IL CONTESTO DEL RECLAMO

1. Il denunciante è un avvocato che rappresenta lo studio DG ENTREPRISE ("lo studio").

2. L'11 dicembre 1998 l'impresa ha firmato un contratto con il Parlamento per i lavori di costruzione da eseguire nell'edificio del Parlamento a Bruxelles (in prosieguo: il «contratto»). Secondo il contratto, l'impresa doveva costruire un'area, denominata "centro informazioni", composta da diversi elementi. Il contratto è stato integrato da quattro allegati, tra cui l'allegato II intitolato "Cahier des clauses et conditions particulières".

3. Il 13 dicembre 2000, dopo il completamento dei lavori, l'impresa ha trasmesso al Parlamento un resoconto dettagliato dei lavori effettuati, per un importo complessivo di EUR 78 960,76. In tale account, ogni attività eseguita è stata descritta e il prezzo dell'azienda per ogni elemento è stato indicato. Tra queste voci figurava il n. 50168 relativo all'installazione di un impianto antincendio [1], per un importo di 3 122,76 EUR.

4. Il 16 gennaio 2001 l'impresa ha trasmesso al Parlamento la fattura n. 2001.005 per un importo di EUR 78 960,76 (in prosieguo: la «fattura iniziale»), che recava la stessa data.

5. Il Parlamento ha rifiutato il pagamento sostenendo che la qualità di parte del lavoro svolto era scarsa. Ha inoltre sottolineato che alcuni altri elementi contenuti nella fattura iniziale non erano previsti nel contratto. Il Parlamento non ha accettato le ragioni dell'impresa per l'esecuzione dei lavori connessi a tali elementi, ad eccezione di uno, vale a dire l'impianto antincendio.

6. Con lettera del 23 aprile 2001, l'impresa ha chiesto il pagamento e gli interessi di mora [2].

7. Il Parlamento si è ancora rifiutato di pagare, ad eccezione del sistema antincendio. A tale riguardo, ha chiesto al denunciante di fornire una fattura che si riferisse solo a questa voce.

8. L'impresa ha risposto che "[il Parlamento] chiedeva una fattura relativa a un importo che era già stato oggetto di una fattura. Era quindi fuori questione emettere tale fattura."[3]

9. Poiché non è stato possibile raggiungere un accordo tra le due parti, la controversia è stata deferita a un comitato di conciliazione composto da due esperti scelti dalle parti.

10. Nel corso della procedura di conciliazione, il Parlamento ha ribadito più volte di essere pronto a pagare per il sistema antincendio, che ammontava a 3 122,76 EUR [4], ma che non poteva farlo sulla base della fattura iniziale, in quanto riguardava tutto il lavoro svolto. Di conseguenza, il pagamento parziale era impossibile secondo le norme interne del Parlamento. Il Parlamento ha pertanto chiesto all'impresa i) di emettere una nota di credito per le altre voci incluse nella fattura iniziale, annullandole e lasciando solo il sistema antincendio, oppure ii) di emettere una fattura separata per un importo di soli EUR 3 122,76. Tuttavia, l'impresa non ha emesso né una nota di credito né una fattura in merito a tale questione.

11. Il 12 aprile 2004 gli esperti del comitato di conciliazione hanno presentato le loro conclusioni. Essi raccomandavano, da un lato, che, ad eccezione del sistema antincendio, l’impresa rinunciasse alle sue domande di rimborso di elementi supplementari che erano stati eseguiti e ai quali si riferiva la fattura iniziale. D'altro canto, raccomandano al Parlamento di liquidare l'importo residuo di 3 122,76 EUR relativo al sistema antincendio. Il panel ha inoltre raccomandato al Parlamento di pagare gli interessi di mora, con un tasso annuo del 7% a decorrere dal 23 aprile 2001, vale a dire la data di tale pagamento che è stata comunicata al Parlamento alla data del pagamento effettivo.

12. Nel settembre 2006 il denunciante ha telefonato ai servizi del Parlamento competenti in materia. Egli ha dichiarato che l’impresa aveva deciso di rinunciare ai suoi crediti per quanto riguarda il rimborso dei lavori supplementari che erano stati eseguiti, ma ha comunque chiesto il pagamento dell’importo incontestato di EUR 3 122,76 per l’impianto antincendio.

