documenti esaminati sono i seguenti: 1. copia della valutazione, da parte della commissione giudicatrice, della candidatura del denunciante; 2. copia della prova pratica (c); 3. copia della prova pratica (d); 4. copia della scheda di valutazione dei marcatori del test del denunciante (c); 5. copia della scheda di valutazione dei marcatori del test del denunciante (d); 6. copia delle istruzioni generali fornite ai candidati al concorso EPSO/AST/111/10 per le prove pratiche c) e d); 7. Copia della prova pratica non corretta del denunciante (c) (questo documento non era riservato); 8. Copia della prova pratica non corretta del denunciante (d) (questo documento non era riservato).

[5] Cfr. decisione sulla denuncia 2022/2011/RT.

[6] Cfr. le cause F-73/06, Van Neyghem/Commissione (Raccolta 2007, PI pagg. I-A-1-441 e II-A-1-2515, punto 77), e T-19/03, Konstantopoulou/Corte di giustizia (Raccolta 2004, PI pagg. I-A-25 e II-107, punto 22), secondo le quali, fornire ai candidati una copia del copione di prova così come è stato redatto, anche se senza correzioni, unitamente alla comunicazione dei voti, costituisce una motivazione sufficiente delle decisioni delle commissioni giudicatrici e consente ai giudici dell’Unione di esercitare un controllo giurisdizionale adeguato a controversie di questo tipo. Non è necessario chiarire le risposte dei candidati ritenuti insufficienti o spiegare perché tali risposte sono state considerate insufficienti.

[7] Cfr. la decisione sulla denuncia 2050/2011/RT, disponibile all'indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/home.faces

[8] Secondo l'EPSO, i dati relativi alla partecipazione di un candidato alla fase del centro di valutazione di un determinato concorso EPSO (per assistenti, amministratori o altri settori) sono registrati in una banca dati intitolata "gestore della valutazione".