13. Con un’ulteriore lettera del 7 settembre 2006, l’impresa ha chiesto il pagamento di interessi di mora a decorrere dal 23 aprile 2001.

14. Il Parlamento ha mantenuto la sua posizione: pur non contestando di essere debitrice della somma di cui trattasi, essa ha sostenuto che, in mancanza di una nota di credito o di una fattura riferita esclusivamente a tale somma, essa non era in grado di effettuare il pagamento. Ha inoltre rifiutato di pagare gli interessi all'impresa in quanto i suoi servizi " hanno richiesto per l'ultima volta la fattura il 17 dicembre 2001 e l'aspettavano da allora. Considerando le rigide norme di responsabilità che dovevano rispettare, hanno ritenuto che se il pagamento non fosse stato effettuato nelle date pertinenti, ciò non poteva essere imputabile al Parlamento."[5]

15. Il 5 dicembre 2006 il Parlamento ha ricevuto dall’impresa la nota di credito in cui le voci controverse erano state rimosse dall’importo complessivo di EUR 78 960,76 e l’importo incontestato di EUR 3 122,76 era indicato separatamente come differenza da versare.

16. Il 26 gennaio 2007 il Parlamento ha versato all'impresa 3 122,76 EUR. Non ha pagato alcun interesse per il ritardo.

17. Il 29 aprile 2008 il denunciante si è rivolto al Mediatore.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

18. Nella sua denuncia, il denunciante sosteneva che il Parlamento aveva ingiustamente rifiutato di pagare all'impresa DG ENTREPRISE interessi di mora per un importo pari a 1 235,50 EUR.

19. Il denunciante ha chiesto che il Parlamento paghi gli interessi di mora all'impresa.

L'INCHIESTA

20. Il 23 maggio 2008 il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e la richiesta di cui sopra.

21. Il 18 luglio 2008 il Parlamento ha trasmesso il suo parere. Il Mediatore lo ha trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni, che ha inviato il 30 settembre 2008.

22. Dopo un attento esame del parere del Parlamento e delle osservazioni del denunciante, il 25 febbraio 2009 il Mediatore ha effettuato una constatazione provvisoria di cattiva amministrazione e, conformemente all'articolo 3, paragrafo 5, del suo statuto, ha proposto al Parlamento una soluzione amichevole.

23. Con lettera del 6 aprile 2009, il Parlamento ha accettato la proposta di una soluzione amichevole. Il 17 aprile 2009 i servizi del Mediatore hanno contattato telefonicamente il denunciante in merito a tale questione.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

A. Presunto rifiuto di pagare interessi di mora e relativo credito

Argomenti presentati al Mediatore

24. Il denunciante ha sostenuto che il Parlamento ha ingiustamente rifiutato di pagare all'impresa DG ENTREPRISE interessi di mora per un importo pari a 1 235,50 EUR. Egli ha chiesto che il Parlamento paghi all'impresa tali interessi.

25. A sostegno della sua affermazione e della sua richiesta, il denunciante ha fatto riferimento alla raccomandazione del comitato di conciliazione secondo cui il Parlamento dovrebbe versare all'impresa l'importo di 3 122,76 EUR, maggiorato degli interessi, a decorrere dal 23 aprile 2001.

26. L'argomentazione si basava sulle seguenti considerazioni:

27. Il 16 gennaio 2001 l'impresa ha inviato una fattura iniziale relativa a tale questione. Il 23 aprile 2001 ha notificato al Parlamento la sua richiesta di pagamento per un importo di EUR 3 122,76 per il sistema antincendio. Conformemente alle disposizioni del contratto, il Parlamento disponeva di 60 giorni per pagare l'impresa [6]. In caso contrario, gli interessi di mora sugli importi da pagare dovevano essere concessi all'impresa. Il Parlamento ha pagato solo il 26 gennaio 2007. Pertanto, il periodo da prendere in considerazione per il calcolo degli interessi è stato prorogato dal 23 aprile 2001 al 26 gennaio 2007. Gli interessi di mora da versare al denunciante ammontavano pertanto a 1 235,50 EUR, sulla base di un tasso annuo del 7% calcolato a partire dal 23 aprile 2001.

28. Il Parlamento ha dichiarato che la sua obiezione alla liquidazione della fattura iniziale era fondata sulla buona fede ed era giustificata "in quanto gli esperti nominati dalle parti hanno concluso che tutte le richieste avanzate dall'impresa, con la specifica eccezione della richiesta di pagamento della somma di EUR 3 122,76, che non è stata contestata dal Parlamento, dovrebbero essere respinte ".

29. Inoltre, il Parlamento ha spiegato al denunciante in diverse occasioni [7] che le sue norme contabili non gli consentono di saldare solo una parte di una fattura se non esiste un documento contabile, come una nota di credito o una fattura, che si riferisca ad essa e giustifichi un pagamento parziale.

30. Il Parlamento ha chiesto all'impresa di emettere tale nota di credito o fattura, ma né l'impresa né il denunciante hanno risposto fino al settembre 2006, quando il denunciante ha contattato i servizi del Parlamento. Solo un mese dopo l'impresa ha emesso una nota di credito, come richiesto dal Parlamento. Il Parlamento non ha capito perché questa nota di credito non avrebbe potuto essere emessa prima, ad esempio nel gennaio 2001.

31. Pertanto, poiché il Parlamento non poteva essere ritenuto responsabile del ritardo che ne derivava, la richiesta di interessi di mora presentata dall’impresa poteva essere respinta soltanto.

32. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che le norme interne del Parlamento, in base alle quali non era possibile emettere un pagamento parziale sulla base di una fattura globale, non erano applicabili all'impresa in quanto non erano menzionate nel contratto. Il Parlamento avrebbe dovuto chiedere una modifica del contratto, che gli avrebbe consentito di chiedere una fattura parziale. Non spettava all'impresa garantire che il regolamento interno del Parlamento si riflettesse nel contratto.

33. Inoltre, il comitato di conciliazione non ha ritenuto che il pagamento dell’importo incontestato maggiorato degli interessi di mora richiedesse una nota di credito distinta o una nuova fattura diversa da quella iniziale.

34. Inoltre, la pertinente disposizione del diritto belga che disciplina il contratto (articolo 15 del Cahier general des Charges de l'Etat annexé à l'Arrêté Royal del 26 settembre 1996), prevede che il contraente (l'impresa) debba presentare una fattura firmata e allegare un resoconto dettagliato dei lavori per i quali ha chiesto il pagamento. L'impresa ha rispettato tali requisiti.

Valutazione preliminare del Mediatore che ha portato a una proposta di soluzione amichevole

35. Secondo il Mediatore, un'istituzione può, in base alle condizioni contrattuali, effettuare pagamenti ai suoi contraenti sulla base di fatture da essi presentate che si riferiscono a beni e servizi resi e accettati.

36. Il denunciante ha chiesto al Parlamento di effettuare il pagamento di 3 122,76 EUR sulla base della fattura del 16 gennaio 2001, per l ' importo di 78 960,76 EUR "per i lavori e i supplementi come stabilito nella contabilità dettagliata del 13 dicembre 2000."[8] Tali lavori e supplementi non sono stati tuttavia accettati dal Parlamento perché, ad eccezione di una voce di tali lavori, l ' impianto antincendio, che ammontava a 3 122,76 EUR, non rispettava gli obblighi contrattuali del denunciante.

37. Era quindi ragionevole ritenere che, sulla base della fattura iniziale, il Parlamento non potesse effettuare alcun pagamento.  Non si poteva tuttavia escludere che, in mancanza di precise disposizioni contrattuali al riguardo, esistessero norme di diritto belga che disciplinavano il contratto e che potevano dar luogo a un’interpretazione diversa.  Conformemente al contratto, solo un tribunale competente, al quale il denunciante e il Parlamento possono sottoporre qualsiasi controversia derivante dal contratto, potrebbe decidere in modo autorevole in merito a tale questione [9].

38. Indipendentemente dal fatto che l’importo di EUR 3 122,76 fosse dovuto sulla base della fattura in questione ai sensi del diritto belga, occorre rilevare che nel 2001, non appena l’impresa ha presentato tale fattura, il Parlamento si è dichiarato disposto a pagare l’importo di EUR 3 122,76 e ha chiesto all’impresa di presentare una fattura o una nota di credito relativa a tale somma. Il Parlamento ha inoltre spiegato che le sue norme contabili interne richiedevano una fattura o una nota di credito per rendere possibile il pagamento.

39. Sebbene il denunciante avesse ragione nell'affermare che le norme interne del Parlamento non erano menzionate nel contratto, non vi erano neppure disposizioni contrattuali che impedissero al Parlamento di chiedere all'impresa di presentare una nota di credito o una fattura nel rispetto di tali norme. Ci si poteva ragionevolmente aspettare che l'impresa lo facesse nello spirito di un'equa negoziazione contrattuale o almeno spiegasse i motivi per cui non poteva farlo.

40. Il Mediatore ha osservato al riguardo che, nella sua lettera del 14 dicembre 2001 al Parlamento, l'impresa ha dichiarato di non essere in grado di emettere una fattura su lavori per i quali era già stata presentata una fattura [10].

41. Tuttavia, anche se l ' argomentazione secondo cui era impossibile emettere una "nuova" fattura era valida, va notato che, già nel 2001, il Parlamento ha proposto che il denunciante potesse emettere una nota di credito come soluzione alternativa all ' emissione di una nuova fattura, cosa che l ' impresa ha infine fatto.

42. Il denunciante ha presentato tale nota di credito solo nel novembre 2006, facendo riferimento alla rimanente somma di 3 122,76 EUR, e ha chiesto allo stesso tempo che gli interessi su tale somma fossero calcolati a partire dal 2001 [11] fino al momento in cui il Parlamento ha effettuato il pagamento, nel 2007. Gli interessi ammontavano a 1 235,50 EUR, calcolati sulla base di un tasso annuo del 7% a decorrere dal 23 aprile 2001.

43. Alla luce di quanto precede, il Mediatore non era convinto che il fatto che l'importo di 3122,76 EUR fosse stato versato al denunciante solo nel 2007, dopo che quest'ultimo aveva presentato la nota di credito conforme alle norme contabili del Parlamento, derivasse dalla malafede del Parlamento.

44. D'altro canto, il Mediatore ha sottolineato che, il 12 marzo 2004 e a seguito di un'analisi della controversia tra il denunciante e il Parlamento (compreso l'oggetto della presente denuncia al Mediatore), il comitato di conciliazione ha raccomandato al Parlamento di versare senza ulteriore indugio la somma di 3 122,76 EUR più gli interessi, in linea con il tasso annuo del 7% a decorrere dal 23 aprile 2001.

45. In tale contesto, il Mediatore ha fatto riferimento all'indagine di propria iniziativa OI/1/2006/TN relativa alla Commissione europea, da lui avviata al fine di promuovere l'uso di metodi alternativi di risoluzione delle controversie (ADR) in relazione ai contratti finanziati dalla Commissione. Il Mediatore ha costantemente ritenuto che l'ADR possa costituire un mezzo utile per tentare di risolvere una controversia prima di rivolgersi a un tribunale o, se del caso, a un Mediatore.

46. Inoltre, il Mediatore ha sottolineato che il contratto tra il Parlamento e l'impresa prevedeva esplicitamente l'ADR per qualsiasi controversia relativa alla sua esecuzione [12].

47. Il Mediatore si è pertanto chiesto perché, se la presente controversia è stata presentata al comitato di conciliazione che il Parlamento e il denunciante avevano convocato insieme conformemente al contratto, il Parlamento non abbia rispettato la raccomandazione formulata dal comitato.

48. Inoltre, nel suo parere sulla presente denuncia, il Parlamento non solo non ha spiegato perché non ha rispettato tale raccomandazione, ma ha anche trascurato di affrontare l'argomento principale del denunciante a sostegno della sua affermazione. A questo proposito, il Parlamento, quando ha citato la raccomandazione del panel, ha fatto riferimento solo alla prima parte di essa, che è stata indirizzata all'impresa. Il Parlamento non ha affatto menzionato le altre parti della stessa raccomandazione, che sono state indirizzate specificamente ad esso e hanno fatto riferimento agli interessi da pagare per il ritardo [13].

49. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha constatato in via preliminare che, non avendo rispettato la raccomandazione del comitato di conciliazione o, in alternativa, non avendo spiegato i motivi per cui non poteva farlo, il Parlamento ha commesso un caso di cattiva amministrazione.

50. Il Mediatore ha pertanto presentato la seguente proposta di soluzione amichevole:

"Tenuto conto delle conclusioni del Mediatore, il Parlamento potrebbe pagare, in linea con la raccomandazione del comitato di conciliazione, gli interessi di mora per un importo di 1 235,50 EUR, calcolati a partire dal 23 aprile 2001."

Le argomentazioni presentate al Mediatore dopo la sua proposta di soluzione amichevole

51. Nella sua risposta, il Parlamento ha dichiarato che, in uno spirito di conciliazione, aveva deciso di seguire la proposta del Mediatore e di pagare al denunciante interessi pari a 1235,50 EUR.

52. Il denunciante ha informato telefonicamente i servizi del Mediatore di essere soddisfatto dell'esito del caso e ha ringraziato il Mediatore per il suo intervento riuscito.

Conclusioni

Il Mediatore conclude che è stata raggiunta una soluzione amichevole e che l'accusa e la richiesta del denunciante sono state pertanto risolte dal Parlamento.

Alla luce di quanto precede, il Mediatore archivia il caso.

Il denunciante e il Parlamento saranno informati di tale decisione.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, addì 23 aprile 2009

---

[1] Il sistema antincendio riguardava, tra l'altro, l'impianto elettrico dell'edificio e l'invio di vigili del fuoco in caso di incendio.

[2] Il Mediatore osserva che tale lettera non era allegata alla denuncia.

[3] Vedi l'originale francese

"En effet, vous demandez de refacturer une somme qui a déjà été facturée. Il ne peut donc en être domanda."

[4] Nella lettera del 29 aprile 2001 il Parlamento ha dichiarato:

"In conclusione, La informiamo che le argomentazioni addotte dalla DG ENTREPRISE non giustificano alcun pagamento, ad eccezione del sistema antincendio." Traduzione dall'originale francese.

[5] Traduzione dall'originale francese.

[6] Cfr. articolo 3, paragrafo 1, del contratto: "Il Parlamento europeo si riserva un periodo di tempo per il pagamento pari a 60 giorni."

[7] Il Parlamento ha fatto riferimento, ad esempio, alla sua lettera del 10 luglio 2003 al denunciante:

"In realtà, il Parlamento europeo deve rispettare norme rigorose in materia di responsabilità e non può, in nessun caso, liquidare un importo senza ricevere in anticipo una fattura corrispondente." Traduzione dall'originale francese.

[8] Traduzione dalla versione originale francese: "Facturation contre travaux et suppléments suivant décompte du 13 décembre 2000".

[9] L'articolo 1 dell'allegato II del contratto ("Cahier des clauses et conditions particulières") prevede quanto segue:

" I rapporti contrattuali tra il Parlamento europeo e il contraente rientrano nell'ambito di applicazione del diritto belga, al quale le parti fanno riferimento per questioni che non rientrano nell'ambito di applicazione delle presenti disposizioni (...)

3. In caso di disaccordo tra i due esperti, la controversia è deferita alla Corte di giustizia delle Comunità europee a Lussemburgo, ai sensi dell'articolo 181 del trattato CE (...)".

[10] Cfr. nota 4.

[11] La notifica di pagamento che l'impresa ha inviato al Parlamento è datata 23 aprile 2001.

[12] L’articolo 1 dell’allegato II del contratto prevede quanto segue:

"Ogni controversia tra le due parti relativa all'esecuzione del presente contratto è risolta nel modo seguente:

1. La parte che ha presentato la contestazione presenta innanzitutto una lettera di contestazione per posta raccomandata all'altra parte e le concede un termine di 15 giorni per rispondere, a meno che non si convenga di comune accordo una proroga di tale termine;

2. Se non viene raggiunto un accordo tra le due parti prima che trascorra questo periodo di tempo, la controversia viene sottoposta a due esperti, ciascuna delle parti sceglie il proprio esperto.

[13] Nel suo parere, il Parlamento ha dichiarato quanto segue:

"È stato dimostrato che l'obiezione del Parlamento alla liquidazione della fattura emessa dalla DG IMPRESA è stata sollevata in buona fede ed è stata, inoltre, giustificata in quanto gli esperti nominati dalle parti hanno concluso che tutte le richieste avanzate dall'impresa, con la specifica eccezione della richiesta di pagamento della somma di EUR 3 122,76 che non è stata contestata dal Parlamento, dovrebbero essere respinte."